CHƯƠNG 11 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project control)

Chia sẻ: Huy Giap | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:12

Thêm vào BST

Báo xấu

131
lượt xem 35
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tất cả những ràng buộc này đều được những nhà quản trị dự án lập kế hoạch khá kỹ lưỡng. Tuy nhiên, chúng ta đã biết các dự án khi triển khai thực hiện đều diễn...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG 11 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project control)

Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CHƯƠNG 11 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project control) TỔNG QUAN I. 1. Khái niệm Bất kỳ một dự án nào cũng có ràng buộc liên quan đến: + Chi phí (cost): Đây là các yếu tố quyết định đến số lượng của các nguồn lực được sử dụng + Thời gian (time) yếu tố hiếm khi có đủ + Mức độ thực hiện (Performance) Tất cả những ràng buộc này đều được những nhà quản trị dự án lập kế hoạch khá kỹ lưỡng. Tuy nhiên, chúng ta đã biết các dự án khi triển khai thực hiện đều diễn ra trong một môi trường không chắc chắn. Vì vậy để dự án thành công cần phải có hoạt động kiểm soát. Vậy có thể hiểu: Kiểm soát dự án là một hoạt động nhằm giảm đến mức tối thiểu những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch để đảm bảo sự thành công cho dự án. Kiểm soát tập trung vào 3 lĩnh vực chính: Chi phí, thời gian và mức độ thực hiện - Vì sao cần kiểm tra mức độ thực hiện + Các vấn đề kỹ thuật phát sinh + Không đủ nguồn lực khi cần đến + Các vấn đề về chất lượng xuất hiện + Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật + Sự phức tạp xuất hiện + Các phát minh mới ảnh hưởng đến dự án - Vì sao cần kiểm tra chi phí + Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn + Qui mô công việc gia tăng + Giá thầu ban đầu quá thấp + Các báo cáo kém hoặc không đúng hạn + Họach định ngân sách không phù hợp + Công tác kiểm tra chỉnh sưả không thực hiện đúng lúc + Chi phí đầu vào thay đổi - Vì sao cần kiểm tra tiến độ thực hiện dự án + Các khó khăn kỹ thuật cần nhiều thời gian hơn để xử lý so với khi hoạch định + Trình tự công việc là sai +Các đầu vào được yêu cầu (vật tư, nhân sự, thiết bị) không có khi cần -1-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum đ ến + Các công việc cần thiết phía trước đã không hòan thành + Khách hàng thay đổi yêu cầu => làm lại + Luật lệ chính phủ thay đổi. Nói cách khác : Kiểm soát dự án = giám sát + so sánh + hiệu chỉnh Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting + Giám sát: Thu thập, ghi chép phân tích thường xuyên tất cả các thông tin có liên quan đến mọi khía cạnh của dự án + So sánh: Các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đề ra nhằm phát hiện những sai lệch và nguyên nhân gây ra sai lệch đó + Hiệu chỉnh: Thực hiện các biện pháp hiệu chỉnh nhằm đạt mục tiêu dự án Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ và hiệu quả giám sát dự án, eg: MS Project 2003(Gantt Chart). Giúp so sánh hiện trạng dự án với kế hoạch 2. Quy trình kiểm soát dự án + Sử dụng kế hoạch DA ban đầu làm cơ sở chính để điều phối dự án + Giám sát và cập nhật thường xuyên kế hoạch ban đầu + phản ảnh hiện trạng của dự án + Chất lượng giao tiếp là yếu tố then chốt. Mức độ thông tin tuỳ thuộc cấp quản lý + PM phải tham gia vào quá trình kiểm tra + đảm bảo các thay đổi là phù hợp, và được phê chuẩn -2-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum + Chất lượng và mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống nhất và phù hợp với từng cấp trong nhóm 3. Các thông tin cần phải giám sát - Tình hình công việc so với kế hoạch - Khối lượng công việc được hoàn thành - Chất lượng công việc được thực hiện - Các chi phí so với kế hoạch - Thái độ của nhân sự tham gia trong dự án - Sự hợp tác giữa các thành viên trong dự án - Ngoài công việc, tiến độ và chi phídự án ⇒ Lĩnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong dự án + Mức độ sử dụng trang thiết bị máy móc Dự án càng phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát và kiểm tra ⇒ Khắc phục: Báo cáo đơn giản. Vậy - Mục đích của hệ thống giám sát là thu thập và báo cáo dữ liệu - Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch giữa thực tế và kế hoạch 4. Các dạng kểm soát dự án - Có 3 dạng: + Kiểm soát thời gian (Time) + Kiểm soát chi phí (Cost) + Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng - Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) + Kiểm soát bên trong (Internal control) + Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit ⇒ thường dự án lớn, dự án chính phủ 5. Mô hình kiểm soát - Hệ thống đơn giản (simple system) - Hệ thống phức tạp cao cấp (high level system) Đầu vào Đầu ra Quá trình Thông tin phản hồi - 3 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 6. Đặc điểm của hệ thống kiểm soát tốt - Nên linh họat (flexible) - Nên có chi phí hiệu quả (cost effective) - Phải hữu ích thật sự - Phải thỏa mãn các yêu cầu thực tế của DA - Phải vận hành theo đúng thời gian 7. Vì sao cần hệ thống kiểm soát - Đảm bảo tiến độ – chi phí – chất lượng công việc - Thấy sớm những vấn đề đang tiến triển và sựchậm trể của dự án ⇒ xử lý vấn đề - Dể dàng trao đổi thông tin giữa các nhóm và thành viên trong dự án - Phản ứng nhanh hơn với các công việc không phù hợp - Tái khẳng định những cam kết - Rút ra bài học cho những dự án khác - Hệ thống họat động chính xác 8. Kiểm soát dự án cần được thực hiện như thế nào? - Cần phải thực hiện thường xuyên trong suốt chu kỳ hoạt động của dự án - Cần phải đưa vào trong kế hoạch dự án - Cần phải được hiểu và có sự tham gia của tất cả các thành viên của dự án - Cần phải gồm: + Xem xét lại kế hoạch công việc + Trao đổi thông tin và báo cáo thường xuyên giữa Ban QLDA và nhân viên + Thăm hiện trường dự án + Hệ thống giám sát và điều tra mẫu 9. Các dạng báo cáo a) Dạng thường xuyên (routine): - Định kỳ (hàng tuần, hàng tháng…) hoặc theo các cột mốc thời gian - Chính xác hơn: bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng các công việc b) Dạng ngoại lệ (exception): 2 trường hợp: - Thứ nhất, báo cáo sự cố trực tiếp cho những thành viên có trách nhiệm chính trong việc RQĐ -4-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Thứ hai, khi một quyết định được thực hiện trên cơ sở ngoại lệ và muốn thông báo cho các nhà quản lý khác biết ⇒ cần nhanh ⇒ hơi thiếu chính xác ⇒ không chính thức c) Dạng phân tích đặc biệt (special analysis): - Phổ biến các kết quả nghiên cứu đặc biệt được thực hiện trong dự án. - Ví dụ: việc sử dụng vật liệu thay thế, đánh giá quá trình sản xuất, năng lực các phần mềm mới ... 10. Các vấn đề khó khăn trong kiểm soát dự án - Chỉ nhấn mạnh đến 1 yếu tố (như chi phí, bỏ qua tiến độ hoặc chất lượng) - Qui trình kiểm soát gặp sự phản đối hoặc sự không đồng ý - Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không đầy đủ - Thái độ bảo thủ ⇒ thông tin bị thiên lệch, thành kiến - Quan điểm khác nhau giữa các nhà quản lý về các vấn đề còn tranh cải - Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bị sai lệch KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN II. 1. Tầm quan trọng - Việc theo dõi các khoản chi phí thực hoàn toàn khác với chi phí dự kiến. Thông qua việc theo dõi này có thể xác định được các vấn đề phi hiệu quả về chi phí đưa ra các biện pháp sửa chữa đúng lúc và hữu hiệu nhất. - Giúp xác định mức độ lợi ích thật sự của tổ chức thực hiện dự án đó Lưu ý: - Các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng lẽ cho mỗi nhóm công việc - Mỗi báo cáo chi phí gồm: + Mô tả công việc + Tiến độ thực hiện + Người chịu trách nhiệm + Phân bổ chi phí theo thời gian + Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bị...) - Với mỗi báo cáo chi phí: Xem xét sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí đã được dự trù⇒ Phân tích khác biệt về chi phí là chưa đủ (không biết % khối lượng công việc được hoàn thành & chi phí trong tương lai cần để hoàn thành dự án). -5-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 2. Kiểm soát và điều chỉnh chi phí: a. Mục đích - Giám sát hoạt động chi phí. - Bảo đảm có sự thay đổi hợp lý. - Thông báo những thay đổi, biến động đến người có thẩm quyền. b. Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value) + EV là một kỹ thuật đo lường sự thực hiện dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí. + Cho ra một đường chi phí (Cost Base Line). + Các thuật ngữ trong EV: Thuật ngữ Định nghĩa Cách tính Giá trị trù tính Chi phí dự trù cho Công việc sẽ được thực hiện trong một thời (PV-Planned Value) gian định trước Chi phí thực sự (AC- Chi phí thực tế để thực hiện công việc Actual Cost) Giá trị thu được (EV) Giá trị công việc đã được hoàn PV *X% ngày hoàn thành thành Biến động chi phí (CV- - CV0: không phát sinh Biến động lịch biểu(SV- - SV0: nhanh hơn lịch trình cheduleVariance) Chỉ số thực hiện chi phí- CPI1: không vượt ngân sách (CPI-Cost Performance Index) Chỉ số thực hiện lịch- SPI1: hoàn thành trước lịch trình (SPI- Performance Index) Tổng chi phí kế hoạchLà toàn bộ ngân sách dự tính theo của dự án (BAC) kế hoạch cho tất cả các cv Ước tính chi phí tại thời EAC = BAC/CPI điểm hoàn tất (EAC) Ước tính thời gian hoàn Ước tính thời gian tất ban đầu/SPI Ví dụ: -6-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Công việc Tuần 1 Ý nghĩa Giá trị thu được (EV) 7.500 Giá trị trù tính (PV) 10.000 Chi phí thực sự (AC) 15.000 Biến động chi phí (CV) CV = EV – AC = -7.500 Biếu động lịch biểu (SV) SV = EV – PV = -2.500 Chỉ số thực hiện chi phí (CPI) CPI = EV/AC = 0.5 Chỉ số thực hiện lịch (SPI) SPI = EV/PV = 0.75 III. RÚT NGẮN THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN 1. Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án - Tăng nguồn lực: Nhân lực, máy móc, thiết bị - Outsourcing (mua từ bên ngoài). - Làm thêm giờ - Làm việc năng nổ hơn - Làm song song nhiều công việc. 2. Lý do rút ngắn thời gian thực hiện dự án - Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường - Được động viên bởi các lợi ích - Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp - Vượt mức tổng chi phí dự kiến 3. Biểu đồ thời gian – chi phí - Chi phí gián tiếp: + Overhead cost (quản lý, tiếp thị,…). + Loại chí phí này không liên quan đến từng gói công việc cụ thể. + Thay đổi độc lập với thời gian thực hiện dự án. - Chi phí trực tiếp: + Liên quan trực tiếp đến từng gói công việc. + Việc ấn định thời gian thực hiện từng công việc sẽ làm tăng chi phí. -7-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 4. Xây dựng biểu đồ thời gian chi phí - Tìm tổng chi phí trực tiếp và chi phí gián cho dự án - Các khó khăn gặp phải khi xác định chi phí trực tiếp: + Chọn lựa những công việc/ sự kiện có thể được rút ngắn với chi phí tăng lên nhỏ nhất + Thời gian bình thường: Chi phí tương đối thấp, khả thi + Thời gian ngắn nhất (crash time): Thời gian ngắn nhất có thể hoàn thành công việc -8-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Slope = (crash cost – normal cost)/(normal time – crash time) Cost-Time Trade-Off Example -9-
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - 10 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Chú ý: - Đối với biểu đồ thời gian chi phí: + Chỉ nên sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị dự án + Không nên sử dụng sau khi đã bắt đầu thực hiện công việc - 11 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Thời gian rút ngắn : + Việc xác định thời gian mang tính quyết định (rút ngắn quá nhiều có thể gây lãng phí) + Việc rút gắn thời gian có thể gây ảnh hưởng đến tinh thấn của nhóm dự án + Chú ý đến yếu tố rủi ro trong quá trình rút ngắn thời gian thực hiện dự án - 12 -