Ứng dụng kaizen và 5s vào hoạt động kinh doanh

Chia sẻ: Vo Cactus | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:41

Thêm vào BST

Báo xấu

817
lượt xem 368
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'ứng dụng kaizen và 5s vào hoạt động kinh doanh', kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ứng dụng kaizen và 5s vào hoạt động kinh doanh

ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT: Khái niệm chung I. KAIZEN là từ khá thông dụng tại Nhật Bản, có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Đây là phương thức quản lý chất lượng phát sinh từ quản lý chất lượng toàn diện (TQM). Nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững, cải tiến năng suất, chất lượng sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp (DN). KAIZEN đã và đang được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới. KAIZEN hướng vào những hoạt động hiện tại có nhiều cơ hội để cải tiến, tích lũy những cải tiến nhỏ sẽ tạo ra sự biến đổi lớn, đột phá về công nghệ giúp thay đổi tích cực quá trình làm việc... KAIZEN đồng nghĩa với sự sáng tạo, hướng về con người và những nỗ lực của con người. áp dụng KAIZEN kết hợp với các công cụ như 5S (sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ - săn sóc - sẵn sàng), ISO 9000, TQM sẽ mang lại nhiều hiệu quả thiết thực cho DN. KAIZEN hoạt động liên tục theo chu trình Deming PDCA, trong đó: • P (Plan) là đặt kế hoạch, • D (Do) - Thực hiện, • C (Check) - Kiểm tra, • A (Action) - Hành động khắc phục giúp DN theo dõi các hoạt động trong mọi lĩnh vực có hiệu quả. Chu trình PDCA là nguyên tắc cơ bản tạo ra KAIZEN, từng bước tiến đến tiêu chuẩn hóa theo lộ trình: chọn đề tài; lý do chọn đề tài; phân tích tình huống hiện tại; đặt mục tiêu, chương trình hành động; thực hiện; xác nhận kết quả; tiêu chuẩn hóa và lặp lại theo chu trình trên. Thông qua việc áp dụng chu trình PDCA, những tiêu chuẩn mới được tạo ra đòi hỏi phải được tiếp tục xem xét lại và thay Trang 1 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP thế bằng tiêu chuẩn mới, hiệu quả hơn. KAIZEN đòi hỏi mỗi thành viên phải có thái độ nghi ngờ và thường xuyên xem xét lại cách làm hiện tại và tự hỏi liệu có cách làm nào tốt hơn nữa không; luôn biết cách đương đầu với những khó khăn, coi đó là cơ hội để cải tiến. Khái niệm Kaizen 1. Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty: Cách tiếp cận từng bước - Kaizen.  Cách tiếp cận mang tính đột phá - Đổi mới  Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi s ự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mọi cán bộ công nhân viên. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời. Trang 2 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Kết hợp Kaizen và đổi mới  Trong thực tế không có cái gì tồn tại vĩnh cửu. Tất cả các hệ thống đ ều đi đ ến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Một trong các định luật nổi tiến nhất của Parkinson là “Một tổ chức khi đã hình thành được một cấu trúc thì cũng là lúc tổ chức đó bắt đầu xuống cấp”. Nói cách khác, để cải thiện hoặc thậm chí để duy trì hiện trạng thì tất yếu phải có những nỗ lực liên tục. Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải đ ược tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó. Trong khi đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng dần dần nhờ sự cạnh tranh có chủ ý và sự phá huỷ các chuẩn mực, còn Kaizen là nỗ lực với các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian. Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện trạng, chúng sẽ không bị ảnh hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được. Kaizen, mặt khác có nghĩa là một nỗ lực thường xuyên không chỉ để duy trì mà còn nâng cấp các chuẩn mực. Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực về bản chất là dự định giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện. Các khái niệm Kaizen cơ bản  Để thực hiện Kaizen, ban lãnh đạo cần nắm bắt và vận dụng các khái niệm cơ bản: - Kaizen và quản lý Trang 3 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP - Quá trình và kết quả quá trình - Chu trình PDCA - Chất lượng là hàng đầu - Quyết định dựa trên sự kiện - Quá trình tiếp theo là khách hàng Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc: 2. Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau: Bước 1: Lựa chọn chủ đề Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ. Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu. Bước 5: Thực hiện biện pháp Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn. Trang 4 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo. Đặc điểm của Kaizen  - Là qúa trình cải tiến liên tục nơi làm việc. - Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí. - Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo. - Đặc biện nhấn mạnh hoạt động nhóm. - Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu. Lợi ích của việc áp dụng Kaizen 3. - Tích lỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão). - Giảm các lãnh phí, tăng năng suất. - Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến. - Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết. - Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí. - Xây dựng nền văn hoá công ty. Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động KAIZEN:  Trang 5 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP - Cam kết của lãnh đạo cao nhất - Vai trò của cán bộ quản lý và lãnh đạo nhóm - Nỗ lực tham gia của mọi người Áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp: II. Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt là nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó. Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến. Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả lớn hơn. kinh doanh Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập đ ược các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy đ ịnh và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực. Các chu kỳ kiểm soát chất lượng (Quality Control Circles) được xem như một hệ thống chỉ dẫn định hướng theo nhóm để thực hiện cải tiến. Một chu kỳ kiểm soát chất lượng là một nhóm chức năng hay một bộ phận trong công ty tự nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc. Chương trình kiểm soát chất lượng toàn Trang 6 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP diện (Total Qquality Control) liên quan đến tất cả mọi người và để kiểm soát chất lượng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty. Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công ty theo chíên lược Kaizen: Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu đó trong công ty. Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, đảm bảo mọi hoạt - động quản lý rốt cuộc là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng. Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở - nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng. Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn hoá - công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến.Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và hệ thống chức theo năng chéo. nguyên tắc của 10 Kaizen. 1. Tập trung vào khách hàng: Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc bất biến hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đ ại. Trong Kaizen cũng tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc này. Mặc dù các công cụ Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm đ ể tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. Trang 7 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ. 2 . Luôn luôn cải tiến Theo Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp. Nguyên tắc này đã cải tiến thói quen của nhân viên thường thường chuy ển ngay sang một công việc mới khác ngay sau khi thành công một nhiệm vụ nào đó. Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Vì v ậy quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục rõ ràng. Trong các nhà máy tại Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới hay những nhãn hiệu điện tử mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục. Vậy nhờ đâu các sản phẩm “made in Japan” lại được quyến rũ như vây? Thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay. Bí quyết ở chỗ là các nhà sản xuất luôn tận dụng nhữngcơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hoá sản phẩm, cung cấp đến người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn mới. Trang 8 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Quá trình đánh giá và cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã gặt hái đ ược những sản phẩm và thương hiệu “đổi mới” hàng đầu thế giới như SONY, HONDA, TOYOTA… 3. Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi Đây là một thuật ngữ khoa học quản lý kinh doanh hiện đại đã được nhiều học giả và các nhà quản trị doanh nghiệp lớn nghiên cứu và áp dụng thành công. Đi vào chi tiết thì có rất nhiều vấn đề nghiên cứu bên trong một thuật ngữ khoa học quản lý này. Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do t ập thể”, quy trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chiụ trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao; đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên “đá bóng” ra cơ quan khác... Trước công chúng, trước khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường “văn hoá không đổ lỗi”; không nên báo cáo, xin lỗi công chúng, khách hàng vì nhi ều lý do khác nhau vì những lý do không chính đáng như: trời mưa, trời nắng, điều kiện kỹ thuật, điều kiện của ta còn nghèo nàn... Ngược lại, cần nhận trách nhiệm về chính mình. Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm d ịch v ụ t ốt nhất có thể; để mỗi ngày uy tín càng lớn hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường. 4. Thúc đẩy môi trường văn hoá mở: Sự cởi mở được coi là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất. Xây dựng một môi trường văn hoá mở, văn hoá không đổ lỗi, nhân viên trong công ty dám Trang 9 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ. Thật sai lầm nếu mỗi nhân viên đều coi kiến thức là của riêng mình. Nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty. 5. Khuyến khích làm việc theo nhóm Tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến. Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên. 6. Quản lý các dự án kết hợp các bộ phận chức năng Theo nguyên tắc này, các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hơp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty Tập đoàn Boeing là một minh chứng điển hình đã kết hợp các bộ phận trong nội bộ công ty liên kết với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng sản xuất thế hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân và cánh máy bay. Kết quả đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing: không chỉ có chu kỳ sản xuất và chi phí được giảm xuống đáng kể so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747 mà còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công; và rõ ràng là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty. 7. Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn Trang 10 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Người Nhật thường không thích kẻ thù hay những quan hệ đối đầu, không khuyến khích cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng một yéu tố kết quả công việc. Người Nhật cũng không phù hợp với văn hoá đổ lỗi mà họ luôn duy trì văn hoá tập thể rất tốt, đảm bảo sự đồng nhất trong công ty. Họ thường đầu tư nhiều cho các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khoá đào tạo dành cho những người quản lý và lãnh đạo, bởi lẽ đó là những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất. Nhiều người phương tây khi gia nhập các công ty của Nhật đã sững sờ ngạc nhiên khi nhận thấy rằng các công ty ở đây thường dành quỹ thời gian khổng lồ để đào tạo các chương trình như vậy, nhưng kết quả còn bất ngờ hơn khi người ta phát hiện ra đó chính là một khoản đầu tư để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài trong công ty. 8. Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác Ý thức kỷ luật tự giác đã hình thành một cách tự nhiên trong con người Nhật bản thông qua giáo dục tại nhà trường, nhà thờ và các tổ chức xã hội. Người Nhật thường tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội để họ luôn cảm nhận được thoải mái, đồng thời khẳng định sự đầy đủ và sức mạnh bên trong của mỗi người. ý thức kỷ luật như vậy còn chưa so sánh được với khả năng họ hi sinh bản thân để mong có được sự đồng nhất với đồng nghiệp và để phù hợp với cương lĩnh của công ty. Họ luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, sẵn sàng đặt công ty, nhóm hay trưởng nhóm lên trên bản thân và gia đình. Thông tin đến mọi nhân viên 9. Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trong hàng đầu trong quá trình s ản xuất kinh doanh hiện đại; thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp Trang 11 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP thời, chính xác, đầy đủ, đối tượng. đúng Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đ ạt được mục tiêu cao nhất. Kết quả nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã khẳng định rằng không thể yêu cầu nhân viên đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu họ không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty. Vì vậy, duy trì mọi nhân viên đều được chia sẻ thông tin chính là một phương thức để sản sẻ khó khăn thách thức của công ty cho mỗi thành viên 10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên thông qua tổng hợp các phương pháp gồm: - Đào tạo đa kỹ năng,- Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc, - Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc, - Phân quyền cụ thể. - Phát huy khả năng làm việc chủ động và kỹ năng ra quyết định, - Khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực (dữ liệu thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…), - Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ra ý kiến phản hồi, - Luân chuyển công việc,- Khen ngợi. PHẦN 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Ứng dụng kaizen vào công ty Toyota (Japan); A. Trang 12 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Lợi ích khi thực hiện Kaizen 1. Kaizen lúc đầu được Hãng xe hơi Toyota (Japan) áp dụng để nâng cao năng lực sản xuất, giảm giá thành, tăng lợi nhuận... Sau thành công của Toyota, Kaizen và 5S đã được nhiều nước trên thế giới, kể cả Việt Nam học tập và vận dụng trong nhiều lĩnh vựckhác nhau. Trong doanh nghiệp, áp dụng Kaizen và 5S sẽ làm tăng năng suất, tăng năng l ực cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ giảm thiểu những lãng phí như: Sản xuất dư thừa:  Làm tăng rủi ro lỗi mốt, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới nguy cơ phải bán với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu. Khuyết tật:  Gồm các khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, hàng bán, cũng bao gồm sai sót giấy tờ và thông tin về sản phẩm, chậm giao hàng, sản xuất sai quy cách, lãng phí nguyên vật liệu... . Tồn kho:  Hậu quả là chi phí tồn kho và báo quản cao, lãng phí không gian, giảm quay vòng vốn hiệu quả ... Di chuyển bất hợp lý:  Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt bằng, đường sá, nhà xưởng Chờ đợi:  Là thời gian nhân lực hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong hệ thống sản xuất kém hiệu quả. Thao tác thừa của công nhân, hiết bị: máy móc  Ảnh hưởng đến năng suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm... Trang 13 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Sửa sai:  Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động, sử dụng thiết bị kém hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ trong sản xuất... Bên cạnh những lợi ích hữu hình về kinh tế, vệ sinh môi trường, an toàn lao động, Kaizen còn mang lại những lợi ích vô hình như: lòng tự hào về doanh nghiệp, động lực phát huy sáng kiến, kỷ luật lao động cao, môi trường văn hoá doanh nghiệp lành mạnh giúp các các thành viên của doanh nghiệp đoàn kết và gắn bó trong mái nhà chung. Trong cuộc sống đời thường, các cá nhân và gia đình cũng có thể áp dụng Kaizen – 5S để tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giảm thiểu những quyết định, lựa chọn bất hợp lý gây căng thẳng mất đồng bộ để cuộc sống nhẹ nhàng hiệu quá và hạnh phúc hơn. Với "Seiri", Kaizen sẽ giúp giải phóng ngôi nhà ta ở khỏi những vật dụng "hầm bà lằng", "bỏ thì thương, vương thì tội" như đồ gỗ, đồ điện hỏng, quần áo cũ, chai lọ, túi lilon, hộp carton... Không gian sống sẽ rộng hơn, thoáng hơn và biết đâu những thứ này lại trở thành vật hữu ích cho nhiều người khác... Với "Seiton", Kaizen giúp ta không lãng phí thời gian tìm kiếm cuốn sách, cây bút bi, đôi giày, máy di động, chùm chìa khoá, tập tài liệu ... bị ta đã quăng một cách vô thức như trước. Với "Seiso", Kaizen giúp ngôi nhà ta luôn gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, thoáng mát... Ứng dụng của Kaizen trong doanh nghiệp: 2. Linh hồn hệ thống sản xuất Toyota là nguyên tắc Kaizen. Kaizen được hiểu như “cải tiến không ngừng”. Điểm cốt yếu của nó nằm ở chỗ mọi kỹ sư, nhà quản trị, công nhân trong dây chuyền cộng tác với nhau không ngừng nghỉ đ ể tự động hóa dây chuyền sản xuất và xác định các thay đổi thiết yếu giúp công việc diễn tiến suôn sẻ. Toyota cố gắng duy trì hàng tồn kho càng ít càng tốt, đ ể không chỉ giảm chi phí mà còn để truy cứu sai sót ngay trong lúcxảy ra Dây chuyền sản xuất của Toyota đựơc chạy với công suất tối đa. Dù vậy, mỗi công nhân đều có quyền ngưng dây chuyền và yêu cầu hỗ trợ cấp tốc nếu phát hiện sai sót. Một ví dụ tiêu biểu của việc thực hiện nguyên tắc này là nhà máy Trang 14 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Tsutsumi với sản lượng năm trăm ngàn xe hơi mỗi năm, tám kiểu khác nhau với tốc độ một chiếc một phút. Dây chuyền sản xuất Tsutsumi là một vũ điệu ba-lê với độ chính xác đáng khâm phục, tạo nên từ những cải tiến nhỏ trong nhà máy. Chẳng hạn, các công nhân lắp ráp bảng đồng hồ ngồi trên các ghế cơ giới hóa cho phép họ di chuyển ra vào phần bên trong xe mà không cần ngồi xổm hay cúi xuống. Hoặc sáng kiến sử dụng đồng kim loại và nam châm để chọn đinh vít từ thùng chứa theo kích cỡ và thứ tự định sẵn. Phương pháp sản xuất: Để tối ưu hoá hệ thống sản xuất, Tập đoàn ô tô Toyota đã kết nối các lợi ích của hình thức sản xuất thủ công và sản xuất hàng loạt. Phương thức này giúp tổ chức vừa tránh được chi phí cao của phương thức sản xuất trước đây, vừa khắc phục được sự cứng nhắc của phương thức sản xuất hiện thời. Thêm vào đó, họ tuyển dụng một đội ngũ nhân viên đa kỹ năng tại mọi cấp độ của tổ chức và sử dụng những máy móc có độ linh hoạt cao và tự động để sản xuất ra một lượng lớn các sản phẩm đa chủng loại. Hệ thống Toyota được định nghĩa là phương pháp sản xuất tiết kiệm (lean production), bởi nó sử dụng ít hơn tất cả các nguồn lực so với phương thức sản xuất hàng loạt hiện thời như chỉ sử dụng một nửa số lượng nhân lực, một nửa không gian sản xuất, một nửa vốn đầu tư vào các công cụ, một nửa thời gian kỹ thuật để phát triển một sản phẩm mới và việc sản xuất chỉ tốn một nửa thời gian so với phương pháp sản xuất hàng loạt.Có lẽ sự khác biệt lớn nhất giữa phương thức sản xuất hàng loạt và hệ thống Toyota là mục tiêu cuối cùng c ủa công ty. Các nhà sản xuất hàng loạt chỉ đặt ra một mục tiêu giới hạn vừa đủ, như đưa ra một số lượng hàng sai lỗi có thể chấp nhận được, một mức độ tối đa lượng hàng tồn kho, và một phạm vi hẹp các sản phẩm tiêu chuẩn hoá. Trong khi đó, các nhà sản xuất tiết kiệm lại đặt ra các mục tiêu rõ ràng hơn về sự hoàn thiện. Sản xuất đúng thời điểm Hệ thống sản xuất Toyota là một công nghệ quản lý sản xuất toàn diện của người Nhật. Ý tưởng cơ bản của hệ thống này là duy trì một dòng chảy liên tục các sản phẩm trong nhà máy và thích ứng một cách linh hoạt với sự Trang 15 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP thay đổi của nhu cầu. Sản xuất sản phẩm theo đúng số lượng cần thiết vào thời điểm cần thiết được mô tả bằng cụm từ “đúng thời điểm”. Lấy ví dụ, trong một quá trình lắp ráp xe, cần phải có những phụ kiện cần thiết của quá trình trước tại thời điểm cần thiết với số lượng cần thiết. Nếu khái niệm này được nhận thức trong toàn nhà máy, thì lượng tồn kho không cần thiết sẽ bị xoá bỏ hoàn toàn, do vậy nhà máy sẽ không cần đến việc tạo ra các nhà kho và giảm bớt được chi phí lưu kho. Trong hệ thống Toyota, người công nhân làm việc tại quá trình sau sẽ phải đi đến quá trình trước đó để lấy những phụ kiện cần thiết với một số lượng cần thiết tại thời điểm cần thiết. Sau đó, công việc mà quá trình trước cần làm là chỉ sản xuất đủ số lượng đơn vị sản phẩm đ ể thay thế nh ững cái đã bị lấy đi. Tự kiểm soát lỗi Để thực hiện quá trình sản xuất đúng thời điểm, 100% hàng hoá có chất lượng tốt phải chạy vào dây chuyền ưu tiên, và dây chuyền này phải hoạt động nhịp nhàng mà không bị gián đoạn. Do vậy, công tác quản lý chất lượng là rất quan trọng và đồng thời phải tồn tại với hoạt động sản xuất. Tự kiểm soát lỗi có nghĩa là xây dựng một cơ chế trong đó có phương tiện để hạn chế việc sản xuất hàng loạt các sản phẩm sai lỗi trong máy móc và dây chuyền sản phẩm. Tự kiểm soát lỗi là sự tự động kiểm tra những điểm không bình thường trong quá trình. Bộ máy kiểm soát lỗi là một bộ máy có cài đặt một thiết bị tự động dừng. Tại các nhà máy Toyota, hầu hết máy móc đều tự động, do vậy có thể ngăn cản được việc sản xuất ra hàng loạt các sản phẩm sai lỗi và việc hỏng hóc máy móc sẽ được tự động kiểm tra. Ý tưởng tự kiểm soát lỗi cũng được mở rộng ra các dây chuyền thủ công. Nếu có điểm gì không bình thường xảy ra trong dây chuyền sản phẩm, người công nhân sẽ bấm vào nút dừng và toàn bộ dây chuyền đó dừng lại. Nhằm mục đích phát hiện ra lỗi tại các quá trình, tại các phân xưởng đều treo một bảng điện tử (được gọi là Andon) dùng để chỉ điểm dừng của dây chuyền để mọi người có thể trông thấy. Bảng điện tử Andon trong hệ thống Toyota đóng một vai trò quan trọng giúp cho việc kiểm soát lỗi tự động, đồng thời cũng là một ví dụ điển hình của “Hệ thống Trang 16 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP kiểm soát trực quan Toyota”. Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen: 3. Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đ ầu t ư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và tục cải tiến. liên Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Duy trì:  Nhà quản lý cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác. Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập đ ược các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hi ện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực. Cải tiến:  Cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao đ ộng cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn. Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại các chuẩn mực hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập các chuẩn mực cao hơn. Cải tiến được chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ và kiên quyết quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư lớn để thực hiện đổi mới. Trong khi, kaizen chỉ cần những hành động cải tiến nhỏ tất cả nhân viên nỗ lực phối hợp thực hiện. Hệ thống chỉ dẫn là một bộ phận cấu thành trong hệ thống quản lý được thiết Trang 17 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP lập nhằm hướng dẫn tất cả mọi nhân viên thực hiện trong nguyên tắc Kaizen. Số lượng các chỉ dẫn cho nhân viên (worker) được xem như là một tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng công việc của người giám sát (supervisor) và cấp quản lý các giám sát viên (manager). Nhà quản lý Nhật Bản thường khuyến khích nhân viên tổng hợp số l ượng l ớn các chỉ dẫn và làm việc cật lực để xem xét và thực hiện các chỉ dẫn đó, thông thường nhân viên phải biết phối hợp và nắm bắt được một cách tổng quan về chiến lược Kaizen. Nhà quản lý phải có nhiệm vụ công nhận nỗ l ực đóng góp các ý kiến cải tiến của nhân viên. Một khía cạnh quan trọng của hệ thống chỉ dẫn là mỗi chỉ dẫn khi được áp dụng sẽ dẫn tới một chuẩn mực mới được nâng cấp. Các chu kỳ kiểm soát chất lượng (Quality Control Circles) được xem như một hệ thống chỉ dẫn định hướng theo nhóm để thực hiện cải tiến. Một chu kỳ kiểm soát chất lượng là một nhóm chức năng hay một bộ phận trong công ty tự nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc. Chương trình kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Qquality Control) liên quan đến tất cả mọi người và để kiểm soát chất lượng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty. So sánh Kaizen và đổi mới  Nội dung Đổi mới Kaizen Tính hiệu quả Dài hạn nhưng không gây ấn Ngắn hạn nhưng gây ấn tượng tượng Nhịp độ Các bước nhỏ Các bước lớn Khung thời Liên tục và gia tăng Cách quãng gian Thay đổi Dần dần và nhất quán Đột ngột và dễ thay đổi Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Ý tưởng và nỗ lực cá nhân Tất cả mọi người Một vài người được lựa Liên quan chọn Cách thức Duy trì và cải tiến Đột phá và xây dựng Bí quyết Bí quyết truyền thống Đột phá kỹ thuật Trang 18 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Yêu cầu Đầu tư chút ít Đầu tư lớn Định hướng Con người Công nghệ Quá trình và nỗ lực Kết quả đối với lợi nhuận Đánh giá 4. Thực hành Kaizen trong doanh nghiệp: Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công ty theo chíên lược Kaizen: Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu đó trong công ty. Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, đảm bảo mọi hoạt động quản lý rốt cuộc là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng. Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng. Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết l ập văn hoá công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến. Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo. Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá trình, và thiết lập một hệ thống quản lý ủng hộ và cám ơn nỗ lực đóng góp cải tiến của mọi người. Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đ ầu t ư Trang 19 Nhóm 7
ỨNG DỤNG 5S VÀ KAIZEN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến. Khi nhận thức được tầm quan tr ọng c ủa Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đ ầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công ty theo chíên lược Kaizen. ỨNG DỤNG KAIZEN VÀO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM: B. Sự khác biệt trong văn hóa tiếp cận của doanh nghiệp Việt I. Nam: Trong 5-10 năm tới, các doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực công nghiệp hỗ trợ sẽ chủ yếu sản xuất các chi tiết có độ phức tạp không cao, và làm vệ tinh cho các nhà cung cấp linh phụ kiện nước ngoài ở nấc cao hơn (lắp ráp các chi tiết thành cụm chi tiết, hay bộ phận).Sau khoảng thời gian đó, sau khi đã học tập được kỹ năng, và làm chủ được công nghệ, các doanh nghiệp Việt Nam mới có thể tính đến các nấc cao hơn nữa, nhất là lắp ráp các cụm nhóm thành sản phẩm cuối cùng". Đó là một mục tiêu không hề khiêm tốn, nếu tính đến việc công nghiệp hỗ trợ ở Việt Nam đã được khởi động ít nhất 5-6 năm, nhất là từ phía doanh nghiệp c ủa Việt Nam và Nhật Bản. Đã có những nhận thức hết sức khác nhau trong quá trình tìm hiểu nhau của họ, khiến số doanh nghiệp Việt Nam trở thành vệ tinh của các nhà cung cấp linh phụ kiện Nhật Bản vẫn dừng ở mức không đáng kể. Sáng kiến chung Nhật - Việt đã nhấn mạnh rằng phía Việt Nam không chỉ mong muốn phía Nhật đầu tư vào một ngành công nghiệp nhất định nào đó, mà còn muốn Nhật Bản giúp Việt Nam phát triển nó, tức là giúp phát triển ngành công nghiệp hỗ trợ với sự tham gia của các doanh nghiệp Việt Nam". Hạn chế : Trang 20 Nhóm 7