Thực hiện những sáng
kiến đổi mới
Các ngu
ồn lực t
ài chính và con ngư
ời ch
ưa bao gi
ờ l
à vô
hạn và chúng đang ngày càng khan hiếm và quý giá hơn bao
giờ hết. Quyết định phân bổ các nguồn lực này vào đâu thực
sự ngày càng khó khăn và rủi ro hơn bởi vì một quyết định
sai có thể gây tổn thương sâu sắc cho một tổ chức.
Tuy vậy, người quản lý vẫn phải đưa ra những quyết định về việc
phân bổ các nguồn lực - một cách nhanh chóng - để giảm bớt
ảnh hưởng của cuộc suy thoái. Cùng lúc đó họ cũng phải lưu ý
đến mọi chuyện và đưa công ty đi đến thành công khi những
ngày tươi sáng quay trở lại.
Vì sự phức tạp và những rủi ro gắn liền với những quyết định
này, quá trình đánh giá các dự án phải rõ ràng và hợp lý. Chúng
tôi xin đề xuất quá trình được gọi là Hạng mục dự án tối ưu
(OPP) dưới đây. Việc tiến hành OPP bao gồm 5 bước:
1. Phát triển các chỉ tiêu ưu tiên hoá hoá dự án. Bạn quan tâm
đến việc đạt được những tăng trưởng trong doanh số ngắn hạn
hơn hay đến việc đẩy mạnh kế hoạch chiến lư
ợc 3 năm của bạn?
Tăng chỉ số khách hàng hay giảm chi phí? Chỉ tiêu bạn sử dụng
để dành ưu tiên cho các dự án sẽ được quyết định bởi mục tiêu
chính của bạn.
ả năng của nguồn lực.
Nhân viên của bạn phải
tốn bao nhiêu thời gian cho một dự án cụ thể? Sự sẵn có của các
máy móc và dịch vụ cần thiết?
3. Tập trung và tổ chức thông tin về những dự án gần đây và
những dự án được lập kế hoạch. Có bao nhiêu dự án gần đây
đang được tiến hành ho
ặc đang trong giai đoạn chuẩn bị? Mỗi dự
án gần đây tốn bao nhiêu thời gian và tiền bạc? Có bao nhiêu dự
án liên quan đến việc phát triển sản phẩm và bao nhiêu dự án
liên quan đến vấn đề an ninh và an toàn?
4. Đánh giá hạng mục dự án. Có những dự án nào có thể kết
hợp được với nhau không? Những sáng kiến nào được khuyến
khích và sáng kiến nào nên bỏ qua vào th
ời điểm hiện tại? Những
sáng kiến nào có thể tiến hành song song?
5. Tiến hành quá trình quản lý hạng mục dự án liền mạch.
Những biện pháp nào bạn có thể sử dụng cho việc cân nhắc và
dành ưu tiên cho các dự án là một nỗ lực không ngừng?
Ảnh: uncovering.org
Phương pháp này cũng hiệu quả tại các chi nhánh, các đơn vị và
trên thực tế trong các tổ chức lớn, việc tiến hành quá trình OPP
cũng được khuyến khích tại một số cấp. Trong bài báo này,
chúng ta sẽ cụ thể mỗi bước gồm những vấn đề gì và do đó bạn
có thể thấy OPP sẽ như thế nào khi được thực hiện.
1. Phát triển các chỉ tiêu ưu tiên hoá dự án. Một hạng mục dự
án, giống như một hạng mục đầu tư, cần phải được đa dạng hoá.
Nó về cơ bản bao gồm các sáng kiến chiến lược và sách lược,
các sáng kiến thúc đẩy phát triển, có liên quan đến chi phí và các
dự án lấy khách hàng hoặc nhân viên làm tâm điểm. Các chỉ tiêu
dùng để ưu tiên hoá các dự án tiềm năng và hiện tại thường
thuộc các nhóm dưới đây:
- Thúc đẩy chiến lược.
- Cân bằng nhu cầu tồn tại trong cơn bão kinh tế hiện tại với
chuẩn bị cho những ngày tươi sáng phía trước.