Bài giảng Tin học căn bản Phần 2 Chương 5 - KS. Lê Thanh Trúc

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:32

Thêm vào BST

Báo xấu

77
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 5 do KS. Lê Thanh Trúc biên soạn nhằm cung cấp cho các bạn những kiến thức về bảng – Mail Merge như cách sử dụng thanh công cụ Table trong Word; cách sử dụng Mail Merge để kết nối văn bản (trộn thư).

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tin học căn bản Phần 2 Chương 5 - KS. Lê Thanh Trúc

CHƯƠNG V: BẢNG – MAIL MERGE  Mục tiêu bài học  Sử dụng thanh công cụ Table trong Word:  Tạo bảng.  Các thao tác trên bảng.  Chèn thêm cột mới, dòng mới, ô mới trong bảng.  Xóa, cột, dòng, ô bất kỳ trong bảng.  Nối và tách ô.  Dùng công thức trong bảng.  Các định dạng khác.  Sử dụng MAIL MERGES để Kết nối văn bản (trộn thư). 1
I. BẢNG  Bảng chứa dữ liệu theo hàng ngang (dòng Row) & cột dọc (cột column).  Giao của dòng và cột gọi là ô (cell).  Ô là phạm vi chứa dữ liệu.  Hàng đầu tiên chứa các tiêu đề của các cột gọi là hàng tiêu đề.  Những hàng tiếp theo là những dữ liệu liên quan đến hàng tiêu đề và được gọi là mẫu tin.  Có thể chuyển dữ liệu trong bảng thành văn bản và ngược lại.  Có thể sử dụng các phép toán trong bảng. 2
BẢNG (tt)  Sử dụng bảng thuận lợi hơn việc sử dụng điểm dừng Tab  Vì văn bản trong ô dài hơn độ rộng của ô, Word sẽ tạo ra một dòng mới mà không ảnh hưởng đến các ô, các dòng còn lại của bảng.  Thay đổi kích thước của cột, hàng dễ dàng hơn.  Dữ liệu khi chèn vào cũng dễ dàng hơn. 3
1. Cách tạo bảng  Di chuyển điểm chèn đến dòng cần tạo bảng.  Vào menu Table  Insert  Table. Xuất hiện hộp thoại sau:  Nhập vào số cột và số dòng của bảng cần tạo. Ví dụ bên là bảng gồm 7 cột và 5 dòng. 4
Cách tạo bảng (tt)  Kết quả: 5
2. Nhập văn bản vào bảng  Click chuột vào ô và nhập văn bản bình thường.  Sử dụng các phím di chuyển     di chuyển qua lại giữa các ô.  Tab: chuyển đến ô kế tiếp (nếu là ô cuối cùng trong bảng, thì Tab sẽ tạo thêm dòng mới).  Word sẽ tự động xuống dòng trong ô.  Nếu nhấn Enter trong ô, Word sẽ chèn thêm một dòng mới trong ô.  Định dạng Font chữ trong ô như văn bản bình thường. 6
II. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG  Bao gồm:  Chèn thêm cột mới, dòng mới, ô mới trong bảng.  Xóa, cột, dòng, ô bất kỳ trong bảng.  Nối và tách ô.  Dùng công thức trong bảng.  Các định dạng khác. 7
1. Chèn thêm cột, dòng, ô mới Vào menu Table  Insert  Cells: xuất hiện hộp thoại sau: Shift cells Right (dồn ô sang phải): dịch chuyển ô được chọn & các ô bên phải chung hàng nó sang bên phải và chèn ô mới vào vị trí đó. Shift cells Down (dồn ô xuống dưới ): dịch chuyển ô được chọn & các ô dưới nó xuống phía dưới và chèn ô mới vào vị trí đó. Insert Entire Row (chèn một hàng ): chèn hàng phía trên hàng được chọn. Insert Entire Column (chèn một cột): chèn cột bên trái c8ột được chọn.
2. Xóa cột, dòng, ô trong bảng Vào menu Table  Delete  Cells: xuất hiện hộp thoại sau: Shift Cells Left (dồn sang phải): xóa các ô đã chọn và dồn các ô bên phải của các ô bị xóa sang bên trái. Shift Cells Up (dồn lên trên): xóa các ô đã chọn và dồn các ô bên dưới của các ô bị xóa lên trên. Delete Entire Row (xóa cả hàng ): xóa cả hàng đang có điểm chèn. Delete Entire Column (xóa cả cột): xóa cả cột đang có đi 9 ểm chèn.
3. Nối & tách ô  Tách ô (Split Cells): Chia 1 ô thành 2 hay nhiều ô.  Nối ô (Merge Cells): Tạo 1 ô từ 2 hay nhiều ô. SPLIT CELLS MERGE D CELLS  Cách làm:  Nối ô:  Chọn các ô muốn nối.  Chọn lệnh Table  Merge Cells.  Tách ô:  Chọn các ô muốn tách.  Chọn lệnh Table  Split Cells. 10
Nối & tách ô (tt)  Hộp thoại tách ô: 11
4. Dùng công thức trong bảng  Chức năng chính của Word là dùng để soạn văn bản nên việc tính toán rất bị hạn chế.  Thực hiện được các phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, tính trung bình, …  Công thức được bắt đầu bởi dấu = (dấu bằng).  Tham số của hàm có thể do Word tự động đề nghị (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) hoặc có thể được đưa vào bằng tên ô.  Cách thực hiện:  Đặt con trỏ tại ô cần tính toán.  Chọn lệnh Table  Formula.  Chọn hàm được liệt kê trong hộp Paste Function (hoặc nhập trực tiếp hàm cần tính vào ô Formula).  Chọn dạng hiển thị số tại mục Number Format.  Click chọn OK để thực hiện. 12
Dùng công thức trong bảng (tt)  Hộp thoại Formula: 13
5. Các định dạng khác  Điều chỉnh, di chuyển độ rộng các cột, dòng, bảng. Drag chuột vào đây Drag chuột vào đây Drag chuột vào đây Drag chuột vào đây 14
Table & Border: định dạng Table View  Toolbars  Tables And Borders 1. Draw Table: Vẽ bảng. Vẽ các 4. Line Weight: Độ dáy nét Gridline của bảng 5. Border Color: Chọn màu đường 2. Eraser: Xóa các Gridline biên 3. Line Style: Chọn kiểu đường biên 6. Borders: Gán hoặc xóa các biên 15
Table & Border: định dạng Table View  Toolbars  Tables And Borders 13. Distribute Columns: Đặt các 7. Shading Color: Màu nền cột bằng nhau 8. Insert: Chèn bảng, hàng, cột 14. Table AutoFormat: Định dạng hoặc ô bảng tự động 15. Change Text Direction: Thay 9. Merge Cells: Nối các ô đổi hướng văn bản 16. Sort Ascending: Sắp xếp 10. Split Cells: Chia ô tăng. 11. Align: Chọn kiểu canh lề của 17. Sort Descending: Sắp xếp văn bản trong ô giảm. 12. Distribute Rows: Đặt các 18. AutoSum: tự động tính tổng hàng bằng nhau 16
Table AutoFormat: định dạng kiểu mẫu Table Table  Table AutoFormat 17
III. KẾT NỐI VĂN BẢN – MAIL MERGE  Kết nối (Merging) là phương pháp kết hợp những dữ liệu được chọn trong một văn bản với các dữ liệu trong văn bản khác để tạo thành 1 văn bản gọi là văn bản kết hợp (Merge Document).  Cách kết nối chủ yếu là Mail Merge, quản lý thông tin hữu hiệu.  Để dùng mail merge bạn cần 2 văn bản:  Văn bản chính (Main document).  Dữ liệu nguồn (Data source).  Văn bản kết nối được tạo ra bằng cách nối một mẫu tin từ văn bản dữ liệu sang mẫu thư của văn bản chính. 18
1. Văn bản chính (Main document)  Văn bản chính lưu toàn bộ văn bản và thiết lập kết nối.  Đầu tiên, xây dựng văn bản chính trước khi chọn dữ liệu nguồn.  Văn bản chính cũng có thể là văn bản trống.  Có 4 loại văn bản chính:  Letters (thư mời): gửi thư đến một nhóm người và cần được cá nhân hóa từng người nhận.  Labels (nhãn thư): địa chỉ, nhãn đĩa và nhãn file folder labels.  Envelopes: in các địa chỉ nhận thư – trong thư.  Directory: danh sách dữ liệu như danh bạ điện thoại, hoặc danh bạ thành viên. 19
 Tạo văn bản chính  Văn bản chính được soạn thảo và định dạng như văn bản bình thường.  Để trống các ô cần chèn vào.  Ví dụ mẫu: 20