Bài giảng Lý thuyết tổ chức và quản trị

LÝ THUYẾT TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ BÀI 8: Hoạch định

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

HOẠCH ĐỊNH VÀ XÂY DỰNG MỤC TIÊU • Mục đích và phân loại hoạch định • Mục tiêu: nền tảng của hoạch định • Các phương pháp dự báo trong hoạch định HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC THI CHIẾN LƯỢC • Hoạch định chiến lược • Ma trận SWOT • Ma trận phát triển – tham gia thị trường • Các chiến lược cạnh tranh tổng loại RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

HOẠCH ĐỊNH VÀ XÂY DỰNG MỤC TIÊU

MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết lập được các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra.

MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai.

• Hoạch định sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức. Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả.

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

• Hoạch định thường được phân loại theo nhiều cách khác nhau như dựa vào thời gian (hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn, và hoạch định dài hạn), cấp độ (hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô), mức độ (hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp), và lĩnh vực kinh doanh (dịch vụ, tài chính, nhân sự v.v...).

• Ở Việt nam, cơ quan nào lập kế hoạch phát triển kinh

tế xã hội.

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

• Hoạch định chiến lược: trong loại hoạch định này nhà quản trị thiết lập mục tiêu dài hạn và các biện pháp tổng thể để đạt được mục tiêu trên cơ sở những nguồn lực hiện có và những nguồn lực có thể huy động.

• Hoạch định tác nghiệp: là hoạch định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở các đơn vị cơ sở, mang tính chi tiết và ngắn hạn, thường ở các lĩnh vực cụ thể.

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC CỦA STONER

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

 Koontz và O’Donnell phân chia việc hoạch định của

một tổ chức thành các nội dung như sau:

1. Nhiệm vụ và mục đích: giải thích lý do mà một tổ

chức tồn tại và phát triển.

2. Mục tiêu: là các kết quả mong đợi mà một tổ chức

nhắm đến trong tương lai.

3. Các chiến lược: các chính sách và chương trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt được các mục tiêu toàn diện.

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH CỦA KOONZT VÀ DONNEL

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

4. Các chính sách: là những kế hoạch bao gồm các điều khoản và những qui định để hướng dẫn hoặc khai thông những suy nghĩ và hành động khi quyết định. 5. Các thủ tục: là những sự hướng dẫn về hành động phải tuân theo để thực hiện một công việc nào đó. 6. Các quy tắc: giải thích rõ hành động nào được phép

và không được phép làm.

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

7. Các chương trình: là sự cụ thể hóa các chính sách, chiến lược, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần được sử dụng, để đạt được kết quả nào đó.

8. Ngân quỹ: là một bản tường trình về các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số. Ngân quỹ còn là một phương tiện để kiểm tra.

Trong các doanh nghiệp, phòng ban nào là nơi hoạch định?

COLUMBUS

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của họ. Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng.

• Các tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tới một mục tiêu, mà thường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau.

• Mục tiêu phấn đấu của bạn trong 5, 10 năm, cả đời?

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại sau: (1) Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố; (2) Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; và (3) Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối tượng của tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau. Ví dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh... thường không giống nhau.

• Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự thật. Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục.

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm).

• Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn khi tham gia

khóa học này là gi?

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì không thể đo lường được hoặc rất khó đo lường. Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo lường được.

• Ví dụ: Mục tiêu định tính: “khuyến khích xuất khẩu nông sản sạch”. Mục tiêu định lượng: “90% hồ tiêu xuất khẩu đạt chuẩn GlobalGap”.

SINH ĐẺ KẾ HOẠCH: TRẺ SINH RA SAU 3 NĂM KẾT HÔN CÓ HỌC VẤN TỐT NHẤT

• Trẻ em sinh ra ngay trước hôn nhân của cha mẹ (mặc dù cha mẹ vẫn kết hôn sau đó) vẫn có học vấn và việc làm kém hơn hẳn những người được sinh ngay sau hôn nhân của cha mẹ.

• Cụ thể là tỷ lệ số người tốt nghiệp đại học của những người sinh ngay trước hôn nhân chỉ bằng một nửa so với những người được sinh ra ngay sau hôn nhân. Học vấn thấp hơn làm cho họ khó khăn hơn trong việc tìm kiếm các công việc kỹ năng cao.

SINH ĐẺ KẾ HOẠCH: TRẺ SINH RA SAU 3 NĂM KẾT HÔN CÓ HỌC VẤN TỐT NHẤT

QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MANAGEMENT BY OBJECTIVES – MBO)

• Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker. Sau đó, nó có nhiều tên gọi khác ví dụ như “Quản trị theo kết quả” (Management by results), “Quản trị mục tiêu” (Goals management), “Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work planning and review).

QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MANAGEMENT BY OBJECTIVES – MBO)

• Do tính hữu ích với công việc quản trị, Quản trị Theo Mục tiêu được rất nhiều tổ chức lớn (v.v. Google, Apple, Metro Cash & Carry), và không chỉ các tổ chức kinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh sử dụng. • Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng. Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát.

• Ngoài phương pháp quản trị

theo mục tiêu còn

phương pháp quản trị nào khác???

QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MANAGEMENT BY OBJECTIVES – MBO)

Quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản: 1. Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống

MBO;

2. Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây

dựng mục tiêu chung;

3. Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để

thi hành kế hoạch chung; và

4. Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch.

8 bước của quản trị theo mục tiêu (MBO)

1.Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức. 2. Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận và phân

xưởng.

3.Những nhà quản trị và cộng sự xác định các mục tiêu

cụ thể cho bộ phận của họ.

4.Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng thành viên

trong bộ phận.

5.Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để

đạt được mục tiêu. 6.Thực hiện kế hoạch. 7.Đánh giá việc thực hiện mục tiêu. 8. Khen thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu.

MẪU QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU LÃNH ĐẠO CAO CẤP

• Trở thành công ty dẫn đầu thị trường • Đạt dòng ngân lưu $500,000 per month • Trở thành thành viên Fortune 500 • Giảm chi phí vận hành xuống 5% • Mở rộng sản lượng bán hải ngoại 10% • Tăng tỷ lệ nợ/có lên 15% • Tuyển mới hoặc đề bạt 1 lãnh đạo cấp ban • Đạt tỷ lệ hoàn vốn cho sản phẩm mới là 1.5 năm

MẪU QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU BỘ PHẬN NHÂN SỰ

• Duy trì chỉ số hài lòng của nhân viên 85% • Tăng độ gắn bó của nhân viên lên 90% • Duy trì mức bồi thường 10% trên trung bình toàn

ngành

• Gặp gỡ với các bộ phận kinh doanh để xác định nhu

cầu tuyển dụng

• Duy trì tối thiểu 3 phỏng vấn đối với mỗi tuyển mới • Tăng tỷ lệ tuyển mới kịp thời lên 80% • Đạt được 15% tuyển dụng từ giới thiệu của nhân viên • Tuyển một hãng đào tạo cho bộ phận bán.

TRÚNG MỤC TIÊU

MẪU – MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG VÀ CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG

• Giới thiệu một biểu mẫu quản trị theo mục tiêu.

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG HOẠCH ĐỊNH

• Việc hoạch định là một quá trình quản trị mang tính chất suy diễn. Trong một số trường hợp các nhà quản trị có thể đề ra phương hướng hành động bằng cách dự báo. Dự báo là một quá trình sử dụng thông tin quá khứ và hiện tại để dự đoán những sự kiện tương lai. • Hiện nay các nhà quản trị thường sử dụng bốn phương pháp để dự báo tương lai, đó là: linh cảm, khảo sát thị trường, phân tích chuỗi thời gian, và mô hình kinh tế lượng.

• Sinh trắc vân tay và các loại tử vi, bói toán???

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG HOẠCH ĐỊNH

• Linh cảm: nhà quản trị có thể dựa trên cơ sở những số liệu doanh số bán cũ, một số ý kiến nhận xét của khách hàng rồi phản đoán theo bản năng, cảm giác của mình để ước tính doanh số bán tương lai.

• Khảo sát thị trường: ngoài các cơ sở dự đoán theo phương pháp linh cảm, nhà quản trị có thể bổ sung thêm những thông tin qua việc khảo sát thị trường vào dự đoán của mình.

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG HOẠCH ĐỊNH

• Phân tích chuỗi thời gian: sự biến động của doanh số bán theo thời gian chịu tác động của một số yếu tố: thời vụ, theo chu kỳ phổ biến của hoạt động kinh doanh, và xu hướng tiêu dùng. Ví dụ, nhà quản trị doanh nghiệp quần áo thời trang biết rằng doanh số bán sẽ đạt mức cao nhất vào những tháng tết; họ cũng biết một số người sẽ giảm mua quần áo thời trang khi thu nhập của họ giảm và ngược lại. Để hoạch định dài hạn, nhà quản trị cũng phải hiểu biết một mức độ nhất định về xu hướng tiêu dùng quần áo thời trang.

• Trung tâm thời trang của thế giới???

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG HOẠCH ĐỊNH

• Mô hình kinh tế lượng: Các mô hình kinh tế lượng cho phép đánh giá ảnh hưởng của một số biến số đến doanh số bán, (ví dụ: các biến số là mức lạm phát, thu nhập trung bình, thị hiếu tiêu dùng v.v…của các năm trước).

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG HOẠCH ĐỊNH

• Các giá trị của những biến này thu được của những năm trước và được ghép với doanh số bán sản phẩm đó trong cùng năm để đưa ra dự báo. Tuy mô hình kinh tế lượng là cách thức tinh vi nhất chúng vẫn không đem lại hy vọng chính xác hoàn toàn nên vẫn cần có thêm phán đoán của nhà quản trị.

• Kinh tế là ngành coi trọng toán học nhất trong số các ngành KHXH. Sự khác biệt giữa kinh tế và xã hội học?

SINH VIÊN HỌC KÉM LÀM QUẢN LÝ NHIỀU HƠN SINH VIÊN HỌC GIỎI?

• Điều tra việc làm sau khi ra trường của 1700 sinh viên ĐH Kinh tế quốc dân (ra trường năm 2015 và 2016), cho thấy một kết quả rất kinh ngạc. Sinh viên học giỏi có lương cao hơn, nhưng tỷ lệ làm công việc quản lý lại thấp hơn. Cụ thể là tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp khá và trung bình sau khi ra trường làm quản lý lại cao hơn đáng kể sinh viên tốt nghiệp xuất sắc và giỏi

SINH VIÊN HỌC KÉM LÀM QUẢN LÝ NHIỀU HƠN

DỰ BÁO CỦA CÁC NHÀ KINH TẾ

• Các nhà kinh tế không bao giờ dự báo chính xác được suy thoái và lạm phát. Nếu xin tư vấn 10 nhà kinh tế thì có thể sẽ có 10 ý kiến khác nhau. Vậy thì tại sao vẫn cần các nhà kinh tế?

HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC THI CHIẾN LƯỢC

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

• Trước khi nhà quản trị sản xuất, marketing, nhân lực… có thể xây dựng được những kế hoạch cho bộ phận của mình, thì cần phải xây dựng một kế hoạch cho toàn bộ tổ chức. Nếu không thì các kế hoạch của từng bộ phận được xây dựng một cách tự phát, thậm chí là mâu thuẫn nhau giữa bộ phận này và bộ phận khác.

• Lập kế hoạch tổng thể cho toàn bộ tổ chức trong dài

hạn thường được gọi là hoạch định chiến lược.

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

Hoạch định chiến lược bao gồm: • Xây dựng các kế hoạch dài hạn, hoặc mang tính quan trọng và quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạt động thường xuyên lâu dài ở một tổ chức.

• Vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các loại chiến lược và sách lược như chiến lược kinh doanh, đầu tư, marketing, nhân sự.v.v. .

• Phối hợp hoạt động chiến lược giữa các bộ phận với

nhau.

BA CẤP ĐỘ CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC

TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

PHIM: DẤU ẤN LÀNG CÔNG NGHỆ VIỆT

CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

• Có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc hoạch định chiến lược. Chương này chỉ giới thiệu 3 công cụ để tìm và xác định những định hướng chung nhất. Ma trận SWOT Ma trận phát triển và tham gia thị trường (BCG) Các chiến lược cạnh tranh tổng loại của Michael Porter.

MA TRẬN SWOT

• Mô hình phân tích SWOT là kết quả của một cuộc khảo sát trên 500 công ty có doanh thu lớn nhất do tạp chí Fortune bình chọn và được tiến hành tại Viện Nghiên cứu Standford trong thập niên 60 – 70, nhằm mục đích tìm ra nguyên nhân vì sao nhiều công ty thất bại trong việc thực hiện kế hoạch.

MA TRẬN SWOT

Lập một ma trận SWOT bao gồm các bước sau: 1. Liệt kê các điểm mạnh chủ yếu bên trong tổ chức 2. Liệt kê các điểm yếu bên trong tổ chức 3. Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài tổ chức 4. Liệt kê các đe doạ quan trọng bên ngoài tổ chức

MA TRẬN SWOT

5. Kết hợp điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài và

ghi kết quả của chiến lược SO vào ô thích hợp

6. Kết hợp điểm yếu bên trong với cơ hội bên ngoài và

ghi kết quả của chiến lược WO vào ô thích hợp .

7. Kết hợp điểm mạnh bên trong với mối đe doạ bên

ngoài và ghi kết quả của cược ST vào ô thích hợp.

8. Kết hợp điểm yếu bên trong với nguy cơ bên ngoài và

ghi kết quả của chiến lược WT vào ô thích hợp

MA TRẬN SWOT

• Mục đích kết hợp trong 4 bước cuối cùng là để đề ra các chiến lược khả thi có thể chọn lựa chứ không phải lựa chọn hay quyết định chiến lược nào là tốt nhất. Do đó, không phải tất cả các chiến lược được phát triển trong ma trận SWOT đều được lựa chọn để thực hiện.

MA TRẬN SWOT

• Ma trận SWOT là công cụ kết hợp quan trọng có thể giúp cho các nhà quản trị phát triển 4 loại chiến lược: (1) Chiến lược điểm mạnh– cơ hội (SO); (2) Chiến lược điểm yếu – cơ hội (WO); Chiến lược điểm mạnh – nguy cơ (ST); và Chiến lược điểm yếu – nguy cơ (WT).

MA TRẬN SWOT:Chiến lược SO

• SO là chiến lược sử dụng những điểm mạnh bên trong của doanh nghiệp để tận dụng những cơ hội bên ngoài. Tất cả các nhà quản trị đều mong muốn tổ chức của họ ở vào vị trí mà những điểm mạnh bên trong có thể được sử dụng để lợi dụng những xu hướng và biến cố của môi trường bên ngoài.

MA TRẬN SWOT:Chiến lược SO

• Thông thường các tổ chức sẽ theo đuổi các chiến lược WO, ST hay WT để có thể ở vào vị trí mà họ có thể áp dụng các chiến lược SO. Khi doanh nghiệp có những điểm yếu lớn thì nó sẽ cố gắng vượt qua, làm cho chúng trở thành những điểm mạnh. Khi một tổ chức phải đối đầu với những mối đe doạ quan trọng thì nó sẽ tìm cách tránh chúng để có thể tập trung vào những cơ hội.

MA TRẬN SWOT:Chiến lược WO

• WO là chiến lược nhằm cải thiện những điểm yếu bên trong bằng cách tận dụng những cơ hội bên ngoài. Đôi khi những cơ hội lớn bên ngoài đang tồn tại, nhưng doanh nghiệp có những điểm yếu bên trong ngăn cản nó khai thác những cơ hội này.

MA TRẬN SWOT:Chiến lược ST

• ST là chiến lược sử dụng các điểm mạnh của doanh nghiệp để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng của những mối đe doạ bên ngoài. Điều này không có nghĩa là một tổ chức hùng mạnh luôn luôn gặp phải những mối đe doạ từ bên ngoài.

MA TRẬN SWOT:Chiến lược WT

• WT là các chiến lược phòng thủ nhằm làm giảm đi những điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đe doạ từ bên ngoài. Một tổ chức đối đầu với vô số mối đe doạ bên ngoài và những điểm yếu bên trong có thể khiến cho nó lâm vào hoàn cảnh không an toàn chút nào. Trong thực tế, một tổ chức như vây phải đấu tranh, liên kết để tồn tại, hạn chế chi tiêu, tuyên bố phá sản hay phải chịu vỡ nợ.

SWOT SỮA VINAMILK

SWOT1: CHINH PHỤC BẠN GÁI CÙNG KHÓA NGẮN HẠN