Áp dụng PDCA trong quản lý doanh nghiệp Toyota tại Việt Nam

Chia sẻ: Tạ Hoài Mân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:6

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Áp dụng PDCA trong quản lý doanh nghiệp Toyota tại Việt Nam" trình bày về thành công của Toyota là nhờ vào hệ thống sản xuất và phương thức quản lý ưu việt. Toyota đã sử dụng phương pháp PDCA để tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm của mình. Quy trình PDCA với Tiến sĩ Deming đó là chu trình cải tiến liên tục được ông giới thiệu đến với người Nhật vào giữa thế kỷ 20. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Áp dụng PDCA trong quản lý doanh nghiệp Toyota tại Việt Nam

ÁP DỤNG PDCA TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOYOTA TẠI VIỆT NAM Nguyễn Thị Như Ý, Vũ Ngọc Tuấn Khải, Phan Cẩm Tú, Nguyễn Hoàng Phi Yến Khoa Nhật Bản học, Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Lưu Thế Bảo Anh TÓM TẮT Thành công của Toyota ngày nay chính là hệ thống sản xuất và phương thức quản lý ưu việt. Toyota đã sử dụng phương pháp PDCA để tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm của mình. Quy trình PDCA với Tiến sĩ Deming đó là chu trình cải tiến liên tục được ông giới thiệu đến với người Nhật vào giữa thế kỷ 20. Một bí quyết nữa làm nên sự thành công của Toyota đó là việc giữ nguyên tắc trong sản xuất nhưng vẫn có những cải tiến rất linh hoạt. Ngoài tầm quan trọng của quy trình PDCA, còn phải kể đến các phương thức quản lý khác như 5S, Omotenashi và Genchi Genbutsu...Đặc biệt phải kể đến Kaizen là một trong những yếu tố quan trọng không hề kém cạnh khi đi cùng PDCA. Dù ở bất cứ ở công xưởng nào trên toàn thế giới, Toyota luôn đề cao sự sáng tạo và đổi mới. Từ khóa: cải tiến liên tục, hệ thống sản xuất, phương thức quản lý, quy trình PDCA, Toyota. 1. MỞ ĐẦU Toyota là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực sản xuất ô tô và hiện thực hóa mục tiêu mang lại sự tự do trong di chuyển cho toàn xã hội. Ngay từ khi thành lập, Toyota đã không ngừng tìm kiếm sự dung hòa giữa yếu tố con người, xã hội và môi trường toàn cầu. Minh chứng cho thấy, tập thể doanh nghiệp luôn luôn phấn đấu đóng góp vào sự phát triển chung của cộng đồng bằng việc dẫn đầu trong cải tiến và chất lượng sản phẩm vượt bậc. Tại thị trường Việt Nam, những doanh nghiệp có lịch sử phát triển lâu dài và có mức độ tin cậy cao thường hay cố gắng duy trì những phương thức hoạt động sản xuất truyền thống. Tuy nhiên, với mức độ cạnh tranh khốc liệt trong ngành sản xuất ô tô hiện nay, để giữ được khả năng cạnh tranh toàn cầu, Toyota nhận thức được họ phải thực sự linh hoạt, có những phản ứng và phân tích kịp thời cùng với sự thay đổi của thị hiếu tiêu dùng mang lại lợi nhuận và sự tăng trưởng lớn cho tập đoàn. Và đó là động lực để Toyota xây dựng hệ thống sản xuất linh hoạt và sâu sắc hơn trong đó chính là chu trình PDCA, chu trình cải tiến con người, cải tiến chất lượng doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều mô hình quản lí đã được áp dụng trong doanh nghiệp Toyota và trong đó đáng chú ý là mô hình PDCA (Plan - Do - Check - Act hay Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Cải tiến) được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Áp dụng mô hình PDCA trong quản lí chất lượng thực chất là sự cải tiến liên tục và không ngừng. Quy trình PDCA trong tiếng Anh là PDCA Cycle, còn được gọi là vòng tròn quản lí chất lượng, hay vòng tròn DEMING. Chu trình PDCA là một kĩ thuật giải quyết vấn đề gồm bốn bước được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh. Với hình ảnh 2054
là một vòng tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ, quy trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lí chất lượng là sự cải tiến liên tục không bao giờ ngừng. Quy trình PDCA lúc đầu được xem như là các bước tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống quản lý của Toyota. Plan-Do-Check-Act là 4 bước có sự liên kết chặt chẽ và liên tục lặp đi lặp lại, vòng tròn tuần hoàn không có hồi kết giúp doanh nghiệp Toyota tăng lợi thế cạnh tranh, hợp lý hoá quy trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận, xây dựng tính tổ chức, văn hoá công ty và những giá trị cốt lõi đem doanh nghiệp Toyota vươn lên vị thế hàng đầu tại thị trường ô tô Việt Nam. 2. PHƯƠNG PHÁP Thứ nhất với phương pháp hệ thống – cấu trúc bài báo này sẽ xác định các thành tố và quy trình PDCA trong doanh nghiệp Toyota tại Việt Nam Thứ hai, phương pháp phân tích – tổng hợp là phương pháp chủ yếu để thực hiện đề tài này. Nguồn tài liệu mà bài nghiên cứu này có được chủ yếu thu thập từ sách, những trang web chính thống, công trình nghiên cứu trước có liên quan đến phạm vi nghiên cứu của đề tài. Phương pháp phân tích - tổng hợp sẽ chia vấn đề thành các khía cạnh để có những nhận định về cách áp dụng quy trình PDCA trong doanh nghiệp Toyota, sau khi đã có những đánh giá chi tiết, sẽ tiến hành tổng hợp lại các vấn đề và đánh giá bao quát về quy trình PDCA. Và cuối cùng là phương pháp khảo sát (phương pháp định lượng). Để thực hiện phương pháp này bắt đầu thiết lập khung khảo sát. Với phương pháp khảo sát, dùng để định lượng thu thập thông tin gián tiếp thông qua Google Form từ các nhân viên Toyota bằng cách đặt nhiều câu hỏi khảo sát, từ dữ liệu những câu trả lời của người khảo sát sẽ thu thập được nhiều thông tin xác thực hơn, và hiểu rõ hơn về cách họ xây dựng mục tiêu và triển khai theo kế hoạch đã vạch ra dựa trên chu trình PDCA tại doanh nghiệp Toyota. 3. KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN Thực hiện khảo sát thực tế: Phương tiện nghiên cứu là một bảng khảo sát gồm 16 câu hỏi được soạn theo 2 giai đoạn: - Thu thập sơ lược: gồm 3 câu hỏi về thông tin chung của nhân viên Toyota được thực hiện dưới dạng các câu hỏi trắc nghiệm. - Thu thập chi tiết: sau khi phân tích các thông tin trong các câu hỏi trắc nghiệm, được soạn thành một bảng tổng hợp gồm 16 câu hỏi và được sử dụng chính thức trên 45 người tại các doanh nghiệp Toyota TP HCM, cụ thể như sau: - Chức vụ: Quản lý: 7 người, nhân viên: 38 người; - Vị trí: Khối văn phòng: 21 người, công xưởng: 24 người. 2055
Bảng 1. Ưu điểm và nhược điểm khi áp dụng quy trình PDCA Tôi nhận ra Người % Giảm bớt rủi ro trong lúc thực hiện kế hoạch 25 55,6 Công việc liên tục được cải tiến 34 75,6 Chất lượng công việc tăng 41 91,1 Tốn thời gian 39 86,7 Chưa hiểu rõ về PDCA 15 33,3 Điều kiện làm việc khó triển khai 11 24,4 Bảng 1 cho thấy ưu điểm khi nhân viên tiến hành quy trình PDCA vào công việc tại các doanh nghiệp Toyota TP HCM: giảm bớt rủi ro trong lúc thực hiện kế hoạch, công việc liên tục được cải tiến, chất lượng công việc tăng. Trong đó thì khi tiến hành quy trình thì chất lượng công việc tăng chiếm tỷ lệ phần trăm cao nhất là 91,1%. Và bảng 3 còn cho thấy các nhược điểm: tốn thời gian, chưa hiểu rõ về PDCA, điều kiện làm việc khó triển khai. Trong đó nhược điểm lớn nhất chiếm hơn 86% là việc áp dụng PDCA tốn nhiều thời gian. Như vậy, nhân viên đã có rất nhiều ý kiến về ưu điểm và nhược điểm khi tiến hành quy trình PDCA vào công việc. Có thể suy ra rằng, nhân viên luôn có trách nhiệm với công việc, để từ đó có thể đưa ra các ý kiến, đánh giá một cách khách quan về quy trình này. Bảng 2. So sánh áp dụng các bước quy trình PDCA theo tham số vị trí Văn phòng Công xưởng Nội dung Người % Người % Để lên kế hoạch cụ thể 7 28,9 8 4,4 Hạn chế tốn thời gian 3 6,7 3 6,7 Xác định rõ được việc cần làm 7 15,6 6 13,3 Bám sát theo kế hoạch 6 13,3 7 15,6 Đạt theo kế hoạch 9 20,0 5 11,1 Nhìn nhận lại vấn đề 3 6,7 6 13,3 Khắc phục được hạn chế 2 4,4 5 11,1 Lấy kinh nghiệm cho các dự án về sau 8 17,8 7 15,6 Quy trình PDCA là một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp Nhật Bản, đặc biệt nhất trong doanh nghiệp Toyota. Các ý kiến về nhược điểm của quy trình đều chiếm tỉ lệ thấp. Tuy nhiên, nhược điểm “tốn thời gian” khi lập kế hoạch cho cả một quá trình làm việc với mục tiêu được đề ra lại chiếm 2056
tỷ lệ khá cao. Như vậy, có thể thấy được đây chính là hạn chế, lỗ hỏng khi thực quy trình PDCA. Đồng thời, những ý kiến trên vừa mang tính thực tế, vừa góp phần đóng góp hoàn thiện quy trình PDCA một cách hoàn hảo nhất theo cách của Toyota. Khi một chu trình càng được cải tiến thì chất lượng công việc sẽ càng tăng, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp nói chung và bản thân nói riêng. Con người ở nơi đây, là những người có bộ óc thiên tài khi họ dám nghĩ, dám làm và dám nhìn nhận lại vấn đề. Họ hiểu rằng, với những gì họ nhận được ở hiện tại, không thể nào vẫn giữ nguyên vẹn như vậy mãi về sau, theo thời đại họ phải từng bước cải tiến hơn nữa để có thể phát triển tốt nhất, tiên tiến nhất. 4. Ý NGHĨA Khẳng định sự thành công của một doanh nghiệp không đơn thuần chỉ mang tính thời điểm, mà còn là cả quá trình tạo dựng chất lượng, giá trị thương hiệu. Điều này được thể hiện qua chính trí tuệ và tài năng ở khối óc, con tim của con người Nhật Bản thông qua những quy trình thiết yếu để cải tiến liên tục con người và quy trình trong tổ chức sản xuất hiện đại. Thêm nữa, quy trình PDCA được biết nhiều hơn với vai trò là quản trị chất lượng trong sản xuất, tuy nhiên trong công tác quản trị toàn doanh nghiệp, quy trình này vẫn được ứng dụng và hoàn thành tốt vai trò của mình. Bên cạnh đó, ứng dụng quy trình PDCA rộng rãi và không giới hạn, áp dụng cho nhiều loại mục tiêu, tình huống, từ cá nhân đến tổ chức trong doanh nghiệp Toyota tại Việt Nam. Với đề tài nghiên cứu này, mong muốn góp phần tìm hiểu rõ hơn phương thức hoạt động và tổ chức quản lý của doanh nghiệp Toyota khi áp dụng quy trình PDCA. Ngoài ra kết quả bài nghiên cứu cũng là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị sử dụng trong học tập đối với sinh viên có sự quan tâm tìm hiểu đến các doanh nghiệp có áp dụng quy trình PDCA trong quản lý và sản xuất. Plan-Do-Check-Act là 4 bước có sự liên kết chặt chẽ và liên tục lặp đi lặp lại, vòng tròn tuần hoàn không có hồi kết giúp doanh nghiệp Toyota tăng lợi thế cạnh tranh, hợp lý hoá quy trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận, xây dựng tính tổ chức, văn hoá công ty và những giá trị cốt lõi đem doanh nghiệp Toyota vươn lên vị thế hàng đầu tại thị trường ô tô Việt Nam. Thứ tự của 4 bước này là cố định và bổ trợ cho nhau, nếu đã áp dụng thì không thể "nhảy bước", bất kỳ giai đoạn nào bị thiếu sẽ mất đi tính liên tục vốn có, khi đó vòng lặp thiếu đi sự đồng nhất và trở nên không chặt chẽ, những rủi ro sẽ xuất hiện và khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều nguy cơ khôn lường. 5. KẾT LUẬN Toyota đã sử dụng phương pháp PDCA để tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm của mình. Họ đã thành công trong việc áp dụng PDCA để giảm thiểu các lỗi trong quá trình sản xuất và tăng cường năng suất sản xuất. Với quy trình PDCA đã mang lại rất nhiều hiệu quả và giá trị to lớn cho doanh nghiệp Toyota Việt Nam nói riêng và các doanh nghiệp lớn nhỏ khác nói chung. PDCA là một cầu nối đưa doanh nghiệp đến gần hơn với các doanh nghiệp lớn mạnh khác, là chìa khóa vàng đưa doanh nghiệp Toyota vượt qua nhiều khó khăn và trở thành một thương hiệu lớn trên thị trường. Song song đó, doanh nghiệp cần biết cách áp dụng quy trình PDCA một cách thông minh và đúng đắn để tổ chức ngày càng lớn mạnh và hiệu quả. 2057
Trong nền kinh tế luôn luôn có sự chuyển biến như hiện nay, PDCA và Kaizen ra đời như một chìa khóa giúp cho doanh nghiệp Toyota vượt qua nhiều giai đoạn khó khăn và gặt hái được nhiều thành công to lớn. Quy trình PDCA tương tự như triết lý kinh doanh Kaizen và ngược lại. Như trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”, “Kaizen có nghĩa là cải tiến”, doanh nghiệp có thể hiểu theo nghĩa “cải tiến liên tục”. Kaizen không chỉ áp dụng trong công việc mà còn áp dụng trên nhiều khía cạnh khác. Trong công việc, Kaizen là phương pháp giúp làm việc cảm thấy hiệu quả hơn bởi doanh nghiệp luôn cố gắng cải tiến quy trình. Không hề kém cạnh khi đi cùng PDCA - Phương pháp Kaizen là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp Toyota vững chắc hơn bao giờ hết. Dù ở bất cứ ở công xưởng nào trên toàn thế giới, Toyota luôn đề cao sự sáng tạo và đổi mới. Trong các công xưởng của Toyota luôn có một bộ phận được gọi là “Kaizen”. “Kaizen”, trong tiếng Nhật có thể hiểu đơn giản là “cải tiến không ngừng”. Mỗi công nhân trong công xưởng lúc nào cũng thấy các thao tác vận hành công việc được tối giản một cách bất ngờ. Theo quy trình PDCA và phương pháp Kaizen, khi có tư duy phản biện tốt và học được cách giải quyết vấn đề thì văn hóa của một tổ chức, một doanh nghiệp sẽ thay đổi. Quy trình PDCA sẽ có vai trò kiểm tra, điều chỉnh ý tưởng của nhân sự cho hợp lý và triển khai nếu có tiềm năng. Còn Kaizen sẽ có vai trò cải tiến phát huy hết khả năng của các ý tưởng các kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Chính vì thế, hai phương pháp này không thể tách rời nhau mà lại cùng bổ trợ cho nhau tạo nên một sức mạnh kiên cường mà không đối thủ nào có thể phá vỡ. Tại Nhật Bản, phương pháp Kaizen được ứng dụng sau Chiến tranh Thế giới thứ hai và đã có lịch sử hơn 50 năm. Trong đó, Toyota là doanh nghiệp đầu tiên triển khai phương pháp này. Với 10 nguyên tắc theo phương pháp Kaizen và Toyota sử dụng Kaizen để giảm tình trạng lãng phí; tạo ra những cải tiến mới, hữu dụng; Kaizen dành cho tất cả nhân viên trong Toyota và giúp hình thành văn hóa doanh nghiệp Toyota. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Huỳnh Ngọc Thành 2021. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học ở các trường ĐH theo quy mô PDCA. Tạp chí khoa học và công nghệ, số 4(113), tr 17-19. 2. Nhóm tác giả OJT Solutions 2021. Thất bại học của Toyota – NXB Phụ Nữ Việt Nam, Hà Nội. 3. Shinya Kawahara 2021. PDCA - Tự Động Hóa Doanh Nghiệp Để Giải Phóng Lãnh Đạo Và Nhân Bản Doanh Nghiệp - NXB Hồng Đức, Hà Nội. 4. Yoshiki Nakazaku 2020. Lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA – NXB Công Thương, Hà Nội. 5. Daniel Jones James Womack & Danile Roos 2007. The Machine that Changed the World - Free Press Publisher. 6. 大野耐 1978. トヨタ生産方式ーダイヤモンド社. (Taiichi Ohno: Phương thức sản xuất Toyota. – Tokyo: NXB Diamond.). 7. 若松義人 2002.トヨタ流自分を伸ばす仕事術ー成美堂出版.(Yoshihito Wakamatsu: Nghệ thuật làm việc phát triển bản thân theo phong cách Toyota. – Tokyo: NXB Seibi.). 2058
8. 井上久男 (2022), 日本企業の「PDCA 病」、トヨタ流を妄信的に見習う時代の終わり, https://sakisirujp.translate.goog/18856?_x_tr_sl=auto&_x_tr_tl=vi&_x_tr_hl=vi&zarsrc=411&utm_sou rce=zalo&utm_medium=zalo&utm_campaign=zalo, truy cập 20/03/2023 9. Adriaan Van Wyk (2019), PDCA - Make a 400 year old principle the foundation of your success, https://www.linkedin.com/pulse/pdca-make-400-year-old-principle-foundation-your-success-van-wyk, truy cập 20/02/2023 10. Nguyễn Thị Tô Phượng (2018), Ứng dụng vòng tròn quản lý chất lượng trong kế toán quản trị tại doanh nghiệp công nghiệp, https://tapchitaichinh.vn/ung-dung-vong-tron-quan-ly-chat-luong-trong-ke- toan-quan-tri-tai-doanh-nghiep-cong-nghiep.html, Tạp chí tài chính Online, truy cập 05/02/2023 2059