CHƯƠNG 10. VIỆC MUA SẮM TRONG DỰ ÁN

Chia sẻ: Nguyen Minh Phung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

223
lượt xem 99
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu này có mong muốn đưa ra một quy trình tổng quát được xã hội thừa nhận, là cơ sở pháp lý quan trọng, phục vụ hiệu quả công tác mua sắm trong quản lý dự án.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG 10. VIỆC MUA SẮM TRONG DỰ ÁN

CH NG 10. VI C MUA S M TRONG D ÁN M C ÍCH - N m ÿ c vai trò c a trang thi t b ph n c ng trong công tác t ch c th c hi n d án CNTT và t ÿó th y ÿ c t m quan tr ng c a vi c qu n lý trang thi t b trong d án. - N m ÿ c qui trình th t c Mua s m trang thi t b trong d án nh lên k ho ch mua s m, l p k ho ch m i th u, t ch c ÿ u th u, l a ch n nhà cung c p và qu n lý H p ÿ ng và k t thúc h p ÿ ng. GI I THI U CHUNG a) Vai trò c a trang thi t b trong công tác t ch c th c hi n d án CNTT Hi n nay, h u h t các d án CNTT th ng bao g m 2 h ng m c chính, th nh t là h ng m c các ph n m m h th ng, ph n m m ng d ng, ph n m m chuyên d ng và th hai là h ng m c v trang thi t b ph c v cài ÿ t, tri n khai các ph n m m này. Trong quá trình tri n khai, th c hi n d án, khi l p k ho ch t ng th (tham kh o ch ng 2), chúng ta ph i l p k ho ch mua s m trang thi t b nh m t nhi m v thành ph n có m t v trí ÿ c bi t quan tr ng, quy t ÿ nh s thành công c a d án, và m i giai ÿo n ti p theo, d án c n ph i ÿ c l p ÿ t, ÿ a các trang thi t b này vào ho t ÿ ng, cung c p môi tr ng ÿ tri n khai các h th ng ph n m m. Các trang thi t b trong các d án CNTT bao g m máy ch , máy tr m, thi t b m ng, ÿ ng truy n, các thi t b chuyên d ng và các thi t b h tr khác ÿ m b o ÿi u ki n môi tr ng, s n xu t, qu n lý cho h th ng ho t ÿ ng … Do ÿó, giai ÿo n th c hi n k ho ch d án v a là giai ÿo n t ch c qu n lý, th c hi n k ho ch ÿ u t phát tri n h th ng các gi i pháp ph n m m và v a là giai ÿo n t ch c ÿ u t , l p ÿ t các trang thi t b ph n c ng. b) T m quan tr ng c a vi c qu n lý trang thi t b trong d án. Xuyên su t ti n trình qu n lý d án bao g m 4 giai ÿo n nh ÿã ÿ c p trong ch ng I, t ng giao ÿo n, công tác trang thi t b ÿ c th c hi n nh sau: - Giai ÿo n xây d ng ý t ng: ch y u ÿ c p ÿ n phác h a mô hình h th ng m t cách t ng th , khái quát nh t, có tính kh thi, ÿáp ng ÿ c m c ÿích, nhu c u, m c tiêu c a d án. giai ÿo n này, d án m i ch ÿ a ra ÿ c t ng m c ÿ u t cho h ng m c gi i pháp ph n m m, h ng m c mua s m ph n c ng và các chi phí khác. - Giai ÿo n phát tri n: sau khi có ÿ c thi t k c b n, h th ng s cho bi t ph i ÿ u t nh ng trang thi t b nào, l p b ng d toán kinh phí và k ho ch cài ÿ t ÿ th c hi n giai ÿo n ti p theo. u t các trang thi t b là th c hi n theo m t quy trình th t c mua s m – ÿ u th u nh m trách lãng phí, ÿ m b o hi u qu ÿ u t và ÿáp ng yêu c u c a nhà tài tr và khách hàng. - Giai ÿo n th c hi n: giai ÿo n này, d án s t p trung vào t ch c các th t c h p ÿ ng mua s m, l p ÿ t các trang thi t b theo yêu c u c a h th ng ph n m m s cài ÿ t th nghi m ngay sau ÿó. 169
- Cu i cùng là giai ÿo n k t thúc: v trang thi t b , d án c b n ÿã l p ÿ t xong các h ng m c ph n c ng theo k ho ch ÿ ra, và th c hi n các công vi c hoàn t t th t c h p ÿ ng nh thanh quy t toán h p ÿ ng mua s m theo quy ÿ nh c a pháp lu t hi n hành. c) Th t c mua s m Nh ng ti n trình chính bao g m: - L p k ho ch mua s m: xác ÿ nh danh m c mua s m - L p k ho ch ÿ u th u ÿ tuy n ch n nhà th u cung c p trang thi t b - T ch c ÿ u th u l a ch n nhà cung c p - Cu i cùng là qu n lý h p ÿ ng và hoàn t t th t c thanh lý h p ÿ ng Tuy nhiên, tùy theo ngu n v n mà xác ÿ nh hình th c mua s m nào phù h p, thu n ti n và ÿem l i hi u qu cao. Ch ng h n: - Ngu n v n s h u nhà n c ho c có ngu n g c t ngân sách nhà n c ph i th c hi n theo quy trình, th t c mua s m do pháp lu t hi n hành quy ÿ nh. - Ngu n v n s h u t nhân thì tuy theo ÿi u ki n ÿ t ch c th c hi n ÿ m b o ÿáp ng yêu c u, th t c nhanh g n và ÿ m b o hi u qu . - Các hình th c trên, v c b n ch là các c n c pháp lý ÿ giúp cho bên mua và bên bán th c hi n ÿàm phán và d dàng ÿi ÿ n th ng nh t b ng m t c s pháp lý cao nh t trong quan h mua – bán là h p ÿ ng. Tài li u này có mong mu n ÿ a ra m t quy trình t ng quát ÿ c xã h i th a nh n, là c s pháp lý quan tr ng, ph c v hi u qu công tác mua s m trong qu n lý ÿ u t các d án CNTT. d) Các khái ni m v ÿ u th u C n c theo Lu t ÿ u th u s 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và các v n b n pháp lý có liên quan, các thu t ng liên quan ÿ n công tác ÿ u th u, mua s m ÿ c hi u nh sau: - Ch ÿ u t là ng i s h u v n ho c ÿ c giao trách nhi m thay m t ch s h u, ng i vay v n tr c ti p qu n lý và th c hi n d án. - Bên m i th u là ch ÿ u t ho c t ch c chuyên môn có ÿ n ng l c và kinh nghi m ÿ c ch ÿ u t s d ng ÿ t ch c ÿ u th u theo các quy ÿ nh c a pháp lu t v ÿ u th u (trong nhi u tr ng h p ÿ c g i là Ban qu n lý d án). - Nhà th u là t ch c, cá nhân có ÿ t cách h p l , tham gia ÿ u th u t ch c th c hi n d án. - Ho t ÿ ng ÿ u th u bao g m các ho t ÿ ng c a các bên liên quan trong quá trình l a ch n nhà th u. - Trình t th c hi n ÿ u th u g m các b c chu n b ÿ u th u, t ch c ÿ u th u, ÿánh giá h s d th u, th m ÿ nh và phê duy t k t qu ÿ u th u, thông báo k t qu ÿ u th u, th ng th o, hoàn thi n h p ÿ ng và ký k t h p ÿ ng. - u th u là quá trình l a ch n nhà th u ÿáp ng các yêu c u c a bên m i th u ÿ th c hi n gói th u thu c các d án trên c s b o ÿ m tính c nh tranh, công b ng, minh b ch và hi u qu kinh t . - Xét th u là quá trình bên m i th u xem xét, phân tích, ÿánh giá và x p h ng các h s d th u ÿ l a ch n nhà th u thích h p. - óng th u là th t c t p h p các h s d th u, niêm phong ngay sau th i h n nh n h s d th u. 170
- M th u là th t c m các h s d th u ÿ c niêm phong tr c ÿó, công b giá d th u c a t ng h s trong cu c h p m th u, v i s tham gia ch ng ki n c a các nhà th u. - Th m ÿ nh là vi c xem xét ÿánh giá v m t h s nào ÿó có t m quan tr ng cao. Th m ÿ nh khác v i xét duy t ch th m ÿ nh do nhi u ng i xét duy t, cùng nhau th o lu n, bàn b c và ÿ a ra m t quy t ÿ nh th ng nh t, còn xét duy t ch do m t ng i có th m quy n xem xét và ký duy t. - Gói th u là m t ph n c a d án, trong m t s tr ng h p ÿ c bi t gói th u là toàn b d án; gói th u có th g m nh ng n i dung mua s m gi ng nhau thu c nhi u d án ho c là kh i l ng mua s m m t l n ÿ i v i mua s m th ng xuyên. - Gói th u EPC là gói th u bao g m toàn b các công vi c thi t k , cung c p thi t b , v t t và xây l p. - H s m i s tuy n là toàn b tài li u bao g m các yêu c u v n ng l c và kinh nghi m ÿ i v i nhà th u làm c n c pháp lý ÿ bên m i th u l a ch n danh sách nhà th u m i tham gia ÿ u th u. - H s d s tuy n là toàn b tài li u do nhà th u l p theo yêu c u c a h s m i s tuy n. - H s m i th u là toàn b tài li u s d ng cho ÿ u th u r ng rãi ho c ÿ u th u h n ch bao g m các yêu c u cho m t gói th u làm c n c pháp lý ÿ nhà th u chu n b h s d th u và ÿ bên m i th u ÿánh giá h s d th u nh m l a ch n nhà th u trúng th u; là c n c cho vi c th ng th o, hoàn thi n và ký k t h p ÿ ng. - H s d th u là toàn b tài li u do nhà th u l p theo yêu c u c a h s m i th u và ÿ c n p cho bên m i th u theo quy ÿ nh nêu trong h s m i th u. N I DUNG 1. XÁC NH DANH M C MUA S M (L P K HO CH MUA S M) Xu t phát t các tài li u yêu c u v nghi p v , ch c n ng ÿ phân tích, ÿánh giá và t ng h p ra tài li u yêu c u k thu t. Trong ÿó, tài li u này s ÿ c p ÿ n yêu c u k thu t thi t y u v : - H t ng thông tin - Ngu n nhân l c - Môi tr ng tri n khai Trên c s ÿó, d án s d ki n và lên k ho ch mua s m các s n ph m, d ch v t bên ngoài sao cho th a mãn khuôn kh v th i gian, chi phí và ch t l ng. Cách th c ti n hành có th theo các ch d n d i ÿây: - Xác ÿ nh t t c các nhu c u s n ph m, d ch v h tr , ph c v công tác tri n khai d án CNTT - Li t kê s n ph m, d ch v nào s không ÿ u t phát tri n (tr l i câu h i cái gì?) - Xem xét, ÿánh giá các ngu n l c v th i gian, chi phí và nhân l c (tr l i câu h i có mua hay không?) - xu t ph ng án x lý (tr l i câu h i mua b ng cách nào?, chi phí bao nhiêu, và khi nào ti n hành?) Các n i dung này ÿ c c th khi l p h s d toán và l p t trình xin c p v n. H s d toán s chi ti t ÿ n t ng h ng m c c a d án bao g m: 171
- Tên h ng m c - N i dung c a t ng h ng m c - Th i gian d ki n b t ÿ u và k t thúc, th i gian th c hi n - Kh i l ng, quy mô, tiêu chu n thi t k (n u có), tiêu chu n k thu t (n u có) - Và các n i dung v chi phí. Vi c d toán chí phí ph i d a trên s li u th c t th tr ng, m i nh t theo quy ÿ nh hi n hành c a nhà n c 2. TH T C MUA S M (L P K HO CH U TH U) - Phân chia các h ng m c vào các gói th u - Xây d ng k ho ch ÿ u th u a) Phân chia các h ng m c vào các gói th u Trong h s d toán, các h ng m c c a d án trang b ph n c ng, thi t b mua ngoài, s thuê công ty bên ngoài th c hi n thì ph i phân chia thành các h ng m c vào các gói th u làm c s cho vi c t ch c ÿ u th u sau này. Vi c phân chia d án thành các gói th u c n c theo tính ch t k thu t, trình t th c hi n, b o ÿ m tính ÿ ng b c a d án và có quy mô gói th u h p lý. M i gói th u ch có m t h s m i th u và ÿ c ti n hành ÿ u th u m t l n. M t gói th u ÿ c th c hi n theo m t h p ÿ ng; tr ng h p gói th u g m nhi u ph n ÿ c l p thì ÿ c th c hi n theo m t ho c nhi u h p ÿ ng. b) Xây d ng k ho ch ÿ u th u Công tác l p k ho ch ÿ u th u ph i l p cho toàn b d án; tr ng h p ch a ÿ ÿi u ki n và th t c n thi t thì ÿ c phép l p k ho ch ÿ u th u cho m t s gói th u ÿ th c hi n tr c. K ho ch ÿ u th u ph i ÿ c ng i có nhà tài tr phê duy t b ng v n b n ÿ làm c s pháp lý cho ch ÿ u t t ch c l a ch n nhà th u. Trong k ho ch ÿ u th u ph i nêu rõ s l ng gói th u và n i dung c a t ng gói th u. N i dung c a t ng gói th u bao g m: - Tên gói th u; - Giá gói th u; - Hình th c l a ch n nhà th u; ph ng th c ÿ u th u; - Th i gian l a ch n nhà th u; - Hình th c h p ÿ ng; - Th i gian th c hi n h p ÿ ng. - Hình th c rót v n cho gói th u (có th ÿ xu t luôn ho c sau khi ÿ c phê duy t hình th c c p v n). Hình th c c p v n bao g m: c p v n ÿ nh k , c p v n theo giá c ÿ nh và c p v n theo bút toán. i v i t ng gói th u, chúng ta có th xác ÿ nh nhanh các m c ÿích, m c tiêu và k t qu c a gói th u. Trong ÿó, k ho ch d án t ng th ÿã l p k ho ch th i gian, kinh phí và ngu n l c cho các h ng m c t ng ng v i gói th u ÿó. Do ÿó, v c b n có th xem quy trình t ch c, qu n lý vi c th c hi n m t gói th u nh quy trình th t c th c hi n m t d án mà trong ÿó ch b qua giai ÿo n xây d ng ý t ng. Quy trình th c hi n bao g m các b c nh sau: - T ch c ÿ u th u - Rót v n 172
- Th c hi n ki m tra ti n ÿ , ch t l ng - Báo cáo k t qu 3. L A CH N NHÀ CUNG C P - M t s k thu t và công c ho ch ÿ nh trang thi t b - Gi i thi u v ÿ u th u - T ch c ÿ u th u - Xác ÿ nh lo i h p ÿ ng - Qu n lý c p v n cho gói th u a) M t s k thu t và công c ho ch ÿ nh trang thi t b - Phân tích Phát tri n/Mua: xác ÿ nh m t d ch v hay m t s n ph m c th nào ÿó có th t s n xu t hay mua ho c th c hi n trong công ty hay mua t bên ngoài. Th ng liên quan t i phân tích tài chính. Thí d o Gi s b n có th thuê m t v t d ng c n cho d án là 150 ÿô la/ngày. Mua v t d ng, chi phí ÿ u t là 1000 ÿô la, và kho n chi phí hàng ngày khác s là 50 ÿô la/ngày. o Th i gian là bao lâu ÿ chi phí thuê m n gi ng nh là chi phí mua? o N u b n c n v t d ng cho 12 ngày, b n nên thuê nó hay mua nó? Gi i pháp “Phát tri n /Mua” o L p ph ng trình “Phát tri n” = “Mua” o Trong ví d này, s d ng ph ng trình sau. G i d là s ngày s d ng v t d ng. Ta có ph ng trình $150d = $1,000 + $50d o Tìm d theo các b c sau: Tr $50d t v ph i c a ph ng trình ta ÿ c $100d = $1,000 Chia c hai ph ng trình cho $100 d = 10 ngày o Chi phí thuê m n b ng chi phi phí mua là 10 ngày o N u b n c n v t d ng cho 12 ngày, thì mua v t này s ti t ki m h n - Nh ng chuyên gia c trong và ngoài n c có th cung c p quy t ÿ nh mua s m có giá tr . b) Gi i thi u v ÿ u th u Các gói th u do công ty bên ngoài th c hi n s ph i t ch c ÿ u th u ÿ ch n ra nhà th u phù h p, b o ÿ m hi u qu kinh t c a d án. Các giai ÿo n trong quá trình ÿ u th u có th khác nhau tùy theo ph ng th c ÿ u th u, hình th c ch n nhà th u và lo i h p ÿ ng. Ph ng th c ÿ u th u: quy ÿ nh cách th c các nhà th u n p h s d th u ÿ tham gia ÿ u th u - 1. Ph ng th c ÿ u th u m t túi h s ÿ c áp d ng ÿ i v i hình th c ÿ u th u r ng rãi và ÿ u th u h n ch cho gói th u mua s m hàng hóa, xây l p, gói th u EPC. Nhà th u 173
n p h s d th u g m ÿ xu t v k thu t và ÿ xu t v tài chính theo yêu c u c a h s m i th u. Vi c m th u ÿ c ti n hành m t l n. - 2. Ph ng th c ÿ u th u hai túi h s ÿ c áp d ng ÿ i v i ÿ u th u r ng rãi và ÿ u th u h n ch trong ÿ u th u cung c p d ch v t v n. Nhà th u n p ÿ xu t v k thu t và ÿ xu t v tài chính riêng bi t theo yêu c u c a h s m i th u. Vi c m th u ÿ c ti n hành hai l n; trong ÿó, ÿ xu t v k thu t s ÿ c m tr c ÿ ÿánh giá, ÿ xu t v tài chính c a t t c các nhà th u có ÿ xu t k thu t ÿ c ÿánh giá là ÿáp ng yêu c u ÿ c m sau ÿ ÿánh giá t ng h p. Tr ng h p gói th u có yêu c u k thu t cao thì ÿ xu t v tài chính c a nhà th u ÿ t s ÿi m k thu t cao nh t s ÿ c m ÿ xem xét, th ng th o. Ph ng th c ÿ u th u hai giai ÿo n ÿ c áp d ng ÿ i v i hình th c ÿ u th u r ng rãi, ÿ u th u h n ch cho gói th u mua s m hàng hóa, xây l p, gói th u EPC có k thu t, công ngh m i, ph c t p, ÿa d ng và ÿ c th c hi n theo trình t sau ÿây: - Trong giai ÿo n m t, theo h s m i th u giai ÿo n m t, các nhà th u n p ÿ xu t v k thu t, ph ng án tài chính nh ng ch a có giá d th u; trên c s trao ÿ i v i t ng nhà th u tham gia giai ÿo n này s xác ÿ nh h s m i th u giai ÿo n hai; - Trong giai ÿo n hai, theo h s m i th u giai ÿo n hai, các nhà th u ÿã tham gia giai ÿo n m t ÿ c m i n p h s d th u giai ÿo n hai bao g m: ÿ xu t v k thu t; ÿ xu t v tài chính, trong ÿó có giá d th u; bi n pháp b o ÿ m d th u. Hình th c l a ch n nhà th u: - u th u r ng rãi: là hình th c ÿ u th u không h n ch s l ng nhà th u tham gia. Bên m i th u ph i công khai v các ÿi u ki n, th i gian d th u trên các ph ng ti n thông tin ÿ i chúng ho c thông báo trên t thông tin v ÿ u th u và trang Web v ÿ u th u c a nhà n c, c a B , ngành, ÿ a ph ng trong m t kho ng th i gian nh t ÿ nh theo quy ÿ nh pháp lu t v ÿ u th u hi n hành tr c ngày phát hành h s m i th u. - u th u h n ch : Là hình th c ÿ u th u mà bên m i th u m i m t s h u h n nhà th u có ÿ kinh nghi m và n ng l c tham gia. Hình th c này c n ÿ c xem xét, l a ch n trong nh ng tr ng h p sau: o Trên th tr ng ch có m t s ít nhà th u ÿáp ng yêu c u c a gói th u o Do ngu n v n s d ng yêu c u ph i ÿ u th u h n ch o Do tình hình c th c a gói th u mà vi c ÿ u th u h n ch có l i - Ch ÿ nh th u: là hình th c ch n tr c ti p nhà th u ÿáp ng yêu c u c a gói th u ÿ th ng th o h p ÿ ng. Khi ÿã ch ÿ nh th u xong ph i xác ÿ nh ÿ c các n i dung sau: lý do ch ÿ nh th u; kinh nghi m và n ng l c v m t k thu t, tài chính c a nhà th u ÿ c ÿ ngh ch ÿ nh th u; giá tr và kh i l ng ÿã ÿ c ng i có th m quy n ho c c p có th m quy n phê duy t làm c n c ch ÿ nh th u. - Chào hàng c nh tranh: hình th c này ÿ c áp d ng cho nh ng gói th u mua s m hàng hóa có giá tr d i 2 t ÿ ng. M i gói th u ph i có ít nh t 3 chào hàng c a 3 nhà th u khác nhau trên c s yêu c u chào hàng c a Bên m i th u. Vi c g i chào hàng có th ÿ c th c hi n b ng cách g i tr c ti p, b ng fax, b ng ÿ ng b u ÿi n ho c b ng các ph ng ti n khác. - Mua s m tr c ti p: ÿ c áp d ng trong tr ng h p b sung h p ÿ ng c ÿã th c hi n xong (d i 1 n m) ho c h p ÿ ng ÿang th c hi n có nhu c u t ng thêm s l ng hàng hóa ho c kh i l ng công vi c mà tr c ÿó ÿã ÿ c ti n hành ÿ u th u, nh ng ph i ÿ m b o 174
không ÿ c v t m c giá ho c ÿ n giá trong h p ÿ ng ÿã ký tr c ÿó. Tr c khi ký h p ÿ ng, nhà th u ph i ch ng minh có ÿ n ng l c v k thu t và tài chính ÿ th c hi n gói th u. - Mua s m ÿ c bi t: hình th c này ÿ c áp d ng ÿ i v i các nghành h t s c ÿ c bi t mà n u không có nh ng qui ÿ nh riêng thì không th ÿ u th u ÿ c. c) T ch c ÿ u th u Quy trình ÿ u th u bao g m các n i dung chu n b ÿ u th u, t ch c ÿ u th u, xét th u, th m ÿ nh và phê duy t h s trúng th u, công b trúng th u, th ng th o h p ÿ ng và ký k t h p ÿ ng: Hình 10-1. S ÿ nghi p v t ng quát quá trình ÿ u th u Chu n b ÿ u th u: là giai ÿo n lên k ho ch ÿ u th u cho các gói th u và l p h s m i th u cho t ng gói th u. 175
Hình 10-2. S ÿ nghi p v thông báo m i th u, nh n h s d th u và ÿóng th u Th c hi n ÿ u th u: bao g m các giai ÿo n nh thông báo m i th u, nh n h s d th u, ÿóng th u, m th u, xét th u. Các giai ÿo n này ÿ c th hi n trong hình v 10-3 d i ÿây: 176
Hình 10-3. S ÿ t ng quát giai ÿo n th c hi n ÿ u th u K t thúc ÿ u th u: sau khi ÿã ch n ÿ c nhà th u th c hi n gói th u, công ty và nhà th u trúng th u s cùng nhau th ng th o ÿ hoàn thi n h p ÿ ng và ký h p ÿ ng. Khi l p h p ÿ ng th u, nhà th u ph i n p ti n B o lãnh th c hi n h p ÿ ng ÿ b o ÿ m trách nhi m th c hi n h p ÿ ng ÿã ký. Thông tin h p ÿ ng th u g m: mã h p ÿ ng, tên gói th u, giá gói th u ký h p ÿ ng, ngày kh i công, ngày hoàn thành, các ÿi u ki n th c hi n, ngày ký, ÿ a ÿi m ký, ng i l p h p ÿ ng, ÿ i di n bên A (Ng i có th m quy n c a công ty), ÿ i di n bên B (Nhà th u trúng th u). Hình 10-4. S ÿ nghi p v c a giai ÿo n k t thúc ÿ u th u 177
d) Xác ÿ nh lo i h p ÿ ng Có các lo i h p ÿ ng sau: - H p ÿ ng tr n gói: là h p ÿ ng theo giá khoán g n, ÿ c áp d ng cho nh ng gói th u ÿ c xác ÿ nh rõ v s l ng, yêu c u v ch t l ng và th i gian. - H p ÿ ng chìa khóa trao tay: là h p ÿ ng bao g m toàn b các công vi c thi t k , cung c p thi t b , v t t và xây l p c a m t gói th u ÿ c th c hi n thông qua m t nhà th u. Ch nhi m có trách nhi m giám sát quá trình th c hi n và nghi m thu bàn giao khi nhà th u hoàn thành. - H p ÿ ng có ÿi u ch nh giá: là h p ÿ ng áp d ng cho nh ng gói th u mà t i th i ÿi m ký k t h p ÿ ng không ÿ ÿi u ki n xác ÿ nh chính xác v s l ng và kh i l ng ho c có bi n ÿ ng l n v giá c do chính sách c a Nhà n c thay ÿ i và h p ÿ ng có th i gian th c hi n trên 12 tháng. e) Qu n lý c p v n cho gói th u Công tác c p v n hi n nay có th l a ch n m t trong 3 d ng: C p v n ÿ nh k Chia d án thành t ng giai ÿo n ÿ c p v n, m i m t giai ÿo n ÿ c chia ra thành nhi u kho ng th i gian ÿ c p. M i giai ÿo n có ngày b t ÿ u, ngày k t thúc. Ch l p k ho ch c p v n cho giai ÿo n hi n t i, h t giai ÿo n này m i l p k ho ch c p v n cho giai ÿo n ti p theo. C p v n theo giá c ÿ nh Chia vi c c p v n thành các giai ÿo n theo các s ki n nh c p khi d án b t ÿ u, d án k t thúc, h ng m c nào b t ÿ u, … v i s ti n xác ÿ nh theo k ho ch c p v n. C p v n theo bút toán C ng chia vi c c p v n thành các giai ÿo n theo các s ki n c a d án nh hình th c c p v n theo giá c ÿ nh nh ng khác bi t là không bi t tr c ÿ c s ti n s c p. S ti n c p s do nhà th u yêu c u d a trên tính toán chi phí phát sinh ngay sau l n c p tr c ÿ n th i ÿi m c p v n hi n t i. 4. QU N LÝ H P NG CUNG C P - N i dung qu n lý h p ÿ ng - B o ÿ m th c hi n h p ÿ ng - B o hành - i u ch nh h p ÿ ng - Thanh toán h p ÿ ng - Giám sát th c hi n, nghi m thu, thanh lý h p ÿ ng 4.1. N i dung qu n lý h p ÿ ng - Qu n lý h p ÿ ng là quá trình l a ch n, th ng l ng, qu n lý các h p ÿ ng và ÿi u hành vi c m a bán nguyên v t li u, trang thi t b , d ch v …c n thi t cho d án. - Qu n lý h p ÿ ng nh m ÿ m b o s th c hi n c a nhà th u ÿáp ng ÿ c các yêu c u giao kèo theo h p ÿ ng - H p ÿ ng là v n b n có tính pháp lý cao nh t, do ÿó nh ng nhà làm h p ÿ ng ph i ch u trách nhi m pháp lý trong vi c l p và qu n lý h p ÿ ng 178
- Nhi u giám ÿ c d án ph t n nh ng kh c trong h p ÿ ng, và ÿi u ÿó d n t i nh ng h u qu nghiêm tr ng 4.2. B o ÿ m th c hi n h p ÿ ng - Nhà th u trúng th u ph i th c hi n bi n pháp b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng tr c khi h p ÿ ng có hi u l c, tr l nh v c ÿ u th u cung c p d ch v t v n và hình th c t th c hi n. - Giá tr b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng ÿ c quy ÿ nh trong h s m i th u và t i ÿa b ng 10% giá h p ÿ ng; tr ng h p ÿ phòng ng a r i ro cao thì giá tr b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng ph i cao h n nh ng không quá 30% giá h p ÿ ng và ph i ÿ c ng i có th m quy n cho phép. - Th i gian có hi u l c c a b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng ph i kéo dài cho ÿ n khi chuy n sang th c hi n ngh a v b o hành (n u có). - Nhà th u không ÿ c nh n l i b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng trong tr ng h p t ch i th c hi n h p ÿ ng sau khi h p ÿ ng có hi u l c. 4.3. B o hành H p ÿ ng có n i dung v mua s m hàng hoá, xây l p thì ph i quy ÿ nh v b o hành. Th i h n b o hành, m c ti n b o hành và các n i dung khác v b o hành ÿ c quy ÿ nh trong h p ÿ ng ph i c n c theo quy ÿ nh c a pháp lu t. 4.4. i u ch nh h p ÿ ng Vi c ÿi u ch nh h p ÿ ng ch áp d ng ÿ i v i hình th c h p ÿ ng theo ÿ n giá, hình th c h p ÿ ng theo th i gian và ÿ c th c hi n theo quy ÿ nh sau ÿây: - Tr ng h p Nhà n c thay ÿ i chính sách v thu , ti n l ng nh h ng tr c ti p ÿ n giá h p ÿ ng thì ÿ c ÿi u ch nh theo các chính sách này k t th i ÿi m các chính sách này có hi u l c; - Tr ng h p có kh i l ng, s l ng t ng ho c gi m trong quá trình th c hi n h p ÿ ng nh ng trong ph m vi c a h s m i th u và không do l i c a nhà th u gây ra thì vi c tính giá tr t ng ho c gi m ph i c n c vào ÿ n giá c a h p ÿ ng; - Tr ng h p giá nhiên li u, v t t , thi t b nêu trong h p ÿ ng do Nhà n c ki m soát có bi n ÿ ng l n nh h ng tr c ti p ÿ n vi c th c hi n h p ÿ ng thì ph i báo cáo ng i có th m quy n xem xét, quy t ÿ nh. Vi c ÿi u ch nh h p ÿ ng ch áp d ng trong th i gian th c hi n h p ÿ ng theo h p ÿ ng ÿã ký và ph i ÿ c ng i có th m quy n xem xét, quy t ÿ nh. Công tác xem xét bao g m phân tích s nh h ng c a thay ÿ i ÿ n ph m vi, th i gian, chi phí, và ch t l ng c a hàng hóa hay d ch v ÿ c cung c p. Giá h p ÿ ng sau ÿi u ch nh không ÿ c v t d toán, t ng d toán ho c giá gói th u trong k ho ch ÿ u th u ÿ c duy t, tr tr ng h p ÿ c ng i có th m quy n cho phép. Tr ng h p có phát sinh h p lý nh ng công vi c ngoài ph m vi h s m i th u thì ch ÿ u t tho thu n v i nhà th u ÿã ký h p ÿ ng ÿ tính toán b sung các công vi c phát sinh và báo cáo ng i có th m quy n xem xét, quy t ÿ nh. Tr ng h p tho thu n không thành thì n i dung công vi c phát sinh ÿó hình thành m t gói th u m i và ti n hành l a ch n nhà th u theo quy ÿ nh ÿ u th u. 179
4.5. Thanh toán h p ÿ ng Giá h p ÿ ng và các ÿi u kho n c th v thanh toán ÿ c ghi trong h p ÿ ng là c s ÿ ch ÿ u t thanh toán cho nhà th u. 4.6. Giám sát th c hi n, nghi m thu, thanh lý h p ÿ ng a) Giám sát th c hi n h p ÿ ng ÿ c th c hi n theo các n i dung sau ÿây: - Ch ÿ u t ch u trách nhi m giám sát nhà th u trong vi c th c hi n h p ÿ ng - Cá nhân ÿ c giao nhi m v giám sát th c hi n h p ÿ ng ph i b o ÿ m công tâm, trung th c, khách quan, có ÿ n ng l c, kinh nghi m, ki n th c chuyên môn ÿ th c hi n nhi m v và ph i ch u trách nhi m tr c ch ÿ u t và tr c pháp lu t v vi c th c hi n nhi m v c a mình b) Nghi m thu h p ÿ ng ÿ c th c hi n theo các n i dung sau ÿây: - Vi c nghi m thu t ng ph n hay toàn b h p ÿ ng ph i ÿ c ti n hành phù h p v i n i dung h p ÿ ng ÿã ký k t - Cá nhân tham gia vào quá trình nghi m thu ph i b o ÿ m công tâm, trung th c, khách quan, có ÿ n ng l c, kinh nghi m, ki n th c chuyên môn và ph i ch u trách nhi m tr c pháp lu t v vi c th c hi n nhi m v c a mình. c) Thanh lý h p ÿ ng Công tác thanh lý h p ÿ ng ph i ÿ c th c hi n xong trong th i h n quy ÿ nh trong h p ÿ ng (theo quy ÿ nh c a nhà n c là 45 ngày k t khi ch ÿ u t và nhà th u hoàn thành các ngh a v theo h p ÿ ng). N i dung thanh lý h p ÿ ng bao g m: - Xác minh s n ph m ÿ xác ÿ nh t t c công vi c ÿ c hoàn thành và th a mãn yêu c u hay không - Th c hi n các th t c hành chính ÿ c p nh t vào nh ng h s liên quan, c b n là ÿ n v k toán, nh m ph n ánh nh ng k t qu cu i cùng - L u tr thông tin ph c v cho các d án trong t ng lai TÓM T T N I DUNG CH NG Trong bài này, b n ÿã ÿ c trang b các ki n th c c b n v công tác mua s m và qu n lý mua s m trong các d án CNTT: 1. Xác ÿ nh danh m c mua s m 2. Th t c mua s m (l p k ho ch ÿ u th u) - Phân chia các h ng m c vào các gói th u - Xây d ng k ho ch ÿ u th u 3. L a ch n nhà cung c p - M t s k thu t và công c ho ch ÿ nh trang thi t b - Gi i thi u v ÿ u th u - T ch c ÿ u th u - Xác ÿ nh lo i h p ÿ ng - Qu n lý c p v n cho gói th u 180
4. Qu n lý các h p ÿ ng cung c p - N i dung qu n lý h p ÿ ng - B o ÿ m th c hi n h p ÿ ng - B o hành - i u ch nh h p ÿ ng - Thanh toán h p ÿ ng - Giám sát th c hi n, nghi m thu, thanh lý h p ÿ ng BÀI T P K T THÚC CH NG 1. Ph m vi c a d án v t quá kinh phí b i vì các m c ÿ c mua ÿ t h n so v i d li u ban ÿ u. L ng d th a này s v t quá t ng kinh phí cho d án. Giám ÿ c d án nên làm gì? A. Không thay ÿ i kinh phí. B. Ti p c n các ÿ i t ng liên quan d án ÿ t ng kinh phí. C. Gi m các chi phí ph m vi ÿ không v t quá kinh phí. D. i u ch nh các m c kinh phí ÿ thu hút các chi phí v t quá. 2. Quy trình ÿ thay ÿ i ÿi u kho n h p ÿ ng ………….h th ng qu n lý thay ÿ i d án. A. Không liên quan t i B. Là ÿ u vào C. T ng t nh D. Tích h p v i 3. Các ÿánh giá sau h p ÿ ng quan tr ng b i vì: A. Chúng ÿ c yêu c u v m t pháp lý trong nhi u quy n h n xét x . B. Thù lao g n li n v i hi u qu c a nhà th u. C. Chúng xác l p c s l ch s cho s l a ch n c a nhà th u. D. H u h t các h p ÿ ng ÿ u yêu c u chúng. 4. Các gói công vi c ÿ c mô t trong: A. C u trúc chi ti t công vi c. B. Quy ÿ nh công vi c. C. B ng kê công vi c. D. K ho ch d án công vi c. 5. Chi phí thuê phòng s ÿ c dùng cho cu c h p d án là ví d minh ho cho lo i chi phí nào? A. Chi phí t t y u B. Chi phí c ÿ nh C. Chi phí bi n ÿ ng D. Chi phí không ÿ c d ki n 6. B n nh n ÿ c hoá ÿ n t nhà th u c a mình trong h p ÿ ng giá c ÿ nh v i l ch trình ph i tr g n li n v i vi c hoàn t t các m c quan tr ng. i u gì là quan tr ng nh t ÿ duy t. A. Các ho t ÿ ng ÿang ti p di n. 181
B. S gi ÿã dùng h t. C. Công vi c ÿã ÿ c hoàn t t. D. Theo ÿúng l ch trình. 7. S t ng ng, nh ng thay ÿ i h p ÿ ng và các yêu c u ph i tr là ………c a qu n lý h p ÿ ng. A. S n ph m B. Công c C. Ch c n ng D. u vào 8. M t trong s nhà cung c p trong d án c a b n c g ng tham gia cu c ki m tra ch p thu n c a b n. Giám ÿ c ki m tra ch p thu n t ch i th c hi n mã cho bi t là không th c hi n ch c n ng ÿ y ÿ ÿ ki m tra. i u gì có th góp ph n vào khó kh n này? (Ch n 3) A. H p ÿ ng không rõ ràng v tiêu chí hoàn t t. B. K ho ch c a nhà cung c p không ÿ c duy t ÿ y ÿ . C. Ti n trình c a nhà cung c p không ÿ c giám sát ÿ y ÿ . D. Nhà cung c p tuân theo m t quy trình xây d ng khác. 9. Giám ÿ c d án ÿang tr i qua b t ÿ ng gi a nhà cung c p và ÿ i d án. B ng vi c ÿi u tra tình hình, giám ÿ c d án ÿã th y r ng nhà tài tr ÿã t ng giá c ban ÿ u ÿã ÿ c nh t trí trong h p ÿ ng do nhu c u th tr ng. Ph ng h ng hành ÿ ng nào là t t nh t ÿ gi i quy t xung ÿ t này? A. Gi i thích s tho thu n v giá c trong h p ÿ ng và nh h ng s gây ra trong d án, ÿ ng th i thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án. B. Gi i thích v i nhà cung c p r ng h ÿang vi ph m h p ÿ ng và b n l p k ho ch tìm ki m nh ng hành ÿ ng pháp lý. C. Th o lu n v i nhà cung c p quy trình th c hi n tr t t thay ÿ i ÿ t ng giá c . D. Th o lu n v i nhà cung c p v s tho thu n giá c và nh h ng ÿ i v i d án, yêu c u trình t thay ÿ i ÿ ng th i thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án. 10. M t công ty quy t ÿ nh không c nh tranh trong m t gói th u. Lý do ÿ c giám ÿ c ÿ a ra là c h i hoàn t t d án trong khung th i gian d ÿ nh là r t mong manh. ây là chi n l c gi i quy t r i ro nào? A. Ch p thu n r i ro. B. Tránh r i ro. C. Chuy n giao r i ro. D. Gi m thi u r i ro. 182