Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

Chia sẻ: Ngaynangmoi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:39

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Tiếp phần 1, Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng: Phần 2 gồm có 4 bài, cung cấp cho người học những kiến thức như: Sử dụng máy ảnh số và camera; Cài đặt và sử dụng máy Fax; Sử dụng và vận hành máy Photocopy; Lắp đặt và sử dụng máy chiếu. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

Bài 4. CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY FAX Thời gian: 4h (LT:1h; TH: 3h) A. MỤC TIÊU: - Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của các loại máy Fax; - Cài đặt và thay đổi được các chế độ làm việc của máy fax; - Sử dụng thành thạo máy Fax; - Khắc phục được một số sự cố thường gặp; - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU. C. NỘI DUNG: 4.1. CHỨC NĂNG. Máy Fax sử dụng kỹ thuật điện tử gửi bản sao (copy) trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Máy Fax gồm một modem Máy Scan và máy in. Máy gửi có khả năng rà quét bản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Máy nhận sau đó đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy. Kỹ thuật fax thay thế kỹ thuật liên lạc bằng điện tín. Ngày nay tuy fax dần dần bị email thay thế trong nhiều lĩnh vực truyền thông, fax vẫn còn được sử dụng vì những lợi điểm sau: - Nhiều loại hồ sơ quan trọng không nên dùng email để tránh bị mất hay đánh cắp. - Ở một số quốc gia chữ ký điện tử trên email không được tín nhiệm bằng chữ ký trên giấy fax. Ngoài ra, các hãng công ty lớn dùng fax servers, máy tính phục vụ với khả năng chuyển các loại hồ sơ thành tín hiệu fax gửi đi, nhận fax, chuyển thành email và phát vào máy tính cá nhân của nhân viên, không cần in ra giấy. 4.2. PHÂN LOẠI, CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG. 4.2.1. Phân loại. Các loại máy Fax hiện nay được phân biệt với nhau thông qua công nghệ in mà máy fax đó đang áp dụng. Mỗi công nghệ đều có những ưu nhược điểm riêng như sau: 4.2.1.1. Máy fax in nhiệt. 80
Đây là loại máy fax có kết cấu in đơn giản và hoạt động với độ ổn định cao. Máy sử dụng loại giấy in riêng dạng cuộn. khi có tác động cơ học lên giấy - giống như khi ta lấy móng tay vạch lên giấy nó sẽ tạo ra vết in trên đó. Cuộn giấy nhiệt đã được sản xuất theo một tiêu chuẩn thống nhất nên khi ta dùng máy fax của hãng Sharp, Panasonic hay một hãng máy Fax bất kỳ khi hết giấy chỉ cần mua cuộn giấy nhiệt tại các cửa hàng văn phòng phẩm lắp vào là lại dùng tốt. Hình 4.1: Máy Fax in nhiệt. - Ưu điểm : Kết cấu đơn giản,dễ sử dụng, hoạt động tin cậy, giá mua máy thấp - Nhược điểm: Đó là việc lưu trữ các bản Fax . Bản in trên loại giấy này để một thời gian là sẽ mờ dần đi và mất hẳn. muốn lưu giữ lâu các bản in này họ thường phải photo ra giấy hoặc quét lại vào máy tính. Loại máy này sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho những ai không thành thạo về đồ công nghệ và không có nhu cầu thường xuyên phải lưu trữ lại các bản fax . 4.2.1.2. Máy fax in phim. Loại máy fax này sử dụng một cuộn phim in có kết cấu giống như một cuộn giấy than để tạo ra hình ảnh in lên loại giấy A4 thông thường. Bản in có thể lưu trữ được. Ưu điểm : Sử dụng loại giấy thường chung với máy in dễ dùng, sẵn có. Nhược điểm : Chất lượng bản in phụ thuộc vào cuộn phim, với cuộn phim tiêu chuẩn chỉ dùng một thời gian ngắn là hết. Các máy fax khác nhau lại sử dụng các cuộn phim khác nhau nên sẽ là khó khăn cho những người ở những vùng xa trung tâm, sử dụng fax nhiều mà không mua sẵn Film dự trữ. Để tiết kiệm người dùng thường cuộn ngược lại cuộn phim giống như cách cuốn ngược lại cuộn băng catset. 81
Giá của máy fax in phim cao hơn máy in nhiệt một chút. Nhưng xét về mức độ dễ sử dụng và độ ổn định thấy không bằng. 4.2.1.3. Máy fax in phun. Sử dụng đầu in phun mực lên giấy A4 thông thường khi in. - Ưu điểm : Có thể tạo ra bản fax có mầu nếu chúng ta sử dụng hộp mực màu. - Nhược điểm : Khi hộp mực lắp trên máy bị hết, bạn sẽ thấy rất căm ghét loại máy fax này. Bởi vì giá thành cho mỗi hộp mực bé tí đó cũng khá cao ( Khoảng 26$) và rất ít cửa hàng sẵn có mực cho loại máy này. Giá bán của loại máy Fax này cỡ như máy Fax in Film. Nếu ai không ngại sự tốn kém và bất tiện về mực và thích các bản Fax có màu thì nên mua loại này. Điển hình của dòng máy loại này là các máy của Canon . 4.2.1.4. Máy fax in Laser. Sử dụng công nghệ in Laser giống như các máy in thông dụng - Ưu điểm : Chất lượng bản in khi nhận fax tốt nhất. Lượng mực in trong máy nhiều dùng rất lâu mới phải thay mực in. - Nhược điểm : Giá thành hơi cao Điển hình dành cho các dòng máy loại này là các máy Panasonic, Canon..theo ý kiến của tôi thì các bạn nên dùng của hãng Canon hoặc Brother bởi vì hộp mực của nó rất giống mực máy in rất thông dụng và rẻ . 4.2.1.5. Máy in Laser đa năng tất cả trong một. Đó là sự kết hợp của một cái máy Fax, một cái máy in và một cái máy quét ảnh. Rất thích hợp cho các văn phòng cần sự gọn gàng, tập trung một chỗ. - Ưu điểm: Đa năng, Gọn gàng. gía bán của loại máy này cũng chỉ cao hơn một chút so với máy Fax Laser. Có chức năng gửi và nhận Fax từ máy tính rất tiện lợi. - Nhược điểm : Buồn phiền nhất là khi nó hỏng, lúc đó sẽ là sự ra đi của tất cả trong một !!! 4.2.1.6. Sử dụng Fax trên máy vi tính. Rất nhiều người không biết rằng trên các máy tính xách tay đã có sẵn một thiết bị có thể giúp bạn sẵn sàng cho việc gửi, nhận Fax. Đó chính là chiếc Modem 56K tích hợp sẵn trên máy mà ta vẫn hay dùng để kết nối mạng Internet bằng kết nối quay số 82
1269. Các bản Fax khi nhận sẽ lưu trữ trên máy tính. Có thể đọc luôn hoặc in ra nếu thấy cần. - Ưu điểm : Là chiếc máy fax có giá bán thấp nhất (Bằng 0 VNĐ) khi bạn đang có trong tay một chiếc máy tính xách tay và khoảng 40$ cho thiết bị dùng cho máy để bàn. Rất tiện dụng khi cần nhận Fax tại bất cứ chỗ nào có dây điện thoại. - Nhược điểm : Khi gửi văn bản sẵn có trong máy thì tuyệt, nhưng nếu cần xin thêm chữ ký và dấu thì phải có máy quét ảnh để nhập dữ liệu vào máy tính. Sử dụng sẽ là rất phức tạp với những người không thạo máy tính, và sẽ là rất điên tiết khi đang cần nhận một bản fax quan trọng mà cái máy tính lại bị nhiễm Virus đang nằm ỳ ra... 4.2.2. Cấu tạo. Cấu tạo may fax gồm: Hình 4.2: Cấu tạo máy Fax Panasonic KX-FP711. (1) Speaker/ Loa. (2) Document guides/ Khay hướng dẫn tài liệu. (3) Paper tray/ Khay giấy. (4) Paper support/ Tấn tựa giấy. (5) Recording paper entrance/ ghi vào giấy. (6) Recording paper exit/ Ghi chép lối ra giấy. (7) Tension plate/ tấm căng thẳng. (8) Front cover/ bìa. (9) Document exit/ thoát tài liệu. (10) Document entrance/ lối vào tài liệu. (11) Green button (Back cover release button)/ nút màu xanh lá cây (Trở lại nút phát hành). (12) Back cover/ Tấm che. 83
Hình 4.3: Các phím chức năng. (1) [AUTO ANSWER] Để bật các thiết lập ON / OFF câu trả lời tự động. (2) [REDIAL] [PAUSE] Để gọi lại số gọi gần nhất. (3) [FLASH] Phím bật/ tắt đèn flash. (4) Station keys phím trạm. (5) [LOWER] Để chọn trạm 6-10 cho tính năng quay số một chạm. (6) [STOP] Để ngăn chặn một phiên hoạt động hoặc lập trình. (7) [FAX/START]/ FAX Để gửi hoặc nhận fax. (8) [COPY] Để sao chép một tài liệu. (9) [TONE] Để thay đổi giai điệu tạm thời. (10) [HANDSET MUTE] Để tắt tiếng nói của mình trong một cuộc trò chuyện. Nhấn một lần nữa để tiếp tục cuộc trò chuyện. (11) [MONITOR] Để bắt đầu quay số mà không cần nâng chiếc điện thoại. (12) [Caller ID] Để sử dụng tính năng gọi. (13) ([BROADCAST] Để gửi một tài liệu cho nhiều bên. (14) [SET] Để lưu trữ một thiết lập trong quá trình lập trình. (15) Navigator key phím Navigator [] [] [] [] [] [] [BẠ ĐIỆN THOẠI] [VOLUME] Để điều chỉnh âm lượng. Để tìm kiếm một mục lưu trữ. (16) [MENU] Để bắt đầu hoặc thoát lập trình. 4.2.3. Nguyên lý hoạt động. 4.2.3.1. Cơ chế hoạt động của máy fax cũ. Cho đến nay, chiếc máy fax đã được hơn 100 tuổi (Alexander Bain nhận bằng sáng chế cho bản thiết kế chiếc máy fax đầu tiên năm 1843). Từ những thiết kế ban đầu này, có thể hiểu được nguyên lý hoạt động của những chiếc máy fax. 84
Hình 4.2: Máy fax đầu tiên của thế giới. Phần lớn những thiết kế buổi ban đầu của chiếc máy fax đều kèm theo một trống quay. - Để gửi fax, phải gắn mảnh giấy vào trống này, với mặt in quay ra ngoài. - Một thiết bị cảm biến ánh sáng nhỏ với thấu kính và đèn. - Thiết bị cảm biến ánh sáng được gắn vào cần và quay mặt vào tờ giấy cần gửi. - Chiếc cần có thể chuyển động lên xuống dọc tờ giấy khi tờ giấy được quay trên tấm bảng. Bộ cảm biến ánh sáng có thể lấy tiêu điểm và nhận được những điểm rất nhỏ trên giấy với diện tích khoảng 0.01 inch vuông (0.25mm2), màu trắng hoặc đen. Trống sẽ quay để bộ cảm biến ảnh có thể kiểm tra lần lượt từng dòng trên giấy. Nó thực hiện việc này theo dạng bậc thang hoặc theo đường xoáy ốc. Để truyền thông tin qua đường điện thoại, những chiếc máy fax sơ khai sử dụng kỹ thuật vô cùng đơn giản: nếu một điểm trên giấy là màu trắng, máy sẽ gửi một nhịp, còn nếu nó là màu đen, máy sẽ gửi một nhịp khác. Ví dụ như, nó sẽ gửi một nhịp có tần suất 800-Hertz cho điểm màu trắng và một nhịp 1,300-Hertz cho điểm màu đen. Tại đầu dây bên kia cũng có một trống quay tương tự, và một thiết bị giống như chiếc bút để đánh dấu lên tờ giấy. Khi chiếc máy fax nhận được nhịp có tần suất 1,300- Hertz, nó sẽ chấm chiếc bút lên tờ giấy, và khi nhận được nhịp 800-Hertz, nó sẽ nhấc chiết bút khỏi tờ giấy. 85
4.2.3.2. Máy fax hiện đại. Hình 4.3: Máy fax hiện đại. Máy fax hiện đại không có trống quay nhưng hoạt động nhanh hơn nhiều, dù vẫn sử dụng nguyên tắc hoạt động cũ. Tại bên gửi, có một thiết bị cảm biến để đọc tờ giấy. Thường thì một chiếc máy fax có một bộ phận nhận giấy để dễ dàng gửi những bản fax dài. Có một số nguyên tắc tiêu chuẩn để mã hoá và gửi những điểm trắng hoặc đen mà chiếc máy fax nhìn thấy do đó chúng có thể truyền qua đường dây điện thoại. Tại bên nhận, có một thiết bị chuyên để đánh dấu những điểm đen lên tờ giấy. Hiện nay, máy fax thông thường tại các văn phòng là loại máy CCITT (ITU-T) Group 3 Facsimile. Điểm nổi bật của CCITT (ITU-T) Group 3 là nó có khả năng liên lạc với bất kỳ chiếc máy Group 3 nào khác. Có độ phân giải theo chiều ngang là 203 pixel/inch (8 pixels/mm). Những chiếc máy fax thường gặp đều có bộ cảm biến kiểu CCD hoặc mạng cảm biến photo-diode, chứa 1728 bộ cảm biến (203 pixel/inch), vì thế nó có thể quét toàn bộ dòng của văn bản cùng một lúc. Ngoài ra, một đèn huỳnh quang nhỏ sẽ giúp bộ cảm biến nhìn rõ hơn. Quy trình quét như sau: Thiết bị quét trong máy fax nhìn vào một điểm trên văn bản. Dòng đang được quét có màu đỏ. Thiết bị quét sẽ nhận một nhóm gồm những điểm trắng và đen, thể hiện trên thanh chữ nhật màu đỏ nằm cuối trang, sau đó mã hoá nhóm điểm này rồi gửi chúng qua đường điện thoại. 4.3. CÁCH CÀI ĐẶT MÁY FAX. Tùy theo mỗi loại máy fax mà cách cài đặt các chức năng của máy cũng khác nhau, do vậy khi sử dụng máy nào chúng ta cần đọc kỹ hướng dẫn sử dung của máy đó. Sau đây giới thiệu cách cài máy Fax PANASONIC KX-FP342. 86
4.3.1. Đặt thời gian cho máy fax. - Bạn ấn lần lượt 03 phím [#] [0] [1]. - Màn hình hiển thị SET DATE & TIME. - Bạn ấn phím [FAX/START]. - Màn hình hiển thị ngày tháng do nhà sản xuất cài, bạn có thể sử dụng bàn phím để vào tháng - ngày- năm - giờ - phút cho máy, bạn nhớ định dạng Y:cho năm; M: cho tháng và D: cho ngày. - Bạn ấn phím [*] để chọn AM, hoặc phím [#] để chọn PM. - Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ. Hình 4.4: Máy Fax KX-FP342. 4.3.2. Đặt Logo. - Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [2]. - Màn hình hiển thị YOUR LOGO: Bạn ấn phím [FAX/START] Khi đó bạn có thể vào tên công ty, địa chỉ, số điện thoại bằng bàn phím trên máy. - Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ. 4.3.3. Nhập số điện thoại của bạn. - Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [3]. - Màn hình hiển thị YOUR TEL NO. - Bạn ấn phím [FAX/START] Lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy để bạn vào số Điện thoại hoặc số Fax của bạn. - Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ. 4.3.4. Đặt chế độ in báo cáo. - Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [4]. - Màn hình hiển thị SENDING REPORT. 87
- Bạn có thể ấn phím [FAX/START] để chọn vào chế độ. - Bạn dùng nút [VOLUME] để lựa chọn các chế độ. - MODE=OFF/ON/ERROR. + OFF: tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax. + ON: tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình gửi bản fax. + ERROR: In báo cáo khi bạn không gửi được bản Fax hay quá trình gửi bị lỗi. Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ. 4.3.5. Đặt chế độ nhận fax. Máy Fax KX-FP342 có 2 chế độ nhận Fax sau: 4.3.5.1. Chế độ nhận FAX tự động. Bạn ấn nút [RECEIVE MODE] màn hình hiển thị [FAX ONLY MODE] Lúc này bạn có thể hoàn toàn yên tâm đi ra ngoài mà không sợ bị nhỡ các bản FAX khi người khác gửi đến. 4.3.5.2. Chế độ nhận FAX thủ công. Bạn ấn nút [RECEIVE MODE] màn hình hiển thị [TEL MODE] Khi này có chuông đổ đến bạn nhấc điện thoại để nghe, nếu là tín hiệu FAX bạn chỉ cần thao tác ấn phím [FAX/START] và đặt ống nghe xuống máy sẽ tự nhận FAX cho bạn. 4.3.5.3. Đặt hồi chuông để nhận fax. - Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [6]. - Màn hình hiển thị FAX RING COUNT. - Bạn có thể ấn phím [VOLUME] để chọn 1 đến 4 hồi chuông đổ. - Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ. 4.3.5.3. Đặt chức năng thống kê của máy fax. - Bạn ấn ba phím [#] [2] [2]. - Bạn có thể ấn phím [VOLUME] để chọn chế độ ON ( sẽ in báo cáo thống kê ), hoặc chế độ OFF ( không in báo cáo hàng ngày ). - Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ. 4.3.5.4. Đặt chức năng gửi fax theo giờ. - Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [2] [5]; 88
- Màn hình hiển thị DELAYED. - Bấn phím [FAX/START] thì máy sẽ hiển thị MODE = OFF. (Có thể ấn phím [VOLUME] để chọn MODE= ON). - Bạn ấn phím [FAX/START] thì máy sẽ hiển thị NO= ; Sau đó, vào số Fax mà bạn cần Fax. - Bạn ấn phím [FAX/START]. Màn hình sẽ hiển thị TIME=12:00 AM ; Bạn có thể sử dụng bàn phím để cài đặt giờ gửi Fax. - Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ. 4.3.5.5. Khai thác bộ nhớ của máy. Nhớ được 106 tên người và số điện thoại. Lưư số điện thoại vào máy. - Bạn ấn phím [MENU] cho đến khi màn hình hiển thị khung chữ: DIRECTORY SET. - Bạn nhấn phím mũi tên bên phải phím truy cập nhanh{NAVI}. - Sử dụng bàn phím để vào tên ngời. - Bạn ấn phím [SET]. - Vào số điện thoại. - Bạn ấn phím [SET]. - Nhấn MENU để trở về trạng thái ban đầu. 4.3.5.6. Sửa chữa tên người đã lưu trong bộ nhớ. - Nhấn phím 4 cho đến khi hiển thị trên màn hình[DIRECTORY]. - Bạn nhấn phím [ + - ] cho đến khi tên người cần xoá hiện trên màn hình. - Nhấn phím MENU. - Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=# - Bạn chọn ấn phím [*] để thay đổi tên của người đó; Sau đó thực hiện tuần tự như quá trình nhớ số điện thoại. 4.3.5.7. Xóa tất cả lưu trữ trong bộ nhớ. - Nhấn phím 4 cho đến khi hiển thị trên màn hình[DIRECTORY ]. - Bạn nhấn phím [ + - ] cho đến khi tên người cần xoá hiện trên màn hình. - Nhấn phím MENU. 89
- Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=#. - Bạn chọn ấn phím [#] để xoá tên của người đó 4.4. CÁCH SỬ DỤNG VÀ THAY ĐỔI CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC. Cách gửi bản fax. - Bạn để tài liệu úp xuống khay; - Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể bạn ấn phím[MONITOR]; - Quay số Fax mà bạn cần Fax. Sau đó bạn chờ cho khi đến nghe tiếng rít u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn ấn phím [START] để gửi bản Fax đi; Hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay số. 4.5. MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH KHẮC PHỤC. Chắc hẳn bạn sẽ vô cùng lo lắng, bực bội khi bạn đang cần nhận một bản fax quan trọng từ phía đối tác để chuẩn bị cho cuộc họp quan trọng chẳng hạn. Tuy nhiên máy fax lại hỏng, bạn không còn đủ thời gian để gọi thợ sửa chuyên nghiệp đến để kiểm tra lỗi. Vậy đây là việc tự khắc phục lỗi, tất nhiên đó sẽ là những lỗi đơn giản và phổ biến mà ai cũng có thể tự khắc phục được sau khi đọc này. Hãy ghi nhớ thật kĩ để nếu có gặp phải thì bạn có thể áp dụng ngay vào các tình huống khẩn cấp nhé, sau đây là một số lỗi cơ bản thường gặp phải. STT Lỗi Nguyên nhân Cách khăc phục Ghi chú Không nhận Thứ nhất dây cấp điện Cần kiểm tra lại các được cuộc gọi hoặc dây điện thoại kết nối thật kĩ. hoặc fax. chưa kết nối hoặc có thể Nếu máy fax nối qua chúng bị hỏng, hoặc kết bộ chia điện thoại, nối chưa chắc chắn. hãy thử bỏ qua bộ 1 chia mà cắm máy fax trực tiếp vào đường dây chính. Nếu máy hoạt động bình thường thì do bộ chia có vấn đề. 90
Không thể Đặt sai chế độ quay số. Chỉnh lại bằng cách 2 thực hiện ấn # 13. cuộc gọi đi? Khi máy fax Không nết nối. Hãy rút máy fax ra không hoạt khỏi đường dây điện động. thoại và cắm một điện thoại khác vào đường dây để kiểm tra. Nếu điện thoại sử dụng được là do lỗi của máy fax. 3 Hãy liên hệ với trung tâm dịch vụ của hãy để họ kiểm tra máy fax. Nếu điện thoại không sử dụng được hãy liên hệ với trung tâm sử dụng dịch vụ điện thoại. Đối tác than Máy fax đang được sử Báo với đối tác số phiền lúc gọi dụng ở chế độ FAX điện này chỉ dùng đến chỉ nghe ONLY. cho fax, không có 4 tiếng báo fax đàm thoại. Hoặc có mà không thể thể chuyển qua sử đàm thoại. dụng chế độ TEL hoặc TEL/FAX. Máy fax phát Máy sử dụng hết giấy. Nhấn nút STOP để 5 tiếng bíp ngắt nạp giấy và ngăn quãng. tiếng kêu. 91
Không gửi tài Thứ nhất dây điện thoại cắm chuyển qua liệu đi được. có thể đang nối với cổng LINE. Thứ cổng EXT sau máy. hai máy fax của đối tác có thể đang bận 6 hoặc hết giấy. Thứ ba, số của đối tác không phải là máy fax, cần kiểm tra lại. 92
Bài 5. SỬ DỤNG VÀ VẬN HÀNH MÁY PHOTOCOPY Thời gian 12h (LT:3h; TH:9h). A. MỤC TIÊU: - Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của các loại máy photocopy; - Cài đặt được các chế độ làm việc của máy photocopy; - Sử dụng thành thạo máy Photocopy; - Xác định và khắc phục được một số sự cố thường gặp; - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU. C. NỘI DUNG: 5.1. CHỨC NĂNG 5.2. PHÂN LOẠI, CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG. 5.2.1. Phân loại. - Xét về nguyên lý hoạt động thì có 2 loại máy photocopy: máy photocopy cơ và máy photocopy kỹ thuật số. + Máy photocopy cơ: là máy photocopy sử dụng nguyên lý quang học tạo hình ảnh trên bề mặt trống bằng điện tích, các hạt mực dựa vào điện tích này mà tạo ra hình ảnh in ra, do công nghệ này đã lỗi thời nên cho đến hiện tại không còn hãng nào sử dụng công nghệ này nữa. + Máy photocopy kỹ thuật số: là máy photocopy sử dụng nguyên lý quang – tín hiệu số – tạo ảnh trên bề mặt trống bằng laser, hiện tại gần như tất cả các loại máy photocopy trên thị trường sử dụng công nghệ này - Xét về thương hiệu thì thị trường Việt Nam có 2 hãng có số lượng máy lớn và chiếm lĩnh thị trường là ricoh và toshiba, ngoài ra còn rất nhiều hãng khác là xerox, Canon, Sharp, Konica Minota…. 93
- Xét về tốc độ thì có thể chia ra là 3 loại: + Máy photocopy tốc độ thấp: có tốc độ nhỏ hơn 30trang/phút: những máy này phù hợp với văn phòng nhỏ có nhu cầu in ấn, sao chụp với một lượng không lớn, máy được thiết kế với độ bền vừa phải nên giá thành rẻ nhất. + Máy photocopy tốc độ trung bình: có tốc độ từ 30-50trang/phút: những máy này phù hợp với công ty cỡ trung bình. + Máy photocopy tốc độ cao: >50trang/phút: dòng máy này phù hợp với những công ty lớn có nhu cầu in ấn sao chụp rất nhiều, hoặc các cửa hàng chuyên làm công việc photocopy, loại máy này chi phí cao nhất nhưng đáp ứng được nhu cầu về tốc độ và độ bền mong muốn. 5.2.2. Cấu tạo. 5.2.2.1. Trống (Drum). Hình 5.1: Trống Drum. Trống là bộ phận chính của máy Photocopy làm nhiệm vụ chuyển đổi hình ảnh. Trống còn có tên gọi là trống từ, trống OPC (Organic Photo Conductor: quang dẫn hữu cơ). Trống được gọi là trống từ vì sử dụng từ tính trong quá trình tạo hình ảnh, gọi là trống OPC vì bề mặt trống có phủ lớp quang dẫn. 5.2.2.1.1. Cấu tạo của trống. - Lõi trống: bằng kim loại phi từ tính (chủ yếu bằng nhôm) - Mặt trống: bề mặt trống được phủ lớp quang dẫn. Chất quang dẫn là một hợp chất đặc biệt có hai tính chất. - Nhiễm điện: dễ nhiệm điện tích âm và bảo lưu được điện tích trong bóng tối. 94
- Cảm quang: sẽ bị mất điện tính khi có ánh sáng chiếu vào, ánh sáng càng mạnh thì điện tích mất đi càng nhiều và ngược lại (tỉ lệ thuận với cường độ ánh sáng chiếu vào). Dựa vào đặc điểm này của chất quang dẫn để chê tạo ra trống OPC. Trống OPC có ưu điểm là không sinh khí Ozon. Các loại trống của máy Photocopy đời cũ không dùng loại trống này nên trong quá trình sao chụp sẽ sinh ra khí Ozon, loại khí có ích cho môi trường trong việc ngăn chặn các tia cực tím bức xạ từ mặt trời có hại cho da con người, làm trái đất nóng lên (hiệu ứng nhà kính) nhưng khi con người tiếp xúc trực tiếp hay hít ngửi loại khí này lại rất có hại cho sức khoẻ. 5.2.2.1.2. Chú ý về trống. Do đảm nhiệm vai trò chính trong quá trình sao chụp nên trống phải được bảo quản, bảo dưỡng tốt, chỉ bị một vết xước nhỏ trên bề mặt trống thì trên bản chụp sẽ có vệt đen tức thì. Trong quá trình sao chụp, trống luôn cọ xát với các bộ phận khác nên lớp quang dẫn sẽ bị mòn đi. Khi lớp quang dẫn bị mòn quá nhiều thì phải thay trống (khoảng 150.000 - 200.000 bản chụp) tuỳ thuộc vào chế độ chụp và cách bảo quản. Trên trống có một thanh gạt gọi là gạt mực, có nhiệm vụ gạt sạch mực và bột giấy còn sót lại sau khi chụp. Khi thay trống mới, ta cần phải thay luôn thanh gạt này để đảm bảo trống mới không bị xước do thanh gạt cũ. 5.2.2.2. Mực (Toner). Mực là một loại chất làm nhiệm vụ thể hiện hình ảnh trên giấy mực. Mực của máy Photocopy ở dạng bột và có màu đen, thành phần chủ yếu là Cacbon (nguyên liệu có sẵn, dồi dào và có màu đen tự nhiên). Mực có hai tính chất : - Nhiễm điện: mực cũng có khả năng nhiễm điện tích dương khi được cọ sát với từ. - Chảy dính: Khi gặp nhiệt độ cao (từ 160oC trở lên) mực sẽ bị nóng chảy. Khi bị nóng chảy, mực có độ kết dính cao và dính chặt vào giấy, tạo nên hình ảnh trên giấy. Chú ý về mực Do trực tiếp tạo nên bản chụp nên chất lượng của mực rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản chụp. Mặt khác, trong quá trình sao chụp, mực tiếp xúc trực 95
tiếp với một số bộ phận như lô sấy, lô ép và một số hạt mực có thể rơi vãi xuống trống. Vì vậy, độ mịn của mực và chất lượng của mực là rất quan trọng, cần phải quan tâm. Hiện nay, trên thị trường có lưu hành nhiều loại mực giả với giá rẻ. Khi dùng loại mực này, các bộ phận của máy như trống từ, lô sấy, lô ép sẽ bị ảnh hưởng và giảm tuổi thọ nhanh chóng do mực không mịn và chảy dính không đều. 5.2.2.3. Bột từ (Developer). Bột từ là những hạt sắt cực nhỏ có từ tính cao (bản chất là những hạt nam châm vĩnh cửu điện tính âm) làm nhiệm vụ mang mực đến sát trống. Sau khi đưa mực đến sát trống, do bề mặt trống nhiễm điện tích âm nên sẽ hút mực, đồng thời đẩy từ trở lại hộp từ để tiếp tục chuyển các hạt mực khác. Do vậy, bột từ tiêu hao không nhiều trong quá trình chụp mà chỉ bị giảm từ tính. Khi còn tốt, một hạt từ có thể mang được 2-3 hạt mực. Lượng mực cung cấp cho trống sẽ thay đổi tỷ lệ và gây cho bản chụp bị mờ hoặc bẩn, khi đó sẽ phải thay từ mới. Chú ý về từ: Cũng như mực, từ hiện nay cũng bị làm giả, hàng nhái, hàng kém phẩm chất rất nhiều. Khi ta sử dụng hàng giả, hàng nhái, độ từ tính sẽ bị suy giảm rất nhanh và gây ra hai hiện tượng: - Từ mang được ít mực nên bản chụp sẽ bị mờ. - Từ không hút mực chặt nên các hạt mực rất dễ bị rơi vãi trên đường vận chuyển. Các hạt mực rơi vãi lung tung trong máy sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tuổi thọ của các bộ phận và bản chụp bị lem nhem. 5.2.2.4. Ru lô sấy (Hot Roller). Là một trục tròn, thường có màu đen bằng kim loại dẫn nhiệt tốt (thường làm bằng hợp kim nhôm) có nhiệm vụ sinh nhiệt để làm mực nóng chảy. Lô sấy bao gồm: đèn nhiệt, thăm nhiệt, cầu chì nhiệt. Đèn nhiệt sinh ra nhiệt để lô sấy toả nhiệt ra bề mặt lô sấy. Thăm nhiệt có nhiệm vụ đo nhiệt để báo về bộ xử lí. Cầu chì nhiệt có nhiệm vụ bảo vệ đèn nhiệt. 5.2.2.5. Ru lô ép (Presurre Roller). 96
Lô ép là một trục tròn bằng vật liệu đàn hồi (thường làm bằng cao su) có nhiệm vụ ép dính mực sau khi đã nóng chảy lên trên bề mặt giấy. Lô ép được đặt song song với lô sấy, tiếp xúc trực tiếp với bề mặt lô sấy. Trong quá trình chụp, hai lô này quay ngược chiều nhau. Do vậy, nếu một trong hai lô này bị phồng lên hay sứt mẻ thì lô còn lại cũng bị ảnh hưởng nếu không được khắc phục sớm. 5.2.2.6. Cao áp. Cao áp là bộ phận có nhiệm vụ sinh ra từ trường lớn để hút các bộ phận khác hay làm cho các bộ phận khác nhiễm điện. Các loại cao áp trong máy Photocopy là: - Cao áp nạp: nạp đồng đều điện tích âm lên bề mặt trống. - Cao áp hút: hút mực từ trống xuống bề mặt giấy. - Cao áp tách: tách giấy ra khỏi bề mặt trống. 5.2.2.7. Các bộ phận khác. Trong máy Photocopy còn có hàng loạt các bộ phận khác như Sensor, cò tách giấy, các bánh răng, hệ thống gương, đèn quét, cuộn hút ... đảm nhận các vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của máy. 5.2.2.7.1. Nạp điện tích (Drum Charge). Trong bóng tối, bộ phận cao áp nạp nạp đồng đều điện tích âm lên bề mặt trống. Điện tích trên bề mặt trống được duy trì bởi lớp quang dẫn phủ trên bề mặt trống có khả năng lưu được điện tích cao trong bóng tối. 5.2.2.7.2. Lộ sáng (Expuse). Hình ảnh của bản gốc được phản chiếu đến trống qua hệ thống gương và thấu kính. Điện tích đã được nạp trên bề mặt trống bị xoá tương ứng bởi cường độ mạnh của ánh sáng phản xạ, bằng cách này hình ảnh bản gốc được in trên bề mặt trống dạng âm bản (không quan sát bằng mắt thường được). 5.2.2.7.3. Xoá vùng (Eraser). Ánh sáng từ đèn xoá vùng chiếu xuống vùng điện tích được nạp trên bề mặt trống mà không sử dụng cho hình ảnh copy. Điện tích của bề mặt trống trong vùng chiếu sáng sẽ bị giảm và lực hút tĩnh điện trong vùng đó bị tiêu tan. Đèn xóa vùng còn làm nhiệm vụ xóa trong các chức năng xóa gáy, xóa mép, xóa cỡ giấy. 97
5.2.2.7.4. Hiện ảnh (Developement). Mực mang điện tích dương (điện tích dương được hình thành bởi sự ma sát giữa từ và mực) sẽ bị từ (mang điện tích âm) hút và đưa đến sát bề mặt trống. Vùng điện tích âm trên trống hút mực (do sự trái dấu của các điện tích) đồng thời đẩy từ quay trở lại (do sự cùng dấu của các điện tích) và do lực hút tĩnh điện của trống lớn hơn của từ. Hình ảnh bản gốc đã hiện rõ trên bề mặt trống có thể nhìn thấy bằng mắt thường. 5.2.2.7.5. Hút ảnh (Image Transfer). Giấy được cuốn đến sát bề mặt trống tương ứng vị trí của giấy và hình ảnh trên trống. Cao áp hút có điện thế âm sẽ hút mực từ trên trống rơi xuống bề mặt giấy do lực hút tĩnh điện của cao áp hút lớn hơn lực hút tĩnh điện của trống. 5.2.2.7.6. Tách giấy (Separate). Cao áp tách (cao áp xoay chiều) ở dưới giấy vừa làm giảm điện tích trên tờ giấy vừa phá huỷ lực hút tĩnh điện giữa trống và giấy. Sau đó, phần đầu giấy được tách ra khỏi trống và được các cò tách giấy giúp tách giấy dễ dàng ra khỏi bề mặt trống. 5.2.2.7.7 Làm sạch (Cleaning). Thanh gạt mực sẽ bóc mực còn sót lại trên bề mặt trống mà không được hút hết xuống giấy và gạt sạch mực vào hộp mực thải. Có một số Model, hộp chứa mực thải có bộ phận cơ khí guồng mực quay trở lại hộp cấp mực, hộp mực gần như được sử dụng 100% mà không bị lãng phí. 5.2.2.7.8. Xoá điện tích (Quenching). Ánh sáng từ đèn xoá sẽ xoá trung hoà điện tích trên bề mặt trống, hoàn thành một chu kỳ chụp. 5.2.2.7.9. Định ảnh (Image Fix). Lô sấy làm mực nóng chảy và lô ép sẽ ép mực dính chặt vào giấy. 5.3. CÁCH CÀI ĐẶT MÁY PHOTOCOPY 5.4. CÁCH SỬ DỤNG VÀ THAY ĐỔI CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC. Tùy theo loại máy photocopy khác nhau mà cách sử dụng cũng khác nhau, do vậy để dùng máy photo hiệu quả thì bạn cần phải hiểu rõ cấu tạo cũng như chức năng cơ bản của máy và đọc kỹ hướng dẫn sử dụng. Sau đây là hướng dẫn sử dụng máy photocopy toshiba. 98
Quy trình thực hiện: TÊN BƯỚC CÔNG YÊU CẦU THIẾT BỊ, DỤNG CỤ, VẬT TT VIỆC KỸ THUẬT LIỆU 1 Bước 1: Đầu tiên bạn đặt Nhấn đúng bản gốc úp lên mặt kính, phím, một bấm phím FC (Function lần. clear) để mọi hoạt động của máy trở về mặc định. 2 Bước 2: Tiếp đến bạn sẽ Chọn đúng. chọn khay giấy. Chọn khay giấy là A4 nếu muốn coppy ra A4. Chọn khay giấy A3 nếu muốn coppy ra A3. 3 Bước 3: Chọn chế độ thu Chọn đúng. phóng, gồm chế độ thu phóng mặc định, hoặc chế độ % mặc định (25%, 50%,…400%), chọn % theo từng % (từ 25% đến 400%). Nếu không dùng chế độ thu phóng thì bỏ qua bước này. 4 Bước 4: Tiếp đến là chọn Chọn đúng. chế độ photo đảo mặt, nếu không sử dụng thì bỏ qua bước này. 5 Bước 5: Chọn phím số bảng Chọn đúng. tài liệu cần photocopy, 1,2,3,…999 để chọn số bộ tài liệu cần photo. 99