1
CHƯƠNG 2. CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT
I. GIAI ĐOẠN XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
1. Mụcđích
Mụcđích của giai đoạn này là có được một sựhiểu
biếtđầyđủ vềcác vấnđề, các yêu cầu của người dùng
có thểhình dung đượcđầyđủ vềcác vấnđề của dự
án, ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện.
2. Các hoạtđộng chính
– Tìm hiểu thấuđáo vềcác vấnđề của người dùng
và những gì cần thiếtđể giải quyết vấnđề đó.
– Cần phải quyếtđịnh có thực hiện hay không thực
hiện dựán. Ta cần phải biết chắc rằng dựán là khả
thi và có nhiều cơhộiđể thành công.
2
• Nếu dựán có thểthực hiệnđược, cần phân tích
đánh giá các rủi ro có thểxảy ra và chi tiết hoá tất
cảcác kết quảcầnđạtđược, khi nào và với giá
thành bao nhiêu.
• Cũng từgiai đoạn này, ta phải bắtđầu ngay các
hoạtđộng vềquản lý dựán, xem xét, báo cáo và tư
liệu hoá; và tiếp tục tiến hành các hoạtđộng đó cho
đến khi kết thúc dựán.
3
3. Các tài liệu cần phải viết
•Đề cương dựán: khởiđầu của một dựán, để đề
đạt lên cấp trên xem xét và ủng hộcho thực hiện;
• Nghiên cứu khảthi: để chứng minh rằng dựán có
thểthực hiệnđược vềmặt kỹthuật với chi phí có
thểchấp nhậnđược so với lợi ích kinh tếmà nó sẽ
đem lại; tài liệu phảiđược nhà đầu tưthông qua;
• Tài liệu yêu cầu: giúp cho nhóm dựán hiểu rõ về
những yêu cầu của người dùng và trên cơsở đó
mới có thể đề ra giải pháp cụthểthích hợp và ước
tính giá thành của nó; (trong trường hợp cụthể,đây
chính là tài liệu gọi thầu). Tài liệu này phảiđược
người dùng thông qua;
4
• Danh sách rủi ro: dự đoán trước những trởngạiđể
chuẩn bịphương án đối phó;
• Kếhoạch ban đầu: vạch ra các bước chính, làm cơ
sở đầu tiên để ước lượng và lập lịch cho dựán. Kế
hoạch đưa ra phảiđược cảnhóm dựán thống nhất;
•Đề xuất: giải pháp cho người dùng: ước lượng ban
đầu vềgiá thành và thời hạn cho dựán. Đối với các
dựán bên ngoài, đây là tài liệu chính thức trình bày
những ý định của nhóm dựán nhằm cung cấp các
dịch vụmà ngươì dùng yêu cầu (tài liệu dựthầu).
Điểm mốc cần thiết là tài liệu này được chủdựán
chấp thuận hoặc chủ đầu tưquyếtđịnh trúng thầu.
5
4. Kết luận
Các mốc chính của giai đoạn xác định là:
- Quyếtđịnh đầu tưhay không đầu tưcho dựán.
- Hoàn thành tài liệu yêu cầuđược người dùng
thông qua.
- Lên kếhoạch ban đầu với sựnhất trí của các
thành viên trong nhóm dựán.
- Tài liệuđề xuất giải pháp được chủdựán thông
qua để thực hiện.