VĂN BẢN "HƯỚNG DẪN BẢO HIỂM THÂN TÀU SỐ 2481/2005- BM/BHHH NGÀY 04/10/2005"

Chia sẻ: Hai Chau | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:0

Thêm vào BST

Báo xấu

705
lượt xem 148
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nhằm thống nhất công tác khai thác, giám định, bồi thường và đòi người thứ ba nghiệp vụ Bảo hiểm Thân tàu biển (Hull) trong toàn Tổng công ty cổ phần Bảo Minh ( sau đây gọi tắt là Bảo minh). Nhằm là chuẩn mực để các đơn vị thực hiện thao tác nghiệp vụ đồng thời là thước đo để Tổng công ty theo dõi, đánh giá và quản lý việc thực hiện nghiệp vụ trên toàn tổng công ty cũng như tại các đơn vị khác....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: VĂN BẢN "HƯỚNG DẪN BẢO HIỂM THÂN TÀU SỐ 2481/2005- BM/BHHH NGÀY 04/10/2005"

Số: 2481/2005-BM/BHHH V/v: Hướng dẫn chi tiết thực hiện khai thác, giám định, bồi thường Nghiệp vụ Bảo hiểm Thân tàu biển Tp. Hồ Chí Minh, ngày 04/10/2005 Kính gửi: CÁC PHÒNG THUỘC TRỤ SỞ CHÍNH CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN Căn cứ theo quyết định số 1273/2005-BM/BHHH ngày 24/05/2005 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Cổ phần Bảo Minh về việc ban hành Quy chế Phân cấp Nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải. Để đơn giản giản hóa các thủ tục liên quan đến công tác chào phí, cấp đơn bảo hiểm đồng thời tăng cường quyền hạn và trách nhiệm cho các đơn vị trong công tác kinh doanh bảo hiểm, thống nhất việc quản lý và xử lý nghiệp vụ giữa Tổng Công ty và các đơn vị, Tổng Công ty ban hành hướng dẫn việc thực hiện khai thác, giám định, bồi thường Nghiệp vụ Bảo hiểm Thân tàu biển bao gồm những nội dung chi tiết như sau: Phần I: Quy định chung Phần II: Lưu ý quan trọng Phần III: Hướng dẫn Khai thác Phần IV: Hướng dẫn bồi thường Phần V: Phụ lục Trang 1
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 PHẦN I: QUI ĐỊNH CHUNG A. Mục đích 1. Nhằm thống nhất công tác khai thác, giám định, bồi thường và đòi người thứ ba nghiệp vụ Bảo hiểm Thân tàu biển (Hull) trong toàn Tổng Công ty cổ phần Bảo Minh (sau đây gọi tắt là Bảo Minh). 2. Nhằm là chuẩn mực để các đơn vị thực hiện thao tác nghiệp vụ đồng thời là thước đo để Tổng công ty theo dõi, đánh giá và quản lý việc thực hiện nghiệp vụ trên toàn Tổng công ty cũng như tại các đơn vị. B. Phạm vi áp dụng Tất cả các đơn vị trong hệ thống Bảo Minh (gồm phòng Bảo hiểm hàng hải, các Công ty thành viên) khi thực hiện nghiệp vụ Bảo hiểm Thân tàu biển (Hull) phải tuân thủ theo đúng hướng dẫn này. C. Chế độ thanh kiểm tra 1. Việc kiểm tra sẽ được thực hiện thông qua: a. Kiểm tra thường xuyên thông qua các bộ hồ sơ gửi lên Tổng Công ty (qua Phòng Bảo hiểm Hàng hải - Tổng công ty) b. Các đợt kiểm tra thực tế tại các đơn vị theo định kỳ hoặc đột xuất của Tổng Công ty. 2. Các biện pháp chế tài/kỷ luật: a. Đào tạo bắt buộc b. Điều chỉnh phân cấp khai thác, bồi thường, phân cấp phí c. Các hình thức khác theo quy định của Tổng công ty. Trang 2
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 PHẦN II: LƯU Ý QUAN TRỌNG 1. Hoạt động kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải nói chung và nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu nói riêng phải đảm bảo tính pháp lý, đúng kỹ thuật, giải quyết bồi thường nhanh chóng thỏa đáng theo phương châm “BẢO MINH TẬN TÌNH PHỤC VỤ”. 2. Các Đơn vị phải tuân thủ đúng các quy định, phân cấp và hướng dẫn của Tổng Công ty. Trường hợp trái quy định, vượt phân cấp, không theo hướng dẫn phải xin ý kiến của Tổng Công ty bằng văn bản và chỉ thực hiện khi có sự chấp thuận của Tổng Công ty mới được thực hiện. 3. Quy định khai thác: a. Phòng Bảo hiểm hàng hải Tổng Công ty, các Công ty thành viên phải có trách nhiệm thu thập các thông tin liên quan về tàu, chủ tàu để đánh giá rủi ro. b. Trừ Phòng Bảo hiểm Hàng hải Tổng công ty, tất cả các Công ty thành viên phải thông báo ngay lên Tổng Công ty để được hướng dẫn trước khi thực hiện việc chào phí bảo hiểm, cấp đơn bảo hiểm (hoặc sửa đổi bổ sung) cho khách hàng. c. Các dịch vụ có sự hợp tác khai thác của nhiều Công ty thành viên đều phải được sự đồng ý của Tổng Công ty. 4. Quy định Giám định và giải quyết tai nạn: a. Giám định tình trạng tàu: (i) Tất cả các tàu lớn hơn 20 tuổi trước khi nhận bảo hiểm phải có giám định điều kiện tàu (Condition Survey) hoặc biên bản giám định đã được cấp trong vòng 12 tháng trước ngày có hiệu lực bảo hiểm thân tàu. (ii) Các tàu chỉ bảo hiểm tổn thất toàn bộ không bị ràng buộc bởi quy định giám định nêu trên. b. Giám định giải quyết tai nạn: Các Công ty thành viên phải báo cáo Tổng Công ty để được chỉ đạo đối với tất cả các trường hợp tai nạn về thân tàu mà nguyên nhân tổn thất có thể xuất phát từ: + cháy, nổ + chìm, đắm, lật, mắc cạn, đâm va + hy sinh tổn thất chung, cứu hộ + hư hỏng máy móc và/hoặc các tai nạn: + có thể dẫn đến tổn thất toàn bộ (thực tế hay ước tính, dù giá trị lớn hay nhỏ) Trang 3
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 + xảy ra chưa thể xác định ngay nguyên nhân có thuộc phạm vi bảo hiểm hay không + sau khi đã thanh toán bồi thường/từ chối bồi thường còn phát sinh tranh chấp khiếu nại. c. Phòng Bảo hiểm Hàng hải và các Công ty thành viên chủ động chỉ định hoặc tổ chức giám định đối với những vụ tổn thất không thuộc các loại đã liệt kê trong mục b ở trên, nhưng trong quá trình xử lý tai nạn nếu thấy có khả năng vượt phân cấp bồi thường phải báo cáo cấp có thẩm quyền cao hơn để được hướng dẫn/chỉ đạo. Riêng đối với tổn thất ở nước ngoài các Công ty thành viên không được trực tiếp thu xếp mà phải chuyển về Tổng Công ty giải quyết. d. Tai nạn xảy ra ở đâu thì phải được xử lý giải quyết ở đó, Phòng Bảo hiểm hàng hải Tổng Công ty và các Công ty thành viên tại địa phương nơi xảy ra sự cố phải có trách nhiệm thu thập hồ sơ và khắc phục hậu quả tai nạn. e. Phòng Bảo hiểm hàng hải Tổng Công ty và các Công ty thành viên tại địa phương nơi xảy ra sự cố phải thông báo cho Công ty gốc để cùng phối hợp giải quyết. 5. Quy định Bồi thường: a. Phòng Bảo hiểm hàng hải Tổng Công ty và các Công ty thành viên có trách nhiệm tập hợp đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan đến sự cố trong mọi tình huống để việc giải quyết bồi thường được nhanh chóng, chính xác, kịp thời và thỏa đáng. b. Khiếu nại bồi thường thuộc hợp đồng của Đơn vị nào ký kết, Đơn vị đó phải chịu trách nhiệm chính hướng dẫn giúp đỡ khách hàng của mình. Đối với tai nạn xảy ra ở ngoài địa phương mình phải ủy quyền cho Công ty bạn ở tại địa phương đó giải quyết hoặc cùng phối hợp giải quyết. Đối với hồ sơ trên phân cấp phải xin ý kiến của Tổng Công ty theo qui định của Tổng Công ty trong phân cấp bồi thường (qua Phòng Bảo hiểm Hàng hải - Tổng công ty trước khi quyết định bồi thường). c. Các Đơn vị có trách nhiệm phối hợp thực hiện việc giám định, tái giám định, điều tra các vụ việc phát sinh có liên quan và giải quyết bồi thường và được quyền thu phí theo qui định của Tổng Công ty. d. Các Đơn vị có trách nhiệm bảo quản và lưu giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ ngay cả các hồ sơ khiếu nại bồi thường không thuộc trách nhiệm bảo hiểm. Đối với các hồ sơ giải quyết hộ sau khi hoàn tất phải chuyển về Công ty gốc lưu theo dõi, Công ty bồi thường hộ phải sao lại bản photo lưu giữ để theo dõi đối chiếu sau này. e. Các Đơn vị phải mở sổ lấy số hợp đồng và sổ bồi thường để theo dõi và quản lý nghiệp vụ đồng thời giải quyết các khiếu nại và bồi thường phát sinh đúng tiến độ qui định. f. Đối với các hồ sơ liên quan đến tái bảo hiểm, sau khi bồi thường phải gửi phòng Tái bảo hiểm chứng từ theo qui định để đòi tái bảo hiểm. Trang 4
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 g. Tạm ứng bồi thường: Phòng Bảo hiểm hàng hải Tổng Công ty, các Công ty thành viên được quyền xét tạm ứng bồi thường đối với các hồ sơ bồi thường trong phân cấp theo mục 5 Quy định bồi thường của Quy chế phân cấp nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải. h. Từ chối bồi thường: Phòng Bảo hiểm hàng hải Tổng Công ty và các Công ty thành viên phải báo cáo lên Tổng Công ty dự kiến từ chối bồi thường cho các hồ sơ thuộc phân cấp theo mục 5 Quy định bồi thường của Quy chế phân cấp nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải.. 6. Việc đòi người thứ ba: Đối với các hồ sơ bồi thường thuộc phân cấp bồi thường, Phòng Bảo hiểm hàng hải Tổng Công ty và các Công ty thành viên chủ động thực hiện. Đối với các vụ trên phân cấp (về khai thác hoặc bồi thường) thì phải báo cáo Tổng Công ty trực tiếp giải quyết. Tuy nhiên, đơn vị vẫn phải thực hiện các yêu cầu của Tổng công ty nhằm đảm bảo quyền đòi người thứ ba và phối hợp trong việc phục vụ khách hàng. 7. Quy định tỷ lệ phí: a. Khi có yêu cầu bảo hiểm, các Công ty thành viên có trách nhiệm thu thập chứng từ liên quan đến đối tượng bảo hiểm thông báo về Tổng Công ty (thông qua Phòng Bảo hiểm Hàng hải) để được hướng dẫn trước khi chào bảo hiểm. b. Phó Tổng giám đốc, Trưởng Phòng Bảo hiểm Hàng hải Tổng Công ty được chủ động quyết định tỷ lệ phí và/hoặc mức khấu trừ theo quy định của Biểu phí bảo hiểm tàu biển sau khi đã tiến hành điều tra rủi ro cũng như tìm hiểu tiềm năng của khách hàng. 8. Quy định Tái bảo hiểm: a. Tất cả việc thu xếp tái bảo hiểm thân tàu đều do Tổng Công ty thực hiện. Các Công ty thành viên chỉ được phép liên hệ trực tiếp với nhà tái khi Tổng Công ty đồng ý. b. Đối với tất cả các hồ sơ bồi thường thân tàu có tái bảo hiểm thì Phòng Bảo hiểm Hàng hải Tổng công ty và các Công ty thành viên phải báo cáo Tổng Công ty và gửi kèm bộ hồ sơ để đòi lại các nhà tái bảo hiểm. Những tổn thất đáng lẽ đòi được tái bảo hiểm mà các Công ty thành viên không báo cáo cho Tổng Công ty thì ngoài trách nhiệm cá nhân những người liên quan, số tiền không đòi được Tái bảo hiểm sẽ được trừ vào hiệu quả kinh doanh của các đơn vị. 9. Mọi hướng dẫn, quản lý và kiểm tra nghiệp vụ bảo hiểm tàu biển trong toàn Tổng công ty phải thực hiện thống nhất qua một đầu mối là Phòng Bảo hiểm Hàng hải - Tổng Công ty. Trang 5
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 PHẦN III: HƯỚNG DẪN KHAI THÁC A. Lưu đồ Trách nhiệm Thủ tục Đề nghị bảo hiểm Khai thác viên Từ Khai thác viên, lãnh đạo đơn vị Đánh giá rủi ro chối Không duyệt Đề xuất phương Trên Trình Khai thác viên, lãnh đạo đơn vị án bảo hiểm phân cấp TCT Không đạt Duyệt Đóng Khai thác viên, lãnh đạo đơn vị Chào BH/đàm phán hồ sơ Không đạt Đạt Khai thác viên Yêu cầu bảo hiểm Khai thác viên, lãnh đạo đơn vị Cấp đơn bảo hiểm Khai thác viên, kế toán Theo dõi thu phí Quản lý dịch vụ Khai thác viên, lãnh đạo đơn Đề phòng Chăm sóc HCTT khách hàng vị, các phòng quản lý liên quan Xem PHẦN Bồi IV:HƯỚNG DẪN thường BỒI THƯỜNG Trang 6
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 B. Diễn giải 1. Yêu cầu bảo hiểm: 2. Nắm bắt thông tin, tiếp cận khách hàng, nhận đề nghị: a. Nắm bắt thông tin: (i) Qua các phương tiện truyền thông đại chúng (ii) Các cơ quan hữu quan: Cảng vụ, Đăng kiểm, Ngân hàng, Công ty cho thuê tài chính … (iii) Các đơn vị chủ quản: Bộ Giao thông vận tải, Cục Hàng hải, (iv) Các chủ tàu b. Tiếp cận khách hàng: tiếp xúc trực tiếp, gửi thư, tài liệu giới thiệu Bảo Minh theo Phụ lục 1: Thư ngỏ (Open Letter)Phụ lục 2: Tài liệu giới thiệu Bảo Minh (Brochure) hoặc Báo cáo tài chính (Annual report). c. Nhận đề nghị: Khai thác viên phải nắm chắc nội dung bảo hiểm (hướng dẫn ở các mục sau) khi tiếp xúc khách hàng. 3. Đánh giá rủi ro, đề xuất phương án bảo hiểm: a. Đánh giá rủi ro: Thủ tục này chỉ áp dụng đối với Phòng Bảo hiểm Hàng hải Tổng công ty. (i) Nội dung đánh giá nêu trong Biên bản kiểm tra tình trạng tàu trước khi nhận bảo hiểm theo mẫu Phụ lục 4: Biên bản kiểm tra tình trạng tàu biển trước khi nhận bảo hiểm (Pre-Entry Survey Report). Các hạng mục trong các mẫu này phải được điền đầy đủ hoặc gạch chéo nếu không áp dụng. Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, khai thác viên phải đánh giá khả năng nhận bảo hiểm, phí bảo hiểm và các điều kiện bảo hiểm có thể áp dụng. (ii) Đối với các tàu từ 20 tuổi trở lên: Phòng Bảo hiểm Hàng hải Tổng Công ty phải thực hiện giám định điều kiện (thông qua cơ quan giám định độc lập) trước xem xét khả năng nhận bảo hiểm Thân tàu. Tùy từng trường hợp do Tổng Công ty quyết định, giám định điều kiện tàu có thể được tiến hành trong vòng 03 tháng kể từ lúc Đơn bảo hiểm bắt đầu có hiệu lực. Có thể sử dụng kết qủa giám định điều kiện (Condition Survey) thuộc nghiệp vụ P&I để đánh giá với điều kiện kết quả giám định P&I này đã có cách đó không quá 01 năm. (iii) Đối với các tàu từ 25 tuổi trở lên thì nhất thiết phải có ý kiến xác nhận của Phòng Tái bảo hiểm Tổng Công ty về việc con tàu đã được tái bảo hiểm trước khi thực hiện tiếp các thủ tục khác hoặc hướng dẫn cho đơn vị. b. Đề xuất phương án bảo hiểm: (i) Cân nhắc khi nhận dịch vụ: Trong thương lượng không từ chối dịch vụ mà phải về xin ý kiến các cấp cao hơn. Nếu tình trạng của con tàu không đảm bảo an toàn hàng hải dẫn đến khả năng tổn thất cao thì khai Trang 7
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 thác viên và lãnh đạo đơn vị phải xem xét từ chối nhận bảo hiểm và đề xuất cho Tổng công ty biện pháp không làm mất lòng khách hàng như: nâng mức khấu trừ miễn thường hoặc chỉ nhận bảo hiểm tổn thất toàn bộ. Việc từ chối phải được thực hiện bằng công văn chính thức và sau khi đã có ý kiến chấp nhận từ chối nhận bảo hiểm của Tổng công ty. Nội dung đánh giá nêu trong Biên bản kiểm tra tình trạng tàu trước khi nhận bảo hiểm theo mẫu Phụ lục 4: Biên bản kiểm tra tình trạng tàu biển trước khi nhận bảo hiểm (Pre-Entry Survey Report). (ii) Nhận dịch vụ: thu thập thông tin liên quan đến tàu và chủ tàu theo mẫu giấy YCBH để yêu cầu phòng Bảo hiểm Hàng hải Tổng Công ty cung cấp phí. (iii) Cung cấp cho khách hàng Giấy yêu cầu bảo hiểm tương ứng theo mẫu Phụ lục 3: Giấy yêu cầu bảo hiểm thân tàu biển (Application for Hull Insurance), đồng thời khai thác viên phải hướng dẫn khách hàng kê khai đầy đủ các nội dung trong Giấy yêu cầu bảo hiểm. Thông qua nội dung được kê khai trong Giấy yêu cầu bảo hiểm, khai thác viên cần thu thập đầy đủ các thông tin tối thiểu sau: + Khách hàng/người thuê tàu/người yêu cầu bảo hiểm. + Giá trị bảo hiểm và số tiền bảo hiểm của con tàu, + Các thông số kỹ thuật của tàu (tùy theo từng loại tàu) tối thiểu bao gồm: tên tàu, loại tàu, quốc tịch, đăng kiểm, trọng tải, dung tích, công suất, phạm vi hoạt động…, + Chương trình dự kiến tham gia bảo hiểm của khách hàng (Các điều kiện bảo hiểm, thời hạn bảo hiểm …), Nếu có thể được thì nên thu thập thêm các thông tin sau: + Tình trạng bảo hiểm trước đây của khách hàng (người bảo hiểm, các điều kiện bảo hiểm, tỷ lệ phí, mức khấu trừ …), + Tình hình kinh doanh, trình độ quản lý và khả năng tài chính của người sẽ có quyền lợi bảo hiểm (Người được bảo hiểm), + Trình độ và tay nghề của đội ngũ thuyền viên, + Tiềm năng bảo hiểm của khách hàng, + Thống kê tổn thất của khách hàng trong thời gian 3 - 5 năm. (iv) Khi tiếp nhận đề nghị tái tục các khai thác viên cần thu thập các thông tin sau: + Các thay đổi liên quan đến đối tượng được bảo hiểm (nếu có) như: người được bảo hiểm, giá trị tàu, phạm vi hoạt động …, + Các yêu cầu mới về bảo hiểm (nếu có) như: số tiền bảo hiểm, các điều kiện, điều khoản, loại trừ, mức khấu trừ, tỷ lệ phí bảo hiểm …, Trang 8
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 (v) Giấy yêu cầu bảo hiểm phải được khách hàng ký tên, đóng dấu (đối với pháp nhân) đầy đủ và phải được đóng dấu công văn đến (trừ trường hợp giấy yêu cầu bảo hiểm được gửi bằng fax), (vi) Kèm theo Giấy yêu cầu bảo hiểm cần có tối thiểu các giấy tờ sau (trừ trường hợp tái tục): + Giấy chứng nhận đăng ký tàu (Certificate of registry). + Giấy chứng nhận cấp tàu (Certificate of Classification). + Giấy chứng nhận khả năng đi biển (Certificate of Seaworthiness). Nếu có thể thu thập thêm các loại giấy tờ sau: + Chứng thư quốc tịch (Certificate of Nationality). + Các Giấy chứng nhận liên quan đến việc tuân thủ ISPS và ISM Code. + Biên bản kiểm tra mới nhất của Đăng kiểm. + Các loại giấy tờ đăng kiểm khác của tàu tham gia bảo hiểm. + Hợp đồng mua bán hay đóng mới hoặc bất kỳ giấy tờ chứng minh giá trị tàu. Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết trên, khai thác viên và lãnh đạo đơn vị gửi công văn đề nghị hướng dẫn theo mẫu Phụ lục 13: Yêu cầu bảo hiểm trên phân cấp kèm theo toàn bộ các thông tin thu thập được (kể cả các bản chào phí của các Công ty bảo hiểm khác (nếu có) về Tổng công ty xem xét và hướng dẫn. Sau khi đánh giá rủi ro và có thể nhận bảo hiểm theo đề nghị của khách hàng, căn cứ theo Phân cấp nghiệp vụ của Tổng công ty , khai thác viên Phòng Bảo hiểm Hàng hải Tổng công ty đưa ra phương án nhận bảo hiểm theo mẫu Phụ lục 6: Phiếu đề xuất phương án bảo hiểm. Trình lãnh đạo Phòng Bảo hiểm Hàng hải và/hoặc Ban Điều hành duyệt. 4. Chào bảo hiểm và đàm phán: a. Sau khi phương án bảo hiểm đã được Tổng công ty duyệt, khai thác viên tiến hành chào bảo hiểm cho khách hàng theo mẫu Phụ lục 5: Bản chào bảo hiểm (Quotation). b. Bản chào bảo hiểm phải rõ ràng để khách hàng hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của họ liên quan đến các điều kiện & điều khoản bảo hiểm. c. Nếu có các yêu cầu khác từ phía khách hàng sau khi nhận được bản chào phí thì khai thác viên và lãnh đạo tiến hành thảo luận và báo cáo Tổng công ty xin ý kiến trước khi đàm phán với khách hàng. d. Nếu không thoả thuận được với khách hàng thì đóng hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. Mặt khác cần tìm hiểu rõ lí do tại sao không thể nhận bảo hiểm được và gửi công văn báo cáo Tổng Công ty (gửi thông qua phòng Bảo hiểm Hàng hải). Trang 9
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 5. Cấp đơn bảo hiểm: a. Hợp đồng nguyên tắc và nguyên tắc khi cấp Đơn bảo hiểm: (i) Trường hợp đã đạt được những thỏa thuận về bảo hiểm với khách hàng, thì tiến hành lập hợp đồng nguyên tắc bảo hiểm Thân tàu biển theo mẫu của Phụ lục 7: Hợp đồng nguyên tắc bảo hiểm Thân tàu biển. (ii) Sau khi ký kết hợp đồng nguyên tắc, căn cứ theo Giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng và thỏa thuận bảo hiểm đạt được với khách hàng thông qua Bản chào phí hay các tài liệu có liên quan, khai thác viên phải vào sổ lấy số thống kê theo Quy định về mã nghiệp vụ và mã đơn vị của Tổng Công ty. (iii) Nếu dịch vụ thông qua môi giới, trước khi cấp đơn bảo hiểm cần cấp Hợp đồng môi giới theo mẫu của Phụ lục 29: Insurance Broking slip. Đây là một chứng từ rất quan trọng để thanh toán môi giới phí theo đúng quy định của pháp luật. (iv) Đơn bảo hiểm Thân tàu biển phải được cấp theo ấn chỉ in sẵn của Tổng Công ty (trường hợp ấn chỉ không đủ chỗ hoặc không phù hợp để điền các chi tiết của Đơn thì có thể sử dụng giấy tiêu đề của Tổng Công ty để thay thế), mọi chi tiết ghi trên Đơn bảo hiểm Thân tàu phải đầy đủ, chính xác và rõ ràng theo mẫu Phụ lục 8: Đơn bảo hiểm thân tàu (Hull insurance Policy). (v) Đơn bảo hiểm phải được đánh bằng máy chữ hoặc máy vi tính. Trường hợp có sai sót về chính tả trong vòng 02 lỗi thì xóa bằng bút tẩy trắng và sửa ngay lên chỗ xóa đó, sau đó ký tên và dùng dấu Sửa (Correction) đóng lên chỗ đã sửa. Trường hợp có sai sót lớn ảnh hưởng đến hiệu lực của Đơn bảo hiểm (sai điều kiện bảo hiểm, tỷ lệ phí, mức khấu trừ, thời hạn bảo hiểm…) thì phải cấp lại Đơn bảo hiểm mới và hủy Đơn bảo hiểm cũ. (vi) Số lượng và việc lưu chuyển đơn bảo hiểm cho từng loại nghiệp vụ như sau: + Đơn bảo hiểm Thân tàu biển gồm 07 bản trong đó có 01 bản chính (original) và 01 bản phụ (duplicate) cấp cho khách hàng, giao cho bộ phận thống kê & kế toán 01 bản sao (copy), Phòng Bảo hiểm Hàng hải – Tổng Công ty 02 bản sao (Phòng Bảo hiểm Hàng hải sau đó có nhiệm vụ thông báo cho Phòng Tái bảo hiểm) và lưu tại đơn vị 02 bản sao. Kèm theo mỗi Đơn bảo hiểm là 01 thông báo thu phí theo mẫu của Phụ lục 9: Thông báo thu phí (Debit note). (vii) Hiệu lực bảo hiểm ghi trên đơn bảo hiểm phải sau ngày nhận Giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng có dấu xác nhận công văn đến (nếu giấy yêu cầu bảo hiểm gửi bằng công văn) hoặc ngày nhận fax (nếu giấy yêu cầu bảo hiểm gửi bằng fax). (viii) Việc chuyển giao, lưu trữ hồ sơ căn cứ theo Qui trình quản lý và lưu trữ hồ sơ. Trang 10
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 b. Nội dung Đơn bảo hiểm Thân tàu biển: Đơn bảo hiểm Thân tàu biển được cấp ra cho khách hàng phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau và trình bày bằng tiếng Anh: (i) Số Đơn bảo hiểm (No.): theo qui định mã nghiệp vụ của Tổng Công ty. (ii) Số tiền bảo hiểm (Sum insured): là số tiền được thỏa thuận, qui đổi ra Đô la Mỹ và ghi rõ trên Đơn bảo hiểm Thân tàu. Số tiền bảo hiểm được hiểu là “mức trách nhiệm cao nhất” mà Bảo Minh bồi thường trong trường hợp xảy ra tổn thất toàn bộ. Thông thường số tiền bảo hiểm ngang bằng giá trị thực tế (actual value) của tàu. Trường hợp số tiền bảo hiểm nhỏ hơn giá trị thực tế của tàu thì gọi là bảo hiểm dưới giá trị. Khi đó trên đơn bảo hiểm cần ghi rõ các con số này. Ví dụ giá trị thực tế của con tàu là USD 1,000,000, khách hàng yêu cầu số tiền bảo hiểm là USD 800,000. Như vậy trên Đơn bảo hiểm ở phần “Số tiền bảo hiểm” khai thác viên ghi như sau: USD 800,000/USD 1,000,000. Cần lưu ý khách hàng ở trường hợp này vì nếu xảy ra tổn thất bộ phận sẽ chỉ bồi thường tỉ lệ 4/5 trên số tiền bồi thường, trường hợp xảy ra tổn thất toàn bộ Bảo Minh chỉ bồi thường cao nhất ở mức USD 800,000. (iii) Người được bảo hiểm (The Insured): Người được bảo hiểm có thể là Chủ tàu (Ship owners), Người thuê tàu trần (Bareboat Charterers), Người khai thác tàu (Operators), Người quản lý tàu (Managers). Có một số trường hợp khách hàng đề nghị bổ sung thêm Ngân hàng, Người cầm cố vào mục “Người được bảo hiểm” khi khách hàng thế chấp tàu cho những người này để vay vốn. (iv) Tên tàu được bảo hiểm (Ship name). (v) Năm, nơi đóng (Year, place of building): Thông số năm đóng rất quan trọng vì nó chi phối việc định tỉ lệ phí bảo hiểm cũng như để áp dụng điều kiện bảo hiểm cho phù hợp (ví dụ: để thực hiện giám định tình trạng tàu khi nhận bảo hiểm nêu tại mục 3 – Đánh giá rủi ro...). (vi) Quốc tịch tàu (Nationality). (vii) Cảng đăng ký (Port registered). (viii) Loại tàu (Ship type): Để phân biệt các loại tàu khác nhau trên cơ sở đó để định phí bảo hiểm cho phù hợp, bao gồm các tàu: tàu hàng khô (Dry cargo vessel), tàu chở hàng rời (Bulk cargo vessel), tàu chở dầu (Tanker), tàu chở container (Container vessel), tàu chở ô tô (Ro Ro vessel)... (ix) Cấp tàu (Classification): do cơ quan Đăng kiểm cấp phép cho tàu thể hiện khả năng và vùng hoạt động của tàu. (x) Dung tải (Gross tonnage): là toàn bộ thể tích của con tàu bao gồm hầm hàng, các khoang chứa, cabin, kho dự trữ... trên tàu. Trường hợp tàu không có Gross Tonnage thì sử dụng Dung tải đăng ký (GRT) tùy từng trường hợp. Trang 11
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 (xi) Trọng tải (Deadweight): là đơn vị thể hiện khả năng chở một trọng lượng hàng hóa tối đa, đến đường nước thiết kế, đơn vị của trọng tải tính bằng tấn. Trọng tải của tàu là yếu tố quan trọng để căn cứ định giá phí bảo hiểm Thân tàu. (xii) Số tiền bảo hiểm bằng chữ (Sum insured in words): Khai thác viên phải viết cụ thể số tiền bảo hiểm bằng chữ trong phần này. (xiii) Các bộ phận của tàu được bảo hiểm (Whereof): Cần lưu ý rằng trong nghiệp vụ bảo hiểm Thân tàu, Bảo Minh chỉ bảo hiểm phần: thân vỏ, máy móc, trang thiết bị theo tỉ lệ % của toàn bộ giá trị tàu. Tất cả mọi loại dầu nhớt nhiên liệu dùng để hoạt động máy chính, máy phụ và các hạng mục không phải thuộc phần thân vỏ, máy móc và trang thiết bị như nói trên nếu bị tổn thất kể cả gây bởi một rủi ro được bảo hiểm thì BẢO MINH cũng không chịu trách nhiệm giải quyết bồi thường (trừ khi những hạng mục loại trừ này được sử dụng vào việc ngăn ngừa/giảm thiểu tổn thất, hoặc trừ khi có thỏa thuận trước và được Bảo Minh đồng ý). (xiv) Phạm vi hoạt động (Trading limit): là phạm vi mà đối tượng được bảo hiểm được phép hoạt động trong một vùng nào đó có ghi trên Giấy chứng nhận cấp tàu (Certificate of Classification) do Đăng kiểm cấp. Phạm vi hoạt động của tàu cũng có thể được biết thông qua Cấp tàu (Classification). (xv) Thời hạn bảo hiểm (Period of cover): Có thể nhận bảo hiểm theo 02 cách sau: + Bảo hiểm theo chuyến: Là bảo hiểm cho tàu trong một chuyến hành trình kể từ lúc tháo dây chằng buộc hay nhổ neo để khởi hành từ nơi xuất phát và tới khi tàu đã neo hay chằng buộc an toàn tại nơi đến trong vòng 24 giờ. Một chuyến hành trình như vậy thì khách hàng phải khai báo bằng văn bản cho BẢO MINH và được thể hiện trên Đơn bảo hiểm hay Giấy sửa đổi bổ sung về nơi khởi hành, đích đến, thời gian dự kiến hợp lý cho chuyến hành trình. Chuyến hành trình được giới hạn bởi một nơi tàu khởi hành và một đích đến cụ thể tức là tàu không được ghé qua một cảng hay nơi trung gian nào khác nếu không được sự đồng ý bằng văn bản của BẢO MINH. Thông thường tàu được bảo hiểm chuyến khi được mua, bán, đi tháo dỡ, bán sắt vụn. + Bảo hiểm theo thời gian: Tính theo dương lịch tối đa là 12 tháng và tối thiểu là 03 tháng. Ngày mà Đơn bảo hiểm có hiệu lực tối thiểu sau một ngày Giấy yêu cầu bảo hiểm gởi tới (trừ trường hợp tái tục bảo hiểm cho cùng một đối tượng bảo hiểm thì ngày bắt đầu bảo hiểm là ngày tiếp theo ngày đáo hạn đơn cũ). Hiệu lực của thời hạn bảo hiểm bắt đầu vào lúc nửa đêm (00h00) ngày bắt đầu bảo hiểm cho đến 24h00 ngày cuối cùng của thời hạn bảo Trang 12
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 hiểm (ví dụ bảo hiểm với thời hạn 01 năm từ 00h00 ngày 01/01/2004 thì đến 24h00 ngày 31/12/2004 là ngày đáo hạn của Đơn bảo hiểm). (xvi) Điều kiện bảo hiểm (Conditions of insurance): Có rất nhiều điều khoản/điều kiện bảo hiểm (trong cuốn Reference Book of Marine Insurance Clauses) mà khai thác viên có thể lựa chọn để thương lượng với khách hàng tùy tình hình thực tế & nhu cầu của họ. Thông thường sẽ có 02 điều kiện bảo hiểm chính như sau: + Điều kiện bảo hiểm theo thời gian cho Mọi rủi ro (All Risks) thì áp dụng các Điều khoản sau: − Điều khoản chính: Institute Time Clauses – Hulls (ITC 1/10/83), Clause 280 hoặc Institute Time Clauses – Hulls (ITC 1/11/95), Clause 280: Đây là các Điều khoản bảo hiểm cho tàu được bảo hiểm nêu cụ thể trách nhiệm và quyền lợi được bảo hiểm của khách hàng. Institute Time Clauses – Hulls (1/10/83) thường được sử dụng khách hàng lựa chọn vì phạm vi bảo hiểm rộng hơn ITC 1/11/95. Tuy nhiên khuynh hướng thị trường bảo hiểm (đặc biệt thị trường tái bảo hiểm) sẽ áp dụng Điều khoản ITC 1/11/95 ngày càng nhiều để đáp ứng các đòi hỏi về mặt đảm bảo an toàn kỹ thuật & hàng hải của con tàu. − Excluding 4/4th liability covered under Running Down Clause: Điều khoản này loại trừ trách nhiệm đâm va có nêu trong các Điều khoản ITC 1/10/83 hoặc ITC 1/11/95. − Institute Radioactive Contamination Exclusion 1/10/90, Clause 356: Điều khoản này loại trừ rủi ro ô nhiễm do phóng xạ. − Institute War and Strike Clause – Hull Time dated 1/10/83 Clause 281: Điều khoản này bảo hiểm rủi ro chiến tranh và đình công (chỉ áp dụng khi khách hàng có yêu cầu; tuy nhiên bảo hiểm cho rủi ro này sẽ bị hạn chế tại một số cảng/vùng biển ở một số quốc gia trên thế giới (do Thị trường tái bảo hiểm cung cấp danh sách) và như vậy Khai thác viên phải thông báo danh sách các cảng/vùng biển này cho khách hàng có tham gia loại hình bảo hiểm rủi ro chiến tranh và đình công). − ISM Code Endorsement: Đây là đoan kết yêu cầu khách hàng phải đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu do bộ luật ISM Code áp dụng cho các chủ tàu (thông qua các Giấy chứng nhận tuân thủ còn hiệu lực áp dụng cho thuyền viên trên tàu và quản lý trên bờ). − ISPS Endorsement: Đây là đoan kết yêu cầu khách hàng phải đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu do bộ luật ISPS yêu cầu về công tác đảm bảo an ninh cho cảng và tàu. − In the event of a claim for partial loss attibutable to negligence of Masters, Officers or Crew, 10% of such claim shall be Trang 13
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 deducted by Baominh after application of the normal deductible of the Policy: Trong Đơn bảo hiểm Thân tàu (áp dụng riêng đối với Điều kiện bảo hiểm Mọi rủi ro) còn có một đoan kết trong trường hợp tổn thất bộ phận có liên quan đến sự sơ suất bất cẩn của thuyền trưởng, sĩ quan hoặc thuyền viên thì Bảo Minh sẽ chế tài 10% số tiền khiếu nại sau khi đã áp dụng mức khấu trừ. + Điều kiện bảo hiểm theo thời gian cho Tổn thất toàn bộ (Total loss) thì áp dụng các Điều khoản sau: − Điều khoản chính: Time – Hull – Total Loss Only (including Salvage, Salvage Charges and Sue and Labour), Clause 289. + Điều kiện bảo hiểm theo chuyến thì áp dụng các Điều khoản sau: − Điều khoản chính: Institute Voyage Clause – Hulls (IVC 1/10/83), Clause 285. Các Điều khoản khác tương tự Điều kiện bảo hiểm theo thời gian cho Mọi rủi ro. (xvii) Mức khấu trừ (Deductible): Trường hợp xảy ra tổn thất/thiệt hại/chi phí nằm trong phạm vi các rủi ro được bảo hiểm thì Bảo Minh sẽ chịu trách nhiệm giải quyết bồi thường thiệt hại đó cho khách hàng của mình. Tuy nhiên, Bảo Minh sẽ không thanh toán toàn bộ số tiền mà khách hàng khiếu nại, mà chỉ chi trả phần vượt quá một số tiền qui định tối thiểu nào đó có ghi trên giấy chứng nhận bảo hiểm, số tiền này được gọi là mức khấu trừ. Mục đích áp dụng mức khấu trừ chủ yếu hạn chế các khiếu nại nhỏ, không đáng kể (lặt vặt), hay buộc chủ tàu phải cùng gánh vác một phần về thiệt hại tài chính với Bảo Minh một khi có tổn thất xảy ra, như vậy khách hàng mới có trách nhiệm cao hơn trong công tác đề phòng hạn chế tổn thất đối với đối tượng được bảo hiểm. Mức khấu trừ được ghi rõ ràng trên Đơn bảo hiểm Thân tàu và thông thường sẽ chia thành 02 loại: + Trường hợp sửa chữa tàu ở nước ngoài: áp dụng mức khấu trừ tùy từng trường hợp cụ thể căn cứ theo tuổi tàu, phạm vi hoạt động, giá trị tàu... + Trường hợp sửa chữa tàu trong nước: thông thường bằng ½ so với mức khấu trừ áp dụng cho tàu sửa chữa ở nước ngoài. Lưu ý: Mức khấu trừ chỉ áp dụng đối với trường hợp tàu bị tổn thất bộ phận. Không áp dụng mức khấu trừ trong trường hợp tàu bị tổn thất toàn bộ. c. Giấy sửa đổi bổ sung: Mọi thay đổi hay bổ sung các nội dung trong Đơn bảo hiểm hoặc khi tiến hành hoàn phí bảo hiểm... thì khai thác viên phải làm Giấy sửa đổi bổ sung theo mẫu Phụ lục 10: Giấy sửa đổi bổ sung (Endorsement) để đính kèm Trang 14
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 theo các Đơn bảo hiểm đã cấp. Số lượng và việc lưu chuyển Giấy sửa đổi bổ sung tương ứng với số lượng Đơn bảo hiểm đã cấp. 6. Theo dõi thu phí: a. Khai thác viên phải tiến hành ghi hóa đơn và giao cho khách hàng cùng thời điểm cấp Đơn bảo hiểm theo qui định liên quan đến hóa đơn tài chính của Tổng Công ty. b. Lưu ý về việc không thu thuế VAT (theo hướng dẫn số: 4575 TC/TCT ngày 29/04/2004 của Tổng cục thuế) đối với đối tượng vận tải quốc tế (tàu biển) với điều kiện sau: đối tượng vận tải quốc tế có doanh thu về vận tải quốc tế đạt trên 50% trên tổng doanh thu về vận tải của phương tiện, đồng thời Bảo Minh phải yêu cầu cơ sở kinh doanh vận tải (khách hàng) đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về danh sách các đối tượng vận tải quốc tế và xuất trình bản đăng ký nêu trên để làm căn cứ xác định không thu thuế GTGT. Khi đối tượng vận tải quốc tế có đủ điều kiện nêu trên thì phí bảo hiểm sẽ là phí thuần và không bao gồm 10% VAT. c. Ngay sau khi hoàn tất việc cấp Đơn bảo hiểm, khai thác viên phải giao bản lưu Đơn bảo hiểm cho bộ phận thống kê để nhập thống kê và thực hiện ngay việc theo dõi thu phí: (i) Đối với các Đơn bảo hiểm dài hạn (từ 9 tháng đến 01 năm) việc thu phí bảo hiểm có thể chia thành 3 hoặc 4 kỳ. (ii) Đối với các Đơn bảo hiểm trung hạn (từ 06 tháng đến dưới 09 tháng) việc thu phí bảo hiểm có thể chia thành 2 kỳ. (iii) Đối với các Đơn bảo hiểm ngắn hạn (từ 03 tháng đến dưới 06 tháng) hoặc bảo hiểm chuyến, thu phí bảo hiểm ngay khi cấp Đơn bảo hiểm. d. Thời hạn nộp phí trong vòng 10 ngày đầu mỗi kỳ thanh toán đã được ghi trong Thông báo thu phí (Debit note). Ba ngày trước thời hạn nộp phí, khai thác viên phải làm thông báo/công văn thu phí theo mẫu Phụ lục 9: Thông báo thu phí (Debit note) và gửi cho khách hàng. e. Nếu phí bảo hiểm nộp chậm qúa 06 tháng kể từ khi phát sinh phải báo cáo cho Tổng Công ty để chuyển sang nợ vay hoặc để xin ý kiến xử lý khác. 7. Lập sổ theo dõi, thống kê, hồ sơ lưu trữ: a. Lập sổ theo dõi: (i) Lập sổ theo dõi với các nội dung sau: Số thứ tự, khách hàng, tên tàu, năm & nơi đóng, trọng tải, phạm vi hoạt động, thời hạn bảo hiểm, giá trị tàu, giá trị bảo hiểm, tỉ lệ phí, phí bảo hiểm, phí phát sinh mỗi kỳ, nợ phí, ghi chú. (ii) Ngay sau khi cấp Đơn bảo hiểm phải cập nhật vào sổ theo dõi ngay theo thứ tự liên tục. Việc cập nhật sổ cần đầy đủ, rõ ràng và hạn chế tẩy xóa. b. Thống kê: Các đơn vị phải tổ chức thống kê và báo cáo về Tổng Công ty theo đúng qui định về thống kê nghiệp vụ hiện hành. Trang 15
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 c. Hồ sơ lưu trữ bảo hiểm Thân tàu biển bao gồm: (i) Giấy yêu cầu bảo hiểm, (ii) Phương án bảo hiểm, (iii) Bản chào phí, (iv) Hợp đồng nguyên tắc, (v) Đơn bảo hiểm, (vi) Thông báo thu phí, (vii) Hóa đơn VAT, (viii) Giấy sửa đổi bổ sung, (ix) Biên bản kiểm tra tình trạng tàu, (x) Các giấy tờ Đăng kiểm, (xi) Các giấy tờ liên quan đến công tác quản lý rủi ro. 8. Hoàn phí bảo hiểm: a. Trường hợp tàu nằm đậu không sửa chữa tại nơi an toàn với thời gian liên tục 30 ngày trở lên và được Bảo Minh chấp nhận, đồng thời khách hàng gửi thông báo bằng văn bản cho Bảo Minh 01 tuần trước khi tàu nằm đậu: Bảo Minh sẽ hoàn lại 75% phí bảo hiểm cho thời gian tàu nằm đậu nhưng không sửa chữa đó. b. Trường hợp tàu nằm sửa chữa tại nơi an toàn với thời gian liên tục 30 ngày trở lên và được Bảo Minh chấp nhận, đồng thời khách hàng gửi thông báo bằng văn bản cho Bảo Minh 01 tuần trước khi tàu nằm sửa chữa: Bảo Minh sẽ hoàn lại 65% phí bảo hiểm cho thời gian tàu nằm sửa chữa. c. Trường hợp khách hàng gửi thông báo bằng văn bản cho Bảo Minh trước 01 tuần yêu cầu chấm dứt bảo hiểm với lí do chính đáng: Bảo Minh sẽ hoàn lại 90% phí bảo hiểm cho khoảng thời gian còn lại không bảo hiểm. d. Trường hợp Bảo Minh gửi thông báo bằng văn bản cho khách hàng trước 01 tuần yêu cầu chấm dứt bảo hiểm với lí do chính đáng: Bảo Minh sẽ hoàn lại 100% phí bảo hiểm cho khoảng thời gian còn lại không bảo hiểm e. Áp dụng cho (1) và (2) trong phần này: chỉ hoàn lại phí bảo hiểm khi kết thúc Năm bảo hiểm và tàu không bị tổn thất toàn bộ. 9. Quản lý dịch vụ a. Đề phòng hạn chế tổn thất: (i) Sau khi hoàn tất việc cấp đơn bảo hiểm, khai thác viên chủ động thực hiện công tác đề phòng hạn chế tổn thất theo chương trình chung của Tổng Công ty và kế hoạch của đơn vị đã được duyệt. (ii) Trong trường hợp cần thiết, khai thác viên có thể dự kiến chương trình đề phòng hạn chế tổn thất riêng cho từng tàu hoặc khách hàng theo mẫu Trang 16
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 Phụ lục 12: Giấy đề xuất phương án đề phòng hạn chế tổn thất và trình cho lãnh đạo đơn vị xem xét quyết định. (iii) Thời gian thực hiện: Trong suốt thời gian đơn bảo hiểm có hiệu lực. b. Chăm sóc khách hàng: (i) Thường xuyên quan tâm tìm hiểu nhu cầu, mong muốn và ý kiến của khách hàng liên quan đến các nghiệp vụ của đơn vị. (ii) Tư vấn cho khách hàng về nghiệp vụ bảo hiểm (khi khách hàng yêu cầu) có liên quan đến việc kinh doanh khai thác của khách hàng khi khách hàng yêu cầu. (iii) Trường hợp khách hàng cần có xác nhận về việc tham gia bảo hiểm tại Bảo Minh và/hoặc cam kết của Bảo Minh về việc bồi thường (thông thường theo yêu cầu của Ngân hàng khi khách hàng có yêu cầu vay vốn), khai thác viên xác nhận bảo hiểm cho Ngân hàng theo mẫu Phụ lục 11: Giấy xác nhận bảo hiểm (Insurance Confirmation hoặc Loss payable). (iv) Ngay khi có ý kiến/đề xuất của khách hàng, không qúa 01 ngày, khai thác viên và/hoặc lãnh đạo đơn vị phải xem xét và xử lý ngay (nếu trong phạm vi quyền hạn của mình) hoặc đề xuất ý kiến của mình với Tổng Công ty. Trang 17
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 PHẦN IV: HƯỚNG DẪN BỒI THƯỜNG A. Lưu đồ Trách nhiệm Thủ tục Thông báo tổn thất Khách hàng/ Bồi thường viên Đánh giá sơ Báo cáo Bồi thường viên bộ tổn thất Tổng công ty Tổn thất Đặc biệt Bồi thường viên, lãnh đạo đơn vị Báo cáo lãnh đạo Bồi thường viên Chỉ định giám định Trực tiếp giám định Bồi thường viên Thu thập hồ sơ bồi thường Bổ sung Bồi thường viên Kiểm tra hồ sơ Đạt Trên Bồi thường viên, lãnh đạo đơn vị Xét bồi thường Trình TCT Khách hàng không đồng ý phân cấp Lãnh đạo đơn vị/Ban Điều hành Duyệt bồi thường Bồi thường Không bồi thường Từ Thông báo bồi thường Khách hàng chối Bồi thường viên, lãnh đạo đơn vị & lưu hồ sơ không đồng ý Công việc sau bồi thường Xử lý khiếu nại của khách hàng Bồi thường viên, lãnh đạo đơn vị, Các phòng ban liên quan của Tổng công ty. Đòi tái Bán cứu Đòi người bảo hiểm vớt tài sản thứ ba Trang 18
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 B. Diễn giải 1. Nhận thông báo tổn thất: Tổn thất hay sự cố do khách hàng thông báo có thể bằng điện thoại, trao đổi trực tiếp, Fax, Email hay bằng công văn. Trong mọi trường hợp người tiếp nhận thông tin trước tiên cần: a. Thu thập ngay càng nhiều càng tốt các thông tin ban đầu về tai nạn: tàu bị sự cố ở đâu, khi nào, bộ phận nào bị tổn thất, tình hình tổn thất hiện tại, các biện pháp mà thuyền viên trên tàu đã và đang áp dụng để hạn chế tổn thất, hướng xử lý dự kiến tiếp theo của tàu, đồng thời ghi nhận những kiến nghị của khách hàng. Tham khảo Phụ lục 14: Các thông tin tổn thất ban đầu (Initial loss/damage information). b. Ngay sau khi nhận được thông báo tai nạn/sự cố, bộ phận nhận thông báo phải báo ngay cho bộ phận bồi thường hoặc những người có trách nhiệm giải quyết tại đơn vị mình. c. Hướng dẫn khách hàng và thực hiện những nghĩa vụ cần thiết hợp lý để đảm bảo quyền lợi của họ và nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu tổn thất một cách thấp nhất về người và tài sản, yêu cầu thuyền trưởng lập kháng cáo hàng hải gửi thư khiếu nại người thứ ba gây ra tai nạn/tổn thất theo Phụ lục 15: Thư khiếu nại người thứ ba (Claim letter to third party), thông báo Cảng vụ và các cơ quan chức năng khác tùy tính chất vụ việc (VD: thông báo CA. PCCC khi xảy ra cháy nổ...). d. Khi con tàu và người đã ở vị trí an toàn tạm thời yêu cầu khách hàng giữ nguyên tài sản bị tổn thất và hiện trường để giám định viên hay đại diện của người bảo hiểm đến kiểm tra và tiến hành giám định. e. Yêu cầu khách hàng chuẩn bị những giấy tờ tài liệu để bổ sung hồ sơ khiếu nại của họ sau này: hồ sơ tàu, giấy tờ đăng kiểm của tàu, kháng cáo hàng hải, nhật ký hàng hải, bằng cấp thuyền trưởng, máy trưởng ... f. Nhập sổ theo dõi sự cố, bao gồm các mục sau: số hồ sơ, đơn bảo hiểm, tên chủ tàu, tên tàu, ngày và nơi xảy ra sự cố, nguyên nhân tổn thất, mức độ tổn thất, số tiền khiếu nại… g. Tất cả các công văn giấy tờ liên quan đến tổn thất sẽ được lưu vào 01 bộ hồ sơ (gọi là hồ sơ bồi thường). Hồ sơ này phải được lưu vào bìa hồ sơ theo mẫu của Tổng Công ty và được đóng nẹp cẩn thận tránh thất lạc. h. Phải có Bảng theo dõi qúa trình bồi thường ngay ở trang đầu tiên của Hồ sơ bồi thường theo Phụ lục 16: Bảng theo dõi qúa trình xử lý bồi thường. 2. Kiểm tra nhanh tính hợp pháp/trách nhiệm thuộc Đơn bảo hiểm, tình hình thanh toán phí bảo hiểm, mức độ tổn thất: a. Tập trung bản sao Đơn bảo hiểm Thân tàu và Giấy sửa đổi bổ sung (nếu có) từ Phòng Khai thác hoặc từ khách hàng. Trang 19
Hướng dẫn Bảo hiểm Thân tàu số 2481/2005-BM/BHHH ngày 04/10/2005 b. Xem xét sơ bộ về trách nhiệm của người bảo hiểm theo Đơn bảo hiểm đối với tổn thất xảy ra (hiệu lực bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, mức khấu trừ, các điều kiện bảo hiểm, phạm vi hoạt động của tàu...). c. Trường hợp đơn vị thấy khả năng tổn thất lớn, phức tạp, có thể vượt quá phân cấp của đơn vị mình thì phải báo cáo ngay cho lãnh đạo đơn vị để thông báo cho Phòng Bảo hiểm Hàng hải – Tổng Công ty kết hợp cùng xử lý theo Qui chế phân cấp nghiệp vụ bảo hiểm (đính kèm trong phần Phụ lục). d. Thông báo phòng Kế toán kiểm tra việc trả phí của khách hàng. Trường hợp chưa trả phí, yêu cầu bộ phận khai thác phải thu phí ngay hoặc nếu quá thời hạn thanh tóan phí theo quy định, phải có báo cáo lãnh đạo để làm cơ sở xem xét cho việc giải quyết bồi thường. e. Căn cứ vào các thông tin về sự cố mà khách hàng cung cấp và dựa vào các điều kiện/điều khoản nêu trong Đơn bảo hiểm Thân tàu và Qui tắc bảo hiểm có liên quan, trường hợp xét thấy tổn thất chắc chắn không thuộc trách nhiệm bảo hiểm Thân tàu hoặc thuộc trách nhiệm bảo hiểm nhưng tổn thất nằm dưới mức khấu trừ ghi trên Đơn bảo hiểm thì bồi thường viên phải xin ý kiến và được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị sau đó trao đổi khách hàng để lưu ý họ về điều này (tổn thất nhiều khả năng không được bồi thường) nhằm hạn chế cho cả Bảo Minh lẫn khách hàng các chi phí không cần thiết (phí giám định, công tác phí...) hoặc thời gian bỏ ra để thu thập giấy tờ, xác minh vụ việc... f. Nếu chưa xác định rõ trách nhiệm thì phải tiến hành các công việc tiếp theo. 3. Chỉ định giám định: a. Đánh giá sơ bộ tình hình sự cố, nếu thấy tổn thất xảy ra ở nước ngoài và/hoặc có khả năng dẫn đến việc Bảo Minh sẽ phải bồi thường theo trách nhiệm của Đơn bảo hiểm thì phải xin ý kiến lãnh đạo đơn vị tiến hành chỉ định giám định. b. Các trường hợp thuê giám định: (i) trường hợp xác định tổn thất nằm dưới mức khấu trừ ghi trong Đơn bảo hiểm hoặc tổn thất không thuộc trách nhiệm Đơn bảo hiểm: Đơn vị tự tổ chức xuống hiện trường để trực tiếp ghi nhận thông tin và chụp ảnh. (ii) Trường hợp dự kiến tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm, nằm trên mức khấu trừ ghi trong Đơn bảo hiểm và trong mức phân cấp của đơn vị: Đơn vị có thể chỉ định 01 Công ty giám định độc lập để thực hiện việc giám định làm cơ sở cho việc xem xét giải quyết bồi thường. (iii) Trường hợp dự kiến tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm và nằm trên mức phân cấp của đơn vị hoặc tổn thất xảy ra ở nước ngoài: Đơn vị phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Bảo hiểm Hàng hải – Tổng Công ty cùng kết hợp xử lý. c. Lựa chọn các Công ty giám định theo Phụ lục 18: Danh sách các công ty giám định của Tổng công ty ban hành. Trang 20