Văn hóa ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện

TAÏP CHÍ KHOA HOÏC ÑAÏI HOÏC SAØI GOØN Soá 25 - Thaùng 12/2014<br /> <br /> <br /> VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN<br /> <br /> TRƯƠNG THỊ BÍCH TIÊN(*)<br /> <br /> TÓM TẮT<br /> Từ trước đến nay, nhiều người vẫn xem hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc<br /> thuần túy kinh tế, nhưng thực chất đây lại là một hoạt động mang tính văn hóa rất sâu sắc.<br /> Đối với hoạt động tổ chức sự kiện, văn hóa là một trong những yếu tố quan trọng quyết<br /> định sự thành công hay thất bại. Trên cơ sở hiểu rõ các nền văn hóa, các vùng - miền văn<br /> hóa khác nhau, những nhà tổ chức sự kiện sẽ thiết kế những chương trình phù hợp với tâm<br /> lý và truyền thống văn hóa của người tham dự, tạo nên hiệu quả tối ưu cho công việc. Như<br /> vậy, nếu chúng ta quan tâm đúng mức đến những khía cạnh văn hóa trong những hoạt<br /> động tổ chức sự kiện sẽ giúp chúng ta có cái nhìn đúng đắn hơn về giá trị của sự kiện và tổ<br /> chức sự kiện.<br /> Từ khóa: văn hóa, tổ chức sự kiện, hoạt động tổ chức sự kiện<br /> <br /> ABSTRACT<br /> The event management is traditionally regarded as a pure business. In fact they are<br /> characterized with deeply cultural aspect. Culture is one of the most important. Factors<br /> deciding the success or failure of an event management. Basing on the understanding of<br /> different culture backgrounds and regional cultures, the event organizers will design plans<br /> suitably with psychology and cultural tradition of the participants which will bring about<br /> the best effects. Consequently, if a due attention is paid for cultural aspects in event<br /> activities, we will have an overall value of such event and event management.<br /> Keywords: culture, event management, event activity<br /> <br /> <br /> 1. VAI TRÒ VÀ VỊ TRÍ CỦA HOẠT giữa các chính phủ, hay thậm chí là việc<br /> ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN (*) khánh thành một tòa nhà mới, giới thiệu<br /> Xét trên lĩnh vực kinh tế, vai trò của một hệ thống dây chuyền sản xuất mới hay<br /> ngành tổ chức sự kiện đối với sự phát triển những buổi tiệc cuối năm nhằm để khích lệ<br /> của một quốc gia là khá quan trọng. Những nhân viên và tôn vinh khách hàng... tất cả<br /> sự kiện như tổ chức giới thiệu mô hình đầu cũng đều phải nhờ các công ty tổ chức sự<br /> tư, tổ chức công bố chính sách của chính kiện đứng ra bao thầu tổ chức.<br /> phủ đối với các doanh nghiệp và mời gọi Thật sự, nếu xã hội càng phát triển, càng<br /> các doanh nghiệp nước ngoài vào đầu tư năng động thì vai trò của vấn đề tổ chức sự<br /> hoặc những sự kiện như thành lập công ty, kiện càng quan trọng, từ việc đăng quang của<br /> giới thiệu sản phẩm mới, tổ chức lễ ký kết Tổng thống Barak Obama của Mỹ cho đến<br /> hợp đồng giữa các đối tác quan trọng hoặc việc khánh thành nhà máy lọc dầu Dung<br /> Quất tại Quảng Ngãi - Việt Nam... tất cả đều<br /> (*)<br /> chính là những sự kiện đã được chuẩn bị kỷ<br /> ThS, Trường Đại học KHXH&NV - ĐHQG<br /> TP.HCM, Giám đốc Công ty tổ chức sự kiện<br /> lưỡng và tổ chức thật chu đáo.<br /> Serenade. Xét về phương diện chính trị thì vai trò<br /> <br /> 85<br />  ́ ̣<br /> <br /> <br /> của tổ chức sự kiện trong xã hội lại càng nghề kết hợp giữa sự chính xác cao độ của<br /> quan trọng. Trong lĩnh vực này, có rất khoa học và tính lãng mạn của nghệ thuật.<br /> nhiều điều tế nhị và phức tạp. Có những sự Chính vì thế, tổ chức sự kiện luôn hấp dẫn<br /> kiện được nhà nước tổ chức nhằm để tuyên đối với những nhà doanh nghiệp, những<br /> truyền một chính sách gì đó, nhưng cũng chính trị gia, những nhà văn hóa, các nhà<br /> có những sự kiện được tổ chức nhằm để khoa học và thậm chí là ngay cả đối với<br /> đánh lạc hướng dư luận, khiến cho dư luận những tu sĩ. Thực tế lịch sử đã chứng minh,<br /> không còn quan tâm đến những thực tế đằng sau các cuộc lễ đăng quang được tổ<br /> đang diễn ra trên đất nước họ. Bậc thầy chức trọng thể của các Giáo hoàng vào thời<br /> trong việc tổ chức những sự kiện xảo trá Trung cổ là những cuộc mặc cả đầy mờ<br /> nhằm để che đậy sự thất bại và động viên ám, và nếu tìm hiểu lịch sử Phật giáo Tây<br /> quần chúng chính là Hitle. Ông ta đã từng Tạng thì người ta cũng đã nhân danh<br /> tổ chức nhiều sự kiện rầm rộ trên đường những điều thiêng liêng để tổ chức ám sát<br /> phố nhằm để lôi kéo nhân dân Đức. Khi tin các vị Lạt Ma tối cao không tuân thủ theo<br /> từ khắp các mặt trận dồn dập đưa về báo rõ sự sai bảo của các thế lực quân phiệt.<br /> sự thất bại toàn diện và sự tan rã không thể Như là một điều tất yếu, tổ chức sự<br /> tránh khỏi của đế chế Quốc xã, Hitle lại kiện gần như đã can dự vào mọi mặt của<br /> càng tăng cường tổ chức nhiều sự kiện ăn đời sống xã hội. Khi xã hội càng văn minh<br /> mừng chiến thắng hơn nữa. Hitle đã viết về thì vai trò của tổ chức sự kiện càng được<br /> những việc này như sau: “Những cuộc biểu quan tâm và đánh giá cao. Tuy là một<br /> tình khổng lồ của quần chúng, những cuộc ngành nghề mang tính học thuật và nghệ<br /> diễu hành tập trung hàng trăm ngàn người thuật nhưng đôi khi ngành tổ chức sự kiện<br /> khiến cho cá nhân đơn độc nhỏ bé hãnh không tránh khỏi tình trạng trở thành một<br /> diện tin tưởng rằng: mặc dầu họ chỉ là thân công cụ để phục vụ cho những mục đích và<br /> sâu bọ, nhưng họ vẫn là thành phần của những thế lực xấu xa. Trong những trường<br /> một con rồng lớn, và con rồng này một hợp như vậy, tổ chức sự kiện đã đánh mất<br /> ngày kia sẽ phun lửa đốt cháy thành tro bụi đi tính văn hóa của nó. Khi đó, văn hóa tổ<br /> cái thế giới đáng ghét và lúc đó chế độ độc chức của ngành tổ chức sự kiện không còn<br /> tài của ta sẽ ca bài ca chiến thắng cuối tồn tại và thay vào đó là những mưu mô<br /> cùng” [Brown Robert 1970: 241-242]. được hoạch định và toan tính một cách kỷ<br /> Trong tác phẩm Events design and lưỡng. Xét trên phương diện giá trị thì đây<br /> experience (Tổ chức sự kiện và kinh chính là những việc làm phản tiến bộ và<br /> nghiệm), Graham Berridge (2006) đã cho phản văn hóa. Những việc này có thể tạo ra<br /> rằng “tổ chức sự kiện là quá trình mà qua được những sự kiện to lớn, có thể có ảnh<br /> đó một sự kiện được lên kế hoạch, được hưởng lâu dài trên một quốc gia hoặc một<br /> chuẩn bị và tạo ra… Công việc của nhà tổ vùng lãnh thổ, nhưng xét trên khía cạnh<br /> chức sự kiện là quan sát và sắp xếp mỗi của văn hóa, thì những việc làm ấy là phi<br /> khía cạnh của sự kiện, bao gồm nghiên giá trị.<br /> cứu, lên kế hoạch tổ chức, thực hiện, kiểm Nhìn chung, có những sự kiện có văn<br /> soát và đánh giá những hoạt động của sự hóa và những sự kiện phi văn hóa cùng<br /> kiện” [Graham Berridge 2006: 10]. Có thể nhau đan xen tồn tại và chúng đều có<br /> nói, tổ chức sự kiện chính là một ngành những tác động nhất định đến xã hội theo<br /> <br /> 86<br /> cách riêng của chúng. Như thế hiển nhiên hoá đối phó với môi trường tự nhiên [Trần<br /> chúng đều có vai trò và chức năng của Ngọc Thêm 2006: 29].<br /> riêng mình. Tuy nhiên, nếu xét theo cái Ví dụ điển hình cho vấn đề tận dụng<br /> nhìn văn hóa thì chỉ có những sự kiện có môi trường tự nhiên trong văn hoá tổ chức<br /> tính giá trị, tính lịch sử, tính tổ chức và tính sự kiện là việc tổ chức thi bóng chuyền nữ<br /> nhân sinh thì mới thực sự có những đóng trên bãi biển. Cách đây hơn chục năm, vì<br /> góp cho xã hội. Ngược lại, những sự kiện quan niệm xã hội còn khắt khe đối với cách<br /> phản văn hóa, dù có được hoạch định và tổ ăn mặc của phụ nữ nên những nhà tổ chức<br /> chức quy mô đến mức độ nào đi chăng nữa các sự kiện thể thao bóng chuyền nữ<br /> thì chúng cũng không có một giá trị thực thường rất băn khoăn về cách ăn mặc của<br /> sự nào cho việc phát triển văn hóa và trên các vận động viên. Nếu các vận động viên<br /> các phương diện khác của loài người. ăn mặc “kín” quá, thì họ khó có thể chơi<br /> Như vậy, nếu được sử dụng đúng vào bóng chuyền một cách thoải mái, hơn nữa<br /> những mục đích tích cực như phát triển cũng khó mà thể hiện hết nét đẹp nữ tính,<br /> kinh tế, giao lưu văn hóa, hợp tác chính trị nhưng nếu ăn mặc thoải mái thì nhiều khả<br /> thì tổ chức sự kiện đóng vai trò như là chất năng sẽ bị quy kết là gợi dục. Cuối cùng,<br /> xúc tác để tạo nên sự tiến bộ cho xã hội và các nhà tổ chức sự kiện nghĩ đến bãi biển.<br /> đối với những xã hội càng phát triển thì vai Tuy thi đấu trên bãi biển, vận động viên sẽ<br /> trò và vị trí của tổ chức sự kiện càng trở gặp một vài khó khăn như tốc độ di chuyển<br /> nên quan trọng. không được tốt và ánh mặt trời nhiều khi<br /> Những sự kiện được tổ chức nhằm quá chói chang, nhưng bù lại, môi trường<br /> nhiều mục đích khác nhau, nhưng xét về cơ này cho phép các nữ vận động viên được<br /> bản thì hầu hết các sự kiện đều được tổ mặc bikini trong quá trình thi đấu. Điều<br /> chức trong môi trường tự nhiên và môi này hoàn toàn phù hợp với những quy định<br /> trường xã hội. Vì vậy, văn hoá ứng xử với ngặt nghèo của ngành văn hoá, và các cán<br /> vấn đề sự kiện và tổ chức sự kiện trong bộ quản lý của ngành này không còn có lý<br /> môi trường tự nhiên và xã hội là một vấn do gì để cấm phụ nữ mặc bikini trên bãi<br /> đề đáng được lưu tâm. biển.<br /> 2. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ Nhờ có sự thông minh và sáng tạo,<br /> TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ những nhà tổ chức sự kiện đã tạo ra được<br /> VỚI MÔI TRƯỜNG TỰ NHIÊN một sự kiện có thể xem là gần như không<br /> Môi trường tự nhiên có vị trí và vai trò thể thành hiện thực được ở Việt Nam vào<br /> quan trọng đối với đời sống xã hội, đó là những năm cuối thế kỷ hai mươi.<br /> một trong những nguồn lực cần thiết tạo Đối với ngành tổ chức sự kiện thì văn<br /> nên sự phát triển xã hội. Hơn thế nữa, tự hóa ứng xử với môi trường tự nhiên trước,<br /> nhiên chính là cái nôi, là nguồn cung cấp trong và sau khi sự kiện diễn ra là một vấn<br /> năng lượng cho con người, vì vậy con đề đáng được lưu tâm nghiên cứu. Về văn<br /> người phải có lối ứng xử khôn ngoan và hóa ứng xử đối với môi trường tự nhiên khi<br /> phù hợp với môi trường tự nhiên. Văn hoá tổ chức sự kiện thì nhà tổ chức sự kiện có<br /> ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong vai trò quyết định rất quan trọng. Nếu<br /> môi trường tự nhiên bao gồm hai phần: văn những người làm công tác tổ chức sự kiện<br /> hoá tận dụng môi trường tự nhiên và văn hiểu biết và tôn trọng môi trường tự nhiên<br /> <br /> 87<br />  ́ ̣<br /> <br /> <br /> thì họ sẽ có những động thái cụ thể để bảo tồi tệ với môi trường tự nhiên thường bị<br /> vệ nó, ngược lại, đối với những nhà tổ xem là những hành động phi văn hóa và<br /> chức sự kiện mà văn hóa ứng xử với môi đi ngược lại những giá trị phổ quát của<br /> trường tự nhiên quá kém cỏi thì họ sẽ là loài người.<br /> những người góp phần tàn phá môi trường Những sự kiện cắm trại trên biển,<br /> tự nhiên một cách nhanh chóng nhất. những cuộc thi bóng chuyền mini trên bãi<br /> Môi trường tự nhiên nơi sự kiện diễn biển thường xuyên được tổ chức ở nhiều<br /> ra thường bao hàm nhiều đặc thù khác thành phố biển tại Việt Nam. Tuy nhiên,<br /> nhau của từng vùng miền. Môi trường tự văn hóa ứng xử với môi trường tự nhiên<br /> nhiên có thể là không gian bãi biển, hay của người tham gia sự kiện và ngay cả<br /> đồi núi hoặc là đường phố, công viên...Vì những người tổ chức sự kiện là điều đáng<br /> tính chất đa dạng và phức tạp của việc tổ được quan tâm hơn hết. Nếu có mặt sau<br /> chức sự kiện nên môi trường tự nhiên nơi những sự kiện thi đấu bóng chuyền trên bãi<br /> sự kiện diễn ra cũng đa dạng và phong phú biển Vũng Tàu thì ta mới thấy được văn<br /> không kém. hóa ứng xử với môi trường tự nhiên của<br /> Văn hóa ứng xử với môi trường tự người tham dự và tổ chức sự kiện thấp kém<br /> nhiên của người tổ chức sự kiện được thể đến mức nào. Các nhà tổ chức sự kiện biết<br /> hiện qua nhiều hành động cụ thể, ví dụ như khéo léo tận dụng môi trường tự nhiên của<br /> tôn trọng bảo vệ và làm sạch vệ sinh môi bãi biển để tăng thêm tính nghệ thuật và<br /> trường sau khi sự kiện kết thúc. Đặc biệt, hấp dẫn cho bộ môn thể thao này là một<br /> đối với những sự kiện dã ngoại được tổ việc làm đáng khen ngợi, nhưng việc ứng<br /> chức ở những nơi thiên nhiên hoang dã thì phó với môi trường tự nhiên nơi đây thì<br /> những người làm công tác tổ chức sự kiện thật đáng buồn. Nếu chúng ta thử một lần<br /> thường lưu tâm đến việc giữ nguyên hiện so sánh bộ mặt của bãi biển trước và sau<br /> trạng của môi trường tự nhiên, không tàn khi sự kiện diễn ra, thì ta mới thấy được sự<br /> phá bừa bãi môi trường tự nhiên để phục tàn phá ghê gớm môi trường tự nhiên do sự<br /> vụ cho công việc của mình. Trong các sự thờ ơ và vô tâm của con người.<br /> kiện dã ngoại của các tổ chức hướng đạo Những người tham dự sự kiện thi đấu<br /> quốc tế, các huynh trưởng, tức là các nhà tổ bóng chuyền trên bãi biển thật đáng trách<br /> chức sự kiện thường xuyên nhắc nhở các nhưng những người tổ chức sự kiện còn<br /> trại sinh phải bảo vệ môi trường và cảnh đáng trách hơn nhiều. Vấn đề thực tế là sau<br /> quan thiên nhiên. Hơn thế nữa, nếu bất đắc khi sự kiện diễn ra, bộ mặt của bãi biển tả<br /> dĩ phải đốn cây để dựng trại qua đêm thì tơi vì rác, thế nhưng, những nhà tổ chức sự<br /> thông thường trước khi sự kiện kết thúc, kiện lại phớt lờ vì họ nghĩ rằng chẳng hơi<br /> các hướng đạo sinh thường ý thức trồng lại đâu phải bận tâm đến những vấn đề vặt<br /> các cây con trước khi nhổ trại ra về. vãnh đó. Việc thâu lượm rác thải nhằm trả<br /> Việc ứng xử với môi trường tự nhiên lại mỹ quan cho bãi biển đối với họ là hết<br /> của những người tham gia sự kiện và tổ sức vô ích vì họ nghĩ rằng sóng sẽ thay họ<br /> chức sự kiện thể hiện được trình độ văn làm tốt khâu vệ sinh cuối cùng cho bãi<br /> hóa và nhận thức của họ. Việc quan tâm biển. Chính những cách ứng xử kém cỏi<br /> bảo vệ môi trường tự nhiên được xem như như vậy của những người tham gia và tổ<br /> là một dấu hiệu tốt, ngược lại việc ứng xử chức sự kiện đã khiến cho môi trường tự<br /> <br /> 88<br /> nhiên bị tàn phá một cách thảm thương. cần phải được nghiêm cấm. Tuy nhiên, tại<br /> Những điều đáng buồn trong văn hoá lễ hội to lớn và thiêng liêng này đã xảy ra<br /> ứng xử với môi trường tự nhiên của những tình trạng rất đáng buồn là lệnh cấm thì cứ<br /> nhà tổ chức và những người tham gia tổ cấm, nhưng người ta vẫn cứ vô tư “đi vệ<br /> chức sự kiện đã gần như là một thông lệ tại sinh” một cách tự nhiên ở những nơi không<br /> Việt Nam. Khó ai có thể quên được những dành cho việc này. Đó là vì số lượng nhà<br /> hình ảnh bẩn thỉu và nhếch nhác của cảnh vệ sinh quá thiếu thốn so với nhu cầu của<br /> quan thiên nhiên và phố phường khi lễ hội cả một biển người. Vì vậy mới nảy sinh ra<br /> kết thúc. Những người tham dự sự kiện lễ nhiều tình trạng vì nhu cầu quá bức bách,<br /> hội thoải mái hái hoa bẻ cành và ung dung nhiều người tham dự lễ hội đành phải chấp<br /> ra về, còn những nhà tổ chức sự kiện cũng nhận xử sự kém văn hoá và phá huỷ sự<br /> nhanh chóng rút khỏi địa điểm tổ chức mà trong sạch của môi trường tự nhiên. Rõ<br /> không hề cảm thấy mình cần phải có một ràng, trong lễ hội đền Hùng, ban tổ chức sự<br /> mảy may trách nhiệm nào với việc trả lại kiện này đã thiếu sót trong tổ chức và<br /> mỹ quan cho môi trường đô thị vốn có phạm phải sai lầm khi quá xem nhẹ văn<br /> trước kia. Có lẽ do một phần tại ý thức văn hoá ứng xử với môi trường tự nhiên nên<br /> hoá của người tổ chức và tham dự sự kiện người tham dự cứ xả rác vô tội vạ trong<br /> quá kém cỏi, cộng thêm với việc thiếu chặt suốt kỳ diễn ra lễ hội.<br /> chẽ và nghiêm minh của pháp luật đã nảy Như vậy, văn hoá ứng xử của những<br /> sinh ra nhiều chuyện thật khó có thể chấp người tổ chức và tham gia sự kiện trong<br /> nhận được. việc ứng xử với môi trường tự nhiên là hết<br /> Lễ hội đền Hùng là sự kiện được nhân sức quan trọng. Chính văn hoá ứng xử<br /> dân cả nước quan tâm và đã thu hút một trong môi trường tự nhiên của những người<br /> lượng khách tham dự khổng lồ cho ngày này khi tham gia tổ chức sự kiện sẽ là<br /> Quốc tổ. Đây chính là lễ hội thiêng liêng nguyên nhân và là yếu tố cơ bản quyết định<br /> của tổ quốc, thế nhưng, nếu có tham dự sự tính nhân văn của một sự kiện. Một sự kiện<br /> kiện lễ hội này từ khi bắt đầu đến khi kết dù cho có được tổ chức hoành tráng thế<br /> thúc mới thấy hết được sự nguy hiểm của nào đi nữa nhưng nếu phần ứng xử với môi<br /> việc ứng xử thiếu tôn trọng với môi trường trường tự nhiên kém cỏi thì không sớm thì<br /> tự nhiên ở nơi chốn thiêng liêng này. muộn, sự kiện ấy cũng sẽ bị lên án, thậm<br /> Những ngày sự kiện lễ hội diễn ra, rất chí sẽ gặp phải tẩy chay của tất cả cộng<br /> nhiều người Việt với đủ mọi thành phần, đồng, nếu như cộng đồng ấy có ý thức<br /> đủ mọi lứa tuổi, đủ mọi miền đất nước đều tương đối về những giá trị căn bản của văn<br /> về tham dự lễ hội. Đây là một sự kiện lớn hoá ứng xử.<br /> với hàng chục ngàn người tham gia. Vì 3. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ<br /> vậy, các nhà tổ chức và những người có TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ<br /> trách nhiệm cần phải dự trù trước mọi tình VỚI KHÁCH HÀNG VÀ CƯ DÂN<br /> huống có thể xảy ra để có những biện pháp ĐỊA PHƯƠNG<br /> đối phó kịp thời và thích ứng. Ví dụ như Văn hoá ứng xử với sự kiện và tổ chức<br /> việc dẫm đạp cây cỏ, việc hái hoa bẻ cành sự kiện trong môi trường xã hội có thể chia<br /> hay việc phóng uế bừa bãi ở môi trường tự làm hai phần là văn hóa ứng xử với sự kiện<br /> nhiên quanh khu vực diễn ra lễ hội, tất cả và tổ chức sự kiện trong quan hệ với khách<br /> <br /> 89<br />  ́ ̣<br /> <br /> <br /> hàng và cư dân địa phương, và văn hóa am hiểu và có cách hành xử phù hợp với<br /> ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong đối tượng khách hàng của cả hai miền. Đối<br /> quan hệ với chính quyền địa phương. với những nhà tổ chức sự kiện chuyên<br /> Để tổ chức một thành công một sự nghiệp ở cả hai miền Nam, Bắc, hầu như<br /> kiện, nhà tổ chức cần phải hiểu rõ về tâm họ đều nhận biết rõ những điểm khác biệt<br /> lý, tình cảm cũng như quan niệm văn hoá này và hiểu làm thế nào để tổ chức một sự<br /> và lối sống của cư dân địa phương. Sự hiểu kiện phù hợp với văn hóa, tập quán, sở<br /> biết về nhu cầu và tình cảm của cư dân địa thích của từng vùng chứ không đơn thuần<br /> phương sẽ giúp cho các nhà tổ chức sự là bê y nguyên một mô hình từ miền này áp<br /> kiện dễ dàng thiết lập được mối quan hệ vào miền kia.<br /> tình cảm với cộng đồng cư dân nơi sự kiện Không ít công ty, cá nhân tổ chức sự<br /> diễn ra, tạo tiền đề cho sự thành công của kiện ở thành phố Hồ Chí Minh đã gặp phải<br /> sự kiện. Đối với những người làm công rắc rối khi lần đầu tiên tổ chức sự kiện ở<br /> việc tổ chức sự kiện, câu nói “Nhập gia tùy miền Bắc và ngược lại. Tuy nhiên, sau một<br /> tục” là rất quan trọng. Nếu như những nhà vài lần đúc kết được kinh nghiệm, tất cả<br /> tổ chức sự kiện không hiểu hoặc cố tình đều thấy rằng chìa khóa cốt lõi nằm ở chỗ<br /> không hiểu những điều căn bản đó thì chắc họ phải khám phá được những điểm khác<br /> chắn là họ sẽ gặp rất nhiều rắc rối và khó nhau về văn hóa để thực hiện cho phù hợp.<br /> khăn do cộng đồng cư dân địa phương Ngay cả từ khâu chuẩn bị, tổ chức đã có<br /> mang lại. những điểm khác biệt đòi hỏi người tổ<br /> Ví dụ như khi các nhà tổ chức sự kiện chức sự kiện phải nắm rõ để quá trình thực<br /> muốn trình diễn một chương trình thời hiện của mình thuận lợi hơn. Đối với việc<br /> trang cho quí bà ở các quốc gia Hồi giáo tổ chức sự kiện, yếu tố “thiên thời, địa lợi,<br /> thì các nhà tổ chức phải tìm hiểu rất kỹ nhân hòa” là rất quan trọng, một sự kiện<br /> lưỡng về phong tục tập quán, tâm tư tình được tổ chức tốt không chỉ phụ thuộc vào<br /> cảm, quan niệm về cái dâm, cái đẹp của năng lực của người tổ chức, mà sự hỗ trợ<br /> những người Hồi giáo địa phương. Nếu của những nhân tố đi kèm cũng quan trọng<br /> không tìm hiểu kỹ lưỡng về vấn đề này không kém.<br /> thì rất dễ xảy ra những xung đột và thậm Yếu tố đầu tiên cần phải đề cập đến<br /> chí đôi khi còn xảy ra nhiều chuyện đáng chính là khách hàng - các công ty tổ chức<br /> tiếc hơn như khủng bố và giết người vì sự kiện chuyên nghiệp cần có khách hàng<br /> sự kiện…. để có thể phát huy khả năng và tạo ra lợi<br /> Trong trường hợp Việt Nam, việc hiểu nhuận. Judy Allen trong tác phẩm Event<br /> rõ về phong tục tập quán của cư dân từng planning ethics and etiquette (Quy tắc và<br /> miền, vùng khác nhau cũng rất quan trọng. đạo đức trong hoạch định sự kiện) luôn<br /> Ở Việt Nam, chỉ cần đi từ tỉnh này sang nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giữ<br /> tỉnh khác, vùng này sang vùng khác đã có mối liên lạc tốt với khách hàng trong việc<br /> những sự khác biệt nhất định trong suy tổ chức sự kiện: “Người thụ hưởng dịch vụ<br /> nghĩ, văn hóa, phong cách sống, tập phải được nhà tổ chức thông báo cho biết<br /> quán...và sự khác biệt ấy càng rõ nét hơn ở về tiến trình diễn ra sự kiện. Mối liên hệ<br /> hai miền Nam, Bắc. Điều này đòi hỏi tương hỗ và thân thiện giữa nhà tổ chức sự<br /> người làm công tác tổ chức sự kiện phải kiện và khách hàng của mình phải được<br /> <br /> 90<br /> xem trọng và thiết lập một cách chặt chẽ” tạo hiệu quả tối ưu cho công việc.<br /> [Judy Allen 2003: 218]. Khách hàng ở hai 4. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ<br /> miền Nam - Bắc do văn hóa, phong cách TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ<br /> sống, môi trường kinh doanh khác nhau VỚI CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG<br /> nên yêu cầu, cách thức làm việc cũng có Văn hoá ứng xử của những người tổ<br /> nhiều điểm khác nhau. Khách hàng miền chức sự kiện với chính quyền địa phương<br /> Nam thường coi trọng hiệu quả công việc, là một vấn đề rất đáng được lưu tâm.<br /> và yêu cầu đối với công việc của họ thường Thông thường, những người làm công tác<br /> rất cao nhưng họ cũng rất sẵn sàng phối tổ chức sự kiện hay bị vướng mắc bởi<br /> hợp cùng các nhà tổ chức để thực hiện tốt những thủ tục khá nhiêu khê và phức tạp<br /> các sự kiện. Bên cạnh đó, ở miền Bắc, do khi phải xin phép các cơ quan chức năng<br /> cách làm việc nhìn cũng còn khá quan liêu để tổ chức một sự kiện. Ở Việt Nam, nếu<br /> và nhiều lớp, nhiều tầng hơn ở miền Nam như tại miền Nam vấn đề có vẻ thông<br /> nên đôi khi, điều này làm cho người tổ thoáng hơn, thì tại miền Bắc, vấn đề xin<br /> chức sự kiện lâm vào thế bị động, chờ đợi, phép thường phát sinh ra rất nhiều điều khó<br /> ảnh hưởng không tốt đến công việc. khăn, thậm chí, đôi khi những vấn đề<br /> Một sản phẩm sự kiện hoàn hảo là một chẳng có gì là quan trọng nhưng các cơ<br /> sự kiện đỏi hỏi người tổ chức phải am hiểu quan chức năng lại quan trọng hoá vấn đề<br /> lối sống, cách hành xử của những người và gán ghép yếu tố nhạy cảm vào trong<br /> tham gia sự kiện để mang lại cho người những sự kiện được tổ chức. Vì vậy, nếu<br /> tham gia sự kiện những trãi nghiệm ấn không có mối quan hệ tốt với chính quyền<br /> tượng nhất. Thành phố Hồ Chí Minh vốn địa phương sở tại thì những nhà tổ chức sự<br /> dư thừa các sự kiện lớn nhỏ nên người kiện đành ngậm ngùi chấp nhận hoãn việc<br /> tham gia thường trông đợi một cái gì đó tổ chức sự kiện lại trong thời gian chờ sự<br /> hay, lạ và ấn tượng từ phía nhà tổ chức và cho phép của các cơ quan chức năng. Đã<br /> đó cũng là động lực thúc đẩy họ đến tham có rất nhiều trường hợp các chuyên gia tổ<br /> gia sự kiện. Ngay cả ở các sự kiện như hội chức sự kiện đành phải cắn răng đền bù<br /> nghị khách hàng, họp báo...những điểm những số tiền lớn và thậm chí phải chịu tổn<br /> nhấn ấn tượng của sự kiện luôn gây cho thất rất nặng nề về mặt thương hiệu uy tín<br /> người tham dự sự thích thú và khó quên. để đền bù những hợp đồng bị phá vỡ do<br /> Chính vì thế, nhiều công ty sẵn sàng đầu tư các cơ quan chức năng sách nhiễu và<br /> nhiều kinh phí để có thể tạo ra những trãi không chịu cấp giấy phép để sự kiện có thể<br /> nghiệm độc đáo, khó quên cho khách hàng diễn ra đúng thời hạn.<br /> của mình. Còn ở Hà Nội và các tỉnh phía Việc ứng xử với chính quyền của<br /> Bắc, các sự kiện đi kèm với những lợi ích những nhà tổ chức sự kiện là không đơn<br /> cụ thể nào đó, ví dụ được nhận quà, được giản và ứng xử như thế nào cho có văn hoá<br /> thử miễn phí sản phẩm, mua sản phẩm giá lại là một vấn đề nhiêu khê và khó khăn.<br /> rẻ...sẽ có cơ hội thu hút người tham gia Đối với một số quan chức hoạt động trong<br /> nhiều hơn. Những khác biệt văn hóa trên lĩnh vực quản lý văn hoá, họ thường cho<br /> đây chỉ là những tiểu tiết nhưng lại khá mình có cái quyền quyết định sự cho phép<br /> quan trọng trong việc giúp nhà tổ chức sự hay cấm việc tổ chức một sự kiện không<br /> kiện có chính sách thu hút khách phù hợp, căn cứ trên một luật lệ nào. Vì thế, những<br /> <br /> 91<br />  ́ ̣<br /> <br /> <br /> chuyên gia tổ chức sự kiện của các công ty quan. Tuy trên thực tế, tất cả công việc tổ<br /> quốc tế khi hoạt động tại thị trường Việt chức vẫn do những nhà tổ chức sự kiện<br /> Nam, thường rất mệt mỏi trong việc giao đảm trách, nhưng nhờ được chính quyền<br /> tiếp với các cơ quan chức năng của Việt địa phương ủng hộ và “bật đèn xanh” mà<br /> Nam và thế là họ thường uỷ nhiệm quyền mọi chuyện suôn sẻ đến không ngờ, không<br /> giao tiếp này cho người của nước sở tại. có một nhân viên làm công tác quản lý văn<br /> Có lẽ cũng vì những khó khăn và trở hoá nào còn dám gây khó dễ khi biết lãnh<br /> ngại vấp phải khi cần phải giao tiếp với đạo của địa phương họ là người đứng đầu<br /> chính quyền địa phương, nên nhiều chuyên ban tổ chức sự kiện. Do đó, tuy phải<br /> gia tổ chức sự kiện thường nghĩ ra những thường xuyên tổ chức nhiều lễ hội với quy<br /> lối ứng xử khá đặc biệt như là mời chức mô lớn trên địa bàn rộng với nhiều khó<br /> sắc chính quyền địa phương vào trong ban khăn bất cập xuất hiện nhưng Ban tổ chức<br /> tổ chức của sự kiện. Ví dụ như Năm 2008, đã phát huy sức mạnh tổng hợp, kịp thời<br /> TP. Cần Thơ và các tỉnh Đồng bằng Sông tháo gỡ khó khăn, tổ chức thành công hầu<br /> Cửu Long được Chính phủ và Bộ hết các sự kiện trong Năm du lịch quốc gia.<br /> VHTT&DL quan tâm chọn là địa phương Tóm lại, dù tổ chức sự kiện mang tính<br /> tổ chức sự kiện Năm Du lịch quốc gia 2008 thể thao, giải trí văn hoá hay du lịch thì<br /> với chủ đề: “Du lịch miệt vườn sông nước những nhà tổ chức sự kiện cũng cần phải<br /> Cửu Long”. Đây là sự kiện mang tầm quốc có lối ứng xử khéo léo, tế nhị và đúng mực<br /> gia, lần đầu tiên tổ chức tại Nam Bộ được với chính quyền địa phương. Đó là vì dù<br /> đông đảo nhân dân hân hoan chào đón và muốn dù không, chính quyền địa phương<br /> tích cực tham gia. Tuần lễ khai mạc Năm vẫn là cơ quan trực tiếp quản lý và giám sát<br /> du lịch quốc gia 2008 được tổ chức tại những sự kiện diễn ra trên địa bàn của họ,<br /> thành phố Cần Thơ, đã thu hút trên và nếu không có lối ứng xử đúng với mong<br /> 300.000 lượt du khách gần xa tham dự, đợi của họ thì nhà tổ chức sự kiện sẽ khó<br /> trong đó có hơn 70.000 lượt khách quốc tế. mà hòan thành công việc một cách tốt đẹp.<br /> Lễ bế mạc được tổ chức bên bờ sông Hậu - Còn ở các quốc gia phương Tây, văn hoá<br /> Thành phố Cần Thơ với khoảng 1.000 diễn tổ chức sự kiện đơn giản hơn. Chính quyền<br /> viên tham gia chương trình nghệ thuật, thu ở những quốc gia này thường tạo điều kiện<br /> hút trên 10.000 du khách, nhân dân đến cho những nhà tổ chức sự kiện tác nghiệp.<br /> tham dự. Để đạt được kết quả nêu trên, các Họ hiểu rằng những nhà tổ chức sự kiện<br /> chuyên gia tổ chức sự kiện đã tư vấn kỹ đang mang lại cho quốc gia họ những lợi<br /> lưỡng cho Bộ Văn hoá, Thể thao và Du ích về văn hoá và kinh tế và vì vậy họ luôn<br /> lịch biết trước những rắc rối sẽ gặp phải chào đón và trân trọng các chuyên gia tổ<br /> khi giao tiếp với chính quyền địa phương. chức sự kiện. Ở những quốc gia như thế<br /> Thế là những chuyên gia tổ chức sự kiện này, chỉ cần ứng xử đơn giản theo luật<br /> Năm Du lịch đã mời ngay Phó chủ tịch pháp là công việc hoàn toàn có thể vận<br /> Thường trực UBND Thành phố Cần Thơ hành suôn sẻ.<br /> làm Trưởng ban tổ chức, Giám đốc Sở 5. KẾT LUẬN<br /> VHTT&DL làm Phó ban Thường trực, các Như vậy, để tổ chức một sự kiện thành<br /> thành viên Ban tổ chức hầu hết là người công, văn hóa ứng xử với sự kiện và tổ<br /> đứng đầu các Sở, Ngành địa phương liên chức sự kiện trong quan hệ với môi trường<br /> <br /> 92<br />