Sổ tay lễ tân đối ngoại: Phần 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Sổ tay lễ tân đối ngoại" là tài liệu hữu ích để các cơ quan, đoàn thể và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh tham khảo và vận dụng trong xử lý các tình huống lễ tân đối ngoại góp phần thực hiện tốt công tác của ngành nói riêng và nâng cao hiệu quả công tác đối ngoại tại địa phương nói chung. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung phần 1 tại đây.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sổ tay lễ tân đối ngoại: Phần 1

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC SỞ NGOẠI VỤ SỔ TAY LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI Vĩnh Phúc, tháng 5 năm 2018
MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 7 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI 9 1. Khái niệm 9 2. Đối tượng phục vụ 9 3. Nguyên tắc cơ bản 10 4. Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ 11 quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế 5. Một số lưu ý trong tiếp xúc đối ngoại 17 PHẦN II: HƯỚNG DẪN VỀ NGHI LỄ ĐỐI NGOẠI VÀ ĐÓN, TIẾP 21 KHÁCH NƯỚC NGOÀI THĂM ĐỊA PHƯƠNG 1. Quy định chung 21 2. Đón tiếp khách nước ngoài theo lời mời của địa phương : 25 3. Cách sắp xếp xe và chỗ ngồi trên xe 41 4. Cách treo cờ trong hoạt động đối ngoại 45 5. Khẩu hiệu chào mừng và trang trí pa nô, phông 50 6. Cách sắp xếp chỗ ngồi tiếp khách và hội đàm 51 7. Vị trí ngồi ký kết văn bản 54
8. Ký sổ vàng, sổ lưu niệm 55 9. Vấn đề tặng hoa và quà tặng trong đối ngoại 55 10. Trang phục 57 11. Tổ chức tiệc chiêu đãi 59 PHẦN III: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG LỄ 95 TÂN ĐỐI NGOẠI 1. Cách chào 95 2. Cách bắt tay 96 3. Cách ôm hôn 97 4. Cách giới thiệu và tự giới thiệu 98 5. Cách nói chuyện 99 6. Cách sử dụng danh thiếp 100 7. Cách xưng hô 104 PHẦN IV: GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA – NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý 107 1. Những điều cần biết khi giao tiếp với những người từ các 107 nền văn hóa khác nhau 2. Cư dân Âu - Mỹ 107 3. Cư dân châu Á 109 4. Tâm lý người châu Phi 110 5. Một số tập quán, nghi lễ của các dân tộc 110
PHẦN V: MỘT SỐ LƯU Ý CHO CÁC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC 129 NGOÀI VÀ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN NƯỚC NGOÀI ĐẾN TỈNH 1. Hướng dẫn thủ tục cho đoàn ra 129 2. Các quy định về tổ chức đón tiếp và quản lý các đoàn vào 130 MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY 135 PHỤ LỤC 138 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 155
LỜI MỞ ĐẦU Thực hiện mục tiêu Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII về công tác đối ngoại cần “chủ động và tích cực hội nhập quốc tế để phát triển đất nước, nâng cao vị thế và uy tín của Việt Nam trong khu vực và trên thế giới”; tỉnh Vĩnh Phúc đã không ngừng mở rộng quan hệ giao lưu, chủ động và tích cực hội nhập quốc tế, triển khai đồng bộ các hoạt động đối ngoại trên cả ba trụ cột: ngoại giao chính trị, ngoại giao kinh tế, ngoại giao văn hóa và đã đạt được những kết quả quan trọng, góp phần phát triển kinh tế - xã hội địa phương. Trong những năm gần đây, hoạt động đối ngoại của tỉnh Vĩnh Phúc diễn ra ngày càng sôi động trên tất cả các lĩnh vực và mở rộng ở các cấp, ngành, địa phương. Là bộ phận cấu thành của hoạt động đối ngoại, công tác lễ tân đối ngoại là nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động này. Nhằm đáp ứng việc triển khai các hoạt động đối ngoại đảm bảo tuân thủ những nguyên tắc lễ tân đã trở thành chuẩn mực của cộng đồng quốc tế, năm 2016 Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc đã phát hành cuốn “Sổ tay Lễ tân ngoại giao” đến tất cả các sở, ban, ngành, huyện, thành, thị, các tổ chức chính trị xã hội trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, lễ tân ngoại giao bao gồm nhiều quy tắc phức tạp cần được hệ thống đầy đủ và cập nhật, bổ sung thường xuyên để ứng dụng lâu dài trong công việc. Do vậy, Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc tiếp tục xuất bản cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại” nhằm hệ thống hóa, cập nhật hướng dẫn các quy trình thủ tục, quy định của
Nhà nước về công tác lễ tân đối ngoại; nguyên tắc, trình tự, cách thức đón tiếp các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa phương theo Thông tư số 05/2017/TT-BNG của Bộ Ngoại giao ngày 17/10/2017 Hướng dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương; cung cấp thông tin về giao tiếp đa văn hóa và những lưu ý, cách thức xử lý tình huống phát sinh. Chúng tôi hy vọng cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại” này sẽ là tài liệu hữu ích để các cơ quan, đoàn thể và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh tham khảo và vận dụng trong xử lý các tình huống lễ tân đối ngoại góp phần thực hiện tốt công tác của ngành nói riêng và nâng cao hiệu quả công tác đối ngoại tại địa phương nói chung. Thực tế luôn luôn vận động và phát triển, do vậy tài liệu này khó tránh khỏi những hạn chế, khiếm khuyết. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của độc giả để có thể hoàn thiện hơn trong các lần tái bản sau. BAN BIÊN TẬP
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 9 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI 1 KHÁI NIỆM 1.1. Lễ tân ngoại giao Lễ tân ngoại giao là sự vận dụng tổng hợp những nguyên tắc và quy định của luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước hữu quan, đồng thời phù hợp truyền thống và tập quán lịch thiệp quốc tế, cũng như đặc điểm văn hóa, tôn giáo của các dân tộc. Có những thói quen hình thành từ lâu, trở thành nề nếp trong sinh hoạt và giao tiếp quốc tế mà ngày nay lễ tân ngoại giao bắt buộc phải tuân thủ, mặc dù không có quy định trong bất cứ điều ước quốc tế nào. 1.2. Lễ tân đối ngoại Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau về tính chất, vai trò và nguyên tắc ứng xử, chỉ khác nhau về cách vận dụng như thế nào cho phù hợp, tức là có thể linh hoạt trong cách thể hiện nhưng nhất thiết phải chặt chẽ trong nguyên tắc. 2 ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ Đối tượng phục vụ của lễ tân ngoại giao hẹp hơn lễ tân đối ngoại. Lễ tân ngoại giao có quan hệ chủ yếu với các vị đứng đầu nhà nước và chính phủ, các bộ ngoại giao, các đại sứ quán và viên chức ngoại giao... Lễ tân đối ngoại có quan hệ với các địa phương quốc tế, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài,
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 10 cơ quan đại diện kinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài, hàng triệu du khách nước ngoài thuộc đủ loại cộng đồng các dân tộc, các tôn giáo, nghề nghiệp. 3 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN 3.1. Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau Nguyên tắc này được hiểu là sự tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc gia của nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của nhau, tôn trọng phong tục tập quán của nhau. Những biểu tượng quốc gia gồm có: - Quốc hiệu: tên gọi chính thức của một nước; - Quốc kỳ: cờ tượng trưng của một nước; - Quốc ca (nhạc và lời): bài hát chính thức của một nước, được hát trong các dịp trọng đại; - Quốc thiều: nhạc của quốc ca; - Quốc huy: huy hiệu tượng trưng cho một nước. Các biểu tượng quốc gia mang tính chất thiêng liêng, là vật tượng trưng cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng và chu đáo. 3.2. Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử Đây là một nguyên tắc rất cơ bản của luật pháp quốc tế, được ghi rõ trong Hiến chương Liên Hợp Quốc và Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao. Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa, cần khắc phục phân biệt đối xử về màu da, tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc, lịch sự với khách nước ngoài nhưng không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái thuần phong mỹ tục Việt Nam.
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 11 3.3. Nguyên tắc có đi có lại Nguyên tắc này là hệ quả lô-gích của hai nguyên tắc trên, hàm ý rằng khi một bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy. Nguyên tắc này được áp dụng trong những trường hợp mức độ hưởng các quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao rộng hay hẹp. 3.4. Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với quy định quốc gia và truyền thống dân tộc Theo “Pháp lệnh số 25-L/CTN của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày 23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam quy định các đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ có nghĩa vụ: - Tôn trọng luật pháp và phong tục, tập quán của Việt Nam; - Không can thiệp vào công việc nội bộ của Việt Nam; - Không được sử dụng trụ sở của cơ quan và nhà ở của các thành viên cơ quan vào mục đích trái với chức năng chính thức của mình. 4 Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế 4.1. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao - Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao được phân làm ba cấp như sau: (1) Cấp Đại sứ (hoặc Cao ủy đối với Khối Thịnh vượng chung). (2) Cấp Công sứ. (3) Cấp Đại biện (Đại biện lâm thời thường là người đứng thứ hai sau Đại sứ).
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 12 - Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao chỉ được coi là đã nhậm chức khi đã trình chính thức Quốc thư lên Nguyên thủ quốc gia nước tiếp nhận. - Khi tổ chức hoạt động nếu mời cả Đại sứ, Đại biện, Trưởng đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp vị trí theo thứ tự: Đại sứ, Đại biện (lâm thời), Trưởng đại diện của tổ chức quốc tế. 4.2. Ngôi thứ giữa các viên chức trong các cơ quan đại diện ngoại giao được sắp xếp theo hàm ngoại giao như sau: - Đại sứ - Công sứ - Tham tán Công sứ - Tham tán - Bí thư thứ nhất - Bí thư thứ hai - Bí thư thứ ba - Tùy viên (Lưu ý: Tùy viên Quốc phòng là trường hợp đặc biệt, thường được xếp sau vị trí người thứ hai hoặc thứ ba của cơ quan đại diện ngoại giao). 4.3. Các cơ quan đại diện ngoại giao gồm: - Đại sứ quán (do Đại sứ đặc mệnh toàn quyền đứng đầu) - Công sứ quán (do Công sứ toàn quyền đứng đầu) - Đại biện quán (do Đại biện thường trú đứng đầu). Trong thực tiễn ngoại giao hiện nay, hầu hết các nước thiết lập quan hệ ngoại giao cấp Đại sứ và mở cơ quan đại diện ở cấp Đại sứ quán.
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 13 4.4. Cơ quan lãnh sự gồm: - Tổng Lãnh sự - Phó Tổng Lãnh sự - Lãnh sự - Phó Lãnh sự - Tùy viên Lãnh sự. 4.5. Cách sắp xếp các cơ quan Trong một hoạt động đối ngoại có sự tham gia của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp theo thứ tự: - Cơ quan đại diện ngoại giao - Cơ quan lãnh sự - Cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế 4.6. Quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao Theo Công ước Viên về quan hệ ngoại giao (1961), Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Việt Nam ngày 23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam và Nghị định 73/CP của Chính phủ ngày 30/7/1994 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh về quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan Đại diện ngoại giao, cơ quan Lãnh sự nước ngoài và cơ quan Đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Việt Nam như sau: Quyền bất khả xâm phạm về thân thể: Đây là một trong những quyền cốt yếu và cơ bản nhất đối với viên chức ngoại giao. Người được hưởng quyền bất khả xâm phạm về thân thể không bị bắt, giam giữ, đánh đập; không bị xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự; nước tiếp nhận có trách nhiệm đối xử
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 14 lịch thiệp đối với họ và áp dụng mọi biện pháp thích hợp để ngăn chặn mọi hành vi xâm phạm đến thân thể, tự do và nhân cách của họ. Quyền bất khả xâm phạm đối với trụ sở, nhà ở và tài sản khác: Trụ sở, nhà ở và tài sản khác của cơ quan, cá nhân viên chức ngoại giao, nhân viên hành chính - kỹ thuật là bất khả xâm phạm. Bất kỳ người nước ngoài nào đều không được vào đó nếu không được sự đồng ý của đại diện cơ quan hoặc chủ nhà. Nước tiếp nhận có trách nhiệm đảm bảo bằng mọi biện pháp để các tài sản đó không bị xâm phạm, bị làm hư hại. Trụ sở, nhà ở và các tài sản khác của họ được miễn khám xét, miễn trưng dụng, trưng thu, miễn tịch biên hoặc bị phá hại. Quyền bất khả xâm phạm đối với hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu trữ: hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu trữ của cơ quan, cá nhân viên chức ngoại giao, nhân viên hành chính - kỹ thuật được hưởng quyền bất khả xâm phạm ở bất kỳ chỗ nào, bất kỳ lúc nào. Quyền bất khả xâm phạm đối với túi ngoại giao: túi ngoại giao là các túi hoặc các kiện hàng được gắn xi, đóng dấu, trong đó chứa đựng tài liệu chính thức hoặc các đồ vật dùng cho công việc chính thức của cơ quan đại diện. Túi ngoại giao được hưởng quyền bất khả xâm phạm, không bị giữ hoặc bị gây trở ngại. Giao thông viên ngoại giao (người mang túi ngoại giao) phải mang theo giấy tờ chính thức xác nhận tư cách của họ, ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao. Khi thi hành chức năng họ được nước tiếp nhận bảo hộ, được hưởng quyền bất khả xâm phạm về thân thể, không bị bắt hoặc bị giam giữ dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu túi ngoại giao được ủy nhiệm cho người chỉ huy máy bay (hoặc tàu thủy, tàu hỏa) thì người đó phải mang theo giấy tờ chính thức ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao, nhưng người đó không được coi là giao thông viên ngoại giao. Cơ quan đại diện có thể cử thành viên đến nhận túi ngoại giao trực tiếp và không bị cản trở từ tay người chỉ huy máy bay đó.
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 15 Quyền về thông tin liên lạc: cơ quan đại diện ngoại giao được quyền tự do thông tin liên lạc cho các mục đích chính thức, bao gồm việc sử dụng mọi phương tiện cần thiết như điện đài, mật mã, thu phát vô tuyến. Tuy vậy, việc lắp đặt, sử dụng hệ thống thu phát vô tuyến phải được sự đồng ý của nước tiếp nhận. Quyền được miễn xét hình sự: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được hưởng quyền miễn xét xử hình sự tại nước tiếp nhận. Quyền được miễn xét xử về dân sự và hành chính: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn xét xử dân sự và hành chính tại nước tiếp nhận, ngoại trừ các trường hợp sau đây: một hành động liên quan đến bất động sản tư nhân ở nước tiếp nhận; một hành động liên quan đến thừa kế mà người đó có dính líu (ví dụ: người thi hành di chúc, người quản lý tài sản cho người vị thành niên hoặc người đã chết, người thừa tự, người thừa kế với tư cách cá nhân và không thay mặt nước cử); một hành động liên quan đến hoạt động nghề nghiệp hoặc thương mại do người đó thực hiện tại nước tiếp nhận. Quyền miễn trách nhiệm pháp lý đối với việc làm chứng: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn trách nhiệm làm chứng khi xảy ra một vấn đề gì kể cả khi họ biết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp viên chức ngoại giao vẫn có thể làm chứng để giúp cho các cơ quan pháp lý thụ lý hồ sơ một sự việc. Trong trường hợp này họ phải tự rút bỏ quyền được ưu đãi, miễn trừ của mình. Quyền phản tố: nếu một người đã được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao mà khởi tố một vụ kiện tại nước tiếp nhận thì người đó không còn có quyền đòi hỏi được miễn trừ xét xử đối với bất kỳ một phản tố liên quan trực tiếp đến họ. Trường hợp này họ cũng phải tự rút bỏ quyền được ưu đãi, miễn trừ của mình.
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 16 Quyền được miễn thuế và lệ phí: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn mọi thứ thuế và lệ phí, trừ những loại thuế trực thu, thuế môn bài (hiện nay nhiều nước áp dụng chính sách thuế này trên cơ sở có đi có lại), thuế và lệ phí đánh vào bất động sản tại nước tiếp nhận trừ khi tài sản đó được sử dụng chính thức cho cơ quan đại diện. Quyền được miễn thuế hải quan: cơ quan đại diện ngoại giao, viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn thuế thu nhập, xuất khẩu đối với các đồ vật sử dụng cho cơ quan và cá nhân. Số lượng và chủng loại được miễn trừ nhiều hay ít còn tuỳ thuộc quy định của từng nước. Quyền được miễn khám xét hành lý cá nhân: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn khám xét hành lý cá nhân, trừ khi nhà đương cục khẳng định chắc chắn là trong kiện hành lý đó có chứa đựng những đồ vật cấm nhập, cấm xuất hoặc vượt quá phạm vi ưu đãi cho phép. Trường hợp cần khám xét thì phải có sự chứng kiến của đương sự hoặc đại diện được ủy quyền; nếu khám thấy không có sự vi phạm pháp luật thì viên chức hải quan phải có trách nhiệm đối với danh dự của người được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ đó. Quyền tự do đi lại: tất cả các thành viên của cơ quan đại diện ngoại giao được quyền tự do đi lại trên lãnh thổ nước tiếp nhận, trừ những khu vực quy định cấm vì lý do an ninh quốc gia hoặc khu vực hạn chế chung. Trong ngoại giao, nguyên tắc “bình đẳng, không phân biệt đối xử” và nguyên tắc “có đi có lại” được áp dụng phổ biến. Vì vậy, nếu nước nào không tôn trọng những điều đã quy định trong công ước sẽ bị áp dụng nguyên tắc “có đi có lại” trừ những điều mà nước đó bảo lưu khi ký hoặc tham gia. Các cơ quan lãnh sự và viên chức lãnh sự được hưởng ưu đãi, miễn trừ theo Công ước Viên về quan hệ lãnh sự gần như ưu đãi, miễn trừ ngoại giao. Tại Việt
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 17 Nam, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế và các quan chức của cơ quan được hưởng ưu đãi, miễn trừ gần như cơ quan đại diện ngoại giao và các nhà ngoại giao. 5 MỘT SỐ LƯU Ý TRONG TIẾP XÚC ĐỐI NGOẠI - Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành, tự nhiên, không khách khí nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa. - Cần khiêm tốn nhưng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc mình. Đối với những người ở nước nhỏ, cần chú ý: không nên làm gì, nói gì, thái độ gì để khách cảm thấy là ta không coi trọng nước nhỏ. - Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trính những người lãnh đạo nước họ. Cần tôn trọng những điều thiêng liêng của khách (quốc huy, quốc kỳ). - Trong tiếp xúc với khách không nên đưa ra những vấn đề chính trị, thời sự gay cấn và nên tránh tranh luận gay gắt. Nếu như khách chủ động nêu ra những vấn đề gay cấn thì ta cũng nên tìm cách lái sang những chuyện khác. - Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ những điều bí mật. Song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò cởi mở. - Cần giữ lời hứa, do vậy, cần cân nhắc kỹ những đề xuất của khách. Trường hợp đã hứa nhưng vì lý do nào đó mà không đáp ứng được thì cần nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ đi mà không nói lại lý do không làm được. - Cần giữ đúng cương vị, xã hội nào cũng có trật tự nhất định. Giao thiệp giữ đúng cương vị là cần thiết, nếu không khách sẽ hiểu lầm cho là ta coi
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 18 thường họ. Nhưng nếu ta ở cấp cao hơn khách thì cần cân nhắc. Cần phân biệt khi ta đứng cương vị chiêu đãi khách, hoặc tiếp khách đến thăm có khác với khi ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc. - Cần biết tên và chức vụ của khách để tiện xưng hô. Gặp lại khách lần thứ hai thì nên nhớ tên và chức vụ hoặc nghề nghiệp của khách. - Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn sao cho phù hợp với khẩu vị của khách. Tránh làm những món ăn mà khách kiêng kỵ không ăn vì lý do tôn giáo, sức khỏe. - Cần tôn trọng tập quán sinh hoạt của khách. Quan hệ nam, nữ giữa người châu Âu họ rất tự nhiên khác với người châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn má...). - Các nước công nghiệp phát triển thường có thói quen giữ đúng giờ giấc. Ta cũng nên học tập thói quen làm việc đúng giờ, họp hành chiêu đãi đúng giờ. Hẹn đến đúng giờ hẹn, nếu vì lý do đột xuất đến chậm cần điện thoại xin lỗi vì chậm trễ. - Trước khi vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người ở trong phòng trả lời cho phép mới mở cửa vào, khi vào hay ra khỏi phòng nhớ đóng cửa lại. - Xin lỗi, cảm ơn là những từ luôn luôn ở cửa miệng, khi làm điều gì phiền toái đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn. Ở những nơi công cộng đông người không nên nói to. Nếu muốn hút thuốc thì nên tìm đến nơi cho phép hãy hút thuốc. Nếu ngồi cạnh phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước khi hút. - Không nên chủ động hỏi đời tư của khách, nhất là đối với phụ nữ (tuổi tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu...). - Nét mặt bao giờ cũng nên vui tươi ngay cả trong trường hợp mình có chuyện riêng đáng buồn hoặc có chuyện gì không hài lòng về khách. Nên
Sổ tay Lễ tân đối ngoại 19 cười đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức khi có chuyện thật sự đáng cười. Nét mặt tỏ ra thông cảm trước mọi khó khăn của khách mà mình biết được. - Đôi mắt còn được gọi là “cửa sổ tâm hồn”, có thể giúp các bên đối tác nhìn sâu vao phía trong tâm hồn, những suy nghĩ của nhau nên khi nói, nên thỉnh thoảng nhìn vào mặt người nghe để thăm dò phản ứng đối với vấn đề mình đang nói, tránh gầm mật xuống đất, xuống bàn hoặc ngó nơi khác. Đối với những vấn đề tế nhị, nhạy cảm, tránh nhìn chằm chằm vào mặt người nghe làm họ ái ngại, mất tự nhiên. Khi cần khống chế và tác động vào đối phương thì cần nhìn thẳng vào mắt họ. - Khi nói cần có điệu bộ thích hợp để thêm phần sinh động và linh hoạt, tuy nhiên cũng không nên có quá nhiều điệu bộ. Việc dùng ngón tay trỏ chỉ thẳng vào mặt người nghe là điều hết sức mất lịch sự. Cần tránh những cử chỉ như: nhổ râu, thọc tay vào mũi, ngoáy tai... khi nói chuyện với khách. - Dáng đi khoan thai, đừng đi chân “chữ bát”, tay cà bơi, mất tư thế. Khi ngồi không rung đùi. Không đứng chàng hảng hoặc hai tay chống nạnh khi nói chuyện. - Về mùa đông đi ngoài đường thường đội mũ, mặc áo choàng chống rét nhưng khi vào trong nhà nên bỏ mũ, cởi áo ngoài ra. - Trong lúc ăn không nên xỉa răng, nếu có xỉa răng thì nên dùng một tay che miệng. Sau bữa ăn không nên ngậm tăm. Uống nước sau bữa ăn không nên xúc miệng gây thành tiếng (òng ọc), nhất là nên tránh xúc rồi nhổ toẹt ra gần chỗ ngồi. - Nếu đi cùng phụ nữ cần thể hiện sự quan tâm lúc lên xe, xuống xe, xách đỡ những đồ vật nặng khi lên xuống xe. - Ngoài ra, trong tiếp xúc đối ngoại, các cán bộ cần phải lưu ý một điểm như sau:
Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 20 + Trình độ hiểu biết: hiểu, nắm vững đường lối chính sách chung và chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước ta. Có sự hiểu biết cơ bản về lịch sử, địa lý, kinh tế, văn hóa, phong tục tập quán của nước mình. Có sự hiểu biết tối thiểu về kinh tế, khoa học kỹ thuật, lịch sử thế giới, địa lý thế giới... + Những đức tính cần phải có: Tuyệt đối trung thành và trung thực với Đảng và Tổ quốc, với dân tộc và đặt quyền lợi của Tổ quốc lên trên hết. Có tính chiến đấu, biết tiến công và biết phòng ngự để giành thắng lợi cho Tổ quốc. Chủ động, nhạy cảm, linh hoạt, khôn ngoan giành thế mạnh để tiến công, luôn luôn tỉnh táo cảnh giác, không để bị đối phương kích động. Luôn luôn vững vàng đối phó với những tình huống bất ngờ và phức tạp nhất. + Những điều cần phải chống: Chống chủ nghĩa cá nhân, luôn luôn đặt lợi ích của tổ quốc và nhân dân lên trên hết, ý thức tổ chức kỷ luật cao, không tự cao tự đại. Chống tự ty, chống bừa bãi, cẩu thả, hành động thiếu suy nghĩ. Chống bị mua chuộc bằng vật chất, tiền bạc... Trong mọi hoàn cảnh và điều kiện, người cán bộ ngoại giao không được để cho đối phương có ấn tượng có thể mua chuộc được ta.