Chương IV: THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN

Chia sẻ: Fdbf Fbdhb | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:6

Thêm vào BST

Báo xấu

537
lượt xem 221
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được nhu cầu công tác....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương IV: THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN

Chương IV THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN. I. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo. 1. Vị trí tác dụng của công tác thông tin. Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được nhu cầu công tác. 2. Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo. Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác. Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược. Muốn có những thông tin này, Văn phòng phải căn cứ vào chức năng của cơ quan. Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phải làm. Phạm vi hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng và phải tích luỹ dần. Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ các văn kiện của Đảng, các nghị quyết, chủ trương công tác của cấp trên. Từ tình hình kinh tế - xã hội của đất nước ở thời điểm đề ra chủ trương. Cũng có khi phải xuất phát từ tình hình quốc tế có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành. Sau khi đề ra chủ trương, ban hành các quyết định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình đó cần nắm được sự nhận thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượng liên quan, công dân và cán bộ công nhân viên chức. Thấy được những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện. Phát hiện những điểm tồn tại và hạn chế. hoặc những điển hình làm tốt. Loại thông tin này thường phải đi cơ sở, thông qua kiểm tra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác. Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo cơ quan. Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu. Theo chương trình công tác và lịch công tác tuần, cán bộ công nhân viên và các đơn vị của cơ quan triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao. Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề. Trong khi theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác, Văn phòng cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin và phản ánh để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, uốn nắn giải quyết kịp thời. 3. Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo. Thông tin phải được xử lý sơ bộ. Hàng ngày, hàng tuần, cơ quan có khối lượng thông tin lớn. Những thông tin đó là cần có. Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo. Trước khi chuyển tin, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin. Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng tin. Tránh quá tải, nhiễu tin. Giảm thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo. Nội dung cơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin là khi thu nhận được tin, Văn phòng nghiên cứu, thẩm định, trích sao, tóm tắt, tổng hợüp tin. Sau đó báo cáo để thủ trưởng cơ quan phân phối tin. Trong thực tếï, cũng có những thông tin được chuyển toàn văn cho thủ trưởng. Song những trường hợp ấy, thông tin đã được Văn phòng xem xét chọn lọc. Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng. Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người có trách nhiệm giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới. Thông tin được chuyển đến đúng đối tượng vì: Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờì cũng có sự phân công, phân cấp trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo. Chuyển thông tin đến đúng đối tượng sẽ tạo thuận lợi cho lãnh đạo giải quyết công việc và phát huy được tác dụng của tin. Mặt khác đảm bảo được tính cơ mật trong công tác. Vì vậy thông tin đúng đối tượng được xem là nguyên tắc.
Phải đảm bảo chất lượng thông tin. Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ. Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để lãnh đạo cơ quan nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc. Khi cung cấp tin phải chỉ rõ nguồn tin, nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng. Nội dung thông tin phải phản ánh đúng đắn, khách quan. Thông tin không đầy đủ sẽ làm cho người lãnh đạo thiếu căn cứ ra quyết định. Tạo ra cách nhìn nhận phiến diện. Trong thực tiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kết luận được. Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định. Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm lỡ việc. Khi sự việc đã được kết luận, thông tin mới được chuyển đến, như vậy thông tin sẽ không phát huy được tác dụng. 4. Thu nhận và xử lý tin. 4.1.Thu nhận tin. Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đến loạn tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan. Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin. Thông thường thông tin được chuyển đến cơ quan gồm các nguồn: Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ý kiến. Ngoài ra cũng có văn bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan được biết. Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị của cấp dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình. Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể các cấp. Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc phối hợp công việc. Thông tin đến là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân về những việc thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, hoặc về cán bộ công nhân viên của cơ quan. Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơ quan. Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các thư viện... Ngoài các nguồn tin nói trên, nhà quản trị Văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồn thông tin từ các đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảo sát tình hình; đi kiểm tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở... Để có nguồn tin ổn định, nhà quản trị Văn phòng phải xác lập mối quan hệ thông tin hai chiều. Trong đó quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan cấp trên với Văn phòng cơ quan cấp dưới hợp thành kênh thông tin dọc. Quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan với các Văn phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênh thông tin ngang. Ơí mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối lượng công việc và tình hình nhân sự mà nhà quản trị Văn phòng phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảm nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động. Đồng thời trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin. 4.2. Xử lý thông tin. Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung: Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được. Khi có thông tin, ta đừng vội vàng tin tưởng vaò thông tin đó. Để đảm bảo độ tin cậy, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Phải xác định nguồn gốc của thông tin. Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh. 4.3. Phân tích tin. Phân tích tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề. Khi phân tích tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi: Thông tin nói về việc gì? Thông tin đề cập đến nội dung gì? Những câu hỏi nghi vấn có thể đặt ra là Tại sao? Nguyên nhân? Diễîn biến? Kết
thúc? v.v... Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của tin, bản chất của tình hình, sự việc. Trong thực tiễn, để tìm hiểu hoặc đánh giá một chủ trương, một biện pháp, một kinh nghiệm hoặc một kiến nghị cũng cần áp dụng phương pháp phân tích thông tin. 4.4. Tổng hợp thông tin: Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định. Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác. Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo cơ quan. 4.5. Kiến nghị giải quyết tin: Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, Văn phòng đề xuất ý kiến giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra. Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng. Nội dung đề xuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thế nào. Có hai loại thông tin nên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung và tính chất của từng loại tin. Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hành các quyết định quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết. Ý kiến đề nghị giải quyết của Văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản dự thảo các văn bản về chủ trương, đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyết định quản lý. Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyết công việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thức giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định. 4.6. Xác định đối tượng và truyền tin: Sau khi thực hiện xong các nôi dung nói trên, nhà quản trị Văn phòng xác định cụ thể những thông tin nào được gửi đến ai, bằng hình thức nào và vào lúc nào. Việc gửi cho ai phải căn cứ vào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành của từng đồng chí lãnh đạo. Việc gửi tin đi bằng hình thức nào cần căn cứ vào đặc điểm làm việc của người nhận tin; tính phổ thông hay tính riêng biệt của tin đối với từng đồng chí lãnh đạo; mức độü bí mật; độ dài ngắn của thông tin. Về thời gian truyền tin: có thông tin được truyền đến đồng chí lãnh đạo đúng kỳ, đúng thời gian quy định hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày. Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay để đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc. II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan. 1. Khái niệm, ý nghĩa và tác dụng của chương trình công tác. 1.1. Khái niệm: Chương trình công tác là kế hoạch nhiệm vụ của cơ quan trong một khoảng thời gian nhất định, là căn cứ để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt những mục tiêu đã đề ra. 1.2. Ý nghĩa và tác dụng. Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học, thể hiện phong cách làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan. Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc. Điều hành hoạt động có chương trình và theo chương trình là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu suất công tác quản lý. Nó giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
Cơ quan làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong Văn phòng như Quản trị, Văn thư, Hành chính v.v...đảm bảo cơ sơ vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ôtô, địa điểm...) được chủ động, thuận lợi. 2. Yêu cầu và nội dung chương trình công tác. - Các loại chương trình công tác. Hiện nay, ở các cơ quan thường có các loại chương trình công tác dưới đây: + Chương trình công tác cả năm; + Chương trình công tác một quý; + Chương trình công tác một tháng; + Lịch công tác một tuần; + Lịch làm việc hàng ngày. Ngoài các loại chương trình công tác nói trên, do đặc điểm hoạt động, nhu cầu công tác, một số cơ quan còn có loại chương trình: + Chương trình công tác nhiệm kỳ; + Chương trình công tác 6 tháng đầu năm; + Chương trình công tác 6 tháng cuối năm. - Nội dung chương trình công tác: + Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, 1năm, 6tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần chính dưới đây: Phần một: Thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâm công tác, các mục tiêu, các nhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thực hiện. Phần hai: Xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hội họp để thảo luận, thông qua và đi đến ban hành quyết định về vấn đề đó. + Yêu cầu của chương trình công tác: Nội dung chương trình phải bám sát và thể hiện đúng, kịp thời trong từng thời gian đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian. Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ quan. Chọn lọc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc. Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; Vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định. Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án. Đối với đề án liên quan nhiều đơn vị chuẩn bị thì ghi rõ cơ quan chủ trì đề án và thời gian hoàn thành đề án. Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian chuẩn bị đề án, tránh chủ quan duy ý chí. Không đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được. Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất. Cần tính toán, dành thời gian đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo. Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trùnh của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan. Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần, để thực hiện có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cả năm. Chương trình cả năm và 6 tháng, nêu lên những vấn đề lớn, quan trọng.Phải bao quát toàn diện các lĩnh vực công tác của cơ quan. Chú ý thích đáng đến các vấn đề cơ bản có tính chất chiến lược. Xác định những đề án lớn cần chuẩn bị để trình cấp trên quyết định. Chương trình quý và tháng, dựa trên cơ sở chương trình năm, 6 tháng và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định các trọng tâm công tác, các nhiệm vụ cụ thể trong quý, trong tháng. Lịch công tác hàng tuần: căn cứ chương trình công tác tháng, khả năng tiến độ chuẩn bị các đề án và những công việc phải xử lý mà đề ra lịch họp, hoặc lịch đi cơ sở cho phù hợp. - Căn cứ để xây dựng chương trình công tác.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. Căn cứ này có tác dụng đảm bảo cho những việc đề ra trong chương trình là những việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đúng với pháp luật. Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: Đó là các chủ trương, chính sách, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan trong từng thời kỳ. Căn cứ vào chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp đối với nhiệm vụ của cơ quan mình. Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới. Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong đó chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang. Căn cứ vào điều kiện vật chất đảm bảo thực hiện được khối lượng công việc sẽ đề ra (kinh phí, phương tiện làm việc...). Căn cứ vào quỹ thời gian mà chương trình đề cập tới (1 năm, 1 quý, 1 tháng v.v.). Căn cứ vào nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình. 3. Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác. - Trình tự xây dựng chương trình. Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn chương trình công tác của cơ quan thông thường được tiến hành theo trình tự: Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan. Những việc này cần thiết phải đua vào chương trình công tác chung của cơ quan. Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của cơ quan. Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản dự thảo đến các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp. Sau khi có ý kién đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành. - Thời gian xây dựng chương trình công tác. Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước.Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trươc. Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước. 4. Bổ sung, thay thế chương trình công tác Ở thời điểm xây dựng chương trình công tác, có việc đang diễn ra, có việc chưa diễn ra. Sau khi xây dựng xong chương trình có thể có nhiều việc sẽ nảy sinh đột xuất. Vì vậy trong quá trình thực hiện, việc bổ sung nhiệm vụ vào chuơng trình đã đề ra là tất yếu. Trong truòng hợp phải bổ sung, sửa đổi, cần chú ý: Đơn vị nào có việc bổ sung, thay đổi thì đơn vị đó phải đề nghị. Trường hợp cần thiết, phải đề nghị bằng văn bản (đề án, tờ trình). Trong văn bản, nói rõ mục đích, nội dung công việc. Thủ trưởng cơ quan là người quyết định cho thay đổi chương trình công tác đã ban hành. Văn phòng là đơn vị hoàn tất văn bản để thủ trưởng cơ quan ký ban hành chương trình công tác thay đổi đó. Việc thay thế hoàn toàn văn bản chương trình công tác đã ban hành chỉ áp dụng đối với chương trình công tác tuần và chỉ xảy ra khi thủ trưởng và phó thủ trưởng cơ quan là những người chủ trì công việc ghi trong chương trình nhưng lại bận công việc khác, không thể chủ trì được công việc đã đề ra. 5. Tổ chức việc thực hiện chương trình công tác. Khi chương trình công tác đã được ban hành, thủ trưởng các đơn vị tổ chức của cơ quan có trách nhiệm và phải chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc đơn vị mình. Đối với những việc có liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với các đơn vị khác.
Trong phạm vi cả cơ quan, Văn phòng có trách nhiệm quản lý theo dõi, đôn đốc tất cả các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan trọng và khó khăn đối với Văn phòng. Hiện tượng thuờng xảy ra là có những công việc khi thực hiện đã Không tuân thủ theo chương trìn, không bám sát chương trình, thay đổi chương trình. Việc đó làm cho các đơn vị bị động. Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là do chương trình không sát thực tê,ú không dự kiến hết diễn biến tình hình v.v... Để chương trình công tác của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, Văn phòng có trách nhiệm. - Bám sát chương trình, quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, Văn phòng phối hợp với đơn vị có việc báo cáo thủ trưởng cơ quan giải quyết kịp thời. - Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, Văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình. Thường xuyên báo cáo với thủ trưởng cơ quan tiến độ thực hiện chương trình. Kiến nghị những vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp. - Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của đơn vị mình, báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo phải đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có những số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. - Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, kết hợp với quá trình theo dõi, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả cơ quan. Biên tập thành biên bản trình thủ trưởng cơ quan ban hành. Để có một chương trình công tác phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và chương trình đó thực hiện có kết quả trong ngành, trong cơ quan, nhà quản trị Văn phòng cần có đầy đủ thông tin từ nhiều chiều, sát thực tế, nắm chắc chủ trương, có trình độ tổng hợp cao để chỉ đạo nhân viên thuộc quyền trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày nhiệm vụ của Văn phòng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo. Câu 2: Trình bày nội dung xây dựng chương trình công tác của cơ quan. THẢO LUẬN