Lắng nghe: điều không dễ với một nhà
quản lý
Lắng nghe là một quá trình bao gồm: nghe - chọn lọc - tiếp thu
hoặc không tiếp thu. Khi nghe, người ra quyết định phải nghe tất
cả mọi ý kiến. Nhưng khi tiếp thụ, chỉ có thế tiếp thu ý kiến đúng,
không .thể tiếp thu ý kiến sai. Và muốn làm được điều đó thì phải
chọn lọc.
Tiêu chuẩn chọn lọc là ý kiến đó có phù hợp với thực tế khách
quan hay không, có khả năng thực thi không và việc thực thi ý
kiến đó có mang lại hiệu quả tốt đẹp cho công việc, lợi ích cho xã
hội hay không. Đối với những vấn đề phức tạp, cần bàn bạc kỹ,
không nên nóng vội. Trong trường hợp cần thiết, cần làm thử
trong phạm vi hẹp để rút ra kết luận thỏa đáng. Sau khi đã lựa
chọn ý kiến phù hợp, bước tiếp theo là ra quyết định và thực thi
quyết định. Trong quá trình thực thi quyết định, cần quan sát,
theo dõi. Nếu thực tế chứng tỏ quyết sách sai hoặc có điểm nào
không phù hợp thì phải sửa đổi, điều chỉnh, không nên "nhất
thành bất biến".
Những ví dụ xung quanh việc lắng nghe và không lắng nghe rất
nhiều. Cà phê chỉ có thể trồng ở những vùng đất nhất định và
trong điều kiện khí hậu nhất định. Nhưng ai đó đã đề ra dự án
trồng cà phê ở 25 tỉnh phía Bắc, được chấp nhận, đư
ợc giải ngân
và kết quả là thất bại, gây thiệt hại nhiều tỷ đồng.
Ở một số doanh nghiệp, khi thảo luận một vấn đề nào đó ý kiến
của người có chức vụ lớn hơn, tuổi tác cao hơn thường được coi
trọng hơn ý kiến của người có chức vụ nhỏ hơn, tuổi tác trẻ hơn.
Đó là điều không hợp lý. Nói chung, những người có chức vụ lớn
hơn, tuổi tác cao hơn thì có nhiều kiến thức, kinh nghiệm hơn.
Những điều đó không có nghĩa là những người có chức vụ thấp
hơn, tuổi tác trẻ hơn, được đào tạo có hệ thống, cọ xát nhiều với
thực tế không thể có những ý kiến xác đáng. Một ý kiến đúng hay
không đúng không phải là do xuất xứ của nó mà là ở nội dung
của ý kiến đó.
Đối với các doanh nghiệp, việc lắng nghe ý kiến CBCNV, ý kiến
khách hàng, ý kiến đối tác, ý kiến cơ quan quản lý cũng rất quan
trọng và bổ ích. Bởi vì, v
ới việc lắng nghe những ý kiến đó, doanh
nghi
ệp sẽ có thể không ngừng cải thiện công việc kinh doanh cho
phù hợp với nhu cầu thị trường, thu được kết quả tốt.
Việc lắng nghe quan trọng và bổ ích như vậy, nhưng tại sao một
số người không thích lắng nghe? Điều này có nhiều nguyên
nhân. Một số người là do đầu óc gia trưởng, muốn thể hiện
quyền lực. Một số người là do đầu óc thủ cựu, không muốn tiếp
thu cái mới. Một số người là do trình độ hiểu biết. Một số người l
à
do giáo điều, rập khuôn theo sách vở...
Những biện pháp để lắng nghe trở thành một phong cách phổ
biến trong hoạt động quản lý là:
1- Nhà quản lý tự xác định việc lắng nghe là có lợi cho công việc
và uy tín bản thân. Nó không hề làm giảm uy tín người đó mà chỉ
làm cho uy tín người đó được nâng cao vì do lắng nghe mà hình
thành quyết sách đúng, được nhân viên ủng hộ.
2 - Có biện pháp, hình thức khuyến khích mọi người trong tổ
chức mạnh dạn phát biểu ý kiến.
3 - Sử dụng rộng rãi phương pháp phản biện, thắng thắn, tranh
luận trong quá trình hình thành các dự án đầu tư kế hoạch kinh
doanh, xây dựng kế hoạch nhân sự...
4 - Tránh tập trung quá nhiều quyền lực của một cơ quan trong
tay một người. Bởi vì, khi toàn bộ quyền lực của một cơ quan
nằm trong tay một người thì những người khác, kể cả cấp phó,
nếu muốn phát biểu ý kiến trái ngược với ý kiến thủ trưởng, sẽ