Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 2 - Bảng tính và Microsoft Excel

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:19

Thêm vào BST

Báo xấu

154
lượt xem 26
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 2 - Bảng tính và Microsoft Excel cung cấp cho các bạn những kiến thức về khái niệm bảng tính; giới thiệu về Microsoft Excel 2007 (cách thức tổ chức thông tin trong Excel, mô tả địa chỉ của một ô trong excel, mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô, liệt kê các loại định dạng số).

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 2 - Bảng tính và Microsoft Excel

Bài 2 BẢNG TÍNH VÀ MICROSOFT EXCEL
TÓM TẮT BÀI TRƯỚC  Khái quát về ICDL  Phần mềm soạn thảo văn bản  Microsoft Word 2007  Các tính năng mới của Microsoft Word 2007 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 2
NỘI DUNG BÀI HỌC HÔM NAY  Khái niệm bảng tính  Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng  Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính  Liệt kê các phần mềm bảng tính  Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô  Khái niệm về hằng số và biểu thức  Giới thiệu về Microsoft Excel 2007  Cách thức tổ chức thông tin trong Excel  Mô tả địa chỉ của một ô trong excel  Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô  Liệt kê các loại định dạng số Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 3
CÁCH THỨC TỔ CHỨC THÔNG TIN  Thông tin sinh viên: Tên  Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát Cách 1: Cách 2: • Họ tên: Tom, Thể dục: 10, Hát: 8 Tên Thể dục Hát • Họ tên: Jerry, Thể dục: Tom 10 8 Jerry 8 10 8, Hát: 10 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 4
LƯU TRỮ VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN DẠNG BẢNG  Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin thông dụng:  Không bị lặp lại  Dễ theo dõi  Dễ tính toán Tên Thể dục Hát TB Tom 10 8 9 Jerry 8 10 9 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 5
BẢNG TÍNH  Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng.  Chức năng chính:  Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào  Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ  Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu  Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 6
ỨNG DỤNG CỦA BẢNG TÍNH  Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:  Các công việc văn phòng, hành chính  Các công việc kế toán  Công việc quản lý  Công việc phân tích và thiết kế  … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 7
CÁC PHẦN MỀM BẢNG TÍNH THÔNG DỤNG  Microsoft Excel  Apple iWorks – Apple Numbers  Open Office – Calc : phần mềm miễn phí  Google docs : phần mềm trực tuyến  … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 8
CÁC KHÁI NIỆM CHUNG TRONG BẢNG TÍNH  Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo bởi các hàng và các cột  Dữ liệu được chứa trong các ô  Nội dung của ô:  Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng, …  Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô 1 + ô 2, … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 9
HẰNG SỐ VÀ BIỂU THỨC TRONG BẢNG TÍNH  Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi  Biểu thức:  Hằng số  Địa chỉ của một ô  Các phép tính cơ bản: + / / x /:  Các phép so sánh: >, 100, “Nhiều hơn 100%", SUM(A1:A6)) Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 10
MICROSOFT EXCEL 2007  Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, phiên bản thứ 12  Giống như các phần mềm khác trong bộ MS Office 2007, Excel 2007 cung cấp giao diện mới, đem lại sự tiện lợi cho người sử dụng  Giảm kích cỡ tệp tin Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 11
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG EXCEL  Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:  Workbook: Là một tệp tin excel. Một workbook có thể bao gồm nhiều Worksheet.  Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo thành bởi các dòng và các cột  Ô: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel. Một ô có thể chứa số hoặc chữ  Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ.  Ví dụ: Bảng lương  Worksheet: Tháng 1, …, Tháng 12  Ô: Họ tên nhân viên, lương, … Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 12
ĐỊA CHỈ Ô VÀ CÁCH THỨC THAM CHIẾU  Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên địa chỉ cột và dòng  Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …  Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, …  Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13  Địa chỉ ô:  Địa chỉ dòng/cột tương đối: /  Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $/$  Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 13
THAM CHIẾU TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI  Trong Excel, nếu một công thức chưa tham chiếu tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.  Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự động chuyển C2 = A2 + B2  Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng tham chiếu tương đối hay tuyệt đối Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 14
MIỀN CÁC Ô (RANGE)  Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn bởi 2 tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền  Cách viết:  :  ..  ; ; …  Ví dụ:  C2: D8  B2..B8; E2..E8  Miền có thể được đặt tên Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 15
CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL  General: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thể  Number: số, ví dụ: 1234.10  Currency: tiền tệ, ví dụ: $ 100  Date: ngày tháng, ví dụ: 3/14/2010  Time: thời gian, ví dụ: 13:30 Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 16
CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL  Percentage: phần trăm, ví dụ: 80%  Fraction: phân số, ví dụ: 1/2  Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E01  Text: ký tự, ví dụ: abc  Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện  Custom: do người dùng tự định dạng Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 17
DEMO  Các thành phần giao diện trên Excel  Tạo/mở workbook  Thêm/xóa/đổi tên worksheet  Chỉnh sửa ô  Các công thức đơn giản (chưa sử dụng hàm)  Định dạng ô Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 18
TỔNG KẾT BÀI HỌC  Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng đã có từ lâu  Tổ chức thông tin dưới dạng bảng là cách thức tổ chức khoa học hơn so với chỉ lưu trữ dưới dạng ký tự  Các phần mềm bảng tính hỗ trợ việc xử lý thông tin dạng bảng  Excel lưu thông tin theo 3 cấp: workbook, worksheet và ô  Có 2 cách thức tham chiếu ô là: tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 19