Luận văn Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty liên doanh Hioda Motors

Chia sẻ: Vũ Thanh Phong | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:85

Thêm vào BST

Báo xấu

1.011
lượt xem 277
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại rất nhiều đặc điểm khác nhau với các phương thức quản lý đó.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty liên doanh Hioda Motors

Luận văn Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty liên doanh Hioda Motors 1
LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và có lợi nhuận. Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn kho. Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác nhau với các phương thức quản lý đó. Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ hoạt động này trong doanh nghiệp. Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hy vọng bài viết này sẽ góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors và là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm. Nội dung của luận văn được trình bầy trong các phần chính như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lưu động của doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện chuyên đề này em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất trong việc lựa chọn đề tài và tìm hướng phân tích lôgíc, của các anh chị phòng kiểm toán Công ty Kiểm toán KPMG để lựa chọn được khách hàng phù hợp với đề tài này. Do nhận thức và trình độ có hạn nên trong bài viết này còn nhiều sai sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp để em có điều kiện nâng cao kiến thức của mình để phục vụ cho quá trình công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn. 2
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1.1. Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ - các báo cáo tài chính chính là nguồn thông tin cơ bản nhất. Trong đó, Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tượng có quan hệ sở hữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán chính là một báo cáo tài chính mô tả tình trạng tài chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó. Thông thường, Bảng cân đối kế toán được trình bày dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanh nghiệp. Những đối tượng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tài sản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán như nguồn tư liệu đầu tiên để đánh giá chất lượng của hoạt động này tại doanh nghiệp được nghiên cứu. Cơ cấu tài sản được thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế toán. Vì thế, người quan tâm có thể có được cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lưu động và tài sản cố định cũng như biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp qua các thời kì kế tiếp nhau. Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lưu động mà đặc biệt là hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản. Theo dõi Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí và giá trị của hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Hàng tồn kho không chỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình hình tiêu thụ và các chính sách quản lý khác nhau. Nếu xét khía cạnh các năm tài chính, tỉ trọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán thay đổi đột biến qua các kì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồn kho nói riêng và quản lý tài sản lưu động nói chung của doanh nghiệp. 3
Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trước hết ta cần nắm bắt những vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp. 1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp Tài sản lưu động Một trong những điều kiện thiết yếu nhất để tiến hành các hoạt động sản xuất – kinh doanh là đối tượng lao động. Khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia và một chu kì sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chính vì vậy, đến chu kì sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng lao động khác. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng để nhận biết cũng như tổ chức quản lý tài sản lưu động. Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lưu động: Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất – kinh doanh.1 Mỗi một loại tài sản đều có vai trò, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lưu động thường chiếm một tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Vì thế, yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản lưu động để góp phần hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Để đạt được điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng bộ phận của tài sản lưu động bao gồm:  Tiền mặt  Chứng khoán có tính thanh khoản cao  Các khoản phải thu  Dự trữ/Hàng tồn kho 1 Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 4
Hàng tồn kho Trong những bộ phận trên của tài sản lưu động, hàng tồn kho luôn được đánh giá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán – tài chính, kiểm toán… cũng như trong các cuộc thảo luận của các chuyên gia tài chính. Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:  Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý;  Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình. Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;  Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;  Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác. Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng;  Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý…Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý. Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng. 5
Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất. Nội dung hàng tồn kho Hàng tồn kho: Là những tài sản: a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.2 Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. 2 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC 6
1.1.3. Phân loại hàng tồn kho Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:  Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận;  Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao. Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều;  Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ… Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như: 7
 Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;  Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.3 Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại. Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể được phân chia làm hai loại:  Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;  Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì. 1.1.4. Đặc điểm của các loại hàng tồn kho 1.1.4.1. Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên. Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau. Với điều kiện nền kinh tế thị trường, các 3 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC 8
doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau:  Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp;  Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý;  Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường;  Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định;  Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản;  Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sở 9
phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu “. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu. Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, Đơn vị Đơn giá hạch Ghi Nhóm Danh điểm NVL quy cách NVL tính toán chú MÉu “Sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu” Nguyªn vËt liÖu ®îc nhËp xuÊt kho thêng xuyªn. ChÝnh v× vËy ®· ph¸t sinh yªu cÇu qu¶n lý kiÓm so¸t nguyªn vËt liÖu nhËp xuÊt kho cho c¸c doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, mçi doanh nghiÖp sÏ cã c¸c ph¬ng thøc kiÓm kª kh¸c nhau. Díi ®©y lµ hai ph¬ng ph¸p tæng hîp ®Ó kiÓm kª nguyªn vËt liÖu: Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn (KKTX): Lµ ph¬ng ph¸p theo dâi, ph¶n ¸nh thêng xuyªn, liªn tôc, cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt t, hµng ho¸ trªn sæ s¸ch kÕ to¸n. T×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt t hµng ho¸ ®îc thÓ hiÖn râ rµng, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ë bÊt cø thêi ®iÓm nµo trong k× h¹ch to¸n ®Òu cã thÓ n¾m b¾t ®îc. Cuèi k× h¹ch to¸n, c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån kho, so s¸nh ®èi chiÕu víi sè liÖu tån trªn sæ kÕ to¸n ta sÏ x¸c ®Þnh ®îc sè vËt t thõa, thiÕu vµ truy t×m nguyªn nh©n ®Ó cã gi¶i ph¸p xö lÝ kÞp thêi. Ph¬ng ph¸p nµy cã nhiÒu u ®iÓm nªn ®îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ c¸c ®¬n vÞ th¬ng nghiÖp kinh doanh mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín. Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh k× (KK§K): Lµ ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª thùc tÕ ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi k× trªn sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ tõ ®ã tÝnh ra gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ®· xuÊt trong k× theo c«ng thøc: 10
Trị giá vật tư, Tổng trị giá vật Trị giá vật tư, Trị giá vật tư, hàng hoá xuất = tư, hàng hoá + hàng hoá tồn - hàng hoá tồn kho mua vào trong đầu kì cuối kì kì Theo ph¬ng ph¸p KK§K, mäi biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu sÏ kh«ng ®îc theo dâi, ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n hµng tån kho. Gi¸ trÞ vËt t, hµng ho¸ mua vµ nhËp kho ®îc ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n “mua hµng”. Ph¬ng ph¸p nµy thêng ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu víi quy c¸ch, mÉu m· kh¸c nhau, gi¸ trÞ thÊp vµ ®îc xuÊt thêng xuyªn. ¦u ®iÓm cña ph¬ng ph¸p nµy lµ gi¶m nhÑ c«ng viÖc h¹ch to¸n, tuy nhiªn ®é chÝnh x¸c vÒ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c môc ®Ých kh¸c nhau phô thuéc vµo chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n lý t¹i kho, quÇy, bÕn b·i. 1.1.4.2. B¸n thµnh phÈm B¸n thµnh phÈm hay cßn gäi lµ chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang lµ mét lo¹i hµng tån kho dï Ýt dï nhiÒu còng lu«n tån t¹i ë c¸c doanh nghiÖp. B¸n thµnh phÈm lµ nh÷ng s¶n phÈm míi kÕt thóc quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt (trõ c«ng ®o¹n cuèi cïng) ®îc nhËp kho hay chuyÓn giao ®Ó tiÕp tôc chÕ biÕn hoÆc cã thÓ b¸n ra ngoµi. Tån kho b¸n thµnh phÈm thêng cã thÓ ph©n thµnh ba lo¹i h×nh: b¸n thµnh phÈm vËn chuyÓn, b¸n thµnh phÈm quay vßng, b¸n thµnh phÈm an toµn, ®îc lÇn lît thiÕt lËp bëi c¸c môc ®Ých kh¸c nhau, ®ång thêi chÞu ¶nh hëng cña c¸c nguyªn nh©n kh¸c nhau. Trong m« h×nh JIT, mét trong nh÷ng môc tiªu träng t©m lµ gi¶m tèi ®a lîng hµng tån kho b¸n thµnh phÈm chø kh«ng ph¶i lµ rót ng¾n chu k× s¶n xuÊt hay gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt. Chu k× s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ thêi gian b¾t ®Çu tõ khi nguyªn vËt liÖu ®îc ®a vµo cho ®Õn khi ®a ra ®îc thµnh phÈm. §ã chÝnh lµ thêi gian ®Ó nguyªn vËt liÖu, linh kiÖn th«ng qua hÖ thèng chÕ t¹o s¶n xuÊt. Gi÷a thêi gian nguyªn vËt liÖu th«ng qua hÖ thèng, lîng hµng tån kho b¸n thµnh phÈm vµ n¨ng suÊt cã mèi quan hÖ nh sau: Thêi gian th«ng Lîng tån kho b×nh qu©n b¸n thµnh phÈm = 11
qua b×nh qu©n N¨ng suÊt cña hÖ thèng C«ng thøc nµy ®îc gäi lµ ®Þnh luËt Little. Nã chøng minh râ rµng r»ng nÕu gi¶m lîng hµng tån kho b¸n thµnh phÈm cña hÖ thèng cã thÓ lµm cho thêi gian nguyªn vËt liÖu th«ng qua hÖ thèng (chu k× s¶n xuÊt) ®îc rót ng¾n. Khi tån kho b¸n thµnh phÈm ®îc gi¶m thiÓu sÏ cã thÓ ®em ®Õn nhiÒu kÕt qu¶ nh:  S¶n lîng tån kho b¸n thµnh phÈm cã hai hiÖu øng quan träng ®èi víi viÖc rót ng¾n chu k× s¶n xuÊt – võa gi¶m tö sè cña ®Þnh luËt Litte, võa t¨ng mÉu sè, võa gi¶m chi phÝ l¹i võa rót ng¾n chu k× s¶n xuÊt nh mét mòi tªn b¾n tróng hai ®Ých;  ViÖc gi¶m s¶n lîng b¸n thµnh phÈm cßn rót ng¾ng chu k× s¶n xuÊt, khiÕn cho biªn ®é dao ®éng cña thêi gian hoµn thµnh gia c«ng linh kiÖn sím sÏ ®îc rót ng¾n, tõ ®ã lîng tån kho dù phßng cÇn thiÕt lËp sÏ ®îc gi¶m ®i. §©y chÝnh lµ nguyªn nh©n m« h×nh JIT coi viÖc gi¶m lîng tån kho b¸n thµnh phÈm lµ môc tiªu chÝnh. 1.1.4.3. Thµnh phÈm Thµnh phÈm lµ s¶n phÈm ®· ®îc chÕ t¹o xong ë giai ®o¹n chÕ biÕn cuèi cïng cña quy tr×nh c«ng nghÖ trong doanh nghiÖp, ®îc kiÓm nghiÖm ®ñ tiªu chuÈn kÜ thuËt quy ®Þnh vµ nhËp kho. Thµnh phÈm ®îc s¶n xuÊt ra víi chÊt lîng tèt, phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ trêng ®· trë thµnh yªu cÇu quyÕt ®Þnh sù sèng cßn cña doanh nghiÖp. ViÖc duy tr×, æn ®Þnh vµ kh«ng ngõng ph¸t triÓn s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp chØ cã thÓ thùc hiÖn ®îc khi chÊt lîng s¶n phÈm s¶n xuÊt ra ngµy cµng tèt h¬n, ®¸p øng ®îc yªu cÇu cña thÞ trêng. NhiÖm vô ®Æt ra víi c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ kiÓm so¸t ®îc t×nh h×nh nhËp, xuÊt kho thµnh phÈm, c¸c nghiÖp vô kh¸c liªn quan ®Õn viÖc tiªu thô thµnh phÈm v× chØ cã nh vËy míi x¸c ®Þnh chÝnh x¸c kÕt qu¶ s¶n xuÊt – kinh doanh cña doanh nghiÖp. 12
§èi víi thµnh phÈm, ta kh«ng thêng ®a ra c¸c m« h×nh qu¶n lý dù tr÷ cô thÓ v× tuú ®Æc ®iÓm cña tõng doanh nghiÖp mµ nhµ qu¶n lý ph¶i t×m ra biÖn ph¸p phï hîp víi doanh nghiÖp m×nh ®Ó qu¶n lý thµnh phÈm thuéc hµng tån kho. Tuy nhiªn lu«n cã mét sè nguyªn t¾c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chung nh:  H¹ch to¸n nhËp, xuÊt kho thµnh phÈm ph¶i ®îc ph¶n ¸nh theo gi¸ thùc tÕ;  Thµnh phÈm ph¶i ®îc ph©n lo¹i theo tõng kho, tõng lo¹i, tõng nhãm vµ tõng thø thµnh phÈm;  Tæ chøc ghi chÐp kiÓm tra lîng, gi¸ trÞ thµnh phÈm xuÊt, nhËp kho ®îc thùc hiÖn ®ång thêi ë hai n¬i: phßng kÕ to¸n vµ ë kho. Nhê ®ã, phßng kÕ to¸n còng nh ban qu¶n lý doanh nghiÖp cã thÓ ph¸t hiÖn kÞp thêi c¸c trêng hîp ghi chÐp sai c¸c nghiÖp vô t¨ng, gi¶m thµnh phÈm vµ c¸c nguyªn nh©n kh¸c lµm cho t×nh h×nh tån kho thùc tÕ kh«ng khíp víi sè liÖu ghi chÐp trªn sæ s¸ch kÕ to¸n;  S¶n phÈm s¶n xuÊt xong sÏ ®îc nh©n viªn bé phËn kiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm x¸c nhËn thø h¹ng chÊt lîng c¨n cø vµo c¸c tiªu chuÈn quy ®Þnh vµ ghi vµo “B¶ng c«ng t¸c cña tæ”. C¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm, tæ trëng s¶n xuÊt lËp “PhiÕu nhËp kho” vµ giao thµnh phÈm vµo kho. Mçi lÇn xuÊt kho thµnh phÈm ®Ó tiªu thô cÇn lËp “PhiÕu xuÊt kho thµnh phÈm”. PhiÕu nµy cã thÓ lËp riªng cho mçi lo¹i hoÆc nhiÒu lo¹i thµnh phÈm, tuú theo t×nh h×nh tiªu thô thµnh phÈm. Tãm l¹i, mçi lo¹i hµng tån kho ®Òu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng. V× thÕ, quy tr×nh qu¶n lý vµ kiÓm so¸t còng cã nh÷ng nÐt kh¸c biÖt ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp n¾m v÷ng tÝnh chÊt hµng tån kho cña doanh nghiÖp m×nh ®Ó ®a ra ph¬ng ph¸p vµ m« h×nh qu¶n lý hiÖu qu¶. 13
1.2. Qu¶n lý hµng tån kho cña doanh nghiÖp 1.2.1. Sù cÇn thiÕt ph¶i qu¶n lý hµng tån kho Qu¶n lý vµ sö dông hîp lý c¸c lo¹i tµi s¶n lu ®éng cã ¶nh hëng rÊt quan träng ®Õn viÖc hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô, môc tiªu chung ®Æt ra cho doanh nghiÖp. ViÖc qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng thiÕu hiÖu qu¶ còng lµ mét trong nh÷ng nguyªn nh©n khiÕn cho c¸c c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n trong ho¹t ®éng, thËm chÝ dÉn ®Õn ph¸ s¶n. Ba vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ qu¶n lý tµi chÝnh doanh nghiÖp bao gåm: dù to¸n vèn ®Çu t dµi h¹n, c¬ cÊu vèn vµ qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng. Trong ®ã, qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng liªn quan ®Õn ho¹t ®éng tµi chÝnh hµng ngµy còng nh c¸c quyÕt ®Þnh tµi chÝnh ng¾n h¹n cña doanh nghiÖp. V× vËy, c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng ®ãng mét vai trß kh¸ quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n nãi chung. Qu¶n lý hµng tån kho – mét bé phËn cña tµi s¶n lu ®éng – cã ý nghÜa kinh tÕ quan träng do hµng tån kho lµ mét trong nh÷ng tµi s¶n cã gi¸ trÞ lín trong doanh nghiÖp. B¶n th©n vÊn ®Ò qu¶n lý hµng tån kho cã hai mÆt tr¸i ngîc nhau lµ: ®Ó ®¶m b¶o s¶n xuÊt liªn tôc, tr¸nh ®øt qu·ng trªn d©y chuyÒn s¶n xuÊt, ®¶m b¶o s¶n xuÊt ®¸p øng nhanh chãng nhu cÇu cña ngêi tiªu dïng trong bÊt cø t×nh huèng nµo, doanh nghiÖp cã ý ®Þnh t¨ng hµng tån kho. Ngîc l¹i, hµng tån kho t¨ng lªn, doanh nghiÖp l¹i ph¶i tèn thªm nh÷ng chi phÝ kh¸c cã liªn quan ®Õn dù tr÷ chung. V× vËy, b¶n th©n doanh nghiÖp ph¶i t×m c¸ch x¸c ®Þnh møc ®é c©n b»ng gi÷a møc ®é ®Çu t cho hµng tån kho vµ lîi Ých do tho¶ m·n nhu cÇu cña s¶n xuÊt vµ nhu cÇu ngêi tiªu dïng víi chi phÝ tèi thiÓu nhÊt. §èi víi mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt chÕ t¹o, yªu cÇu qu¶n lý hµng tån kho cµng g¾t gao. Cã thÓ minh häa ®iÒu nµy b»ng mét vµi con sè: B×nh qu©n møc tån kho trong hÖ thèng s¶n xuÊt chÕ t¹o thêng ®¹t vµo kho¶ng 1,6 doanh sè b¸n/th¸ng hay kho¶ng 13% doanh sè n¨m, c«ng ty b¸n lÎ kho¶ng 1,4 doanh sè 14
b¸n/th¸ng hay 12% doanh sè n¨m, c«ng ty b¸n bu«n kho¶ng 1,2 doanh sè b¸n/th¸ng hay 10% doanh sè n¨m. Qu¶n lý hµng tån kho tèt còng gãp phÇn hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt – kinh doanh cña doanh nghiÖp tríc nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra ngµy cµng cao cña thÞ trêng nh:  Rót ng¾n thêi gian cÇn thiÕt ®Ó hÖ thèng s¶n xuÊt cã thÓ ®¸p øng nhu cÇu;  Ph©n bæ chi phÝ cè ®Þnh cho c¸c ®¬n hµng hay l« s¶n xuÊt khèi lîng lín;  §¶m b¶o æn ®Þnh s¶n xuÊt vµ sè lîng c«ng nh©n khi nhu cÇu biÕn ®æi;  B¶o vÖ doanh nghiÖp tríc c¸c sù kiÖn lµm ®×nh trÖ s¶n xuÊt nh ®×nh c«ng, thiÕu hôt trong kh©u cung cÊp…  B¶o ®¶m sù mÒm dÎo trong hÖ thèng s¶n xuÊt… 1.2.2. Néi dung cña qu¶n lý hµng tån kho Luång dÞch chuyÓn vËt chÊt trong hÖ thèng s¶n xuÊt chÕ t¹o V× hµng tån kho cã thÓ xuÊt hiÖn trong mäi c«ng ®o¹n s¶n xuÊt nªn ta cÇn nghiªn cøu luång dÞch chuyÓn vËt chÊt trong mét hÖ thèng s¶n xuÊt – kinh doanh bao gåm nhiÒu c«ng ®o¹n kh¸c nhau ®Ó thÊy ®îc sù hiÖn diÖn cña hµng tån kho còng nh c¸c lo¹i kho trong tõng c«ng ®o¹n ®ã. HÖ thèng s¶n xuÊt ®îc diÔn t¶ nh lµ sù chuyÓn hãa c¸c ®Çu vµo qua hép ®en kÜ thuËt thµnh c¸c ®Çu ra. XÐt trong hÖ thèng s¶n xuÊt chÕ t¹o, c¸c ®Çu vµo lµ s¶n phÈm h÷u h×nh, qu¸ tr×nh chuyÓn ho¸ cã thÓ biÓu hiÖn ra nh mét qu¸ tr×nh dÞch chuyÓn vËt chÊt tõ ®Çu vµo qua suèt c¸c qu¸ tr×nh chuyÓn ho¸ thµnh ®Çu ra. Cô thÓ nguyªn vËt liÖu ë ®Çu vµo, dÞch chuyÓn tõ n¬i lµm viÖc nµy ®Õn n¬i lµm viÖc kh¸c trë thµnh s¶n phÈm lan to¶ kh¾p c¸c kªnh ph©n phèi ®Õn kh¸ch hµng cuèi cïng. 15
Ta cã thÓ h×nh dung dßng dÞch chuyÓn nµy qua s¬ ®å sau: Mua sắm Kho nhà phân phối Khách hàng Gửi hàng Kho NVL Người cung cấp Các giai đoạn sản xuất Tiếp nhận Kho SP Kho bán thànhphẩm S¬ ®å 1: Dßng dÞch chuyÓn vËt chÊt trong hÖ thèng chÕ t¹o Qua s¬ ®å ta cã thÓ thÊy hµng tån kho xuÊt hiÖn ë mäi c«ng ®o¹n s¶n xuÊt, biÓu hiÖn cña nã chÝnh lµ c¸c kho nguyªn vËt liÖu, kho thµnh phÈm vµ kho b¸n thµnh phÈm. V× vËy, néi dung cña qu¶n lý hµng tån kho còng liªn quan ®Õn dßng dÞch chuyÓn vËt chÊt trong hÖ thèng s¶n xuÊt – kinh doanh. Néi dung cña qu¶n lý hµng tån kho Qu¶n lý hµng tån kho lµ tÝnh lîng tån kho tèi u sao cho chi phÝ tån kho lµ nhá nhÊt. Ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån kho ®îc ®Æt trªn c¬ së bèn c©u hái lín sau:  Lîng ®Æt hµng lµ bao nhiªu ®¬n vÞ vµo thêi ®iÓm quy ®Þnh;  Vµo thêi ®iÓm nµo th× b¾t ®Çu ®Æt hµng;  Lo¹i hµng tån kho nµo ®îc chó ý;  Cã thÓ thay ®æi chi phÝ tån kho hay kh«ng. 16
§Ó tr¶ lêi nh÷ng c©u hái nµy, chóng ta cÇn ph¶i t×m hiÓu vÒ c¸c m« h×nh qu¶n lý hµng tån kho, nghiªn cøu kÜ vÒ ®Æc ®iÓm cña tõng lo¹i hµng tån kho còng nh chi phÝ tån kho cã thÓ cã. Chi phÝ tån kho Khi doanh nghiÖp tiÕn hµnh dù tr÷, c¸c lo¹i chi phÝ tÊt yÕu sÏ ph¸t sinh nh chi phÝ bèc xÕp nguyªn vËt liÖu, hµng ho¸…, chi phÝ b¶o qu¶n, chi phÝ ®Æt hµng, chi phÝ b¶o hiÓm… Chi phÝ tån kho liªn quan ®Õn c¸c m« h×nh dù tr÷. V× thÕ, viÖc nghiªn cøu vÒ c¸c lo¹i chi phÝ tån kho lµ cÇn thiÕt tríc khi ®a ra c¸c m« h×nh. Chi phÝ tån kho thêng bao gåm:  Chi phÝ lu kho (Chi phÝ tån tr÷)  Chi phÝ ®Æt hµng (Chi phÝ hîp ®ång)  Chi phÝ kh¸c §Ó cã thÓ h×nh dung tõng bé phËn cña chi phÝ tån kho ta cã b¶ng minh ho¹ sau víi c¸c sè liÖu gi¶ ®Þnh: Chi phÝ tån kho (n¨m) (% gi¸ trÞ hµng tån kho) I. Chi phÝ lu kho  Chi phÝ ®ãng gãi hµng 12%  Chi phÝ bèc xÕp hµng vµo kho 0.5%  ThuÕ kho 1%  B¶o hiÓm 0.5%  KhÊu hao thiÕt bÞ kho vµ thanh lý hµng cò 12% Tæng céng 26% II. Chi phÝ ®Æt hµng  PhÝ ®Æt hµngThay ®æi theo l« hµng  PhÝ vËn chuyÓn 2.5% III. C¸c chi phÝ kh¸c  Gi¶m doanh thu (do mÊt hµng) Thay ®æi  MÊt uy tÝn víi kh¸ch hµng Thay ®æi  Gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt Thay ®æi Chi phÝ lu kho 17
Chi phÝ nµy t¨ng tØ lÖ thuËn víi lîng hµng tån kho trung b×nh hiÖn cã vµ ®îc ph©n ra lµm hai lo¹i:  Chi phÝ tµi chÝnh: bao gåm chi phÝ sö dông vèn nh tr¶ l·i tiÒn vay, chi phÝ vÒ thuÕ, khÊu hao…  Chi phÝ ho¹t ®éng: bao gåm chi phÝ bèc xÕp hµng ho¸, chi phÝ b¶o hiÓm hµng ho¸, chi phÝ do gi¶m gi¸ trÞ hµng ho¸, chi phÝ hao hôt mÊt m¸t, chi phÝ b¶o qu¶n… B¶ng díi ®©y sÏ thèng kª nh÷ng chi phÝ tån tr÷ cã thÓ cã: Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ 1.Chi phí về nhà cửa và kho tàng Chiếm 3% - 10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng - Chi phí cho thuê nhà đất 2.Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện Chiếm từ 1% - 4% - Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị - Chi phí năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3.Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát Chiếm từ 3% - 5% quản lý 4.Phí tồn kho việc đầu tư vào hàng dự trữ Chiếm từ 6% - 24% - Thuế đánh vào hàng dự trữ - Chi phí cho việc vay mượn (vốn) - Bảo hiểm cho hàng dự trữ 5.Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng Chiếm từ 2% - 5% hoặc không sử dụng được NÕu doanh nghiÖp cã nhu cÇu vÒ hµng tån kho lµ D ®¬n vÞ hµng hãa/n¨m, vµ N lµ sè lÇn ®Æt hµng trong mét n¨m th× lîng hµng ®Æt mçi lÇn sÏ lµ Q = D/N D Lîng tån kho trung b×nh A = 2N Gi¶ sö ta cã gi¶ thiÕt vÒ hµng tån kho cña mét doanh nghiÖp nh sau: D =120,000®¬n vÞ N = 4 lÇn ®Æt hµng 18
Nh vËy, lîng hµng cung øng mçi lÇn Q=D/N=120,000/4=30,000®v/1 lÇn ®Æt hµng Lîng tån kho trung b×nh A=30,000/2=15,000®v NhËn xÐt: Ngay sau khi tÇu cËp bÕn, lîng hµng tån kho lín nhÊt sÏ lµ 30,000 ®¬n vÞ vµ tríc khi l« hµng míi nhËp kho, lîng hµng tån kho ë møc thÊp nhÊt vµ b»ng 0. Lîng hµng tån kho trung b×nh sÏ lµ 15,000 ®¬n vÞ. Gi¶ sö hµng tån kho cã gi¸ p = $2/1®v Gi¸ trÞ hµng tån kho trung b×nh = p x A=2 x 15,000 = $30,000 Chi phÝ lu kho = 10% gi¸ trÞ hµng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/n¨m Chi phÝ bèc dì, xÕp hµng vµo kho lµ $2,000/n¨m Chi phÝ b¶o hiÓm kho lµ $500/n¨m KhÊu hao vµ thanh lý tµi s¶n cò kh«ng dïng ®îc $1,000/n¨m Tæng chi phÝ tån kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500 Nh vËy tØ lÖ phÝ tæn tån kho/n¨m = 6,500/30,000 = 0.217 NÕu gäi: t : TØ lÖ chi phÝ lu kho TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho p : Đơn giá hàng lưu kho A : Giá trị tồn kho trung bình C1 : Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá TCC = t x p x A = C 1 x Q/2 = 0.217 x 2 x 15,000 = $ 6,500 19
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng) Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới. Chi phí này bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí này thường cố định cho một lô hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lô đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ. Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi. Nếu gọi: N : Số lần đặt hàng trong năm TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng C2 : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C 2 =$100 TOC = C 2 x N Mà ta biết: N = D/Q Do vậy: D TOC = C 2 x Q Theo ví dụ trên ta sẽ có: 120,000 TOC = 100 x = $400 30,000 Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhân viên ngoài giờ… Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức: TIC = TCC + TOC min Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là: Q D TIC = C 1 x + C2 x min (1) 2 Q 20