Những lưu ý khi lập các chứng từ trong quá trình giao nhận hàng hóa tại cảng biển

CHÀO MỪNG KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP TRƯỜNG 01/04/1956 - 01/04/2014<br /> <br /> <br /> NHỮNG LƯU Ý KHI LẬP CÁC CHỨNG TỪ TRONG<br /> QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA TẠI CẢNG BIỂN<br /> NOTES SETTING THE TALLYING DOCUMENTS AT THE SEAPORTS<br /> TS. ĐẶNG CÔNG XƯỞNG<br /> Phòng KH-CN, Trường ĐHHH Việt Nam<br /> <br /> Tóm tắt<br /> Trong quá trình xếp dỡ hàng tại cảng, người giao nhận thường phải lập các loại chứng từ<br /> liên quan đến làm hàng như: phơi giao nhận, các báo cáo, biên bản khi xảy ra sự cố….<br /> Tuy nhiên, một số nội dung thể hiện của các chứng từ này thường gây hiểu lầm dẫn đến<br /> tranh chấp. Vì vậy, cần phải lưu ý về cách thức lập các chứng từ giao nhận để hiểu đúng<br /> bản chất của vụ việc.<br /> Bài báo phân tích những nội dung chính của một số chứng từ quan trọng trong giao<br /> nhận hàng hóa ở cảng để lưu ý người giao nhận khi lập các loại chứng từ này.<br /> Abstract<br /> In the handling, tallyer often have to make the documents: tally sheet, daily report, COR,<br /> ROROC…. However, some contents of this documents often misunderstood and<br /> disputes. So, it is very necessary to make right them.<br /> This paper analyzes the main contents of some important documents in the seaport to<br /> note to the tallyer.<br /> 1. Nội dung chủ yếu của những chứng từ cần lập trong quá trình giao nhận hàng tại cảng<br /> Chứng từ là những văn bản chính thức hoặc được coi là chính thức chứa đựng các thông<br /> tin cần thiết cho việc chứng minh, thông báo các sự kiện hoặc làm cơ sở cho việc lập các giấy tờ<br /> văn bản khác.<br /> Chứng từ vận tải là các chứng từ do các bên liên quan trong quá trình vận tải hàng hóa cấp<br /> để thông qua đó quá trình vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận được tiến hành, đồng thời xác định<br /> trách nhiệm của các bên và làm cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp phát sinh.<br /> Trong thực tế, khi giao nhận hàng hóa tại cảng, người kiểm đếm phải lập các chứng từ cần<br /> thiết phục vụ công tác giao nhận hàng. Nội dung chủ yếu của một số chứng từ chính bao gồm:<br /> a/ Lệnh giao hàng (Delivery Oder – D/O)<br /> Là chứng từ Đại lý ký phát cho người nhận hàng hoặc đại diện của người nhận hàng. Đây là<br /> chứng từ làm căn cứ để các bên giao nhận hàng hoá trong các khâu: giao nhận tại tàu; tại kho bãi;<br /> giao nhận lên các phương tiện vận tải khác....hoặc giao nhận tại cảng giữa các bên: tàu – cảng –<br /> giao nhận – người nhận hàng. Người giao nhận cần biết là số liệu trên D/O phải khớp với số liệu<br /> trên B/L gốc.<br /> b/ Phiếu kiểm đếm (Dock Sheet and Tally Sheet)<br /> Dock Sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi rõ số lượng hàng hóa đã được<br /> giao nhận tại cầu.<br /> Tally Sheet là phiếu kiểm đếm hàng hóa đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách<br /> nhiệm ghi chép. Chứng từ này thường gọi là Phơi kiểm đếm và ghi rõ số lượng, khối lượng từng mã<br /> hàng. Cuối mỗi ngày, trên cơ sở số liệu các Phơi này, lập nên Daily Report.<br /> c/ Bản liệt kê thời gian làm hàng (Statement of fact - SOF)<br /> Là bản liệt kê thời gian của tàu hoạt động tại cảng từ khi tàu đến địa điểm đón hoa tiêu, vào<br /> cảng làm hàng đến khi tàu ra khỏi cảng. SOF thường được lập theo bảng với các cột thể hiện rõ<br /> thời gian của tàu tại cảng cùng các ca xếp/dỡ và thời iết của từng ca, ngày ở cảng liên quan đến<br /> có hay không làm hàng. Đây là chứng từ để làm căn cứ lập Time sheet nhằm tính thưởng phạt<br /> thời gian giải phóng tàu.<br /> Ví dụ lập bản SOF như sau:<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải Số 38 – 04/2014 91<br />  CHÀO MỪNG KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP TRƯỜNG 01/04/1956 - 01/04/2014<br /> <br /> <br /> STATEMENT OF FACTS ON Discharging<br /> M/v: Port<br /> Cargo discharged: Commenced Discharging:<br /> Arrived pilot station: N.O.R tendered:<br /> Free pratique received: Completed Discharging:<br /> Cargo stowaged in :<br /> WEEK’<br /> DATE HOURS WORKED RECORDS.<br /> S DAY<br /> FRO TO<br /> M<br /> 1 2 3 4 5<br /> 14- FRI …… 2225 Arrival Haiphong Pilot station.<br /> Apr<br /> <br /> 2225 1330 Waiting high tide<br /> 1330 1800 P.O.B & proceed to Dinhvu port<br /> 15- SAT 1800 1830 Waiting inward clearance – free pratique received<br /> Apr<br /> 1830 2400 Commence dis & Dis 02 gangs by ships Gears<br /> 0000 0030 No work-changing gangs<br /> 16- SUN 0030 0300 Resume Dis & Dis 02 gangs by ship’s Gear<br /> Apr<br /> 0300 0400 Dis 02 gangs to work by Shore Cranes<br /> 0400 0630 No work – No Barges<br /> 0630 1130 Resume Dis &Dis 02 gangs by 02ship’s Gear &<br /> 01ShoreCrane<br /> 1130 1230 No work<br /> 1230 1730 Resume Dis &Dis 02 gangs by ship’s Gear & 01 Shore<br /> Crane<br /> 1730 1830 No work<br /> 1830 2330 Resume Dis &Dis 01 gangs by ship’s Gear & 01 Shore<br /> Crane<br /> 17- MON 2330 0030 No work<br /> Apr<br /> 0030 0600 Resume Dis & Dis 01 gangs by ship’s Gear & 01 Shore<br /> Crane<br /> 0600 1200 Dis 02 gangs to work by Shore Cranes.<br /> 1200 1400 Dis 01 gang to work by Shore Crane & Complete Disch<br /> 1400 1430 Sign docs<br /> 1430 P.O.B and Sailing.<br /> <br /> RECEIVER AGENT THE MASTER<br /> Người giao nhận thay mặt người nhận hàng phải kiểm tra thực tế thời gian làm hàng thông<br /> qua các Tally sheet, số máng mở, số giờ hoặc ngày tàu ngừng làm hàng và lý do (thời tiết hay hỏng<br /> máy...). Đây là căn cứ để tính thưởng phạt ngày tàu làm hàng và do số tiền phạt ngày tàu khá lớn,<br /> nên nếu không chi tiết sẽ dễ gây tranh cãi.<br /> d/ Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo - ROROC)<br /> Sau khi hoàn thành việc dỡ hàng, nhân viên giao nhận cùng với đại diện của tàu ký một biên<br /> bản xác nhận hàng đã được giao nhận gọi là biên bản kết toán nhận hàng với tàu. ROROC được<br /> lập trên cơ sở của các tờ phơi giao nhận hàng (tally sheet). Nó được dùng làm cơ sở để lập biên lai<br /> thuyền phó khi tàu nhận hàng; Chứng minh sự thừa thiếu hàng so với vận đơn khi tàu giao hàng...<br /> Trên cơ sở đó, nó có thể làm căn cứ khiếu nại hãng tàu hay người bán hàng.<br /> e/ Phiếu thiếu hàng (Certificate of shorlanded cargo- CSC)<br /> <br /> Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải Số 38 – 04/2014 92<br />  CHÀO MỪNG KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP TRƯỜNG 01/04/1956 - 01/04/2014<br /> <br /> <br /> Khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu, nếu số lượng hàng hóa trên ROROC chênh lệch so<br /> với bản lược khai hàng hóa thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu. Như<br /> vậy CSC là một biên bản được lập ra trên cơ sở của bản ROROC và bản lược khai hàng hóa. Nó<br /> có nội dung: tên tàu, số hiệu chuyến đi, số vận đơn, số lượng kiện hàng ghi trên vận đơn, ký mã<br /> hiệu hàng hóa, số lượng kiện thực nhận, số lượng hàng thừa, thiếu...<br /> Ví dụ về lập ROROC: Cảng nhận hàng từ tàu lô sắt theo 03 vận đơn như sau:<br /> - Vận đơn 01: 213 bó sắt lòng máng (channer steel) + Trọng lượng: 959.00 MT<br /> - Vận đơn 02: 1130 bó sắt tròn (round steel bar) + Trọng lượng: 5500 MT<br /> - Vận đơn 03: 100 kiện sắt lá (steel sheets) + Trọng lượng: 500.00 MT<br /> Hàng hóa Cảng thực nhận:<br /> - Vận đơn 01 = 213 bó sắt lòng máng với đường kính khác nhau<br /> - Vận đơn 02 = 1126 bó sắt tròn<br /> - Vận đơn 03 = 100 kiện sắt lá với kích cỡ: (3mm x 1250mm x 6000mm)<br /> Người giao nhận phải ghi đầy đủ theo cột thực nhận, bất luận là số liệu về trọng lượng, số<br /> kiện hay kích thước hàng có trùng khớp với thực khai hay không.<br /> As the Manifest Actually received<br /> Port of From To Qualyty Weight Qualyty Remarks<br /> Loading B/L B/L<br /> HAIPHONG 01 213 959.000 213 bdls, channer steel, with size<br /> deamater differrent<br /> 02 1130 5.500 1126 bdls of round steel bar<br /> pkgs of steel sheet with size<br /> 03 100 500.000 100 (3mm x 1250mm x 6000mm)<br /> f/ Biên bản xác nhận hàng xếp không đúng vận đơn và sơ đồ xếp hàng:<br /> Khi mở hầm hàng và trong quá trình dỡ hàng, người nhận hàng hoặc nhân viên ty kho hàng<br /> của cảng theo dõi phát hiện những kiện hàng xếp không theo đúng vận đơn, không đúng sơ đồ xếp<br /> hàng, sẽ cùng đại diện của tàu lập biên bản xác nhận giữa hai bên về tình trạng đó của hàng hóa<br /> gọi là biên bản hàng xếp không theo đúng vận đơn, không đúng với sơ đồ xếp hàng. Biên bản này<br /> là chứng từ trong bộ chứng từ khiếu nại tàu do xếp hàng không đúng với sơ đồ quy định.<br /> g/ Giấy chứng nhận hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outturn report- COR).<br /> Trong quá trình xếp dỡ hàng hóa, nếu thấy hàng bị hư hỏng đổ vỡ thì các bên liên quan<br /> gồm (cảng, tàu, công ty giao nhận, kho hàng) phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng hư<br /> hỏng đó của hàng hóa gọi là COR. Nó là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ khiếu nại hãng<br /> tàu hoặc cảng.<br /> Ví dụ lập COR: Giao nhận xe ôtô bị va đập, bẹp mép, tróc sơn<br /> - Vận đơn: KHP_01 - Chủ hàng: Viettrancimex Hanoi<br /> - Loại hàng: ô tô tải (truck car) - Số lượng: 01 chiếc<br /> - Hiện trạng hàng hóa: ô tô zin 130 vỡ cabin, bẹp và thủng dài 5 cm bị tróc sơn.<br /> HĐVT Ký mã hiệu, số liệu Loại hàng Số lượng Tình trạng hàng hóa<br /> B/L No Marks and number Description Quantity Aspect of cargo<br /> KHP_01 Viettrancime Hanoi Truck car 01 pcs On inspecting the cargo on<br /> deck we have found.<br /> The cabin broken, dented and<br /> hold length 5cm only,<br /> scratches pamt<br /> h/ Biên bản hàng bị đổ vỡ mất mát ở kho cảng<br /> Khi nhận hàng ở kho cảng, nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ ... thì đại diện của chủ<br /> hàng yêu cầu lập biên bản về tình trạng đó của hàng hóa. Biên bản này được lập với sự có mặt<br /> của các bên như: hải quan, bảo hiểm, cảng, đại diện của chủ hàng. Nó được dùng để khiếu nại<br /> cảng, công ty bảo hiểm.<br /> <br /> <br /> Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải Số 38 – 04/2014 93<br />