Bài giảng Hành vi tổ chức: Chương 15 - TS. Hồ Thiện Thông Minh

HÀNH VI TỔ CHỨC

HỒ THIỆN THÔNG MINH W W W . P R E N H A L L . C O M / R O B B I N S

PHAÀN BA

CƠ SỞ CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC

CAÁP ÑOÄ TOÅ CHÖÙC 15

g n ơ ư h C

SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY :

Xác định 6 yếu tố chính định nghĩa một bộ máy tổ chức.

2. Giải thích đặc điểm của nền hành chính sự nghiệp.

Trình bày cấu trúc theo kiểu ma trận.

4. Giải thích các đặc điểm của tổ chức ảo.

U Ể I H M Ì T N Ầ C H N Í H C U Ê I T C Ụ M C Á C

Tóm tắt các lý do nhà quản trị muốn tạo các tổ chức không có ranh giới.

SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY :

So sánh các mô hình tổ chức cơ học và hữu cơ.

Liệt kê các yếu tố nhằm phân biệt các cấu trúc tổ chức.

8. Giải thích việc ứng dụng mang tính hành vi trong các

công việc thiết kế tổ chức.

) t t ( U Ể I H M Ì T N Ầ C H N Í H C U Ê I T C Ụ M C Á C

Cấu trúc tổ chức là gì?

Các yếu tố chính: Các yếu tố chính:

• Chuyên môn hóa • Chuyên môn hóa

• Bộ phận hóa • Bộ phận hóa

Cấu trúc tổ chức

• Hệ thống điều hành • Hệ thống điều hành

• Phạm vi kiểm soát • Phạm vi kiểm soát

• Tập quyền và phân • Tập quyền và phân

Xác định các công việc được chính thức phân công, tập hợp và phối hợp như thế nào ?

quyền quyền

• Chính thức hóa • Chính thức hóa

Cấu trúc tổ chức là gì? (tt)

Phân công lao động: Phân công lao động: Chuyên môn hóa

• Sử dụng lao động có hiệu • Sử dụng lao động có hiệu

quả quả

• Gia tăng năng súat lao động • Gia tăng năng súat lao động thông qua công việc có tính thông qua công việc có tính lặp lại lặp lại

Mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau.

• Giảm thời gian chết trong • Giảm thời gian chết trong công việc do đó gia tăng công việc do đó gia tăng năng suất năng suất

• Đào tạo chuyên môn hóa • Đào tạo chuyên môn hóa mang lại hiệu quả hơn mang lại hiệu quả hơn

• Cho phép sử dụng có thiết • Cho phép sử dụng có thiết

bị chuyên môn bị chuyên môn

Các câu hỏi và trả lời được thiết kế chủ yếu cho việc thiếp lập cấu trúc tổ chức hợp lý

Các câu hỏi chủ yếu

Câu trả lời cung cấp cho

Chuyên môn hóa

1.Công việc sẽ được phân công ở mức độ nào ?

Bộ phận hóa

2.Công việc sẽ được nhóm với nhau trên cơ sở nào ?

3.Cá nhân và nhóm báo cáo cho ai ? Hệ thống điều hành

Phạm vi kiểm soát

4.Nhà quản trị điều hành hiệu quả khoảng bao nhiêu người

Tập quyền và phân quyền

5.Thẩm quyền ra quyết định nằm ở đâu ?

Chính thức hóa

6.Luật lệ và nội quy chi phối nhân viên và nhà quản trị đến mức độ nào ?

Chuyên môn hóa mang tính kinh tế và phi kinh tế

Cấu trúc tổ chức là gì? (tt)

Hoạt độn nhóm theo :

• Chức năng

• Sản phẩm

Bộ phận hóa

• Địa lý – khu vực

• Quá trình

• Khách hàng

Dựa vào cơ sở tập hợp những công việc lại để các nhiệm vụ được phối hợp với nhau

Cấu trúc tổ chức là gì? (tt)

Quyền lực Hệ thống điều hành

Một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tực từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức

Những quyền gắn liền với một vị trí quản lý, đưa ra các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành

Tính thống nhất trong điều hành

Một nhánh nên có một cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp trước một cấp trên

Cấu trúc tổ chức là gì? (tt)

Phạm vi quản lý

Hạn chế phạm vi hẹp: Hạn chế phạm vi hẹp:

• Tạo theo nhiều cấp quản • Tạo theo nhiều cấp quản

lý. lý.

• Gia tăng tính phức tạp • Gia tăng tính phức tạp

Số lượng các nhánh mà một nhà quản lý có thể điều hành một cách hiệu quả

cho thông tin theo hướng cho thông tin theo hướng báo cáo đi lên. báo cáo đi lên.

Quan điểm :

• Khuyến khích cho việc • Khuyến khích cho việc giám sát chặt chẽ và giám sát chặt chẽ và giảm đi tính tự quản trị giảm đi tính tự quản trị trong nhân viên. trong nhân viên.

Phạm vi quản trị càng rộng làm gia tăng hiệu quả tổ chức.

So sánh phạm vi kiểm soát

Cấu trúc tổ chức là gì? (tt)

Tập quyền

Mức độ trong đó quyền ra quyết định được tập trung tại một cấp trong tổ chức

Chính thức hóa

Mức độ tiêu chuẩn hóa các công việc và hoạt động của người lao động trong tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách của tổ chức

Các mô hình tổ chức phổ biến

Cơ cấu đơn giản

Cơ cấu đơn giản : Cơ cấu đơn giản : Cửa hành Jack Cửa hành Jack Gold’s Men’s Gold’s Men’s

Cơ cấu tổ chức có mức độ bộ phận hóa và mức độ chính thức hóa thấp, phạm vi quản lý rộng, quyền lực tập trung vào một người đứng đầu tổ chức đó

Các mô hình tổ chức phổ biến (tt)

Cơ cấu quan liêu (hành chính sự nghiệp)

Cơ cấu có tính thông lệ cao được thực hiện thông qua chuyên môn hóa, các luật lệ và quy định được chính thức hóa, các nhiệm vụ được tập hợp thành các bộ phận chức năng; quyền lực tập trung, phạm vi quản lý hẹp, việc ra quyết định đi theo hệ thống ra mệnh lệnh, có nhiều cấp quản lý nhưng quyền hạn của mỗi cấp không rõ ràng

Cơ cấu quan liêu (hành chính sự nghiệp)

 Điểm mạnh

 Điểm yếu

 Các thuộc cấp mâu

thuẫn với các mục tiêu tổ chức

 Tính kinh tế về quy mô  Giảm thấp tính lặp lại ở con người và thiết bị  Nân cao hiệu quả báo

 Ám ảnh liên quan đến các luật lệ và quy định

cáo

 Việc ra quyết định được tập trung

 Thiếu sự suy xét của nhân viên trong việc đối phó các vấn đề

Các mô hình tổ chức phổ biến (tt)

Cơ cấu ma trận

Cơ cấu tạo ra bằng cách kết hợp hai hình thức quyền lực : bộ phận hóa chức năng và bộ phận hóa sản phẩm hoặc dự án

+ Tạo thuận lợi cho việc kết + Tạo thuận lợi cho việc kết

Các yếu tố chính : Các yếu tố chính : + Đạt sự thuận lợi của bộ phận + Đạt sự thuận lợi của bộ phận hóa chức năng và sản phẩm hóa chức năng và sản phẩm trong khi đó tránh những yếu trong khi đó tránh những yếu kém của từng cái. kém của từng cái.

– Xóa bỏ khái niệm tính thống – Xóa bỏ khái niệm tính thống

hợp các hoạt động phức tạp hợp các hoạt động phức tạp và độc lập. và độc lập.

nhất trong điều hành. nhất trong điều hành.

Cơ cấu ma trận (Trường Quản trị kinh doanh)

(Director)

(De an)

Employee

Những chọn lựa trong việc thiết kế mới

Cơ cấu đội nhóm Đặc điểm : Đặc điểm :

• Xoá bỏ các rào cản phòng • Xoá bỏ các rào cản phòng

ban. ban.

Sử dụng đội nhóm như công cụ tập trung để kết hợp các hoạt đ6ọng của công việc • Phân quyền việc ra quyết • Phân quyền việc ra quyết

định đến mức độ đội nhóm. định đến mức độ đội nhóm.

• Đòi hỏi các nhân viên phải • Đòi hỏi các nhân viên phải có mức độ tổng quát xử lý có mức độ tổng quát xử lý cũng như chuyên môn hóa. cũng như chuyên môn hóa.

• Tạo một “cơ cấu hành chính • Tạo một “cơ cấu hành chính

linh hoạt” linh hoạt”

Những chọn lựa trong việc thiết kế mới (tt)

Tổ chức ảo

Các khái niệm :

Tổ chức nhỏ, hạt nhân điều hành hầu hết các chức năng kinh doanh

Cung cấp tối đa sự linh hoạt trong đó được tập trung vào các công việc mà tổ chức làm tốt.

Mặt hạn chế được kiểm soát giảm soát dựa vào các phần trong việc kinh doanh.

Tổ chức ảo

Những chọn lựa trong việc thiết kế mới (tt)

Tổ chức phi giới hạn

Các khái niệm hình thành đội nhóm :

Tổ chức tìm kiếm để xóa bỏ những hệ thống mệnh lệnh, phạm vi kiểm soát không giới hạn và các bộ phận phòng ban được thay thế bởi các đội nhóm

Xoá bỏ giới hạn nội bộ theo chiều ngang (bộ phận và chiều đứng (cập bậc).

Xoá bỏ các rào cản bên ngoài đối với khách hàng và nhà cung cấp.

Tạo sao các tổ chức khác nhau?

Mô hình cơ học

Cơ cấu đặc trưng bởi việc mở rộng bộ phận hóa, chính thức hóa cao, giới hạn mạng lưới thông tin báo cáo và tập quyền.

Tạo sao các tổ chức khác nhau?

Mô hình hữu cơ

Cơ cấu theo dạng ngang, sử dụng đội nhóm phối hợp thứ cấp và chức năng, chính thức hóa thấp, có mạng lưới thông tin báo cáo tổng hợp và dựa vào việc ra quyết định tham gia (không tập trung)

Mô hình cơ học đối với hữu cơ

Tạo sao các tổ chức khác nhau? – Chiến lược

Chiến lược đổi mới Chiến lược bắt chước

Chiến lược nhấn mạnh đến việc giới thiệu hàng loạt các sản phẩm và dịch vụ mới Chiến lược tìm kiếm để tham gia các sản phẩm mới mà đã được chấp nhận trên thị trường

Chiến lược chí phí tối thiểu

Chiến lược nhấn mạnh đến việc thắt chặt việc kiểm soát chi phí, tránh việc đưa sản phẩm mới và chi tiêu quảng cáo và cắt giảm giá cả không cần thiết

Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu

Tạo sao các tổ chức khác nhau? – công nghệ

Cách thức tổ chức chọn lựa chuyển đổi đầu vào thành sản phẩm đầu ra

Đặc điểm mức độ thông lệ (tiêu chuẩn hóa hoặc tuỳ biến) trong Đặc điểm mức độ thông lệ (tiêu chuẩn hóa hoặc tuỳ biến) trong

các hoạt động của công nghệ: các hoạt động của công nghệ:

• Các công nghệ thông lệ thường kếp hợp với các cơ cấu bộ • Các công nghệ thông lệ thường kếp hợp với các cơ cấu bộ

phận hóa và chính thức hóa trong tổ chức. phận hóa và chính thức hóa trong tổ chức.

• Các công nghệ thông lệ dẫn tới việc tập quyền khi chính thức • Các công nghệ thông lệ dẫn tới việc tập quyền khi chính thức

hóa thấp. hóa thấp.

• Các công nghệ không mang tính thông lệ thường gắn với • Các công nghệ không mang tính thông lệ thường gắn với

những tổ chức trao quyền. những tổ chức trao quyền.

Tạo sao các tổ chức khác nhau? – mô trường

Môi trường Các khía cạnh chủ yếu:

• Khả năng đáp ứng :mức

Thể chế hoặc các lực lượng bên ngoài tổ chức tiềm ẩn sự ảnh hưởng tới hoạt động của tổ chức độ môi trường hỗ trợ tăng trưởng.

• Tính thay đổi :mức độ

không ổn định trong môi trường.

• Tính phức tạp :mức độ không đồng nhất và tập trung giữa các yếu tố môi trường.

Mô hình ba khía cạnh của môi trường

Volatility

Capacity

Complexity

Thiết kế tổ chức và hành vi nhân viên

Các kết quả nghiên cứu : Các kết quả nghiên cứu :

• Chuyên môn hóa đó góp cho việc nâng cao năng suất làm việc • Chuyên môn hóa đó góp cho việc nâng cao năng suất làm việc

của nhân viên, nhưng nó giảm sự thỏa mãn công việc. của nhân viên, nhưng nó giảm sự thỏa mãn công việc.

• Lợi ích của việc chuyên môn hóa là giảm nhanh việc nhân viên • Lợi ích của việc chuyên môn hóa là giảm nhanh việc nhân viên

tìm kiếm các công việc có thưởng. tìm kiếm các công việc có thưởng.

• Hiệu quả phạm vi kiểm soát đối với kết quả thực hiện của nhân • Hiệu quả phạm vi kiểm soát đối với kết quả thực hiện của nhân

viên được phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng của nhân viên, bộ viên được phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng của nhân viên, bộ máy tổ chức và các yếu tố tổ chức khác. máy tổ chức và các yếu tố tổ chức khác.

• Việc ra quyết định theo kiểu tham gia trong các tổ chức phân • Việc ra quyết định theo kiểu tham gia trong các tổ chức phân quyền có mối quan hệ đ6òng biến với sự thỏa mãn công việc. quyền có mối quan hệ đ6òng biến với sự thỏa mãn công việc.