Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Vietrans Saigon Logistics tại kho TCS (Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Tân Sơn Nhất)

Chia sẻ: Lệ Minh Vũ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nghiên cứu "Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Vietrans Saigon Logistics tại kho TCS (Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Tân Sơn Nhất)" tập trung vào việc đánh giá ưu nhược điểm, cơ hội và thách thức của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không và tác động của nó đối với hoạt động của Công ty. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Vietrans Saigon Logistics tại kho TCS (Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Tân Sơn Nhất)

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY VIETRANS SAIGON LOGISTICS TẠI KHO TCS (CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HÓA TÂN SƠN NHẤT) Võ Thị Nhƣ Thảo*, Đào Thăng Long, Nguyễn Thị Thanh Diệu Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh. *Tác giả liên hệ, Email: vtn.thao@hutech.edu.vn. TÓM TẮT Nghiên cứu tập trung vào việc đánh giá ưu nhược điểm, cơ hội và thách thức của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không và tác động của nó đối với hoạt động của Công ty. Phương pháp nghiên cứu định tính bằng cách sử dụng dữ liệu thứ cấp của Công ty kết hợp thông tin thu thập từ quá trình thực tập. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh các ưu điểm, hạn chế, cơ hội, và thách thức của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu. Đặc biệt, nhóm nghiên cứu đã đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình này, bao gồm tuyển thêm nhân viên bốc xếp, đăng ký tài khoản thanh toán với kho TCS, và việc lập danh sách điện tử chi tiết cho các tổ kho ký các chuyến bay trên Excel. Từ khóa: Quy trình giao nhận; đường hàng không; giao nhận hàng hóa; xuất khẩu; kho TCS. 1. Tổng quan Nghiên cứu về việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không đang trở thành một phần không thể thiếu trong ngành logistics và xuất nhập khẩu. Đường hàng không đem lại lợi ích vô cùng lớn lao với tốc độ vận chuyển nhanh chóng và tính linh hoạt cao, góp phần quan trọng vào việc kết nối các thị trường toàn cầu. Theo Cục Hàng không Việt Nam CAA, hãng hàng không Việt Nam hiện đang hoạt động 66 đường bay, kết nối 3 thành phố lớn với 19 cảng hàng không địa phương, thực hiện 650 chuyến bay mỗi ngày. Thị trường hàng hóa giảm 26% so với 2022, trong đó hàng quốc tế giảm 30%, hàng nội địa tăng 10%. Từ các số liệu trên có thể thấy tỷ lệ hàng hóa qua đường hàng không cho thấy tầm quan trọng của đường hàng không nói chung và quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không nói riêng. Tuy nhiên, quy trình giao nhận hàng hóa qua đường hàng không hiện tại vẫn đối diện với nhiều thách thức và vấn đề cần được giải quyết. Tối ưu hóa thời gian vận chuyển, giảm thiểu chi phí, và tăng cường hiệu suất trong quá trình giao nhận hàng hóa là những mục tiêu quan trọng mà nghiên cứu này hướng tới. Theo Báo cáo của Bộ Công thương (2021), trong 9 tháng đầu năm 2021 vận tải hàng hóa bằng đường hàng không đạt 179,9 nghìn tấn, giảm 9,7% so với cùng kỳ năm 2020 và luân chuyển hàng hóa đạt 3,34 tỷ tấn.km, tăng 24,9% so với cùng kỳ năm 2020. Theo Báo cáo của Bộ Công thương (2022), trong 9 tháng đầu năm 2022, vận tải hàng hóa bằng đường hàng không tăng 8,9%, đạt 213,2 nghìn tấn và luân chuyển hàng hóa tăng 27,2%, đạt 4.503 triệu tấn.km so với cùng kỳ năm 2021. Theo Báo cáo của Bộ Công thương (2023), trong 9 tháng đầu năm 2023, dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không đạt 0,23 triệu tấn, tăng 7,2% so với cùng kỳ năm 2022. Hàng hóa quốc tế giảm 30%, đạt 405 nghìn tấn, trong khi hàng hóa nội địa tăng 10%, đạt 77,6 nghìn tấn so với cùng kỳ năm 2022. Trong khi sản lượng vận chuyển hàng không toàn cầu giảm sút, có thể nói sự tăng trưởng của hàng hóa nội địa là một trong những tín hiệu tốt. 380
Quy trình giao nhận hàng hóa qua đường hàng không đóng vai trò quan trọng trong tối ưu hóa chuỗi cung ứng toàn cầu. Tính nhanh chóng, an toàn, và tích hợp với quy tắc hải quan quốc tế, đường hàng không giúp giảm tồn kho, tăng cường giao tiếp thời gian thực, và cung cấp khả năng theo dõi chặt chẽ. Công nghệ hiện đại giúp tối ưu hóa quản lý và đối soát hàng hóa, trong khi mở rộng cơ hội thương mại quốc tế. Với vai trò quan trọng này, quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không trở thành chìa khóa quan trọng cho sự thành công trong môi trường kinh doanh toàn cầu. Tóm lại, thông qua các phân tích nhóm nghiên cứu đã nhận thấy được tầm quan trọng của việc giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đối với ngành Logistics nói chung và Công ty Vietrans Saigon Logistics nói riêng. Đây là lý do nhóm nghiên cứu chọn đề tài “Giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty Vietrans Saigon Logistics tại kho TCS (Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Tân Sơn Nhất)”. 2. Cơ sở lý thuyết và phƣơng pháp nghiên cứu 2.1 Cơ sở lý thuyết Theo Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế ICAO (2018), đường hàng không là khu vực kiểm soát hoặc một phần trong đó được thiết lập dưới dạng hành lang được trang bị thiết bị dẫn đường vô tuyến. Đường hàng không được sử dụng để dẫn đường cho máy bay dọc theo các tuyến đường cụ thể trên bầu trời và chúng thường được xác định bởi một loạt các điểm tham chiếu mà máy bay phải đi qua. Theo Cục Hàng không Liên bang FAA (1958), đường hàng không là các tuyến đường được chỉ định mà máy bay bay để hỗ trợ điều hướng và giúp phân cách để tránh tai nạn. Theo nhóm nghiên cứu, đường hàng không là một tuyến đường được thiết kế dành riêng cho phương tiện máy bay được đặt các thiết bị dẫn đường vô tuyến. Giúp cho máy bay bay đúng tuyến đường chỉ định và nắm bắt được phương hướng, địa điểm cần đến. Theo World Bank (2015), giao nhận hàng hóa là hoạt động di chuyển hàng hóa qua các bên bao gồm các công việc sắp xếp vận chuyển, giám sát việc thông quan hải quan thay mặt cho khách hàng của họ và nói chung là giải quyết các vấn đề phát sinh khi hàng hóa đang được vận chuyển. Theo Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế FIATA (2004), giao nhận hàng hóa là các dịch vụ thuộc bất kỳ loại nào liên quan đến việc vận chuyển (được thực hiện bằng phương thức vận tải đơn phương thức hoặc đa phương thức), gom hàng, lưu kho, xử lý, đóng gói hoặc phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn liên quan, bao gồm nhưng không giới hạn ở các vấn đề hải quan và tài chính, khai báo hàng hóa vì mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu hoặc thực hiện thanh toán hoặc chứng từ liên quan đến hàng hóa. Theo nhóm nghiên cứu, giao nhận hàng hóa là hoạt động mà người giao nhận di chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác bằng nhiều phương thức vận chuyển khác nhau thông qua các công việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, sắp xếp và giám sát hàng hóa, làm thủ tục giấy tờ và các công việc khác liên quan đến giao hàng và liên quan đến yêu cầu của khách hàng. Cụ thể là chuẩn bị hàng hóa, xác nhận hàng hóa với khách hàng, làm giấy tờ thủ tục hải quan, theo dõi vận chuyển, thanh toán các loại chi phí vận chuyển và lựa chọn phương thức vận chuyển… Theo Eric Duong (2023), kho hàng là một yếu tố cơ bản trong lĩnh vực logistics, cung cấp không gian lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích cuối cùng trong chuỗi cung ứng. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng một cách liền mạch, nhanh chóng, tiết kiệm và đảm bảo chất lượng. Theo SCM Wizard: Global Supply Chain Management (2016), kho hoặc trung tâm phân phối là nơi lưu trữ nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc thành phẩm. Chúng thể hiện sự gián đoạn trong dòng nguyên liệu và do đó làm tăng thêm chi phí cho hệ thống. Các mặt hàng chỉ nên được lưu kho nếu có lợi ích bù đắp thu được từ việc lưu trữ chúng. Theo Phạm Ngọc Anh (2017), quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không bao gồm các bước sau: 381
Bƣớc 1: Booking (Đặt chỗ): Người xuất khẩu liên hệ với công ty Forwarder để đặt chỗ trên máy bay cho hàng hóa, chọn công ty có giá cạnh tranh. Bƣớc 2: Đóng hàng: Hàng hóa được đóng gói và ghi ký mã hiệu (Shipping mark) tại kho người xuất khẩu theo yêu cầu của người nhập khẩu. Bƣớc 3: Thủ tục hải quan xuất khẩu: Chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu sau khi hàng ra sân bay. Bƣớc 4: Phát hành AWB: Hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, hãng hàng không phát hành MAWB, người giao nhận phát hành HAWB, và gửi bản gốc AWB số 2 cùng bộ chứng từ cho người nhập khẩu. Bƣớc 5: Gửi chứng từ (nếu cần): Trong vận tải hàng không, một bản AWB gốc được gửi cùng lô hàng đến sân bay đích và người nhập khẩu không cần xuất trình AWB gốc để nhận hàng. Bƣớc 6: Nhận chứng từ qua email: Sau khi hàng hóa đã được vận tải, người xuất khẩu gửi bản scan của AWB gốc số 3 và toàn bộ các chứng từ khác qua email cho người nhập khẩu. Bƣớc 7: Thông báo hàng đến: Đại lý của hãng vận tải tại sân bay đến thông báo hàng đến cho người nhập khẩu trước ngày máy bay đến. Theo nhóm nghiên cứu, quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không gồm các bước: Bƣớc 1: Chuẩn bị tài liệu và thủ tục: Bao gồm việc chuẩn bị các tài liệu xuất khẩu cần thiết, như hóa đơn xuất khẩu, vận đơn hàng không, thông tin về hàng hóa, và các thủ tục liên quan khác. Bƣớc 2: Đóng gói: Hàng hóa cần được đóng gói một cách an toàn để đảm bảo không bị hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc gán nhãn đúng cũng rất quan trọng để xác định rõ ràng nội dung và đích đến của hàng hóa. Bƣớc 3: Xác định phương tiện vận chuyển: Quyết định loại phương tiện hàng không phù hợp để vận chuyển hàng hóa, đồng thời xác định hãng hàng không và các chi tiết liên quan. Bƣớc 4: Làm thủ tục hải quan: Hàng hóa cần phải qua các quy trình kiểm tra an ninh và hải quan theo quy định của nước xuất khẩu. Bƣớc 5: Vận chuyển hàng hóa: Hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không từ sân bay xuất phát đến sân bay đích. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra và xếp hàng hóa lên máy bay. Bƣớc 6: Giám sát vận chuyển: Việc theo dõi quá trình vận chuyển, đảm bảo rằng hàng hóa di chuyển theo kế hoạch và được giám sát để đối phó với các rủi ro bất ngờ xảy ra. 2.2 Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu này đã chọn sử dụng phương pháp định tính, sử dụng dữ liệu thứ cấp có sẵn để giới thiệu về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Dữ liệu được thu thập thông qua việc tìm kiếm tài liệu từ các tổ chức liên quan đến ngành vận tải trên internet và quan sát trực tiếp quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại kho TCS. Ngoài ra, nghiên cứu còn thu thập dữ liệu từ nhân viên giao nhận trên tuyến hàng không của Vietrans Saigon Logistics tại kho TCS. Bằng cách này, nhóm nghiên cứu có thể phân tích và đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa, xác định những điểm thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện. Kết quả của việc này sẽ hỗ trợ việc đề xuất các giải pháp khắc phục để cải thiện quy trình giao nhận của một lô hàng. 3. Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng hàng không 3.1 Sơ đồ quy trình giao nhận 382
Xác nhận Khai báo thủ Đo kích thông tin và Cân hàng hóa Ký xác nhận tục hải quan thước chuẩn bị và Dán talon tờ khai xuất khẩu (Dimentions) chứng từ Đưa tờ khai Quyết toán hàng xuất Thanh lý Đóng tiền Soi hàng hóa và lưu hồ sơ cho đại lý tờ khai thương vụ hãng bay Sơ đồ 1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng hàng không tại TCS (Nguồn: Nhóm nghiên cứu tự tổng hợp) 3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng hàng không tại kho TCS Bảng 1. Mô tả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng hàng không tại kho TCS STT Tên Bƣớc Ngƣời Thực Hiện Nội Dung Công Việc Nhân viên phòng chứng từ chuẩn bị và xử lý Nhân viên phòng chứng từ cần thiết như là hóa đơn xuất khẩu, chứng từ danh sách hàng hóa, và Booking Note sau đó Xác nhận gửi cho nhân viên hiện trường. thông tin và Nhân viên hiện trường sau khi nhận được tài 1 chuẩn bị liệu từ phòng chứng từ thì kiểm tra lại các chứng từ Nhân viên hiện thông tin trên chứng từ rồi chuẩn bị thêm trường Talon và phiếu tiếp nhận hàng hóa rồi mang tài liệu đi in ra và thực hiện quy trình làm hàng tiếp theo. Nhân viên chứng từ tiến hành làm tờ khai từ Khai báo thủ Nhân viên phòng thông tin của Booking Note và Invoice sau 2 tục hải quan chứng từ hoàn thành xong tờ khai hải quan thì nhân xuất khẩu viên chứng từ gửi cho nhân viên hiện trường. Kéo hàng vào bàn cân đăng ký cân hàng (gồm các thông tin: Số Master Airway Bill, số kiện, số pallet), khi hàng tới kho thì chuyển hàng xuống pallet sau đó kéo hàng vào cân nhân viên hiện trường đọc đúng số bill, số ký cho nhân viên kho để cân hàng, sau khi cân hàng Cân hàng Nhân viên xong nhân viên cân hàng tại kho sẽ đưa lại 3 hóa và Dán hiện trường phiếu thông tin cân như là số kiện số ký. talon Dán Talon, Talon sẽ được dán lên từng kiện hàng nhằm theo dõi chặt chẽ trong quá trình vận chuyển. Nhân viên giao nhận hiện trường sẽ dán Talon lên từng kiện hàng và chụp ảnh xác nhận với bộ phận chứng từ là hàng đã đến kho và đang làm thủ tục. Sau khi quá trình cân hàng được hoàn tất, nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm tiến hành đo kích thước của hàng hóa. Thông tin kích thước này sẽ được điền vào mục kích Đo kích Nhân viên thước lô hàng (Dimensions) trên tờ cân, nhân 4 thước hiện trường viên sẽ áp dụng công thức tính trọng lượng (Dimentions) theo công thức: Dài x Rộng x Cao x số kiện/6000. Tiếp theo so sánh giữa trọng lượng đã cân (Gross weight) và trọng lượng theo thể tích. 383
Trọng lượng nào lớn hơn sẽ được điền vào ô trọng lượng tính cước (Chargeable weight) trên phiếu gửi hàng. Sau khi hoàn tất quá trình đo kích thước nhân viên giao nhận điền thông tin cân và kích Nhân viên thước lên tờ cân và mang tờ cân đến để nhân hiện trường viên kho TCS kiểm tra trước khi hàng hóa Ký xác nhận 5 chuẩn bị được chuyển đi. tờ khai Nhân viên kho tiếp nhận tờ cân của nhân viên hiện trường kiểm tra cẩn thận các thông tin Nhân viên kho TCS trên tờ cân và xem xét hàng hóa có vấn đề gì không rồi ký xác nhận vào tờ cân. Bước này nhân viên hiện trường cần phải gộp các hồ sơ để đóng tiền thương vụ hồ sơ gồm phiếu gửi hàng liên màu hồng và màu vàng, Đóng tiền Nhân viên 6 phiếu tiếp nhận hàng hóa và Booking Note thương vụ hiện trường bấm chung tất cả lại với nhau sau đó nộp hồ sơ này lên cho nhân viên phòng thương vụ và đợi gọi tên để thực hiện thanh toán. Nhân viên hiện trường chuẩn bị hồ sơ để thanh lý Hải quan gồm tờ khai xuất khẩu, mã vạch, phiếu gửi hàng liên màu xanh và 1 Talon dán lên liên xanh của phiếu gửi hàng. Sau đó gấp đôi liên xanh kẹp với tờ khai và mã vạch sau đó nộp vào khay đựng hồ sơ ở Nhân viên cửa phòng Hải quan. Trên tờ khai hải quan hiện trường nhân viên hiện trường ghi tay trên tờ khai các Thanh lý tờ 7 thông như chuyến bay, số kiện, số ký, ngày khai bay, số điện thoại và họ tên nhân viên hiện trường để khi nhân viên Hải quan kiểm tra dễ dàng đối chiếu trên hệ thống và duyệt hồ sơ nhanh chóng. Sau khi nhận hồ sơ thì nhân viên Hải quan đối Nhân viên chiếu trên hệ thống của kho thông tin của đơn Hải quan hàng và đóng dấu hải quan để đơn hàng thông quan và chuyển sang bước tiếp theo. Sau khi hoàn tất quá trình thanh lý, hàng hóa sẽ được chuyển đến khu vực máy soi trong kho. Tại đây nhân viên máy soi thực hiện quá trình kiểm tra bằng máy soi. Quá trình này diễn ra ngay trước khi hàng hóa chuẩn bị 8 Soi hàng hóa Nhân viên kho TCS chuyển tiếp vào giai đoạn vận chuyển tiếp theo. Trong trường hợp lô hàng hay kiện hàng nào đó khi soi chiếu gặp nghi ngờ, nhân viên thực hiện soi chiếu có thể yêu cầu mở hàng ra để kiểm tra thực tế. Đưa tờ khai Nhân viên giao nhận hiện trường đưa tờ cân hàng xuất Nhân viên hiện hàng xuất liên trắng gửi cho hãng bay đánh 9 cho đại lý trường bill. hãng bay Quyết toán Nhân viên Sau khi hoàn tất các thủ tục làm hàng của một 10 và lưu hồ sơ hiện trường lô hàng xuất nhân viên hiện trường tiến hành 384
liệt kê các chi phí để đề nghị nhà xuất khẩu thanh toán phí dịch vụ và phí chi hộ, các chi phí bao gồm: Phí Handling và phí lao vụ và phí hun trùng nếu hàng đóng kiện gỗ và phí phát sinh hải quan nếu hàng lệch kí tức là cân thực tế ở kho khác biệt quá nhiều so với trên tờ khai hải quan. Thông thường nhân viên hiện trường chỉ cần liệt kê các khoản phí này gửi lên cho bộ phận kế toán quyết toán là lưu giữ. (Nguồn: Nhóm nghiên cứu tự tổng hợp) 3.3 Phân tích quy trình một lô hàng cụ thể Để có thể thực hiện quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không một cách hiệu quả và hợp pháp, các bên liên quan cần chuẩn bị và sử dụng các loại chứng từ cần thiết. Các tài liệu này không chỉ là các yêu cầu pháp lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát và đảm bảo tính chính xác của quá trình giao nhận. Giả sử một lô hàng cụ thể như sau: - Airway Bill (Vận đơn hàng không): + Master Airway Bill: 297 3878 0383 + House Airway Bill: VTRSGN09023 + Tên hàng hóa: LURE (mồi câu cá) + Số lượng: 53 kiện + Cảng đi: HOCHIMINH AIRPORT, VIETNAM + Cảng đến: NAGOYA, JAPAN + Chuyến bay/ngày bay: CI0782/03 DEC Hình 1. Airway Bill xuất khẩu (Nguồn: Phòng chứng từ) 385
- Booking Note: Hình 2. Booking Note xuất khẩu (Nguồn: Phòng chứng từ) Nội dung trên Booking Note bao gồm: + Date of delivery: Dec 02, 2023 + M.AWB\H.AWB: 297 38780383 + Original: SGN + Destination: NGO + Quantity(PCE/G.W/CBM): 53CT;CW:1350KG51x53x58cm + Commodity: LURE Estimate Schedule SGN – TPE CI0782 Dec 03rd, 2023 11:00 Dec 03rd, 2023 15:15 TPE – NGO CI0150 Dec 04th, 2023 17:15 Dec 04th, 2023 20:50 Remark Terminal: TCS Cut off time: 20H00 02 NOV - Tờ khai hải quan xuất khẩu: Hình 3. Tờ khai hải quan xuất khẩu (Nguồn: Phòng chứng từ) 386
- Mẫu tờ cân gửi hàng kho TCS: Hình 4. Tờ cân gửi hàng kho TCS (Nguồn: Kho TCS) Tại kho TCS, quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu thông qua đường hàng không của Vietrans Saigon Logistics được thực hiện theo một chuỗi các bước cụ thể, mỗi bước đều được thực hiện một cách tỉ mỉ và cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của quá trình này. Đầu tiên, khi lô hàng mồi câu cá được đưa đến, nhân viên hiện trường nhận các bộ chứng từ quan trọng như vận đơn hàng không, Booking Note, tờ khai hải quan xuất khẩu và talon. Những tài liệu này là cần thiết để chuẩn bị các giấy tờ và tài liệu liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa. Bước tiếp theo là vận chuyển hàng hóa từ xe tải xuống pallet để tiến hành kiểm tra và gửi hình ảnh xác nhận hàng đến kho cho doanh nghiệp. Nhân viên sẽ dán Talon và cân hàng hóa để đảm bảo việc theo dõi hàng hóa được thực hiện một cách chặt chẽ. Sau khi hàng hóa được cân, nhân viên sẽ đo kích thước và so sánh trọng lượng để tính cước vận chuyển trên tờ cân đã ghi đầy đủ các thông tin về lô hàng. Tiếp theo, người đại diện của TCS sẽ ký xác nhận tờ khai và thực hiện thanh toán thương vụ. Tờ khai xuất khẩu hàng hóa sau đó sẽ được thanh lý và chuyển đến đại lý hãng bay để tiếp tục quá trình vận chuyển. Nhân viên hiện trường sẽ gửi hình ảnh vị trí lô hàng tại kho và thông báo cho doanh nghiệp để doanh nghiệp thông báo cho bên khách hàng. Trước khi gửi đi, hàng hóa có thể được kiểm tra kỹ lưỡng hoặc kiểm tra an ninh để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Khi quá trình vận chuyển hoàn tất, nhân viên của kho TCS sẽ thực hiện quyết toán về các khoản phí và chi phí liên quan. Hồ sơ liên quan sẽ được lưu trữ cho mục đích kiểm tra và bảo quản, đảm bảo rằng quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại kho TCS diễn ra một cách trơn tru và đáng tin cậy. 3.4 Phân tích SWOT 387
Bảng 2. Mô hình SWOT quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng hàng không Điểm mạnh Điểm yếu   Quá trình chuẩn bị và xác nhận thông tin trên Thiếu nhân viên hiện trường hỗ trợ bốc xếp bộ chứng từ diễn ra một cách nhanh chóng, hàng hóa khi có nhiều hàng. tiết kiệm thời gian làm hàng.  Chưa đăng ký tài khoản thanh toán với bên  Chủ động được xe tải vận chuyển hàng hóa đóng tiền thương vụ tại kho TCS. giúp giảm chi phí và thời gian.  Mất nhiều thời gian tìm kiếm tổ bay ký xác  Nhân viên giao nhận hiện trường có nghiệp nhận tiếp nhận hàng hóa tại kho TCS. vụ chuyên môn cao. Cơ hội Thách thức   Công nghệ số ngày càng phát triển, tự động Giao nhận hàng hóa qua đường hàng không hóa, trí tuệ nhân tạo, IoT và blockchain đang tuy nhanh, nhưng vẫn phải đối mặt với các thay thế nhiều công việc, giúp doanh nghiệp thách thức như chi phí cao, vấn đề an toàn cải thiện hiệu suất giao nhận hàng. đặc biệt trong các trường hợp thồi tiết xấu  Doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ và hoặc sự cố kỹ thuật.  dữ liệu để tối ưu hóa quy trình và giảm chi Quản lý kho và theo dõi hàng hóa cũng đòi phí không cần thiết. hỏi sự chính xác.   Việt Nam đẩy mạnh toàn cầu hóa, hội nhập Biến động thị trường và điều kiện thời tiết quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho giao nhận làm tăng rủi ro.  hàng hóa qua đường hàng không thông qua Quy trình thông quan và các thủ tục hải quan giảm rào cản thương mại và quy định vận phức tạp, đòi hỏi sự chú ý đặc biệt để tránh chuyển hàng hóa. gặp khó khăn và chậm trễ.  Năng suất nông, lâm, thủy sản tăng ổn định  Trong lĩnh vực công nghiệp và xây dựng, tổng cầu thế giới suy giảm. (Nguồn: Nhóm nghiên cứu tự tổng hợp) 4. Đề xuất Kiến nghị 1: Tuyển dụng thêm nhân viên bốc xếp Thấy được tình trạng thiếu nhân sự tại Vietrans. Nhóm nghiên cứu đã đề ra giải pháp là tuyển dụng thêm nhân viên bốc xếp để có thể hỗ trợ cho nhân viên hiện trường theo kế hoạch sau: Trước tiên Công ty cần phải phân công cho nhân viên phòng nhân sự đảm nhiệm công tác tuyển dụng. Sau đó, chuẩn bị danh sách các câu hỏi liên quan đến vị trí tuyển dụng và chuẩn bị nơi phỏng vấn tại văn phòng của Công ty trong 3 ngày. Số lượng nhân viên bốc xếp mà Công ty tuyển dụng là hai người. Tiếp theo Công ty cần phải đăng tin tuyển dụng thông qua các trang mạng xã hội Facebook, trên website của công ty, sử dụng các web tuyển dụng việc làm phổ biến như YBOX và Top CV. Trên Facebook, thông tin tuyển dụng có thể được đăng trên fanpage của công ty, kèm theo hình ảnh, video hoặc tài liệu để thu hút sự chú ý của ứng viên, đăng trên fanpage công ty không tốn chi phí. Đồng thời trên LinkedIn, CareerBuilder và YBOX công ty có thể chia sẻ thông tin tuyển dụng trên trang cá nhân và trong các nhóm chuyên ngành để tăng cơ hội tiếp cận ứng viên chất lượng. Sau buổi phỏng vấn, nhân viên phòng nhân sẽ đánh giá và lựa chọn ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đề ra. Cuối cùng, thông báo kết quả cho ứng viên sau khi đã sàng lọc và đánh giá. Kiến nghị 2: Đăng ký tài khoản thanh toán cuối tháng với bên kho TCS về việc thanh toán phí để tránh mất thời gian cho nhân viên giao nhận Trước hết, nhân viên phòng hành chính cần liên hệ trực tiếp với phòng Tài chính hoặc Kế toán của kho TCS. Thông thường, thông tin liên lạc của họ có thể được tìm thấy trên trang web của công ty hoặc qua tài liệu chính thức được cung cấp. Nhân viên hành chính sẽ yêu cầu bên TCS gửi biểu mẫu hoặc thông tin chi tiết về quy trình đăng ký tài khoản thanh toán cuối tháng. TCS có thể cung cấp một biểu mẫu hoặc đơn đăng ký đặc biệt mà bạn cần điền đầy đủ 388
thông tin cá nhân và thông tin về thanh toán. Biểu mẫu này bao gồm các mục thông tin như thông tin của chủ sở hữu hoặc thông tin doanh nghiệp, thông tin liên hệ, thông tin về tài khoản ngân hàng, và có thể một số điều khoản và điều kiện liên quan đến việc thanh toán. Khi đã điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu, nhân viên hành chính sẽ gửi lại biểu mẫu cho phòng Tài chính hoặc Kế toán của kho TCS và chờ đợi thông báo chấp nhận biểu mẫu hoặc bổ sung thông tin nếu có. Sau khi thông tin đăng ký được xác nhận và chấp nhận, kho sẽ cung cấp thông tin về tài khoản thanh toán cuối tháng cho công ty đăng ký, bao gồm thời gian thanh toán, các điều khoản và điều kiện cụ thể áp dụng cho tài khoản này. Kiến nghị 3: Lập một danh sách điện tử cụ thể các tổ kho ký các chuyến bay trên Excel Trước hết công ty cần phân công 2 người được ủy quyền đảm nhiệm nhiệm vụ thu thập thông tin công việc của nhân viên trong tổ kho TCS. Trong vòng 7 ngày phải thu thập được các thông tin bao gồm thông tin cụ thể từng người phụ trách ký giấy xác nhận tiếp nhận hàng hóa là tên người phụ trách tiếp nhận hàng hóa, chức vụ, thông tin liên lạc, mã tổ bay, mã số xe nâng mà họ đảm nhiệm và khu vực mỗi nhân viên kho đảm nhiệm. Nhóm thu thập thông tin có thể sử dụng sổ tay ghi chép hoặc ghi chú trên ứng dụng di động để hỗ trợ quá trình ghi lại thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bước tiếp theo, nhân viên thu thập sẽ gửi các dữ liệu thu thập được cho phòng hành chính tổng hợp lại và sử dụng để xây dựng danh sách điện tử trên Excel. Sắp xếp các thông tin được theo thứ tự sau: đặt tên các hàng cho thông tin muốn thêm là số thứ tự, tên, chức vụ, số điện thoại, email, mã số xe nâng. Sau khi đã có được một danh sách Excel, cần tạo thêm một sơ đồ TCS bao gồm các thông tin chi tiết các khu vực kho TCS, tuyến đường và mã số xe thường lui tới sẽ được gắn trên mỗi khu vực trên sơ đồ. Cuối cùng, là việc duy trì cập nhật số liệu liên tục hàng Quý đảm bảo rằng thông tin thu thập được luôn được chính xác và đáng tin cậy. Tài liệu này sẽ được lưu hành nội bộ của công ty do trưởng phòng giao nhận quản lý. 5. Kết luận Bài nghiên cứu đã nêu ra thực trạng quy trình giao nhận thực tế hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Vietrans Saigon Logistics tại kho TCS (Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Tân Sơn Nhất) và mô tả chi tiết từng bước thực tế trong quy trình tại kho TCS cũng như chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt trong quy trình giao nhận này. Để cải thiện những điểm yếu trên công ty cần tuyển dụng thêm nhân viên bốc xếp hàng hóa, đăng kí tài khoản thanh toán phí với kho TCS và lập một danh sách điện tử các tổ kho ký các chuyến bay trên Excel để hoàn thiện và nâng cấp thêm quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phạm Ngọc Anh. (2017). Xuất Nhập Khẩu Thực Chiến. Hà Nội: NXB Tài chính. 2. Bộ Công Thương. (2021). Báo cáo Logistics Việt Nam 2021: Phát triển nhân lực Logistics. Hà Nội: NXB Công Thương, tr 69-71. 14/01/2024. 3. Bộ Công Thương. (2022). Báo cáo Logistics Việt Nam 2022: Logistics xanh. Hà Nội: NXB Công Thương, tr 55-57. 14/01/2024. 4. Bộ Công Thương. (2023). Báo cáo Logistics Việt Nam 2023: Chuyển đổi số trong Logistics. Hà Nội: NXB Công Thương, 65-66. 5. Cục Hàng Không Việt Nam. (2023). Thị trường vận chuyển hàng không 6 tháng đầu năm 2023. https://caa.gov.vn/chat-luong-dich-vu/thi-truong-van-chuyen-hang-khong-6- thang-dau-nam-2023-20230710103829236.htm. 14/01/2024. 6. Tổng Cục Thống Kê. (2023). BÁO CÁO TÌNH HÌNH KINH TẾ – XÃ HỘI QUÝ III VÀ 7. THÁNG NĂM 2023. https://www.gso.gov.vn/du-lieu-va-so-lieu-thong-ke/2023/09/bao- cao-tinh-hinh-kinh-te-xa-hoi-quy-iii-va-9-thang-nam-2023/. 15/01/2024. 389
8. Tổ Chức Hàng Không Dân Dụng Quốc Tế. (2018). Annex 11 to the Convention on International Civil Aviation.https://www.iacm.gov.mz/app/uploads/2018/12/an_11_Air- Traffic-Services_15ed._2018_rev.51_01.07.18.pdf. 26/11/2023. 9. Cục Hàng không Liên bang. (1958). Air Traffic Service Routes: Section 3. Federal Airways. https://www.faa.gov/air_traffic/publications/atpubs/pham_html/chap20_section_3.html. 26/11/2023. 10. Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế. (2004). About Freight-Forwarding: What is freight forwarding and what do forwarders do?. https://fiata.org/about-freight-forwarding/. 26/11/2023. 11. World Bank. (2015). Understanding the Operations of Freight Forwarders. https://documents1.worldbank.org/curated/en/352591468000616916/pdf/WPS7311.pdf. 26/11/2023. 12. Eric Duong. (2023). KHO HÀNG LÀ GÌ? VAI TRÒ CỦA KHO HÀNG TRONG LOGISTICS?. https://vietaircargo.asia/tin-tuc/kho-hang-la-gi-vai-tro-cua-kho-hang- trong-logistics/. 20/02/2023. 13. SCM Wizard: Global Supply Chain Management (2016). Concept of Warehouse in Supply Chain Management. https://scmwizard.com/concept-of-warehouse/. 20/02/2024. 390