Bài giảng Quản trị nhân lực: Bài 2

BÀI 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TS. Nguyễn Vân Thùy Anh

v1.0014109216

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Phân tích công việc tại Công ty TNHH Hưng Phú

Công ty TNHH Hưng Phú vừa ký được hợp đồng độc quyền phân phối các sản phẩm bộ lưu điện (UPS) của Áo trên thị trường Việt Nam.

triển thị

Anh Hưng, Trưởng phòng Kinh doanh đề nghị chị Thủy, trưởng phòng Nhân sự tuyển thêm 2 cán bộ phụ trách kỹ thuật để gửi sang công ty đối tác ở Áo tập huấn trong 6 tháng và 2 nhân trường và hệ thống phân phối mảng sản viên kinh doanh chuyên trách phát phẩm UPS.

Chị Thủy giới thiệu 3 ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật và 5 ứng viên cho vị trí cán bộ kinh doanh để anh Hưng lựa chọn.

v1.0014109216

Tuy nhiên, anh Hưng không chọn được ứng viên nào đạt yêu cầu và phàn nàn với chị Thủy: “Khả năng sử dụng tiếng Anh nói và viết của các ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật quá kém, không thể gửi đi học tập và làm việc ở Áo vào đầu tháng 12 như dự định. 5 kỹ sư chuyên ngành điện mới tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa ứng tuyển cho vị trí cán bộ kinh doanh và phát triển thị trường cũng thể hiện sự lúng túng và non nớt trong lĩnh vực kinh doanh.”

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Phân tích công việc tại Công ty TNHH Hưng Phú

Chị Thủy phân trần: “Nhưng anh đã nói là cán bộ kinh doanh cũng cần có kiến thức và kỹ năng về kỹ thuật điện – điện tử, chỉ là yêu cầu ở mức thấp hơn so với cán bộ kỹ thuật. Và anh cũng không đưa ra yêu cầu cụ thể nào về trình độ ngoại ngữ của các ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật.”

Anh Hưng thừa nhận: “Đây là 2 công việc mới, chúng ta chưa viết các bản mô tả công việc nên các yêu cầu đối với người thực hiện công việc chưa được xác định rõ ràng. Quả là chúng ta đã không phối hợp chặt chẽ nên kết quả không như mong đợi.”

v1.0014109216

Nguyên nhân của thất bại trong đợt tuyển dụng nhân lực của công ty Hưng Phú là gì? Có thể giải quyết vấn đề này như thế nào?

MỤC TIÊU

• Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc.

• Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các hoạt

động quản trị nhân lực.

• Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích

công việc trong tổ chức.

v1.0014109216

• Nắm được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức.

NỘI DUNG

Khái niệm công việc

v1.0014109216

Phân tích công việc

1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC

Nghề

Công việc Công việc

Vị trí

v1.0014109216

Nhiệm vụ

1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC

• Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện.

•

Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động.

• Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.

v1.0014109216

• Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.

2. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1. Khái niệm và tầm quan trọng phân tích công việc

2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

v1.0014109216

2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích công việc

2.1. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1.1. Khái niệm phân tích công việc

2.1.2. Thông tin cần thu thập cho phân tích công việc

2.1.3. Các kết quả của phân tích công việc

v1.0014109216

2.1.4. Ứng dụng các kết quả của phân tích công việc

2.1.1. KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

•

Phân tích công việc (PTCV): là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.

• Để làm rõ được bản chất của từng công việc, cần trả

lời được những câu hỏi sau:

 Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm

vụ gì? Thủ tục? Quy trình?

 Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?

 Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?

 Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?

 Thực hiện các nhiệm vụ đó như thế nào thì được coi là hoàn thành?

v1.0014109216

 Người lao động cần có những yêu cầu gì về năng lực để hoàn thành công việc đó?

2.1.2. THÔNG TIN CẦN THU THẬP CHO PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc: phải thu thập đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ.

• Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết quả của công việc.

• Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội...

•

v1.0014109216

Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc) cần thiết...

2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.

Nội dung:

 Phần xác định công việc;

 Phần tóm tắt công việc;

v1.0014109216

 Các điều kiện làm việc.

2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.

Nội dụng:

 Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức…);

v1.0014109216

 Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm…).

2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.

Nội dụng:

 Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần…);

v1.0014109216

 Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng…).

2.1.4. ỨNG DỤNG CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: đưa ra các loại công việc.

•

Tuyển mộ nguồn nhân lực: xác định vị trí trống, và thông tin để quảng cáo về các vị trí việc làm mới.

• Tuyển chọn nguồn nhân lực: tiêu thức sàng lọc ứng viên.

• Định hướng: giúp người lao động biết các hoạt động mà họ phải làm.

• Đánh giá thực hiện công việc: xác định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá.

v1.0014109216

• Đào tạo & phát triển nguồn nhân lực: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo.

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Sử dụng bảng hỏi

 Thiết kế bảng hỏi.

 Đưa bảng hỏi tới người lao động mà ta cần thu thập thông tin.

 Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi.Tổng hợp số liệu và thông tin.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc.

Ưu/ nhược điểm :

 Nhanh, tiết kiệm chi phí.

v1.0014109216

 Ít chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao.

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Phỏng vấn

 Hỏi trực tiếp những người lao động thực hiện công việc.

 Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (người quản lý, chuyên môn, kỹ thuật…).

Ưu/ nhược điểm:

 Tìm hiểu sâu về công việc.

v1.0014109216

 Tốn thời gian.

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Quan sát:

 Quan sát quá trình làm việc.

 Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tự thực hiện.

 Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ năng cao.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất.

Ưu/ nhược điểm:

 Thông tin phong phú và thực tế.

v1.0014109216

 Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan.

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Ghi chép các sự kiện quan trọng:

Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc cuả những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc.

Ưu/ nhược điểm:

 Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây

dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.

v1.0014109216

 Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình.

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Nhật ký công việc:

v1.0014109216

Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc. Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc. Ưu/ nhược điểm:  Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế.  Độ chính xác của thông tin bị hạn chế.  Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán.

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Hội thảo chuyên gia:

Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc mới mà các phương pháp trên không thu thập được thông tin.

Ưu nhược điểm:

 Bổ sung các thông tin cần thiết.

v1.0014109216

 Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan.

2.3. VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.3.1. Vai trò của phòng nhân lực trong phân tích công việc

v1.0014109216

2.3.2. Tiến trình phân tích công việc

2.3.1. VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Xác định mục đích của phân tích công việc.

• Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên quan.

• Xác định các bước tiến hành phân tích công việc.

• Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin.

• Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công việc.

• Chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với

v1.0014109216

người thực hiện.

2.3.2. TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Xác định các công việc cần phân tích

Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

Tiến hành thu thập thông tin

v1.0014109216

Xử lý thông tin và viết các văn bản Phân tích công việc

2.3.2. TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

 Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình Phân tích

công việc lần đầu tiên được tiến hành.

 Khi xuất hiện các công việc mới.

 Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.

 Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các

công việc (thường là ba năm một lần).

• Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân

v1.0014109216

tích công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.

2.3.2. TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.

Có thể sử dụng một trong 3 đối tượng sau đây:

 Người chuyên trách làm nhiệm vụ phân tích công việc;

 Người quản lý trực tiếp;

 Chính bản thân người thực hiện công việc.

• Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục

đích của phân tích công việc

v1.0014109216

Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, và ứng dụng các bản trên vào các hoạt động quản trị nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo...

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Nguyên nhân của thất bại trong đợt tuyển dụng nhân lực của công ty Hưng Phú là gì? Có thể giải quyết vấn đề này như thế nào?

Trả lời:

•

Anh Hưng không chọn ứng viên phù hợp trong số những người do trưởng phòng Nhân sự giới thiệu vì:

 Trước hết, đây là 2 công việc mới và công ty chưa viết các bản mô tả công việc nên các

yêu cầu đối với người thực hiện công việc chưa được xác định rõ ràng.

 Chị Thủy và anh Hưng chưa thống nhất được các yêu cầu đối với người thực hiện công

việc trước khi tiến hành tuyển dụng lao động

 Các ứng viên không đáp ứng yêu cầu được các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh

nghiệm làm việc như anh Hưng mong đợi.

• Để giải quyết khó khăn này, trước hết chị Thủy và anh Hưng cần phối hợp để xây dựng các

bản mô tả công việc cho 2 công việc mới.

v1.0014109216

Sau khi có 2 bản mô tả công việc, chị Thủy sẽ tiến hành tuyển mộ và tuyển chọn lao động cho 2 công việc này.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Phân tích công việc là quá trình nhằm:

thu thập các thông tin về công việc. A.

B. thu thập và đánh giá các thông tin về công việc để làm rõ bản chất của từng công việc.

C. phân tích các thông tin quan trọng về công việc.

D. xử lý các thông tin liên quan đến công việc.

Trả lời :

Đáp án đúng là: B. thu thập và đánh giá các thông tin về công việc để làm rõ bản chất của từng công việc.

v1.0014109216

Vì phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá các thông tin về công việc để làm rõ bản chất của từng công việc.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Phương pháp nào trong những phương án dưới đây là không phù hợp để thu thập thông tin nhằm phân tích công việc “kiểm toán viên”?

A. Quan sát.

B. Sử dụng bảng hỏi được thiết kế sẵn.

C. Phỏng vấn.

D. Hội thảo chuyên gia.

Trả lời :

• Đáp án đúng là: A. Quan sát.

•

v1.0014109216

Vì các hành vi thực hiện công việc kiểm toán viên là không thể quan sát được, nên thông tin thu thập được từ phương pháp quan sát sẽ không đầy đủ và không chính xác.

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Tổ chức cần thu thập các thông tin gì để phục vụ cho việc phân tích công việc?

Trả lời:

• Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết

quả của công việc.

• Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm

việc; khung cảnh tâm lý xã hội...

v1.0014109216

• Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc) cần thiết...

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

•

Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức. Mỗi một công việc được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và được thực hiện bởi những người lao động tại các vị trí việc làm.

•

Phân tích công việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các văn bản này làm rõ bản chất của công việc và là công cụ đắc lực của quản trị nhân lực.

•

v1.0014109216

Trong tiến trình phân tích công việc, phòng nhân lực đóng vai trò chính và trực tiếp, nhưng cần có sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác để phân tích công việc được thực hiện thành công.