Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu lưu học sinh Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc

TẠP CHÍ KHOA HỌC<br /> Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Số 14 (4/2019) tr.97-106<br /> <br /> XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU LƯU HỌC SINH LÀO<br /> HỌC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC<br /> Nguyễn Văn Long<br /> Trường Đại học Tây Bắc<br /> <br /> Tóm tắt: Trong bài báo này, tác giả tìm hiểu phân tích việc quản lý dữ liệu lưu học sinh (LHS) Lào học<br /> tập tại Trường Đại học Tây Bắc. Thông qua việc phân tích tác giả đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu LHS<br /> Lào. Hệ thống có chức năng cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS, đặc biệt hệ thống đưa ra cảnh báo gia<br /> hạn hộ chiếu/thị thực cho mỗi LHS, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý LHS cho các đơn vị chức năng.<br /> <br /> Từ khoá: LHS Lào, dữ liệu LHS Lào, hệ thống quản lý, Trường Đại học Tây Bắc.<br /> <br /> <br /> 1. Mở đầu<br /> Ngày nay, cùng với sự phát triển khoa học kĩ thuật, nhu cầu ứng dụng tin học trong công<br /> tác quản lý ngày càng gia tăng. Đối với các trường giáo dục chuyên nghiệp, việc sử dụng các<br /> phần mềm để quản lý dữ liệu là một việc cần thiết. Số lượng LHS Lào ngày một tăng, do đó<br /> phần mềm quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc ra đời sẽ giúp giải<br /> phóng công sức cho người quản lý, truy xuất thông tin thuận tiện, hiệu quả và chính xác.<br /> <br /> 2. Nội dung<br /> 2.1. Khảo sát hiện trạng lưu học sinh Lào đang theo học tại Trường Đại học Tây Bắc<br /> Hiện nay, có 590 lưu học sinh Lào (LHS) đang theo học tại Trường [1], số lượng tăng<br /> lên theo từng năm. Nhu cầu để có thể truy xuất, thống kê, cảnh báo gia hạn thị thực cho LHS<br /> Lào một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác là rất cần thiết.<br /> Trong công tác đào tạo, Nhà trường đang sử dụng hệ thống Edusoft [2] cho trường đại<br /> học và cao đẳng bao gồm 10 phân hệ quản lý. Trong 10 phân hệ của Edusoft có thể kể đến<br /> phân hệ quản lý sinh viên bao gồm các chức năng cập nhật thông tin sinh viên; tìm kiếm và<br /> thống kê thông tin sinh viên. Trong công tác quản lý LHS Lào, Nhà trường phải phối hợp với<br /> các cơ quan chức năng trong tỉnh quản lý công tác xuất/nhập cảnh cho LHS Lào thông qua hộ<br /> chiếu và thị thực. Như vậy, để quản lý dữ liệu chung cho sinh viên Việt Nam và LHS Lào thì<br /> hệ thống Edusoft chưa có chức năng đưa ra cảnh báo thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực cho<br /> LHS Lào. Do đó, công việc quản lý gia hạn vẫn đang được thực hiện bằng cách lọc dữ liệu<br /> thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực trên phần mềm Excel, điều này cho thấy công việc quản lý<br /> gia hạn hộ chiếu/thị thực vẫn còn thủ công, dữ liệu dễ bị mất mát.<br /> Hiện tại, Cục Đào tạo với nước ngoài thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo đang triển khai<br /> phần mềm quản lý LHS người nước ngoài [3], cũng tại Phòng Xuất nhập cảnh Công an tỉnh<br /> <br /> <br /> Ngày nhận bài: 10/11/2018. Ngày nhận đăng: 13/12/2018.<br /> Liên lạc: Nguyễn Văn Long, e-mail: thanhlong868@gmail.com<br /> 97<br /> Sơn La đang triển khai phần mềm quản lý tạm trú cho LHS [4]. Tuy nhiên, cả hai hệ thống<br /> đều chưa có chức năng cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS Lào. Từ thực tế yêu cầu<br /> đặt ra cần xây dựng một hệ thống riêng quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại Trường.<br /> <br /> 2.2. Phân tích thiết kế hệ thống[5]<br /> 2.2.1. Yêu cầu hệ thống<br /> Hệ thống gồm có hai phần:<br /> a. Phần dành cho khách xem<br /> Khách xem là những người có nhu cầu xem thông tin và liên hệ hoặc phản hồi ý kiến.<br /> b. Phần dành cho người quản trị<br /> Là người quản trị tối cao, có quyền kiểm soát mọi hoạt động của hệ thống. Người này<br /> được cấp một tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống thực hiện những chức năng<br /> của mình.<br /> Nếu như quá trình đăng nhập thành công thì người quản trị có những chức năng sau:<br />  Chức năng quản lý cập nhật (thêm, xóa, sửa) các thông tin LHS Lào.<br />  Thống kê thông tin LHS Lào theo các trường (tỉnh, lớp học, diện học tập...). Hiển<br /> thị xuất thông tin thống kê thành file excel.<br />  Tìm kiếm thông tin LHS Lào theo các trường (mã sinh viên, lớp học, nơi ở…).<br />  Hệ thống đưa ra cảnh báo hết hạn hộ chiếu/thị thực cho từng LHS Lào và người<br /> quản trị đồng thời gửi danh sách các LHS Lào hết hạn hộ chiếu/thị thực trong<br /> tháng tới người quản trị.<br /> <br /> Hệ thống quản lý dữ liệu LHS<br /> <br /> <br /> <br /> Người quản trị Khách hàng<br /> <br /> <br /> Cập nhật thông tin LHS Xem thông tin<br /> <br /> Tìm kiếm thông tin LHS<br /> Phản hồi ý kiến<br /> <br /> Thống kê thông tin LHS<br /> <br /> <br /> Cảnh báo gia hạn hộ chiếu, visa<br /> <br /> <br /> Hình 1. Biểu đồ phân cấp chức năng<br /> <br /> 2.2.2.Các tác nhân của hệ thống<br /> Từ các yêu cầu và tổ chức hoạt động của hệ thống, có thể nhận thấy hệ thống quản lý<br /> dữ liệu LHS có các tác nhân sau:<br /> <br /> 98<br />   Khách xem: Những người quan tâm ghé thăm website xem, tìm kiếm thông tin,<br /> liên hệ hoặc phản hồi ý kiến.<br />  Người quản trị: Người có quyền cao nhất trong hệ thống, chịu trách nhiệm quản<br /> lý, cập nhật các thông tin LHS, thay đổi thông tin của LHS, xóa bỏ các thông tin<br /> LHS khi cần, cấp quyền người dùng.<br /> <br /> Từ đó, ta có biểu đồ các tác nhân của hệ thống:<br /> <br /> <br /> <br /> System Actors<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Guest Admin<br /> <br /> Hình 2. Tác nhân hệ thống<br /> <br /> 2.2.3. Gói tác nhân người quản trị<br /> <br /> 2.2.3.1. Biểu đồ UseCase tổng quát<br /> <br /> a. Đặc tả<br /> <br /> Đối tượng người quản trị đại diện cho phòng chức năng sau khi đăng nhập hệ<br /> thống sẽ có quyền truy nhập trang quản trị của phòng chức năng. Một quản trị sẽ có những<br /> quyền như: Cập nhật các thông tin mới về LHS, quản lý tìm kiếm thông tin LHS, quản lý<br /> thống kê thông tin LHS, quản lý gia hạn thông tin hộ chiếu/visa, phân quyền người dùng.<br /> <br /> b. Biểu đồ UseCase<br /> Biểu đồ UseCase quản trị.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 3. Biểu đồ UseCase người quản trị<br /> 99<br /> 2.2.3.2. UseCase Quản lý dữ liệu LHS (LHS Manage)<br /> <br /> a. Đặc tả<br /> <br /> Đây chính là chức năng chính mà hệ thống cung cấp cho người quản trị quản lý. Chức<br /> năng này cho phép người quản trị có thể quản lý toàn bộ dữ liệu của LHS trên hệ thống: Thêm<br /> mới thông tin LHS, thay đổi, xóa thông tin LHS, tìm kiếm thông tin LHS, thống kê thông tin<br /> LHS, cảnh báo gia hạn hộ chiếu/visa của LHS.<br /> <br /> Tác nhân khởi động: Admin.<br /> <br /> Tiền điều kiện: Người quản trị đăng nhập thành công vào hệ thống với tài khoản và<br /> quyền được cấp phát.<br /> <br /> Hậu điều kiện: Hiển thị thông báo cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực, thống kê và tìm<br /> kiếm thông tin.<br /> <br /> Luồng sự kiện chính: Công việc được thực hiện.<br /> <br /> Luồng sự kiện rẽ nhánh: Nhập lại thông tin đăng nhập.<br /> <br /> b. Quá trình thực hiện<br /> <br /> - Người quản trị quản lý chọn chức năng “quản lý LHS” từ trang quản trị. Sau đó,<br /> người quản trị quản lý theo dõi danh sách và thông tin chi tiết các LHS của hệ thống rồi chọn<br /> lựa LHS cần xóa bỏ hoặc thay đổi thông tin…<br /> - Việc thêm một LHS mới sẽ được hệ thống kiểm tra kỹ lưỡng về cả thông tin nhập<br /> liệu lẫn sự tồn tại của LHS thêm mới trong cơ sở dữ liệu (thông qua việc kiểm tra LHS cần<br /> thêm mới). Nếu cả hai yêu cầu trên đều được đáp ứng thì LHS cần thêm sẽ được cập nhật vào<br /> kho dữ liệu của hệ thống.<br /> <br /> c. Biểu đồ UseCase phân rã<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 4. Biểu đồ UseCase quản lý dữ liệu LHS<br /> <br /> 100<br /> d. Biểu đồ trình tự<br /> <br /> Biểu đồ trình tự thêm thông tin LHS.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 5. Biểu đồ chức năng quản trị thêm thông tin LHS<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 6. Biểu đồ chức năng người quản trị quản lý cập nhật LHS<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 101<br />  Hình 7. Biểu đồ chức năng người quản trị xóa thông tin LHS<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 8. Biểu đồ lớp đăng nhập<br /> <br /> e. Biểu đồ lớp<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 9. Biểu đồ lớp thêm thông tin LHS<br /> 102<br />  f. Biểu đồ trình tự cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 10. Biểu đồ chức năng gia hạn hộ chiếu/thị thực<br /> <br /> 2.3. Thiết kế giao diện<br /> 2.3.1. Giao diện trang chủ<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 11. Giao diện trang chủ<br /> 2.3.1. Giao diện trang quản trị<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 12. Giao diện trang quản trị<br /> 103<br /> 2.4. Kết quả kiểm thử<br /> <br /> Trong bài báo này, tác giả thử nghiệm sử dụng thông tin của 590 LHS theo thống kế<br /> của Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế. Bên cạnh các chức năng cập nhật thông<br /> tin, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS theo các tiêu chí, hệ thống đã sử dụng crontab [6] trong<br /> việc cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS, cụ thể hệ thống lập lịch sau 01 giờ sáng sẽ<br /> tự động quét tất cả thông tin thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực của từng LHS, sau đó sẽ tự<br /> động gửi email cho LHS nào hết hạn trước 30 ngày biết để làm thủ tục gia hạn, đồng thời vào<br /> ngày mùng 1 hàng tháng hệ thống sẽ gửi email tới người quản trị danh sách LHS hết hạn hộ<br /> chiếu/thị thực trong tháng đó để người quản trị có thể bao quát và xử lý kịp thời các hộ<br /> chiếu/thị thực hết hạn.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 13. Thông báo hết hạn hộ chiếu<br /> Hình: Hệ thống gửi email thông báo hết hạn hộ chiếu cho LHS<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 14. Thông báo hết hạn visa<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 15. Thông báo danh sách hết hạn visa hàng tháng<br /> 104<br />  Hình 16. Giao diện trang chủ<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hình 17. Giao diện trang quản trị<br /> 3. Kết luận<br /> <br /> Trên cơ sở yêu cầu của thực tiễn đặt ra, tác giả đã phân tích, xây dựng thành công hệ<br /> thống quản lý dữ liệu LHS Lào trên nền tảng Laravel [7], đặc biệt hệ thống đã đưa ra cảnh<br /> báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho từng LHS trước 30 ngày, đồng thời gửi danh sách hết hạn<br /> hộ chiếu/thị thực từng tháng vào ngày đầu tiên của tháng tới ban quản trị góp phần làm tăng<br /> hiệu quả việc quản lý LHS cho các phòng chức năng trực tiếp quản lý LHS trong Trường Đại<br /> học Tây Bắc.<br /> <br /> Trong thời gian tới,hệ thống sẽ mở rộng cung cấp hình thức cảnh báo gia hạn hộ<br /> chiếu/thị thực cho LHS thông qua tin nhắn (SMS) từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông<br /> như: Viettel, Vinaphone…<br /> <br /> Bài báo là sản phẩm của đề tài Khoa học và Công nghệ cấp cơ sở mã số B2017-38.<br /> <br /> <br /> 105<br />  TÀI LIỆU THAM KHẢO<br /> <br /> [1] Trường Đại học Tây Bắc (2018), Báo cáo về việc tiếp nhận và đào tạo lưu học sinh Lào<br /> năm học 2017 - 2018.<br /> [2] https://aqtech.vn/he-thong-phan-mem-quan-ly-dao-tao-edusoft--1.html<br /> [3] Bộ Giáo dục và Đào tạo (2016), Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý lưu học sinh<br /> nước ngoài, 11tr.<br /> [4] Công an tỉnh Sơn La (2013), Hướng dẫn sử dụng "khai báo tạm trú qua internet"cho<br /> các cơ sở lưu trú, 22 tr.<br /> [5] Ba, N. V. (2005), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.<br /> [6] Reznick, Larry (1993), "Using cron and crontab". Sys Admin 2.4 29-32.<br /> [7] McCool, S. (2012), Laravel Starter. Packt Publishing Ltd.<br /> <br /> <br /> CONSTRUCTING THE DATA MANAGEMENT SYSTEM<br /> OF LAOTIAN STUDENTS STUDYING ABROAD<br /> IN TAY BAC UNIVERSITY<br /> <br /> Nguyen Van Long<br /> Tay Bac University<br /> <br /> Abstract: In this article, the author analyzed the current data management system of Laotian students<br /> studying abroad in Tay Bac University in Vietnam. Through the analysis, the author constructed a new data<br /> management system which has the fuction of updating, searching, collecting Laotian student’s information, and<br /> especially providing warnings about passport expiration of visa to students for better administration of Laotian<br /> students in the school.<br /> <br /> Keywords: Laotian student studying abroad, data of Laotian students, Management system, Tay Bac<br /> University.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> 106<br />