Bài 2: Sức mạnh của quản lý dự án

Chia sẻ: Mr Tuấn | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:35

Thêm vào BST

Báo xấu

135
lượt xem 24
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'bài 2: sức mạnh của quản lý dự án', kinh tế - quản lý, quản lý dự án phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài 2: Sức mạnh của quản lý dự án

Project management : Sức mạnh của quản lý dự án (Project Management Power) Bài 2 Nội dung bài học: bạn sẽ học về các kỹ năng của quản lý dự án, nó không phải sự may mắn, quản lý dự án sẽ tạo nên sự khác biệt trong việc tiếp cận mục tiêu của dự án. 1. Ưu điểm (sức mạnh) của quản lý dự án: 1.1. Tập trung vào………….. 1.2. Kỹ năng ……………………… ……tốt hơn 1.3. ……………………… hiệu quả hơn 2. Tại sao chúng ta cần có đề cương chi tiết của dự án: 2.1. Nó không phải vì ……………. bao gồm rất nhiều công việc, nhưng bởi vì sự St khác biệt giữa …………… công việc và …………. không rõ ràng 2.2. ……………. là tiền bạc - Việc sử dụng ……………............... dự án để kiểm soát ud một dự án dường như làm tăng thêm gánh nặng, nhưng nó tiết kiệm ………….. và ……….. trong một chu trình làm việc lâu dài. Việc áp dụng đúng cách kỹ thuật quản lý dự án, cho phép bạn kiểm soát dự án trong tầm tay của mình, thay vì phải quay cuồng theo sự hỗn loạn trong đầu của bạn vì bạn phải dự liệu tất cả en các đối tượng, vấn đề liên quan của dự án. 3. Tất cả các dự án là công việc, nhưng không phải công việc nào cũng là dự án: 3.1. Các nội dụng kết quả của một dự án phải được ………….một cách cụ thể không theo cách thức làm việc thông thường. Mỗi một dự án có ……….............xác t's định. 3.2. Một dự án là …………………............ bao gồm các nhiệm vụ khởi đầu và kết thúc được xác định giới hạn một cách rõ ràng thông qua các yếu tố: C …………...........và ………….. mong muốn. Điều này có nghĩa là mỗi một dự án sẽ có một ……………. được xác định cụ thể. op 3.3. Dự án thường bao một số lượng nhân công, vật tư và các khoản tài chính xác định để hoàn thành công việc trong một thời hạn hoặc thời gian cụ thể. 4. Sự khác biệt giữa công việc thông thường và dự án: y Công việc thông thường Các dự án • Đáp ứng các yêu cầu của khách • Sản xuất định kỳ hàng tháng theo hàng đơn hàng • • Pha một tách cà phê cho văn phòng Cung cấp các suất ăn cho các buổi lễ khai mạc của các công ty • • Viết thư ngỏ cho khách hàng tương Viết và xuất bản một quyển sách lai Repaired by Hoàng lam 1
Project management • Cung cấp hệ thống máy tính cho • Cắm (găm) máy in vào máy tính công ty của bạn • Thuê mướn một độ ngũ bán hang • cho một chi nhánh mới. Họp với một người xin việc để bàn về một thủ tục mới của pháp luật. • Tổ chức một chiến dịch tiếp thị sản • phNm mới trong 2 tuấn trên toàn Tham dự một buổi hội thảo quốc. • Đặt hàng các vật tư văn phòng • phNm Mở chi nhánh bán hàng mới St • • Viết nhật ký công việc cho người Viết báo cáo thường niên cho toàn quản lý (sếp) bộ công việc của công ty. 5. N ăm đặc điểm của các dự án: ud 5.1. Các dự án sử dụng ……………… (Con người, thời gian và tiền bạc) mà nó đã được xác định để cung cấp cho một công việc trong dự án, nhằm thỏa mãn các yêu cầu chung của công việc. en 5.2. Kết quả cuối cùng của một dự án sẽ xác định các mục tiêu của ………..và ………... lưu ý: khi một dự án được hoàn thành sẽ xuất hiện những yếu tố mới mà trước đó chưa từng xuất hiện. t's 5.3. Một dự án sẽ hoạt động theo …………., mô hình …………để đạt được các mục đích của dự án. 5.4. Một dự án thường bao gồm một …………………… để hoàn thành dự án. C 5.5. Một dự án luôn xác định trước các thời điểm bắt đầu và kết thúc. op 6. Sự cân bằng: 6.1. kết quả của một dự án là sự cân bằng giữa 3 yếu tố: ………………………….. và sự thỏa mãn (vừa lòng)……………….. y 6.2. …………………. là thời gian, con người, tài chính, các trang thiết bị và cơ sở vật chất được sử dụng để hoàn thành một dự án. Trong đó chỉ có tài chính là một yếu tố được chỉ ra một cách rõ ràng nhất nhưng thực sự các yếu tố này không thể tách rời trong khi thực hiện một dự án. 7. Bạn cần phải quan tâm đến dự án như thế nào? 7.1. Không có …………………... là quá nhỏ để không cần phải quan tâm xem xét một cách nghiêm túc khi thực hiện. Repaired by Hoàng lam 2
Project management 8. Tại sao chúng ta cần phải học quản lý dự án: 8.1. Quản lý dự án là cách đơn giản để kết hợp các ……………… và ………………….. để đảm bảo các vấn đề tài chính và thời gian luôn trong tầm kiểm soát. Quản lý dự án là công cụ đưa ra các cách thức để đảm bảo yếu tố thời gian, tránh những dự tính không rõ ràng và các phát sinh tài chính trong quá trình thực hiện dự án. 8.2. Quản lý dự án có thể giúp bạn giảm thiểu các ……………… và làm cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn để đạt được các mục tiêu của dự án mà không cần phải nỗ lực nhiều. 8.3. Quản lý dự án được ứng dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau như: St quản lý lập trình viên, quản lý xây dựng, quản lý sản xuất mà chỉ cần điều chỉnh các khái niệm và các quy trình thực hiện. ud 9. Làm sao để xác định các lợi ich từ kỹ thuật quản lý dự án 9.1. .......................................................................................................... 9.2. .......................................................................................................... 9.3. .......................................................................................................... en 9.4. .......................................................................................................... 9.5. .......................................................................................................... 9.6. .......................................................................................................... 9.7. .......................................................................................................... t's 9.8. .......................................................................................................... 9.9. .......................................................................................................... 10. 5 giai đoạn của quản lý dự án: C 10.1. Giai đoạn khởi động dự án 10.2. Giai đoạn lập kế hoạch dự án 10.3. Giai đoạn thực hiện dự án op 10.4. Giai đoạn kiểm soát dự án 10.5. Giai đoạn kết thúc dự án y Repaired by Hoàng lam 3
Project management Bài 2 (tt): Sức Mạnh Của Quản Lý Dự Án (Project Management Power) Nội dung bài học: Bạn sẽ tìm hiểu các phương pháp, các kế hoạch, các biểu đồ và các kỹ thuật hướng dẫn bạn qua 5 giai đoạn của các phương pháp quản lý dự án. 1. Các quy tắc của dự án: • Lý do mà dự án thất bại thì rất đơn giản: không đạt được ………………….của dự án tại một …………………và ……………..đã được xác định. 2. Bốn lý do tại sao các dự án có thể thất bại: St • Không đủ các………………………. • Không đủ quỹ……………….cho phép • Sự kỳ vọng của vọng của dự án………………………, không thích hợp ud hoặc kết quả không thể hoàn thành. • Sự bất đồng ……………… dẫn đến việc không thỏa mãn với các kết quả cuối cùng của dự án. en 3. Có12 quy tắc để quản lý dự án thành công: • Quy tắc 1: tôi sẽ lấy lại …………….. cho kết quả cuối cùng của dự án • Quy tắc 2: tôi sẽ xây dựng ………. cộng tác tốt nhất mà tôi có thể • Quy tắc 3: tôi sẽ khai thác và phát triển …………………………………... t's khả năng thành công của các kế hoạch và tiếp tục cập nhật. • Quy tắc 4: tôi sẽ quyết định bao nhiêu ………… mà tôi thực sự cần để thực hiện dự án • Quy tắc 5: tôi phải lập ra một kế hoạch làm việc …………………. • Quy tắc 6: tôi không nên cố gắng làm …………… khả năng tôi có thể C làm. • Quy tắc 7: tôi luôn phải nhớ rằng mọi người ………………… ở tôi. op • Quy tắc 8: tôi sẽ lập lại sự trật tự, luật lệ và tiếp tục duy trì sự hỗ trợ của ….……………. và …..…………….. • Quy tắc 9: tôi sẽ luôn sẵn lòng để ……………………….. • Quy tắc 10: tôi phải đảm bảo ……………………………………………. y về các vấn đề họ đang đối mặt (đang thực hiên). • Quy tắc 11: tôi luôn phải sẵn sàng để thử nghiệm ……………………… ……………..……………mới. • Quy tắc 12: tôi phải là một ……………………….. Hãy xem xét 12 quy tắc vàng mỗi tuần 1 lần 4. Người quản lý dự án: • Là người quản lý các vấn đề liên quan đến ……………. • Người quản lý dự án: bất kỳ ai đó là người phụ trách tất cả các vấn đề liên quan đến việc ………………………… dự án, xác định quy mô của dự án. Repaired by Hoàng lam 4
Project management Để đảm bảo sự kỳ vọng và các kết quả được thự hiện đúng ……………… và ……………………………xác định. “ Hãy học cách nói “không”nếu bạn đã quá sức. Phẩm chất quan trọng nhất của người lãnh đạo là sự hiểu biết rõ vai trò ” của mình. • Hoạt động với vai trò trách nhiệm “kép”: Người quản lý dự án ……………………. Người quản lý dự án …………………….. St 5. Hãy học cách lập kế hoạch và hành động: Người quản lý dự án phải sắp xếp một cách thông minh 9 lĩnh vực sau: • ud • • • • en • • • t's 6. Có hai hình thúc tổng quát của các hoạt động: • …………………….. và xác định các hoạt động • Hiệu chỉnh và ………………….. các hoạt động C Bạn phải là một …………………..... và …………………… quan tâm đến các vấn đề kết quả của dự án. op 7. Vai trò lãnh đạo của người quản lý dự án: • Vai trò giữa các cá nhân: Giao tiếp…………………với các cộng sự có vai trò chuyên môn khác nhau, để tạo thành tập thể làm việc thống nhất. y ………………………..bàn cãi, tranh luận trong nhóm làm việc. ……………..và thúc đNy các thành viên trong nhóm làm việc hoàn tất các phần việc được giao nhằm hoàn thành các mục tiêu của dự án. Xây dựng các…………………..rõ ràng, chắc chắn. • Vai trò của thông tin liên lạc: Sắp xếp và …………..………… họp nhóm làm việc. ………………….và duy trì kế hoạch làm việc cho các cá nhân khác trong nhóm làm việc. …………….…………..tầm nhìn của dự án đến quản lý cấp trên. Repaired by Hoàng lam 5
Project management Cung cấp ……………………. về các kết quả, chất lượng và vấn đề chuyển giao mà dự án có thể. • Vai trò quyết định: Phân biệt giữa.……………………….và..……………………….. Phân bố …………………………….. các nguồn lực nếu không dự án bị tụt lại đằng sau. Xác lập ………………….. giữa cá yếu tố tài chính, thời gian và các kết quả. Chống lại ………………….... của dự án và ………….. tài chính. 8. Sáu đặc điểm của một người quản lý giỏi: • Đặc điểm 1: ……………………………………. dự án St • Đặc điểm 2: Khả năng để quản lý……………………….một cách hiệu quả • Đặc điểm 3: Một thái độ kiên nhẫn dành cho các vấn đề …………………. • Đặc điểm 4: Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc và..……………………….. ud • Đặc điểm 5: Sự định hướng “…………………………….” • Đặc điểm 6: ………………………………… đối với các ưu tiên của dự án en t's C op y Repaired by Hoàng lam 6
Project management Giai đoạn khởi động của dự án (The Initiation Phase) 1. Bài 3: Nội dung bài học: Ngay cả khi có một ý tưởng tốt cũng có thể trở thành ý tưởng tồi tệ (dở), nếu các mục tiêu và phạm vi (tầm ảnh hưởng) của dự án không được xác định một cách rõ ràng, trước khi các nguồn lực chính được phân bổ cho dự án. 1. Xác định phạm vi ảnh hưởng của các mục tiêu cho một dự án: 1.1. các mục tiêu rõ ràng của dự án có ý nghĩa đối với mọi người: 1.1.1. Bất cứ dự án nào mà dự dịnh làm phải có ……………., nếu xét trong phạm vi tổng quát của các ………… mà nó ……………. cho con người trong các cách thức khác nhau. St 1.1.2. Dự án phải được suy nghĩ một cách …………………... 1.1.3. Các mục đích của dự án nên cung cấp các ……………… mà bạn cần để ud đánh giá mức độ thành công của dự án khi kết thúc. 1.1.4. Các mục tiêu của dự án phải thường xuyên được xem xét lại và …………………. trong toàn thể êkip thực thực hiện. en 2. Sáu tiêu chuNn để thiết lập các mục tiêu thành công (great goals): 2.1. Các mục tiêu là trái tim, nhiệm vụ và mục đích cho giai đoạn khởi động của dự án t's 2.1.1. Tiêu chuNn 1: các mục tiêu của dự án phải được …………….. một cách chi tiết. 2.1.2. Tiêu chuNn 2: các mục tiêu của dự án phải C ……………………………………… 2.1.3. Tiêu chuNn 3: các mục tiêu của dự án phải có yếu tố op …………………………… 2.1.4. Tiêu chuNn 4: các mục tiêu của dự án phải ………………………………. được y 2.1.5. Tiêu chuẫn 5: các mục tiêu của dự án phải ……………………………………… 2.1.6. Tiêu chuNn 6: Phải xác định ………………... để đạt được các mục tiêu của dự án. Repaired by Hoàng lam 7
Project management Khả thi (thực tế) Các Nhiệm Xác định chi vụ rõ ràng tiết Yếu tố thời Đo lường gian được Sự đồng thuận St ud 3. Các bước thiết lập mục tiêu của dự án: 3.1. Liệt kê danh sách của ……………………………… dự án có thể en 3.2. N ghiên cứu danh sách các mục tiêu và mạnh dạn loại bỏ bất cứ nội dung nào ………… trực tiếp đến dự án. 3.3. ………………….. bất cứ nội dung nào mà không phải là mục tiêu của kết quả t's cuối cùng. 3.4. Kiểm tra tất cả các mục tiêu xem có thích hơp với sáu …………….. C *** sự chuẩn bị tốt nhất cho công việc của ngày mai là hãy làm tốt nhưng công việc của ngày hôm nay. op 4. Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của dự án: 4.1. Phạm vi của dự án là ………………………….. của dự án. y Phạm vi, tầm Mức độ phức tạp ảnh hưởng Mục tiêu của dự án Repaired by Hoàng lam 8
Project management 5. Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của một dự án có thể bao gồm 1 hoặc nhiều vấn đề sau: 5.1. Khối lượng công việc của dự án có thể ……………….. là bao nhiêu 5.2. Thời gian …………………… dự án 5.3. Vai trò (nghĩa vụ) của các …………………… 6. Hiểu rõ tính chất mạo hiểm và bắt buộc của dự án: 6.1. Một nhà quản lý dự án giỏi có thể lường trước (nhìn thấy trước) ……………….. 6.2. Tính chất ……………. của dự án là yếu tố chính khi tiến hành lập kế hoạch của dự án, cũng như khi dự án đang thực hiện. St 7. N hững yếu tố bắt buộc sẽ đem dự án tới thành công: ud 7.1. Bao nhiêu ……….. sẵng sàn cho dự án và khi nào được giải ngân. 7.2. Khi nào thì dự án phải ……………………………….. en 7.3. N hững yêu cầu bên trong của ……………………...….. 7.4. N hững yêu cầu bên ngoài của ………………………….. t's 7.5. Bạn có thể tạo sự đồng lòng (nhất trí) giữa ………………..trong êkip làm việc. 7.6. Bạn có sẵn sàng ……… các vấn đề mà nó liên quan đến các nhu cầu của bạn 7.7. Liệu có cách thức nào khác để thực hiện dự án mà ít ……………… hoặc sử C dụng ít nguồn lực không? 8. Ba hình thức bắt buộc của dự án: op 8.1. N hững dự án mà có thể được ………………… 8.2. N hững dự án mà ………………………………. giữa chừng y 8.3. N hững dự án xuất phát từ những kế hoạch nghèo nàn (không hoàn chỉnh) hoặc không có các nguồn hỗ trợ 9. N hững điều bắt buộc của dự án: 9.1. Điều 1: ………………………………………… 9.2. Điều 2: ………………………………………… Repaired by Hoàng lam 9
Project management 9.3. Điều 3: ………………………………………… 9.4. Điều 4: ………………………………………… 9.5. Điều 5: ………………………………………… 9.6. Điều 6: ………………………………………… *** Tấn công là cách phòng vệ tốt nhất. St ud en t's C op y Repaired by Hoàng lam 10
Project management Giai đoạn khởi động của dự án (The Initiation Phase) Bài 31: Nội dung bài học: sinh viên sẽ học cách để làm sao xây dựng nhóm làm việc (êkip) tốt nhất mà sinh viên có thể thực hiện. 1. Xây dựng nhóm làm việc cho một dự án: 1.1. Một nhóm làm việc (êkip) lý tưởng là nhóm có thể hoàn thành công việc …………..………..... và trong giới hạn …………..…. cho phép, mà bạn không mất nhiều thời gian để quản lý. 2. Nhóm làm việc cho một dự án nhiều thành phần và đa kỹ năng: 2.1. Nhóm làm việc cho một dự án là một tập hợp các cá nhân với những khác biệt St về: ………………, ……………….., ……………., ……………… và………………….. ud 3. Các vấn đề cần quan tâm dành cho nhóm làm việc (êkip): 3.1. Sự …………………….………. để hoàn thành các nhiệm vụ của dự án. 3.2. Nếu bạn có thể chỉ định bất kỳ ai đó ….…………………, thì những người này là en ai và tại sao bạn có thể chỉ định họ? 3.3. Giao nhiệm vụ cho ……………………… những gì bạn thực sự muốn họ làm, và mức độ giám sát mà bạn sẽ yêu cầu như thế nào. t's 3.4. Những nhân nhiên này đến từ đâu: 3.4.1. Là …………………… của bạn và những người khác trong cùng bộ phận với bạn. 3.4.2. Những …………………. đến từ những phòng ban khác, thì ai khác sẽ là C người gánh vác công việc cho họ. Chi phí phát sinh là …………..…..để đào tạo những nhân viên này? Phải đào tạo họ trong …………………………………….Và họ có sẵn lòng đồng ý với op ………………… của bạn. Hoặc một người quản lý khác giới thiệu nhân viên của họ cho bạn vì họ muốn………………...những người này. 3.4.3. Thuê mướn và đào tạo nhân viên ………………… 3.4.4. Thuê mướn nhân viên ………………. (với sự chọn lựa kỹ lưỡng bạn có y thể điều chỉnh nhân lực cho dự án một cách linh động, thuê nhân công khi bạn cần và để họ ra đi khi họ hoàn thành công việc) 3.5. Có kế hoạch …………………………… nhân viên hợp lý. 4. Ai là những thành viên chủ chốt (cơ hữu) cho nhóm làm việc? 4.1. Những thành viên chủ chốt của dự án là những người có vai trò …………. trong dự án, họ là những người tham gia dự án từ giai đoạn ………..…….. cho đến giai đoạn …………………… Repaired by Hoàng lam 11
Project management 4.2. Họ là: 4.2.1. Chính bạn 4.2.2. Những người quản lý, …….…..………. và ………………………. 4.2.3. Những người chủ chốt (key players) như: ………………………… ………………………………………………………….………… 5. Những đóng góp của vai trò cá nhân có chống lại tập thể? 5.1. Chức năng của nhóm làm việc tập thể giống như vai trò của các thành viên trong ………………………. St 6. Làm sao để bạn có thể xây dựng nhóm làm việc tốt nhất? 6.1. Đầu tiên dựa vào những mục tiêu được tổng hợp lại từ các dự án đã thực hiện trước đó, liệt kê tất cả ………............. cần có để hoàn thành những mục tiêu ud chính của dự án. 6.2. Tiếp theo, mô tả ………………………. cho mỗi cá nhân, mà họ sẽ đảm nhiệm các công việc mà bạn sẽ giao. Những mô tả này nên vắn tắt, từng điểm một và en ………………… 7. Bạn sẽ làm gì trong những lần tiếp theo: 7.1. Rất hiếm khi các dự án tiếp theo sẽ có cùng hình ………………………. với các t's dự án đã từng thực hiện. 7.2. Dự án thường tạo ra một các tập thể ……………... C op y Repaired by Hoàng lam 12
Project management Giai đoạn lập kế hoạch của dự án (The Planning Phase) Bài 4: Nội dung bài học: tìm hiểu khái niệm giai đoạn lập kế hoạch của dự án (the planning phase). Xác định hướng đi đúng đắn cho dự án, trong giai đoạn này việc xác lập kế thời gian thực hiện và xác định ngân sách cho dự án, cái nào cần được xác định trước? 1. Xác lập thời gian để các nội dung của dự án cùng thực hiện tại một thời điểm: 1.1. Các bước trong giai đoạn xác lập một kế hoạch làm việc được tiến hành tuần tự, bao gồm các nội dung sau: 1.1.1. Xác lập một ……………………………… giả định. St 1.1.2. Ước lượng …………………….để thực hiện các nhiệm vụ. 1.1.3. Xác định các ngày trong kế hoạch làm việc cho ……………… của dự án ud và tạo ra lịch làm việc cho ………………………. 1.1.4. Hiệu chỉnh …………………….. tùy thuộc vào …………………….… của các nguồn lực en 1.1.5. Lập thành bảng kế hoạch làm việc hoàn chỉnh. 2. Ước Lượng Thời Gian: t's 2.1. Năm lựa chọn để đánh giá, lượng giá một cách tốt nhất. 2.1.1. Đặt câu hỏi ………………….…....... mà họ thực sự sẽ thực hiện những công việc của dự án. C 2.1.2. Có được các ý kiến ……………………. của các chuyên gia. 2.1.3. Tìm kiếm …………………..trong các nhiệm vụ đã thực hiện ở những dự op án trước đó, để xác định được thời gian thực hiện là bao lâu. 2.1.4. Kiểm tra xem thời gian sử dụng các nguồn lực là bao lâu? y 2.1.5. Dự đoán một cách tốt nhất dựa trên ……………………………….. 3. Trường hợp tốt nhất và xấu nhất 3.1. Có 3 tiêu chí để đánh giá các trường hợp: 3.1.1. ……………….. tối ưu nhất. 3.1.2. ………………….... bi quan. 3.1.3. …………………... khả thi (thực tế). Repaired by Hoàng lam 13
Project management 4. Yếu tố tự chủ: 4.1. Những nhiệm vụ đòi hỏi ……………….. cao nhất thường là những việc mà bạn phải thực hiện trước hoặc những việc bạn phải tự thực hiện. 4.2. Mức độ …………………… hoặc …………………. của các nhiệm vụ cũng ảnh hưởng tới mức độ tự chủ. 5. Hãy viết tất cả lên giấy: 5.1. Việc ước lượng độ dài thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ của dự án, đồng thời cũng yêu cầu xác định thời gian để hoàn tất mỗi nhiệm vụ. St 6. Lập bảng kế hoạch làm việc: 6.1. Lập danh sách các công việc cần làm. ud 6.2. Lên lịch làm việc. 6.3. Mô hình hóa bảng kế hoạch làm việc. en 6.4. Xác lập các mốc bắt đầu và kết thúc. 7. Đánh giá (thNm định) kế hoạch làm việc cho dự án của bạn: t's 7.1. Có hay không số lượng cố định ……………… mà bạn sẽ sử dụng cho dự án hoặc bạn có thể bổ sung? 7.2. Có hay không một ngày ……………………… mà dự án buộc phải hoàn tất? C 7.3. Có thể …………………. ngày hoàn tất (kết thúc) của dự án hay không? 7.4. Mọi người sẽ làm việc theo chế độ bình thường hay sẽ phải làm việc…………? op 7.5. Tất cả các nguồn lực hiện tại đã được chuNn bị sẵn sàng chưa? 8. Thời gian “chết” của dự án: y 8.1. Sự khác biệt giữa thời gian…………………...để thực hiện 1 nhiệm vụ và thời gian …………………để hoàn tất nhiệm vụ, được gọi là thời gian “chết”. 8.2. Thời gian “chết” cũng được hiểu là khoảng thời gian dự án bị đình trệ 8.3. Thời gian kết thúc trễ nhất - Thời gian khởi động sớm nhất - Thời gian thực hiện theo kế hoạch = Tổng thời gian “chết”. 8.4. N ếu tổng thời gian “chết” bằng Zero, thì dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch đã lập. Repaired by Hoàng lam 14
Project management 8.5. Khối lượng thời gian “chết” là khối lượng thời gian “mềm” cho việc khởi động các nhiệm vụ của dự án. 9. Sử dụng bảng kế hoạch để tính toán thời gian “chết” và định hướng công việc: 9.1. Liệt kê ……………. và ước lượng …………….. thực hiện trong bảng kế hoạch. 9.2. Tính toán thời gian …………….. sớm nhất cho mỗi nhiệm vụ. 9.3. Tính toán thời gian …………….. sớm nhất cho mỗi nhiệm vụ. 9.4. Tính toán thời gian bắt đầu ………………. cho mỗi nhiệm vụ. 9.5. Tính toán thời gian kết thúc ……………… cho mỗi nhiệm vụ. St 9.6. Xác định tổng thời gian “chết” cho mỗi nhiệm vụ. ud 9.7. Tính toán các ngày trong lịch làm việc. 10. Tiêu chuNn hóa kế hoạch làm việc: 10.1. Ba chiến lược để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ mà nó không theo các en định hướng: 10.1.1. Lập kế hoạch cho tất cả các nhiệm vụ mà không quyết định……………. có thể thực hiện. 10.1.2. Lập kế hoạch cho tất cả các nhiệm vụ mà không quyết định……………. t's có thể thực hiện. 10.1.3. Lập kế hoạch một hệ thống thay thế các nhiệm vụ. 11. Các quy luật phân bổ nguồn lực: 11.1. Đảm bảo rằng bạn biết một cách ………………… về các nguồn lực. C 11.2. Phân bổ một cách phù hợp nhất, ………………… cho mỗi nhiệm vụ 11.3. Sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả để đảm bảo ……………………. trong kế hoạch làm việc một cách nhỏ nhất. op 11.4. Liên tục lập lại kế hoạch cho tới khi bạn đạt được sự cân bằng. 12. Các lựa chọn để điều chỉnh kế hoạch làm việc: 12.1. Thay đổi ……………………….. của dự án hoặc bổ sung các nguồn lực. y 12.2. Cho phép sử dụng nhiều ………………..… hoặc chia công việc làm hai. 12.3. Dời công việc tới thời điểm khi mà các nguồn lực ……..…..…………… 12.4. Cho phép ………………………. trong mỗi công việc để hoàn thành dự án 13. Xây dựng ngân sách cho dự án: 13.1. Các chi phí liên quan một cách chặt chẽ ……..………………. của dự án. 13.2. Các chi phí liên quan một cách chặt chẽ …………..………………. và các kế hoạch. Thực hiện ……….……………… hơn thường chi phí cao hơn. 13.3. Các chi phí cần phải có ......................................... Repaired by Hoàng lam 15
Project management 14. Bạn sẽ cần bổ sung ngân sách cho các nguồn sau: 14.1. Các nhân viên. 14.2. Các nhà ………………………..bên ngoài. 14.3. Các nhà quản lý khác hoặc các ………………… 14.4. ……………………………………. dịch vụ khác. 14.5. …………………….…………………………….. 14.6. …………………….…. nhân viên các phòng ban. 14.7. …………………………………………………… 14.8. Các tiêu chuNn hướng dẫn về ………………….… 15. Các hình thức quyết định ngân sách: 15.1. ……………………………… 15.2. ……………………………… St 16. Tối ưu ngân sách: 16.1. Cắt giảm các ………………………....….. chồng chéo. ud 16.2. Tiếp tục cắt giảm các ……………….. không cần thiết. 16.3. Tối ưu hóa các khoản chi phí. 16.4. Hạn chế các chi tiêu không cần thiết. 16.5. Đệ trình các khoản ngân sách cần chi. en 17. Qui tắc ba phần cho dự thảo ngân sách: 17.1. …………………………… dành cho chi phí ban đầu. 17.2. …………………………… dành cho các chi phí còn lại. t's 17.3. …………………………… dành cho chi phí dự phòng. 18. Gỡ bỏ các hạn chế: 18.1. Có được càng nhiều càng tốt các chữ ký………………………………. 18.2. Thành lập một ……………………………… C 19. Các lý do đầu tiên để lập kế hoạch: 19.1. ……………………. bạn đang ở đâu bây giờ op 19.2. ……………………. bạn muốn đi đâu. 19.3. ……………………. đường hướng và các nguồn lực cần có để đi tới nơi bạn cần đến. y 20. Phối hợp tất cả lại với nhau: 20.1. ………………… xem xét lại toàn bộ dự án. 20.2. …………………………. của dự án. 20.3. ……………………. và …………………. của dự án. 20.4. ………………………………….. của dự án. 20.5. ……………………..cấu trúc công việc. 20.6. Xây dựng biểu đồ hệ thống công việc. 20.7. Chi tiết của nguồn lực: 20.7.1. ……………………… 20.7.2. ……………………… Repaired by Hoàng lam 16
Project management 20.7.3. …………………… 20.8. Chi tiết của ngân sách. 20.9. Tổ chức của dự án. 20.10. …………… hoạt động. 20.11. ………………………. 20.12. ………………………. 20.13. ………………………. 21. Ai là người viết kế hoạch cho dự án: 21.1. Sáng tạo kế hoạch cho …………………… và xem xét lại kế hoạch: 21.1.1. N hững điểm hạn chế: • Rất khó để xác định …………………….. trong hệ thống biểu đồ công St việc hoặc trong việc phân chia công việc. • Bạn có thể khó xác định được các ……………………….. hoặc các công việc chưa hoàn thành. ud • Bạn có thể không có đủ ………………….. • Rất khó để thấy ………………….. của bạn. • Trong một dự án …………………., rất hiếm khi một người có đủ chuyên môn và kinh nghiệm cho tất cả các công việc. en • Mọi người có lẽ cảm thấy tôi đã bỏ quên …………….. 21.1.2. N hững thuận lợi: • Có thể thực hiện …………….. t's • Bạn có thể tự hoàn thành công việc trước khi các thành viên trong nhóm làm việc được hình thành. 21.2. Xây dựng kế hoạch với các thành viên chủ chốt (key players): C 21.2.1. N hững điểm hạn chế: • Tốn ………………… • Mức độ khác nhau của các ……………………… sẽ phải rõ ràng. op • ………………… phải được giải quyết và thỏa hiệp. • …………………. cho các hoạt động trước khi lập kế hoạch. 21.2.2. N hững thuận lợi: y • ………………………… giữa các thành viên trong nhóm làm việc. • Hiểu biết rõ ràng hơn về ……………………………. của các thành viên trong nhóm làm việc. • Có thể xác định các khả năng xung đột. 22. Tiêu chuNn hóa các tình huống để đảm bảo dự án không bao giờ bị vỡ kế hoạch: 22.1. …………………………………………. 22.2. …………………………………………. 22.3. ………………………………………… 22.4. ………………………………………… Repaired by Hoàng lam 17
Project management 23. Các hình thức công việc thường bị bỏ sót trong kế hoạch: 23.1. ………………………………………………. 23.2. ………………………………………………. 23.3. ………………………………………………. 23.4. ………………………………………………. 23.5. ………………………………………………. 23.6. ………………………………………………. 23.7. ………………………………………………. 24. Kiểm tra thực tế trước khi đệ trình kế hoạch: 24.1. ………………………………………………. 24.2. ………………………………………………. 24.3. ………………………………………………. St 24.4. ………………………………………………. 24.5. ………………………………………………. 24.6. ………………………………………………. ud 24.7. ………………………………………………. 25. Lập kế hoạch trình bày cho phần đệ trình: 25.1. ……………………………………………….. en 25.2. ……………………………………………….. 25.3. ……………………………………………….. 25.4. ……………………………………………….. 25.5. ……………………………………………….. t's ……………………………………………………………. 25.6. ………………………………………………… …………………………………………………………….. 25.7. ……………………………………………….. C op y Repaired by Hoàng lam 18
Project management Giai đoạn thực hiện dự án (The Execution Phase) Bài 5: Nội dung bài học: tìm hiểu giai đoạn thực hiện dự án (the execution phase). Bắt đầu thực hiện dự án theo đúng hướng kế hoạch, vai trò lãnh đạo của dự án. 1. Hãy làm ngay và làm cho đúng: 1.1. Các sự kiện khởi động dự án hoặc “tiểu” dự án cần hoàn thành những nội dung sau: 1.1.1. ……………... mục tiêu của dự án đến toàn bộ các thành viên của dự án. 1.1.2. Tiến tới ………………………….… những nội dung bạn cần cho dự án. St 1.1.3. Tiến hành chỉ định ………………… cho dự án. ud 1.1.4. Xác định ………………… và ……………………… của dự án. 1.1.5. ………………..lại toàn bộ kế hoạch và lịch làm việc. en 1.1.6. Giải thích những …………………………………….. 1.1.7. Giao trách nhiệm …………….. cho nhân viên các công việc sẽ thực hiện t's 2. Buổi họp đầu tiên của dự án: 2.1. Thiết lập mô hình cho các cuộc họp trong tương lai. 2.1.1. ……………….đúng giờ. C 2.1.2. Xây dựng và chuyển giao ………………………………trước cuộc họp. 2.1.3. Tiến hành ……………………..tại một cuộc họp. op 2.1.4. Khuyến khích …………………………………… 2.1.5. Viết ………………………. y 2.1.6. Chỉ định …………………………………. Cho cuộc họp tiếp theo. 2.1.7. Tán thành và ……………… các hoạt động tiếp theo hoặc các nội dung được yêu cầu thực hiện. 2.1.8. Kết thúc cuộc họp ………………………………….. 2.1.9. Hãy ……………………. …………………… đang tham gia cuộc họp. 2.1.10. Đảm bảo các nội dung hành động và các nhiệm vụ …………………… Repaired by Hoàng lam 19
Project management 2.2. Giới thiệu …………………. của nhóm làm việc. 2.3. Xem lại các nội dung ………...............của dự án. 2.4. ………………………………………………….. 2.5. ………………………………………………….. 2.6. ………………………………………………….. 2.7. Nếu phải quyết định bởi nhóm, hãy thực hiện những bước sau: 2.7.1. Thảo luận …………….và ………………….. từ tất cả các thành viên. 2.7.2. Đừng cho phép ……………………......... lấn át cuộc thảo luận. 2.7.3. …………………………………………………………………. 2.7.4. Chỉ định các vị trí lãnh đạo và ………………………………… St 3. Trong những cuộc hộp “tay đôi” đầu tiên, những nội dung sau nên được làm sáng tỏ và xem xét một cách riêng lẻ: 3.1. ………………………………………. ud 3.2. ………………………………………. 3.3. ………………………………………. 3.4. ………………………………………. 3.5. ………………………………………. en 3.6. ………………………………………. 3.7. ………………………………………. 3.8. ………………………………………. t's 4. Những thông tin mà mỗi thành viên của dự án cần biết: 4.1. …………………………………………………………………………………. 4.2. …………………………………………………………………………………. 4.3. …………………………………………………………………………………. C 4.4. …………………………………………………………………………………. 4.5. …………………………………………………………………………………. 4.6. …………………………………………………………………………………. op 4.7. …………………………………………………………………………………. 4.8. …………………………………………………………………………………. 4.9. …………………………………………………………………………………. 4.10. .................................................................................................................. y 5. Lãnh đạo: 5.1. Những điều quan trọng để xây dựng hình ảnh lãnh đạo của bạn: 5.1.1. ………………………………………………………………………….. 5.1.2. ………………………………………………………………………….. 5.1.3. ………………………………………………………………………….. 5.1.4. ………………………………………………………………………….. 5.1.5. ………………………………………………………………………….. 5.1.6. ………………………………………………………………………….. Repaired by Hoàng lam 20