Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể,
hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông
tin ở đâu về nó. Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu
cho việc quản lý dự án.
Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không
đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án
đang ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và
chất lượng.
M 11 - 1
Dot-bomb GO!
Priorities
Churn
Ambiguity
QUALITY
Negotiations
QLDA NGÀY NAY!!!
Good-enuf
“Knowledge is of two kinds: We know a subject
ourselves, or where can find information about it”
Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể,
hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông
tin ở đâu về nó
Samuel Johnson, 1709-1784
M 11 - 3
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết
Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu
cho việc quản lý dự án.
Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không
đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án
đang ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và
chất lượng.
Định luật 80-20: thiết yếu thì ít mà tầm thường thì
nhiều (There will be the vital few and trivial many).
M 11 - 4
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết
Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân
phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA.
HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập
để tạo nền tảng cho dự án vận hành.
HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần
thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và
kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho
các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông
tin về tình trạng của dự án.
M 11 - 5
HTTT QLDA: Định Nghĩa
Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ,
hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết
các khía cạnh của DA.
Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay
lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và cung
cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA.
M 11 - 6
HTTT Trong Hệ Thống QLDA
Kiểm Soát
HTTT QLDA
Hoạch Thông Tin
Định
Hệ Thống
QLDA
Nhân Sự Hỗ Trợ từ
Tổ Chức
Văn Hoá
Nguồn: Cleland và Ireland, 2002
M 11 - 7
HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin
Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ
Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA
Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA
Thông tin kinh nghiệm (historical information)
Các tập tin từ các DA khác
Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước
Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước
Thông tin về DA hiện thời (current project information)
Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho những công
việc đang thực hiện
Vật liệu đã thay thế
Hồ sơ nhân viên cũ
Hợp đồng đã thanh lý
M 11 - 8
Thông Tin: Các Thuộc Tính
Đúng đắn (accurate)
Chính xác (precise)
Đáng tin cậy (reliable)
Mức độ chi tiết (level of detail)
Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác
Toán học và các con số
M 11 - 9
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên Loại Thông Tin Cần
Chủ đầu •Tình trạng và tiến triển của DA
tư/Khách hàng •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ,
hay kỹ thuật
•Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu
của DA
Lãnh đạo công ty •Tình trạng và tiến triển của DA
•Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ,
hay kỹ thuật
•Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
•Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu
của DA
M 11 - 10
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên Loại Thông Tin Cần
Giám Đốc •Tình trạng và tiến triển của DA
DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật
•Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
•Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật
•Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết định
quan trọng
Trưởng •Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng của
phòng họ
chức •Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc
năng trách nhiệm của họ
•Yêu cầu tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm của
họ
M 11 - 11
QuẢN LÝ THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN
Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án
(HTTT QLDA)
Khái niệm về HTTT QLDA
Các thuộc tính của thông tin
Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong
DA
Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT QLDA
Ví dụ thực tế về ứng dụng web trong QLDA
Các chiến lược phát triển HTTT QLDA
M 11 - 12
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên Loại Thông Tin Cần
Thành Viên •Tình trạng và tiến triển của DA
DA •Các thay đổi về mục tiêu DA
•Các yêu cầu mới cho dự án
•Giải quết vần đề
•Thay đổi về phân công công việc
M 11 - 13
“Kho” Kiến Thức Của DA
HTTTQLDA Ban DA
(Luu trữ kiến thức)
Đầu Vào Cơ sở dữ liệu
(Thông tin của tổ chức) Ban DA
M 11 - 14
HTTT QLDA: Giá Trị
Các câu hỏi cần đặt ra:
Nhu cầu thông tin QLDA hiện tại được đáp ứng như thế nào và
có đầy đủ không?
Các cải tiến nào là cần thiết để hổ trợ các DA trong tương lai?
Những thông tin nào từ các DA đã hoàn thành hổ trợ cho việc
hoạch định và thực thi các DA khác?
Đâu là những thực tiễn tốt nhất có thể rút ra và áp dụng cho
các DA khác?
Thông tin DA được chuyển đến các phòng chức năng như thế
nào?
Những lợi ích từ HTTT QLDA đã cải tiến?
Chi phí và lợi ích của HTTT QLDA?
M 11 - 15
HTTT QLDA: Phần Cứng
Khả năng chứa của máy chủ lớn cùng với việc lưu
trữ dự trữ trùng lặp (off-site mirror backup)
Hệ thống kết nối tốc độc cao với tất cả người sử
dụng
Lưu trữ thông tin cục bộ để địa phương hóa dữ
liệu.
M 11 - 16
HTTT QLDA: Phần Mềm
Khả năng:
Hỗ trợ một hoặc nhiều DA
Quản lý dữ liệu cho tất cả các giai đoạn của DA
Thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau:
quản lý, QLDA, hoạch đinh và lên tiến độ, kế toán
DA, kiểm soát thay đổi…
Chấp nhận việc nhập dữ liệu của người sử dụng
trên nguyên tắc “tức thời” (real time)
Thu thập thống kê việc truy cập của người sử dụng
M 11 - 17
HTTT QLDA: Phần Mềm
Bảo mật được dữ liệu và bảo đảm việc truy cập tùy
theo mức trách nhiệm của người sử dụng
Xuất các yêu cầu về phần cứng
Ở mức độ chi tiết khác nhau
Theo cơ cấu phân chia công việc (WBS) thích
hợp
Có thể sàn lọc dữ liệu ở mức thấp nhất dữ liệu sẵn
có
Có thể chặn tất cả những dữ liệu trùng lặp
M 11 - 18
Ví Dụ: Trang Web về QLDA
A Vehicle to Communicate with Project Managers and Sponsors
Cơ Sở Dữ Sự Phát Triển Thuật Ngữ
Sự Giám Sát
Liệu DA QLDA Công Nghệ
Công Cụ QLDA Phương Pháp
Trực Tuyến QLDA
Nguồn Tham Các Mô Hình
Khảo QLDA
Các Tài Liệu
Liên Lạc
Tập San/ Liên Quan
Các Bài Học
Thông Báo
Nguồn: QLDA Cộng Đồng, Bang Virgina, Hoa Kỳ
M 11 - 19
Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân
M 11 - 20
Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân
Cập Nhật Tiến Độ: Bằng Biểu Đồ
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
