Quản lý cộng đồng: Cuốn 3 - Quản lý tài chính các tiểu dự án cộng đồng

Quản lý cộng đồng<br /> Cuốn 3: Quản lý tài chính các tiểu dự án cộng đồng<br /> (Tập thể tác giả Nhóm cán bộ dự án PCM)<br /> Lời nói đầu – DWC ................................................................................................................................ 2<br /> Các từ viết tắt ......................................................................................................................................... 3<br /> Giải thích một số khái niệm ................................................................................................................... 3<br /> Các bên liên quan trong quản lý tài chính .............................................................................................. 4<br /> Lập kế hoạch ngân sách ......................................................................................................................... 5<br /> Thực hiện – quyết toán tiểu dự án .......................................................................................................... 5<br /> Các yêu cầu về hóa đơn chứng từ .......................................................................................................... 6<br /> Quyết toán tiểu dự án ............................................................................................................................. 7<br /> Báo cáo tài chính .................................................................................................................................... 7<br /> Các bài học kinh nghiệm trong quản lý tài chính ................................................................................... 8<br /> Các phụ lục............................................................................................................................................. 9<br /> PHỤ LỤC 1: ĐỀ XUẤT TIỂU DỰ ÁN ............................................................................................. 9<br /> PHỤ LỤC 2: KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH ....................................................................................... 15<br /> PHỤ LỤC 3: BIÊN BẢN THẨM ĐỊNH TIỂU DỰ ÁN .................................................................. 16<br /> PHỤ LỤC 4: GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN ............................................................................. 17<br /> PHỤ LỤC 5: XÁC NHẬN TIỀN VỀ TÀI KHOẢN ........................................................................ 18<br /> PHỤ LỤC 6: SỔ QUỸ TIỀN MẶT ................................................................................................. 19<br /> PHỤ LỤC 7: SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG.................................................................................... 20<br /> PHỤ LỤC 8: SỔ CHI TIÊU CỘNG ĐỒNG .................................................................................... 21<br /> PHỤ LỤC 9: GIẤY BIÊN NHẬN ................................................................................................... 21<br /> PHỤ LỤC 10: THOẢ THUẬN MUA BÁN HÀNG HÓA .............................................................. 22<br /> PHỤ LỤC 11: BIÊN BẢN THANH LÝ VÀ NGHIỆM THU HÀNG HOÁ ................................... 24<br /> PHỤ LỤC 12: THOẢ THUẬN THUÊ KHOÁN DỊCH VỤ............................................................ 25<br /> PHỤ LỤC 13: BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN.......................................... 27<br /> PHỤ LỤC 14: BẢNG CHẤM CÔNG.............................................................................................. 33<br /> PHỤ LỤC 15: NHẬT KÝ GIÁM SÁT ............................................................................................ 34<br /> PHỤ LỤC 16: BẢNG KÊ CHI TIẾT CỘNG ĐỒNG ĐÓNG GÓP TIỀN MẶT ............................. 35<br /> PHỤ LỤC 17: BẢNG KÊ CHI TIẾT CỘNG ĐỒNG ĐÓNG GÓP HIỆN VẬT ............................. 37<br /> PHỤ LỤC 18: BẢN CAM KẾT THU NHẬP THẤP ...................................................................... 38<br /> PHỤ LỤC 19: BÁO CÁO THU CHI TIỂU DỰ ÁN ....................................................................... 39<br /> PHỤ LỤC 20: BÁO CÁO THU CHI TOÀN BỘ QUỸ DỰ ÁN ..................................................... 40<br /> PHỤ LỤC 21: BIÊN BẢN HỌP ...................................................................................................... 41<br /> PHỤ LỤC 22: BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ KẾT THÚC TIỂU DỰ ÁN .............................................. 42<br /> <br /> 1<br /> <br /> Lời nói đầu – DWC<br /> «Quản lý cộng đồng - QLCĐ” là một phương pháp quản lý mà ở đó người dân là chủ thể, họ có<br /> quyền và biết cách xác định các vấn đề ưu tiên, biết lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá<br /> các hoạt động phát triển một cách công khai minh bạch và có trách nhiệm giải trình. QLCĐ chú<br /> trọng tới việc chính quyền lắng nghe tiếng nói của người dân đồng thời người dân có quyền và trực<br /> tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định tại địa phương.<br /> Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tại Việt nam » (PCM - Promoting Community Management in<br /> Vietnam) được Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thụy Sỹ (SDC) hỗ trợ đã giúp người dân và chính<br /> quyền tại địa bàn dự án nâng cao năng lực, có cái nhìn sâu rộng về các cách tiếp cận trong phát<br /> triển và có các kỹ năng, phương pháp QLCĐ.<br /> QLCĐ là một minh chứng cho tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động phát triển khi mà người<br /> dân thực sự làm chủ. Dự án PCM đã tập trung vào nâng cao trách nhiệm xã hội cho người dân và<br /> chính quyền địa phương, thúc đẩy quá trình trao quyền cho cộng đồng, khuyến khích phương thức<br /> làm việc theo hướng công khai, minh bạch, và có trách nhiệm giải trình. Các hoạt động cộng đồng<br /> được thực hiện với sự tham gia của mọi tầng lớp nhân dân, đặc biệt chú trọng tới nhóm người thiệt<br /> thòi như người nghèo và phụ nữ. Áp dụng phương pháp QLCĐ, được dự án hỗ trợ một phần kinh phí,<br /> người dân tại địa bàn dự án đã tự huy động thêm các nguồn lực từ trong cộng đồng, từ các nhà hảo<br /> tâm, từ chính quyền và từ các doanh nghiệp để tạo ra các giá trị gia tăng và tạo ra các thay đổi đáng<br /> kể trong cộng đồng.<br /> Nhóm cán bộ dự án PCM biên soạn Bộ tài liệu gồm 04 cuốn về các nội dung liên quan đến Quản lý<br /> cộng đồng nhằm trình bày với độc giả giá trị của QLCĐ, toàn bộ quá trình thực hiện, các phương<br /> pháp, các kỹ năng cần thiết trong QLCĐ và các bài học rút ra từ thực tiễn quản lý cộng đồng.<br /> Hy vọng bộ tài liệu này sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các độc giả trong quá trình thúc đẩy<br /> phát triển cộng đồng bền vững tại Việt Nam.<br /> Bùi Thị Kim – Giám đốc DWC<br /> Giám đốc dự án PCM<br /> <br /> 2<br /> <br /> Các từ viết tắt<br /> KHNS<br /> NCĐ<br /> NNC<br /> PCM<br /> QLCĐ<br /> SDC<br /> TDA<br /> TĐV<br /> <br /> Kế hoạch ngân sách<br /> Nhóm cộng đồng<br /> Nhóm nòng cốt<br /> Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tạ Việt Nam”<br /> Quản lý cộng đồng<br /> Cơ quan hợp tác và phát triển Thụy Sỹ<br /> Tiểu dự án<br /> Thúc đẩy viên<br /> <br /> Giải thích một số khái niệm<br /> Cộng đồng<br /> <br /> Là một nhóm ngƣời chia sẻ chung giá trị hoặc lợi ích, sẵn sàng cùng nhau thực<br /> hiện những hành động tập thể nhằm tạo dựng, bảo vệ giá trị và lợi ích chung<br /> của cả cộng đồng. Cộng đồng không phải là một đơn vị hành chính.<br /> Dự án PCM coi cấp tổ/thôn/xóm là cộng đồng (quy mô trung bình từ 60 đến 80<br /> hộ). Để dễ dàng hơn trong công tác quản lý, các tổ/thôn/xóm có quy mô dân số<br /> lớn có thể chia thành các cụm dân cƣ. Khi đó mỗi cụm dân cƣ sẽ là một cộng<br /> đồng.<br /> Nhóm nòng cốt NNC do cộng đồng lựa chọn dựa vào các tiêu chí đƣợc cộng đồng thống nhất<br /> (NNC)<br /> (khoảng 10 ngƣời cho một cộng đồng). NNC đại diện cho cộng đồng đứng ra tổ<br /> chức các hoạt động phát triển chung của cộng đồng.<br /> Trong dự án PCM, NNC đƣợc tham gia vào các khóa tập huấn về các phƣơng<br /> pháp và kỹ năng thực hiện QLCĐ.<br /> Thúc đẩy viên Một số ngƣời nổi trội trong NNC tiếp tục đƣợc nâng cao năng lực để trở thành<br /> (TĐV)<br /> các thúc đẩy viên.<br /> Trong dự án PCM, các thúc đẩy viên là những ngƣời đi chia sẻ và nhân rộng<br /> phƣơng pháp QLCĐ tại các cộng đồng ngoài dự án.<br /> Nhóm cộng<br /> NCĐ là một nhóm ngƣời dân tự nguyện đứng ra xây dựng và thực hiện các<br /> đồng<br /> TDA phát triển cộng đồng.<br /> (NCĐ)<br /> Trong dự án PCM, mỗi TDA sẽ do một NCĐ xây dựng và thực hiện. NCĐ có<br /> từ 05 ngƣời trở lên. Trong nhóm tự phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân để<br /> đảm bảo TDA đƣợc thực hiện hiệu quả, hiệu suất và có trách nhiệm giải trình.<br /> Tiểu dự án<br /> TDA (dự án nhỏ) nhằm giải quyết các vấn đề bức xúc của cộng đồng, đƣợc<br /> (TDA)<br /> Nhóm cộng đồng (NCĐ) đứng ra xây dựng và tổ chức thực hiện.<br /> TDA đƣợc xây dựng dƣới dạng Khung lô gic (xem mẫu TDA trong Cuốn 2).<br /> Ban quản lý quỹ Trong số các thành viên NNC, ba ngƣời đƣợc bầu vào Ban quản lý quỹ: 01<br /> Trƣởng nhóm, 01 kế toán và 01 thủ quỹ.<br /> Trong dự án PCM, Ban quản lý quỹ, đại diện cho cộng đồng tiếp nhận nguồn<br /> ngân sách hỗ trợ từ dự án và chuyển ngân sách cho các NCĐ theo kế hoạch<br /> hoạt động đã đƣợc cộng đồng thông qua. Ban quản lý quỹ chịu trách nhiệm<br /> quyết toán các hóa đơn chứng từ đối với số tiền nhận tài trợ từ dự án.<br /> <br /> 3<br /> <br /> Công khai và minh bạch trong quản lý tài chính là một trong những<br /> tiêu chí cơ bản của quản lý cộng đồng.<br /> <br /> Các bên liên quan trong quản lý tài chính<br /> Công khai và minh bạch trong quản lý tài chính là một trong những tiêu chí cơ bản của QLCĐ. Để<br /> việc quản lý tài chính các dự án cộng đồng đảm bảo tính công khai và minh bạch, bên cạnh bên thực<br /> hiện cần có cả bên kiểm soát. Trong QLCĐ bên kiểm soát là “Ban quản lý quỹ” và bên thực hiện là<br /> NCĐ (mỗi NCĐ thực hiện một TDA). Các bên liên quan trong quản lý tài chính cần hiểu rõ và thực<br /> hiện đúng trách nhiệm của mình.<br /> Bên liên quan<br /> Trƣởng NNC<br /> <br /> Chức năng kế toán<br /> <br /> Chức năng thủ quỹ<br /> NCĐ<br /> (Nhóm thực hiện<br /> dự án)<br /> <br /> Trách nhiệm<br /> Phê duyệt các khoản thu chi theo quy chế của cộng đồng;<br /> Giải trình và báo cáo các khoản chi phí cho các bên liên quan;<br /> Kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu các số liệu mà kế toán và thủ quỹ đã ghi<br /> chép và báo cáo.<br /> Ghi chép đúng và kịp thời các khoản thu chi đã đƣợc trƣởng NNC phê<br /> duyệt vào sổ sách có liên quan;<br /> Tổng hợp các số liệu đã đƣợc thẩm định, nghiệm thu vào báo cáo thu chi<br /> quỹ cộng đồng;<br /> Lƣu giữ các chứng từ, số liệu để giải trình với các bên liên quan.<br /> Thu chi tiền mặt theo lệnh của Trƣởng NNC;<br /> Ghi chép sổ theo dõi tiền mặt.<br /> Lập bản kế hoạch ngân sách chi tiêu cho các hoạt động dự án;<br /> Tập hợp, lƣu giữ các chứng từ, số liệu để giải trình với các bên liên quan;<br /> Ghi chép thu chi phát sinh vào sổ theo dõi tiền mặt;<br /> Ghi chép đầy đủ các khoản đóng góp tại cộng đồng;<br /> Lập báo cáo chi phí thực tế tại cộng đồng.<br /> <br /> Sơ đồ lưu chuyển ngân sách<br /> <br /> Nguồn tài chính<br /> <br /> Ban quản lý quỹ<br /> <br /> NCĐ 1<br /> Ghi chú:<br /> <br /> NCĐ 2<br /> <br /> NCĐ 3<br /> <br /> Chuyển tiền<br /> Hoàn tiền thừa<br /> <br /> 4<br /> <br /> Ban quản lý quỹ nhận tiền từ các nguồn khác nhau thông qua chuyển khoản hoặc tiền mặt và chuyển<br /> tới các NCĐ theo kế hoạch ngân sách đã phê duyệt.<br /> <br /> Lập kế hoạch ngân sách<br /> Trƣớc khi thực hiện TDA, các NCĐ phải lập kế hoạch ngân sách (KHNS) bởi nguồn lực luôn luôn<br /> chỉ có hạn. Bản KHNS cũng là căn cứ để nhận nguồn tài trợ và là công cụ để giám sát chi tiêu tài<br /> chính.<br /> Bản KHNS thể hiện rõ:<br /> -<br /> <br /> Đơn giá và khối lƣợng của từng hạng mục/hoạt động;<br /> <br /> -<br /> <br /> Các nguồn ngân sách (nguồn từ dự án, từ các đóng góp bằng tiền, ngày công hay hiện vật của<br /> dân, của chính quyền, của các nhà hảo tâm, của các doanh nghiệp…);<br /> <br /> -<br /> <br /> Tổng ngân sách.<br /> <br /> Các bƣớc trong lập KHNS:<br /> -<br /> <br /> Liệt kê các khoản mục cần chi tiêu;<br /> Xác định số lƣợng theo từng chủng loại;<br /> Xác định đơn giá và tổng tiền.<br /> <br /> Bản KHNS là sản phẩm đã đƣợc cả nhóm thống nhất (Phục lục 2).<br /> <br /> Thực hiện – quyết toán tiểu dự án<br /> Chuẩn bị thực hiện<br /> - Ban quản lý quỹ mở tài khoản đồng sở hữu (hai ngƣời);<br /> -<br /> <br /> Viết giấy cam kết sử dụng tài khoản riêng cho hoạt động của dự án;<br /> <br /> -<br /> <br /> Viết giấy đề nghị chuyển tiền đối với các bên cam kết hỗ trợ (Phục lục 4);<br /> <br /> -<br /> <br /> Viết giấy xác nhận đã nhận đƣợc tiền khi tiền về tài khoản (Phụ lục 5).<br /> <br /> Thu – Chi<br /> Trong phần Thu - Chi, chúng ta lƣu ý tới các bƣớc thanh toán và các yêu cầu về chứng từ:<br /> Các bước thanh toán cơ bản:<br />  Ngƣời thanh toán: Thu thập các chứng từ đạt yêu cầu khi thanh toán;<br />  Kế toán: Kiểm tra chứng từ, viết giấy biên nhận;<br />  Trƣởng nhóm/Trƣởng ban: Kiểm tra chứng từ, duyệt các khoản thu/chi;<br />  Thủ quỹ: Thực hiện thanh toán, viết vào các mẫu sổ liên quan (Phụ lục 6, 7 và 8).<br /> <br /> 5<br /> <br />