12 Nguyên Tắc để tổ
chức cuộc họp thành
công
Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.
Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần
trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo
trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước
tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.
Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có
giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta
sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp.
Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy
viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm
ơn sự chu đáo của Bạn.
Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính,
máy chiếu slide (projector), đừơng truyền internet v.v...bạn phải chuẩn
bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm
càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy
hỏng.
Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là
người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các
vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt
ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được
như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ
thể nhất liên quan đến cuộc họp.
Nguyên tắc 2: Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.
Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần
thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần
thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện
các vấn đề khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác.
Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ
giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải,
không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành
viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái.
Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa
thông, còn phải bàn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết
định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến
kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp
với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác.
Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc
họp.
Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung
buổi họp. Có thể dành khoảng 15 phút trước buổi họp
để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta
điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được
trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp. Khi có
quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng và cuộc
họp sẽ đi đến thất bại.
Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước
buổi họp. Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn
của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy
sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp.
Nguyên tắc 4: Nên hội họp đúng giờ
Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu
có bộ phận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là
chúng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra
cho bộ phận đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi
người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi
những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm
và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị
trừng phạt là những người đến trễ kia.
Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế
hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu
bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề nghiệp
của bạn.
Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ
giấc đã định trên chương trình nghị sự (Agenda). Nhanh chóng tìm cách
kéo dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương
trình định trước.
Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn.
Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy
định.
Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp.
Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được
người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi
biên bản cuộc họp.
Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một
việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên
bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành
nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành
viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần
thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã đựơc bàn
bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp.
Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp.
The image part with relationship ID rId9 was not found in the file.
Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung
chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề
thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có
những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng
hay những ý kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc
họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu,
họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc
chen ngang trong khi người khác đang phát biểu.
Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận
liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.
Nguyên tắc 7: Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và
yêu cầu họ trình bày ngắn gọn.
Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều
hành nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người
thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào
đó. Khi phát biểu thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều
người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề nghị họ không nên làm mất thời
gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người
điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý
kiến trước đó.
Nguyên tắc 8: Hãy giúp mọi người tập trung chú ý
vào cuộc họp.
Trong những cuộc họp buồn tẻ và chán ngán,
người điều hành cuộc họp phải tìm cách làm buổi
họp sinh động hơn hoặc phải rút ngắn cuộc họp. Cần chú ý đến những
dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống
cằm vẻ suy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng
dưng như thể mình là người ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng
nội dung cuộc họp quá buồn tẻ và chán phèo.
Nguyên tắc 9: Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý
kiến của mình.
Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có
chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng
mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý
do vì sao họ không biểu quyết.
Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im
lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề
nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó
chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó
là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên
để chủ tọa xem xét.
Nguyên tắc 10: Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người,
chứ không phải chỉ riêng với một người.
Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với
một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các
thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ
đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận.
Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình.
Nguyên tắc 11: Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với
những người vắng mặt
Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về
những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp.
Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân
biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang
tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ
nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng
mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống
lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người
khác nói xấu sau lưng mình.
Nguyên tắc 12: Sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân
mật.
Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người
sau buổi họp. Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc
họp. Người điếu hành có thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ
ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”.
Hãy làm cho những thành viên đã tham dự cuộc họp nhận thấy rằng
chúng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi chúng ta mời
tham dự buổi họp.
docitadel (Theo Kỹ Năng Làm Việc
