NHỮNG KHÓ KHĂN, THUẬN LỢI CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHI ÁP DỤNG CNTT

Chia sẻ: Cao Đẳng Cần Thơ - WTH Hero _-*Bian*-_ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

265
lượt xem 55
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Việc ứng dụng của tin học trong hoạt động thư viện – thông tin mới diễn ra trong vòng mấy chục năm gần đây nhưng đã làm thay đổi diện mạo ngành thư viện – thông tin. Công nghệ thông tin đã và đang tạo ra những thuận lợi cũng như thách thức cho ngành thư viện – thông tin....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: NHỮNG KHÓ KHĂN, THUẬN LỢI CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHI ÁP DỤNG CNTT

NHỮNG KHÓ KHĂN, THUẬN LỢI CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHI ÁP DỤNG CNTT Việc ứng dụng của tin học trong hoạt động thư viện – thông tin mới diễn ra trong vòng mấy chục năm gần đây nhưng đã làm thay đ ổi di ện mạo ngành thư viện – thông tin. Công nghệ thông tin đã và đang tạo ra những thuận lợi cũng như thách thức cho ngành thư viện – thông tin. Khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý thư viện đã nảy sinh nhiều vấn đề như sau: 1. Tổ chức nguồn nhân lực: Những nhiệm vụ mới không được phân chia đồng đều theo sơ đồ cũ và khối lượng công việc thêm vào nhằm phát triển và duy trì hoạt động CNTT không ph ải lúc nào cũng phù hợp với trật tự hiện có. Một số việc liên quan đ ến các b ộ phận th ư vi ện truyền thống và một số việc khác lại liên quan đến cái mới. Nhìn chung công tác tin học hóa thư viện đã đưa đến cho đội ngũ cán bộ làm việc hi ện tại rất nhiều nhi ệm v ụ mới. Nhiều công việc mới sẽ xuất hiện mà trước đó chưa có ai đã t ừng làm. Làm vi ệc trong tình trạng liên tục thay đổi có nghĩa là phải thường xuyên đ ương đ ầu v ới nhi ệm vụ mới và công nghệ mới, cạnh tranh với đồng nghiệp dưới sức ép liên t ục đ ể th ực thi công việc và không để tụt hậu. Một việc nữa là phải thay đ ổi các m ối ưu tiên và kế hoạch chiến lược của thư viện, thực hiện tất cả những nhiệm vụ này chỉ với một đội ngũ như cũ là cả một vấn đề. Nói về mặt hành chính thì hiện nay nhiều thư viện hi ện vẫn có c ơ c ấu t ổ ch ức theo hệ thống cũ tức là vẫn dựa trên các phòng ban truyền th ống nh ư phòng b ổ sung, phòng biên mục, phòng tạp chí, ... Nhân viên cảm thấy yên tâm trong khung hành chính này vì nhiều người trong số họ hiện đang có chức vụ và những đ ặc quy ền khác. Nhiệm vụ và sự phân cấp thường được định rõ trong hệ thống này vì th ế r ất khó có thể thay đổi được. Có rất nhiều lý lẽ để biện minh cho cơ cấu tổ chức thư viện theo kiểu truyền thống vì một số cán bộ chưa hiểu được hết lợi ích c ủa ứng d ụng CNTT với lại họ có tư tưởng ngại thay đổi vì ảnh hưởng đến quyền lợi của họ. Tin học hóa là một hoạt động hoàn toàn m ới đối v ới m ột đ ơn v ị th ư vi ện thông tin vì thế người quản lý chưa thể có đủ kinh nghiệm để hiểu và lường được tất cả các công tác mới có liên quan đến nhiệm vụ tin học hóa. Vào thời điểm hiện tại thì có thể vấn đề này rất phù hợp với hoàn cảnh thế nhưng nó sẽ chưa chắc đã thích h ợp trong tương lai. Một số nhiệm vụ mới có thể đưa tới m ột phòng ban m ới và m ột s ố nhiệm vụ có thể biến mất sau một thời gian khi công vi ệc cụ th ể đã đ ược hoàn thành. Vì vậy chỉ có một cách tiếp cận khác mới có thể làm cho thư viện đáp ứng được nhiệm vụ mới mà không làm thay đổi cơ bản tổ chức nhân sự về mặt hành chính c ủa thư viện. Giải pháp cho vấn đề này là một số bộ phận của thư vi ện sẽ ph ải kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ mới. Ví dụ như phòng nghiệp vụ có thể làm thêm công tác đào tạo người sử dụng.
Khi máy tính trong thư viện ngày một tăng thì việc thi ếu các nhân viên có đ ủ tri thức về kỹ thuật đã trở thành rào cản cho sự phát triển lớn mạnh. Mạng Internet đã mở ra nhiều cơ hội mới, nhân viên có được nhiều tri thức và hiểu bi ết về kỹ thuật. Để mở rộng các dịch vụ thư viện được nối mạng và được đầu tư nhi ều ngân sách hơn nữa cần phải có một mức độ bảo dưỡng kỹ thuật thật tốt. Nhu c ầu c ần có m ột bộ phận kỹ thuật trong thư viện là kết quả của sự phát tri ển c ủa th ư vi ện hi ện đ ại. Tuy nhiên nhiều thư viện với quy mô vừa và nhỏ rất khó xin thêm biên ch ế cho b ộ phận kỹ thuật nên một giải pháp cho vấn đề đảm bảo kỹ thuật là phát triển cán bộ thư viện về lĩnh vực công nghệ thông tin, như thế vừa không phát sinh biên ch ế mà vẫn có thể vận hành được hoạt động của hệ thống. Những thay đổi có thể xảy ra trong tương lai đối v ới ho ạt đ ộng qu ản lý, t ổ ch ức nhân sự: họat động này sẽ bị ảnh hưởng rất nhi ều bởi sự phát tri ển c ủa th ư vi ện hi ện đại. Khó có thể tiên đoán được bản chất và tốc độ thay đổi c ủa thư viện hiện đại nhưng những nhân tố này sẽ xác định tương lai c ủa tổ chức thư vi ện. Nh ờ nh ững thành tựu của công nghệ mới mà một số bộ phận của thư viện sẽ không còn c ần nhiều nhân viên nữa như bộ phận liên thư viện và bộ phận phân phối tài li ệu vì ngày càng có nhiều tư liệu trên mạng cho người dùng tin. 2. Những thay đổi trong công tác nghiệp vụ: So với phương pháp truyền thống khi áp dụng CNTT ho ạt đ ộng nghi ệp v ụ đã thay đổi rất nhiều cụ thể ở một số công đoạn sau: * Bổ sung: Trước đây người cán bộ bổ sung phải đến từng nhà xuất bản đ ể l ấy danh m ục sách sau đó lựa chọn từng loại tài liệu phù hợp với đơn vị mình r ồi m ới ti ến hành b ổ sung, nhưng nay với CNTT người cán bộ chỉ vi ệc truy cập vào các Website c ủa nhà xuất bản để xem và đặt các cuốn sách cần thiết. Thông thường sách c ủa các nhà xu ất bản đã có biên mục sẵn nên sẽ tiết kiệm được thời gian trong khâu xử lý tài li ệu. B ổ sung theo phương pháp mới sẽ thực hiện được tra trùng và xử lý trùng một cách dễ dàng, điều mà phương pháp truyền thống không thể thực hiện đ ược. Lưu tr ữ đ ược toàn bộ các thông tin về công tác bổ sung giúp người quản lý có th ể theo dõi hi ện trạng thực hiện đơn đặt, kế toán ngân sách bổ sung từ đó giúp cho vi ệc qu ản lý tài liệu bổ sung và tài chính có hiệu quả. Khi áp dụng CNTT các thư viện có thể tiến hành bổ sung tập th ể nhằm đ ể gi ảm chi phí. Để hoạt động bổ sung liên thư viện này có hi ệu quả các tổ hợp th ư vi ện c ần có những thư viện có sức mua tài liệu tương đương nhau để các thành viên trong t ổ hợp gánh chịu những chi phí ngang nhau. Cách tiếp c ận theo hình thức liên th ư vi ện cũng có thể được sử dụng để xây dựng những nội dung kỹ thuật số, hỗ trợ cho chi phí số hóa tư liệu và có thể trở thành một nét đặc trưng của dịch vụ thư viện khi chúng đã trở nên phổ biến hơn. Tất cả những điều này sẽ khiến cho vai trò c ủa người th ủ th ư bị mai một dần với tư cách là một người lựa chọn tài liệu. * Biên mục: Đối với công tác biên mục thì đã xuất hiện hình thức m ới đó là biên m ục trên mạng hay còn gọi là biên mục sao chép. Điều này có nghĩa là người cán b ộ biên m ục lấy những thông tin thư mục trong danh sách các tài li ệu mà đ ơn v ị đã đăng ký b ổ sung
hoặc có thể tìm tài liệu đó trên mạng thông qua chỉ số ISBN (mỗi cuốn sách chỉ có duy nhất một chỉ số này). Sau đó có thể thêm một số yếu tố riêng c ủa đ ơn v ị mình nh ư: ký hiệu kho, ngày tháng xử lý tài liệu ...Việc biên mục này giúp cho cán bộ xử lý tài li ệu tiết kiệm được nhiều thời gian, đồng nhất các yếu tố xử lý. Giống như công tác bổ sung thì cũng có thể tiến hành biên m ục tập trung gi ữa các thư viện. Hình thức này sẽ giúp cho các thư vi ện ti ết ki ệm đ ược kinh phí trong x ử lý tài liệu và đồng nhất các yếu tố mô tả. * Quản lý lưu thông tài liệu: CNTT đã tạo ra một công cụ rất hữu ích cho người quản lý so v ới ph ương pháp quản lý truyền thống đó là cho phép thực hiện và quản lý các nghiệp vụ yêu cầu (qua mạng và bằng phiếu) như: mượn/trả, gửi/trả, phôtô tài liệu ... Người qu ản lý có th ể xem bất cứ thông tin về một bạn đọc: thông tin cá nhân, thông tin m ượn tr ả, thông tin về lịch sử mượn trả ... đồng thời cũng có thể tra cứu một tài liệu bất kỳ để nắm tình trạng tài liệu đó: ở đâu, do ai nắm giữ, khi nào đến hạn trả ... Có thể ti ến hành th ống kê số lượng phục vụ cũng như tần suất sử dụng tài li ệu một cách dễ dàng và thu ận tiện. Nhờ áp dụng hệ thống mã vạch, cán bộ thư viện có thể thực hiện thao tác xuất, nhập tài liệu nhanh chóng và chính xác, đưa ra các d ữ liệu m ượn và trả tài li ệu là m ột công cụ đắc lực cho việc quản lý lưu thông tài li ệu, nhất là trong m ột h ệ th ống qu ản lý thông tin hiện đại. Có thể nói quản lý lưu thông là một công cụ đắc lực hỗ trợ cho cán bộ quản lý rất nhiều trong việc ra quyết định. * Tra cứu và tìm tin trực tuyến: Tra cứu và tìm tin theo phương pháp hiện đại cho phép người dùng tìm kiếm theo các điểm truy cập khác nhau như theo tên tài liệu, tên tác giả hoặc theo các chỉ số ( phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, ISBN, ISSN ... ), nước xuất bản, ký hiệu xếp giá, ... hoặc tìm kiếm năng cao bằng cách tự động tổ hợp các từ tìm ki ếm theo các toán tử tùy theo lựa chọn. Ngoài ra nó còn cung c ấp cho ng ười dùng kh ả năng tìm ki ếm toàn văn trên các bản tóm tắt tài liệu hoặc trên các xuất bản phẩm số hóa. Với chức năng này độc giả sẽ không mất nhiều thời gian trong vi ệc tìm ki ếm tài liệu và kết quả tìm tin rất chính xác. Đây là một công cụ hữu ích cho bạn đọc trong việc tiếp cận nguồn thông tin của thư viện. * Sản phẩm và dịch vụ thông tin: Xuất hiện nhiều loại hình sản phẩm thông tin mới: các CSDL, các b ản tin đi ện tử, sách điện tử, các trang chủ ... Các dịch vụ thông tin m ới: tra c ứu tr ực tuy ến, tra c ứu chọn lọc ... Các sản phẩm và dịch vụ thông tin này được coi là hàng hóa nên ng ười quản lý cần phải có chiến lược trong việc đánh giá, lựa chọn, phát tri ển. N ếu t ổ ch ức tốt các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng cao thì đây s ẽ là ngu ồn kinh phí để bổ sung cho hoạt động thư viện. * Vấn đề an ninh thư viện: Khi áp dụng CNTT vào hoạt động thư viện một vấn đề m ới đã xu ất hi ện đó là an ninh thư viện. Công tác an ninh thư viện ở đây có thể hi ểu đó là các ho ạt đ ộng để
bảo vệ tài sản của thư viện bằng các thiết bị hiện đại. Các thi ết b ị đ ể đảm b ảo cho công tác anh ninh thư viện này là các cổng từ, các camera, ... Th ực hi ện t ốt công tác an ninh thư viện sẽ hạn chế được mất mát tài liệu tại các bộ phận phục vụ tự ch ọn như kho mở, phòng đa phương tiện ... 3. Kinh phí: Để tiến hành tin học hóa công tác thư viện thì đòi hỏi phải có m ột nguồn kinh phí rất lớn mà ngân sách nhà nước cấp cho các thư vi ện rất hạn chế nên v ấn đ ề kinh phí luôn là bài toán nan giải cho các nhà quản lý. Đầu tư cho th ư vi ện th ường không thấy ngay hiệu quả cho nên việc xin kinh phí rất khó khăn do đó việc phát tri ển thư viện thường không đồng bộ, manh mún. Hi ện nay rất nhi ều th ư vi ện do ng ười qu ản lý năng động nên đã xin được viện trợ của các tổ chức n ước ngoài để đầu t ư cho th ư viện của mình. Nhưng vấn đề nảy sinh tiếp theo là làm sao có ngu ồn tài chính đ ể duy trì các hoạt động của thư viện khi đã hết nguồn kinh phí tài trợ, đây cũng là m ột bài toán khó vì thư viện không phải là một đơn vị kinh doanh có thu. Đ ể gi ải quyết bài toán này người quản lý phải năng động trong việc tạo ra các s ản ph ẩm và d ịch v ụ thông tin có chất lượng như: dịch tài liệu, làm tổng luận, xây d ựng c ơ sở d ữ li ệu, .. đ ể tạo ra các nguồn thu ngoài ngân sách. 4. Những yêu cầu đối với nhà quản lý Đứng trước những cơ hội và thách thức mà CNTT mang lại nhà quản lý cần phải chú ý đến các vấn đề sau: * Quản lý chiến lược: Để đem lại sự chuyển đổi sang những hình thái thư vi ện m ới, người qu ản lý th ư viện cần phải có một tầm nhìn rõ ràng, sáng sủa về hình th ức c ủa d ịch v ụ th ư vi ện, cách thức hoạt động và liệu dịch vụ đó được đánh giá như th ế nào trong t ương lai. Tầm nhìn đó không được quá xa vời hay không nên được vượt quá sức tưởng t ượng của đội ngũ nhân viên để họ có thể chấp nhận được. Nhưng tầm nhìn này phải là m ột động lực hướng dịch vụ thư viện đi lên phía trước và đảm bảo rằng những người chịu trách nhiệm thực hiện cải tổ phải thực sự cảm thấy tâm dắc với quá trình ấy. Quan trọng không kém là tầm nhìn đó phải bao trùm được quan đi ểm c ủa người dùng - đây là đối tượng phục vụ chính của thư viện. * Công nghệ thông tin: Đây là vấn đề then chốt trong việc tin học hóa công tác thư vi ện nên nó c ần được quan tâm và đầu tư tốt. Người quản lý phải nắm bắt được công nghệ để tiến hành tổ chức và quản lý tốt các hoạt động của thư vi ện. Ph ải n ắm đ ược các quy trình xử lý tài liệu, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao. * Nhân sự và tổ chức nhân sự: Vì quản lý nhân sự thuộc quản lý xã hội phức tạp nhất nên nó đòi hỏi người lãnh đạo phải hiểu biết kỹ về các thành viên dưới quyền quản lý c ủa mình v ề trình đ ộ nhận thức, khả năng chuyên môn, mức độ sử dụng ngoại ngữ ... T ừ nh ững hi ểu bi ết đó mới có thể phân công, điều động đúng người đúng vi ệc và có nh ững ch ế đ ộ ưu đãi thích hợp để nhân viên của mình yên tâm công tác, cống hi ến hết khả năng c ủa h ọ.
Người quản lý phải có những chính sách trong việc bồi dưỡng cho nhân viên v ề trình độ chuyên môn, khả năng sử dụng máy tính và ngo ại ngữ. Người qu ản lý ph ải có chiến lược trong việc phát triển nguồn để tránh hẫng hụt trong các vị trí công tác.