Lãnh đạo trẻ và những bài học về thời gian

ọ ề ờ

ữ

ẻ

Lãnh đ o tr và nh ng bài h c v th i gian ạ (Ph n 1) ầ

c Pháp ị Napoleon ừ ạ ắ ậ ộ ư ấ ả ạ i lãnh đ o thành công là ạ ộ i ừ V hoàng đ l y l ng c a n ướ ủ ế ẫ ừ i ph m ăn c p mà đã t ng nói: “Có m t lo i t ạ ộ lu t pháp không đ a ra xét x , và th mà chúng ứ ử ăn c p đ ờ c chính là tài s n quý giá nh t: th i ắ ượ gian”. Nh ng ng ườ ữ nh ng ng t cách ngăn ng a lo i "t i bi ế ườ ph m" này. ữ ạ

ả ế ế ạ ậ ề ờ ố ủ ộ ượ c mình đang làm gì và t ườ

t qu n lý th i gian? V y th nào là nhà lãnh đ o bi ạ t cách l a ch n, s ng m t Đi u đó nghĩa là b n bi ộ ọ ự ế cách ch đ ng, có ý th c, đ ng th i b n nh n th c ứ ồ ờ ạ ậ ứ i sao l ư ậ i làm nh v y. đ ạ ạ i Nga có vi t: “Th i gian Leo Tolstoy, nhà văn ng ờ ế trong i. B i vì ch quan tr ng nh t chính là hi n t ọ ỉ ở ở ệ ạ ấ c s c m nh”. i chúng ta m i có đ i con ng hi n t ạ ứ ượ ớ ườ ệ ạ

ấ ẽ ộ ờ ế ủ ẻ ẳ ạ ộ ẫ ố ữ ạ ẩ ạ ộ ữ ủ ầ hàng ngày, nh ng ho t đ ng t m ồ ẻ ng kéo dài t ừ ộ ố ữ Ông cũng nói thêm: “M nh m nh t trong nh ng ạ chi n binh c a cu c s ng chính là th i gian và tính ố kiên nh n”. Là lãnh đ o tr , h n b n không mu n ố ạ cu c s ng c a b n ch lu n qu n trong nh ng vòng ỉ ẩ xoay bu n t ồ th hôm qua, sang ngày hôm nay r i ườ đ n ngày mai. Đó đâu ph i là cu c s ng, đó ch đ n ỉ ơ ả ế i mà thôi. thu n là s t n t ự ồ ạ ầ

Bi t s p x p th i gian ế ắ ờ ế

Napoleon Bonaparte (1769-1821)

ộ ớ ề ữ ủ ọ ơ ự ẻ ằ ệ i quy t, m t còn l ừ ọ ư ệ ỏ ộ ữ ả ặ ệ ế ộ ể ạ ạ ả 3-5 công vi c h u tiên gi ệ ạ ờ ữ ể ế ế ạ ng công vi c b n lên k ho ch, b i vì thà r ng b n ố ượ ừ ế ằ ọ ở ạ ạ ệ ấ ệ ấ ả ạ ờ ạ ộ ấ ử ụ ộ i h s ghi nh nh ng cu c h n ẹ ạ ọ ẽ ớ ớ ạ ắ t nh ng gì b n c n làm trong ngày, ầ ạ ữ ư ậ i hoàn thành t ạ ẳ ơ ớ ạ ệ ự t c nh ng công vi c y, còn h n là th i gian i ch ng đâu vào đâu. Nh v y, m i ngày s đ n v i b n rõ ràng ẽ ế ự i cách s p x p th i gian và cách th c ờ ế ạ ộ ố Hãy b t đ u m i ngày c a b n v i m t danh sách nh ng đi u quan tr ng b n th c hi n. M t s ỗ ắ ầ ặ ng đ n gi n hoá công vi c này b ng cách s d ng m t t m th nh , m t m t nhà lãnh đ o th ườ ạ ghi kho ng t ả ế ho c nh ng cu c đi n tho i trong ngày. Chi c máy tính cá nhân g n bó v i b n hàng ngày cũng ữ ặ i ích đ b n lên th i gian bi u và k ho ch chi ti s r t l ạ ẽ ấ ợ trong tu n. Đ ng quá chú tr ng đ n s l ầ ế v ch k ho ch th c hi n ít nh ng l ư ự ế ạ bi u dày kín nh ng th c hi n l ể ệ ạ ư h n, có k ho ch và m c đích. B n hãy bi ơ ạ hi n c a mình, b i nh v y b n m i có đ ệ t nhìn nh n l ế ậ ạ ờ c nh ng đi u ch nh k p th i. ề ữ ụ ư ậ ế ượ ỗ ắ ị ủ ạ ớ ở ỉ

ơ ệ ữ ế ạ ậ ị ữ m c đích ụ ỏ ệ ế ữ ấ ề ẽ ầ ể ạ ả ứ ậ ờ ữ ắ ờ ệ ọ H n n a, công vi c này s giúp b n nh n th y mình đang ti n k p đ n nh ng nào. Sẽ i có lúc, b n m c ph i sai l m là dành quá nhi u th i gian đ làm nh ng vi c nh , trong khi đó l ạ dành quá ít th i gian và công s c t p trung cho nh ng công vi c quan tr ng và mang tính quy t ế đ nh. ị

ị ả ượ ở ậ ệ ọ ằ ể ả ạ ờ t ữ ả ề ặ ọ ả ầ ư ỉ ế ạ ữ ư ế ề ẽ ế ị ự ạ ể ư ộ ớ ự ả ồ ỉ ạ ữ ự ệ c đâu là nh ng công vi c b ng m i giá ph i hoàn thành? Vi c B i v y b n ph i xác đ nh đ ữ ạ nào là kh n c p và làm ngay? Nh ng ho t đ ng nào có th nh y c m v m t th i gian và ẩ ạ ộ ấ nh ng ho t đ ng nào s không nh th ? Nh ng k ho ch nào là quan tr ng và ph i đ u t ữ ạ ộ m ? T b n ph i quy t đ nh đâu là đi u quan tr ng và đáng đ u tiên. Malcolm X, m t nhà lãnh ọ đ o theo đ o H i có nói: “Trong nh ng giá tr t n t ị ồ ạ tôn tr ng th i gian s quy t đ nh thành công hay th t b i”. i quanh ta, thì giá tr đích th c cùng v i s ị ấ ạ ạ ờ ế ị ẽ ọ

ườ ộ ề ấ ụ ư ờ ữ ộ i M luôn đ u tranh vì quy n công dân t ng nói: ườ ng ừ ư ạ ự ệ ậ ạ i trên hành tinh chúng ta m i có đ i làm nh b n. M c s Martin Luther King, m t ng ỹ “Th i gian luôn luôn đúng khi chúng ta có nh ng hành đ ng đúng". N u nh b n th xuyên l p k ho ch, l ch trình cho nh ng công vi c hàng ngày c a b n, hãy t ữ ị đi u đó b i c 100 ng ườ ế ạ ủ c m t ng ườ ộ hào vì ư ạ ế ở ứ ượ ớ ề

ổ ế ch c cu c s ng c a chính ố ệ ế ứ ạ t cách t ẽ ẻ ữ ộ ủ ậ t ki m th i gian. V y ờ th suy ề ờ ư ỗ

ỹ ề ng thành đã “chi” đ n 4 ti ng m i ngày ế ưở ườ ỗ

Bi mình s giúp b n ti nh ng nhà lãnh đ o tr đã bao gi ờ ử ạ nghĩ v cách s d ng th i gian c a mình ử ụ ủ ch a? Ch ng h n nh , m i ngày b n ạ ư ạ ẳ đ ng h đ xem dành ra bao nhiêu gi ồ ể ờ ồ i M truy n hình? Trung bình thì m i ng ỗ tr ế cho thú vui này. Li u đó có ph i là cu c ộ ả ệ s ng b n th c s mong mu n? ự ố ự ạ ố

ạ ể ắ ế ờ ề ỉ ấ ấ ấ

M c s Martin Luther King

ụ ư

ờ ạ ủ ế ờ ế ạ ậ ỗ N u b n có th s p x p th i gian r nh r i ỗ ả ế đ xem truy n hình, và ch xem nh ng ữ ể ng trình mà b n thích nh t, có ích cho ch ạ ươ ệ b n nh t mà không tr thành “con nghi n” ở ạ ườ c n ng, lúc y b n m i không là ng i ớ ạ ỡ ặ lãng phí th i gian. Hay Internet cũng c t ắ ạ xén c a b n khá nhi u th i gian, n u b n ề t cách t n d ng và s p x p th i gian phù h p cho nó. Ngoài ra, m i ngày b n dành ợ ặ i thân, g p ế ớ ườ ờ ỏ không bi ờ ụ bao nhiêu th i gian đ dùng b a v i gia đình mình, chăm sóc con cái, h i han ng ể g b n bè và các m i quan h xã h i khác? ố ắ ữ ệ ỡ ạ ộ

ạ ủ ấ ạ ắ ả ấ ứ ẻ ẵ ư ề ứ ế ắ ờ ỉ ạ ồ ể ồ ờ ợ ắ ớ ẩ ọ ố ổ ế t ph i…ng ít, cho dù b n có b n r n trăm công ngàn vi c đ n Làm lãnh đ o không nh t thi ậ ộ ả ế ả dành cho gi c ng qu là m y, hãy u tiên cho s c kho c a mình. Thói quen c t gi m thì gi ấ ẻ ủ đ ng tai h i. Nhi u “s p” tr s n lòng th c đêm đ n 3 gi ờ ồ ả h , đ r i su t bu i sáng hôm sau anh ta tr nên…l n th n, cáu g t v i m i ng i xung quanh, ườ và không đ sáng su t đ làm đ c công vi c gì th t hi u qu . ệ ủ sáng và ch ch p m t kho ng 4-5 gi ẩ ậ ế ở ệ ố ể ượ ủ ệ ả

ạ ộ ủ ẽ ậ ị i, nhìn nh n và ch n ch nh k ho ch hàng tu n. Nhi u khi vi c nh ng k ho ch nh ọ ạ ủ ậ ộ ệ ấ ữ ề ạ ầ ử ụ ế ỉ ấ ổ ệ ạ ủ ữ ừ ệ ậ ạ ư ế ẽ ổ ể ơ ố ấ ấ ẹ ừ ượ ữ ả ấ Nhi u nhà lãnh đ o ng h vi c s d ng nh t kí ghi l ch trình ho t đ ng c a mình. Nó s giúp ề h xem l ỏ ạ ế đó b n có nh th s giúp b n nh n ra nh ng b t n trong công vi c và sinh ho t c a mình, t ạ ạ th thay đ i ho c t b thói quen x u. Ovid, nhà th s ng trong th i La Mã c đ i có nói: ặ ừ ỏ ờ ổ ạ “Nh ng thói quen r t d bi n thành b n ch t”. Hãy đ b n có đ c nh ng b n ch t đ p t ả ể ạ nh ng thói quen tích c c. ấ ễ ế ự ữ ữ

ệ ề ả ả ề ớ ệ ự ế ạ ư t ki m th i gian, nhi u khi cũng s đ ng nghĩa v i vi c b n ph i tr ti n cho s ti ế ẳ ẽ ồ ạ ệ ọ ườ ệ ẽ ể ắ ạ ọ ể ụ ạ ố ộ ố ề ề ệ ạ Ti ờ Ch ng h n nh ai cũng bi ậ vi c nh và ít quan tr ng h n s do ai làm? B n có th tuy n d ng ng n h n m t s ng ỏ ạ giúp b n nh ng vi c nh đ y. Đi u đó không có nghĩa là b n t n kém, lãng phí ti n b c mà là ữ ạ m t s đ u t ộ ự ầ ư ệ ấ t ki m y. ạ ế t là lãnh đ o nên t p trung vào nh ng vi c quan tr ng và quy mô, th ữ ế i làm ơ ỏ ấ có hi u qu . ả ệ

t cách t ộ ạ ế ứ ạ ổ ớ ế ậ ấ ụ ướ ậ ệ ờ ỗ ể ệ ạ ch c. Có v y b n m i bi ậ ủ ế ể ạ ể ả ố ờ ẽ i M Henry Wadsworth Longfellow t ng nói: “Th i gian b n b t t n d ng th i gian, t n d ng ụ c m i công vi c, b n ạ ữ t mình ph i làm gì, lên k ho ch và qu n lý th nào đ b n s không t n th i gian đ làm ế ạ ữ ế ơ ừ ề ỏ i thích nh ng đi u sai". Hãy là m t nhà lãnh đ o bi nh ng ngu n l c khác đ hoàn thành công vi c c a b n. Ít nh t thì tr ồ ự bi ả ạ nh ng đi u sai l m. Nhà th ng ườ ầ i ít h n th i gian b n b ra đ gi ra đ làm đi u đúng nhi u khi l ạ ể ả ỹ ơ ờ ề ữ ể ề ề ạ ờ ỏ

Làm th nào đ phân công và u nhi m hi u qu ? ế ể ệ ệ ả ỷ

ể ạ ố ữ ạ ườ ụ ồ ỗ ợ ạ ệ ỷ ẽ ấ t khi có ệ ạ i khác cùng h tr b n. Phân công nhi m v và u thác, đi u đó có nghĩa là b n ệ ề ữ ờ ự ể ấ ờ ẽ ề i. Đi u này s giúp b n t p trung vào nh ng gì ạ ậ ướ t nh t, đ ng th i cho phép b n th i gian suy nghĩ đ phát tri n, c ng c h ố ệ ạ ể ế ch c c a mình nhi u h n. Th m chí, vi c phân công và u thác nhi u khi s giúp k t ệ ồ ề ủ ẽ ề ậ ơ ỷ Nhà lãnh đ o không th ôm đ m quá nhi u công vi c cho mình. B n s hoàn thành t ề nh ng ng chia s và chuy n giao trách nhi m cho c p d ẻ mà b n th c hi n t ạ th ng t ổ ố qu công vi c t ả ể ệ ố ứ ủ t h n là do chính b n làm. ệ ố ơ ạ

Có m t s g i ý nh đ giúp nhà lãnh đ o tr phân công và u thác trong công vi c: ộ ố ợ ỏ ể ẻ ệ ạ ỷ

* Ch n đúng ng i, giao đúng vi c ọ ườ ệ

* Trình bày càng rõ ràng càng t t ý mu n c a b n v công vi c đó ố ủ ề ệ ạ ố

* Nêu rõ b n mu n công vi c hoàn thành vào th i gian nào ệ ạ ố ờ

i nh n th c rõ trách nhi m trong công vi c đ c giao * Yêu c u c p d ầ ấ ướ ứ ệ ệ ậ ượ

* Khuy n khích thông tin ph n h i k p th i khi có s c x y ra ự ố ả ồ ị ế ả ờ

* V ch ra l ch trình, th i gian ki m tra ti n đ công vi c ể ế ệ ạ ờ ộ ị

* Đ m b o r ng nhân viên c a b n đã hi u rõ n i dung và th i gian hoàn thành công vi c ả ằ ủ ệ ể ả ạ ờ ộ

, đ ng viên và nói l ừ ỏ ề ni m tin, hi v ng c a b n vào nhân viên, khích l ạ ủ ọ ệ ộ ờ ả i c m n v i h tr * Đ ng quên bày t ớ ọ ướ ơ c khi b t đ u nhi m v . ụ ắ ầ ệ

Qu n lý k ho ch công vi c nh th nào? ư ế ệ ế ạ ả

ạ ế ủ ữ ủ ệ ạ ạ ể ễ ề ế ả ạ c th i gian và đ y nhanh ti n đ th c hi n. Đ làm đ ế ạ ộ ự ụ ệ ể ượ ệ ệ ẩ Khi lên k ho ch cho công vi c c a mình, b n hãy làm rõ ràng nh ng m c tiêu c a b n theo ụ t ng k ho ch có quy mô khác nhau đ d b qu n lý. K ho ch công vi c càng rõ ràng và c ế ừ t ki m đ c vi c này, th , b n càng ti ượ ệ ế ể ạ tr l i nh ng câu h i sau: b n hãy t ữ ự ả ờ ạ ờ ỏ

* Đâu là nh ng vi c c n làm? ữ ệ ầ

* K ho ch này có t m quan tr ng th nào đ n cá nhân và công ty b n? ế ế ế ạ ạ ầ ọ

* Trách nhi m c a k ho ch này s thu c v ai? ạ ủ ế ệ ẽ ề ộ

* Nên tính toán th nào v ngày ch t và ngày kh i đ u k ho ch? ở ầ ế ề ế ạ ố

* Kinh phí th c hi n và ngu n tài chính? ự ệ ồ

* Ngoài tài chính, b n còn c n đ n s h tr nào khác? ầ ự ỗ ợ ế ạ

* Xác su t thành công là bao nhiêu? ấ

* Có c n trì hoãn hay đi u ch nh k ho ch nào đ t p trung cho k ho ch m i này? ể ậ ế ề ế ạ ầ ạ ớ ỉ

* B n nên th o lu n và bàn b c các v n đ khác nhau cùng v i nh ng ai? ữ ề ấ ạ ạ ả ậ ớ

* Nên phân công và u thác trách nhi m cho nh ng ai? ữ ệ ỷ

c, k ho ch hành đ ng đúng đ n. c nh ng chi n l ế ế ượ ữ ẽ ế ạ ộ ệ ỏ t qu n lý th i gian, b n s có đ ườ i chi ph i th i gian, không th đ th i gian chi ph i tôi đ Bi ờ ả Mier - c u Th t ủ ướ ự t ng tuyên b : “Tôi ph i là ng ố ừ ắ Golda ượ i đã đ u tranh không m t m i vì n n hoà bình cho Trung Đông ề ể ể ờ ạ ng Israel, ng ườ ượ c”. ấ ố ả ờ ố

Quang Dũng Theo Master Success