Bài giảng Tin học văn phòng - Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh

Chia sẻ: Thị Huyền | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:85

Thêm vào BST

Báo xấu

118
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tin học văn phòng - Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh sẽ giới thiệu tới các bạn những thao tác cơ bản trong việc sử dụng tin học văn phòng như: Định dạng văn bản; bảng biểu; chèn đối tượng vào văn bản; trình bày tài liệu;... Mời các bạn cùng tìm hiểu và tham khảo nội dung thông tin tài liệu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tin học văn phòng - Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh

Bộ Công Thương Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh  Bài giảng Quảng Ninh, 2013
Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Mục Lục Tuần 1: Giới thiệu chung ............................................................................................... 2 1. Màn hình làm việc ............................................................................................ 2 2. Thao tác với File ............................................................................................... 3 3. Sao chép cắt dán văn bản .................................................................................. 3 Tuần 2: Định dạng văn bản ......................................................................................... 4 1. Định dạng kí tự ...................................................................................................... 4 2. Trình bày tài liệu ................................................................................................... 5 2.1. Canh chỉnh đoạn văn bản ............................................................................... 5 2.2. Tạo khung đoạn văn bản ................................................................................ 7 2.3. Danh sách dạng số và kí hiệu (Bullet, Numbering) ....................................... 8 2.4. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (Drop cap) ........................................................... 10 2.5. Chia cột báo (Column) ................................................................................. 10 Tuần 3: Bảng biểu ....................................................................................................... 12 1. Tạo bảng.......................................................................................................... 12 2. Các thao tác trên bảng..................................................................................... 13 Tuần 4: Chèn đối tượng vào văn bản .......................................................................... 15 1. Chèn các ký tự đặc biệt ................................................................................... 16 2. Chèn tranh ảnh ................................................................................................ 17 3. Chèn công thức toán học: ............................................................................... 18 4. Chèn đồ thị, biểu đồ: ....................................................................................... 18 Tuần 5: Trình bày tài liệu ............................................................................................ 20 1. Thiết lập trang văn bản ................................................................................... 20 2. Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang............................ 21 3. Tạo viền trang văn bản.................................................................................... 23 4. Tạo chỉ mục .................................................................................................... 24 Tuần 6: Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh. Trộn và in ấn văn bản ...................... 25 1. Di chuyển nhanh đến một trang văn bản ........................................................ 25 2. Tìm kiếm và thay thế văn bản......................................................................... 25 3. Autocorrect /Autotext ..................................................................................... 27 4. Style ................................................................................................................ 29 5. Trộn văn bản ................................................................................................... 31 6. Xem tài liệu trước khi in ................................................................................. 32 7. In văn bản........................................................................................................ 33 Tuần 7: Các tùy biến trong MS Word ......................................................................... 35 1
Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 1: Giới thiệu chung 1. Màn hình làm việcMS - Word 2. Thao tác với File 3. Sao chép, cắt dán (copy, cut, paste) 1. Màn hình làm việc  Vùng trên cùng là thanh Ribbon  Vùng tiếp là để soạn thảo văn bản Điểm chèn nội dung Khoảng cách từ điểm chèn nội dung đến đầu trang và phía bên trái được gọi là các Margin (canh lề). Văn bản khi gõ sẽ được lấp đầy từ trái qua phải và từ trên xuống dưới; hết dòng con trỏ tj chuyển xuống dòng. Để bắt đầu một đoạn mới ấn Enter. Trường hợp muốn gõ văn bản thấp hơn thay vì ở đầu trang ta gõ phím Enter. Nếu muốn thụt đầu dòng nhấn phím TAB.  Canh lề trang văn bản (khoảng cách văn bản so với lề trái, phải, trên, dưới) Chọn thẻ Page Layout; chọn nút Margins Để chọn định dang khác so với các mẫu gợi ý ta chọn Custom Margins; xuất hiện hộp thoại (xhht) Thông thường ta chọn Top (lề trên): 2cm; Bottom (lề dưới): 2cm; Left (lề trái): 2cm; Right (lề phải): 2cm. 2
Tuần 8 Nội dung 1. Tìm hiểu về màn hình Excel. 2. Các thao tác tạo lập trang bảng tính 3. Quản lý WorkBook và WorkSheet 1. Tìm hiểu về màn hình Excel Màn hình Excel với các thành phần chính như sau: Office Button Nút Office Button thực thi các chức năng: Tạo một workbook mới (New), mở một workbook đã có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) và đóng (Close). 40
Ribbon Ribbon là vùng phía trên cùng. Gồm 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Mỗi nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel. Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon. Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, kích mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm. Thanh công cụ mini Đây là một thanh công cụ nổi được hiển thị khi bạn bôi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn bản. Nó hiển thị các công cụ định dạng phổ biến như Font, Size và Font Color. 2. Các thao tác tạo lập trang bảng tính 2.1. Thao tác với tệp bảng tính Nút Office Nhấn chuột vào nút Office góc trên cùng bên trái cửa sổ New: mở File mới (CTRL + N) Open: mở File đã lưu (CTRL + O) Save: lưu file (CTRL + S) Save As: lưu thành file mới Print: In (CTRL + P) Recent Document: các file văn bản mở gần nhất 2.2. Nhập dữ liệu được gọi là ô hiện hành, là ô nhập dữ liệu và các lệnh thực hiện, dấu + phía dưới góc phải được gọi là điểm Fillhand. Khi nhập xong dữ liệu nhấn phím Enter hoặc sử dụng phím di chuyển ô hiện hành 41
để kết thúc nhập dữ liệu cho ô. *Các loại dữ liệu: - Dữ liệu dạng văn bản (text): Một ô sẽ nhận kiểu văn bản nếu ta bắt đầu nhập vào chữ cái A..Z, a..z. Nếu cần nhập số dưới dạng văn bản , trước hết ta nhập dấu nháy đơn (') theo sau là số. Ví dụ: '39,800. - Dữ liệu dạng số (Number): Một ô có kiểu số nếu ta nhập vào một số. Ô chứa số tự động canh phải.Ví dụ 973, 908.37, 0.72,.. - Dữ liệu dạng công thức: Công thức phải được bắt đầu bằng dấu “=” hoặc dấu “+”. Sau đó là biểu thức tính toán. Giá trị trả ra là kết quả của biểu thức tính. - Dữ liệu dạng ngày, giờ: Dạng thức nhập là mm/dd/yy hay dd/mm/yy. 2.3. Sao chép, dịch chuyển, sửa, xóa dữ liệu.  Sao chép, dịch chuyển: sử dụng lệnh Copy, Cut, Paste: Tương tự Word Lệnh Paste Special: cho phép chọn cách thức sao chép có thể là sao chép định dạng hoặc công thức hoặc ghi chú…hay toàn bộ toàn bộ dữ liệu như định dạng của ô đó. * Sao chép công thức: Khi sao chép địa chỉ các ô tham gia trong công thức sẽ thay đổi tương ứng theo cột (nếu sao chép trên hàng) hoặc theo hàng (sao chép trên cột) (địa chỉ tương đối), nếu muốn địa chỉ các ô không thay đổi khi sao chép thì ta phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối. Sau khi nhập công thức sử dụng Fillhand để sao chép sang các ô còn lại. Cách sử dụng tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối - Các ô tham chiếu trong công thức được nhập theo địa chỉ ô được hiểu là tham chiếu tương đối có nghĩa là khi công thức được sao chép đi thì địa chỉ ô cũng thay đổi tương ứng. 42
- Khi sao chép công thức địa chỉ của ô không thay đổi thì được gọi là tham chiếu tuyệt đối. Quy ước: Khi sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm dấu $ trước hàng, cột Ví dụ: E5: Là địa chỉ tương đối; $E$5: Là địa chỉ tuyệt đối.  Sửa: - Di chuyển ô hiện hành về ô cần sửa. - Ấn phím F2 (hoặc nhấn đúp vào ô cần sửa hoặc nhấn lên thanh công thức). - Sửa xong nhấn phím Enter.  Xóa: - Chọn vùng cần xoá. - Home\ Clear, xuất hiện menu con: + All: Xoá toàn bộ nội dung, định dạng, chú thích trong ô + Formats: Xoá định dạng. + Content (hoặc nhấn phím Delete): Chỉ xoá nội dung. + Comments: Chỉ xoá chú thích. 3. Quản lý Workbook và WorkSheet 3.1. Thao tác với Workbook a, Tạo một workbook - Kích nút Office button - Chọn New\ Blank workbook\create. b, Mở một workbook có sẵn: 43
Nhấn nút Office, chọn Open. Trong hộp thoại Open, chỉ đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin và chọn tên tập tin cần mở rồi nhấn nút Open . c, Lưu Workbook: Nhấn chuột vào nút Office góc trên cùng bên trái cửa sổ Save: lưu file (CTRL + S) Save As: lưu thành file mới. d, Đóng Workbook: Nhấn nút Office, sau đó chọn Close. 3.2. Thao tác với WorkSheet a, Chèn thêm worksheet: Chọn tab Home, trong nhóm Cells\ Insert\ Insert sheet. b, Sao chép, dịch chuyển worksheet:  Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành.  Nếu là dịch chuyển trong một WorkBook ta chỉ việc Kéo tên Sheet đến vị trí mới rồi thả chuột, là sao chép thì nhấn thêm phím Ctrl khi Kéo như hình. c, Đổi tên worksheet: Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, kế đến nhập vào tên mới và nhấn phím ENTER. d, Xóa worksheet: Chọn Sheet muốn xóa rồi chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells \Delete\Delete sheet. e, Ẩn/ hiện worksheet: Ẩn hoặc hiện worksheet bằng cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau đó chọn Hide để giấu nó đi. Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên thanh Sheet tab, chọn Unhide, tiếp theo chọn tên sheet và nhấn nút OK để cho nó hiển thị trên màn hình. f, chèn ô, cột, hàng vào bảng tính. - Chọn nhóm Home 44
- Chọn Insert \ Insert cell (chèn ô), Insert sheet rows(chèn hàng), Insert sheet columns (chèn cột) g, Ẩn/ hiện cột, dòng. - Nhấn chuột phải vào cột, dòng cần ẩn/ hiện - Chọn hide/ unhide. 45
TUẦN 9 Nội dung: 1. Định dạng bảng tính 2. In ấn bảng tính 1. Định dạng bảng tính. Định dạng bảng tính là thao tác tạo các dạng thể hiện liên quan đến hình thức trình bày của dữ liệu trong bảng tính như: font chữ, màu nền, đường kẻ, kích thước của cột dòng, vị trí của dữ liệu trong ô hay trong phạm vi ô. Ta có thể định dạng trước hoặc sau khi nhập dữ liệu a/ Sử dụng thanh công cụ định dạng - Chọn phạm vi cần thực hiện định dạng - Chọn biểu tượng trên thẻ Home b/ Sử dụng thẻ định dạng - Chọn phạm vi cần thực hiện định dạng. Trên thẻ Home * Chọn thẻ Font để định dạng Font chữ + Font: Dáng Font chữ. + Font Style: Kiểu chữ: (Italic: Nghiêng; Bold: Đậm, Bold Italic: Đậm nghiêng) + Size: Cỡ chữ + Underline: Dòng kẻ chân chữ (none: Không có) + Color: Màu chữ + Effects: Hiệu ứng (Strikethrough: Dấu gạch bá, Superscript: Chỉ số trên, Subscript: Chỉ số dưới). * Chọn thẻ Alignment: Canh biên dữ liệu trong ô Mục Text Alignment: Canh văn bản trong ô 46
+ Horizontal: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều ngang.  General: Canh dữ liệu theo mặc định  Left/ Right/ Center: Canh dữ liệu đều trái/ phải/ giữa.  Justify: Canh đều dữ liệu trong ô  Fill: Lặp lại ký tự trong ô để lấp đầy ô  Center across selection: Canh dữ liệu vào giữa phạm vi lựa chọn + Vertical: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều cao ô.  Top/ Center/ Bottom: Canh đỉnh, giữa, dưới ô  Justify: Canh đều dữ liệu trong ô + Text control: Điều chỉnh văn bản  Wrap text: Tự động ngắt dòng với độ rộng cố định của ô  Shink to fit: Co toàn bộ dữ liệu nằm trong một ô nhưng kích thước không đổi.  Merge cells: Trộn các ô lựa chọn + Orientation: Lựa chọn hướng chữ. * Chọn thẻ Border: Tạo đường viền cho ô, bảng + Border: Vị trí hiển thị các đường viền + Style: Kiểu đường viền + Color: Màu đường viền * Chọn thẻ Fill: Tạo màu nền * Chọn thẻ Number: Thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu dạng số Chọn nhóm dạng thức trong khung Category, sau đó chọn dạng hiển thị dữ liệu ở khung bên cạnh. Định dạng một bảng đang xử lý Trong một sheet, có thể đặt nhiều bảng (table), và có thể trang trí bảng này để chúng trở nên đẹp hơn và dễ phân biệt với các bảng khác. Thực hiện tạo bảng như sau: quét vùng cần định dạng thành bảng, trong thẻ Home, bấm nút công cụ Format as Table, một menu chứa rất nhiều kiểu table được thiết kế sẽ hiện ra để chọn, cũng có thể tạo kiểu định dạng khác cho riêng mình bằng cách bấm nút New Table Style ở cuối menu. Sau khi chọn một kiểu ưng ý, hộp thoại Format As Table xuất hiện, bấm OK để đồng ý với vùng tham chiếu đã chọn. 47
Lúc này, bạn để ý trên các thẻ công cụ sẽ xuất hiện thẻ Design của công cụ Table Tools. Bạn có thể vào thẻ này để tinh chỉnh thêm cho bảng của mình. Tuy nhiên, chú ý nhóm Table Style Options trong thẻ này, bạn có thể đánh dấu chọn thêm: - First/Last Column: làm nổi bật cột đầu tiên hay cuối cùng của bảng. - Banded Columns/Rows: làm phân biệt giữa hai cột hoặc hai dòng liên tiếp bằng hai màu tương phản. - Total Row: đây là nút chọn đáng chú ý nhất, bởi khi chọn mục này, ở cuối bảng của bạn sẽ xuất hiện một dòng thống kê có thể giúp thực hiện tự động một số thao tác tính toán rất nhanh chóng mà không cần nhập hàm thủ công. - Sửa tiêu đề: mặc định là Column1/2/3..., bạn nên sửa lại cho phù hợp với nội dung bảng tính của bạn. 2. In ấn bảng tính a/ Định dạng trang in - Chọn phạm vi cần định dạng - Trên thẻ Page Layout chọn Page Setup xuất hiện hộp thoại. * Chọn thẻ Page: + Mục Orientation: Định hướng giấy in  Chọn Portrait: In dọc  Chọn Landsape: In ngang + Mục Scaling: Chọn tỷ lệ in. + Page size: Chọn cỡ giấy in + Print quality: Chọn chất lượng in. + First page number: Nhập số trang cho trang đầu tiên * Chọn thẻ Margin: Định lề cho trang in Top: Lề trên; Bottom: Lề dưới; Left: Lề trái; Right: Lề phải, Header/ Footer: Khoảng cách từ tiêu đề đến biên trang giấy. * Chọn thẻ Header/ Footer: Đặt tiêu đề trên, tiêu đề dưới; + Chọn Custom Header: Nhập và chỉnh tiêu đề trên + Chọn Custom Footer: Nhập và chỉnh tiêu đề dưới Khi chọn mục này đều Chọn tổng Chọn ngày, Chọn Chọn tên xuất hiện hộp thoại như Chọn số trang số trang giờ tên tệp bảng tính sau: Chọn Font Nội dung tiêu đề có thể nằm trái (Left section), nằm phải (Right section), 48
nằm giữa (Center section) * Chọn thẻ Sheet để chọn thông số bảng tính khi in + Print area: Nhập địa chỉ vùng in + Print Titles: Cách in tiêu đề  Rows to repeat at top: Xác định dòng chứa tiêu đề và tiêu đề này in lặp lại trên đầu mỗi trang  Columns to repeat at left: Xác định cột chứa tiêu đề và tiêu đề này in lặp lại bên trái tất cả các trang. + Page order: Thứ tự in  Down, then over: In từ trên xuống dưới, sang phải.  Over, then down: In từ trái sang phải xuống dưới. b/ Xem tài liệu trước khi in Thao tác: Click nút Office button chọn Print\Print Preview c/ In tài liệu ra giấy Thao tác: Click nút Office button chọn Print\Print Xuất hiện hộp thoại: + Khung Print: Tên và thuộc tính máy in dùng + Khung Print range: Phạm vi in  All: In toàn bộ trang bảng tính  Page(s) From…. To…: In từ trang…đến trang… + Khung Print What: In gì? Selectton: In vùng được chọn  Active Sheet(s): In trang bảng tính hiện hành.  Entire workbook: In tất cả bảng tính có chứa dữ liệu trong tệp hiện hành. Copies: Số bản in. 49
Tuần 10 Nội dung: Sử dụng hàm trong Excel 1. Khái niệm hàm 2. Các loại hàm 3. Cách sử dụng hàm 1. Khái niệm hàm (Function) Hàm là một công thức định trước có thể tự động tính toán kết quả, ta có thể sử dụng hàm có sẵn trong Excel hoặc tự tạo những hàm mới. Dạng thức của hàm: = Tên_hàm (tham số) Giải thích: - Dấu “=”: Yêu cầu Excel hiển thị kết quả (nếu không có dấu = Excel sẽ không tính toán và ô sẽ hiển thị công thức như văn bản) - Tên hàm: Tên hàm có sẵn trong Excel hoặc do người sử dụng tạo, không phân biệt chữ hoa chữ thường - Dấu ngoặc: Tất cả các tham số đều phải đặt trong một cặp dấu ngoặc () - Tham số (Argument): Với các hàm khác nhau yêu cầu về thông tin cho hàm là khác nhau, có nhiều cách để cung cấp dữ liệu cho một tham số tham số có thể là: + Hằng (nếu là hằng văn bản thì phải đặt trong cặp dấu nháy kộp “ ”). + Công thức, biểu thức, hàm. + Tham chiếu tới ô, công thức (nhập dữ liệu thông qua địa chỉ ô). + Có hàm không có tham số: TODAY(), nhưng vẫn phải đặt trong cặp dấu ngoặc. Mỗi tham số cách nhau bởi dấu phẩy (, hoặc ;). Khi sử dụng các hàm lồng nhau với các hàm lồng ta không sử dụng dấu bằng (=) phía trước. 2. Các loại hàm trong Excel Các hàm trong Excel được phân thành từng nhóm sau: - Hàm tài chính (Finnacial): Tính toán tiền lãi, tiền đầu tư và các dạng thông tin khác về tài chính. - Ngày tháng, thời gian (Date & Time): Cho các hàm tính toán về ngày, giờ. - Toán học và Lượng giác (Math & Trig): Cung cấp các hàm toán học và kỹ thuật cơ bản (tính cos, sin, làm tròn,…). - Thống kê (Statistical): Các hàm dùng trong thống kê 50
- Tìm kiếm và tham chiếu (Look up & Reference) - Cơ sở dữ liệu (Database) - Văn bản (Text): Các hàmvề xử lý văn bản. - Luận lý (Logical): Hàm trả ra kết quả dựa trên những điều kiện. - Thông tin (Information): Trả ra những thông tin chung về bảng tính: định dạng hay nội dung của một ô 3. Cách sử dụng hàm a/ Sử dụng tham số: Thông tin cần cho một hàm là tham số, các hàm khác nhau thì số lượng tham số dùng khác nhau, yêu cầu dạng tham số cũng khác nhau. Mỗi hàm trong Excel đều định sẵn tập tham số và được phân cách nhau bởi dấu phẩy. Các tham số được mô tả theo nhiều cách. b/ Sử dụng hàm Function Wizard - Nhập dấu = tại ô cần hiển thị kết quả. - Chọn thẻ Formulas\ Insert Function hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại: - Chọn nhóm hàm trong mục Or select a category. - Chọn tên hàm trong mục Select a function. Nhấp OK (Khi ta chọn hàm nào thì cấu trúc hàm sẽ hiển thị ở khung dưới của cửa sổ), xuất hiện hộp thoại nhập tham số. - Khai báo tham số của hàm: Dùng chuột chọn các vùng hoặc nhập trực tiếp địa chỉ ô. Nếu đối của hàm lại là một hàm khác, nhấn nút hộp tên bên trái thanh công thức để chọn hàm để kết thúc hàm lồng, nháy vào tên hàm ngoài ở trên thanh công thức. Trong hộp nhập tham số, các tham số in đậm là các tham số bắt buộc, các tham số in nhạt là các tham số tuỳ chọn (nếu không nhập cho các tham số này Excel sẽ lấy tham số mặc định để tính) - Nhấn OK hay Gõ Enter để kết thúc công việc nhập hàm. 51
Tuần 11 Nội dung: Các hàm cơ bản Các hàm cơ bản a/ Hàm toán và lượng giác 1) Hàm trị tuyệt đối - Tên hàm: ABS - Cú pháp: ABS(Number) - Chức năng: Trả lại trị tuyệt đối của tham số number Ví dụ: ABS (-5) =5 ABS (5) = 5 2) Hàm lấy phần nguyên - Tên hàm: INT - Cú pháp: INT(Number) - Chức năng: Làm tròn một số tới số nguyên gần nhất. Ví dụ: INT(3.2) = 3 INT(-3.2) = - 4 3) Hàm lấy phần dư - Tên hàm: MOD - Cú pháp: MOD(Number, Divisor) - Chức năng: Trả lại số dư của phép chia số number cho số Divisor Ví dụ: MOD(10,3) = 1 4) Hàm làm tròn - Tên hàm ROUND - Cú pháp: ROUND(Number, Num_digits) - Chức năng: Làm tròn số Number đến vị trí thứ Num_digits của phần thập phân nếu Num_digits dương, của phần nguyên nếu Num_digits õm. Ví dụ: ROUND(123.456,2) = 123.46 ROUND (123.456,1) = 123.5 ROUND (123.456,0) = 123 ROUND (123.456,-1) = 120 5) Hàm tính căn bậc hai - Tên hàm: SQRT. - Cú pháp: SQRT(Number) 52
- Chức năng: Tính căn bậc hai của tham số Number Ví dụ: SQRT(25) = 5 6) Hàm tính tổng - Tên hàm: SUM - Cú pháp: SUM(Number1, Number2, ….) - Chức năng: Trả ra giá trị là tổng các tham số Number1, Number2, …. Ví dụ: SUM(A1:A5): Tính tổng các ô từ A1 đến A5 SUM(A2:A4, B1:B3): Tính tổng các ô từ A1 đến A4 và từ B1 đến B3. 7) Hàm tính tổng có điều kiện - Tên hàm: SUMIF - Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) + Range: Vùng các ô cần kiểm tra Thoả mãnmột điều kiện nào đó + Criteria: Là tiêu chuẩn: dạng số, biểu thức, văn bản (được đặt trong ngoặc kộp) + Sum_range: Là các ô được cộng. Các ô trong vùng Sum_range được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng Range thoả mãn tiêu chuẩn Criteria, nếu bỏ qua vùng Sum_range thì chính các ô trong vùng Range sẽ được cộng Ví dụ: Tính bảng lương sau: Yêu cầu: - Lương được tính: Lương = Hệ số lương * (290000/26)* Ngày công. Lương được làm tròn đến hàng nghìn - Tính tổng lương cho những người có chức vụ là TP * Để tính lương cho người thứ nhất ta là như sau: - công thức tính lương là D4*(290000/26)*E4 - Yêu cầu lấy đến phần nghìn, do đó ta sử dụng hàm làm tròn ROUND(number, Num_digits). Trong đó Number là công thức tính lương, Num_digits là số làm tròn do làm tròn đến phần nghìn nên Num_digits = -3 53
Do đó ta có công thức như đó nhập. * Tính tổng lương cho những người làm TP: Tính tổng lương nhưng với điều kiện đó là chức vụ phải là TP. Do đó ta sử dụng hàm SUMIF: Range: Cột chức vụ Criteria: Điều kiện “TP” Sum_range: Cột Lương Công thức tính như sau: = SUMIF (C4:C10, “TP”, F4:F10) b/ Nhóm hàm thống kê (Statistical) 1) Hàm tính trung bình - Tên hàm: AVERAGE - Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2,...) - Chức năng: Tính trung bình cộng của các tham số number1, number2… Ví dụ: 2) Hàm đếm - Tên hàm: COUNT - Cú pháp: COUNT(Value1, Value2,...) - Chức năng: Đếm các ô kiểu số trong danh sách đối value1, value2,.. 3) Hàm đếm có điều kiện - Tên hàm: COUNTIF - Cú pháp: COUNTIF (Range, Criteria) + Range: Là vùng các ô cần đếm + Criteria: Là tiêu chuẩn dạng số, biểu thức, hay chuỗi văn bản chỉ định ô được đếm. - Chức năng: Đếm các ô trên vùng Range Thoả mãn tiêu chuẩn Criteria 4) Hàm tìm số lớn nhất - Tên hàm: MAX - Cú pháp: MAX(Number1, Number2,...) - Chức năng: Trả ra giá trị lớn nhất trong các tham số 5) Hàm tìm số nhỏ nhất - Tên hàm: MIN - Cú pháp: MIN(Number1, Number2,...) - Chức năng: Trả ra giá trị nhỏ nhất trong các tham số Ví dụ: Với bài toán trên yêu cầu thống kê: Lương cao nhất, lương thấp nhất, mức lương bình quõn, và bao nhiêu người có ngày công lớn hơn 25. * Lương cao nhất: Ta sử dụng hàm MAX với tham số là lương của từng người. 54
Tại ô hiển thị kết quả nhập = MAX(F4:F10) Tương tự tính MIN ta có = MIN (F4:F10) Mức lương bình quõn = AVERAGE(F4:F10) Bao nhiêu người có ngày công lớn hơn 25 tức là ta phải đếm trên cột ngày công những người có ngày công >25  Ta sử dụng hàm COUNTIF: Range là vùng chứa ngày công, Criteria: là điều kiện Tại ô hiển thị kết quả nhập = COUNTIF (E4:E10, “>25”) c/ Nhóm hàm chuỗi (Text) 1) Hàm trích ký tự trái - Tên hàm: LEFT - Cú pháp: LEFT (Text, Num_char) - Chức năng: Kết quả là chuỗi con được lấy ra từ bên trái chuỗi văn bản nguồn (Text) với Num_char ký tự. Ví dụ: LEFT(Quảng Ninh, 2) = Qu LEFT(Quảng Ninh) = Q 2) Hàm trích ký tự phải - Tên hàm: RIGHT - Cú pháp: RIGHT (Text, Num_char) - Chức năng: Kết quả là chuỗi con được lấy ra từ bên phải chuỗi văn bản nguồn (Text) với Num_char ký tự. Ví dụ: RIGHT(Quảng Ninh,2) = nh RIGHT(Quảng Ninh) =h 55
3) Hàm trích ký tự tại vị trí bất kỳ trong chuỗi - Tên hàm: MID - Cú pháp: MID(Text, Start_num, Num_char) + Text: Chuỗi văn bản sẽ được trích + Start_num: Số thứ tự của ký tự bắt đầu được trích ra + Num_char: Số ký tự được trích ra - Chức năng: Kết quả là chuỗi con được trích từ vị trí Start_num, đủ Num_char ký tự Ví dụ: MID (Quảng Ninh, 2,6) = uảng N 4) Hàm lấy độ dài xâu ký tự - Tên hàm: LEN - Cú pháp: LEN(Text) - Chức năng: Trả ra độ dài của chuỗi văn bản Text Ví dụ: LEN(Quảng Ninh) = 10 5) Hàm đổi chuỗi văn bản sang chữ hoa - Tên hàm: UPPER - Cú pháp: UPPER(Text) - Chức năng: Đổi chuỗi văn bản Text thành chữ hoa (Không chính xác khi dùng Font tiếng Việt) Ví dụ: UPPER (nga) = NGA 6) Hàm đổi chuỗi văn bản sang chữ thường - Tên hàm: LOWER - Cú pháp: LOWER(Text) - Chức năng: Đổi chuỗi văn bản Text thành chữ thường (Không chính xác khi dùng Font tiếng Việt) 7) Hàm đổi ký tự đầu của từ sang chữ hoa - Tên hàm: PROPER - Cú pháp: PROPER(Text) - Chức năng: Đổi chữ cái đầu tiên của các từ thành chữ hoa, còn lại là chữ thường (không chính xác khi dùng với Font tiếng Việt) 8) Đổi chuỗi có dạng số thành số - Tên hàm: VALUE - Cú pháp: VALUE(Text) - Chức năng: Đổi chuỗi có kiểu số thành số 56