intTypePromotion=3
Array
(
    [0] => Array
        (
            [banner_id] => 140
            [banner_name] => KM1 - nhân đôi thời gian
            [banner_picture] => 964_1568020473.jpg
            [banner_picture2] => 839_1568020473.jpg
            [banner_picture3] => 620_1568020473.jpg
            [banner_picture4] => 994_1568779877.jpg
            [banner_picture5] => 
            [banner_type] => 8
            [banner_link] => https://tailieu.vn/nang-cap-tai-khoan-vip.html
            [banner_status] => 1
            [banner_priority] => 0
            [banner_lastmodify] => 2019-09-18 11:11:47
            [banner_startdate] => 2019-09-11 00:00:00
            [banner_enddate] => 2019-09-11 23:59:59
            [banner_isauto_active] => 0
            [banner_timeautoactive] => 
            [user_username] => sonpham
        )

)

Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt

Chia sẻ: Lê đức Thiện | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:57

0
96
lượt xem
24
download

Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần của Công nghệ thông tin, giúp con người khảo sát, thiết kế và xây dựng những chương trình quản lý một cách quy củ và dễ dàng hơn. Với vốn kiến thức được học trong môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin người viết đã chọn đề tài: Hệ thống quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt để tìm hiểu và thực hành những kiến thức của môn học này. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt

  1. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt MỤC LỤC MỤC LỤC........................................................................................... 4 ...................................................................................................5 1­ Giới thiệu chung....................................................................... 5 2­ Các chức năng chính cần quản lý............................................ 6    2.1 – Quản lý nhân sự ............................................................... 6    2.2 – Quản lý chấm ................................................................... 6    2.3 – Quản lý tiền lương........................................................... 6 3­ Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại .................................... 6    3.1 – Quy trình chấm công......................................................... 6    3.2 ­ Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm................... 7    3.3 – Quy trình  tổng hợp báo cáo làm thêm.............................. 7    3.4 – Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công ........................... 8 4. Hạn chế của hệ thống hiện tại................................................ 9 5­ Xây dựng hệ thống chấm công tự động.................................. 10    5.1 – Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới.................................... 10    5.2 ­  Giới thiệu công nghệ cần sử dụng.................................. 10         5.2.1 – Thẻ từ........................................................................ 10         5.2.2 – Đầu đọc thẻ.............................................................. 11    5.3 – Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới................. 12         5.3.1 – Thiết lập cổng đọc thẻ............................................. 12         5.3.2 ­  Quản lý nhân sự........................................................ 13         5.3.3 – Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày........................ 13         5.3.4 ­  Quy trình tính lương................................................. 17 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.......................................... 19 1. Biểu đồ phân cấp chức năng.................................................... 19 Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 1     
  2. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 2. Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống...................................... 20 2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự............................................... 20 2.2 – Nghiệp vụ chấm công....................................................... 21 2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương................................................. 22 3. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức............................................... 23 3.1 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.......................... 23 3.2 – Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh...................................... 24 3.3 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh............................. 25       3.3.1 – Biều đồ phân rã chức năng Quản lý nhân sự............. 25       3.3.2 – Bỉều đồ phân ra chức năng Chấm công..................... 26       3.3.3 ­  Biểu đồ phân ra chức năng Quản lý tiền lương........ 28 4. Sơ đồ thực thể liên kết............................................................. 29 4.1 – Bảng mô tả các thực thể................................................... 29 4.1.143.1.1– Bảng Hồ sơ:..................................................... 30 4.1.24.1.2­ Bảng  Phòng ban:................................................ 30 4.1.3­ Bảng Chức vụ: ………………................................... 30 4.1.4­ Bảng Giờ vào ra:……………..................................... 30 4.1.5­ Bảng Lý do nghỉ:……………..................................... 31 4.1.6­ Bảng Đăng ký nghỉ:………......................................... 31 4.1.7­ Bảng Đăng ký làm thêm:…......................................... 31 4.1.8­ Bảng Người dùng:…………...................................... 31 4.1.9­ Bảng Chức năng:…………......................................... 32 4.1.10… 32 4.1.114.1.11­  Bảng Thiết lập cổng:……............................. 32 4.1.124.1.12­ Bảng tạm ứng:……………............................ 32 4.1.134.1.13­ Bảng Báo cáo chi tiết:……............................. 33 Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 2     
  3. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 4.1.144.1.14­ Bảng Báo cáo giờ vào ra:................................ 33 4.1.154.1.15­ Bảng Báo cáo lương tháng chi tiết:................ 34 4.1.164.1.16­ Bảng Báo cáo nhân viên vắng mặt:................ 34 4.1.174.1.17­ Bảng Báo cáo số lượng nhân viên đi làm....... 35 4.2 – Sơ đồ thực thể liên kết..................................................... 35 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG............................................ 36 1. Thiết kế menu trong chương trình.......................................... 36 2. Thiết kế các Form.................................................................... 38 3. Thiết kế CSDL......................................................................... 40 3.1 – Thiết kế vật lý dữ liệu...................................................... 40       3.2 – Mô tả ràng buộc toàn vẹn................................................. 41 3.2.1 – Ràng buộc bối cảnh 1 quan hệ................................. 41 3.2.2 – Ràng buộc bối cảnh nhiều quan hệ.......................... 41 4. Một số giao diện chính của chương trình............................... 42 4.14.1­ Giao diện Đăng .............................................................. 42 4.2 Chính..................................................................................... 43 4.3 ...................................................................................43 4.4 ...................................................................................44 4.5Error: Reference source not found.......................................... 44 4.6Error: Reference source not found lý nhân sự........................ 45 4.7 mới Hồ sơ nhân viên............................................................ 46 4.8Error: Reference source not found Hồ sơ nhân viên.............. 46 4.9Error: Reference source not found kiếm Hồ sơ nhân viên.... 47 4.10Error: Reference source not found........................................ 47 4.11Error: Reference source not found........................................ 48 4.12Error: Reference source not found........................................ 48 Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 3     
  4. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 4.13Error: Reference source not found........................................ 48 KẾT LUẬN   ……………………………………………………………..50 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................... 52 LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá  trình tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài  người đang chuyển sang kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Máy tính và  các công cụ của nó đã trở thành nhu cầu không thể thiếu được đối với các  ngành khoa học và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán giảng dạy, các  ngành công nghệ chế bản và đồ hoạ... Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy  khó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan  trọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi  xí nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần của Công nghệ thông  tin, giúp con người khảo sát, thiết kế và xây dựng những chương trình  quản lý một cách quy củ và dễ dàng hơn. Với vốn kiến thức được học  trong môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và sự giúp đỡ của  thầy Nguyễn Danh Tú, nhóm chúng em đã chọn đề tài: Hệ thống quản lý  chấm công sử dụng thẻ quẹt để tìm hiểu và thực hành những kiến thức  của môn học này. Dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn vì vậy hệ  thống chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Rất mong được sự góp ý của  Thầy để hệ thống được tốt hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy!                                                                Hà Nội, Ngày 10 tháng 05 năm 2011                                                                          Nhóm sinh viên thực hiện Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 4     
  5. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1 – Giới thiệu chung Công ty cổ phần thương mại AZLAZ là công ty chuyên sản xuất, gia  công phần mềm, thiết kế Web, Thương mại điện tử. Số lượng cán bộ,  nhân viên hiện tại của công ty là 50 người chia làm các phòng ban chính  sau: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Nhân Sự Điều hành dự án Phòng tài chính Phân tích hệ thống Phòng kế toán Phòng lập trình Phòng kinh doanh Phòng kiểm thử Bùi Công Chăm sóc khách hàng Phòng kỹ thuật 5      Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
  6. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Nhân viên làm theo giờ hành chính, 8giờ/1ngày, một tuần làm việc 6  ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy, một năm được nghỉ 8 ngày đó là (Ngày  30/4, 1/5, 2/9, Tết dương lịch, Tết âm lịch..) theo đúng quy định của công  ty. 2 – Các chức năng chính cần quản lý 2.1 ­    Quản lý nhân sự Chức năng này dùng để cập nhập thông tin về nhân viên như tên tuổi,  ngày tháng năm sinh, giới tính, quê quán, trình độ học vấn, ngày vào công  ty, chức vụ… 2.2­    Quản lý chấm công Giúp quản lý được việc đi làm của nhân viên như thời gian đi làm, thời  gian nghỉ, thời gian làm thêm…từ đó đưa ra báo cáo chấm công của nhân  viên vào cuối tháng. 2.3­    Quản lý tiền lương Từ báo cáo chấm công của nhân viên sẽ tính lương cho nhân viên vào  cuối tháng. Lập báo cáo gửi các phòng ban liên quan và trả lương cho  nhân viên. 3 – Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại 3.1­ Quy trình chấm công Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 6     
  7. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Hiện tại công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần thương mại   AZLAZ được thực hiện như sau: ­ Việc chấm công do nhân viên chấm công thực hiện trên giấy tờ, sau  mỗi kỳ chấm công, nhân viên này gửi số liệu chấm công lên bộ  phận chấm công và làm lương của phòng Kế toán.  ­ Bộ phận chấm công và làm lương sẽ tổng hợp lại số liệu nhận  được và đưa ra bảng chấm công của tháng. ­ Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên  mỗi khi nhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến  và giờ về của từng ngày làm của từng nhân viên). Hiện tại công ty  quy định mỗi nhân viên phải báo cáo tối đa 4 lần, tối thiểu 2 lần một  ngày đó là giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉ trưa. ­ Đối với nhân viên trưa ở lại công ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một  ngày. ­ Tổng số thời gian làm việc của một ngày là 8 tiếng chưa bao gồm  thời gian nghỉ trưa là 1giờ 30 phút và thời gian làm thêm. ­ Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm thì nhân viên đó phải đăng ký làm  thêm. Quy định về thời gian làm việc:  + Từ thứ 2 đến thứ 7. + Sáng: từ 7h30 đến 11h30. + Chiều: từ 13h đến 17h. Quy định về thời gian làm thêm: + Thời gian làm thêm là các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết + Ngày thường từ thứ 2 đến thứ 7 thời gian làm thêm từ 17h đến  22h. Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 7     
  8. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 3.2­ Quy trình  tổng hợp báo cáo đi  muộn về sớm ­ Cuối tháng nhân viên chấm công tổng hợp nên bảng chấm công  tháng. Căn cứ thời gian  thực tế của từng nhân viên đi làm để tổng  hợp nên báo cáo đi muộn về sớm của các nhân viên.  ­ Việc đi muộn về sớm thực chất là một bởi đều phản ánh sự vi  phạm kỷ luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định.  ­ Đi muộn về sớm sẽ được tính độc lập không có sự bù trừ thời gian  với làm thêm, có nghĩa là làm thêm vẫn được tính làm thêm nhưng đi  muộn về sớm vẫn bị phạt. 3.3­ Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm Việc làm thêm của nhân viên được tính toán như sau:   ­ Nhân viên chỉ được tính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng  ký làm thêm (đăng ký thời gian cụ thể). Từ đó thời gian làm thêm  của nhân viên đó mới được chấp nhận. Ngược lại nếu nhân viên này  không đăng ký làm thêm mà giờ về của nhân viên này lớn hơn giờ  kết thúc làm việc do công ty quy định thì nhân viên đó không được  tính làm thêm. ­ Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân  viên đó đăng ký. Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào  cuối tháng và quy ra giờ để trả lương cho nhân viên. ­ Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày  nghỉ, làm thêm ngày Lễ. Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng  để tính toán  với hệ số khác nhau. 3.4­ Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công ­ Đối với việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ  vào thời gian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà  Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 8     
  9. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt không có giấy xin phép nghỉ được phòng nhân sự đồng ý thì vẫn bị  tính là đi muộn về sớm.  ­ Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày  thường, Thời gian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày  thường.  ­ Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và  được định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ  không trả lương. Ta có bảng sau: Các dạng nghỉ Nghỉ có trả lương hoặc không  trả lương Nghỉ ốm Có Nghỉ thai sản Có Nghỉ việc riêng Không Nghỉ không lý do Không Nghỉ ngày lễ Có Nghỉ phép Có Nghỉ đi công tác Có Nghỉ đi học Có … Dựa vào các tiêu chuẩn đó người phụ trách việc chấm công phải tổng  hợp lên một bảng chấm công đầy đủ. 4­ Hạn chế của hệ thống hiện tại  Do công tác chấm công của công ty theo kiểu thủ công nên nó bộc lộ  một số hạn chế sau: Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 9     
  10. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt ­ Tất cả các thao tác chấm công cho nhân viên chủ yếu cộng trừ bằng  cách nhập toàn bộ số giờ đăng ký của nhân viên vào bảng Excel, sau  đó cộng trừ thời gian đi muộn về sớm, làm thêm, thời gian thực tế  làm việc trong tháng. Như vậy là rất mất thời gian, thông thường  việc chấm công cho 100 nhân viên của một nhân viên phòng kế toán  chiếm mất 2.5 ngày của do phải tổng hợp quá nhiều yếu tố sau đó  mới có thể tổng hợp nên 2 báo cáo trên. ­ Do phải nhập một lượng dữ liệu quá lớn nên các sai sót thường  xuyên xảy ra, ảnh hưởng đến ngày công của nhân viên. ­ Đối với bộ phận Kế toán, công đoạn tính tiền lương, thưởng, phạt,  phụ cấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của công ty, điều  đó không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian. ­ Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân  viên thì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến  việc đề ra các quyết định trong quản lý. ­ Khi tra cứu về thời gian làm việc của nhân viên trong một thời điểm  nào đó trong năm thì cũng rất mất thời gian do toàn bộ dữ liệu để  trên giấy tờ. ­ Khi số lượng nhân viên tăng thêm nhiều thì việc chấm công sẽ tiêu  tốn rất nhiều thời gian, tính chính xác sẽ giảm xuống. ­ Không kiểm soát được chi tiết, chính xác từng phút mà nhân viên đó  đi muộn hoặc về sớm. ­ Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng  không nhỏ đến lợi nhuận của công ty. 5­ Xây dựng hệ thống chấm công tự động 5.1­ Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới ­ Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm  công cho các nhân viên chấm công.  Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 10   
  11. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt ­ Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình  trạng đi làm của của nhân viên của công ty, kịp thời có những biện  pháp nhắc nhở đối với những nhân viên kém tích cực trong khi làm  việc.  ­ Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày công, số giờ làm  thêm, số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên.  ­ Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu  về số liệu chấm công của nhân viên.  ­ Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy  nhập cho từng đối tượng có chức năng cụ thể. 5.2 ­ Giới thiệu công nghệ cần sử dụng 5.2.1­ Thẻ từ Thẻ từ: Được làm từ chất liệu nhựa PVC Laminate, kích thước:  86mm 54mm 0.76mm theo chuẩn ISO quốc tế. Mặt trước của thẻ in  ảnh nhân viên, tên công ty, logo tên nhân viên, phòng ban, chức vụ mã  số. Thẻ rất tiện ích cho việc nhân viên đeo thẻ khi ra vào công ty. Mặt  sau thẻ có một dải băng từ, trên dải băng từ có ghi mã nhân viên lên  đó. Thẻ được xử lý qua một hệ thống chuyên dụng để phủ một dải  băng từ 3 track mã hoá. Track 1: In theo dạng ký tự  (8 bit nhớ) Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ) Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ) Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ  được truyền về máy tính và máy tính sẽ ghi lại giờ quẹt thẻ của nhân  viên đó để làm căn cứ chấm công. Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 11   
  12. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Để đảm bảo cho việc kiểm soát vào ra thì máy tính đặt ở vị trí  phòng bảo vệ để tiện cho việc kiểm soát nhân viên, khi quẹt thẻ trên  màn hình sẽ hiện lên Mã nhân viên, ảnh, tên phòng ban, giờ vào ra của  nhân viên đó. 5.2.2­ Đầu đọc thẻ Đầu đọc:  Đầu đọc quẹt thẻ kiểm soát cổng ra vào là loại đầu đọc  được thẻ, có vạch dải băng từ, phù hợp với tiêu chuẩn ISO/ANSI.  Đầu đọc phù hợp với các loại máy tính cá nhân hoặc bất kỳ loại máy  tính nào kèm theo bộ ghép nối RS­232. Đọc thẻ bằng cách quẹt thẻ,  để phần có vạch xuống phía dưới và quẹt bề mặt có vạch bên cạnh  về phía đèn LED màu xanh, quét ngược hoặc xuôi đều được. Đèn hiển thị màu xanh (Điôt phát quang) ở đầu đọc sáng giúp cho  người thao tác biết được đầu đọc đang hoạt động. Khi cần cắm điện nguồn, đầu đọc truyền tín hiệu trên thẻ từ.  Khoảng 0.15 giây thì bộ DTR được đưa vào hoạt dộng, đầu đọc  truyền số của chương trình cơ sở vào theo mẫu sau: 21088819A01.  Tám ký tự đầu chỉ số chương trình cơ sở, chữ cái tiếp theo là so sánh  với dãy chữ số từ 01 đến 99. Tín hiệu cài đặt trên thẻ gồm 3 nhóm  chữ số. Khi điện áp đầu vào thấp, điện dung của tụ điện tại đầu đọc sẽ bị  thay đổi theo, để duy trì quá trình nạp cho đầu đọc để phù hợp trong  suốt quá trình hoạt động. Nhằm giảm sự tiêu hao nguồn điện bên  trong lúc truyền dữ kiện, dữ liệu đầu ra được truyền trong 0.05 đến  0.06 giây, khoảng cách giữa hai lần quẹt thẻ là 0.1 giây để có thời gian  nạp lại điện. Phần mềm máy tính có thể chấp nhận khoảng trống  giữa các ký tự là 0.1 giây. Các mã số, rãnh đọc và các tiêu chuẩn liên quan tới đầu đọc cụ thể  như sau: Mã số Số rãnh đọc Tiêu chuẩn Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 12   
  13. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 21040071 1 và 2 ISO/ANSI 21040073 2 và 3 ISO/ANSI 21040075 2 ISO/ANSI 21040079 1 và 2 ISO/ANSI 21040080 2 ISO/ANSI 21040081 1 và 2 ISO/ANSI Hiện nay có nhiều loại đầu đọc thẻ từ qua tìm hiểu các thông tin  trên mạng Internet thì cho thấy chủng loại đầu từ Magtek của Mỹ đạt  được các tính năng yêu cầu và giá thành nó phù hợp với khả năng tài  chính của công ty. 5.3­ Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới Phần mềm chấm công ngoài việc phải khắc phục được những hạn  chế của hệ thống chấm công cũ, còn phải bổ sung thêm các chức năng  mới nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất cho công tác tính lương. 5.3.1­ Thiết lập cổng đọc thẻ Khi nhân viên đăng nhập vào hệ thống lần đầu tiên, chức năng  thiết lập cổng đọc thẻ sẽ hiện ra để nhân viên thiết lập cổng đọc thẻ  cho tài khoản của mình. Quá trình này giúp truy cập hoặc thiết lập  cổng giao tiếp (Cổng COM) và thông số đầu đọc. Mỗi đầu đọc thẻ  được kết nối với máy tính thông qua cổng giao tiếp. Trên mỗi máy tính thường có từ 1 đến 4 cổng giao tiếp được định  danh bởi COM1, COM2, COM3, COM4. Chọn cổng giao tiếp tương  ứng với đầu đọc đã kết nối đến. Nếu chọn cổng  giao tiếp mà cổng  đó không có trong máy tính hoặc đang được sử dụng thì sẽ xuất hiện  thông báo. Dải băng từ trên mỗi thẻ nhân viên có 3 rãnh từ để mã hoá  dữ liệu. Chọn một trong ba rãnh tương ứng với rãnh được mã hoá trên  thẻ nhân viên để đầu đọc truyền dữ liệu đó về máy tính. Quá trình này  có thể chỉ làm 1 lần duy nhất trong lần đầu tiên đăng nhập hệ thống  hoặc có thể được sửa đổi khi nhân viên thấy cần thiết.  Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 13   
  14. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 5.3.2­ Quản lý nhân sự Quá trình quản lý nhân bao gồm: Cập nhật thông tin nhân viên và tìm  kiếm nhân viên.  Quá trình cập nhật thông tin nhân viên chỉ dành cho người quản lý.   Khi có một nhân viên mới vào công ty, Phòng nhân sự sẽ tạo mới một  Hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin của nhân viên này và lưu trữ Hồ  sơ nhân viên này vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Hồ sơ nhân viên  cũng có thể được sửa hoặc xóa bởi người quản lý.  Quá trình tìm kiếm cho phép tìm kiếm tất cả các thông tin về nhân  viên và xuất dưới dạng file *.cls. Tất cả các nhân viên của công ty đều  có quyền tìm kiếm thông tin nhân viên. Người tìm kiếm sẽ chọn các  thuộc tính cần tìm và nhập các điều kiện tìm kiếm, hệ thống sẽ dựa  vào đó để truy vấn đến cơ sở dữ liệu và trả về kết quả tìm kiếm.  5.3.3­ Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày Hệ thống mới cho phép nhập dữ liệu chấm công hằng ngày bằng hai  cách: nhân viên quẹt thẻ khi ra vào hoặc là người quản trị nhập dữ  liệu bằng tay khi xảy ra sự cố quẹt thẻ.  Mỗi nhân viên của công ty sẽ được phát một thẻ từ nhân viên. Khi  nhân viên đến công ty bắt đầu làm việc và kết thúc công việc ra về  phải tiến hành quẹt thẻ để hệ thống cập nhật thông tin ngày giờ làm  việc của nhân viên. Thông thường mỗi nhân viên sẽ tiến hành quẹt  thẻ 4 lần trong 1 ngày: bắt đầu vào làm, nghỉ trưa, sau nghỉ trưa và  trước khi ra về.  Trong trường hợp đầu đọc quẹt thẻ bị hư, mất dữ liệu, quẹt  thiếu… hệ thống chấm công mới cũng cho phép người quản trị thao  tác cập nhật từ bên ngoài hoặc import từ file Excel vào cơ sở dữ liệu  trong trường hợp số liệu nhiều.  Khi đã có dữ liệu, chương trình sẽ tính toán được thời gian đi  muộn về sớm của từng nhân viên trong ngày, đối chiếu với múi giờ  Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 14   
  15. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt đăng ký làm việc để tính toán thời gian đi muộn về sớm của nhân viên  đó và lưu vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Một số biểu mẫu báo cáo của quá trình xử lý chấm công này:  – Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày: Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 15   
  16. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt – Báo cáo nhân viên vắng mặt: Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 16   
  17. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt – Báo cáo giờ vào ra của nhân viên:  Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 17   
  18. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt – Báo cáo Chấm công chi tiết:  Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 18   
  19. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 5.3.4­ Quy trình tính lương Quy trình tính lương được thực hiện nhờ chức năng Tính lương  của hệ thống bằng thao tác của các nhân viên kế toán. Cách tính lương  được cài đặt sẵn trong phần mềm theo đúng quy định tính lương của  công ty.  Ví dụ quy định về việc tính lương làm thêm:       + Từ thứ Hai đến thứ Bảy: Làm thêm ngày tính hệ số 1.5.       + Chủ nhật: Làm thêm ngày tính hệ số 2.       + Ngày Lễ tết: Làm thêm ngày tính hệ số 3. Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của công ty đó  là: Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu  hỉ, nghỉ tai nạn…đồng thời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào  được trả lương dạng nghỉ nào không được trả lương, để tính toán  Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 19   
  20. Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt ngày công trong tháng, cụ thể nếu ngày nghỉ được trả lương thì coi  như vẫn tính một công như đi làm.  Hệ thống sẽ tự động tính toán lương của nhân viên và in ra báo cáo  để phòng Kế toán gửi các phòng ban liên quan.  – Báo cáo Lương tháng của từng nhân viên CHƯƠNG II – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHẤM CÔNG Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 20   

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

AMBIENT
Đồng bộ tài khoản