Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

Chia sẻ: Ngaynangmoi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:132

Thêm vào BST

Báo xấu

38
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Tiếp nội dung phần 1, Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày; Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

Chương 3. VĂN BẢN, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY. Thời gian: 16h (LT: 4h;TH: 11h; KT: 1h) A. MỤC TIÊU: Sau khi học xong người học có khả năng: - Trình bày được các khái niệm về văn bản, Phân biệt được các loại văn bản; - Soạn thảo, định dạng văn bản đúng thể thức theo quy định. - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU. TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ THÔNG SỐ TT ĐƠN VỊ GHI CHÚ - VẬT LIỆU SỐ KT LƯỢNG I THIẾT BỊ- MÁY MÓC 1 Máy chiếu. Cái 1 2 Máy tính Cái 1 3 Máy tính học viên Cái 18 II DỤNG CỤ 1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01 III VẬT LIỆU 1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8 3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 10 Viết lông viết làm bài tập Thiên long - 4 Cây 8 nhóm. WB03 5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1 C. NỘI DUNG: 3.1. VĂN BẢN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN. 3.1.1. Khái niệm. 3.1.1.1. Khái niệm về văn bản. 60
Văn bản là một phương tiện ghi thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. 3.1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền và đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục và quy chế luật định cụ thể theo thông tư số: 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011. Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). 3.1.1.2.1. Thể thức văn bản. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. 3.1.1.2.2. Kỹ thuật trình bày văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 3.1.1.2.3. Phông chữ trình bày văn bản. 61
Phông (Font) chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. 3.1.1.2.4. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày. - Khổ giấy. Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). - Kiểu trình bày. Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). - Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4). + Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; + Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; + Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; + Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại phụ lục trên. 3.1.1.2.5. Nhận dạng các loại văn bản. Nhận biết văn bản quản lý nhà nước với văn bản của các tổ chức chính trị, các tổ chức khác trong hệ thống chính trị: 62
- Văn bản quản lý nhà nước: Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, đó là những quyết định quản lý thành văn nhằm thực hiện quyền hành pháp và hành chính. - Văn bản lãnh đạo: Do các cơ quan Đảng các cấp ban hành đó là những văn bản mang tính chất chủ trương, đường lối, chiến lược chung tạo ra sự thống nhất trong hành động. Văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội khác chủ yếu dùng để điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ. - Văn bản quản lý nhà nước mang tính chất quyền lực đặc biệt và có tác dụng đơn phương một chiều. Các văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội không mang tính quyền lực nhà nước mà chủ yếu dùng phương thức giáo dục tuyên truyền, vận động… Ý nghĩa: - Là hình thức pháp luật chủ yếu trong các hình thức quản lý nhà nước, chứa đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. - Là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động quản lý hành chính và là công cụ điều hành của các cơ quan và các nhà lãnh đạo trong hệ thống cơ quan nhà nước. - Là những căn cứ pháp lý để các khách thể hiện quyết định của các chủ thể quản lý nhà nước, và là những chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thể trong việc thực hiện các quyết định của mình. Chính vì vậy, văn bản quản lý nhà nước không chỉ có ý nghĩa truyền đạt các quyết định quản lý, mà nó còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước. 3.1.1.3. Văn bản quản lý hành chính. Là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm 63
điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính Nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 3.1.2. Phân loại văn bản. Có nhiều tiêu chí để phân loại văn bản như: phân loại theo tên loại văn bản, phân loại theo nội dung, theo tác giả, theo hiệu lực pháp lý, hoặc theo mục đích ban hành văn bản… Dưới đây, ta phân loại văn bản theo hiệu lực pháp lý của văn bản. 3.1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL). 3.1.2.1.1 Khái niệm. - Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện. - Văn bản quy phạm pháp luật là hình thức thể hiện của các quyết định pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự và dưới hình thức nhất định, có chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh một loại quan hệ xã hội nhất định, đước áp dụng nhiều lần trong thực tiễn đời sống và việc thực hiện văn bản đó không làm chấm dứt hiệu lực của nó. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 22 tháng 6 năm 2015. Tại điều 02 Luật ban hành văn bản QPPL số: 80/2015/QH13 quy định: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này. Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật. 64
3.1.2.1.2. Thẩm quyền ban hành và hình thức văn bản quy phạm pháp luật. Điều 15. Luật, nghị quyết của Quốc hội 1. Quốc hội ban hành luật để quy định: a) Tổ chức và hoạt động của Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Hội đồng bầu cử quốc gia, Kiểm toán nhà nước, chính quyền địa phương, đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt và cơ quan khác do Quốc hội thành lập; b) Quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân mà theo Hiến pháp phải do luật định, việc hạn chế quyền con người, quyền công dân; tội phạm và hình phạt; c) Chính sách cơ bản về tài chính, tiền tệ quốc gia, ngân sách nhà nước; quy định, sửa đổi hoặc bãi bỏ các thứ thuế; d) Chính sách cơ bản về văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường; đ) Quốc phòng, an ninh quốc gia; e) Chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo của Nhà nước; g) Hàm, cấp trong lực lượng vũ trang nhân dân; hàm, cấp ngoại giao; hàm, cấp nhà nước khác; huân chương, huy chương và danh hiệu vinh dự nhà nước; h) Chính sách cơ bản về đối ngoại; i) Trưng cầu ý dân; k) Cơ chế bảo vệ Hiến pháp; l) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội. 2. Quốc hội ban hành nghị quyết để quy định: a) Tỷ lệ phân chia các khoản thu và nhiệm vụ chi giữa ngân sách trung ương và ngân sách địa phương; 65
b) Thực hiện thí điểm một số chính sách mới thuộc thẩm quyền quyết định của Quốc hội nhưng chưa có luật điều chỉnh hoặc khác với quy định của luật hiện hành; c) Tạm ngưng hoặc kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần luật, nghị quyết của Quốc hội đáp ứng các yêu cầu cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quyền con người, quyền công dân; d) Quy định về tình trạng khẩn cấp, các biện pháp đặc biệt khác bảo đảm quốc phòng, an ninh quốc gia; đ) Đại xá; e) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội. Điều 16. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội. 1. Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành pháp lệnh để quy định những vấn đề được Quốc hội giao. 2. Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành nghị quyết để quy định: a) Giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh; b) Tạm ngưng hoặc kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội đáp ứng các yêu cầu cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội; c) Bãi bỏ pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; trường hợp bãi bỏ pháp lệnh thì Ủy ban thường vụ Quốc hội có trách nhiệm báo cáo Quốc hội tại kỳ hợp gần nhất; d) Tổng động viên hoặc động viên cục bộ; ban bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương; đ) Hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân; e) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Ủy ban thường vụ Quốc hội. Điều 17. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước Chủ tịch nước ban hành lệnh, quyết định để quy định: 66
1. Tổng động viên hoặc động viên cục bộ, công bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp căn cứ vào nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; công bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương trong trường hợp Ủy ban thường vụ Quốc hội không thể họp được; 2. Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước. Điều 18. Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ và Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành, nghị quyết liên tịch để quy định chi tiết những vấn đề được luật giao. Điều 19. Nghị định của Chính phủ. Chính phủ ban hành nghị định để quy định: 1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; 2. Các biện pháp cụ thể để tổ chức thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; các biện pháp để thực hiện chính sách kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, chế độ công vụ, cán bộ, công chức, viên chức, quyền, nghĩa vụ của công dân và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý, điều hành của Chính phủ; những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của từ hai bộ, cơ quan ngang bộ trở lên; nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ; 67
3. Vấn đề cần thiết thuộc thẩm quyền của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh, tế, quản lý xã hội. Trước khi ban hành nghị định này phải được sự đồng ý của Ủy ban thường vụ Quốc hội. Điều 20. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định để quy định: 1. Biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, chế độ làm việc với các thành viên Chính phủ, chính quyền địa phương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ; 2. Biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; kiểm tra hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, chính quyền địa phương trong việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Điều 21. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao. Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành, nghị quyết để hướng dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong xét xử thông qua tổng kết việc áp dụng pháp luật, giám đốc việc xét xử. Điều 22. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao. Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành thông tư để thực hiện việc quản lý các Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự về tổ chức và những vấn đề khác được Luật tổ chức Tòa án nhân dân và luật khác có liên quan giao. Điều 23. Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành thông tư để quy định, những vấn đề được Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân và luật khác có liên quan giao. 68
Điều 24. Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành thông tư để quy định: 1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ; 2. Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình. Điều 25. Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành thông tư liên tịch để quy định về việc phối hợp giữa các cơ quan này trong việc thực hiện trình tự, thủ tục tố tụng. Điều 26. Quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành quyết định để quy định chuẩn mực kiểm toán nhà nước, quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán. Điều 27. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành nghị quyết để quy định: 1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; 2. Chính sách, biện pháp nhằm bảo đảm thi hành Hiến pháp, luật, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; 3. Biện pháp nhằm phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương; 69
4. Biện pháp có tính chất đặc thù phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Điều 28. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định để quy định: 1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; 2. Biện pháp thi hành Hiến pháp, luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp về phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương; 3. Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương. Điều 29. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt Hội đồng nhân dân ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành quyết định theo quy định của Luật này và các luật khác có liên quan. Điều 30. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã Hội đồng nhân dân cấp huyện, cấp xã ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao. 3.1.2.2. Văn bản cá biệt. Hiện nay chưa có một khái niệm chính thống thế nào là văn bản cá biệt, nhưng hầu hết các khoa học hành chính, pháp lý đều thống nhất rằng: Văn bản cá biệt là loại văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, căn cứ vào văn bản QPPL để ban hành, được áp dụng một lần để giải quyết những vụ việc cụ thể. Sự khác nhau giữa văn bản QPPL và văn bản cá biệt Văn bản QPPL Văn bản cá biệt 70
Đặt ra những quy phạm pháp Không đặt ra những QPPL, mà căn cứ Về nội luật, được áp dụng nhiều lần. vào văn bản QPPL để giải quyết những dung vụ việc cụ thể, được áp dụng một lần. Mang tính cưỡng chế, tức là buộc Không hẳn mang tính cưỡng chế, tức là Về tính mọi cơ quan nhà nước, mọi tổ không bắt buộc mọi cơ quan nhà nước, chất chức kinh tế, xã hội và mọi công mọi tổ chức kinh tế, xã hội và mọi công dân nghiêm chỉnh thi hành. dân nghiêm chỉnh thi hành. Về Do cơ quan nhà nước có thẩm Cơ quan nào cũng có thẩm quyền ban thẩm quyền ban hành mới có giá trị hành nếu xét thấy cần thiết để giải quyết quyền (được quy định trong luật ban công việc trong phạm vi quyền hạn của ban hành văn bản). mình và không chịu sự điều chỉnh của hành luật ban hành văn bản QPPL. 3.1.2.3. Văn bản hành chính thông thường. Là văn bản dùng để thực thi các văn bản QPPL hoặc thực hiện các tác nghiệp hành chính. Những văn bản hành chính thông thường dùng trong cơ quan đơn vị bao gồm như sau: 3.1.2.3.1. Công văn. Công văn hành chính dùng để giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, đơn vị và công dân...Đây là loại văn bản không có tên loại và độc lập theo một thể thức nhất định. Mẫu số 1: Công văn ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _______________ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ Số : /ĐV-..(1)... Bình dương, ngày tháng năm 20… V/v .....(2) …… Kính gửi : ……… (3)…………………………… 71
………………………………………(4)…………………………………… …….............. ………………………………………………………………………………… ……….. ………………………………………………………………………………… ………….. Nơi nhận: TRƯỞNG ĐƠN VỊ - Như trên ; Hoặc KT. TRƯỞNG ĐƠN VỊ - Lưu ...(5)..., VT. PHÓ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu) ________________________________________________________________________ (1) Tên viết tắt của đơn vị soạn thảo (2) Trích yếu văn bản; (3) Nơi nhận văn bản; (4) Nội dung văn bản; (5) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản; 3.1.2.3.2. Thông cáo. Là văn bản do cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng và Nhà nước dùng để công bố quyết định hay một sự kiện quan trọng. 3.1.2.3.3. Thông báo. Là văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để công bố, thông tin cơ quan cho tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để thực hiện hoặc biết. Mẫu số 3: Thông báo ĐƠN VỊ SOẠN THẢO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _______________________ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________________________ 72
Số : /TB-ĐVST Bình dương, ngày tháng năm 20... THÔNG BÁO V/v ...................(1).............................. ………………………………………(2)…………………………………… ……....... ………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………………………………… ……… Nơi nhận: TRƯỞNG ĐV - .....(3)........ Hoặc KT. TRƯỞNG ĐV - Lưu . (4)..., VT. PHÓ TRƯỞNG ĐV (Ký tên, đóng dấu) ________________________________________________________________________ _ (1) Trích yếu của thông báo; (2) Nội dung thông báo; (3) Nơi nhận thông báo; (4) Lưu nơi soạn thảo văn bản; 3.1.2.3.4. Chương trình. Là văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến về những hoạt động theo một trình tự nhất định trong thời gian nhất định, chương trình được trình bày một cách tóm tắt. Mẫu số 7: Chương trình 73
ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _____________ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________________________ Số : /CTr-CĐCNNLNB Bình dương, ngày tháng năm 20… CHƯƠNG TRÌNH ..........................(1).............................. …………………………………………(2)………………………………………... ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - .....(3).... Hoặc KT. HIỆU TRƯỞNG - ....... PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Lưu ...(4)..., VT. (Ký tên, đóng dấu) ________________________________________________________________________ ________ (1) Tên loại chương trình (chương trình làm việc, cuộc họp, hội nghị; chương trình hành động để thực thi một chủ trương lớn của cấp trên đã được duyệt ...) (2) Nội dung chương trình; (3) Nơi nhận văn bản; (4) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản. 3.1.2.3.5. Kế hoạch công tác. Là văn bản trình bày hệ thống dự kiến về một chương trình công tác, một công việc hay một tổ chức trong thời gian nhất định. Mẫu 3: Kế hoạch 74
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ..................................... (1) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _______________________ _________________________________________________________________ Số: /KH-..... (2) Bình Dương, ngày ….. tháng ….. năm 20… KẾ HOẠCH ...................................................................... (3) ___________________________ .................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ .....................................................................................................(4)....................................... ..................................... .................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ./. GIÁM ĐỐC (5) Nơi nhận: - ……………; (Chữ ký, dấu) - ……………; - Lưu: VT (6), ... (7). Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (2) Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Trích yếu nội dung kế hoạch (4) Nội dung kế hoạch. (5) Trường hợp cấp phó được giao ký thay thủ trưởng cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 01. (6) Thống nhất ghi VT (văn thư) thay cho HCTH (Hành chính - Tổng hợp) như trước đây. (7) Chữ viết tắt tên đơn vị tham mưu soạn thảo. 3.1.2.3.6. Đề án. Là văn bản dùng để trình bày một cách hệ thống ý kiến về một việc nào đó cần làm được nêu lên thảo luận thông qua. 75
3.1.2.3.7. Phương án. Là văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện, hoàn cảnh nào đó. 3.1.2.3.8. Báo cáo. Là văn bản dùng để phản ảnh tình hình chấp hành công việc của cấp dưới lên cấp trên và ngược lại hoặc để trình bày một vấn đề, một sự việc, một đề tài trước hội nghị, trước một người hay một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ quy định. Mẫu 1: BÁO CÁO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG..................................... (1) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _______________________ _________________________________________________________________ Số: /BC-........ (2) Đà Nẵng, ngày ….. tháng ….. năm 20… BÁO CÁO ................................................................... (3) .................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ............(4)............................................................................ .................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ .................................................................................................................. ./. HIỆU TRƯỞNG (5) Nơi nhận: - ……………; (Chữ ký, dấu) - ……………; - Lưu: VT (6), ... (7). Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (2) Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Trích yếu nội dung báo cáo (4) Nội dung báo cáo. 76
(5) Trường hợp cấp phó được giao ký thay thủ trưởng cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 01. (6) Thống nhất ghi VT (văn thư) thay cho HCTH (Hành chính - Tổng hợp) như trước đây. (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (theo quy ước đã thống nhất ví dụ: Phòng Hành chính– Tổng hợp = HCTH, Phòng Đào tạo = ĐT, Phòng Công tác Sinh viên = CTSV/Phòng Công tác học sinh, sinh viên = HSSV; riêng Phòng Khoa học, Sau Đại học và Hợp tác quốc tế, tùy tính chất của quyết định, chọn một trong những cách viết tắt sau: Khoa học Công nghệ = KHCN, Đào tạo Sau Đại học = SĐH, Hợp tác quốc tế = HTQT). 3.1.2.3.9. Tờ trình. Là văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất một vấn đề nào đó lên cơ quan cấp trên; phê chuẩn về chủ trương, phương án, chế độ chính sách, tiêu chuẩn, định hướng hoặc sửa đổi chế độ, chính sách. Mẫu 5: Tờ trình ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ________________ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ Số : /TTr-ĐVST Bình Dương, ngày tháng năm 20…. TỜ TRÌNH (*) ................................(1).................................. ………………………………………(2)…………………………………………... ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Nơi nhận: TRƯỞNG ĐƠN VỊ - ......(3)........ Hoặc KT. TRƯỞNG ĐƠN VỊ 77
- Lưu ...(4)..., VT. PHÓ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu) ________________________________________________________________________ (1) Trích yếu của tờ trình; (2) Nội dung tờ trình (3) Nơi nhận văn bản ( * dùng để cấp dưới trình lên cấp trên về một vấn đề nào đó xin chủ trương giải quyết, nội dung tờ trình phải ghi rõ trình vấn đề gì, đề nghị giải quyết như thế nào ...) (4) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản; 3.1.2.3.10. Biên bản. Là văn bản ghi lại đầy đủ hoặc phần diễn biến và kết quả của một hội nghị, một cuộc họp có xác nhận của người chủ tọa và thư ký; hoặc ghi lại một việc có xác nhận của đương sự và người làm chứng có liên quan đến vụ việc đó. Mẫu Biên bản BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ _________________________________________________________________ _______________________ Số: /BB-ĐHĐN Bình Dương, ngày ….. tháng ….. năm 20… BIÊN BẢN ................................................................. (1) ___________________________ Cuộc họp bắt đầu lúc ..... giờ ..... ngày .............................................................. Địa điểm: ......................................................................................................... Thành phần tham dự: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ........................ Chủ trì (chủ tọa): .............................................................................................. Thư ký (người ghi biên bản): ............................................................ Nội dung (theo diễn biến cuộc họp): 78
.................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .......................................................................................... Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./. THƯ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) [Chữ ký, dấu (nếu có)] ............................ (2) Họ và tên Họ và tên Nơi nhận: - ……….; - Lưu: VT, hồ sơ. (1) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo. (2) Ghi chức vụ chính quyền (Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v...), nếu cần. 3.1.2.3.11. Công điện. Là văn bản dùng để thông tin hay truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hay người có thẩm quyền trong những trường hợp cần thiết. Mẫu 1.9 – Công điện TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /CĐ- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… CÔNG ĐIỆN ………….. (5)……………… ………….. (6) điện 79