TIỂU LUẬN: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê

Chia sẻ: Nguyen Loan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

1.602
lượt xem 177
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Nguyễn Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian qua. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế (công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: TIỂU LUẬN: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê

TIỂU LUẬN: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê
LỜI MỞ ĐẦU Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Nguyễn Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian qua. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế (công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động marketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực tế tại Việt Nam. Trong thời điểm kinh tế toàn cầu đang trong tình trạng khủng hoảng kinh tế như hiện nay, Việt Nam cũng là một quốc gia đang trong thời kỳ hội nhập không tránh khỏi bị ít nhiều ảnh hưởng. Theo đánh giá chung, 2009 còn rơi vào trạng thái trì trệ hơn nữa, và còn kéo dài, đánh giá khả quan nhất là tới cuối 2010 kinh tế Việt Nam mới bắt đầu có những bước tiến triển mới. Hơn lúc nào, vai trò của marketing trong mỗi doanh nghiệp quan trọng chưa bao giờ quan trọng như lúc này, khách hàng thực sự trong vai trò là thượng đế đối với mỗi doanh nghiệp. Trong đó, công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là công ty chuyên về sự kiện, một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực marketing ở Việt Nam, hỗ trợ các doanh nghiệp và các buổi họp, hội đàm,… trong tổ chức sự kiện và các hoạt động xung quanh tổ chức sự kiện. Trong bản báo cáo chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện, cộng với nghiên cứu thực tiễn bằng quan sát, điều tra phỏng vấn, em xin đưa ra một số thông tin, đánh giá tổng quát, và một số nghiên cứu cá nhân về tình hình thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và một vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê. Cụ thể gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và giới thiệu dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê. - Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện: Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện (Khái niệm, loại hình); thị trường tổ chức sự kiện (Cầu và cung trên thị trường). - Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: Thông tin chung, hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện; một số khách hàng hiện có. Chương 2: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê. - Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty: Mục tiêu đối với mỗi loại sự kiện của Công ty; thực trạng quy trình tổ chức cùng đánh giá của đối tác. - Đánh giá hiệu quả chương trình hoạt động tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê: Đánh giá chung của đối tác; đánh giá của công chúng tham dự. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện cho công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê. - Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho Nguyễn Lê. - Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện cần quan tâm.
CHƯƠNG 1: THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ. I. Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện: 1. Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện: a. Khái niệm tổ chức sự kiện: Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, World Cup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm. Trên thực tế, dịch vụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm mới và nhiều hoạt động khác. Nhiều người còn ví von tổ chức sự kiện cũng giống như cũng như một bức tranh toàn cảnh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi event họ tổ chức. Bởi vậy, đòi hỏi đối với những chuyên gia tổ chức sự kiện cũng thật không dễ dàng, ví dụ như phải có óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhãn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe và niềm đam mê… Và cũng không biết bao nhiêu bài báo nói đến mồ hôi nước mắt của những con người tham gia hoạt động tổ chức sự kiện để có được một sự kiện thành công. Tóm lại, ta có thể định nghĩ một cách tổng quát dưới góc nhìn marketing rằng: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu. Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện.”
b. Một số loại hình: - Các phân loại thứ nhất, hay được các công ty sự kiện sử dụng như sau: Lễ kỉ niệm: o Khởi công, động thổ. o Khai trương, khánh thành. o Nhận huân chương. o Thành lập công ty. o …. Hội nghị, hội thảo: o Lễ ký kết. o Họp báo o Hội nghị o Hội thảo. o Ra mắt sản phẩm. o Tiệc cảm ơn. o… Biểu diễn nghệ thuật: o Hội diễn văn nghệ. o Cuộc thi. o Ca nhạc. o Thời trang. o Lễ hội văn hóa. o… Sự kiện khác: o Hội chợ, triển lãm. o Road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương). o Sự kiện cộng đồng. o…
- Các phân loại thứ hai, một số các loại sự kiện điển hình và đi kèm với những mục tiêu khác nhau: Họp, hội thảo: o Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm. o Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới. o Trao đổi ý kiến. o Tìm kiếm sự đồng thuận. o Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn động. Sự kiện đoàn thể: o Tuyên dương (thành tích công trạng). o Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp). o Gặp gỡ, giao lưu. o Giới thiệu sản phẩm. o Ghi nhận thương hiệu. o Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…) Gây quỹ: o Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…) o Tạo ý thức trong công chúng. o Thu hút nhà tài trợ mới. o Thu hút người ủng hộ. o Tăng tình nguyện viên. Khuyến khích: o Ghi nhận doanh số bán thảo luận. o Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai. o Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công viêc. o Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác. o Sự kiện đặc biệt: o Gây sự chú ý trong giới truyền thông.
o Gây ý thức trong công chúng. o Thu hút khách hàng mới. o Giới thiệu sản phẩm. o Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện). Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng tới phương th ức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện mới mang lại thành công cao. Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện để ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng phẩm,…) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các chương trình của sự kiện. Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoán trong một cuộc hội thảo có chương trình dự một buổi dạ tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí tại khu liên hiệp mới xây. Mục tiêu của buổi dạ tiệc là thu hút khách tham dự, giữ khách ở lại vui vẻ và giao tiếp với mọi người. Xe đã chờ sẵn để đưa khách tới dạ tiệc. Khi khách lên xe, họ được tặng một gói quà với sự hướng dẫn là chỉ được mở khi tới tiệc cocktail. Gói quà đó là những cây gậy đánh golf có in hình logo của công ty. Mục đích đầu tiên của Nhà tổ chức đối với cây gậy đánh golf là phân chia khách thành các đội theo màu sắc của cây gậy. Mỗi đội do một thành viên cao cấp của công ty chủ nhà đứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu các thành viên trong đội của mình. Loại gậy đánh golf này có thể gấp lại đeo vào thắt lưng hoặc xếp vào túi xách rất thuận tiện. Trong tiệc cocktail, khách được hướng dẫn trước và sau tiệc sẽ tham gia vào các cuộc vui chơi giải trí, tiếp đ ến họ ăn tối và đây là cơ hội để chia sẻ kinh nghiệm, điểm số được tính ngay và phần thưởng cũng được trao nhanh chóng. Sau đó khách được tự do ở lại thưởng thức những đồ ăn thức uống như café, nước suối khoáng, các món tráng miệng và cứ ba mươi phút có một chuyến xe đưa họ về khách sạn nếu họ muốn.
Khách có một khoảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc khiến hầu hết họ đều không muốn ra về sớm. Có những khoảng khắc mà sự kiện của công ty đạt được mục tiêu là: khách dự dùng nhiều thời gian gian để giao tiếp với nhau và để tìm hiểu khách hàng. Mục đích thức hai của Nhà tổ chức là biến cây gậy đánh golf thành quà chia tay. Thông thường những loại quà này là những loại tặng phẩm rẻ tiền, giá trị thấp, ít được quan tâm. Song phần lớn những người đầu tư và môi giới chứng khoán đều chơi golf nên những cây gậy đánh golf này là những vật dụng họ có thể sử dụng trên thực tế và cũng có giá trị kỷ niệm sự kiện. Nếu sự kiện đ ược tổ chức chỉ để ăn tiệc cocktail và dạ tiệc, mọi người vẫn có khoảng thời gian đ áng nhớ nhưng mục tiêu của công ty sẽ không đạt được. Nếu không có cơ cấu đội hình thi đấu, sẽ không có sự giao tiếp như mong đợi. Nếu để khách tự tìm hiểu thế giới của mình, họ sẽ phân tán và chỉ có ít người tạt vào bữa tiệc cocktail và tham gia một vài trò chơi ngắn mà thôi. Nếu mục tiêu là gây sự chú ý của giới truyền thông thì yêu cầu đặt ra và phương pháp thực hiện lại khác. Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi thư mời trực tiếp, th ư điện tử tới từng địa chỉ, nhắc họ thời gian về ngày tổ chức sự kiện một cách tế nhị thông qua việc giới thiệu công tác chuẩn bị một cách kỹ càng chu đáo, … Cũng nh ư mục tiêu tổ chức sự kiện, loại hình tổ chức sự kiện cũng cần phải xác định rõ, bởi loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời: - Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện. - Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện. - Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện. - Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau. - Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện. Như vậy, mục tiêu cùng với loại hình tổ chức sự kiện cần phải xác định rõ trước khi đưa ra chiến lược, lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 2. Thị trường tổ chức sự kiện:
a. Cầu dịch vụ TCSK: So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không những bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao. Việt Nam có gần 90 triệu dân, 63 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện. Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất phong phú và đa dạng. Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao thoa c ủa các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú hơn. Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muốn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn. Phần lớn cá sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, cơ quan thuộc khối công quyền. Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có nhu cầu cao hoặc rơi vào nh ững loại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,… Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều. Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước ta hằng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng. Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh. b. Cung dịch vụ TCSK: Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách
sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo,… Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với tính không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nến rất tốn kém và lãng phí. Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này ch ưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện. - Một số thông tin thị trường: Xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1995 chỉ với một số công ty của người nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Theo điều tra gần đây, chiếm số đông hiện nay là trên 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam như Max, Coon, Galaxy, Venus… (nhân viên ở các công ty thường là 2-4 người cho đến vài chục). Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm sự kiện thì vô số. Theo kết quả nghiên cứu độc lập được thực hiện năm 2007 của Công ty nghiên cứu thị trường FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”. 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event. Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả
đem lại. Những yếu tố mà họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt”(với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo”. Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề”… cùng với yêu cầu “không đụng hàng”. Max Communications đứng đầu trong dánh sách 20 công ty được nhắc đến, theo sau là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh. Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quan trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia. Hơn nữa, th ị trường ở Việt Nam dù phát triển manh song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ để các đại gia này nhảy vào. II. Hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: 1. Thông tin chung: - Tên công ty: Công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê. - Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited. - Tên giao dịch viết tắt: Nguyenle Association Co.,Ltc - Thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 2002. - Trụ sở của công ty: số 32 ngõ 61, Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội. - Điện thoại: 84 – 4 – 2660755 - Fax: 84 – 4 – 7762391 - Email: info@nguyenle.com.vn - Webside: www.nguyenle.com.vn 2. Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê: Nguyễn Lê cung cấp các dịch vụ đa dạng như kế hoạch chiến lược, truyền thông báo chí, quan hệ với các cơ quan quản lý, và một số dịch vụ khác. Trong đó, tổ chức và quản lý sự kiện là một dịch vụ được Nguyễn Lê cung cấp trong nhiều năm qua.
Công tác tổ chức và quản lý sự kiện của Nguyễn Lê là hình thức kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm việc tổ chức trọn gói hoặc cho thuê tất cả các dịch vụ xung quanh tổ chức sự kiện. Cụ thể nội dung của hoạt động kinh doanh tổ chức và quản lý sự kiện như sau: - Phát triển các chương trình, kịch bản và dự toán tổ chức chương trình. - Phát triển và triển khai các chiến lược marketing. - Tổ chức các chương trình với sự phối hợp của khách hàng. - Tổ chức các hoạt động trước và sau sự kiện. - Soạn thảo, thiết kế, sản xuất, cung cấp các vật phẩm, thiết bị cần thiết cho việc tổ chức sự kiện (Các thiết bị nghe nhìn hiện đại, đa dạng; các thiết bị dịch đa ngôn ngữ; các thiết bị thông tin, vi tính.) - Phối hợp tổ chức tham dự triển lãm cho khách hàng, bao gồm việc đàm phán, giám sát các nhà thầu dàn dựng, trang trí, âm thanh, ánh sáng, điện nước,… - Xác định và đàm phán với các nhà tài trợ. - Đàm phán giá cả với các nhà cung cấp: khách sạn, tour du lịch, ăn uống, vận chuyển… - Điều phối thông tin báo chí, quảng cáo. - Xử lý và xác nhận đăng ký. - Điều phối, phối hợp thông tin, hành động giữa khách hàng và các bên có liên quan. - Triển khai, quản lý mọi công tác hậu cần chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện. - Báo cáo tiến độ công việc thường xuyên và những diễn biến đột xuất. - Cung cấp dịch vụ đưa và đón khách: Đón, tiễn tại sân bay; thủ tục nhập cảnh, nhập phòng nhanh và riêng biệt. - Thiết kế và tổ chức các chương trình du lịch theo yêu cầu khách hàng. - Cung cấp phương tiện đi lại: Các loại ô tô đời mới từ 4 chỗ tới 45 chỗ; đội ngũ lái xe chuyên nghiệp, có khả năng giao tiếp bằng Tiếng Anh. - Cung cấp quà tặng: lên ý tưởng, thiết kế theo ý tưởng, sản xuất.
- Cung cấp dịch vụ tiệc theo yêu cầu: Tư vấn và cung cấp địa điểm; mời chuyên gia nước ngoài tư vấn thiết kế trang trí cho các đại tiệc; đề xuất thực đơn (Thực đơn đa dạng, phù hợp với nhiều đối tượng, đầu bếp cao cấp) 3. Một số dự án Nguyễn Lê thực hiện: Trong những năm qua, Nguyễn Lê đã chính thức là một công ty chuyên tổ chức sự kiện tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo. Những dự án từng được Nguyễn Lê thực hiện hầu như đều nhận được sự hài lòng từ phía khách hàng. Những dự án đó phần lớn là các hội nghị quan trọng, mang tầm Quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam từ Bắc tới Nam. Một số sự kiện nổi bật như: STT Tên dự án Tên khách hàng Thời gian 1 APEC Việt Nam 2006 Văn phòng chính phủ Từ tháng 01 tới hết tháng 11 năm 2006 2 Hội nghị Bộ trưởng Du lịch Tổng cục du lịch 11 tới 18 tháng 10 năm 2006 3 Diễn đàn doanh nghiệp thủ đô Hiệp hội Doanh nghiệp 15, 16 tháng 10 năm 2007 các nước Asian Hà Nội 4 Hội nghị Thanh tra Châu Á Thanh tra chính phủ 26 tới 29 tháng 04 năm Thái Bình Dương 2007 5 Hội nghị Thứ trưởng tài chính Bộ tài chính 24 tháng 02 tới 02 tháng các nước ASEAN 03 năm 2008 6 Hội nghị Bộ trưởng tài chính Bộ tài chính Từ 25 tháng 03 tới 02 các nước ASEAN tháng 04 năm 2008 7 Hội nghị tín dụng Châu Á NHNo Từ ngày 26 tháng 03 tới 29 Thái Bình Dương – APRACA tháng 03 năm 2008 8 Diễn đàn doanh nghiệp Việt Euro Money Ngày 12, 13 tháng 03 năm Nam 2008 2008 9 Hội nghị khách hàng COCA - Công ty nước giải khát Tháng 2 năm 2008
COLA Coca-Cola Việt Nam 10 Lễ động thổ khu nghỉ dưỡng Công ty Beverley Việt Tháng 04 năm 2008 Beverley Việt Nam Nam 11 Lễ động thổ khu công nghệ Công ty FPT Việt Nam Tháng 03 năm 2008 phần mềm và đào tạo đại học FPT 12 Diễn đàn và triển lãm quốc tế Aqua Media Ngày 10, 11 tháng 03 năm lần thứ hai về phát triển thủy International và 2008 lợi và tái sử dụng năng lượng Publisher of tại các nước Asia Hydropower & Dams Journal. Cho thấy, những sự kiện Nguyễn Lê tổ chức phần lớn là các sự kiện chính trị, thuộc ban ngành chính phủ. Tuy nhiên, những dự án sự kiện thuộc khối tư nhân ngày càng nhận được nhiều hơn. Những dự án đó không chỉ thuộc lĩnh vực hội nghị hội thảo, đó còn là những buổi họp báo, buổi lễ ký kết, lễ trao giải thưởng, khai trương, hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm,…
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ Những thông tin đánh giá thực trạng được điều tra bằng: Phương pháp thực hiện: - Điều tra bảng hỏi đối với công chúng tham dự. - Điều tra bảng hỏi, kết hợp phỏng vấn chuyên sâu với đối tác. Mục tiêu: - Có được đánh giá, cảm nhận của đối tác, công chúng để đưa ra nhận xét về chất lượng kinh doanh hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty Nguyễn Lê. Cơ cấu phỏng vấn: - Công chúng tham dự: 108 bảng hỏi. Thu thập trong 3 chương trình gần đây (Lễ hội hoa anh đào, tiệc cưới ở khách sạn La Thành, chương trình hội thảo). Trong đó, khoảng 40% là sinh viên, 40% là công nhân viên chức, 20% khác (người về hưu, nhà báo, bộ đội…). - Đối tác (khách hàng của Nguyễn Lê): 40 bảng hỏi, kết hợp với phỏng vấn chuyên sâu. Xử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS (Bảng kết quả sau khi sử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS được lưu ở phần phụ lục). I. Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê: 1. Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện: Đối với một loại hình sự kiện, Nguyễn Lê đưa ra những đặc điểm riêng biệt, những yếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong mỗi loại hình. - Hội nghị, hội thảo. Nguyễn Lê đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quan trọng, mang tầm quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam. Trong đó, có những sự kiện nổi bật như ở trên.
Nguyễn Lê được coi là một trong những Công ty tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo. - Họp báo. Họp báo là một hình thức để kết nối chính phủ, các ban, ngành, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Tại buổi họp báo, những vấn đề thắc mắc sẽ được giải đáp, đồng thời thông tin được chia sẻ một cách công khai, minh bạch. Xác định được tầm quan trọng của họp báo, bằng kinh nghiệm tổ chức của mình, Nguyễn Lê chú trọng vào các yếu tố: trang trọng, lịch sự, thông tin chính xác, khoa học và hấp dẫn giới truyền thông. Nguyễn Lê hoàn toàn chủ động đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng với báo chí. - Lễ ký kết. Lễ ký kết được xem là nghi thức đánh dấu sự khởi đầu trong hợp tác giữa các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mà theo đó các bên tham gia đều cùng một mong muốn chung là vì sự thịnh vượng và phát triển. Tính đến nay, Nguyễn Lê đứng ra tổ chức thành công hàng trăm năm lễ ký kết, đem lại tín hiệu tốt đẹp cho các đối tác trên con đường vươn tới mục tiêu của mình. - Lễ trao giải thưởng. Lễ trao giải thưởng là một hoạt động cao quý nhằm tôn vinh những đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc và có nhiều cống hiến cho cộng đồng, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Những sự kiện như vậy đòi hỏi tính chuyên nghiệp trong việc xây dựng kịch bản chương trình, triển khai thực hiện một cách khoa học và hợp lý. Bằng những kinh nghiệm thực tiễn, các lễ trao giải thưởng Nguyễn Lê thực hiện thường đảm bảo sự chính xác, trang trọng và đầy ý nghĩa. - Khai trương. Khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa tốt đẹp với mong ước có một sự khởi đầu tấn tài, tấn lộc. Cùng với những ý tưởng độc đáo và kinh nghiệm dàn dựng, tổ chức, Nguyễn Lê đặt ra những yêu cầu đối với sự kiện của khách hàng là một luồng sinh khí mới, tưng bừng, rộn rã nhưng vẫn trang trọng và lịch sự, tôn trọng các bước truyền thống của một lễ khai trương.
- Hội chợ, triển lãm. Hội chợ, triển lãm được xem là cơ hội rất tốt để các cơ quan, doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và thương hiệu của mình tới quảng đại quần chúng. Ngoài việc xây dựng ngân sách và chuẩn bị cơ sở vật chất bao gồm: Địa điểm tổ chức, thiết kế, cung cấp thiết bị cho các gian hàng, Công ty Nguyễn Lê còn đóng vài trò là cầu nối giữa nhà tổ chức và khách hàng, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đáp ứng tốt nhất mục tiêu của hội chợ là nhằm giới thiệu và đưa thương hiệu cũng như sản phẩm tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng. - Giới thiệu sản phẩm, khuyến mại. Giới thiệu sản phẩm và khuyến mại là một trong những chiêu thức giúp người tiêu dùng định vị thương hiệu. Lễ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại được tổ chức cả trong nhà và ngoài trời. Với các hình thức tổ chức sáng tạo, hiệu quả, thú vị, Nguyễn Lê đã đưa tên tuổi nhiều thương hiệu sản phẩm đến gần với người tiêu dùng và được người tiêu dùng tin tưởng lựa chọn sử dụng. - Tiệc ngoài trời. Một trong các hoạt động giao lưu và trao đổi bên lề đặc sắc đó chính là tổ chức tiệc ngoài trời. Một không gian thoáng đãng mở ra cho các ý tưởng sáng tạo mới. Con người hòa đồng với thiên nhiên, khoảng cách giao lưu gần gũi hơn, tạo cơ hội tìm hiểu thông tin và mở rộng những mối liên kết kinh doanh mới. Với dịch vụ trọn gói của mình, Nguyễn Lê có thể giúp khách hàng tổ chức các bữa tiệc ngoài trời kết hợp với các chương trình giải trí độc đáo, tạo thêm một sự lựa chọn cho các nhà tổ chức trong việc xây dựng chương trình cho các sự kiện, hội thảo, hội nghị. Các buổi tiệc đám cưới hoặc liên hoan ngoài trời cũng sẽ là những lựa chọn có ý nghĩa phù hợp với mục đích và sở thích của khách hàng. Với một đội ngũ đầu bếp, phục vụ chuyên nghiệp từ các khách sạn 5 sao. Các thiết bị phục vụ tiệc tiêu chuẩn cùng các ý tưởng sáng tạo trong trang trí, Nguyễn Lê cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng khi quyết định sử dụng dịch vụ của Nguyễn Lê.
- Hoạt động ngoại khóa. Cùng với quá trình phát triển nhanh chóng của môi trường làm việc, các công ty rất cần thời gian để xây dựng, củng cố lòng tin, nâng cao tầm nhìn lãnh đạo và khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong cùng một Công ty. Việc xây dựng các hoạt động ngoại khóa để tăng giao lưu giữa các nhân viên và lãnh đạo là một nhu cầu tất yếu để làm vững mạnh nội lực của Công ty. Nguyễn Lê sẽ cùng đối tác xác định mục tiêu cần đạt tới, từ đó xây dựng các chương trình hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó. Tất cả các yếu tố được xây dựng phù hợp với tên tuổi và thương hiệu cũng như thông qua việc tìm hiểu nguyện vọng của các thành viên trong Công ty của đối tác. Các thành viên trong Công ty của đối tác sẽ cảm thấy lãnh đạo Công ty đã quan tâm đặc biệt để tạo ra những giá trị chỉ để dành cho họ. Và như vậy, để đáp lại sự quan tâm của Công ty, họ sẽ nỗ lực hết mình để đóng góp vào sự thành công của đối tác. 2. Thực trạng quy trình thực hiện: Quy trình chung của Nguyễn Lê có thể đưa ra thành các bước tiến hành cơ bản sau: Tìm kiếm khách hàng  Xác định yêu cầu và thương lượng  Chuẩn bị thực hiện  Thực hiện  Truyền thông sau sự kiện  Kết thúc hoạt động, đánh giá.
a. Tìm kiếm khách hàng: Từ trước tới nay, khách hàng của công ty được tìm kiếm thông qua hoạt động PR và bán hàng cá nhân của công ty. Những cá nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm khách hàng thường giám đốc, trưởng các bộ phận, đôi khi là những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Nhân viên kinh doanh của Nguyễn Lê tuy nhiều, nhưng cá nhân tham gia tìm kiếm khách hàng thì rất ít. Chủ yếu là làm các chương trình sự kiện, phụ trách những chương trình đã được đặt hàng. Điều này dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực của công ty, một là do chính sách, hai là do sự chủ động của nhân viên Nguyễn Lê. Nguyên nhân của việc ít nhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ nhất là do tính chất của hoạt động tổ chức sự kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi có kinh nghiệm và hiểu các dịch vụ công ty cung cấp. Trong khi đó, lượng nhân viên đáp ứng được những nhu cầu này thì không nhiều, bởi nhân viên của Nguyễn Lê ngày một nhiều hơn, tuy nhiên việc hợp tác lâu dài với Nguyễn Lê còn nhiều hạn chế, nhân viên đa số là mới, chưa thạo việc, thời gian đào tạo tổ chức sự kiện khá lâu, nhân viên chưa đủ khả năng tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty. Thứ hai, phân đoạn thị trường của Nguyễn Lê đa số là thuộc khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếp nếu không có mối quan hệ rộng từ trước. Hiện nay, công ty đang mở rộng ra khối kinh tế, cụ thể là các doanh nghiệp trong và ngoài nước, tuy nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp để chào bán về dịch vụ tổ chức sự kiện cũng không đơn giản, yêu cầu cao đối với người chào bán. Thứ ba, Nguyễn Lê chưa có bộ phận chuyên trách tìm kiếm khách hàng, mới đây có bộ phận PR, hiện nay có 3 người, vẫn chưa tham gia được nhiều vào quá trình tìm kiếm khách hàng, hay chưa có giải pháp cụ thể cho việc tìm kiếm khách hàng. Mới ở giai đoạn xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng. Tóm lại, về công tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa trên các mối quan hệ của giám đốc và các trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn của công ty. Thị trường tổ chức sự kiện đang ngày càng l ớn, thiết nghĩ Nguyễn Lê cần có những
giải pháp để tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, để hướng tới việc mở rộng thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện. Có thể là tăng lương theo kỳ hạn cho những nhân viên lâu năm, phát huy các mối quan hệ của họ, đào tạo bộ phận chuyên phụ trách bán hàng, có biện pháp khuyến khích với các hợp đồng được ký kết qua giới thiệu của các nhân viên, giao cho họ quyền đàm phán, tiếp xúc khách hàng,… b. Xác định yêu cầu và thương lượng: Dưới góc nhìn của người làm marketing, điều quan trọng nhất của việc thực hiện chương trình sự kiện là đáp ứng một cách tối ưu những mong muốn của khách hàng, hay thông điệp gửi đến công chúng trong chương trình tổ chức sự kiện. Bởi vậy, xác định yêu cầu, và hiểu đúng mong muốn của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại cho cả chương trình sự kiện. Nguyễn Lê đưa ra nội dung cần thiết đối với việc tìm hiểu yêu cầu của khách hàng và thương lượng là: thông tin về đối tác như công ty chuyên về lĩnh vực gì, người mong muốn thực hiện chương trình là ai, người tham gia đàm phán là ai, họ hiểu thế nào về công tác tổ chức hoạt động sự kiện, đặc biệt là họ mong muốn tổ chức một chương trình sự kiện như thế nào, khả năng chi phí của họ cho chương trình sự kiện đó, thời gian tổ chức khi nào, đối tượng công chúng của họ là ai, mong muốn của họ đối với công chúng mục tiêu là gì, họ yêu cầu Nguyễn Lê cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói, hay họ sẽ tham gia vào phần nào của chương trình s ự kiện,... Tất cả những yếu tố trên đều được coi trọng để xác định lịch trình, địa điểm, kịch bản cho một chương trình, yêu cầu cho người đại diện đàm phán cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh chóng nắm được mong muốn của khách hàng, cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của Nguyễn Lê. Việc tham gia đàm phán do người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm. Tham gia đàm phán thường có 2 người trở lên, một là người có mối quan hệ sẵn với đối tác, hai là người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình. Hai đối tượng này cùng tham gia đàm phán để có thể hỗ trợ lẫn nhau, cũng như để đáp ứng mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất.