Bài 5. PR và một số hoạt động có liên quan

Chia sẻ: Phi Nguyen | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:38

Thêm vào BST

Báo xấu

126
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Media Relations - Quan hệ báo chí là thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa một tổ chức và báo chí. Mối quan hệ này bao gồm việc phổ biến, truyền đạt có mục đích những thông điệp của tổ chức đến công chúng thông qua những phương tiện truyền thông có chọn lọc, không phải trả tiền, để phục vụ những mục tiêu cụ thể

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài 5. PR và một số hoạt động có liên quan

Bài 5 PR VÀ MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CÓ LIÊN QUAN 1. Truyền thông 2. Tổ chức sự kiện 3. Xử lý khủng hoảng 4. Tài trợ cộng đồng 5. Chăm sóc khách hàng 6. Xây dựng thương hiệu 7. Câu hỏi nghiên cứu.
1. Truyền thông 1.1. Khái niệm Media Relations - Quan hệ báo chí 1.2. Quan hệ với giới truyền thông 1.3. Vai trò của PR với giới truyền thông.
1.1. Khái niệm Media Relations - Quan hệ báo chí • Media Relations - Quan hệ báo chí là thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa một tổ chức và báo chí • Mối quan hệ này bao gồm việc phổ biến, truyền đạt có mục đích những thông điệp của tổ chức đến công chúng thông qua những phương tiện truyền thông có chọn lọc, không phải trả tiền, để phục vụ những mục tiêu cụ thể • Quan hệ báo chí còn hỗ trợ cho việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa tổ chức với các nhóm cộng đồng. Những sự kiện và hoạt động tài trợ thường được báo chí làm cầu nối để công chúng biết đến những hoạt động đó của tổ chức • Thêm nữa, khi có một thông tin xấu nào đó về tổ chức xuất hiện, mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí sẽ giúp cho tổ chức có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc đính chính hoặc xử lý khắc phục.
1.2. Quan hệ với giới truyền thông • Quan hệ với giới truyền thông đã trở thành một trong các nhiệm vụ trọng tâm của PR. Mặt khác, trên thực tế, có một số đáng kể nhà báo, phóng viên, biên tập viên đã chuyển công tác sang làm PR tại các doanh nghiệp. Các sinh viên ngành truyền thông ra trường cũng được các doanh nghiệp tuyển dụng để làm nhân viên PR • Bên cạnh đó, những thông tin bắt nguồn từ các hoạt động PR xuất hiện ngày càng nhiều trên các bản tin của báo chí cũng như các đài phát thanh, truyền hình • Những điều này đã tăng cường thêm mối quan hệ nghề nghiệp giữa PR và ngành truyền thông cả chiều rộng lẫn chiều sâu.
1.3. Vai trò của PR với giới truyền thông • PR đang ngày càng trở thành một nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho các cơ quan truyền thông. Một số đáng kể các bài báo cũng như phóng sự truyền thanh và truyền hình đều có nguồn gốc từ hoạt động PR • Ngược lại, các phương tiện truyền thông lại cung cấp thông tin cho những người làm PR thông qua các vấn đề, sự kiện, những thay đổi đang diễn ra ngoài xã hội mà các phương tiện truyền thông này đề cập. Nhờ đó, người làm PR có thể theo dõi, nắm bắt được các vấn đề xã hội cũng như xu hướng và ý kiến công chúng. Từ đó, giúp ích rất nhiều cho việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động PR.
2. Tổ chức sự kiện 2.1. Khái niệm về “Tổ chức sự kiện” 2.2. Các nguyên tắc cơ bản khi tổ chức sự kiện 2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện 2.4. Rủi ro trong tổ chức sự kiện 2.5. Phân biệt tổ chức sự kiện và PR 2.6. Vai trò của PR trong tổ chức sự kiện 2.7. Hiệu quả của PR qua tổ chức sự kiện.
2.1. Khái niệm về “Tổ chức sự kiện” • Tổ chức sự kiện là hoạt động nhằm mục đích gây sự chú ý của công chúng để giới thiệu, quảng bá, tạo ra mối quan hệ có lợi cho tổ chức • Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện như: họp báo, hội nghị, hội chợ, triển lãm, lễ hội, văn nghệ, thể thao, v.v…
2.2. Các nguyên tắc cơ bản khi tổ chức sự kiện • Ý tưởng thích hợp: là tiêu chí quyết định phương pháp tổ chức • Mục tiêu rõ ràng: nhằm hỗ trợ cho chiến lược của tổ chức • Xác định đúng công chúng mục tiêu: tránh phân tán nguồn lực và thời gian • Chuẩn bị chu đáo: để có thể đạt được kết quả tối ưu nhất.
2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện (Phụ lục 4 ) Ra quyết định 5 W & 1 H Điều nghiên từng chi tiết cơ bản Lên kế hoạch tổ chức Thiết kế sự kiện Hình dung về sự kiện Dự phòng tình huống bất trắc Theo dõi sau sự kiện
Các bước trong tiến trình tổ chức sự kiện: 1. Ra quyết định “5W và 1H” (what, why, who, where, when and how). Sự kiện gì? Tại sao tổ chức sự kiện? Mời ai? Tổ chức ở đâu? Khi nào? Và tổ chức như thế nào? 2. Điều nghiên từng chi tiết cơ bản: chọn ngày giờ, địa điểm; cung đường đi; thực đơn; hình thức giải trí phù hợp trong sự kiện; trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, hình ảnh; v.v… 3. Lên kế hoạch tổ chức: theo lộ trình từng mốc thời gian trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện, kèm theo đó là kế hoạch về ngân sách hoạt động cho sự kiện
4. Thiết kế sự kiện: Thiết kế, biên tập các sản phẩm in ấn cho sự kiện, thiết kế cách trang hoàng địa điểm tổ chức 5. Hình dung về sự kiện: tưởng tượng về sự kiện, cảm nhận nó bằng mọi giác quan để xác định màu sắc, âm thanh, cách trang trí trong sự kiện 6. Dự phòng tình huống bất trắc: công tác chuẩn bị về hậu cần, an ninh, cấp cứu y tế cũng như các kế hoạch đối phó với những tình huống bất thường có thể xảy ra 7. Theo dõi sau sự kiện: cân đối thu chi sau sự kiện, đánh giá thành quả, và gửi thư cảm ơn.
2.4. Rủi ro trong tổ chức sự kiện • Trên thực tế, không ít tổ chức đã gặp ph ải những rủi ro trong tổ chức sự kiện. Mặc dù, đó là chương trình có tầm cỡ, khách mời là những nhân vật nổi tiếng mà công chúng đã quen thuộc. Khi sự kiện đang diễn ra, dù toàn bộ quy trình được thực hiện một cách hoàn hảo đúng như kế hoạch, song vẫn có thể gặp phải những sự cố như: thái độ của nhân vật nổi tiếng được mời đến; phát biểu khiếm nhã từ khách mời; cách thức khuyến mãi vé vào cửa; hoặc thậm chí từ các yếu tố bất khả kháng như mưa, bão; v.v… • Do đó, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, cần dự liệu những tình huống xấu có thể xảy ra và dự phòng các biện pháp đối phó kịp thời.
2.5. Phân biệt tổ chức sự kiện và PR • Tổ chức sự kiện và PR thường đi kèm nhau trong một chiến dịch tiếp thị nhưng đây là hai hoạt động riêng biệt và có những đặc trưng khác nhau. Tổ chức sự kiện là bề nổi còn PR là phần chìm. Thông qua sự kiện, PR chuyển tải đến công chúng thông điệp của tổ chức. Và công chúng, cũng thông qua sự kiện, có một cái nhìn thiện cảm và thông hiểu tổ chức hơn • Tổ chức sự kiện là sự phối hợp giữa các yếu tố: bán hàng, PR, nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường.
2.6. Vai trò của PR trong tổ chức sự kiện • Vai trò của PR hiện diện trong tất cả các khâu tổ chức sự kiện, từ khâu ý tưởng cho đến tiến trình thực hiện và đánh giá kết quả • Song song với tổ chức sự kiện là các chiến dịch PR nhằm quảng bá và tiếp thị hình ảnh công ty, gây ảnh hưởng đến công chúng về tên tuổi và sản phẩm của công ty.
2.7. Hiệu quả của PR qua tổ chức sự kiện • Được đánh giá qua số lần xuất hiện của sự kiện đó, hoặc số lần người đại diện tổ chức trả lời trên các phương tiện truyền thông. Việc đánh giá cũng có thể qua số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử hoặc tiếp tục mua thêm sản phẩm mới • Có thể nói, tổ chức sự kiện là “bạn đồng hành” với PR trong các chiến lược của marketing. Với những ưu thế riêng của từng hoạt động, sự kết hợp giữa chúng sẽ tạo ra một hiệu quả tối ưu.
3. Xử lý khủng hoảng 3.1. Khủng hoảng - Cơn ác mộng của doanh nghiệp 3.2. Tầm quan trọng của hoạt động xử lý khủng hoảng 3.3. Một số điều cần lưu ý khi đối mặt với khủng hoảng 3.4. Những nguyên tắc chung nhất xử lý khủng hoảng.
3.1. Khủng hoảng - Cơn ác mộng của doanh nghiệp • Khủng hoảng chính là cơn ác mộng của các doanh nghiệp. Có rất nhiều cuộc khủng hoảng của các công ty lớn, nhỏ khiến công chúng bàng hoàng và bản thân công ty thì điêu đứng • Công ty phải mất rất nhiều thời gian và công sức để xây dựng hình ảnh của mình có chỗ đứng trong lòng công chúng, nhưng hình ảnh đó có thể bị cuốn trôi theo dòng thác dữ dội của khủng hoảng • Ngoài những thiệt hại về tài chính, việc mất lòng tin từ công chúng kéo theo sự suy giảm về thương hiệu khiến nhiều công ty đôi khi đã phải đứng trên bờ vực của sự phá sản.
3.2. Tầm quan trọng của hoạt động xử lý khủng hoảng • Quản trị khủng hoảng là phần quan trọng và ph ức t ạp nhất của nghề nghiệp PR. Tính chất quan tr ọng c ủa nó không thua kém gì việc nghĩ ra các ý tưởng hay và độc đáo trong lĩnh vực marketing • Bộ phận PR, ngoài việc đảm trách các hoạt động quan hệ công chúng, còn phải gánh vác việc xử lý các tình huống khủng hoảng. Đôi khi, trước những biến cố lớn, các công ty còn phải nhờ đến sự trợ giúp từ các công ty PR chuyên nghiệp • Việc giải quyết và khắc phục các tình huống khủng hoảng cũng là yếu tố để so sánh mức độ chuyên nghiệp và đẳng cấp của những người làm PR.
3.3. Một số điều cần lưu ý khi đối mặt với khủng hoảng • Khi gặp khủng hoảng, đừng lúng túng và thụ động • Không nên có tâm lý sợ “vạch áo cho người xem lưng”, bưng bít thông tin. Thái độ im lặng hoặc giấu giếm chỉ làm sự việc thêm trầm trọng • Việc giải quyết không được phó mặc cho các bộ phận không chuyên nghiệp, không có kinh nghiệm xử lý tình huống xấu đảm đương. Điều này càng “đổ dầu vào lửa”, đẩy khủng hoảng đi xa hơn • Những thời điểm như vậy, chỉ có các chuyên gia giàu kinh nghiệm mới có khả năng giải quyết vấn đề một cách thấu đáo, xoay chuyển tình thế sang chiều h ướng tích cực và giảm thiểu các hậu quả xấu có thể xảy ra.
3.4. Những nguyên tắc chung nhất xử lý khủng hoảng • Công ty cần phải có ngay một kế hoạch rõ ràng, ch ủ động đ ể đ ối phó. Kế hoạch này sẽ được triển khai thực hiện với cơ quan tham mưu là bộ phận PR và tổng chỉ huy phải là nhà qu ản trị cao cấp nhất công ty • Đầu tiên phải trấn an ngay từ nội bộ công ty, tránh gây nên b ầu không khí lo lắng, hốt hoảng trong nội bộ. Đối v ới bên ngoài, ph ối hợp với các cơ quan truyền thông “hạ nhiệt” những dư luận về công ty đang xôn xao trong công chúng. Bên cạnh đó, thông báo cho các đối tác, cổ đông, nhà phân phối, nhà đầu tư, … nhằm h ạn ch ế b ớt những hiểu lầm và lo ngại từ nhóm công chúng này • Mặt khác, liên hệ lãnh đạo các cơ quan công quyền quản lý lĩnh vực công ty đang hoạt động có tiếng nói chính th ức trấn an công chúng. Bên cạnh đó, ý kiến tích cực từ các chuyên gia trong ngành, các tổ chức xã hội, đại diện người tiêu dùng, v.v… cũng có th ể giúp gỡ rối cải thiện tình hình trở nên sáng sủa hơn.