intTypePromotion=1
ADSENSE

Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:18

10
lượt xem
1
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát" giúp người học tìm hiểu hoạt động kiểm soát; vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp; phân loại hoạt động kiểm soát; chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát

  1. Bài 2: Hệ thống kiểm soát BÀI 2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Đọc tài liệu: 1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông. 3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội. 4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill Higher Education. 5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall Australia. 6. COSO (1992), Internal Control Report. 7. www.coso.org 8. www.internalcontrolsdesign.co.uk  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Bài 2 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về hệ thống kiểm soát, vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp, các thành phần trong hệ thống kiểm soát… Trên cơ sở đó, hiểu được cách thức thiết lập một hệ thống kiểm soát hữu hiệu. Ngoài ra, còn xem xét đến cơ chế kiểm soát và những thành phần trong cơ chế kiểm soát cũng sẽ được trình bày. Mục tiêu • Hoạt động kiểm soát; • Giải thích vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp; • Các cách phân loại hoạt động kiểm soát; • Giải thích chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp. TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 19
  2. Bài 2: Hệ thống kiểm soát Tình huống dẫn nhập Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất Huỳnh Quang có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:  Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ phận kế toán ghi sổ. Vật liệu được nhận vào kho  Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên. Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Công ty. Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ. Định kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty. Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra? 20 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  3. Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.1. Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát 2.1.1. Khái niệm Với quy mô kinh doanh ngày càng tăng, hình thức tổ chức phi tập trung càng ngày càng được chú ý, thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát là hết sức cần thiết. Trong đó, kiểm soát làm nhiệm vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng thời thông qua hệ thống kiểm soát giúp cho nhà quản trị cấp trung còn hỗ trợ giúp đỡ nhân viên dưới quyền thực thi nhiệm vụ và điều chỉnh cho nhân viên vận hành theo đúng mục tiêu chung của tổ chức để đạt được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thóat tài sản công ty. Hệ thống kiểm soát bao gồm tất cả các vấn đề mang tính hiệu quả tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh và trong hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nói chung. Do vậy, hệ thống kiểm soát nên được đặt đúng vị trí nhằm ngặn chặn cơ hội trộm cắp và hình thành cách thức kiểm tra tại các mức độ trong toàn doanh nghiệp vì theo nghiên cứu đã chỉ ra rằng có đến 50% các doanh nghiệp kinh doanh thất bại ngay trong năm đầu tiên kinh doanh có thể được đóng góp bởi nạn trộm cắp của nhân viên. Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:  Môi trường kiểm soát;  Đánh giá rủi ro;  Hoạt động kiểm soát;  Thông tin và truyền thông;  Giám sát. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không thể xảy ra. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát bao gồm:  Hệ thống kiểm soát khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do nhà quản trị đặt ra, nó chỉ kiểm tra, xác định gian TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 21
  4. Bài 2: Hệ thống kiểm soát lận và sai sót của nhân viên. Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian lận thì lúc này họ sẽ tìm cách bỏ quan các thủ tục kiểm soát cần thiết.  Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức.  Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không thể kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.  Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu thậm chí vô hiệu.  Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không phù hợp 2.1.2. Mục đích của hệ thống kiểm soát Hệ thống kiểm soát vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như:  Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (từ việc vô tình gây thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…).  Giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: mỗi loại tài sản khác nhau cần có chế độ bảo vệ khác nhau và có những ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần có các biện pháp khác nhau để bảo vệ các tài sản này, chẳng hạn: toà nhà làm việc hay máy móc thiết bị cồng kềnh thì cần để trong lán che hay thuê bảo vệ trông… đối với các chứng từ, sổ sách thì có thể để trong tủ khóa lại.  Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót: để giảm thiểu trong gian lận tài chính thì cần có sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận kế toán thanh toán, thủ quỹ nhằm tránh trường hợp thanh toán khống; phân công trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận tính lương và bộ phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa. Ngoài ra, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng ở các bộ phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau. Giảm thiểu những gian lận và sai sót (nếu có) xảy ra.  Giúp đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo. Đối với chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin được kiểm tra bởi rất nhiều người: người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như: kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp… thông tin của chứng từ chỉ có giá trị khi đầy đủ chữ kí của các bên có liên quan.  Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra: Ban giám đốc là người chịu trách nhiệm đề ra các quy định, tiêu chuẩn nhằm sử dụng hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực bên trong doanh nghiệp, đồng thời triển khai các thủ tục kiểm soát nhằm giám sát các hoạt động để đạt được mục tiêu mong muốn của doanh nghiệp. Nhân viên kiểm soát đánh giá việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực thông qua: sử dụng cơ sở vật chất, nhà xưởng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, năng suất công việc, chi phí sử dụng nguyên vật liệu, 22 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  5. Bài 2: Hệ thống kiểm soát vấn đề sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức… Thông qua các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp, các kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát các hoạt động nhằm giảm thiểu các gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.  Ngoài ra, hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các cổ đông của công ty. Trong nền kinh tế thị trường, các nhà đầu tư luôn mong muốn nguồn vốn đầu tư của mình được an toàn và sinh lợi nhuận cao. Thông qua việc đánh giá hệ thống kiểm soát, các nhà đầu tư có thể đánh giá được phần nào mức độ an toàn của các khoản đầu tư. 2.1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát Để thiết kế hệ thống kiểm soát vận hành có hiệu quả cao, cần nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng các nhân tố ảnh hưởng đến nó. Một hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp bất kỳ chịu ảnh hưởng của các nhân tố chủ yếu sau: Thứ nhất, môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý của doanh nghiệp. Câu hỏi đầu tiên cần được trả lời là doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường nào? Ngày nay thường đề cập đến:  Cơ chế kế hoạch hóa tập trung.  Cơ chế kinh tế thị trường. Nước ta đang xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Vấn đề nằm ở chỗ, mặc dù đã khoảng hai chục năm song cho đến nay chúng ta mới đang hình thành dần dần nền kinh tế thị trường. Môi trường kinh doanh nước ta ngày nay là môi trường mang tính “đan xen”: trong tổ chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách tư duy và chính sách mang tính “kế hoạch hóa tập trung” nhưng cũng vừa xuất hiện các nhân tố mang tính thị trường. Môi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hóa tập trung, vừa thị trường” này đã, đang và sẽ còn chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát của mọi doanh nghiệp nước ta. Tổ chức hệ thống kiểm soát phải thích ứng với đặc trưng này của môi trường.  Trong nền kinh tế thị trường, mọi quyết sách kinh doanh là quyền hiển nhiên của doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, quyết định mọi vấn đề liên quan đến kinh doanh và nhà nước không dính líu đến kinh doanh. Vì thế hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường do doanh nghiệp và chỉ do doanh nghiệp tự thiết kế, thực hiện để phục vụ cho hoạt động quản trị kinh doanh của mình. Hoạt động kiểm toán của nhà nước không nằm trong phạm trù này.  Trong môi trường kinh doanh nước ta: vẫn chưa tách bạch được giữa quản lý nhà nước và quản trị kinh doanh nên nhiều quyết định kinh doanh vẫn được quyết định bởi các cơ quan nhà nước; đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhà nước. Dù doanh nghiệp nhà nước hoạt động từ nhiều chục năm qua song cho đến nay vẫn chưa bao giờ làm sáng tỏ được quyết sách nào thuộc hoạt động kinh doanh, quyết TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 23
  6. Bài 2: Hệ thống kiểm soát sách nào thuộc chủ sở hữu? Và khi nào thì nhà nước đóng vai chủ sở hữu, khi nào thì nhà nước đóng vai trò quản lý nhà nước đối với cả nền kinh tế chứ không phải chỉ là doanh nghiệp nhà nước. Môi trường kinh doanh này chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng loại hình doanh nghiệp nước ta:  Với các doanh nghiệp không phải doanh nghiệp nhà nước việc tổ chức hoạt động kiểm soát do doanh nghiệp chủ động tiến hành độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị của mình.  Trong các doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt động kiểm soát còn phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước. Mặt khác, nhiều doanh nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo quy định, theo lệnh của cấp trên” nên cũng như nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ chức hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức. Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát. Cạnh tranh mang tính khu vực và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết kiệm nhất lao động kiểm soát, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Sự biến động ngày càng dữ dội của môi trường kinh doanh và thị trường đã dẫn đến các kiểu cơ cấu tổ chức truyền thống ngày càng tỏ ra khó phù hợp. Đòi hỏi cần có cách tư duy mới về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nói chung và mô hình kiểm soát nói riêng thích hợp. Thứ hai, mô hình quản trị doanh nghiệp. Mô hình quản trị doanh nghiệp tác động trực tiếp đến xây dựng hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp. Có thể khẳng định: mô hình quản trị nào thì cần mô hình hệ thống kiểm soát tương ứng như thế ấy. Ở nước ta hiện nay, cần nghiên cứu hai loại mô hình quản trị:  Mô hình quản trị kiểu truyền thống: ở mô hình này người ta vẫn bám chắc vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm của chuyên môn hóa và vì thế phổ biến các doanh nghiệp vẫn tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng với cách tổ chức chuyên môn hóa cao nhất. Theo đó, các bộ phận của doanh nghiệp được tổ chức theo kiểu bao gồm hai nhóm bộ phận là các bộ phận - chức năng chuyên môn hóa quản trị như kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê,… và các bộ phận trực tuyến như bộ phận sản xuất A, bộ phận sản xuất B,… Theo cách thức tổ chức này, hệ thống kiểm soát cũng phải tổ chức để kiểm soát từng bộ phận đã được chuyên môn hóa. Do đó, người ta thiết kế các bộ phận kiểm soát từng hoạt động quản trị đã được tổ chức theo kiểu chuyên môn hóa như kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê,… và tổ chức kiểm soát từng bộ phận sản xuất kinh doanh như bộ phận sản xuất A, bộ phận sản xuất B,… 24 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  7. Bài 2: Hệ thống kiểm soát  Với mô hình quản trị hiện đại – mô hình quản trị lấy tính thống nhất của quá trình làm cơ sở tổ chức mọi hoạt động quản trị thì tổ chức hoạt động kiểm soát cũng phù hợp với nguyên lý đó, tức kiểm soát quá trình. Thứ ba, quy mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng phức tạp thì cơ cấu kiểm soát cũng bao trùm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn và do đó quan hệ giữa các cấp, bộ phận phức tạp hơn, hệ thống thông tin cũng phức tạp hơn so với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Các doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ sẽ có cơ cấu kiểm soát rất đơn giản theo kiểu trực tuyến (trực tuyến - tư vấn). Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian và thiết lập các mối quan hệ kĩ thuật – sản xuất giữa chúng với nhau. Cơ cấu này ảnh hưởng trực tiếp và là cơ sở để xây dựng cơ cấu kiểm soát. Nếu doanh nghiệp phân bố ở một nơi cơ cấu kiểm soát sẽ gọn, nhẹ; khi phải bố trí trên địa bàn rộng cơ cấu sẽ rất phức tạp, cồng kềnh. Thứ tư, trình độ đội ngũ các nhà quản trị. Vấn đề đầu tiên là nhận thức của các nhà quản trị cao cấp. Nếu các nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai trò của công cụ kiểm soát, họ sẽ coi tổ chức triển khai hoạt động này là đương nhiên; nếu ngược lại, họ không quan tâm triển khai kiểm soát hoặc chỉ tổ chức kiểm soát theo kiểu chiếu lệ. Đội ngũ các nhà quản trị có trình độ quản trị cao sẽ giải quyết tốt các nhiệm vụ kiểm soát với năng suất cao nên đòi hỏi ít nơi làm việc kiểm soát hơn và ngược lại. Khi đã có ít người thì số mối quan hệ sẽ ít, làm giảm khối lượng công việc phối hợp giữa họ. Các nhà quản trị được đào tạo theo hướng có kiến thức chuyên môn hóa sâu hay vạn năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức quản trị và kiểm soát ở các cấp, các bộ phận. Các nhà quản trị có trình độ cao sẽ có khả năng sử dụng các mô hình, công cụ hiện đại, phức tạp để đánh giá, phân tích và rút ra các kết luận chính xác; nếu ngược lại, sẽ chỉ có thể sử dụng các mô hình, công cụ đơn giản hơn và do đó các đánh giá, phân tích với độ chính xác kém hơn. Thứ năm, trang thiết bị quản trị. Trang thiết bị quản trị giúp các nhà quản trị nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm soát. Công nghệ tin học càng phát triển sẽ ngày càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý thông tin thống nhất trong toàn bộ hệ thống quản trị và kiểm soát nên làm thay đổi kiểm soát theo hướng đơn giản hơn. Phát triển sử dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát và quản trị cần trình độ sử dụng tương ứng của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 25
  8. Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.2. Thành phần hệ thống kiểm soát 2.2.1. Môi trường kiểm soát Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát. Do đó, môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đánh giá môi trường kiểm soát cần chú ý những nhân tố:  Tính trung thực và giá trị đạo đức Hệ thống kiểm soát hoạt động có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát. Thái độ và sự quan tâm đúng mức của nhà quản trị đến hoạt động kiểm soát thì nhân viên cũng sẽ nỗ lực hết mình nhằm đạt được các mục tiêu chung của kiểm soát. Do đó, đơn vị phải xây dựng được các chuẩn mực, quy định về đạo đức của các nhân viên và những người quản lý phải làm gương trong việc thực hiện các quy định đó. Tuy nhiên để nhân viên trong công ty tuân thủ các quy định thì tổ chức cũng phải loại trừ cũng như giảm thiểu những áp lực và cơ hội dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của nhân viên trong tổ chức  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm của những thành viên trong tổ chức được xác định. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy được tác dụng. Ngược lại, một cơ cấu tổ chức quá phức tạp hoặc không rõ ràng có thể nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng. Do đó, để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải chú ý đến một số nội dung như: o Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động. o Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp.  Phân định quyền hạn và trách nhiệm Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Việc phân định quyền hạn bằng văn bản cụ thể có thể sẽ giúp công việc được tiến hành dễ dàng, trôi chảy hơn và các thủ tục kiểm soát sẽ phát huy tác 26 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  9. Bài 2: Hệ thống kiểm soát dụng. Ngược lại, nếu việc phân định quyền hạn và trách nhiệm không rõ ràng sẽ phát sinh hiện tượng cùng một nhiệm vụ nhưng được thực hiện chồng chéo ở các phòng ban khác nhau hay thậm chí trong cùng bộ phận. Do vậy, công việc sẽ ách tắc, thủ tục kiểm soát vô hiệu và tiêu cực có điều kiện nảy sinh.  Chính sách về nguồn lực Là mong muốn của tổ chức đối với các nhân viên. Chính sách này biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật Các chính sách có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi đạo đức và năng lực của nhân viên vì nó có tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) cả về tinh thần và vật chất của người lao động. Chính sách nhân sự đúng đắn, thích hợp góp phần tạo ra đội ngũ nhân viên giỏi, có năng lực, có đạo đức và như vậy góp phần giảm bớt những yếu kém của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát. Ngược lại, không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ với đội ngũ nhân viên yếu kém về năng lực và đạo đức nghề nghiệp.  Các yếu tố khác Ngoài các nhân tố trên, môi trường kiểm soát còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà nước, các điều kiện kinh tế xã hội tiến bộ kỹ thuật Các nhân tố này sẽ tác động lên thái độ của nhà quản trị trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát. Như vậy, môi trường kiểm soát là nền tảng cơ bản của hệ thống kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát sẽ không đạt được mục tiêu hay chỉ là hình thức trong môi trường kiểm soát yếu kém, hoặc ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt sẽ hạn chế một phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. 2.2.1. Đánh giá rủi ro Đây là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Để có thể nhận dạng và quản trị được rủi ro các nhà quản trị cần:  Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, trên cơ sở xác định các mục tiêu đã được xác định nhà quản trị sẽ tiến hành phân tích, nhận dạng và quản trị rủi ro trong quá trình thực hiện.  Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động ở mức toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến một số bộ phận trong đơn vị. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro có thể là: sự đổi mới kỹ thuật, sự đổi mới sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, như cầu khách hàng thay đổi, thay đổi chính sách của Nhà nước… Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng… rủi ro có thể phát sinh và có thể tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ đơn vị. Thông thường rủi ro liên quan đến từng bộ phận xuất phát từ các chính sách của đơn vị. Do vậy để nhận dạng rủi ro, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như: sử dụng các phương pháp dự báo, phân tích các dữ liệu liên quan hay thường xuyên rà soát các hoạt động. TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 27
  10. Bài 2: Hệ thống kiểm soát  Phân tích và đánh giá rủi ro: do rủi ro rất khó định lượng nên việc phân tích và đánh giá rủi ro thường khá phức tạp. Tuy nhiên, quy trình để phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các bước sau: o Ước lượng thiệt hại có thể xảy ra: thiệt hại càng lớn thì rủi ro càng nghiêm trọng. o Xem xét khả năng xảy ra rủi ro: xác suất xảy ra thiệt hại càng lớn thì rủi ro càng xảy ra thường xuyên hơn và số tiền thiệt hại sẽ lớn. Số tiền thiệt hại lớn nhưng xác suất xảy ra nhỏ có thể không quan trọng bằng một rủi ro khác có thiệt hại nhỏ hơn nhưng xác suất xảy ra lại cao hơn nhiều. o Biện pháp phòng ngừa: trên cơ sở phân tích và đánh giá rủi ro, nhà quản trị cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát để có thể giảm thiểu thiệt hại do rủi ro gây ra. Phòng ngừa và bảo vệ là những hoạt động cần có trong một hệ thống kiểm soát. 2.2.2. Hoạt động kiểm soát Đây là những chính sách và thủ tục được thực hiện các hoạt động cần thiết để giảm thiểu rủi ro của các nhà quản trị được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát được thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức. Các yếu tố của hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm: nhằm giảm bớt cơ hội cho bất cứ ai ở những vị trí dễ xảy ra sai sót hay có cơ hội để thực hiện hành vi gian lận. Yêu cầu của hoạt động kiểm soát là không một bộ phận hay cá nhân nào được thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc; không một cá nhân nào được thực hiện hơn một trong những chức năng: phê duyệt, ghi chép và bảo vệ tài sản. Công việc của nhân viên này, bộ phận này được kiểm soát độc lập bởi nhân viên khác và bộ phận khác. Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cũng có thể có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm nhằm hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm cũng có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau. Do vậy, nhà quản trị cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm soát trong từng khâu, trong quy trình nghiệp vụ và các mối quan hệ giữa các nhân viên thi hành nhiệm vụ. Ủy quyền: tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Nhà quản trị nên đưa ra những quy định về quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt mỗi loại nghiệp vụ cho từng nhân viên. Có hai mức độ ủy quyền:  Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người cấp dưới được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn.  Ủy quyền cụ thể: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ, thông thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng. Sự phân quyền cho các cấp thi hành và xác định rõ thẩm quyền phê duyệt của từng người, xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản trị không thể và không nên trực tiếp quyết định tất cả các vấn đề của đơn vị. Sự phân quyền hợp lý sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành trôi chảy, ngoài ra còn giúp cho nhà quản trị có thể kiểm soát và hạn chế sự tùy tiện trong quá trình tiến hành công việc. 28 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  11. Bài 2: Hệ thống kiểm soát Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: Bảo vệ tài sản và thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng phí, tham ô tài sản hay mất mát, rủi ro thông tin ra bên ngoài. Tài sản vật chất và thông tin được bảo vệ thông qua quy trình sau:  Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin: bảo quản tài sản vật chất được thể hiện qua việc xây dựng và bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, định kỳ tổ chức tốt công tác kiểm tra, bảo trì, sử chữa... Bảo quản thông tin được thực hiện thông qua việc bố trí phòng máy tính xử lý thông tin, tránh nguy cơ cháy, nổ, ban hành quy định về sao chép thông tin.  Bảo quản chứng từ, sổ sách: chứng từ sổ sách cần phải được phân loại và sắp xếp hợp lý để đến khi cần có thể tìm kiếm được nhanh chóng và thuận lợi. Ngoài ra, cần phải lưu trữ ở những nơi an toàn đề phòng mất trộm hay cháy nổ. Kiểm tra độc lập: mặc dù khi phân công đã tạo ra cơ chế tự kiểm soát lẫn nhau, tuy nhiên kiểm soát độc lập vẫn tồn tại nhằm hạn chế những sai sót so một số nguyên nhân như: nhân viên thiếu năng lực, nhân viên cấu kết với nhau trục lợi cho riêng mình và gây hại cho công ty, sự cẩu thả và làm việc thiếu trách nhiệm của nhân viên… Rà soát: đây là việc phân tích và so sánh cùng một số liệu từ hai nguồn khác nhau. Thủ tục rà soát này giúp mau chóng phát hiện những biến động bất thường hay những gian lận để từ đó có thể kịp thời ứng phó. 2.2.3. Hệ thống thông tin và truyền thông Để thực hiện trách nhiệm của mình thì mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều cần phải có thông tin. Do đó, hệ thống thông tin và truyền thông nhằm đảm bảo cho các thông tin liên quan được xác định, được nắm bắt và được truyền thông một cách kịp thời và chính xác nhằm cho phép mọi bộ phận và nhân viên có thể thi hành các công việc của họ một cách có hiệu quả. Chất lượng hệ thống được xem là tốt nếu các nội dung sau được bảo đảm:  Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.  Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.  Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.  Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.  Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và/hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu. TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 29
  12. Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.2.4. Giám sát Giám sát là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá định kỳ hoạt động của hệ thống kiểm soát để từ đó có thể điều chỉnh các hoạt động của mọi bộ phận và nhân viên nhằm đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Giám sát được thực hiện dưới các hình thức sau: Giám sát thường xuyên: được diễn ra ngay trong quá trình hoạt động được thực hiện bởi các nhân viên và nhà quản trị nhằm phát hiện ra các biến động bất thường. Giám sát định kỳ: được thực hiện bộ phận kiểm soát, bộ phận kiểm soát từ bên ngoài. Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát gồm:  Rà soát lại các cơ chế kiểm soát đang áp dụng để giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát và tham gia vào quá trình hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả về mặt hoạt động và điều hành.  Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các thông tin.  Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các quy định của doanh nghiệp đối với mọi bộ phận và nhân viên.  Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu quả của các hoạt động, cũng như phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản. 2.3. Cơ chế kiểm soát 2.3.1. Khái niệm Từ "cơ chế" được dùng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý từ khoảng cuối những năm 1970, khi chúng ta bắt đầu chú ý nghiên cứu về quản lý và cải tiến quản lý kinh tế, với nghĩa như là những quy định về quản lý. Cách hiểu đơn giản này dẫn tới cách hiểu tách rời cơ chế với con người như nêu trên. Như vậy, cơ chế kiểm soát có thể hiểu là cách thức vận hành của hệ thống kiểm soát trong mối quan hệ với các phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao. Theo quan niệm này, nếu hiểu theo nghĩa rộng cơ chế kiểm soát đề cập đến thiết chế vận hành hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp bao gồm:  Quy định về mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong hệ thống kiểm soát.  Quy định về mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát với các hệ thống khác của doanh nghiệp. Nếu hiểu theo nghĩa hẹp, cơ chế kiểm soát chỉ bao gồm cách thức vận hành của chính các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp. 2.3.2. Sự cần thiết cơ chế kiểm soát Một tổ chức hay bộ phận tổ chức bất kỳ nếu muốn vận hành có hiệu quả đều phải thiết kế mối quan hệ hoạt động đảm bảo sự ăn khớp, nhịp nhàng. Hệ thống kiểm soát cũng vậy, nếu xây dựng nên các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát rồi mà không quy 30 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  13. Bài 2: Hệ thống kiểm soát định các nguyên tắc cần thiết để vận hành hệ thống đó, chắc chắn hệ thống kiểm soát hoặc hoạt động hỗn loạn, hoặc không có hiệu quả. Có thể thấy, sự cần thiết phải xây dựng thiết chế kiểm soát. Và sự cần thiết này, có thể nhìn thấy ở hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước. Các doanh nghiệp này chưa bao giờ không tổ chức hoạt động kiểm soát, vẫn có đủ cả, chỉ có điều hoạt động kiểm soát ở những doanh nghiệp này hầu như không đem lại kết quả như mong muốn. Vì sao vậy? Vì nhiều nguyên nhân song nhiều nhà nghiên cứu đều đồng tình cho rằng nguyên nhân gốc rễ, sâu xa chính là do chưa tạo ra cơ chế kiểm soát đúng nghĩa. Nói cách khác, dù bạn có tổ chức hoạt động kiểm soát song nếu thiếu cơ chế hữu hiệu thì kết quả cũng là con số không mà thôi. 2.3.3. Thiết kế trong hệ thống kiểm soát Như đã đề cập ở trên, hiểu theo nghĩa hẹp thì cơ chế kiểm soát là cơ chế hoạt động bên trong hệ thống kiểm soát. Đó chính là các thủ tục được xác lập nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn hoặc giảm thiểu sự sai lệch so với mục tiêu đã xác định. Khi các thủ tục này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Thông thường, cần đề cập đến một số thủ tục kiểm soát căn bản như: phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi. 2.3.4. Thủ tục phê duyệt Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh. Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của doanh nghiệp. Vì phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin nên việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của doanh nghiệp. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định:  Quy định về cấp phê duyệt.  Quy định về cơ sở của phê duyệt.  Quy định về dấu hiệu của phê duyệt.  Quy định về cấp ủy quyền. Đối với thủ tục này cần lưu ý:  Phê duyệt phải chú trọng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký, con dấu); nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện.  Phê duyệt phải là tránh chồng chéo, tránh làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.  Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng. TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 31
  14. Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.3.5. Nội dung kiểm soát trong kinh doanh Định dạng trước là hành động mô tả trước “cái sẽ phải hình thành” trong tương lai. Chức năng định hướng là chức năng đầu tiên đảm bảo tính đi đúng hướng của doanh nghiệp cũng như mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp. Để kiểm soát có kết quả cần có thủ tục định dạng trước. Như thế, thủ tục định dạng trước bao gồm các thiết chế quy định về tính pháp lý của các định mức, các bản chiến lược, kế hoạch,… liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thủ tục định dạng trước là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý. Sở dĩ như vậy là vì máy tính sẽ không cho phép bất kỳ nghiệp vụ nào được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ. Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt. Vậy, vấn đề là ở chỗ cần quy định rõ ràng ai được phép thay đổi các định dạng này. 2.3.6. Thủ tục báo cáo bất thường Ngoài các báo cáo phục vụ cho kiểm soát định kỳ, rất cần các bộ phận có liên quan phải báo cáo trong trường hợp bất thường. Vấn đề là cần có thủ tục quy định thế nào là bất thường? Nếu không có các thủ tục này việc báo cáo bất thường sẽ bị hỗn loạn: khi cần phải báo cáo thì không thực hiện, khi chưa đến mức thì lại báo cáo. Theo thủ tục quy định cụ thể, tất cả các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo khi rơi vào các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, trong và ngoài doanh nghiệp. Quy định các trường hợp “bất thường” cụ thể như các nghiệp vụ không theo đúng quy trình/quy định, các nghiệp vụ ngoại lệ, những bất hợp lý, những vấn đề chưa từng xảy ra, đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn, có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống,… Các quy định còn liên quan đến: phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc, phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp, các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện. Doanh nghiệp cần xem những báo cáo bất thường là những đóng góp có giá trị và cần có chính sách thưởng, nâng lương và nâng bậc,… cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bất thường kịp lúc. Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của doanh nghiệp. Những vấn đề cần lưu ý khi quy định các thủ tục:  Báo cáo kịp thời.  Cụ thể hóa thế nào là bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý.  Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các trường hợp bất thường.  Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập. 32 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  15. Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.2.2. Thủ tục bảo vệ tài sản Thủ tục bảo vệ tài sản là tập hợp tất cả các thiết chế quy định hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị: mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng hoặc bị phá hoại. Những thủ tục này liên quan đến:  Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính,…  Bảo vệ, thủ tục ra vào doanh nghiệp.  Sử dụng các thiết bị quan sát: camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security.  Kiểm kê tài sản.  Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn… 2.3.7. Thủ thục sử dụng chỉ tiêu Thủ tục sử dụng chỉ tiêu là thiết chế quy định các chỉ tiêu được sử dụng trong quá trình kiểm soát các hoạt động cụ thể. Tuỳ theo tính chất của hoạt động mà quy định việc sử dụng các chỉ tiêu rất cụ thể đối với hoạt động đó từ:  Mục tiêu.  Các chỉ tiêu: lượng hóa tất cả những mục tiêu thành các chỉ tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành,… và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này. Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu phi tài chính. Khi thiết lập các chỉ tiêu cần đảm bảo các yêu cầu:  Chỉ tiêu phải có tính khả thi.  Hệ thống chỉ tiêu phải nhất quán và được tính toán định kỳ để báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu với các bộ phận có thẩm quyền.  Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu.  Đảm bảo tính độc lập của người theo dõi các chỉ tiêu. Định kỳ theo dõi, so sánh, tìm sự sai lệch cũng như nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. 2.3.8. Thủ tục bất kiêm nhiệm Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt động kiểm soát nói riêng và trong toàn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung. Muốn vậy, phải có thiết chế quy định sự tách biệt giữa 4 hoạt động:  Phê duyệt;  Thực hiện;  Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…);  Ghi nhận (kế toán,…). Thủ tục này bảo đảm không ai trong bộ máy quản trị có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận. Bản thân việc quy định bất kiêm nhiệm và phân chia trách nhiệm rõ ràng, ngăn ngừa sự câu kết giữa các nhân viên ở các bộ phận khác nhau với nhau là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát hữu hiệu. TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 33
  16. Bài 2: Hệ thống kiểm soát 2.3.9. Thủ tục đối chiếu Các số liệu thực tế hoặc kế hoạch, định mức liên quan đến nhiều cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp số liệu phát sinh ở các bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ nhưng chưa chắc đã trùng nhau. Vì thế cần có thiết chế quy định thủ tục đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ nhằm giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ. Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ cũng như góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo. Mặt khác, muốn rút ra các kết luận cần thiết sẽ phải so sánh, đối chiếu giữa số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, định mức,… Vì thế, muốn cho các đánh giá khách quan cần có thiết chế quy định các thủ tục đối chiếu cụ thể. Khi thiết lập các quy định về đối chiếu cần lưu ý các yêu cầu sau:  Đối chiếu kịp thời;  Cần điều tra rõ nếu có khác biệt;  Phải có người theo dõi việc đối chiếu;  Tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn. 2.3.10. Thủ tục kiểm tra và theo dõi Thiết chế quy định thủ tục kiểm tra và theo dõi có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”. Thiết chế cần quy định rõ ai tự kiểm tra và theo dõi, ai kiểm tra và theo dõi các đối tượng khác. Kiểm tra và theo dõi giúp khám phá những sai sót từ nhỏ đến lớn; đồng thời, cũng tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là “công việc nhân viên làm luôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá”. Thiết lập các quy định này cần lưu ý:  Bạn không thể xem xét mọi thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro mà Ban giám đốc quan tâm.  Phát hiện các dấu hiệu bất thường để kịp thời xử lý trên cơ sở điều tra và xác định trách nhiệm rõ ràng.  Định kỳ và đột xuất xem xét  Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng quý hay bất kỳ? 34 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
  17. Bài 2: Hệ thống kiểm soát Tóm lược cuối bài  Hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.  Hệ thống kiểm soát gồm các thành phần:  Môi trường kiểm soát;  Đánh giá rủi ro;  Hoạt động kiểm soát;  Hệ thống thông tin và truyền thông;  Giám sát.  Cơ chế kiểm soát có thể hiểu là cách thức vận hành của hệ thống kiểm soát trong mối quan hệ với các phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao.  Thiết chế trong hệ thống kiểm soát:  Phê duyệt;  Định đạng trước;  Báo cáo bất thường;  Bảo vệ tài sản;  Sử dụng chỉ tiêu;  Bất kiêm nhiệm;  Đối chiếu;  Kiểm tra và theo dõi. TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203 35
  18. Bài 2: Hệ thống kiểm soát Câu hỏi ôn tập 1. Khái niệm và vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp. 2. Hãy chỉ ra một số nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp. 3. Nêu các thành phần trong hệ thống kiểm soát. Trong các thành phần này, thành phần nào quan trọng và quyết định đến các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát? 4. Khái niệm và vai trò của cơ chế kiểm soát. 5. Hãy nêu các thành phần thiết chế của hệ thống kiểm soát. 36 TXQTTH06_Bai2_v1.0015108203
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2