Tiêu luận: Ứng dụng Microsoft Excel để xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu Điện và Cơ khí, Thái Nguyên

Chia sẻ: Jin Vũ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:52

Thêm vào BST

Báo xấu

169
lượt xem 26
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiểu luận Ứng dụng Microsoft Excel và xây dựng một số chức năng chính cho chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên năm 2017, khi các trang thiết bị tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên đã được đầu tư một cách đầy đủ về: các máy tính để bàn được trang bị mới hoàn toàn và các đường truyền mạng được kết nối đầy đủ về máy.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiêu luận: Ứng dụng Microsoft Excel để xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu Điện và Cơ khí, Thái Nguyên

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................................4 CHƯƠNG 1...................................................................................................................6 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG.....................................................................6 1.1. Khái quát chung về kế toán bán hàng...............................................................6 1.1.1 Khái quát về bán hàng............................................................................................. 6 1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của Kế toán bán hàng ........................................................... 8 1.1.3 Các phương thức bán hàng.................................................................................. 10 1.1.4 Các phương thức thanh toán................................................................................ 12 1.1.5 Lý luận về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.................12 1.2 Giới thiệu về Microsoft Excel ............................................................................22 1.2.1 Giới thiệu về Microsoft Excel ............................................................................... 22 .......................................................................................24 CHƯƠNG 2.................................................................................................................25 KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THÁI NGUYÊN.........................25 2.1 Giới thiệu về chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên .....................................................................................................................................25 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty..................................................... 25 2.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy của chi nhánh........................................................ 27 2.2 Đặc điểm bộ máy kế toán và các phần hành kế toán của chi nhánh công ty vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên........................................................................29 2.2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán...................................................................................... 29 2.2.2 Hình thức kế toán áp dụng trong chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên.............................................................................................................. 32 2.3 Các phương thức bán hàng và thanh toán được áp dụng tại chi nhánh .....34 2.3.1 Các phương thức bán hàng tại chi nhánh........................................................... 34 2.3.2 Các phương thức thanh toán trong quá trình bán hàng của chi nhánh............35 2.3.3 Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng tại chi nhánh............................ 35 1
2.3.4 Mô hình hóa hoạt động bán hàng và công nợ phải thu...................................... 39 2.3.5 Quy trình xử lý kế toán bán hàng trên phần mềm Kế toán bán hàng................41 2.4 Phân tích thiết kế hệ thống cho chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên............................... 42 2.4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng cho chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh .......................................................................................................................................... 42 2.4.2 Biểu đồ mức khung cảnh ..................................................................................... 43 2.4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng công nghệ thông tin............45 2.4.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý nghiệp vụ...................45 2.4.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thống kê – báo cáo..............46 CHƯƠNG 3.................................................................................................................47 XÂY DỰNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CHO CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU ĐIỆN VÀ CƠ KHÍ THÁI NGUYÊN.....................................................................................................................47 3.1 Đặt vấn đề........................................................................................................... 47 3.2 Một số giao diện chính của chương trình ......................................................47 3.2.1 Giao diện chính...................................................................................................... 47 3.2.2 Giao diện Nhật kí chung....................................................................................... 48 3.2.3 Giao diện phiếu thu................................................................................................ 48 3.2.4 Giao diện phiếu xuất.............................................................................................. 49 3.2.5 Giao diện Bảng cân đối kế toán............................................................................ 49 3.2.6 Giao diện bán hàng ............................................................................................... 50 ....................................................................................................................................50 3.2.7 Báo cáo kết quả kinh doanh.................................................................................. 50 KẾT LUẬN.................................................................................................................. 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................. 52 2
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Giao diện của excel................................................................................... 23 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính...........................................................27 Hình 2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên...................................................................................................31 Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên............................... 33 Hình 2.4 Mô hình hóa hoạt động bán hang và công nợ phải thu . .39 Hình 2.5 Quy trình xử lý kế toán bán hàng trên phần mềm Kế toán bán hàng . .41 Hình 3.1 Giao diện chính của chương trình kế toán bán hàng ............................ 47 Hình 3.2 Giao diện Sổ nhật ký chung......................................................................48 Hình 3.3 Giao diện phiếu thu................................................................................... 48 Hình 3.4 Giao diện phiếu xuất........................................ 49 Hình 3.5 Giao diện Bảng cân đối kế toán ..............................................................49 Hình 3.6 Giao diện bán hàng ...................................................................................50 Hình 3.7 Báo cáo kết quả kinh doanh.....................................................................50 3
LỜI NÓI ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong quá trình khảo sát tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên nhận thấy rằng trong các phòng tại đơn vị đã có trang vị các thiết bị như máy tính và kết nối mạng đầy đủ, tuy nhiên đa số cán bộ còn thực hiện công việc một cách thủ công và chưa được thiết thực. Cùng với sự phát triển của đất nước theo con đường công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Công nghệ thông tin không ngừng phát triển mạnh mẽ. việc sử dụng công nghệ thông tin không thể thiếu trong việc quản lý của nhà nước cũng như điều hành của các doanh nghiệp, công ty. Việc xây dựng bảng phân công công việc được áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho các cán bộ phân công và kiểm soát công việc một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn, mỗi cán bộ sẽ nhận công việc của mình thực hiện công việc đó đúng thời hạn mà đã được phân. Mỗi cá nhân sẽ tự động thực hiện công việc và có trách nhiệm hoàn thành công việc đó. Em chọn đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel để xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu Điện và Cơ khí, Thái Nguyên” vì đây là một đề tài thú vị liên quan đến quá trình học tập và công việc của em trong tương lai. Trong quá trình thực hiện đề tài sẽ giúp em tìm hiểu thêm nhiều kiến thúc và trang bị cho bản thân được nhiều kinh nghiệm hơn. Xác định đối tượng, tên đề tài Ứng dụng Microsoft Excel và xây dựng một số chức năng chính cho chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh Công ty Cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên Năm 2017, khi các trang thiết bị tại chinhanhs Công ty Cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên đã được đầu tư một cách đầy đủ về: các máy tính để bàn được trang bị mới hoàn toàn và các đường truyền mạng được kết nối đầy đủ về máy. Mục đích nghiên cứu 4
Khi các trang thiết bị đã được trang bị đầy đủ cho các văn phòng tại cơ quan, nhưng đa số các cán bộ chưa biết cách sử dụng các loại trang thiết bị có sẵn cũng như trong quá trình quản lý nhân sự tại công ty còn thủ công và chưa có tính khoa học. Việc ứng dụng phần mềm Microsoft Excel sẽ giúp cho cán bộ tại đơn vị dễ dàng hơn trong việc xây dựng chương trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ,góp phần phục vụ đắc lực và có hiệu quả trong công tác bán hàng. Nhiệm vụ nghiên cứu Khảo sát quá trình xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên Ứng dụng Phần mềm Microsoft Excel trong việc xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên Phương pháp quan sát. Phương pháp nghiên cứu tài liệu (phân tích, tổng hợp, đánh giá). Giả thuyết nghiên cứu Nếu ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên thì sẽ chắc chắn sẽ giúp cho các kế toán dễ dàng trong việc bán hàng và quản lý quá trình làm việc tại đơn vị. Ý nghĩa Ý nghĩa lý luận: Các kết quả nghiên cứu đề tài làm giàu cơ sở lý luận về tin học hóa trong công tác kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên Làm sáng tỏ đề tài nghiên cứu và các khái niệm. Ý nghĩa thực tiễn: Ứng dụng vào quy trình xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lí kế toán bán hàng Ngoài phần mở đầu và kết luận bố cục của bài bao gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán bán hàng Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên 5
Chương 3: Ứng dụng microsoft exel trong công tác xây dựng chương trình kế toán bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.1. Khái quát chung về kế toán bán hàng 1.1.1 Khái quát về bán hàng Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận. Để thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị ( hàng tiền). Xét từ góc độ kinh tế, Quá trình bán hàng có thể được chia làm 2 giai đoạn: +Giai đoạn 1:Đơn vị xuất bán giao hàng cho đơn vị mua, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, giai đoạn này chỉ phản ánh một mặt của quá trình bán hàng chưa phản ánh kết quả bán hàng vì số hàng chưa chắc chắn được chấp nhận thanh toán hay thu được tiền. + Giai đoạn 2:Đơn vị hay khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, giai đoạn này đơn vị mua đã thu được hàng còn đơn vị bán đã thu được tiền kết thúc giai đoạn này cũng là kết thúc quá trình bán hàng và xác định được kết quả bán hàng. Chi phí bán Kết quả từ Tổng doanh Giá vốn hàng và bán hàng và thu từ bán Các khoản của hàng = quản lý cung cấp dịch hàng cung giảm trừ xuất đã doanh vụ cấp dịch vụ bán nghiệp 6
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của quy trình kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kì sản xuất kinh doanh, phát triển nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 7
1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của Kế toán bán hàng  Vai trò của Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DNTM. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của DNTM được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị (tiền tệ). Doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp chi phí bỏ ra, có nguồn tích luỹ để mở rộng sản xuất kinh doanh. + Đối với bản thân doanh nghiệp, bán hàng là vấn đề sống còn quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng thì giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mới được thể hiện. Sản phẩm tiêu thụ được mới tạo ra doanh thu để bù đắp toàn bộ chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và chi phí sản xuất chung) từ đó doanh nghiệp tiếp tục chu kỳ sản xuất mới. Việc tăng nhanh quá trình bán hàng (tăng cả số lượng và rút ngắn thời gian) đồng thời với việc tăng nhanh vòng quay vốn giúp tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng thực hiện tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước. Do vậy việc tổ chức tốt công tác bán hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ tăng doanh thu khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. + Đối với người tiêu dùng: thông qua quá trình bán hàng sẽ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người sử dụng đồng thời qua đó giá trị sử dụng của hàng hóa mới được thực hiện. + Thông qua kết quả bán hàng các doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán đồng thời đối với Nhà nước dựa trên số liệu do kế toán cung cấp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền kinh tế, và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Thông qua kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể kiểm tra được tính thích ứng của sản phẩm trên thị trường về sức cạnh tranh, chất lượng sản phẩm 8
mẫu mã, giá cả và thị hiếu từ đó có được những kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả. Do đó công tác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.  Nhiệm vụ kế toán bán hàng Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh thu. Đồng thời theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản phải thu của khách hàng chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả hoạt động của từng hoạt động kinh doanh, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần chú ý những yêu cầu cơ bản sau: Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền khách hàng nộp về quỹ. Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lí, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh chính xác. 9
 Yêu cầu của quá trình quản lý bán hàng Trong điều kiện nền kinh tế như hiện nay xu hướng khu vực hoá, toàn cầu hoá, tự do cạnh tranh tạo ra nhiều cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ nhưng đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước các thử thách lớn hơn do các đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều và mạnh. Đứng trước tình hình này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình chính xác sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường để phát triển hiệu quả kinh doanh. Thứ nhất, cần theo dõi tình hình tiêu thụ và sức cạnh tranh của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng. Thứ hai, cần có chính sách nghiên cứu thị trường lựa chọn sản phẩm mục tiêu mà thị trường cần từ đó đưa ra kế hoạch sản xuất ,quản lí chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển và bền vững của doanh nghiệp. Thứ ba, cần tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp và có các chính sách khuyến khích bán hàng nhằm không ngừng phát triển doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động. Thứ tư, quan trọng nhất cần quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hoá lợi nhuận. 1.1.3 Các phương thức bán hàng Phương thức bán hàng có ảnh hương trực tiếp tới việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá. Từ đó quyết định đến thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Trong các DNTM, hoạt động bán hàng được chia thành 2 hoạt động: Bán hàng trong nước và bán hàng ra nước ngoài. Bán hàng trong nước Hoạt động bán hàng trong nước được thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn và bán lẻ. 10
 Bán buôn: Là bán hàng cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh để tiếp tục quá trình luân chuyển hàng hoá và thường được bán với khối lượng lớn so với bán lẻ. Có 2 phương thức: Bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho. Bán buôn qua kho: Theo phương thức này hàng hóa được mua về nhập kho rồi từ kho của doanh nghiệp mới xuất bán ra. Phương thức này có 2 hình thức giao nhận: Hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Bên bán xuất hàng từ kho và giao trực tiếp cho bên mua. Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua nhận hàng và ký xác nhận trên Hoá đơn bán hàng Theo hình thức chuyển hàng: Bên bán xuất hàng từ kho để chuyển cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong Hợp đồng. Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã nhận Bán buôn không qua kho: Theo phương thức này, hàng được giao bán ngay từ khâu mua hàng không qua kho của doanh nghiệp bán buôn. Phương thức bán buôn này được thực hiện dưới 2 hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo phương thức chuyển hàng Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao hàng tay ba): Doanh nghiệp thương mại nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khách hàng của mình. Khi nào đến tay khách hàng, được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì hàng được coi là bán.  Bán lẻ hàng hóa: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Qua khâu bán lẻ, hàng hoá kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị của hàng được thực hiện đầy đủ. Các phương thức bán hàng ở khâu bán lẻ:  Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Việc thừa, thiếu hàng ở quầy và tiền thu về bán hàng do nhân viên bán hàng trực tiếp chịu trách nhiệm. Bán hàng thu tiền tập trung: Ở quầy có nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền và viết hoá đơn. Căn cứ vào hoá đơn đã thu tiền nhân viên bán hàng giao hàng cho khách, ở đây thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của 11
nhân viên thu ngân, thừa thiếu hàng ở quầy thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng. Bán hàng ra nước ngoài (xuất khẩu hàng hoá) theo 2 phương thức: +Xuất khẩu trực tiếp: Đơn vị tham gia đàm phán có thể trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng với nước ngoài; trực tiếp giao hàng, nhận tiền hàng. +Xuất khẩu uỷ thác: Đơn vị tham gia xuất khẩu không trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài mà thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hoá của mình thông qua 1 đơn vị xuất nhập khẩu khác. 1.1.4 Các phương thức thanh toán Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới không bị chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay của vốn, giữ uy tín với khách hàng. Hiện nay, các DNTM đang áp dụng 1 số phương thức thanh toán sau: + Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng với số lượng ít, không thường xuyên, khách hàng mới. Phương thức này giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn. + Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được. + Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Trong trường hợp này, công ty bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do việc trả chậm. 1.1.5 Lý luận về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng  Kế toán doanh thu bán hàng Nội dung: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 Doanh thu được hiểu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng hoá hoặc cung ứng 12
lao vụ dịch vụ (chưa có thuế GTGT). Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán (bao gồm cả thuế GTGT). Ngoài ra doanh thu bán hàng còn bao gồm các khoản phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán mà doanh nghiệp được hưởng. Doanh thu thuần: là doanh số chênh lệch giữa tổng doanh thu và các khoản giảm trừ: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt. Các điều kiện ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn năm điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phẩn lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá cho người mua. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hoá như sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT) Hóa đơn bán hàng (mẫu 02GTGT) Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi (mẫu 14BH) Thẻ quầy hàng (mẫu 15BH) Tờ khai thuế GTGT (mẫu 07A/GTGT) Các chứng từ liên quan như chứng từ thanh toán, hợp đồng, phiếu nhập kho hàng trả lại.... Tài khoản sử dụngTK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch. Tài khoản này không có số dư cuối kì và có 6 tài khoản cấp 2: TK5111: Tài khoản doanh thu bán hàng hoá 13
TK5112: Tài khoản doanh thu bán các thành phẩm TK5113: Tài khoản doanh thu cung cấp dịch vụ TK5114: Tài khoản doanh thu trợ cấp, trợ giá. TK5117: Tài khoản doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư. TK5118: Tài khoản doanh thu khác.  Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện, TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái, TK 111 Tiền mặt, TK 112 Tiền gửi ngân hàng.  Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Trong điều kiện hiện nay, để đẩy mạnh hàng hoá bán ra, thu hồi nhanh chóng tiền hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thông qua các khoản chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với số lượng lớn, hay giảm giá cho khách hàng. Thứ nhất, khi khách hàng mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại (Đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua bán hàng). Khi đó làm phát sinh một khoản được gọi là Chiết khấu thương mại. Tài khoản sử dụng:TK521 Chiết khấu thương mại Thứ hai, khi khách hàng mua hàng nhưng vì lý do hàng bị kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn ghi trên hợp đồng. Khi đó bên bán đồng ý giảm giá cho bên mua làm phát sinh Giảm giá hàng bán. Tài khoản sử dụng:TK 532 Giảm giá hàng bán. Thứ ba, trường hợp hàng xác định là đã bán nhưng do chất lượng không đạt yêu cầu như thoả thuận, khách hàng yêu cầu trả lại số hàng đó làm phát sinh – Hàng bán bị trả lại. Tài khoản sử dụng:TK 531 Hàng bán bị trả lại. Ngoài ra các khoản trừ doanh thu kể trên còn bao gồm: Thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.  Kế toán giá vốn hàng bán 14
Giá vốn hàng bán: là trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ xuất bán trong kì. Đối với DNTM: khi nhập kho hàng hoá, kế toán ghi theo giá trị mua thực tế của từng lần nhập hàng cho từng thứ hàng hoá. Các chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi… đều hạch toán riêng (mà không tính vào giá thực tế của từng hàng hoá), đến cuối tháng mới tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính cho giá trị vốn thực tế của hàng xuất kho. Trường hợp kế toán HTK theo phương pháp KKTX: trị giá vốn của hàng hóa xuất bán được tính theo 3 bước: Bước1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất bán: Theo quy định hiện hành, trị giá mua của hàng hóa xuất bán có thể tính theo các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và giá thực tế mua của lô đó để tính giá mua của hàng xuất kho. + Phương pháp bình quân gia quyền (Cả kỳ dự trữ): Trị giá vốn mua của hàng xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất trong kì và đơn giá thực tế bình quân theo công thức: Trị giá vốn thực tế Số lượng hàng xuất Đơn giá thực tế bình = * của hàng xuất kho kho quân Trong đó: Trị giá mua của hàng hóa Trị giá mua của hàng hóa Đơn giá mua + tồn đầu kỳ nhập kho trong kỳ của hàng hóa = Số lượng hàng tồn kho mua + Số lượng hàng nhập trong kỳ đầu kỳ + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này dựa trên giả định hàng nào được nhập kho trước thì xuất trước và lấy giá mua của lần đó là giá của hàng hoá xuất kho. Do đó hàng hóa tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. 15
+ Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. + Phương pháp hệ số giá: Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá hàng hóa xuất kho. Giá hạch toán ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết hàng hóa xuất kho Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kì kế toán phải tính ra giá thực tế dể ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng hóa luân chuyển trong kì theo công thức sau: Trị giá thực tế của Hàng nhập trong kỳ Trị giá của Hàng còn tồn đầu kỳ + H= Trị giá hạch toán của Hàng tồn + Trị giá thực tế của Hàng nhập trong kỳ đầu kỳ 16
Sau đó tính trị giá của hàng hóa xuất trong kì theo công thức: Giá trị thực tế của hàng hóa xuất Trị giá hạch toán của hàng hóa = * H kho trong kỳ xuất trong kỳ Bước 2: Tính chi phí mua phân bố cho hàng xuất bán trong kỳ: Đến cuối kì kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng hoá xuất kho đã bán theo công thức: Chi phí mua Chi phí mua phân Chi phí mua của Trị giá mua phân bổ bổ cho hàng tồn + hàng nhập trong của hàng cho hàng = đầu kỳ kỳ * xuất bán xuất kho Trị giá mua của Trị giá mua hàng + trong kỳ bán hàng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trong đó hàng tồn đầu kì bao gồm hàng tồn trong kho, hàng đã mua nhưng còn đang đi trên đường và hàng hoá gửi đi bán nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu. Bước 3: Tính trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ: Trị giá vốn của hàng Trị giá mua của hàng Chi phí thu mua phân bổ = + hóa xuất bán hóa xuất bán cho hàng hóa xuất bán Trường hợp kế toán HTK theo phương pháp kiểm kê định kỳ:Theo phương pháp này, cuối kỳ Doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho và tính trị giá vốn thực tế hàng tồn kho theo công thức sau: Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn thực Trị giá vốn thực thực tế của thực tế của tế của hàng = + tế của hàng tồn hàng xuất kho hàng tồn kho nhập kho trong kho cuối kỳ để bán đầu kỳ kỳ  Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng: là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Nội dung chi phí bán hàng gồm các yếu tố sau: +Chi phí nhân viên: là các khoản tiền lương phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển hàng hóa và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trên tiền lương theo quy định. 17
+Chi phí dụng cụ, đồ dùng đo lường tính toán, làm việc trong khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ +Chi phí khấu hao TSCĐ: của tài sản dùng trong khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ như: nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển… +Chi phí bảo hành sản phẩm: chi phí bỏ ra để sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành. +Chi phí dịch vụ mua ngoài: phục vụ cho khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ như: chi phí thuê tài sản, thuê kho bến bãi, tiền hoa hồng đại lý,… +Chi phí bằng tiền khác là chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu hàng hóa, chi phí quảng cáo tiếp thị… Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được tập hợp, đến cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Chứng từ sử dụng hạch toán chi phí bán hàng : + Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. + Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ. + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. + Các hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt. TK kế toán sử dụng: TK 641 Chi phí bán hàng: TK 641: không có số dư cuối kỳ và được mở các tài khoản cấp hai: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.  Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 18
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết thành các yếu tố chi phí sau: + Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định. + Chi phí vật liệu quản lý: là trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của bán giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ khác. + Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. + Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao những tài sản dùng chung của doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc,... + Thuế, phí và lệ phí: thuế nhà đất, thuế môn bài,... Và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà... + Chi phí dự phòng: trích lập dự phòng phải thu khó đòi. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ,... + Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi khác các khoản ở trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ,... Chứng từ sử dụng hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: + Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. + Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ. + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. + Các hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt. TK kế toán sử dụng: TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp: TK 642: không có số dư cuối kỳ và được mở các tài khoản cấp hai: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ 19
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dich vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.  Kế toán chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp Thuế TNDN: thể hiện tổng giá trị của số thuế phải trả hiện tại và số thuế hoãn lại. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh chi phí Thuế TNDN trong kỳ kế toán sử dụng TK 821: Chi phí thuế TNDN. TK này dùng để phản ánh chi phí thuế TNDN của DN bao gồm: Chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại, làm căn cứ xác định kết quả hoạt động kinh doanh của DN trong năm tài chính hiện hành. TK này gồm 2 TK cấp 2: TK 8211: Chi phí thuế TNDN hiện hành. TK 8212: Chi phí thuế TNDN hoãn lại.  Kế toán doanh thu tài chính: Doanh thu hoạt động tài chính: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được từ hoạt động tài chính hoặc kinh doanh về vốn trong kỳ kế toán. Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm: + Tiền lãi: lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn, thu lãi bán hàng trả chậm, bán hàng trả góp. + Lãi do bán chuyển nhượng công cụ tài chính, đầu tư liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát,.... + Cổ tức và lợi nhuận được chia. + Chiết khấu thanh toán được hưởng do mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ, thu nhập khác liên quan tới hoạt động tài chính. Điều kiện ghi nhận doanh thu tài chính: + Có khả năng thu được lợi ích từ giao dịch đó. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Tài khoản sử dụng: TK 515 – Doanh thu tài chính, TK này dùng để phản ánh các khoản doanh thu từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. 20