TIN HỌC CƠ BẢN Chương
3
CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
Chương này bao gồm
Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý
Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội.
• Bài 1: Làm quen với Word
• Bài 2: Biên tập tài liệu
• Bài 3: Sử dụng khuôn mẫu và trình cài đặt
• Bài 4: Định dạng văn bản
• Bài 5: Thay đổi cách trình bày tại liệu
LÀM QUEN VỚI WORD
Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản. Nó cho phép bạn tạo
lập một cách nhanh chóng và dễ dàng các bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ,
sơ đồ và bản tin. Bạn cũng có thể đưa đồ hoạ hoặc chuyển dữ liệu vào
trong tài liệu Word. Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính
tả và chỉnh sửa lại tài liệu trước khi in.
Bài học này giúp bạn làm quen với Microsoft Word thông qua các thao
tác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài liệu Word, lưu văn
bản vào đĩa cứng.
• Tạo một tài liệu Word đơn giản và lưu tài liệu mới soan dưới dạng
một tệp tin trên đĩa cứng để có thể sử dụng về sau.
• Khởi động Word.
• Các thành phần cửa
sổ Word.
• Nhập văn bản vào tài
liệu.
• Lưu tài liệu.
• Đóng tài liệu và ra
khỏi Word
Kết thúc bài học này bạn có thể
Mục tiêu
1
Bài
Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Word:
1) Nhấp chuột vào biểu tượng START để hiện thị thực đơn START.
2) Chọn PROGRAMS.
3) Chọn thực đơn con MICROSOFT OFFICE rồi chọn biểu tượng
MICROSOFT OFFICE WORD 2003.
Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng MICROSOFT
OFFICE WORD 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau.
Bạn cũng có thể khởi động Word bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt của
Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền.
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau.
Nội dung
1.1 KHỞI ĐỘNG
WORD
1.2 THÁM HIỂM
CỬA SỔ WORD
Cửa sổ Word gồm các thành phần cơ bản như sau:
• Thanh tiêu đề: Hiển thị biểu tượng, tên ứng dụng và tên tài liệu hiện thời.
• Thanh thực đơn: chứa các nhóm lệnh: File, Edit, View, Insert, Format, Tools,
Table, Window và Help.
• Các thanh công cụ: chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.
• Thước: hiển thị độ đo theo đơn vị cm hoặc inch.
• Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo.
• Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang ở dòng nào, trang nào, cột
nào … của tài liệu.
• Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn dễ dàng di
chuyển lên xuống hoặc sang ngang trong quá trình soạn thảo.
Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất là nhập văn bản
từ bàn phím. Trong vùng văn bản, điểm chèn (insert point) là một thanh đứng mầu đen,
nhấp nháy. Điểm chèn đóng vai trò xác định vị trí ký tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng
soạn thảo. Vị trí điểm chèn được xác định duy nhất bởi cặp số thứ tự của dòng và cột.
Điểm chèn chỉ di chuyển được trong phạm vị vùng soạn thảo.
Khi bạn gõ văn bản và điểm chèn đạt tới lề phải, Word sẽ tự động xuống dòng. Khi
1.3 NHẬP VĂN BẢN
muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng trống, bạn nhấn phím Enter. Word
dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch và lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định; tuy
nhiên, bạn có thể đặt lại các lề trang.
Khi bạn gõ văn bản, điểm chèn chuyển đi, chỉ ra vị trí cho kí tự tiếp. Nếu bạn nhầm,
nhấn Backspace để xoá các kí tự ở bên trái của điểm chèn, hay nhấn Delete để xoá kí tự
ở bên phải điểm chèn.
Trong quá trình soạn thảo, nội dung tài liệu được lưu trong bộ nhớ trong của máy tính.
Để giữ tài liệu này cho việc sử dụng trong tương lai, bạn phải cất giữ tài liệu vào đĩa
cứng. Mỗi tài liệu Word được lưu trên đĩa cứng dưới một tệp tin có phần mở rộng
là .doc.
Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu:
1) Chọn lệnh SAVE trong thực đơn FILE hoặc nhấp nút SAVE trên thanh công cụ.
Hộp thoại Save as xuất hiện.
2) Định vị thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save in.
3) Nhập tên cho tài liệu vào ô File Name.
4) Nhấp nút ok.
Chú ý: Sau khi đã lưu tài liệu, nếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối với một tài liệu
và nhấp nút Save, word sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của tài liệu mà không hiển thị
hộp thoại Save As nữa.
Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc với các tài liệu khác
1.4 IN TÀI LIỆU