Kỹ năng nhà lãnh đạo chủ chốt

Chia sẻ: Loan Loan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:42

Thêm vào BST

Báo xấu

25
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Ebook Nâng cấp kỹ năng lãnh đạo chủ chốt" giúp các bạn dễ dàng trong việc lên kế hoạch, giao việc, quản lý thời gian, giao tiếp, phát triển thành viên và ra quyết định.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỹ năng nhà lãnh đạo chủ chốt

1
Nhân sự cấp cao đồng nghĩa với ổn định lâu dài? Hãy thay đổi ngay tư duy này! Bạn đang là nhân sự cấp cao trong doanh nghiệp? Ngày qua ngày, bạn hoàn thành tốt công việc của mình và yên tâm rằng vị trí của mình rất ổn định, vững vàng, ít biến động trong tương lai? Đúng là trên thực tế, so với cấp dưới, vị trí cấp cao ít biến động hơn vì nhân sự cấp cao chất lượng thường không dễ bị thay thế. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa rằng nhà quản lý sẽ luôn luôn có vị trí vững vàng, ổn định lâu dài. Nếu luôn giữ các cách tư duy, cách làm cũ, không nhạy bén với sự đổi mới của các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, hiệu quả công việc, bộ máy nhân viên hay hệ quả kéo theo là cả doanh nghiệp sẽ mãi giậm chân tại chỗ. Bạn sẽ rơi vào nguy cơ bị thay thế nếu vẫn tiếp tục giữ tư duy và cách làm lối mòn. Song song với sự thay đổi của nền kinh tế, nhất là tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, các nhà quản lý hiện đại cần không ngừng trang bị cho mình đầy đủ kiến thức và kỹ năng, để bản thân và doanh nghiệp không bị tụt hậu. Dựa trên sự quan sát và thấu hiểu, đội ngũ Base.vn tin rằng, cuốn cẩm nang “Guidebook cho nhà quản trị hiện đại: Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt” chính xác là thứ bạn cần. Tại đây, bạn sẽ bắt gặp những vấn đề đặt ra rất gần gũi với cấp lãnh đạo thế hệ mới. Và cuốn guidebook này còn bật mí cách “nâng cấp” bộ kỹ năng của bạn nhờ sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ - điều mà một nhà quản lý 4.0 nhạy bén không nên bỏ qua. Chúc bạn đọc và tìm được cho mình những “phát hiện” thú vị! 2
Outline Lời mở đầu: Nhân sự cấp cao đồng nghĩa với ổn định lâu dài? Hãy thay đổi ngay tư duy này! 2 Kỹ năng lập kế hoạch 4 Kỹ năng giao việc 11 Kỹ năng quản lý thời gian 18 Kỹ năng giao tiếp 25 Kỹ năng phát triển thành viên 30 Kỹ năng ra quyết định 35 Lời kết 41 3
4
Vai trò của việc lên kế hoạch chiến lược Trọng tâm của kế hoạch chiến lược là làm thế nào để toàn bộ tổ chức cùng có tầm nhìn chung, cùng cố gắng để đạt được mục tiêu chung có lợi cho tất cả các bên. Lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning) là xác định những mục tiêu doanh nghiệp sẽ đạt được trong dài hạn và các phương án để thực hiện mục tiêu đó. Lập kế hoạch chiến lược là một phần quan trọng trong kế hoạch tăng trưởng của công ty. Một bản kế hoạch chiến lược đầy đủ giúp nhà lãnh đạo có tầm nhìn thực tế cho tương lai của doanh nghiệp và đồng thời tối đa hóa tiềm năng phát triển của công ty. Kế hoạch chiến lược đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức. Một kế hoạch chiến lược hiệu quả sẽ: • Chỉ ra con đường cho doanh nghiệp • Tăng sự tập trung nỗ lực của tất cả các cá nhân • Cải thiện nhận thức về doanh nghiệp trên thị trường đối với nhà lãnh đạo và nhân viên • Mang lại định hướng rõ ràng cho nhân viên Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 5
Các hình thức lập kế hoạch chiến lược Có rất nhiều hình thức lập kế Lập kế hoạch là kỹ năng thiết yếu hoạch chiến lược khác nhau, ví mà một nhà quản lý cần sở hữu. dụ: lập kế hoạch dựa trên các vấn Đây là một kỹ năng có thể trau đề hiện tại tổ chức đang gặp phải dồi, luyện tập được. Chiến lược hay dựa trên vấn đề muốn hướng tốt khẳng định kỹ năng lập kế tới trong tương lai, tùy thuộc vào hoạch của nhà quản lý đồng thời tình hình và quy mô doanh nghiệp. khẳng định năng lực của họ. Dưới đây là 5 bước lập kế hoạch hiệu quả cho nhà quản lý. 5 bước xây dựng kế hoạch chiến lược hoàn hảo Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Xác định Xác định các Xây dựng Triển khai kế Theo dõi vị trí mục tiêu ưu kế hoạch hoạch chiến và đánh giá chiến lược tiên lược chiến lược 1 2 3 4 5 Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 6
1. Xác định vị trí chiến lược Biết được doanh nghiệp đang đứng ở đâu trên thương trường, bạn sẽ xác định được mục tiêu bạn muốn hướng đến và cách bạn đạt được điều đó. Bước 1: Bắt đầu bằng các cuộc nói chuyện với các lãnh đạo cấp cao tại công ty để nắm bắt tình hình nội tại. Bước 2: Làm một cuộc khảo sát để hiểu nhu cầu khách hàng. Dữ liệu về ngành và thị trường tạo nên một cái nhìn toàn diện về vị trí của doanh nghiệp trên thị trường và trong tâm trí khách hàng. Bước 3: Phân tích dữ liệu thu thập được bằng công cụ mô hình (Mô hình PEST hoặc SWOT) Mô hình PEST và SWOT thường được sử dụng song song để hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh. Mô hình PEST tập trung vào bức tranh lớn Mô hình SWOT có phạm vi nhỏ hơn, tập và tác động đến toàn bộ hoạt động kinh trung vào chính tổ chức để xác định điểm doanh, thị trường hoặc một quyết định mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của quan trọng. PEST được sử dụng tốt nhất doanh nghiệp. Phân tích SWOT thường cho nghiên cứu thị trường và phân tích được tiến hành khi bắt đầu một dự án mới rộng hơn về môi trường kinh doanh. hoặc để đánh giá một dòng sản phẩm. Kết hợp hai mô hình phân tích cấp vĩ mô và vi mô về doanh nghiệp sẽ giúp bạn hiểu được bức tranh hoàn chỉnh về thị trường, xác định cơ hội cho doanh nghiệp, có phương án giảm thiểu rủi ro và lên kế hoạch hiệu quả cho tương lai. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 7
2. Xác định các mục tiêu ưu tiên Giờ là lúc xác định các mục tiêu nhỏ (Objectives) để đạt được mục tiêu lớn (Goals). Lưu ý rằng các Objectives đặt ra cần phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn doanh nghiệp. Bạn có thể xác định những mục tiêu ưu tiên bằng cách đặt ra các câu hỏi như: • Mục tiêu nào quan trọng hơn? • Mục tiêu nào khi hoàn thành sẽ giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường? • Làm thế nào để xác định những yếu tố hoàn thành mục tiêu? • Mục tiêu nào đang là cấp bách nhất? Các Objectives cần có thể đo lường được để dễ dàng theo dõi. Chỉ số thông dụng nhất dùng để đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu hiện đang là là KPI - Key Performance Indicator. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 8
3. Xây dựng kế hoạch Nhiệm vụ chính trong bước này là xây dựng các chiến thuật cụ thể và thiết lập timeline để theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc. Bản đồ chiến lược là một công cụ hiệu quả để trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn. Một bản đồ chiến lược cần có các thành phần sau: • 4 trụ cột: Tài chính, khách hàng, quy trình và con người • Liệt kê mục tiêu nằm trong mỗi trụ cột bằng các hình khối (thường là hình tròn và hình chữ nhật). Các mục tiêu không nên quá nhiều, thường không vượt quá 20 mục tiêu. • Các mục tiêu của từng bộ phận được sắp xếp theo chiều dọc và được kết nối với nhau • Chú thích mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu Bản đồ chiến lược đơn giản Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 9
4. Triển khai kế hoạch chiến lược Tổ chức cuộc họp với sự góp mặt Trong quá trình triển khai kế của các thành phần quan trọng là hoạch, tiêu chí KPI sẽ được sử bước đầu tiên để khởi động kế dụng xuyên suốt như một cách hoạch chiến lược. Bên cạnh đó, truyền đạt trách nhiệm từ cấp Bản công đồ tác chiến truyền lược thông là nộimột bộ côngtrên xuống cấp dưới. cũng cần được áp dụng để phổ cụ hiệu biến quảbộđể cho toàn nhântrực viên quan nắm hóa toàn được bộ mụckếtiêuhoạch của chiến lược bạn. nhằm định hướng toàn thể công ty đi theo một mục tiêu chung. 5. Theo dõi và đánh giá chiến lược Trên cơ sở hàng quý, hãy tổ chức những cuộc họp review lại tình hình đạt được KPI của các nhóm. Với các nhóm chưa đạt được KPI, hãy xem cách họ triển khai công việc và điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình làm việc của những nhóm đó. Trên cơ sở hàng năm, doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá lại các ưu tiên và vị trí chiến lược để đảm bảo rằng tất cả hoạt động đang đi đúng hướng. Doanh nghiệp không có kế hoạch chiến lược giống như chiếc thuyền không có la bàn. Không chỉ định hướng đúng đắn hướng đi cho doanh nghiệp, kế hoạch chiến lược còn là động lực thúc đẩy doanh nghiệp luôn tiến về phía trước, tạo ra những giá trị phục vụ xã hội và cho cả bản thân doanh nghiệp. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 10
11
Giao việc hiệu quả nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc Tưởng dễ mà khó! cho nhân viên. trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên. * Theo nghiên cứu của John Hunt - Giáo sư tại trường kinh tế London Chọn đúng người, giao đúng việc Nếu nhà quản lý giao việc cho những người nhân viên không phù hợp hoặc không có khả năng làm công việc đó, kết quả sẽ không đúng với những điều nhà quản lý mong đợi và thậm chí còn tệ hơn. Giao việc không đúng người còn dẫn đến những cuộc cãi vã, bất đồng quan điểm giữa nhà quản lý và nhân viên. Kết quả nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng trong 1003 lao động Mỹ thì có 61% nhân viên cảm thấy hứng thú với những nhiệm vụ được giao phù hợp với điểm mạnh cá nhân. Giao việc cho nhân viên không phải câu chuyện lựa chọn người giỏi nhất. Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ năng, chuyên môn của từng nhân viên bằng nhiều phương pháp như mô hình ASK hay khung năng lực hiệu quả. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 12
Quyền tự chủ là môi trường tự do mà ở đó nhân viên có thể phát huy tốt nhất năng lực của mình. Trao quyền tự chủ cho nhân viên không đồng nghĩa nhà quản lý để mặc nhân viên tự làm theo ý thích mà cần phải có những khuôn khổ, rào cản nhất định. Dưới đây là 5 cách giúp nhà quản lý trao quyền tự chủ cho nhân viên: Xác định mục tiêu chung: Các nhà quản lý cần thường xuyên trao đổi với nhân viên để nhân viên có thể hiểu và đồng tình với các mục tiêu đề ra.. Cần chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều thấm nhuần tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược chung của cả tổ chức. Không lên án sai lầm: Khi trao quyền tự chủ cho nhân viên, nhà quản lý mong muốn nhân viên sẽ có những ý tưởng, những cách làm mới. Không thể tránh được sai lầm nên nhà quản lý không nên quá khắt khe mà nên coi đó là một cơ hội giúp nhân viên rèn luyện năng lực sáng tạo, đổi mới, giúp nhân viên trưởng thành hơn. Duy trì tương tác: Mỗi tháng, nhà quản lý nên tổ chức ít nhất 1 cuộc họp để cập nhật trình trạng công việc và đưa ra định hướng cho dự án mới. Chọn nhân viên trao quyền tự chủ: Không phải nhân viên nào cũng phù hợp để làm việc theo mô hình tự chủ, chẳng hạn đối với những nhân viên mới, họ không phù hợp làm việc tự chủ mà cần sự giám sát hoặc tương tác thường xuyên. Xây dựng niềm tin cho nhân viên: Dù có được trao quyền tự chủ, kết quả công việc của nhân viên cũng sẽ kém nếu nhân viên không tự tin vào bản thân và phát huy hết khả năng của mình. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 13
Phổ biến tiêu chí đánh giá kết quả Nếu nhà quản lý không truyền đạt cho nhân viên những mong đợi của nhà quản lý bằng thuật ngữ rõ ràng và chính xác, kết quả đạt được sẽ không như ý. Ví dụ: nếu nhà quản lý muốn giao việc lập báo cáo về tất cả các khiếu nại nhận được liên quan đến một sản phẩm của công ty, nhà quản lý sẽ giao việc như sau: Lập báo cáo 500 từ về khiếu nại của khách hàng liên quan đến tính năng ghi chú email và gửi cho tôi qua email trước 3:30 chiều. Hãy cho nhân viên biết bạn mong muốn kết quả như thế nào. Một điều nhà quản lý cần lưu ý khi phổ biến kết quả là không nên quá cầu toàn. Nỗi ám ảnh của nhà quản lý về việc trở nên hoàn hảo có thể dẫn đến sự can thiệp liên tục vào công việc của nhân viên. Nhà quản lý sẽ không bao giờ hài lòng với công việc của cấp nhân viên, kết quả sẽ là các cuộc họp và sửa đổi vô tận. Điều này cuối cùng sẽ khiến cấp dưới phát điên. Nếu ai đó có thể hoàn thành một nhiệm vụ ở mức 80-90%, thì hãy để họ hoàn thành nó. Nhà quản lý nên đề cập đến những vấn đề sau: • Kết quả mong đợi phải rõ ràng và có tiêu chuẩn đánh giá • Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ • Lượng tài nguyên tối đa và các công cụ được sử dụng • Tên và cấp bậc của các bên liên quan • Báo cáo nên được gửi khi nào và như thế nào. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 14
Ghi nhận nỗ lực của nhân viên Nếu quản lý hài lòng với công việc Sự công nhận không nhất thiết phải và những thể hiện của nhân viên là tiền thưởng hay những sự kiện trong công việc, hãy cho người nhân trao giải xa hoa. Nó có thể đơn giản viên đó biết. chỉ là một lời khen chân thành hoặc Điều này sẽ mang lại giá trị tinh thần một email cảm ơn hay một lời chào to lớn, thúc đẩy nhân viên phát triển thân thiện tại nơi làm việc. bởi một trong những động lực lớn nhất đối với nhân viên là được cấp trên đánh giá cao. Khen thưởng động viên nhân viên trên Base Inside – Nền tảng mạng truyền thông nội bộ đầu tiên dành cho doanh nghiệp Lưu ý: Hãy đề cập rõ ràng tên các nhân viên đã làm cùng bạn trong một nhiệm vụ hoặc dự án. Những nhân viên đó sẽ cảm thấy được tôn trọng và háo hức hơn để nhận những nhiệm vụ mới trong tương lai. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 15
Liên tục theo dõi tiến trình công việc Các nhà lãnh đạo thường mất khoảng 14% thời gian để làm lại những công việc nhân viên làm không hiệu quả và sửa lại những lỗi sai trong quá trình làm việc của nhân viên. Theo nghiên cứu từ SHL - Doanh nghiệp chuyên về kiểm tra tâm lý tại Mỹ Bạn có biết, hơn 75% nhân viên tin rằng feedback về công việc thật sự rất quan trọng? Điều này chứng tỏ nhân viên rất muốn biết công việc của mình được đánh giá thế nào và làm thế nào để họ có thể cải thiện chất lượng công việc. Nhà quản lý cần phải tiếp tục theo dõi tiến trình, đề ra các checkpoint và yêu cầu nhân viên cập nhật công việc thường xuyên. Để nâng cao hiệu quả giao việc, bên cạnh việc đề ra checkpoint theo dõi sát sao tiến độ, các nhà quản lý cũng cần có những feedback nhằm cho nhân viên biết nhà quản lý luôn theo dõi tiến trình công việc và nhân viên có thể kịp thời sửa chữa sai sót. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 16
Nâng cấp kỹ năng giao việc với trợ thủ công nghệ Các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ để vừa hỗ trợ tạo checkpoint theo dõi tiến độ, vừa có thể đưa ra feedback kịp thời. Hiện nay, một trong những công cụ hỗ trợ được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất trong quá trình giao việc là Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework. Tại đây, nhà quản lý có thể giao việc trực tuyến, đặt deadline, tạo subtask và đưa ra feedback công việc kịp thời cho nhân viên. Nhân viên hình dung kế hoạch một cách rõ ràng hơn nhờ giao diện dự án của Base Wework Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 17
18
Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp công việc sao cho tận dụng thời gian tốt nhất mà vẫn đạt hiệu quả cao nhất. Tìm ra kỹ năng quản lý thời gian giống như tìm ra đôi giày dành cho mình - bạn phải thử vài đôi trước khi bạn thấy sự phù hợp. Mỗi người lại có cách thức quản lý khác nhau. Base.vn xin gợi ý bạn 6 kỹ năng mà bạn cần biết nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả. Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” “Công việc khẩn cấp” yêu cầu “Công việc quan trọng” là nếu sự chú ý ngay lập tức của bạn, không làm - chúng có thể gây ra nhưng bạn có làm ngay hay những hậu quả nghiêm trọng cho không chưa chắc đã trở thành bạn hoặc người khác. vấn đề. Hãy phân biệt và thiết lập mức độ ưu tiên cho công việc đó. Biết cách đặt mục tiêu Đặt ra mục tiêu có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất - bởi vì mục tiêu là động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình. Nhắc đến thiết lập mục tiêu, cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất: Specific Measurable Attainable Relevant Time- Cụ thể, Có thể đo Có thể đạt Liên quan, tác bound rõ ràng lường được. động đến tình Đặt ra giới huống đặt ra hạn thời gian. Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 19
Phác thảo kế hoạch hành động Vì sao nhiều người nhận thức được việc phải lập kế hoạch hành động nhưng lại không thể thành công? • Không biết mình muốn gì • Chưa phân tích đúng tình huống • Không biết nên tập trung vào đâu: • Thiếu tư duy sáng tạo Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời gian của bạn: Bước 1: Đặt ra mục tiêu: đây Bước 4: Tính toán thời gian và phải là những mục tiêu lớn nhất lịch trình: mang tính chất quyết của bạn. đinh. Đòi hỏi sự hiểu biết về thời gian, Bước 2: Xác định các nhiệm vụ vòng đời dự án và bất kỳ rào cản cần làm để đạt mục tiêu: đây là nào bạn có thể gặp phải trong các bước bạn cần đưa vào kế lương lai. hoạch. Bước 5: Xác định phương pháp Bước 3: Chuẩn bị các tài nguyên: theo dõi. những kỹ năng, kiến thức và chuyên môn bạn cần có để xử lý thành công các bước trong kế hoạch. Dừng ngay ý định làm việc “đa tác vụ” Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra đây không phải cách làm đúng đắn. Hãy làm từng nhiệm vụ đơn lẻ một cách thật hiệu quả! • Loại bỏ sự phiền nhiễu xung quanh (chọn làm việc tại không gian yên lặng, đeo tai nghe,…) • Đặt ra thời hạn cho mỗi nhiệm vụ dù nhỏ hay lớn • Áp dụng Pomodoro - một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng. >> Chi tiết về Pomodoro xem tại đây Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 20