Bài 5: Hoạch định tổng hợp
80 QTTN_Bai5_v1.0013111214
BÀI 5 HOẠCH ĐỊNH TỔNG HỢP
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
Giáo trình Quản trị tác nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quốc dân
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
Trang Web môn học.
Nội dung
Thực chất của hoạch định tổng hợp;
Các chiến lược hoạch định tổng hợp;
Các phương pháp hoạch định tổng hợp.
Mục tiêu
Giúp sinh viên hiểu được cách lập kế hoạch tổng hợp các nguồn lực trong trung hạn;
Hiểu và ứng dụng các chiến lược hoạch định tổng hợp trong thực tế;
Nắm rõ cách phương pháp tính toán trong hoạch định tổng hợp.
Bài 5: Hoạch định tổng hợp
QTTN_Bai5_v1.0013111214 81
Tình huống dẫn nhập
Vai trò của hoạch định tổng hợp trong doanh nghiệp
Friday là thương hiệu về dòng sản phẩm ăn nhẹ, lập kế hoạch trung hạn là hoạt động trọng
tâm của hoạch định tổng hợp. Hoạch định tổng hợp hiệu quả là sự kết hợp của lịch trình chặt
chẽ, bảo trì hiệu quả, và kế hoạch sử dụng lao động và máy móc hợp lý, đó là những yếu tố
quan trọng giúp cho các nhà máy sản xuất đạt hiệu quả cao. Đây là một yếu tố quan trọng rất
được quan tâm trong các nhà máy như Friday, nơi mà vốn đầu tư có giá trị lớn.
Tại các trụ sở chính của Friday gần Dallas, các nhà lập kế hoạch sẽ xây dựng nhu cầu tổng
hợp. Họ sử dụng các số liệu về doanh số bán hàng các năm trước, dự báo cho sản phẩm mới,
các cải tiến sản phẩm, các chương trình quảng bá và nhu cầu tiêu dùng biến động tại địa
phương để tiến hành dự báo nhu cầu. Sau đó, họ kết hợp các dữ liệu tổng hợp về công suất
hoạt động hiện tại, kế hoạch tăng công suất và các chi phí để lên một bản kế hoạch tổng hợp.
Vậy để Friday hoạch định tổng hợp có hiệu quả cần lưu ý những vấn đề gì?
Bài 5: Hoạch định tổng hợp
82 QTTN_Bai5_v1.0013111214
5.1. Thực chất và vai trò của hoạch định tổng hợp
5.1.1. Thực chất của hoạch định tổng hợp
Trong quá trình lập kế hoạch, xét về mặt thời gian, nhà quản trị cần quan tâm đến 3
loại kế hoạch đó là kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch dài hạn (xem
hình 5.1).
Kế hoạch dài hạn: Thường trên 1 năm, kế hoạch này giúp nhà quản trị đưa ra
những kế hoạch dài hạn thuộc về chiến lược của doanh nghiệp và nó thường là
trách nhiệm của các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp như tổng (phó) giám
đốc. Kế hoạch này có thể là nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới; đầu tư; huy
động công suất, mở rộng sản xuất…
Hình 5.1. Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp
Kế hoạch trung hạn: Thường từ 6 tháng đến 3 năm, kế hoạch này được xây dựng
sau khi đã có kế hoạch dài hạn. Nhà quản trị lập kế hoạch trung hạn sao cho phù
hợp với những chủ trương kế hoạch dài hạn mà ban lãnh đạo của doanh nghiệp đã
đề ra. Hạt nhân của kế hoạch trung hạn là hoạch định tổng hợp.
Kế hoạch ngắn hạn: Thường từ dưới 6 tháng bao gồm kế hoạch ngày, tuần, tháng
hay quý. Kế hoạch này còn gọi là kế hoạch tác nghiệp thường do những nhà quản
trị tác nghiệp ở phân xưởng, tổ, đội nhóm xây dựng căn cứ vào kế hoạch trung
hạn. Các hoạt động thuộc kế hoạch ngắn hạn thường là: phân giao công việc, lập
lịch trình sản xuất, đặt hàng, tiếp nhận nguyên vật liệu…
Kế hoạch dài hạn
- Nghiên cứu và triển khai;
- Phát triển sản phẩm mới;
- Định vị doanh nghiệp;
- Đầu tư thiết bị;
...
Kế hoạch trung hạn:
- Sắp xếp nhân lực;
- Kế hoạch bán hàng;
- Kế hoạch dự trữ;
- Thay đổi giờ làm;
- Thuê gia công ngoài;
...
Kế hoạch ngắn hạn:
- Điều độ sản xuất;
- Đặt hàng;
- Lập lịch trình sản xuất;
- Nhu cầu nguyên vật liệu.
Trách nhiệm Kế hoạch
Quản đốc,
tổ trưởng
Giám
đốc,
Trưởng
phòng
Tổng
(phó)
giám
đốc
Bài 5: Hoạch định tổng hợp
QTTN_Bai5_v1.0013111214 83
Theo cách tiếp cận theo thời gian như trên, hoạch định tổng hợp là quá trình lập kế
hoạch, phân bổ và bố trí các nguồn lực có thể huy động được cho thời kỳ trung hạn (từ
6 tháng đến 3 năm) nhằm cân bằng khả năng sản xuất của doanh nghiệp sao cho phù
hợp với nhu cầu sản xuất dự kiến và đạt hiệu quả kinh tế cao. Nội dung của hoạch
định tổng hợp là điều chỉnh tốc độ sản xuất, số lượng công nhân, mức độ tồn kho, thời
gian làm thêm giờ và lượng hàng đặt gia công bên ngoài với mục đích là giảm thiểu
chi phí sản xuất hoặc giảm thiểu sự biến động nhân lực hay mức độ tồn kho trong suốt
giai đoạn kế hoạch.
Phạm vi ứng dụng hoạch định tổng hợp rất rộng từ những doanh nghiệp sản xuất đến
các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ như bệnh viện, ngân hàng, trường học.
Hoạch định tổng hợp là bước mở rộng hệ thống kế hoạch sản xuất, vì vậy khi lập kế
hoạch nhà quản trị cần nắm rõ các yếu tố tác động lên kế hoạch sản xuất như dự báo
nhu cầu, tình hình tài chính, nhân sự, nguồn cung ứng nguyên vật liệu, lượng dự trữ,
năng lực của máy móc, khả năng thuê gia công bên ngoài... (xem hình 5.2). Hoạch
định tổng hợp là cơ sở để doanh nghiệp lập lịch trình sản xuất, hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu và điều độ sản xuất.
Hình 5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định tổng hợp các nguồn lực của doanh nghiệp
Mục tiêu của hoạch định tổng hợp là phát triển kế hoạch sản xuất có tính hiện thực và
tối ưu. Tính hiện thực của kế hoạch thể hiện ở chỗ các kế hoạch phải nhằm vào việc
đáp ứng nhu cầu khách hàng trong khả năng của doanh nghiệp. Tính tối ưu là bảo đảm
việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị với chi phí ở mức thấp nhất.
Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất có thể xảy ra hai khuynh hướng:
Thứ nhất: Khả năng sản xuất thực tế của doanh nghiệp lớn hơn so với nhu cầu hoặc
đơn hàng đặt. Doanh nghiệp sẽ duy trì mức sản xuất cao và chấp nhận sẽ có tồn kho
nhưng đổi lại sẽ nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng cho khách hàng.
Thứ hai: Khả năng sản xuất thực tế nhỏ hơn so với nhu cầu hoặc đơn hàng đặt. Doanh
nghiệp sẽ duy trì mức sản xuất thấp để giảm thiểu chi phí tồn kho nhưng ngược lại có
thể làm mất khách hàng và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
HOẠCH ĐỊNH
TỔNG HỢP
Các mục tiêu
chiến lược
Chính sách
của DN
Ràng buộc về
tài chính
Khả năng huy động
làm thêm giờ hoặc
thuê ngoài
Ràng buộc về
công suất
Dự báo nhu cầu
và lượng hàng đặt
Khả năng sản
xuất của lao động
hiện tại Mức dự trữ
Sản lượng
hàng tháng
Bài 5: Hoạch định tổng hợp
84 QTTN_Bai5_v1.0013111214
Hình 5.3. So sánh khả năng sản xuất và nhu cầu ở từng thời kỳ
Sự lãng phí nguồn lực hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh đều không hiệu quả, vấn đề đặt ra
của hoạch định tổng hợp là phải tìm ra khả năng sản xuất trong từng thời kỳ gắn với
nhu cầu sao cho cân bằng giữa năng lực huy động tổng hợp các nguồn lực với nhu cầu
và đơn hàng của khách hàng.
Bên cạnh đó, trên thực tế, giữa nhu cầu sản xuất thực tế và nhu cầu dự báo trong
doanh nghiệp luôn có những sai lệch. Nguyên nhân của sai lệch có thể do:
Số liệu không đầy đủ, không liên tục, chưa đủ lớn;
Nhận thức về vai trò của dự báo chưa đúng hoặc dự báo không có cơ sở;
Sử dụng phương pháp, cách tính toán không nhất quán hoặc chưa phù hợp;
Dự báo không có kiểm chứng, chưa tính hết các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả dự báo;
Môi trường biến động và những điều kiện thay đổi...
Những lý do này là do mức sản xuất có độ lệch nào đó so với nhu cầu dự báo. Vì vậy,
để có thể chuẩn bị mức sản xuất đáp ứng nhu cầu một cách chủ động, doanh nghiệp
cần phải có kế hoạch chủ động trong tương lai. Tuỳ theo đặc tính biến đổi của nhu
cầu, tuỳ từng loại sản phẩm mà khoảng thời gian cụ thể cho yêu cầu hoạch định có độ
dài khác nhau. Chính vì vậy công tác hoạch định tổng hợp rất quan trọng, nó ảnh
hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà quản trị phải
đưa ra các quyết định.
5.1.2. Các chiến lược hoạch định tổng hợp
Chiến lược hoạch định tổng hợp được phân thành các loại khác nhau, căn cứ vào các tiêu
thức khác nhau. Sau đây là hai cách phân loại chiến lược hoạch định tổng hợp chủ yếu:
Chiến lược thuần tuý và chiến lược hỗn hợp. Nếu trong một khoảng thời gian
xác định, chúng ta cố định các điều kiện, chỉ thay đổi một yếu tố tức là lúc đó theo
đuổi một chiến lược thuần tuý nhất định. Nếu doanh nghiệp đồng thời kết hợp hai
hay nhiều chiến lược thuần túy trong cùng một thời điểm tức là doanh nghiệp theo
đuổi chiến lược hỗn hợp để hoạch định tổng hợp.
Chiến lược chủ động và chiến lược bị động. Nếu nhà quản trị xây dựng kế hoạch
sản xuất kinh doanh theo cách làm thay đổi các điều kiện của doanh nghiệp để
thích ứng với những thay đổi của nhu cầu thị trường thì đó là chiến lược bị động
Khả năng sản xuất ở mức cao
Khả năng sản xuất ở mức thấp
Thời gian
Nhu cầu
Khả năng sản xuất/nhu cầu
Khả năng
thực tế