intTypePromotion=3

Bài tiểu luận: Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị

Chia sẻ: Quynh Nhu Quynh Nhu | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:51

0
261
lượt xem
51
download

Bài tiểu luận: Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tổng quan về hoạch định, mục tiêu, nền tảng của hoạch định, mục tiêu của doanh nghiệp, hoạch định chiến lược của doanh nghiệp,... là những nội dung chính trong bài tiểu luận "Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị". Mời các bạn cùng tham khảo để nắm bắt nội dung chi tiết.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài tiểu luận: Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN QUẢN TRỊ HỌC BÀI TIỂU LUẬN “CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH TRONG  HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ” TP Hồ Chí Minh – 2014 Giảng viên: Ths. Nguyễn Hữu Nhuận
  2.  ­­­­­­­­­­­­­Nhóm 11­­­­­­­­­­­­ 
  3. Lời nói đầu Bối cảnh toàn cầu hoá ngày càng sâu và rộng như hiện nay đã mở ra một  thời đại mới ­ thời đại hội nhập, tạo ra nhiều cơ hội phát triển nhưng bên cạnh  đó   cũng tiềm   ẩn không  ít  thách  thức  cho  các  tổ   chức,  doanh nghiệp.  Trong   những năm gần đây, trước sự  biến động của nền kinh tế  thế  giới, một doanh   nghiệp muốn thành công, muốn tồn tại và phát triển bền vững đòi hỏi phải biết  mình đang làm gì, mình sẽ làm gì và nếu làm như vậy thì kết quả sẽ là gì? Phải  có những chiến lược kinh doanh đúng đắn và hiệu quả. Công ty hoạt động mà  không có chiến lược ví như một người đi trên đường mà không xác định mình đi   đâu, về  đâu, cứ mặc cho đám đông (thị  trường và đối thủ) đẩy theo hướng nào   thì dịch chuyển theo hướng đấy. Từ đó ta thấy được tầm quan trọng của hoạch   định trong quản trị.  Vì vậy mà nhóm 11 giảng đường B506 chúng em xin phép làm bài tiểu  luận này, trình bày một cách tổng quát nhất tiến trình hoạch định, bao gồm cả  việc phát triển các sứ mệnh của doanh nghiệp. Chúng em cũng xem xét bản chất   của các mục tiêu doanh nghiệp và mô hình giúp giải thích cách thức thực hiện  mục tiêu. Tiếp theo nghiên cứu mối liên kết giữa các mục tiêu và hoạch định,  xem xét các kế  hoạch theo các cấp độ  khác nhau, phạm vi của việc sử  dụng   định kì của hoạch định, thời gian hoạch định như  thế  nào; xem xét vai trò của  các mục tiêu và kế hoạch trong việc thúc đẩy đổi mới; khám phá các bước trong   quản trị  theo mục tiêu và xem xét  ưu nhược điểm chính của quản trị  theo mục  tiêu – MBO. Cuối cùng chúng em xin phép lấy ví dụ  về hoạch định chiến lược   của công ty sữa vinamilk để làm rõ những lí thuyết, giúp mọi người hiểu rõ hơn  về chức năng hoạch định. Là lần đầu tiên nghiên cứu vấn đề  này, dù đã rất cố  gắng nhưng chắc   chắn chúng em sẽ  không tránh khỏi những sai sót trong nhận thức về  hoạch   định. Chúng em mong thầy có thể  chỉ  ra những sai sót và đưa ra hướng dẫn để  chúng em hoàn thiện hơn bài tiểu luận này, cũng như  có cái nhìn đúng đắn về  hoạch định, để  có thể  áp dụng trong quá trình làm việc trong tương lai của  chúng em. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy.
  4. TP Hồ Chí Minh, ngày 7 tháng 9 năm 2014                                               Nhóm 11
  5. CÁC THÀNH VIÊN TRONG                                     NHÓM 11 GIẢNG ĐƯỜNG  B506: STT THÀNH VIÊN LỚP MSSV 1. Nguyễn Thị Mỹ Duyên 23 3113102 2. Bùi Bảo Ngữ 23 3113102 3. Lâm Tuyết My 23 31131022805 4. Thái Thị Tuyết Nga 24 3113102 5. Nguyễn Thị Thu Hiền 24 3113102880 6. Bạch Ngọc Quỳnh Như 24 3113102920 7. Phạm Phương Uyên 24 31131022850
  6. MỤC LỤC:
  7. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận A. NỘI DUNG: I. Tổng quan về hoạch định: 1. Khái niệm và vai trò của hoạch định: Hoạch định là quá trình thiết lập các mục tiêu và xác định cách thức để thực   hiện các mục tiêu đó. Tất cả  những nhà quản lí đều làm công viêc hoạch định để  lựa chọn sứ  mạng, mục tiêu của tổ chức và những chiến lược để  thực hiện mục tiêu đã đề  ra cùng với việc xác định mục tiêu của mỗi bộ  phận ,  mỗi cá nhân trên cơ  sở  mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hoạch định có thể  được định nghĩa trên phương diện chính thức  (viết ra  giấy) hoặc phi chính thức (không viết ra giấy). Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị  viên,  đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị, cung  cấp một hệ thống nhận thức về phương hướng hoạt động của tổ chức như sau: Tổ  chức: phân phối và sắp xếp nguồn lực để  hoàn thành nhiệm   vụ Lãnh đạo: hướng dẫn nổ  lực của nguồn nhân lực để  đảm bảo   mức độ thành công của nhiệm vụ cao Kiểm soát: kiểm soát việc hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện hành  động điều chỉnh cần thiết Vai trò của hoạch định:  Cho biết hướng đi của doanh nghiệp.  Giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí Nhóm 11 GĐ B506 Trang 8
  8. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận  Giúp tổ  chức có thể  thích nghi được với sự  thay đổi của môi trường   bên ngoài. Do vậy hoạch định có tác dụng làm giảm tính bất  ổn định của  doanh nghiệp  Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc  tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng  mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn  Thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. Muốn cho công tác hoạch định đạt được kết quả  mong muốn thì nó phải  đáp ứng được các yêu cầu: Khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khả thi,  cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. 2. Lợi ích của hoạch định:       Tổ  chức chịu áp lực từ  nhiều nguồn trong hoạt động của mình.  Một tổ  chức có thể tồn tại và phát triển được khi đồng thời thích nghi với sự thay đổi,  duy trì được mức độ   ổn định cần thiết tối thiểu hóa với sự  hỗn loạn và xây  dựng được một ý thức về  kỉ cương nội bộ. Do đó, trong điều kiện môi trường   kinh doanh ngày nay thay đổi rất nhanh chóng, nếu hoạch định tốt sẽ  giúp cho  nhà quản trị và tổ chức thực hiện những điều sau:  Định hướng  ưu tiên, cải thiện điểm trọng tâm và sự  linh hoạt: đảm bảo   các vấn đề quan trọng được chú ý đầu tiên  Cải thiện định hướng hành động: duy trì nhận thức phương hướng theo  định hướng kết quả  Định hướng lợi thế: đảm bảo mọi nguồn lực được sử  dụng tạo lợi thế  tốt nhất  Định hướng thay đổi: dự  kiến các vấn đề  và các cơ  hội sao cho xử  trí  chúng tốt nhất Nhóm 11 GĐ B506 Trang 9
  9. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận  Cải thiện sự phối hợp và kiểm soát: dễ dàng hơn trong việc phát hiện các  sai lệch so với kế hoạch, thực hiện các điều chỉnh cần thiết nâng cao hiệu   quả của tổ chức hoạt động. 3. Các loại hoạch định: Dựa vào các đặc điểm khác nhau mà người ta có nhiều cách phân chia các loại  hoạch định, người ta có thể phân loại hoạch định theo 3 cách sau: a)  Phân chia theo cấp độ hoạch định:   Xây dựng 3 cấp độ tương ứng với 3 cấp độ của mục tiêu:  Hoạch định chiến lược:  là quá trình xác định các bước hành động tổng quát để  đạt được mục   tiêu chiến lược  đảm bảo hiêu quả  và sự  tăng trưởng trong dài hạn với thời gian thực   hiện khoảng từ 3­5 năm hoặc hơn nữa  nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch chiến lược. Phân loại hoạch định chiến lược dựa vào việc tạo ra lợi thế cạnh tranh: ­ chiến lược ổn định: không có sự thay đổi trong hoạt động của đơn vị ­ chiến lược phát triển: thúc đẩy sự  hoạt động của đơn vị  đạt tỉ  lệ  tăng   trưởng cao hơn ­ chiến lược cắt giảm (co cụm và phòng thủ): giảm bớt quy mô hoạt  động của doanh nghiệp. Nhóm 11 GĐ B506 Trang 10
  10. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận ­ Chiến lược hỗn hợp (phối hợp): kết hợp hai hay nhiều loại chiến lược   nêu trên theo không gian và thời gian. Tiến trình hoạch định chiến lược: (1)   Xây   dựng   sứ   mạng,   mục   tiêu   theo   kiểu   truyền   thống   và   kiểu   MBO  (Management By Objectives) (2)  Phân tích tình hình hoạt động của đơn vị (3)  Phân tích môi trường hoạt động của đơn vị (4)  Xây dựng và lựa chọn các phương án hành động (5)  Triển khai thực hiện phương án tối ưu.   Hoạch định chiến thuật:  Hỗ  trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược, rất quan trọng   cho sự thành công của hoạch định chiến lược  Thời gian từ 1­3 năm  Nhà quản trị cấp trung chịu trách nhiệm thực hiện  Hoạch định tác nghiệp:  Là những hoạch định liên quan đến việc triển khai các chiến  lược trong những tình huống cụ  thể, định ra chương trình hoạt động  ngắn,  sử  dụng  các   nguồn  lực   đã   được   phân  bổ   để   hoàn  thành  các  nhiệm vụ đã đề ra  Thời gian ngắn có thể  là một năm, một vài tháng, tuần hoặc  thậm chí một ngày Nhóm 11 GĐ B506 Trang 11
  11. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận  Nhà quản trị cấp thấp chịu trách nhiệm phát triển. b)  Phân chia theo định kì:  Kế hoạch được phân loại theo mức độ sử dụng của chúng. Nhìn chung có 2 loại  kế hoạch: (1)  Kế  hoạch đơn dụng (chuyên biệt): kế  hoạch sử dụng nhằm mục đích để  đạt được mục tiêu cụ  thể, mà một khi đạt tới sẽ  không còn tính chất lặp lại.  Gồm có 3 loại kế hoạch đơn dụng: Chương trình: là một kế  hoạch toàn diện phối hợp các hoạt động và mục tiêu  không định kỳ; liên quan đến các đơn vị  và các dự  án khác nhau của doanh   nghiệp. Gồm 6 bước cơ bản: Phân chia chương trình thành các phần chính Xác định các mối quan hệ  giữa các phần và phát triển quy trình thực  hiên Xác định cá nhân sẽ chịu trách nhiệm cho từng phần của dự án Xác định cách thức và các nguồn lực cần thiết để thực hiện mỗi phần Ước tính thời gian để hoàn thành Phát   triển   kế   hoạch   cho   việ   thực   hiện   từng   bước,   từng   phần   của   chương trình. Dự  án: là kế hoạch phối hợp các hoạt động trong phạm vi giới hạn không cần   phải chia ra các phần chính để đạt mục tiêu định kỳ. Dự án thường là một trong  nhiều phần của chương trình cụ thể. Nhóm 11 GĐ B506 Trang 12
  12. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận Ngân sách: là bản tường trình tài nguyên tiền bạc được giành cho những hoạt  động cụ thể trong một thời gian nhất định. Đây là những công cụ chủ yếu kiểm  tra hoạt động của một xí nghiệp và cũng là phần quan trọng trong các chương  trình và dự án. (2)  Kế hoạch đa dụng (thường trực): được xây dựng để hướng dẫn mục tiêu  theo định kì và nó thường được chuẩn hóa và có tính chất lặp lại. Với kế hoạch  thường trực, nhà quản trị có thể tiết kiệm được thời gian đưa ra quyết định với  những tình huống giống nhau. Có 3 loại kế hoạch đa dụng chủ yếu: Chính sách:    Truyền thông những hướng dẫn tổng quát cho việc ra quyết định và thực   hiện những hành động trong một bồi cảnh cụ thể.  Chỉ ra những hạn chế quan trọng và phác thảo những hành động mong muốn  Vd: nhiều cửa hàng bán lẻ  có chính sách trả  lịa hàng hóa đòi hỏi phải kèm  theo biên nhận bán hàng  Quy trình:   Xác định như là nguyên tắc mô tả các hành động cần được thực hiện  trong một tình huống cụ thể Cung cấp chi tiết, hướng dẫn từng bước trong thực hiện ­> các quy  trình không cho phép sự linh hoạt hoặc có độ sai lệch  Vd: các ngân hàng có quy trình vận hành tiêu chuẩn SOPs để quản lí  công việc của các thu ngân về cách xử lid tiền gửi như thế nào. SOPs rất tốt   cho đào tạo nhân viên mới. Quy tắc:  Nhóm 11 GĐ B506 Trang 13
  13. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận  Là những tuyên bố  hành động cụ  thể  để  thực hiện hoặc không thực hiện  trong một tình huống nhất định  Không xác định các bước thực hiện, nó chỉ  chính xác những gì phải được  thực hiện hay không phải được thực hiện Không có tính linh hoạt và phải tuân thủ nghiêm ngặt khi thực hiện. c)  Phân chia theo thời gian:  Mức độ  thời hạn của các mục tiêu và kế  hoạch khác nhau kiên quan đến thời   gian thực hiện khác nhau. Có 3 cách phân chia cơ bản sau:   Kế hoạch dài hạn: Tính chất chiến lược trong dài hạn với thời gian 5 năm hay hơn nữa Trong môi trường thay đổi nhanh chóng: tập trung vào thời gian dưới 5  năm Trong môi trường ổn định: kéo dài từ 8­10 năm  Kế  hoạch trung hạn: tính chất chiến thuật với thời gian thực hiện từ 1­5   năm  Kế hoạch ngắn hạn: tính chất tác nghiệp với thời gian thực hiện khoảng 1  năm hoặc ít hơn. 4. Quá trình cơ bản của hoạch định: a)  Những yếu tố ngẫu nhiên trong hoạch định:  a1) Chu kì đời sống của một tổ chức: Những tổ  chức cũng phải trải qua một chu kì đời sống, lầm lượt qua các giai  đoạn: thành hình, phát triển, trưởng thành, và có thể suy thoái. Hoạch định không  giống nhau trong các giai đoạn đó. Hình 1: kế hoạch và chu kì đời sống của tổ chức Nhóm 11 GĐ B506 Trang 14
  14. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận Thành hình Phát triển Trưởng thành Suy thoái Những kế  Những kế Những kế  Những kế hoạch hoạch ngắn hoạch dài  hoạch ngắn hướng dẫn hạn xác định hạn xác định _Trong   giai   đoạn   thành   hình,   người   quản   trị   phải   dựa   nhiều   vào   những   kế  hoạch hướng dẫn vì giai đoạn này cần hết sức linh động: mục tiêu chỉ  có tính  thử thách, nguồn lực sẵn có không chắc chắn, khách hàng chưa bền chặt. _ Trong giai đoạn phát triển, những kế hoạch cần phải xác định hơn vì mục tiêu  rõ ràng hơn, tài nguyên được đảm bảo hơn, và quan hệ với khách hàng bền chặt  hơn. _ Từ giai đoạn trưởng thành sang suy thoái, những kế hoạch đi từ xác định sang  hướng dẫn, trong khi những mục tiêu được xét lại, những nguồn lực được cấp  phát lại, và cần tới những sự điều chỉnh khác. Thời gian của hoạch định cũng phải liên hệ với chu kì đời sống: kế  hoạch  ngắn hạn cho sự  linh động tối đa nên  ưu tiên cho giai đoạn thành hình và suy   thoái.  Ở  giai đoạn trưởng thành, suổn định đạt mức cao nhất thì kế  hoạch dài  hạn sẽ có lợi nhất. a2) Mức độ bất trắc của hoàn cảnh: Sự bất trắc của hoàn cảnh càng lớn thì càng phải dùng những kế hoạch hướng   dẫn và ngắn hạn. Nếu có những thay đổi nhanh chóng và quan trọng về mặt kĩ  thuật, xã hội, kinh tế, pháp luật,… thì những đường lối rất xác định và thiết lập  tỉ  mĩ không những không giúp ít cho sự  thực hiện của tổ  chức mà còn làm trỏ  ngại nữa. Khi độ  bất trắc cao, những kế  hoạch xac định phải được sửa lại cho phù hợp  với biến đổi, làm tốn kém và giảm hiệu suất. Sự thay đổi càng lớn thì kế hoạch   Nhóm 11 GĐ B506 Trang 15
  15. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận càng phải bớt xác định, việc quản trị  càng phải linh động hơn càng cần tới  những kế hoạch ngắn hạn.  a3) Độ lâu dài của những ràng buộc tương lai: Đây là yếu tố  ngẫu nhiên cuối cùng liên quan đến khung thời gian của   những kế hoạch.  Những kế hoạch hiện thời càng tác động sâu vào những ràng buộc tương lai, thì   khung thời gian mà quản lí phải hoạch định càng lâu hơn. Quan niệm ràng buộc   này có nghĩa là những kế hoạch phải đủ xa để có thể nhìn suốt qua những ràng   buộc có hiện nay. Hoạch định cho một thời kì quá dài hay quá ngắn đều khó có  hiệu quả. b)  Quá trình cơ bản của hoạch định:          Về  tổng quát, hoạch định phải luôn gắn liền với sứ  mệnh, mục tiêu, kế  hoạch hành động của doanh nghiệp. Hoạch định chính là cơ sở đảm bảo cho sự  tồn tại lâu dài của doanh nghiệp. **Tuyên bố  sứ  mệnh  có nhiều mục đích. Đối với nhà quản trị, nó là một  chuẩn mực để đánh giá sự thành công. Đối với nhân viên, nó xác định một mục  tiêu chung, thúc đẩy lòng trung thành với doanh nghiệp và một ý thức cộng   đồng. Đối với bên ngoài như  các nhà đầu tư, các cơ  quan chính phủ  và công  chúng, tuyên bố  sứ  mệnh cung cấp cái nhìn sâu sắc vào các giá trị  cơ  bản và  những định hướng tương lai của doanh nghiệp. sứ mện được tuyên bố bao gồm  những thành phần chín sau:  Khách hàng: khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp là ai?  Sản phẩm hoặ dịch vụ: sản phẩm hoặc dịch vụ chính của doanh nghiệp   là gì?  Địa điểm: doanh nghiệp cạnh tranh ở đâu?  Công nghệ: công nghệ cơ bản của doanh nghiệp là gì?  Mối quan tâm đến sự sống còn: các cam kết của doanh nghiệp là gì?  Triết lí: những quan ddiểm mang tính triết học, thâm thúy và cô đọng về  các hoạt động của doanh nghiệp là gì?  Khả năng chính: ưu điểm và lợi thế cạnh tranh chính của doanh nghiệp là   gì? Nhóm 11 GĐ B506 Trang 16
  16. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận  Mối quan tâm hình ảnh công chúng: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp  là gì, và những hình ảnh mong muốn đạt được là gì?  Mối quan tâm đến nhân viên: thái độ mà doanh nghiệp hướng tới nhân viên là   gì? **Hoạch định cần phải tập trung vào các mục tiêu, xác định các kết quả mong  muốn đạt được cụ thể. Những mục tiêu được xác định tốt sẽ thúc đẩy bạn đạt  được các công việc quan trọng, không bị  lãng phí thời gian và nguồn lực cho  những công việc không quan trọng. **Khía cạnh hành động của quá trình hoạch định đòi hỏi  phải xây dựng một  kế  hoạch hành động thực sự, cụ thể và phải đưa ra được các bước hành động cần  thực hiện để hoàn thành mục tiêu. Để hiểu rõ chi tiết của quá trình hoạch định, chúng ta xem xét quá trình này gồm   5 bước cơ bản sau: o Bước 1: xác định các mục tiêu: là xác định các kết quả  mong muốn  một cách cụ  thể. Mục tiêu là nền tảng và là nội dung quan trọng đầu tiên   của hoạch định. Công tác hoạch định bắt đầu với những quyết định về  những gì mà tổ  chức hoăc đơn vị  phải làm và muốn đạt đến. Nếu không  xác định rõ ràng mục tiêu, tổ chức sẽ phân tán tài nguyên trên một diện rộng   và không tập trung để hoàn thành những điều cụ thể. o Bước 2: xác định vị  trí hiện tại của bạn so với mục tiêu mong đợi:   đánh giá kết quả hiện tại so với các kết quả mong muốn: còn cách mục tiêu  bao xa? Có những tài nguyên nào hiện có để có thể sử  dụng? Biết rõ vị  trí  của mình để  tiến đến các mục tiêu, hiểu rõ các điểm mạnh tạo thuận lợi   cho việc thực hiện mục tiêu và những điểm yếu có thể làm chậm quá trình  thực hiện. Trong giai đoạn này, việc trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức   cũng như với bên ngoài – đặc biệt là các dữ kiện tài chính và thống kê – là  rất cần thiết. o Bước 3: Phát triển các tiền đề  liên quan đến các điều kiện ràng buộc  tương lai: dự  kiến trước các sự  kiện tương lai có thể  phát sinh, các “kịch   bản” có thể  xảy ra và xác định các yếu tố  cho mỗi kịch bản có thể  hỗ  trợ  hay cản trở tiến rình thực hiện mục tiêu o Bước 4: Phân tích các phương án và thiết lập kế  hoạch: liệt kế  và  đánh giá các hành động có hể thực hiện. Chọn phương án có khả năng thực   hiện nhất để  hoàn thành các mục tiêu, mô tả  những điều phải thực hiện  Nhóm 11 GĐ B506 Trang 17
  17. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận theo phương án hành động tốt nhất. Đây là giai đoạn nhà quản trị phải làm   những kế hoạch hành động cụ thể trên cơ sỏ các quyết định quản trị quyết   đoán và phù hợp. o Bước 5: Triển khai kế hoạch và đánh giá kết quả: tiến hành thực hiện   kế  hoạch và đo lường cẩn thận quá trình hướng đến các mục tiêu. Trong   quá trình thực hiện những yêu cầu của kế hoạch cần phải đánh giá các kết  quả  thực hiện, đưa ra các hành động điều chỉnh, và bổ  sung các kế  hoạch  khi cần thiết.  Hoạch định là quá trình thực hiện diễn ra liên tục trong khi vẫn phải đáp ứng  những vấn đề  của tổ chức tổ chức trong hiện tại. Việc hoạch đinh tốt nhất  nên có sự tham gia chủ động của mọi người và thông qua nỗ  lực của họ sẽ  xác định các kế hoạch có được thực thi tốt hay không. 5. Công cụ và kĩ thuật hoạch định: 1.i.a)  Dự báo:  Là hoạt động dự kiến điều sẽ xảy ra trong tương lai, có thể có được các số  liệu dự báo qua: Các phương tiện truyền thông: dự  báo về  tình hình kinh tế, lãi suất,  thất nghiệp, thâm hụt thương mại… Dự báo định tính: sử dụng ý kiến chuyên gia để dự báo tương lai Dự báo định lượng: sử dụng các mô hình toán học và phân tích thống kê  dữ liệu quá khứ và khảo sát để dự báo sự kiện tương lai. 1.i.b)  Hoạch định tình huống :  Xác định các phương án hành động có thể được thực thi nếu tình huống  thay đổi Một kế  hoạch tình huống tốt còn chứa các “điểm kích hoạt”  (trigger  point) để chỉ khi nào cần kích hoạt phương án lựa chọn sẵn Có thể ngăn ngừa các khủng hoảng diễn ra Nhóm 11 GĐ B506 Trang 18
  18. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận 1.i.c)  Hoạch định theo kịch bản :  Là một cải tiến dài hạn của hoạch định tình huống Xác định một số kịch bản tương lai có thể  xảy ra. Các kế hoạch được  thực hiện (hoặc tình huống) để  đối phó với mỗi kịch bản nếu nó thực   sự xảy ra. Thảo luận về cả “tình huống xấu nhất” và “tình huống tốt nhất” Không thể  bao gồm mọi khả  năng tương lai, giúp giới quản lý tư  duy  trước và chuẩn bị tốt hơn cho “các cú sốc trong tương lai” 1.i.d)  Hoạch định so sánh chuẩn :  Các nhà hoạch định đôi khi quá thoải mái với cách thức công việc diễn ra và quá  tin tưởng rằng quá khứ là một chỉ báo tốt cho tương lai có thể xảy ra. Tổ chức  không nên chỉ  đơn thuần chấp nhận các sự  kiện theo hiện trạng ­> so sánh  chuẩn:  Sử dụng các so sánh bên ngoài và bên trong để đánh giá tốt hơn kết quả  hiện tại Xác định các phương thức khả dĩ để cải thiện tương lai Mục đích là để  tìm ra điều người và các tổ  chức khác đang hoạt động   tốt, và hoạch định cách thức đưa các ý tưởng này vào hoạt động. Có 2 loại:  ­ So sánh chuẩn nội bộ: khuyến khích các thành viên và các đơn vị học  hỏi và cải thiện bằng việc chia sẻ lẫn nhau các thực tiễn tốt nhất ­ So sánh chuẩn bên ngoài: học từ  các công ty cạnh trạnh và không  cạnh tranh. 1.i.e)  Sử dụng bộ phận hoạch định chuyên trách :   Nhóm 11 GĐ B506 Trang 19
  19. Chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị                          GVHD: Ths. Nguyễn Hữu  Nhuận Giúp phối hợp và tiếp năng lượng cho việc hoạch định Các nhân viên trong bộ phận này hiểu sâu sắc mọi bước của quá  trình hoạch định, cũng như sử dụng thành thạo các công cụ  và kĩ thuật  hoạch định ­> Giúp tập trung và đa dạng các công việc hoạch định Tuy nhiên, nếu truyền thông không thực hiện tốt, các bộ  phận  chức năng khác sẽ  khó có thể  hiểu biết thấu đáo vầ  kế  hoạch của tổ  chức,  dẫn đến khó khăn trong việc phối hợp triển khai thực hiện kế  hoạch. 1.i.f)  Kỹ thuật phân tích SWOT :  SWOT là viết tắt của: ­ S (Strength): các điểm mạnh ­ W (Weaknesses): các điểm yếu ­ O (Opportunities): các cơ hội ­ T (Threats): các nguy cơ Đây là kỹ  thuật thường sử  dụng để  hoạch định dựa trên các điều kiện môi  trường và điều kiện nội bộ  của tổ  chức ­> tìm ra những giải pháp hoạch định  dựa trên các kết hợp các điểm mạnh với các cơ  hội, các điểm mạnh với các  nguy cơ, các điểm yếu với các cơ hội, các điểm yếu với các nguy cơ ­> so sánh   với các đối thủ cạnh tranh. Phân tích SWOT giúp cho nhà quản trị  đề  ra mục tiêu chiến lược một cách  khoa học nhằm khai thác cơ hội, né tránh đe dọa trên cơ sở phát huy mặt mạnh  và khắc phục mặt yếu.              Điều kiện  O: Các cơ hội T: Các nguy cơ môi  Nhóm 11 GĐ B506 Trang 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản