Báo cáo thực tập: Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

Chia sẻ: Sơn Thanh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:46

Thêm vào BST

Báo xấu

162
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Báo cáo thực tập "Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang" được thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu quy trình xây dựng văn bản, qua đó làm rõ thực trạng việc thực hiện quy trình xây dựng văn bản tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang, từ đó đưa ra một số đề xuất góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiện quy trình xây dựng quy chuẩn thể thức văn bản của Đoàn xã.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực tập: Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

MỤC LỤC 1.2.4. Giao diện Backstage .............................................................................. 15 1
DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản ........................................................... 10 Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word ........................................... 11 Hình 1.3 : Giao diện Backstage ............................................................................... 15 2
LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Để đề ra đường lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, đưa nước ta vào thời kỳ phát triển mới , thời kỳ CNH, HĐH đất nước , hội nhập quốc tế và khu vực, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về tăng cường quản lý nhà nước đối với xã hội , vai trò của công tác xây dựng văn bản trong cơ quan nhà nước ngày càng giữ vị trí quan trọng. Văn bản vừa là công cụ, vừa là phương tiện để các cơ quan nhà nước thực hiện chức năng quản lý của mình. Soạn thảo văn bản, một công việc dễ bị chê nhiều hơn khen, bởi một lẽ không phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực đen", và để khỏi "mũi tên đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được", người soạn thảo văn bản cần tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn nữa cần cập nhật văn bản theo sát chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Những năm qua, nhà nước đã quan tâm và từng bước hoàn thiện công tác xây dựng văn bản cho các cơ quan nhà nước ở TW và Địa phương. Các văn bản pháp lý nêu trên đã hình thành một quy trình tương đối đồng bộ về thủ tục , trình tự soạn thảo các văn bản.Thực tế cho thấy, hoạt động xây dưng văn bản của các cơ quan nhà nước đã mang lại nhiểu kết quả đáng kể ,đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội . Tuy vậy trong hoạt động xây dựng văn bản vẫn còn tồn tại nhiều bất cập trên nhiều phương diện. Nguyên nhân của những tồn tại này chính là do việc xây dựng văn bản không tuân thủ đầy đủ các bước trong quy trình xây dựng văn bản , dẫn đến các văn bản được ban hành kém chất lượng, làm giảm hiệu quả quản lý của các cơ quan nhà nước. Xuất phát từ tình trạng nêu trên,trong thời gian vừa qua có nhiều nhà nghiên cứu về văn bản đã đưa ra nhiều ý kiến , công trình nghiên cứu góp phần hoàn thiện quy trình xây dựng văn bản nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản. Tuy nhiên việc nghiên cứu về quy trình xây dựng văn bản trong các cơ quan cụ thể còn ít và chưa đồng bộ. 3
Có thể nói việc nghiên cứu về quy trình xây dựng văn bản là yêu cầu cấp thiết đặt ra hiện nay. Vì vậy tôi chọn đề tài “ Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang “ làm đề tài cho bài thực tập cơ sở của mình . 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Xây dựng quy chuẩn thể thức văn bản của Đoàn TNCS của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang. Nghiên cứu quy trình xây dựng văn bản, qua đó làm rõ thực trạng việc thực hiện quy trình xây dựng văn bản tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang .Từ đó đưa ra một số đề xuất góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiện quy trình xây dựng quy chuẩn thể thức văn bản của Đoàn xã . 3. Dự kiến cấu trúc: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN CHƯƠNG 3: THỂ THỨC VĂN BẢN Trong quá trình thực hiện đề tài, do nhiều yếu tố khách quan cũng như tầm hiểu biết của em còn hạn chế, đề tài thực tập cơ sở của em còn nhiều sai sót. Em mong được sự góp ý chân thành của quý thầy cô và các bạn để em hoàn thiện bài hơn. Em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô giáo bộ môn Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế, đặc biệt em xin chân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo ThS. Mai Ngọc Anh và KS. Lê Anh Tú đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tốt đề tài này. Qua đây em cũng xin gửi lời cám ơn đến Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang đã quan tâm, giúp đỡ tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời làm đề tài thực tập cơ sở và hoàn thành bài thực tập cơ sở này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! 4
Thái Nguyên, ngày tháng năm Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Dinh DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 CNH,HĐH Công nghiệp hóa, hiện đại hóa 2 TW Trung ương 3 TNCS Thanh niên cộng sản 4 ĐVTN Đoàn viên thanh niên 5 LHTN Liên hiệp thanh niên 6 XHCN Xã hội chủ nghĩa 5
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Giới thiệu về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 1.1.1. Khái niệm về Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là một tổ chức chính trị xã hội của thanh niên Việt Nam do Đảng cộng sản Việt Nam và chủ tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh đạo và rèn luyện. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện phấn đấu vì sự nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh theo định hướng XHCN. Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là thành viên của hệ thống chính trị, hoạt động trong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật của nước cộng hòa XHCN Việt Nam. Đoàn phối hợp với các cơ quan, đoàn thể và các tổ chức xã hội, các tập thể lao động để chăm lo, giáo dục, đào tạo và bảo vệ thanh thiếu nhi. Tổ chức cho Đoàn viên, thanh niên tham gia vào quản lý nhà nước và xã hội. Đoàn TNCS Hồ Chí Minh hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách. Được xây dựng rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ lịch sử đấu tranh cách mạng. Đoàn tập hợp đông đảo thanh niên phát huy truyền thống anh hùng cách mạng, góp phần cho sự nghiệp giải phóng dân tộc thống nhất đất nước, xây dựng và bảo vệ đất nước. Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy truyền thống quý báu của dân tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế tục trung thành sự nghiệp cách mạng vẻ vang của đảng, tỏ chức động viên ĐVTN đi đầu trong công cuộc xây dưng CNH, HĐH đất nước và bảo vệ nước Việt Nam XHCN. Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là đội dự bị tin cậy của đảng, là đội quân xung kích tron các hoạt động của Đảng, là trường học XHCN của thanh niên, đại diện chăm lo bảo vẹ quyền lợi hợp pháp của tuổi trẻ, phụ trách Đội thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh, là lực lượng nòng cốt trong các phong trào thanh niên và các tổ chức thanh niên Việt Nam. 6
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đoàn kết, hợp tác bình đẳng với các tổ chức thanh niên tiến bộ trên thế giới, phấn đấu vì tương lai và hạnh phúc của tuổi trẻ, vì hào bình, độc lập dân tộ, dân chủ và tiến bộ xã hội. 1.1.2. Lịch sử ra đời của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Mùa xuân năm 1931, từ ngày 20 đến ngày 26/3, tại Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Đảng lần thứ 2, Trung ương Đảng đã giành một phần quan trọng trong chương trình làm việc để bàn về công tác thanh niên và đi đến những quyết định có ý nghĩa đặc biệt, như các cấp ủy Đảng từ Trung ương đến địa phương phải cử ngay các ủy viên của Đảng phụ trách công tác Đoàn. Sự phát triển lớn mạnh của Đoàn đã đáp ứng kịp thời những đòi hỏi cấp bách của phong trào thanh niên nước ta. Đó là sự vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta; đồng thời, phản ánh công lao trời biển của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh vô cùng kính yêu Người đã sáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn. Được Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của Trung ương Đoàn thanh niên Lao động Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ 3 họp từ ngày 22 25/3/1961 đã quyết định lấy ngày 26/3/1931 (một ngày trong thời gian cuối của Hội nghị Trung ương Đảng lần thứ 2, dành để bàn bạc và quyết định những vấn đề rất quan trọng đối với công tác thanh niên) làm ngày thành lập Đoàn hàng năm. Ngày 26/3 trở thành ngày vẻ vang của tuổi trẻ Việt Nam, của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quang vinh. Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng thời kỳ cách mạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần: • Từ 1931 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương • Từ 1937 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương • Từ 11/1939 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương • Từ 5/1941 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam • Từ 25/10/1956 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam • Từ 2/1970 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh • Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh 7
Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến đấu anh dũng vì độc lập tự do của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội đã liên tiếp lập nên những chiến công xuất sắc và trưởng thành vượt bậc. Mỗi chặng đường lịch sử của dân tộc, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh có những hình thức đấu tranh và những nhiệm vụ đặt lên hàng đầu khác nhau. Với mỗi giai đoạn, tên gọi của Đoàn đã được thay đổi. Tháng 41975, chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử đã kết thúc thắng lợi, giải phóng hoàn toàn miền Nam. Ngày 26/3/1976, Lễ kỷ niệm lần thứ 45 ngày thành lập Đoàn đã được tổ chức trọng thể tại Hà Nội. Tại Lễ kỷ niệm này, tổ chức Đoàn trong cả nước đã thống nhất mang tên chung là Đoàn Thanh Niên Lao động Hồ Chí Minh. Đại hội lần thứ IV của Đảng họp từ ngày 14 đến 20/12/1976 tại Thủ đô Hà Nội đã quyết định đổi tên đảng Lao động Việt Nam (21951) thành Đảng Cộng Sản Việt Nam và thể theo nguyện vọng của cán bộ, ĐVTN cả nước, Đại hội Đảng lần thứ IV đã quyết định đổi tên Đoàn TNLĐ Hồ Chí Minh (1970) thành: Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Đại hội Đảng chỉ rõ nhiệm vụ của Đoàn và phong trào thanh niên trong giai đoạn mới là: “Đoàn TNCS Hồ Chí Minh phải được xây dựng và củng cố vững mạnh về chính trị, tư tưởng và tổ chức, xứng đáng là trường học CSCN của lớp người trẻ tuổi, là cánh tay đắc lực và đội hậu bị tin cậy của Đảng”. Được mang tên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là vinh dự và tự hào lớn của toàn thể cán bộ đoàn viên nước ta. Trước sự phát triển lớn mạnh của Đoàn trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, ở nước ta xuất hiện nhiều tổ chức Đoàn cơ sở với khoảng 1.500 đoàn viên và một số địa phương đã hình thành tổ chức Đoàn từ xã, huyện đến cơ sở. Đoàn TNCS Hồ Chí Minh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang cũng đã được thành lập trong bối cảnh lịch sử trên.Từ năm 2010 đến nay Đoàn đã có 16 LHTN từ các làng xóm, với gần 600 ĐVTN. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện phấn đấu vì sự nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh theo định hướng XHCN. Đoàn tập hợp đông đảo thanh niên phát huy truyền thống anh hùng cách mạng, góp phần cho sự nghiệp giải phóng dân tộc thống nhất đất nước, xây dựng và bảo vệ đất nước. Luôn luôn tuân thủ những quy tắc, những chuẩn mực đạo đức nhất định. 8
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang hiểu được trách nhiệm và vai trò của mình trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay, việc xây dựng và phát triển đạo đức lối sống văn hóa là một nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng. Là những thế hệ trẻ, chủ nhân tương lai của đất nước những thanh niên, ĐVTN quán triệt định hướng XHCN, xây dựng và phát triển đạo đức, lối sống văn hóa Việt Nam, gắn bó mật thiết với nền văn hóa nhân loại tiến bộ.thực hiện tốt chủ trương chính sách của đảng và nhà nước. Thế hệ trẻ là chủ nhân tương lai của đất nước,d do đó mỗi ĐVTN phải không ngừng học tâp, trao dồi kiến thức, nâng cao trình độ hiểu biết, năng động,sáng tạo, nhạy bén trong công việc tiếp thu tinh hoa văn hóa của các dân tộc trên thế giới để từ đó chắt lọc và làm giàu thêm cho việc giáo dục đao đức, lối sống văn hóa Việt Nam cho thanh niên. 1.2. Giới thiệu về Microsoft Word 1.2.1. Các chức năng của Microsoft Word Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn bản đa năng cung cấp cho bạn một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng. Các công việc bạn có thể làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu đơn giản như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, …. Bạn cũng có thể sử Word để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ. Vì Word là một phần của Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook. Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word để soạn thảo và in ấn. 1.2.2. Khởi động và thoát khỏi Word Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương trình khác chạy trong môi trường Windows. * Khởi động Word Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: 9
Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra. Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word. * Thoát khỏi Word Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit. Cách 3: Click chuột vào biểu tượng (close) phía trên và ở góc phải cửa sổ làm việc. Lưu ý:Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn chưa lưu lại các tập tin thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở trước khi thoát: Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản Các thanh công cụ Thanh công cụ định Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng. Thanh tiêu Thanh lệnh đơn chuẩn (Standard đềỏ (Title dạng (Formatting (Menu ) No: thoát kh i ch ươ ng trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu. Toolbars) Toolbar) Cancel: hủbar) y bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng 1.2.3. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word ( Ribbon) Thanh Thước (Ruler) Thanh cuộn Thanh trạng (Scroll Bar) 10 thái
Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word * Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của cửa sổ Word. Thanh tiêu đề chứa biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo. Bên phải của thanh tiêu đề có các nút thu nhỏ (Minimize), nút “phục hồi (Restore)/phóng to (Maximize)” và nút đóng cửa sổ (Close). * Thanh lệnh đơn (Menu bar) Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, được chia thành thẻ chính trên Ribbon: Home: Thẻ home gồm những chức năng cơ bản , thường sử dụng trong phần mềm word. Các nhóm chức năng có trong thẻ này gồm: Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing. Insert : Thẻ Insert gồm các chức năng cho phép thêm các đối tượng như bảng , biểu đồ, hình ảnh…vào tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ gồm : Pages, Tables, lllustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols . 11
Page Layout: thẻ Page Layout gồm chức năng thiết lập bố cục, định dạng trang và đoạn văn. Các nhóm chức năng trong thẻ gồm: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange. References: thẻ References gồm các chức năng liên quan tới việc tạo tham chiếu trong tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm : Table of Contents, Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index, Table of Authorities. Mailings: thẻ Mailings gồm các chức năng liên quan đến việc soạn thảo thư trong chương trình word. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Create, start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish. Review: thẻ Review gồm các chức năng liên quan tới việc rà soát văn bản, hỗ trợ môi trường làm việc cộng tác. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Proofing, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect. View: thẻ View gồm các chức năng liên quan tới việc điều chỉnh giao diện của chương trình. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Document Views, Show, Zoom, Window, Macros. 12
* Các thanh công cụ (Toolbars) Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ. Trên các thanh công cụ có gắn các nút lệnh. Mỗi một nút lệnh đại diện cho một lệnh nào đó. Muốn biết nút lệnh đại diện cho lệnh nào thì trỏ chuột ngay trên nút đó, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất hiện một khung màu vàng (ScreenTips) có ghi tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có). Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm những thao tác thông dụng, được sử dụng thường xuyên. Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định dạng văn bản.. * Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler) Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab, ... Trong Word có hai thước: Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình. Đơn vị chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm). Để thay đổi đơn vị chia trên thước, chọn lệnh: Tools/ Options/ General/ Measurement units. Bật/tắt thước, chọn menu lệnh: View/Ruler. * Thanh trạng thái (Status bar) Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành (trang chứa dấu nháy), tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ... Bật/tắt thanh trang thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục Status bar * Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) và thanh trượt đứng (Vertical scroll bar) 13
Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt đứng đặt ở bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh trượt ngang nằm ở đáy cửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang. Bật/tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View. Trong nhóm Window, chọn Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt ngang, và Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh trượt đứng. 14
* Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dưới. Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn). Muốn ngắt dòng nhưng không ngắt đoạn ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter. Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng). Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào. 1.2.4. Giao diện Backstage Giao diện Backstage hiển thị khi nhấp chuột lên thẻ File Hình 1.3 : Giao diện Backstage Backstage là giao diện mới rất đặt biệt của phần mềm Microsoft Office Word 2010 . Đây là một cải tiến lớn khi thay thế nút Microsoft Office trong phiên bản 2007 và trở lại với trình đơn File quen thuộc trong các phiên bản cũ, nhưng mạnh hơn rất nhiều. Trong Backstage bạn có thể tìm thấy các tính năng cơ bản của trình đơn File như: mở, lưu, đóng tập tin… cùng với nhiều tính năng cao cấp như : bảo mật tập tin, quản lí phiên bản, kiểm tra lỗi… Khác với việc co cụm các tính năng như Ribbon, hoặc thả một danh sách dài các chức năng như trình đơn, Backstage che đi phần tài liệu đang làm việc và hiển thị toàn bộ các chức năng bạn có thẻ sử dụng trên toàn màn hình. 15
CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN 2.1. Khảo sát hiện trạng tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang 2.1.1. Vị trí địa lý Lục Ngạn cách thành phố Bắc Giang 40 km về phía Đông. Địa hình đồi và núi xen lẫn.Phía Bắc giáp với tỉnh Lạng Sơn, phía Đông giáp với huyện Sơn Động. Nhiệt độ trung bình là 23,5 °C, ít chịu ảnh hưởng của bão. Có nguồn nước dồi dào từ sông Lục Nam, hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần và đập Thum... 2.1.2. Về kinh tế Kinh tế tập trung vào ngành nông nghiệp với thế mạnh là trồng trọt cây ăn quả, điển hình là vải thiều, nhãn, hồng, na... Có nhà máy chế biến hoa quả trên địa bàn đã xuất khẩu rau quả tươi và đóng hộp sang các nước. Huyện cũng có tiềm năng du lịch sinh thái: miệt vườn, khu sinh thái hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần... Ngoài ra, có danh lam thắng cảnh như đền Hả, chùa Khánh Vân, chùa Am Vãi (Khả Lã, xã Tân Lập). Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của vải thiều và sự yếu kém của tư thương Việt Nam, thì giao thương biên mậu đã thực sự tiến vào tận địa bàn Lục Ngạn. 2.1.3. Về văn hóa – xã hội Dân số huyện xấp xỉ 200.000 người. Lao động chủ yếu chưa qua đào tạo. Người Kinh chiếm 53%, còn lại là các dân tộc khác như Sán Dìu, Nùng, Cao Lan, Hoa. Ngày nay, do có nhiều khu công nghiệp ở các tỉnh miền xuôi nên thanh niên Lục Ngạn phần đông đi học hoặc đi làm trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, tệ nạn đánh nhau theo kiểu thanh niên làng đã giảm đáng kể. 2.2. Thực trạng về quy chuẩn xây dựng thể thức văn bảncủa Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang 16
Trong những năm gần đây, công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước đã được chú trọng. Nhà nước ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo văn bản và xử lý văn bản, làm cho chất lượng của văn bản được nâng lên rõ rệt. Về hình thức các văn bản ngày càng hoàn chỉnh, những sai sót không đúng về thể thức ngày càng ít. Về nội dung, văn bản ngày càng phản ánh sát, kịp thời chủ trương, đường lối của Đảng, phù hợp với pháp luật, với đối tượng thực thi văn bản, với thực trạng vấn đề mà văn bản quy định, với quy luật phát triển của đời sống xã hội. Giữa các văn bản đã có sự hài hòa thống nhất. Tuy nhiên, do chưa có một hệ thống pháp luật đầy đủ, đồng bộ về công tác xây dựng văn bản nên công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước còn một số nhược điểm như sau: Chưa thống nhất trong việc xây dựng và sử dụng mẫu văn bản Các văn bản do nhiều cơ quan, nhiều cấp ban hành nhưng thiếu tính kế hoạch, thiếu sự phối hợp kịp thời, nhịp nhàng giữa các cơ quan. Trong nhiều trường hợp việc xây dựng văn bản chưa được tiến hành qua các bước cần thiết hay tiến hành thiếu khách quan, chưa khoa học, chưa chú trọng mối quan hệ giữa văn bản với toàn bộ hệ thống văn bản nên chưa hoàn toàn hài hòa, thống nhất, đồng bộ giữa các văn bản. Kiểm tra sau khi ban hành văn bản còn ít được chú ý nên nhiều văn bản đã hết hiệu lực, ít giá trị hoặc không có giá trị thực tế vẫn tồn tại làm cản trở các mối quan hệ xã hội phát triển. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản còn chưa chuẩn xác gây ra những cách hiểu khác nhau về cùng một quy định hay nghĩa thể hiện trái ngược với ý tưởng của người viết. Từ thực trạng trên cho thấy công tác xây dựng văn bản hành chính ở chính quyền cấp xã còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc bởi nguồn nhân lực làm công tác soạn thảo, kinh nghiệm soạn thảo còn hạn chế, việc soạn thảo ban hành văn bản hành chính là việc của ngành nào do công chức ngành đó soạn thảo, do đó kỹ năng soạn thảo văn bản của đội ngũ này rất hạn chế, chủ yếu là sao chép văn bản hoặc ban hành cho đủ đầu việc. Điều này dẫn đến chất lượng soạn thảo 17
văn bản thấp. Bên cạnh đó trình độ của công chức xã, thị trấn không đồng đều, hầu hết đạt trình độ trung cấp hành chính hoặc trung cấp Luật. Mặt khác cơ sở vật chất bảo đảm cho công tác soạn thảo đặc biệt thiếu. Máy vi tính thường có cấu hình thấp hoặc lạc hậu, đường truyền Internet chậm. Việc tập huấn nghiệp vụ về công tác soạn thảo chưa được thực hiện thường xuyên, chủ yếu vẫn do công chức tự cập nhật và học hỏi kinh nghiệm, do đó việc nâng cao trình độ soạn thảo văn bản vẫn còn hạn chế.Chính những nguyên nhân khách quan và chủ quan trên đã phần nào ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng xây dựng soạn thảo văn bản hành chính của các bộ phận ở cấp xã đặc biệt là trong Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang. 2.3. Nội dung xây dưng quy chuẩn thể thức văn bản 2.3.1.Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, được trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản. 2.3.2. Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ các thành phần thể thức sau đây: + Tiêu đề, + Tên cơ quan ban hành văn bản, + Số và ký hiệu văn bản, + Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, + Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản, + Phần nội dung văn bản, + Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản, + Nơi nhận văn bản. Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức như: dấu chỉ 18
mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị. 2.3.3. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, đánh số trang văn bản và vị trí trình bày * Khổ giấy Văn bản hành trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). * Kiểu trình bày Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). * Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Trang mặt trước: + Lề trên cách mép trên 20 mm. + Lề dưới cách mép dưới 20 mm. + Lề trái cách mép trái 30 mm. + Lề phải cách mép phải 20 mm. Trang mặt sau (nếu in 2 mặt) + Lề trên cách mép trên 20 mm. + Lề dưới cách mép dưới 20 mm. + Lề trái cách mép trái 20 mm. + Lề phải cách mép phải 30 mm. * Đánh số trang văn bản 19
Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang. Số trang được trình bày tại chính giữa ở mép trên của trang giấy (phần header) bằng chữ số Ảrập, cỡ chữ 1314, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. * Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản Trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. 20