Công ty TNHH bảo vệ Alert

Chia sẻ: Thanh Phuong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:6

Thêm vào BST

Báo xấu

111
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Henry Hunter sở hữu và điều hành một công ty dịch vụ bảo vệ ở Buffalo, New york. Có hơn 400 nhân viên bảo vệ làm cho ông. Khách hàng của ông là một số những công ty lớn nhất và nổi tiếng nhất ở Buffalo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Công ty TNHH bảo vệ Alert

Trường hợp 50: Công ty TNHH bảo vệ Alert Henry Hunter sở hữu và điều hành một công ty dịch vụ bảo vệ ở Buffalo, New york. Có hơn 400 nhân viên bảo vệ làm cho ông. Khách hàng của ông là một số những công ty lớn nhất và nổi tiếng nhất ở Buffalo. Henry từng làm một thám tử và khi về hưu, ông quyết định đưa kiến thức cơ bản của ông ra sử dụng và mở dịch vụ bảo vệ của riêng mình. Do danh tiếng và những mối quan hệ mà ông có suốt 25 năm trong ngành cảnh sát, công việc kinh doanh của ông nhanh chóng thành công. Chủ yếu ông thuê những nhân viên cảnh sát nghỉ hưu những người thấu hiểu các vấn đề như kiểu bị chạm trán bất ngờ. Hãng cung cấp cả các dịch vụ khác, gồm công việc giám sát, thiết kế hệ thống bảo vệ điều tra cá nhân, nhưng chủ yếu nhấtg là dịch vụ bảo vệ. Vấn đề duy nhất mà Henry gặp phải là quản lý văn phòng. Ông không có kiến thức cơ bản nào trong lĩnh vực này. Chánh văn phòng của ông, Danny Leaghy đã chết vài tuần trước, Henry gặp khó khăn trong việc tìm người thay thế. Vợ Henry, Lydia đề nghị ông cho con trai Alber một cơ hội tiếp quản văn phòng. Henry không thiết tha lắm với đề nghị này. Ông nghĩ Alber lười biếng và không thông minh đặc biệt. Vợ ông nói, mặc dù Alber thất bại trong hai lần thi vào cao đẳng, anh đã hoàn thành một khoá hàm thụ kế toán đạt mức trung bình “B” . Cuối cùng, để giữ hoà khí trong nhà. henry quyết định cho con trai một cơ hội. Ông có một cuộc chuyện trò với Alber, cho anh biết sự trông đợi của và phác thảo những trách nhiệm của công việc. ALber hứa sẽ làm việc thật tốt để tiếp quản văn phòng. Chừng trong suốt tháng đầu tiên, hình như Alber hiểu rõ các thủ tục và ăn ý với Edna, thư ký văn phòng. Edna giúp lo các khoản chi vặt, những công việc kế toán do Alber giải quyết. Họ chỉ sử dụng văn phòng chuyên viên kế toán một lần trong năm để thực hiện kiểm toán. Alber có ít kinh nghiệm trong quản trị văn phòng nhưng anh quyết định đặt ra một hệ thống làm công ty có hiệu qủa hơn. Kết thúc ba tháng anh trình cho cha anh báo cáo thu nhập như sau: $100.000 Doanh thu và tổng thu nhập 12.000 Trừ : mua hàng $88.000 Lãi gộp Trừ :các chi phí $218.400 Lương 15.000 Quảng cáo 1.500 Chi phí tiêu vặt
6.000 Thuê nhà 8.000 Điện thoại 24.000 Chi phí đồng phục 2.000 Linh tinh $274.900 Tổng chi phí ($186.400) Tổng lỗ trong giai đoạn này Alber cho cha anh biết số dư ngân hàng là 175.000 đô la và công ty có tổng số các khoản phải thu là 600.000 đô la. Phân tích chi tiết các khoản phải thu như sau: Tổng số 0-30 ngày 31-60 ngày 61- 90 ngày 91 ngày và hơn $600.000 125.000 155.000 35.000 185.000 Khi Henry hỏi chi tiết các khoản phải trả, Alber cho cha anh biết nó vẫn chưa được hoàn thành. nhưng anh ước tính vào khoảng 300.000 đô la. Henry biết đã cớ sai lầm ở chỗ nào đó. Khi Danny chịu trách nhiệm sổ sách kế táon nó luôn thể hiện có lãi. Ông có thể hiểu được những gì mà Danny trình cho ông, nó luôn theo cùng một mẫu. Nhưng với những con số của Alber không có gì có ý nghĩa cả. Ông biết doanh thu không chính xác vì ông đã tính trung bình doanh thu đạt 200.000 đô la mỗi tháng. Khi ông hỏi con trai về vấn đề này, Alber nói doanh thu đó là chính xác vì anh chỉ nhận được 100.500 đô la tiền mặt. Anh cho rằng anh không thể xem xét gì về doanh thu cho đến khi thu được tiền. Henry bảo anh điều đó thật nực cười và đòi xem các khoản phải thu. Khi Henry xem qua sổ kế toán ông phát hiện không phải toàn bộ doanh thu đều được ghi sổ. Alber giải thích, edna không thể có được toàn bộ hoá đơn đúng hạn nên họ để chúng ngaòi báo cáo. Henry hỏi tại sao không lập hoá đơn cho khách hàng. Alber trả lời, anh đã học một khoá kế toán và anh biết anh đang làm. Khi Henry kiểm tra việc mua hàng trong báo cáo thu nhập, ông thấy thực sự đó là để mua thiết bị bảo vệ mới cho khách hàng không phải các vật dụng thông thường. Henry hỏi các chi phí về vật dụng được nhập vào đâu, Alber bảo Edna chưa ghi chép tất cả các h oá đơn đó, nhưng sẽ có trong báo cáo kiểm tra lương Henry thấy đó là việc duy nhất đung, ngoại trừ việc có một nhân viên mới được thuê. Henry hỏi nhân viên mới này đã được trả lương chưa, Alber nói, anh trả lương cho anh ta
bằng tiền chi vặt. Henry hỏi Alber đã ghi chép thuế đánh trên lương xấp xỉ 12% chưa Alber trả lời, vì anh chưa nộp thuế nên không ghi vào. Tuy nhiên anh đảm bảo với cha anh một lần nữa rằng khi nộp thuế xong ông sẽ thấy nó được ghi chép đúng cách trong báo cáo thu nhập sau. Henry hỏi về tiền thuê nhà giá 4.000 đô la một tháng và nói Alber nên ghi 12.000 đô la vào báo cáo. Alber nói anh chưa trả tiền thuê nhà nhưng anh sẽ làm việc đó. Henry còn cho rằng khoản chi quảng cáo quá cao và yêu cầu giải thích. Khi ông kiểm tra các khoản chi cho tài khoản này ông thấy Albert tính toàn bộ chi phí vào quảng cáo. Được hỏi về chi vặt, anh trả lời Henry anh luôn viết sẽc chi vặt 500 đô la khi anh cần tiền hay thấy khoản tiền này còn ít. Khi Henry hỏi hiện anh đang có bao nhiêu trong hộp tiền chi vặt, Alber đếm được tổng cộng 765 đô la, vượt quá mức giới hạn 500 đô la. chi phí đồng phục đúng như báo cáo. Henry không thể hiểu số tiền ông có trong ngân hàng và hỏi Alber bằng cách nào anh có được số tiền ấy. Alber nói, anh chỉ điện thoại cho nhân viên ngân hàng và họ cho anh con số hàng ngày. anh điều chỉnh sổ séc của anh theo những gì ngân hàng báo. Vì ngân hàng luôn ghi chép cẩn thận, nó có thể chính xác hơn quyết toán của riêng anh. Đó là lý do tại sao Alber đạt đến con 175.000 đô la. Henry biết con số đó không đúng vì số dư hàng ngày của ông chỉ vào khoảng 25.000 đô la. Mặc dù Henry không biết nhiều về kế toán ông biết văn phòng của ông hoàn toàn bị phá rối và cần phải làm gì đó. Henry còn thấy vô cùng khó khăn trong việc kiểm tra hồ sơ. Thay vì lưu trữ hoá đơn theo tên hoặc công ty, Alber lại tổ chức chúng theo hoá đơn vì anh cho rằng làm như vậy có ý nghĩa hơn. Alber còn lưu trữ toàn bộ thư tín đến và đi thành hai cặp. Anh cho rằng, sẽ tiết kiệm chỗ khi mọi thứ được lưu theo ngày tất cả việc anh phải làm là xem ngày anh gửi thư hay lập tập san thông tin đi và anh có thể dễ dàng tìm thấy chúng. Henry lưu ý thấy một việc khác là các hoá đơn không theo trật tự số và trong sổ séc thiếu vài tờ. Alber giải thích bằng lời tuyên bố, nếu anh hay Edna viết sai hoá đơn thì họ sẽ đơn giản là vứt nó đi. nếu họ viết séc sai, họ sẽ vô hiệu hoá chúng và quẳng đi. Henry biết Alber là người trung thực, anh sẽ không bao giờ ăn cắp bất kỳ thứ gì, nhưng anh cần được nhanh chóng giúp đỡ để giữ sổ sách đúng trật tự. Ông gọi kiểm toán viên của ông đến, nhưng vì đang là mùa thuế bận bịu nên anh ta không rảnh để xây dựng lại hệ thống. Thế là Henry đến gặp bạn nhờ giúp xây dựng một hệ thống kế toán cho Alber và tổ chức lại các thủ tục văn phòng của anh. Câu hỏi
1. Nếu bạn được gọi đến nhờ tổ chức lại văn phòng cho Henry, bạn sẽ bắt đầu từ đâu? 2. Bạn sẽ sử dụng những nhật ký kế toán và sổ cái nào trong công ty? Đề xuất mỗi loại được sử dụng vào lúc nào ? 3. a. Giả sử khung kế toán mà kiểm toán viên lập ra như sau: 100 tài sản 101 Tiền mặt 102 Tiền chi vặt 103 Các khoản phải thu 104 Hối phiểu phải thu 105 Vật dụng 106 Thiết bị bảo vệ 107 Khấu hao tài sản cố dinh 200 Nợ 201 Các khoản phải trả 202 Lương phải trả 203 Thuế phaỉ trả 204 Hối phiếu phải trả 205 Hối phiếu phải trả (thường kỳ) 300 Vốn cổ đông 301 Cổ phiếu thường 302 Lãi giữ lại không chia 400 Thu nhập
401 Doanh thu 402 Thu nhập linh tinh 500 Các chi phí 501 Thuế đánh trên bảng lương 503 Chi vật dụng 504 Thanh toán tiền lãi 505 Chi mua hàng 506 Chi khấu hao 507 Chi quảng cáo 508 Công tác phí 509 Chi điện thoại 510 chi giao tế 511 Chi linh tinh Lập một trang mẫu nhật ký bán hàng và cho ví dụ một giao dịch được ghi chép như thế nào khi bán hàng.Làm như vậy đối với:a.Nhật ký thu tiền mặt b. Nhật ký trả tiên mặt c. Nhật ký mua hàng d. Nhật ký tổng hợp Nên lập những sổ cái chuyên dùng nào để sử dụng hàng ngày? Lập một sổ cái tổng hợp một sổ chi tiết các khoản phải thu, và một sổ các khoản phải trả, nêu rõ khi nào nên sử dụng chúng. Cho ví dụ một giao dịch được ghi chép như thế nào, nêu rõ hoạt động của sổ cái có tác dụng kiểm tra tài khoản trong sổ cái tổng hợp như thế nào?
4. Lập một hệ thống lưu trữ đúng đắn và có hiệu quả cung cấp những thông tin chính xác cho Henry. Hãy lập hệ thống có tính logic nghĩa là, một ai đó ngoài Alber và Edna có thể hiểu được. 5. Phác thảo một danh mục kiểm tra tài chính có thể theo dõi chính xác toàn bộ số liệu đã được ghi chép đúng cách và đúng hạn, và sẵn sàng trình cho ban quản lý khi cần. 6. Phác thảo một mẫu cơ bản nên theo để hàng thán khớp được bạn cân đối của ngân hàng với sổ séc của công ty. nên theo những thủ tục nào để Henry nhận được một bản cân đối tiền mặt chính xác hàng ngày? 7. Có nên sa thải Alber và Edna không? Nếu là bạn, bạn sẽ làm gì? Nếu bạn chọn không đuổi việc Alber anh ta có thể có ích cho công ty như thế nào?