Cải thiện hiệu suất làm việc qua email với tính năng Mail Merge của Microsoft Word

Chia sẻ: Hoatra_1 Hoatra_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

130
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tính năng Mail Merge của chương trình soạn thảo Microsoft Word là 1 trong những công cụ tuyệt vời dành cho những người thường xuyên làm việc với văn bản, email... Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ trình bày một số bước cơ bản để sử dụng và quản lý Mail Merge Wizard của Word 2010. Dưới đây là 1 số công đoạn chúng ta cần tiến hành theo thứ tự.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Cải thiện hiệu suất làm việc qua email với tính năng Mail Merge của Microsoft Word

Cải thiện hiệu suất làm việc qua email với tính năng Mail Merge của Microsoft Word Tính năng Mail Merge của chương trình soạn thảo Microsoft Word là 1 trong những công cụ tuyệt vời dành cho những người thường xuyên làm việc với văn bản, email... Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ trình bày một số bước cơ bản để sử dụng và quản lý Mail Merge Wizard của Word 2010. Dưới đây là 1 số công đoạn chúng ta cần tiến hành theo thứ tự. Tạo danh sách Distribution: Chức năng Mail Merge dễ dàng giúp chúng ta “thoát” khỏi quá trình nhập dữ liệu tẻ nhạt bằng cách nhập trực tiếp địa chỉ email từ Outlook, dữ liệu Excel, Access hoặc Word. Trong số những lựa chọn trên thì Outlook là phù hợp và phổ biến nhất, tại bước tiếp theo, chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện quá trình nhập danh sách dữ liệu trực tiếp từ Outlook. Thiết lập Mail Profile:
Quá trình thiết lập này sẽ bắt đầu bằng việc tạo Mail Profile để lưu trữ các thông tin có liên quan như địa chỉ, mật khẩu, thông số kỹ thuật... : Với mỗi tài khoản, người sử dụng có thể tạo ra từng cấu hình riêng biệt khác nhau:
Tên của profile nên đặt sao cho khớp và dễ nhớ với 1 tài khoản email cố định nào đó: Các lựa chọn phù hợp để cấu hình email sử dụng địa chỉ bạn nhận được từ phía nhà cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản riêng qua lựa chọn thứ 3:
Chọn mục Internet E-mail nếu muốn dùng địa chỉ email hỗ trợ qua giao thức POP, ví dụ như Gmail:
Mỗi nhà cung cấp dịch vụ email đều có cấu hình POP khác nhau, do vậy hãy chắc chắn bạn lựa chọn và sử dụng đúng những thông số này:
Khi vượt qua được bước thiết lập và cấu hình cơ bản này, chúng ta đã sẵn sàng để chuyển sang bước tiếp theo:
Chỉ định thư mục lưu trữ danh sách liên lạc: Người sử dụng có thể nhập danh sách dữ liệu theo cách thủ công vào Outlook, hoặc nhập trực tiếp từ các ứng dụng hỗ trợ khác, như GMail, Yahoo, hoặc Hotmail. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email dựa trên website thường hỗ trợ tính năng export danh sách liên lạc vào cơ sở dữ liệu của Outlook. Ví dụ, Gmail cho phép người dùng export dữ liệu thành file CSV – tương thích với Outlook:
Tính năng import của Outlook hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến như csv, vcard, RSS, iCalendar... :
Các bạn chỉ cần chọn lựa đúng dạng file phù hợp trong danh sách: Các định dạng phổ biến như ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST... đều sử dụng được, trong bài thử nghiệm này chúng tôi chọn Comma Separated Values (Windows):
Tiếp đến, trỏ đường dẫn tới thư mục lưu trữ file CSV vừa được export từ Gmail:
Trong số tất cả các thư mục được liệt kê ở đây, hãy chọn Contacts: Quá trình import này sẽ diễn ra nhanh hoặc chậm tùy thuộc vào lượng dữ liệu được sao lưu: Sử dụng Mail Merge:
Hãy bắt đầu với 1 văn bản mới, chọn mục Mail: Để làm quen, tốt nhất các bạn hãy chọn phần Step by Step: Chương trình sẽ hỏi chúng ta lựa chọn giữa các mẫu tương ứng, ví dụ của chúng ta tại đây là E-mail messages:
Và bắt đầu soạn thảo email từ văn bản trống, mẫu hoặc văn bản có sẵn:
Chọn tiếp Select from Outlook contacts :
Và sử dụng Mail Profile trong danh sách chúng ta đã thiết lập trước đó:
Danh sách chuẩn xác phải có số Count lớn hơn 0: Lựa chọn tài khoản bạn muốn giữ lại trong mục email bằng cách đánh dấu check:
Sau đó, các bạn có thể soạn thảo email như bình thường, và chèn thêm các trường dữ liệu thích hợp vào những phần có liên quan như tiêu đề, chữ ký, tái bút... :
Mỗi trường dữ liệu được merge đều được bao bọc bởi dấu >, và thông tin sẽ được hiển thị đầy đủ khi bạn kết thúc quá trình này:
Xem chế độ Preview để kiểm tra Word xử lý các trường dữ liệu sau khi merge có chuẩn xác hay không, bằng đường dẫn Next: Preview your e-mail messages:
Nếu cảm thấy hài lòng với kết quả như trên, chọn Next:complete the merge và Word sẽ tự động gửi mẫu email trên tới tất cả người nhận trong danh sách. Cá nhân hóa tiêu đề thư: Toàn bộ quá trình trên có thể được phân chia ra theo từng phân đoạn cụ thể như sau: chọn mẫu văn bản phù hợp, tạo danh sách, chèn dữ liệu và xem Preview, và cuối cùng là gửi đến danh sách những người nhận được chuẩn bị sẵn. Đến thời