PDCA: Công cụ không thể thiếu
cho quản trị chất lượg
Đây là chu trình (cycle) chuẩn mực, được các nhà quản trị
thường xuyên áp dụng, không chỉ trong hoạt động quản trị của
mình, mà còn cả trong cách thức đánh giá các hoạt động quản trị
của cấp dưới cũng như các cấp khác.
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang xây dựng hoặc áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, thì chu
trình PDCA gần như là bài học vỡ lòng không thể thiếu cho
những người được đề cử trực tiếp tham gia trong nhóm dự án,
cho các đánh giá viên nội bộ, cũng như cho các cấp quản lý có
tham dự các buổi huấn luyện về ISO. Tuy nhiên, do mức độ đào
tạo khác nhau, cũng như do trình độ, nhận thức của các chuyên
viên chịu trách nhiệm đào tạo thuộc các tổ chức tư vấn ISO khác
nhau, dẫn đến mức độ hiểu biết và nhận thức của nhiều người về
chu trình này cũng khác nhau.
PDCA là gì?
Đây là một chu trình hoạt động chuẩn, khái quát hóa các bước đi
thông thường trong công tác quản trị.
Trước hết, mọi việc bắt đầu bằng việc hoạch định, tức lập kế
hoạch (Plan) cho những việc cần làm. Sau đó là đến khâu triển
khai thực hiện (Do) những công việc đó. Tiếp theo là kiểm tra
(Check) lại những việc đã làm xem có đúng không, có phù hợp
không, có sai sót gì không. Cuối cùng là hành động khắc phục,
phòng ngừa những sai sót, yếu kém, những điểm không phù hợp
(Act) để cải tiến. PDCA giúp cho công việc được hoạch định và
triển khai một cách bài bản, hạn chế được những sai sót dẫn đến
thiệt hại, mất mát.
Đặc biệt, trong lĩnh vực quản trị chất lượng, PDCA được coi là
một công cụ không thể thiếu – tương tự như người bác sĩ không
thể thiếu tai nghe, người thợ may không thể thiếu chiếc kéo cắt
vải, anh thợ hồ không thể thiếu chiếc bay vậy.
Nhận thức căn bản nhất về PDCA
Thông thường, những người có sự hiểu biết căn bản nhất về
PDCA hiểu rằng khâu hoạch định là dành cho người quản lý,
khâu thực hiện là dành cho nhân viên, khâu kiểm tra và đề ra
những yêu cầu khắc phục, phòng ngừa lại dành cho người quản
lý; cuối cùng khâu thực hiện những hành động khắc phục, phòng
ngừa lại là của nhân viên.
Với nhận thức này, người nhân viên chỉ có việc thực hiện mà
không cần phải hoạch định hay kiểm tra gì cả. Sai sót hoặc
những điểm không phù hợp chỉ có thể được phát hiện khi có
người quản lý kiểm tra. Khi đó, chính người quản lý phải đưa ra
giải pháp khắc phục và ngăn ngừa sự tái diễn. Ngược lại, người
quản lý chỉ có hoạch định và kiểm tra mà không phải làm gì. Nhận
thức này dẫn đến sự hoạt động kém hiệu quả của chu trình khi
các nhân tố hoạt động trong chu trình đều hoạt động tách biệt,
thụ động và cứng nhắc.
Nhận thức nâng cao về PDCA
Mức nhận thức cao hơn về chu trình PDCA
có thể khái quát trong sơ đồ dưới đây. Với
nhận thức này, chúng ta thấy rằng ngay cả
nhân viên, trong khâu thực hiện (Do) cũng phải đi qua tuần tự các
bước lập kế hoạch (Plan), thực hiện (Do), rồi phải tự kiểm tra
(Check) và tự khắc phục, phòng ngừa những điểm không phù
hợp (Act). Điều này làm tăng tính chủ động hơn cho nhân viên.
Họ biết cách tự lập những kế hoạch nỏ cho mình trước khi bắt tay
vào làm, biết cách tự kiểm tra và tự khắc phục những lỗi nhỏ
ngay tại chỗ thay vì cứ hễ gặp sự cố là thụ động ngồi chờ chấp
trên hoặc bộ phận khác đến khắc phục. Nhận thức này thể hiện
rất rõ trong các công ty sản xuất của người Nhật. Ở đó, ngay cả
công nhân đứng máy cũng biết lập kế hoạch cho mình trước khi
làm, biết cách kiểm tra sau khi làm và biết cách khắc phục các sự
cố nhỏ mà không cần sự trợ giúp của bộ phận kỹ thuật hay của
người giám sát.
Nhận thức đầy đủ về PDCA
Sơ đồ III thể hiện nhận thức đầy đủ nhất về
chu trình PDCA. Từ sơ đồ này, chúng ta
nhận thấy rằng tất cả các khâu trong chu
trình chính đều phải thực hiện theo một chu trình PDCA phụ. Có
nghĩa là mọi hoạt động từ hoạch định, thực hiện, kiểm tra, đến
khắc phục, phòng ngừa, tự thân nó cũng phải đi theo một chu
trình con là Plan – Do – Check – Act.
Điều này giúp cho chu trình chính trở nên mạnh hơn, ít sai sót và
hiệu quả hơn. Mỗi người, từ cấp quản lý đến nhân viên, tùy theo
mức độ đều phải biết và thực hiện một cách đầy đủ chu trình này
ngay trong từng khâu của mình. Chẳng hạn, bản thân việc hoạch
định cũng phải đi qua bốn bước PDCA thì mới có thể cho ra đời
những bảng kế hoạch hoàn hảo, không có hoặc có rất ít sai sót.
Triết lý PDCA với nhận thức ở mức độ đầy đủ như sơ đồ này là
hết sức cần thiết và phải được vận dụng xuyên suốt trong hoạt
động của từng người, từng khâu trong hệ thống quản trị của tổ
chức, doanh nghiệp. Triết lý ấy sẽ giúp cho các hoạt động cải tiến
liên tục – vốn là đòi hỏi sống còn của tổ chức, doanh nghiệp – tự
thân chúng đã được “lồng ghép” một cách hiệu quả trong từng
chu trình mà không cần phải có sự kêu gọi, áp đặt, kiểm soát một
cách tốn kém và có lúc gây áp lực một cách không cần thiết.
