3 trường phái quản trị điển hình
Rất nhiều trường phái quản trị khác
nhau được đề cập tới trong các sách
quản trị. Tuy nhiên có ba trường phái
chính có thể kể đến đó là: Trường phái
chỉ đạo (Directing Style), Trường phái thảo luận (Discussing
Style) và Trường phái ủy thác (Delegating Style). Ba trường phái
này được gọi tắt là các trường phái 3 – Ds.
Mỗi trường phái (Chỉ đạo - Directing, Thảo luận - Discussing, Uỷ
thác - Delegating) có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, một
nhà quản lý giỏi sẽ biết phối hợp cả 3 trường phái trên nhằm đạt
được những mục tiêu chung của tổ chức. Mỗi trường phái trong
3-Ds sẽ tương ứng tạo ra những thách thức cũng như động lực
thúc đẩy người được giao việc hoàn thành tốt phần việc của
mình.
Trường phái chỉ đạo (Directing Style)
Nhà quản lý chỉ cho nhân viên cần phải làm những gì, làm như
thế nào và khi nào phải hoàn thành công việc cũng như phân
công vai trò, trách nhiệm, định ra các tiêu chuẩn và đưa ra những
dự tính của mình.
• Quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên – Nhà quản lý nói, nhân
viên nghe và làm theo. Nhà quản lý sẽ đưa ra những hướng dẫn
chi tiết để nhân viên hiểu rõ những gì cần phải làm.
• Thiết lập mục tiêu – Nhà quản lý thiết lập các mục tiêu ngắn hạn
và thời hạn cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đó.
• Ra quyết định – Nhà quản lý là người đưa ra hầu hết, nếu
không muốn nói là tất cả các quyết định. Khi có một sự cố phát
sinh, nhà quản lý sẽ đánh giá các khả năng, ra quyết định và chỉ
đạo nhân viên cần phải làm những gì.
• Kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra ý kiến phản hồi – Nhà
quản lý thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể để kiểm soát hoạt
động của tổ chức, đồng thời thường xuyên đưa ra những phản
hồi dưới dạng những hướng dẫn cụ thể nhằm tăng hiệu quả công
việc và đạt được kết quả tốt hơn.
• Thưởng phạt và ghi nhận kết quả - Một nhà quản lý theo trường
phái chỉ đạo chỉ cảm thấy hài lòng khi các nhân viên của mình
thực hiện đúng theo những gì đã được đề ra.
Trường phái chỉ đạo chính là sự ra lệnh từ trên xuống và mệnh
lệnh này mô tả những gì cần phải làm và làm thế nào để thực
hiện được công việc đó.
Trường phái chỉ đạo chỉ phù hợp khi nhân viên có kinh nghiệm
giới hạn và thiếu một số kỹ năng cần thiết để hoàn thành công
việc. Nhà quản lý theo trường phái này sẽ đưa ra cấu trúc, các
bước thực hiện và kiểm tra cần thiết nhằm bảo đảm công việc
được hoàn thành.
Trường phái thảo luận (Discussing Style)
Theo trường phái này, quyết định về những vấn đề liên quan đến
hoạt động của tổ chức sẽ được đưa ra thảo luận. Mọi người sẽ
đưa ra ý kiến riêng, hỏi, lắng nghe và đưa ra các phản hồi. Nhà
quản lý thường đóng vai trò của người điều phối, bảo đảm cuộc
thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi người đều có cơ hội đóng
góp ý kiến của mình.
• Quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên - Là mối quan hệ hai
chiều. Ai cũng có cơ hội đưa ra ý kiến của riêng mình. Nhà quản
lý dành thời gian đưa ra câu hỏi và lắng nghe ý kiến bằng thời
gian nói và đưa ra ý kiến cá nhân.
• Thiết lập mục tiêu - Mục tiêu được thiết lập sau khi thảo luận.
• Ra quyết định – Các quyết định được đưa ra dựa trên tinh thần
hợp tác. Cả nhà quản lý và nhân viên đều đóng một vai trò tích
cực trong việc xác định bản chất của vấn đề, đánh giá các lựa
chọn và ra quyết định.
• Kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra ý kiến phản hồi – Nhà
quản lý và nhân viên cùng thảo luận cần phải làm những gì và
cùng kiểm soát các hoạt động.
• Thưởng phạt và ghi nhận kết quả - Nhà quản lý đánh giá cao vai
trò của nhân viên khi họ đóng góp những ý kiến có giá trị cho buổi
thảo luận và cởi mở với những ý tưởng mới.
Trường phái thảo luận có hiệu quả khi nhân viên có ý tưởng và
đủ tự tin để đưa ra ý kiến của mình. Được đóng góp ý kiến để xác
định cần làm những gì và làm như thế nào sẽ tăng lòng nhiệt
huyết hoàn thành tốt công việc của nhân viên.
Hiệu quả cao nhất sẽ đạt được khi cả hai bên cùng cởi mở và
đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
Trường phái uỷ thác (Delegating Style)
Theo trường phái này nhà quản lý theo chỉ nêu ra công việc cần
hoàn thành và cần hoàn thành khi nào. Việc làm như thế nào tuỳ
thuộc vào nhân viên.