Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

Chia sẻ: Ngaynangmoi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:63

Thêm vào BST

Báo xấu

52
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Nghiệp vụ phòng; Kỹ năng giao tiếp. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ -------  ------- BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mã số: MH19. NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX. Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Email: cntt.cnnlnb@gmail.com. [Lưu hành nội bộ] -2019-
GIỚI THIỆU Hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan doanh nghiệp, đây là bộ phận cốt yếu tham mưu cho các nhà quản lý trong việc tổ chức, vận hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Ngày nay, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, làm hành chính văn phòng người làm hành chính văn phòng phải năng động và sáng tạo, chuyên nghiệp, thành thục kỹ năng hành chính, mà còn phải có khả năng tiếp cận với công nghệ hiện đại và thích ứng cao với hoàn cảnh thì mới có thể hoàn thành tốt công việc. Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như: Lễ tân văn phòng; Thư ký hỗ trợ; Quản lý hạ tầng - trang thiết bị; Soạn và lưu trữ văn bản hồ sơ; Chấm công - thực thi chính sách; Duy trì môi trường làm việc; Xử lý thông tin ra vào; Tiếp khách. Để đáp ứng được nhu cầu công việc hành chính văn phòng với cách làm việc theo cơ chế mở, có tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao, theo yêu cầu của các nhà tuyển dụng, các ứng viên văn phòng phải đa năng, có thể làm được nhiều việc. Tài liệu được xây dựng cho Học sinh – Sinh viên học tập gồm các phần cụ thể như sau: - Chương 1: Nghiệp vụ phòng. - Chương 2: Kỹ năng giao tiếp. - Chương 3: Văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày. - Chương 4: Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Tài liệu được biên soạn có tham khảo từ các tài liệu, bài giảng và kinh nghiệm giảng dạy của tập thể giáo viên Khoa, nên không thể tránh khỏi các thiếu soát rất mong nhận được ý kiến góp ý để tài liệu hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Khoa Công nghệ thông tin, Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Nam Bộ. Điện thoại: 0274 3772 899; Email: cntt.cnnlnb@gmail.com. Chân thành cảm ơn ! Bình Dương, ngày 01 tháng 4 năm 2019 Nhóm biên soạn
2
MỤC LỤC GIỚI THIỆU ............................................................................................................................... 1 MỤC LỤC ................................................................................................................................... i NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN ..................................................... 3 DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU......................................................................................... 3 Chương 1. NGHIỆP VỤ PHÒNG. ............................................................................................ 4 1.1. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG. ...................................................................................... 5 1.1.1. Khái niệm văn phòng. ............................................................................................ 5 1.1.2. Chức năng của văn phòng...................................................................................... 5 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng. ....................................................................................... 7 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị. ............................................ 9 1.1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng. ....................................................................... 12 1.2. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG. .................... 12 1.2.1. Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp. ................................................................. 12 1.2.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký. ........................................................ 15 1.2.3. Lập chương trình, kế hoạch công tác. ................................................................ 19 1.2.4. Yêu cầu đối với nhân viên tiếp khách. ................................................................ 21 1.2.5. Kỹ thuật tiếp khách. ............................................................................................. 22 1.2.6. Tiếp chuyện qua điện thoại. ................................................................................. 24 CÂU HỎI ÔN TẬP. ................................................................................................................. 27 Chương 2. KỸ NĂNG GIAO TIẾP. ........................................................................................ 29 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP. .......................................................................... 30 2.1.1. Khái niệm. ............................................................................................................. 30 2.1.2. Vai trò của giao tiếp. ............................................................................................ 30 2.1.3. Chức năng của giao tiếp. ...................................................................................... 30 2.2. CÁC PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP CƠ BẢN............................................................... 33 2.2.1. Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ. ................................................................ 33 2.2.2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ. ................................................................... 35 2.3. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN. ...................................................................... 45 2.3.1. Lắng nghe. ............................................................................................................. 45 2.3.2. Đặt câu hỏi............................................................................................................. 45 2.3.3. Thuyết phục. ......................................................................................................... 45 2.3.4. Thuyết trình. ......................................................................................................... 46 2.3.5. Viết. ........................................................................................................................ 57 2.3.6. Đọc và tóm tắt văn bản. ....................................................................................... 57 CÂU HỎI ÔN TẬP. ................................................................................................................. 58 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG. ........................................................................................................ 58
Chương 3. VĂN BẢN, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY. ................................... 60 3.1. VĂN BẢN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN. ......................................................................... 60 3.1.1. Khái niệm. ............................................................................................................. 60 3.1.2. Phân loại văn bản. ................................................................................................ 64 GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ ............................................................................................ 2 3.2. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN. .............................................. 3 3.2.1. Thể thức của văn bản............................................................................................. 3 3.2.3. Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản. ............................................... 23 3.2.4. Kiểu trình bày, đánh số trang văn bản. ............................................................. 28 3.3. CÂU HỎI ÔN TẬP. ...................................................................................................... 29 3.3.1. Phần lý thuyết. ...................................................................................................... 29 3.3.2. phần thực hành..................................................................................................... 30 Chương 4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ. .............................................. 32 4.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. ............................................. 32 4.1.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư. .................................... 32 4.1.2. Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan. ............................................... 34 4.2. TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN....................................................... 37 4.2.1. Khái niệm văn bản đến. ....................................................................................... 37 4.2.2 Trình tự giải quyết văn bản đến. ......................................................................... 38 4.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI. ......................................................................... 40 4.3.1. Khái niệm văn bản đi. .......................................................................................... 40 4.3.2. Các bước tổ chức quản lý văn bản đi. ................................................................ 41 4.4. LƯU TRỮ HỒ SƠ. ....................................................................................................... 41 4.4.1. Khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ...................................................................... 41 4.4.2. Các loại tài liệu lưu trữ. ....................................................................................... 42 4.4.3. Chức năng. ............................................................................................................ 42 4.4.4. Tính chất công tác lưu trữ. .................................................................................. 42 4.4.5. Nguyên tắc công tác lưu trữ. ............................................................................... 42 4.4.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ. .................................................................................... 43 4.5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU. ....................................................................... 44 4.5.1. Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu. ....................................................... 44 4.5.2. Các loại con dấu. .................................................................................................. 45 4.5.3. Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu. .............................................. 46 4.5.4. Bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu. ...................................................... 48 ii
NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN Thời gian Số Tên các bài trong mô đun Tổng Lý Thực Kiểm TT số thuyết hành tra* 1 Nghiệp vụ văn phòng. 12 4 8 2 Kỹ năng giao tiếp. 20 4 15 1 3 Văn bản – Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 16 4 11 1 4 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ. 12 3 7 2 Tổng cộng: 60 15 41 4 DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU. TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ THÔNG SỐ TT ĐƠN VỊ GHI CHÚ - VẬT LIỆU SỐ KT LƯỢNG I THIẾT BỊ- MÁY MÓC 1 Máy chiếu. Cái 1 2 Máy tính Cái 1 3 Máy tính học viên Cái 18 II DỤNG CỤ 1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01 III VẬT LIỆU 1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8 3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 10 Viết lông viết làm bài tập Thiên long - 4 Cây 8 nhóm. WB03 5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1 3
Chương 1. NGHIỆP VỤ PHÒNG. Thời gian: 12h (LT: 4h;TH: 8h) A. MỤC TIÊU: Sau khi học xong người học có khả năng: - Trình bày được khái niệm, chức năng của văn phòng; nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; hiện đại hóa công tác văn phòng của cơ quan đơn vị; - Thực hiện được một số nghiệp vụ cơ bản của người thư ký văn phòng như: Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp; Lập chương trình kế hoạch công tác, yêu cầu đối với nhân viên văn phòng, một số kỹ thuật tiếp khách; tiếp chuyện qua điện thoại… - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU. TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ THÔNG SỐ TT ĐƠN VỊ GHI CHÚ - VẬT LIỆU SỐ KT LƯỢNG I THIẾT BỊ- MÁY MÓC 1 Máy chiếu. Cái 1 2 Máy tính. Cái 1 II DỤNG CỤ 1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01 III VẬT LIỆU 1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2 2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8 3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 8 Viết lông viết làm bài tập Thiên long - 4 Cây 8 nhóm. WB03 5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1 4
C. NỘI DUNG: 1.1. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1.1.2. Chức năng của văn phòng. Có 3 chức năng: - Chức năng tham mưu tổng hợp. - Chức năng hậu cần. - Chức năng đại diện. 1.1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp. Hiểu tham mưu là gì?: Là phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động của lãnh đạo. Nói cách khác là tham mưu giúp việc lãnh đạo cho các cơ quan. Hiểu tổng hợp là gì?: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. Tóm lại: Văn phòng giúp việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý các công việc như sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan. 1.1.2.2. Chức năng hậu cần. Là tổ chức việc quản lý, sử dụng các tài khoản, sử dụng các khoản kinh phí, quản lý tài sản vật chất của cơ quan. 5
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan. 6
1.1.2.3. Chức năng đại diện. Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức đó. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng. Để đảm bảo thực hiện tôt các chức năng trên, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng các chương trình công tác của lãnh đạo của cơ quan, cách quản lý việc thực hiện chương trình, lịch công tác này. - Chuẩn bị tài liệu, tư liệu cần thiết để phục vụ cho lãnh đạo tổ chức và làm việc trong các cuộc họp, giải quyết các công việc hàng ngày. - Chuẩn bị đầy đủ các tư liệu, tài liệu cho việc ban hành các văn bản, đôn đốc và đề xuất các biện pháp để đảm bảo việc thi hành các văn bản đó và quản lý văn bản, hồ sơ. - Tổ chức phục vụ và tiếp khách đến công tác. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. - Quản lý và lưu trữ công văn, giữ gìn bí mật nhà nước. - Quản lý nhân sự của văn phòng, bồi dưỡng nhân viên về chuyên môn nghiệp vụ, chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan. Tổ chức và thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe. - Lập các kế hoạch thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin trong cơ quan. Tổ chức thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin để giúp lãnh đạo ra quyết định và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định đó. - Tổ chức các buổi hội họp, sinh hoạt của cơ quan. - Quản lý tài sản của cơ quan và bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức. Quản lý và thực hiện sử chỉ đạo cơ quan trong iệc sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiêt bị máy móc, vật tư,... 7
- Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng. 8
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị. 1.1.4.1. Nguyên tắc hoạt động. - Hoạt động theo nguyên tắc hành chính (Thủ trưởng lãnh đạo). - Văn phòng cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dưới. - Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo quy định của cơ quan, đơn vị. 1.1.4.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng. Chánh văn phòng/ Trưởng phòng hành chính Phó chánh văn phòng/ Phó phòng hành chính Bộ phận Bộ phận quản Bộ phận Bộ phận lễ tân, Bộ phận lưu văn thư lý cơ sở vật tổng hợp bảo vệ, tạp vụ trữ tài liệu chất (quản trị) Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức văn phòng. 1.1.4.2.1. Lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính: - Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính). - Giúp việc có các Phó chánh văn phòng ( hoặc Phó phòng hành chính). 1.1.4.2.2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng. - Bộ phận văn thư. Thực hiện những công việc như: Soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các 9
cơ quan, … được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. - Bộ phận quản lý cơ sở vật chất (Quản trị). Phòng Quản lý cơ sở vật chất (CSVC) là cơ quan chức năng có nhiệm vụ tham mưu giúp Cháng văn phòng/ Trưởng phòng ra quyết định chỉ đạo và điều hành về công tác Quản lý CSVC; Tổ chức khai thác, sử dụng cơ sở vật chất; Tổ chức mua sắm thiết bị phục vụ cho đơn vị; Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, quản lý công tác phòng cháy chữa cháy, giữ gìn trật tự an toàn trong cơ quan ... và trực tiếp tham gia một số khâu công tác. - Bộ phận tổng hợp. Tham mưu cho Cháng văn phòng/ Trưởng phòng công tác cải cách hành chính; xây dựng kế hoạch thực hiện cải cách hành chính hàng năm. Ban hành các văn bản, biểu mẫu thực hiện công tác cải cách hành chính và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc trường thực hiện. - Bộ phận lưu trữ tài liệu. + Tham mưu cho Cháng văn phòng/ Trưởng phòng ban hành và bổ sung (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị. + Tham mưu ban hành các văn bản của cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động. + Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của lãnh đạo cơ quan, đơn vị. + Y sao các văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành (trừ văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm); sao lục các văn bản để phục vụ các hoạt động của cơ quan, đơn vị. + Xác nhận chữ ký của cán bộ, viên chức trong các văn bản được phép. 10
+ Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Cháng văn phòng/ Trưởng phòng, chuyển công văn đến các đơn vị chức năng, các cá nhân (qua hệ thống quản lý hành chính điện tử eOffice) để thực hiện; theo dõi và báo cáo Cháng văn phòng/ Trưởng phòng tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị. + Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi. + Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu. + Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị, dấu của các đơn vị trong cơ quan và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật của Nhà nước. + In các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận do cơ quan, đơn vị ban hành. - Bộ phận lễ tân, bảo vệ, tạp vụ... + Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của cơ quan, đơn vị; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động lớn của cơ quan, đơn vị. + Phối hợp tổ chức các hoạt động, lễ nghi tại Nhà truyền thống. + Chuẩn bị và thực hiện công tác tiếp khách đến thăm và làm việc với cơ quan, đơn vị; xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng. + Quản lý tài sản của Phòng được cơ quan, đơn vị trang bị, tài sản các phòng làm việc của cơ quan, đơn vị, các phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường và các trang thiết bị cơ quan, đơn vị giao cho Phòng quản lý. + Nhân bản tài liệu, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các hoạt động, sự kiện của cơ quan, đơn vị. 11
+ Quản lý, điều hành hoạt động của Tổ xe phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; thanh toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, các quy định của Nhà nước và của cơ quan, đơn vị; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí trong vận hành xe. 1.1.4.3. Bố trí văn phòng. - Mục đích: + Tạo môi trường thích hợp cho công việc của người lao động. + Tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của cơ quan có hiệu quả. - Máy móc thiết bị: Điện thoại, máy fax, máy photo copy, máy vi tính, máy ghi âm, máy tình điện tử... - Đồ dùng trong văn phòng: Bàn, ghế, bàn ghế salông, tủ đựng hồ sơ, tử sách, tủ lạnh... 1.1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng. - Hiện đại hóa công sở và nơi làm việc cho cán bộ, công chức nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng. - Từng bước tin học hóa, tự động hóa, viễn thông hóa công tác hành chính. - Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ quản lý, chuyên môn và nghiệp vụ, kỹ năng hành chính cao. 1.2. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG. 1.2.1. Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp. 1.2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, các hình thức tổ chức hội họp. 1.2.1.1.1. Khái niệm. Hội họp là sự tập hợp của một số người trong một thời gian nhất định đặt dưới sự điều khiển của một người (gọi là chủ trì) hoặc của nhiều người (gọi là chủ tịch 12
đoàn) để bàn về một hay nhiều vấn đề và tìm ra những giải pháp tối ưu cho vấn đề đó. 1.2.1.1.2. Ý nghĩa. Về việc tổ chức hội họp có một số ý nghĩa sau: - Là biện pháp quan trọng cho việc phối hợp các công việc và nhất là tạo ra sự thống nhất về ý thức, quan điểm, thông qua hội nghị giúp con người nâng cao trình độ nhận thức. Hội họp là làm việc, là môi trường để học tập. - Nó kích thích sự suy luận, tranh luận để tìm ra những giải pháp tối ưu. Nhưng nếu ta không biết cách tổ chức hội nghị tốt thì sẽ làm mất thời gian, hao tốn kinh phí, không thống nhất được các ý kiến. - Tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao. - Phổ biến những tưu tưởng, quan điểm mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chữa những sai lệch trong quá trình thực hiện. 1.2.1.1.3. Các loại hội họp. Tùy thuộc vào nội dung hình thức, có 3 loại: - Hội nghị chỉ huy: + Mục đích: Truyền đạt chỉ thị hoặc mệnh lệnh, một quyết định, một giải pháp đã được quyết định trước hội nghị, hay giao nhiệm vụ cho thuộc cấp nắm được vấn đề đó để triển khai, thực hiện. + Người chủ trì: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy nhiệm của lãnh đạo. Hội nghị mang tính chất độc thoại, hội viên không có quyền phát biểu vì hội nghị đã được quyết định sẵn, coi như là mệnh lệnh hành chính. Hội nghị này không cần thư ký ghi biên bản. - Hội nghị thăm dò (hay còn gọi là hội thảo). 13
+ Mục đích: Tìm kiếm thông tin, giải pháp để giúp nhà quản trị quyết định một giải pháp nào đó. + Người chủ trì: Hội nghị này nhà lãnh đạo không nhất thiết phải chủ trị hội nghị, thành phần tham dự là những người ngoài cơ quan. Hội nghị này có sự thảo luận và có thư ký ghi biên bản. Bố trí phòng họp sao cho các hội viên ngồi đối diện nhau. - Hội nghị quyết nghị (Hội nghị quyết định). + Mục đích: Nhằm kiểm điểm những công việc đã làm và đề ra phương hướng nhiệm vụ cho giai đoạn tới, sau cùng đề ra Nghị quyết chung. Các hội viên có quyền phát biểu, chất vấn và phê phán. Hội nghị này cần có thư ký ghi lại biên bản. Kết thúc hội nghị phải có một biểu quyết để đưa ra một quyết nghị, khi đưa vào văn bản sẽ trở thành Nghị quyết. 1.2.1.2. Những nội dung chuẩn bị trước hội họp. 1.2.1.2.1. Những việc cần phải chuẩn bị của người chủ trì. - Mục tiêu, tính chất và nội dung của hội họp đã chuẩn bị rõ ràng chưa? Về vấn đề gì? Yêu cầu cần đạt đến mức độ nào? - Đã chuẩn bị đặt vấn đề một cách rõ ràng và đơn giản chưa? - Chuẩn bị thông suốt tất cả các văn bản cho hội họp (phải biết là nội dung gì?). 1.2.1.2.2. Yêu cầu thư ký, trợ lý tóm tắt nội dung từng văn bản và chuẩn bị. Phải kiểm soát lại danh sách các thành viên tham gia. Phải mời đúng, mời đủ thành phần của hội họp. Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phát cho các hội viên. Phải phát tài liệu trước khi vào hội họp được tậo trung 1.2.1.2.3. Những nội dung cần chuẩn bị cho hội viên. 14
Thư mời: Nếu cuộc họp có tính chất kín thì không nên báo trước nội dung trong thư mời. Thư mời phải được báo trước để hội viên sắp xếp thời gian và chuẩn bị. Trong thư mời phải ghi rõ ràng, đầu đủ thời gian, địa điểm họp. 1.2.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký. 1.2.2.1. Vị trí, vai trò của người thư ký. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị văn phòng ngày càng đổi mới theo hướng ngày càng tiện lợi và hiện đại hơn. Vị trí của văn phòng ngày càng trở nên hết sức quan trọng, có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến hoạt động và sự phát triển của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại. Xuất phát từ những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà thư ký thường xuyên phải đảm nhận cũng như đóng góp của họ đối với hoạt động chung của cơ quan. Chính vì vậy, quan niệm và nhận thức của xã hội nói chung, của những người lãnh đạo nói riêng đối với vị trí của người thư ký văn phòng đã có nhiều thay đổi với những đểm chính sau đây: Thứ nhất: Thư ký là người đóng góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và người lãnh đạo. 15
Trong hoạt động quản lý nói chung không thể thiếu thông tin, nếu không có thông tin người lãnh đạo, quản lý không thể có cơ sở, căn cứ để ban hành các quyết định quản lý của mình đã được triển khai và thực hiện như thế nào trong thực tế. Thư ký là những người giúp cơ quan lãnh đạo thu thập các thông tin từ nhiều nguồn (thông qua sự tiếp nhận và xử lý thông tin từ văn bản, điện thoại, Fax…). Việc thu thập và xử lý thông tin có được đầy đủ, kịp thời và chính xác hay không phụ thuộc vào hoạt động của các thư ký. Do vậy, nhìn ở góc độ này thì hoạt động của thư ký có ảnh hưởng rất đáng kể tới các quyết định quản lý của cơ quan. Thứ hai: Thư ký văn phòng là những người đóng góp phần đàm bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn vị và hoạt động của người lãnh đạo được đề đặn và thông suốt. Để hoạt động của các cơ quan tổ chức thông suốt người lãnh đạo phải tiến hành hàng loạt các hành động cụ thể: Hộp họp, đàm phán, kiểm tra ra quyết định, giao tiếp…. Những hoạt động náy rất đa dạng và được tiến hành thường xuyên liên tục. Tham gia vào hoạt động này không chỉ nhà quản lý mà còn có các cán bộ chuyên môn thuộc nhiều đơn vị, nhiều bô phận khác nhau. Để các hoạt động này được tiến hành thông suốt và đều đặn cần phải có sự sắp xếp và tổ chức điều hành một cách khoa học và hợp lý. Đó chính là một trong những chức năng của văn phòng do một hoặc nhiều thư ký đảm nhận. Thứ ba: Thư ký văn phòng (thư ký lãnh đạo) trong một chừng mực nào đó còn là tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Ví dụ: Chánh văn phòng thông báo cho thủ trưởng biết tình hình các đơn vị triển khai thực hiện một quyết định nào đó của thủ trưởng cơ quan, phản ánh những vướng mắc các đơn vị đang gặp phải và đề xuất ý kiến tháo gỡ. Trên cơ sở đó thủ trưởng sẽ nghiên cứu và ra các quyết định tiếp theo cho phù hợp. Hoặc chánh văn 16