Ứng dụng Excel nâng cao để tạo báo cáo tổng hợp tuyển sinh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:8

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Ứng dụng Excel nâng cao để tạo báo cáo tổng hợp tuyển sinh" ứng dụng công thức mảng trong Excel để làm báo cáo tổng hợp trong tư vấn tuyển sinh. Từ đó giúp cho cán bộ tư vấn tuyển sinh báo cáo nhanh chi tiết các tiến độ tư vấn tuyển sinh một cách hiệu quả và nhanh nhất.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ứng dụng Excel nâng cao để tạo báo cáo tổng hợp tuyển sinh

Trường Đại học Kinh tế Nghệ An ỨNG DỤNG EXCEL NÂNG CAO ĐỂ TẠO BÁO CÁO TỔNG HỢP TUYỂN SINH Trần Thị Lê Na1,* 1 Trường Đại học Kinh tế Nghệ An, *Email: tranthilena@naue.edu.vn Tóm tắt: Bài viết ứng dụng công thức mảng trong Excel để làm báo cáo tổng hợp trong tư vấn tuyển sinh. Từ đó giúp cho cán bộ tư vấn tuyển sinh báo cáo nhanh chi tiết các tiến độ tư vấn tuyển sinh một cách hiệu quả và nhanh nhất. Từ khóa: Công thức mảng, Báo cáo, Tư vấn tuyển sinh. 1. ĐẶT VẤN ĐỀ An đã và đang làm việc tư vấn cho học sinh Công tác tuyển sinh là một công việc hết tại các trường trung học phổ thông. Căn cứ sức quan trọng trong Nhà trường. Mỗi cán bộ trình tự từng bước làm của một cán bộ tư vấn. tư vấn tuyển sinh sẽ phải làm việc nhiều Số liệu dược chuẩn hóa thống nhất như về trường cùng một lúc với dữ liệu rất lớn. Trong tình trạng điện thoại (Chờ kết bạn; Zalo quá trình tư vấn sẽ có nhiều trạng thái khác không tồn tại; Gọi đúng số điện thoại; Không nhau cần thể hiện của một thí sinh đang tư liên lạc được), mức độ quan tâm (Quan tâm; vấn. Chính vì mong muốn báo cáo nhanh Không quan tâm; Do dự), các ngành quan tâm cũng như tổng hợp cụ thể quá trình tư vấn thật (Công nghệ thông tin; Kế toán; Kinh tế; Kinh chi tiết của từng trường. Mục tiêu tạo một tế số; Lâm học; Marketing; Nông nghiệp; bảng Excel để báo cáo tổng tợp chi tiết tình Quản lý đất đai; Quản trị kinh doanh; Tài trạng cũng như số lượng về các trường đang chính ngân hàng; Bác sĩ thú y), Kết quả (Nạp tư vấn một cách tự động. Tác giả đã ứng dụng hồ sơ NV1; Nạp hồ sơ NVN; Đã ĐKXT công thức mảng trong Excel để giải quyết, NAUE; Đã ĐKXT Bộ; Đã nhập học; Do dự). giúp cho công việc tư vấn tuyển sinh và quản 3. NỘI DUNG lý dữ liệu một cách khoa học, hiệu quả. 3.1. Cơ sở lý thuyết 2. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN Công thức mảng là một trong những tính 2.1. Thu thập số liệu thứ cấp năng khó hiểu nhất trong Excel, nhưng lại là Số liệu được hình thành trên cơ sở thực một trong những tính năng hấp dẫn và thú vị tế của 16 cán bộ tư vấn tuyển sinh tại trường nhất. Đại học Kinh tế Nghệ An. Khi bắt đầu công Khái niệm về Công thức mảng: Cho phép việc nhóm tư vấn chưa có ứng dụng phần bạn thực hiện nhiều phép tính cùng một lúc mềm nào để làm, nếu công việc làm thủ công hoặc có thể thực hiện một hoặc nhiều phép sẽ không quản lý dữ liệu một cách chính xác tính nhiều lần trong phạm vi ô đã chọn. Các và khoa học. Căn cứ vào các tình trạng thực giá trị được tham chiếu trong các công thức tế trong quá trình tư vấn để xây dựng lên ý này có thể xuất hiện dưới dạng các giá trị tưởng và thiết kế cơ sở dữ liệu. trong hàng, trong cột hoặc trong ma trận 2.2. Thu thập số liệu sơ cấp (hàng và cột) [1, 67-69]. Căn cứ vào nhóm tư vấn tuyển sinh Để hoàn thành một công thức mảng một chuyên sâu tại trường Đại học Kinh tế Nghệ cách chính xác, nhấn đồng thời các phím Ctrl 104
Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 + Shift + Enter. Trong Excel 365 và Excel một số thao tác khá phức tạp ví dụ như tổng 2021, công thức này cũng hoạt động như một hợp các trạng thái của từng trường (tính tổng công thức thông thường do hỗ trợ mảng động. có nhiều điều kiện cùng một lúc); hoặc tính Đối với các bài toán có điêu kiện thường tổng chi phí cho một khoản vay trong bất kì sử dụng hàm If(); Khi điều kiện có nhiều hơn năm nào đó đã biết; tính tổng mọi giá trị thứ một lúc đó kết hợp sử dụng hàm and () hoặc n trong phạm vi giá trị… or (). Tuy nhiên trong công thức mảng cũng có Nhưng nếu khi sử dụng hàm if() có điều một số hạn chế như: đôi khi quên ấn phím Ctrl kiện trong công thức mảng lúc này thay vì + Shift + Enter sẽ không cho ra kết quả và and() sử dụng dấu “*”, thay vì or() sử dụng máy báo lỗi; Những người khác dùng bảng dấu “+”. Cụ thể cú pháp như sau: [2, 85-89] tính làm việc sẽ không hiểu về công thức; Và nếu dữ liệu quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc xử =IF((Điều kiện 1)*(Điều kiện 2)*…, Giá lý tốc độ của máy tính. trị nếu đúng, Giá trị nếu sai) 3.2. Kết quả xây dựng ứng dụng =IF((Điều kiện 1)+(Điều kiện 2)+…, Giá trị nếu đúng, Giá trị nếu sai) 3.2.1. Tạo các bảng dữ liệu ban đầu (Sheet DỮ LIỆU) Trong trường hợp các bài toán muốn tính tổng các giá trị đã thỏa mãn trong công thức Căn cứ vào công việc thực tế tuyển sinh mảng chỉ việc thêm SUM() vào công thức, cụ tại trường Đại học kinh tế Nghệ An kết hợp thể: với nguyên tắc làm việc của một cán bộ tư vấn tuyển sinh theo trình tự từ Liên lạc -> Tư vấn =SUM(IF((Điều kiện 1)*(Điều kiện -> Chăm sóc -> Kết quả. 2)*…, Giá trị nếu đúng, Giá trị nếu sai)) Tác giả tạo các bảng dữ liệu: Bảng dữ =SUM(IF((Điều kiện 1)+(Điều kiện liệu ngành đào tạo, tên trường THPT (tên 2)+…, Giá trị nếu đúng, Giá trị nếu sai)) trường tư vấn tuyển sinh), tên các giảng viên Ứng dụng công thức mảng: Khi chúng ta tư vấn, các tình trạng điện thoại, mức độ quan có kinh nghiệm trong việc dùng công thức tâm, kết mảng trong Excel, chúng ta có thể thực hiện quả thí sinh. 105
Trường Đại học Kinh tế Nghệ An Bảng 01: Bảng dữ liệu đầu vào 3.2.2. Tạo các bảng dữ liệu các trường THPT được phân công tư vấn Mỗi tư vấn viên được phân công các trường cụ thể. Dữ liệu đầu vào sẽ gồm có bảng dữ liệu các trường và đồng nhất tên trường, tên giáo viên tư vấn, tình trạng điện thoại, mức độ quan tâm, kết quả như các dữ liệu đã tạo. Trên thực tế có hơn 100 trường phải tư vấn tuyển sinh, trong phạm vi bài báo tác giả lấy ví dụ của một tư vấn tuyển sinh “Lê Na” thực hiện tư vấn 2 trường: Sheet THPT Thanh Chương 3; Sheet Thường xuyên 3. Bảng 02: Dữ liệu trường THPT Thanh Chương 3 (sheet Thanh chương 3) TINHTRANG KET STT HOTENHS DT TENTV TENTRUONG MDQT NGANH DT QUA Nguyễn Phi 1 0978163472 Lê Na Thanh Chương 3 CHỜ KẾT BẠN Anh Trần Thị Trà 2 0339411655 Lê Na Thanh Chương 3 CHỜ KẾT BẠN My Võ Hoài ZALO KHÔNG 3 0365004230 Lê Na Thanh Chương 3 Nam TỒN TẠI ĐÃ Nguyễn Thị LIÊN LẠC QUAN Công nghệ 4 0973791384 Lê Na Thanh Chương 3 ĐKXT Thúy Ngân ĐƯỢC TÂM thông tin NAUE Lương Thị LIÊN LẠC QUAN Công nghệ 5 Dương 0364216922 Lê Na Thanh Chương 3 Do dự ĐƯỢC TÂM thông tin Nguyệt 106
Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 Phan Thị 6 0336183984 Lê Na Thanh Chương 3 CHỜ KẾT BẠN Nguyệt ĐÃ Nguyễn Thị GỌI ĐÚNG SỐ QUAN 7 0976304932 Lê Na Thanh Chương 3 Kế toán ĐKXT Lâm Oanh ĐT TÂM NAUE Nguyễn KHÔNG LIÊN 8 0339666569 Lê Na Thanh Chương 3 Quốc Thịnh LẠC ĐƯỢC … Thực hiện đặt tên vùng gồm: TENTRUONG1: cột tên trường TINHTRANGDT1: cột tình trạng MDQT1: cột mức độ quan tâm NGANH1: cột ngành KETQUA1: cột kết quả Bảng 03: Dữ liệu trường THPT Thường Xuyên 3 (sheet Thường xuyên 3) TINHTRANG KET STT HOTENHS DT TENTV TENTRUONG MDQT NGANH DT QUA Cầm Thị 1 0339411655 Lê Na Thanh Chương 3 CHỜ KẾT BẠN Khuyên Đỗ Doãn 2 0365004230 Lê Na Thanh Chương 3 CHỜ KẾT BẠN Khương ĐÃ LIÊN LẠC QUAN Công nghệ 3 Vi Thị Lan 0973791384 Lê Na Thanh Chương 3 ĐKXT ĐƯỢC TÂM thông tin NAUE Cầm Bá Lê 4 0364216922 Lê Na Thanh Chương 3 CHỜ KẾT BẠN Lợi LIÊN LẠC QUAN 5 Vi Thị Luyến 0336183984 Lê Na Thanh Chương 3 Kinh tế DO DỰ ĐƯỢC TÂM KHÔNG GỌI ĐÚNG SỐ 6 Lục Thị Nga 0976304932 Lê Na Thanh Chương 3 QUAN ĐT TÂM KHÔNG LIÊN 7 Vi Thị Nguyệt 0389330697 Lê Na Thanh Chương 3 LẠC ĐƯỢC ĐÃ LIÊN LẠC QUAN 8 Lò Thị Niên 0383159385 Lê Na Thanh Chương 3 Kế toán ĐKXT ĐƯỢC TÂM NAUE …. Thực hiện đặt tên vùng gồm: TENTRUONG2: Cột tên trường TINHTRANGDT2: Cột tình trạng 107
Trường Đại học Kinh tế Nghệ An MDQT2: Cột mức độ quan tâm NGANH2: Cột ngành 2 KETQUA2: Cột kết quả Bảng dữ liệu 02 và bảng dữ liệu 03 thể hiện trong quá trình tư vấn, tư vấn viên có thể thay đổi trạng thái theo đúng trình tự tư vấn: Tình trạng điện thoại (cột TINHTRANGDT); mức độ quan tâm của học sinh (Cột MDQT); Ngành quan tâm của học sinh (cột NGANH); Kết quả tư vấn (cột KETQUA), các cột này chỉ việc sử dụng lựa chọn đã có sẵn để lấy dữ liệu. 3.2.3. Kết quả báo cáo tổng hợp Trong quá trình tư vấn, để biết được chi tiết cụ thể các trạng thái đã làm việc và tổng hợp được số liệu các trường đã làm cần tạo ra các bảng báo cáo chi tiết. Ta thiết lập sheet TỔNG HỢP gồm có các bảng sau: Bảng 04: Bảng tổng hợp tình trạng điện thoại TỔNG HỢP TÌNH TRẠNG ĐIỆN THOẠI Thanh Chương 3 THƯỜNG XUYÊN 3 CHỜ KẾT BẠN 331 83 ZALO KHÔNG TỒN TẠI 100 130 ĐANG CHĂM SÓC 500 100 LIÊN LẠC ĐƯỢC 500 100 KHÔNG LIÊN LẠC ĐƯỢC 46 46 DỮ LIỆU TRÙNG 0 0 Sử dụng công thức mảng trong Excel để tạo báo cáo tổng hợp tình trạng điện thoại của các trường. {=SUM(IF((B$41=TENTRUONG1)*($A42=TINHTRANGDT1),1,0))} {=SUM(IF((C$41=TENTRUONG2)*($A42=TINHTRANGDT2),1,0))} Bảng 05: Bảng tổng hợp mức độ quan tâm TỔNG HỢP MỨC ĐỘ QUAN TÂM Thanh Chương 3 THƯỜNG XUYÊN 3 QUAN TÂM 200 50 KHÔNG QUÂN TÂM 37 200 DO DỰ 15 17 Sử dụng công thức mảng trong Excel để tạo báo cáo tổng hợp mức độ quan tâm của các trường. {=SUM(IF((B$50=TENTRUONG1)*($A51=MDQT1),1,0))} {=SUM(IF((C$50=TENTRUONG2)*($A51=MDQT2),1,0))} 108
Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 Bảng 06: Bảng tổng hợp ngành đăng kí TỔNG HỢP NGÀNH ĐĂNG KÍ Thanh Chương 3 THƯỜNG XUYÊN 3 Công nghệ thông tin 40 10 Kế toán 40 5 Kinh tế 13 5 Kinh tế số 27 0 Lâm học 20 0 Marketing 18 3 Nông nghiệp (Nông nghiệp 22 10 công nghệ cao) Quản lý đất đai 5 10 Quản trị kinh doanh 15 7 Tài chính ngân hàng 3 0 Thú y (Bác sĩ Thú y) 2 0 Sử dụng công thức mảng trong Excel để tạo báo cáo tổng hợp ngành đăng kí cụ thể của các trường. {=SUM(IF((B$56=TENTRUONG1)*($A57=NGANH1),1,0))} {=SUM(IF((C$56=TENTRUONG2)*($A57=NGANH2),1,0))} Bảng 07: Bảng tổng hợp kết quả TỔNG HỢP KẾT QUẢ Thanh Chương 3 THƯỜNG XUYÊN 3 KHÔNG NẠP HỒ SƠ 100 40 DO DỰ 50 2 ĐÃ ĐKXT NAUE 100 8 ĐÃ ĐKXT CỦA BỘ NV1 50 8 ĐÃ ĐKXT CỦA BỘ NVN 50 2 ĐÃ NHẬP HỌC 40 8 Sử dụng công thức mảng trong Excel để tạo báo cáo tổng kết quả như sau: {=SUM(IF((B$71=TENTRUONG1)*($A72=KETQUA1),1,0))} {=SUM(IF((C$71=TENTRUONG2)*($A72=KETQUA2),1,0))} 109
Trường Đại học Kinh tế Nghệ An 3.3. Đánh giá của nhóm cán bộ về ứng dụng Để đánh giá về ứng dụng, tác giả đã sử dụng bộ câu hỏi gồm 5 câu hỏi như sau: Bảng 08: Bảng câu hỏi về đánh giá ứng dụng Câu 1: Thầy Cô thấy ứng dụng Excel để theo dõi tình trạng thí sinh như thế nào? Rất tốt Tốt Trung bình Kém Rất kém Câu 2: Thầy Cô thấy ứng dụng Excel để tổng hợp tình trạng tuyển sinh các trường thế nào? Rất tốt Tốt Trung bình Kém Rất kém Câu 3: Thầy Cô thấy ứng dụng Excel về mức độ sử dụng thế nào? Rất tốt Tốt Trung bình Kém Rất kém Câu 4: Thầy Cô thấy ứng dụng Excel về tốc độ xử lý công việc đang tư vấn? Rất tốt Tốt Trung bình Kém Rất kém Câu 5: Thầy Cô có kiến nghị nào khác? Các câu hỏi được thực hiện thông qua Google Form và gửi link (https://forms.gle/kqLi4i6BJggBL2Ak6) về cho cán bộ tư vấn tuyển sinh để đánh giá. Bảng 09: Tổng hợp kết quả đánh giá ứng dụng của nhóm cán bộ tư vấn Câu Rất tốt Tốt Trung bình Kém Rất kém 1 16,67% 75% 8,33% 0% 0% 2 16,67% 75% 8,33% 0% 0% 3 16,67% 75% 8,33% 0% 0% 4 25% 58,33% 16,67% 0% 0% 5 - Thực ra exel chỉ dùng trong thống kê số liệu tuyển sinh chứ trong tư vấn tuyển sinh thì dùng trong tư vấn thì không sử dụng; - Nếu File dữ liệu Excel trùng với file mẫu của tư vấn tuyển sinh thì sẽ rất thuận lợi, vì trên thực tế, trong quá trình tư vấn có nhiều cách làm khác nhau, nếu cách sử dụng danh sách đã có chỉ cần thay đổi trạng thái tương thích với file mẫu sẽ update lên phần mềm nhanh hơn. 4. KẾT LUẬN Vận dụng công thức mảng trong Excel đã tạo ra được bộ báo cáo tổng hợp chi tiết của từng trường đang tư vấn trong quá trình tư vấn tuyển sinh. Thao tác này giúp cho cán bộ tư vấn tuyển sinh tổng hợp quản lý chi tiết được các tình trạng, mức độ quan tâm, ngành đăng kí, cũng như là kết quả của trường cụ thể đang làm thật chi tiết để từ đó có biện pháp để xử lý cũng như quản lý tốt hơn. Tuy nhiên ứng dụng vẫn đang còn một số hạn chế như nếu dữ liệu xử lý quá lớn thì công thức sẽ xử lý chậm và ảnh hưởng đến tốc độ làm việc của máy tính; 110
Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 công thức phức tạp làm người dùng khó hiểu và khó để tự chỉnh sửa hoặc nếu người dùng ấn vào công thức mà quên ấn tổ phím Ctrl + Shift + Enter thì công thức sẽ báo lỗi,… Tác giả có kiến nghị nếu bên phần mềm tuyển sinh của Nhà trường sử dụng làm file mẫu để Import dữ liệu cũng rất thuận lợi vì mỗi cán bộ tư vấn tuyển sinh sẽ chủ động việc quản lý dữ liệu của cả hai bên và sẽ đạt công việc hiệu quả tốt hơn và nhanh hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phạm Quang Hiển (2022), Công thức và hàm trong Excel, Nxb Thanh niên. 2. Nguyễn Quang Vinh (2021), Excel ứng dụng văn phòng từ cơ bản đến nâng cao, Nxb Dân trí. 3. Nguyễn Quang Vinh (2021), 150 thủ thuật Excel ứng dụng văn phòng, Nxb thông tin và truyền thông. 4. https://www.ablebits.com/office-addins-blog ADVANCED EXCEL APPLICATION TO CREATE GENERAL REPORT OF ADMISSION Tran Thi Le Na1,* 1 Nghe An University of Economics, *Email: tranthilena@naue.edu.vn The article applies array formulas in Excel to make summary reports in education enrollment consulting. From there, it helps the counselors to quickly report in detail the progress of the enrollment consultant in the most effective and fastest way. Keywords: Array formula, Report, Enrollment consultant. 111