Đề án Tốt nghiệp Thạc sĩ: Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:72

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài "Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17" tập trung nghiên cứu nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu bao gồm các loại vật tư chính và vật tư phụ để tạo ra sản phẩm, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề án Tốt nghiệp Thạc sĩ: Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BÙI VIẾT THẮNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ 17 ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SỸ Hà Nội, Năm 2024 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BÙI VIẾT THẮNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
22 TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ 17 Ngành: Quản trị kinh doanh Mã học viên: 8340101 ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SỸ Người hướng dẫn khoa học: PGS, TS. Bùi Hữu Đức Hà Nội, Năm 2024
3 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung của bản đề án “Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17” là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi, chưa từng được sử dụng để bảo vệ một học vị nào. Các số liệu và kết quả sử dụng trong đề án là hoàn toàn trung thực và có trích dẫn nguồn gốc rõ ràng. Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2024 TÁC GIẢ ĐỀ ÁN Bùi Viết Thắng
4 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành Đề án tốt nghiệp nêu trên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giảng viên hướng dẫn đã nhiệt tình hướng dẫn em và cho em những kinh nghiệm quý báu trong quá trình hoàn thiện Đề án. Ngoài ra, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô Viện Quản trị kinh doanh, Viện Đào tạo sau Đại học, Trường Đại học Thương Mại, thông qua các bài giảng trên lớp đã giúp em tích luỹ kiến thức và mở rộng hiểu biết, phục vụ cho cả quá trình hoàn thiện Đề án và công việc sau này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến doanh nghiệp mà em có điều kiện gặp gỡ, khảo sát và cho em những thông tin quý báu phục vụ quá trình nghiên cứu, hoàn thiện Đề án.
5 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TT Chữ viết tắt Diễn giải nghĩa 1 NVL Nguyên vật liệu 2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 3 MTV Một thành viên 4 CNC Công nghệ cao
6 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Sản phẩm và các giai đoạn hoàn thiện sản phẩm của Cơ khí 17 …..27
7 TÓM TẮT ĐỀ ÁN Đề án tốt nghiệp “Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên cơ khí 17” bằng việc sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, xử lý số liệu bằng cách phân tích, so sánh, đối chiếu và dự báo cùng phương pháp quan sát đã phân tích được thực trạng quá trình thực hiện quản trị sản xuất tại doanh nghiệp, dựa trên cơ sở lý luận chung về công tác quản trị sản xuất đã nêu tại Chương 1, từ đó tác giả đã đưa ra những đánh giá chung về thực trạng hoạt động kinh doanh và đề xuất một số giải pháp tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm và nâng cao công tác quản lý của Công ty TNHH Một thành viên cơ khí 17. Qua những giải pháp này, tác giả mong muốn công ty có thể: Tăng cường khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực sản phẩm cơ khí trong và ngoài nước. Nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty, đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong muốn của khách hàng; Tạo ra giá trị gia tăng cho công ty, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp; Tăng cường kiến thức và kinh nghiệm quản lý sản xuất cho các thành viên trong Công ty, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và là nguồn tài liệu tham khảo về quản trị sản xuất sản phẩm cho công tác nghiên cứu và giảng dạy, giúp cho các nhà quản lý và nhà nghiên cứu có thêm thông tin và kiến thức hữu ích.
8 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn chủ đề của đề án Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong 03 năm gần đây từ năm 2021 đến năm 2023 tiếp tục tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên Công ty chưa có sản phẩm mạnh mang tính đặc trưng; Các khách hàng phần lớn là khách hàng truyền thống, lâu dài, công nghệ sản xuất và mô hình sản xuất áp dụng lâu năm chưa có nhiều cải tiến. Tính cạnh tranh sản phẩm ngày một bị thu hẹp. Trong đó công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong các doanh nghiệp. Nhất là trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu của mình thì công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trở nên quan trọng và có thể quyết định đến khả năng sản xuất của doanh nghiệp thậm chí là góp phần tạo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay. Nhận thức được vấn đề này nên các doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm đến công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tìm hiểu và giải quyết thấu đáo những vướng mắc của vấn đề này tại doanh nghiệp mình. Vì vậy việc tìm hiểu nghiên cứu đề tài là cần thiết cho các nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong bản thân doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17 là doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm về cơ khí và trong những năm gần đây Công ty chịu nhiều áp lực về nguồn nguyên liệu đầu vào, nguồn nguyên vật liệu trong nước hạn chế, nguồn nhập khẩu gặp nhiều khó khăn như trong giai đoạn vừa qua do dịch bệnh Covid-19. Vì vậy Công ty tăng cường tìm kiếm nguồn nguyên liệu mới, nhà cung cấp mới, đáp ứng được tiêu chuẩn nguyên vật liệu đầu vào cũng như đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Do vậy quản trị cung ứng nguyên vật liệu được xem là nhân tố quan trọng quyết định đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này tôi xin chọn đề tài“Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Cơ khí 17”. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất. Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17.
9 Với mục tiêu là đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17. 3. Đối tượng và phạm vi của đề án 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Là những vấn đề lý luận về quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp và thực tiễn tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu bao gồm các loại vật tư chính và vật tư phụ để tạo ra sản phẩm, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17. Số liệu thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2021-2023 Về thời gian: Giải pháp có liên quan được đề xuất trong đề tài có ý nghĩa trong thời gian tới định hướng đến năm 2030. Về không gian: Đề tài nghiên cứu nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí 17, có đối sánh với một số doanh nghiệp cùng ngành nghề và quy mô. 4. Quy trình và phương pháp thực hiện đề án Đề tài sử dụng các thông tin và dữ liệu sản xuất của Công ty, sử dụng kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu là nghiên cứu định tính. Để thực hiện nghiên cứu trên, đề tài thực hiện các phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập các nguồn tài liệu từ sách, các luận văn đã bảo vệ thành công, các đề tài khoa học về quản trị chuỗi cung ứng, quản trị cung ứng nguyên vật liệu để hình thành một hệ thống cơ sở lý luận đầy đủ về hoạt động này. + Phương pháp thống kê mô tả: Đề tài thu thập số liệu, sử dụng các thông tin và dữ liệu sản xuất của Công ty, các lý thuyết về quản lý chuỗi cung ứng trong Công ty và các nghiên cứu liên quan đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty để tổng hợp, so sánh, phân tích và thể hiện các số liệu đó trên các bảng biểu, biểu đồ để có được cái nhìn tổng quát về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu các năm qua phục vụ cho việc quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty. + Phương pháp khảo sát số liệu tại Công ty: Thực hiện quan sát trực tiếp quy trình làm việc tại các bộ phận liên quan như kho, mua hàng và sản xuất để ghi nhận thực tế và đối chiếu với quy trình đã được mô tả. Ghi lại chi tiết những quan sát được trong quá trình làm việc thực tế tại Công ty.
10 So sánh dữ liệu thu thập được với lý thuyết quản trị cung ứng để xác định mức độ hiệu quả và những điểm cần cải thiện. + Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Xem xét tính thực tiễn công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp đã thực hiện để đạt được mục tiêu trong hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty. 5. Kết cấu đề án Ngoài phần mục lục, mở đầu và kết luận, danh mục sơ đồ và bảng biểu minh họa, các tài liệu tham khảo, đề án được kết cấu thành ba phần: Phần 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. Phần 2: NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN. Phần 3: CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ.
11 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Các khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Quản trị Quản trị là một khái niệm được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau. Đến nay, quản trị vẫn chưa có một khái niệm thống nhất. Vì vậy, để hiểu một cách khái quát về quản trị, chúng ta có thể tham khảo quan điểm của một số chuyên gia trong và ngoài nước: “Quản trị là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị thông qua các hoạt động: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và đồng thời, sử dụng các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra.” (PGS.TS. Văn Tất Thu – Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ) “Quản trị là sự thiết lập và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc và phối hợp với nhau một cách hiệu quả.” (Harold Koontz và Cyril O’Donnell – Hai giáo sư về Quản trị kinh doanh tại Đại học California). “Quản trị là một tiến trình bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức. Đồng thời, quản trị còn đề cập đến việc khai thác các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.” (James Stoner và Stephen Robbins – Hai học giả kiêm tác giả nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị của Hoa Kỳ). Như vậy, dựa vào các quan điểm trên chúng tôi có thể đúc kết được rằng: Quản trị là công tác tổ chức, điều hành một đơn vị hoặc doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Về cơ bản, vai trò của quản trị bao gồm: lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm soát và đo lường nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. 1.1.1.2. Cung ứng nguyên vật liệu Cung ứng nguyên vật liệu là nghiệp vụ đảm bảo việc có được những thiết bị, vật liệu, vật tư, dịch vụ phù hợp, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng địa điểm, thời gian, với giá hợp lý và từ đúng nguồn (Project Management Body of Knowledge, 2000). Theo Arjan Van Weele (2010), cung ứng nguyên vật liệu là việc quản lý nguồn lực nhằm cung cấp tất cả các hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho các hoạt động sản xuất của công ty ở điều kiện thuận lợi nhất.
12 Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động cung ứng ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc, … Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sản xuất thường xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt lõi nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Trong đề án này tác giả muốn đề cập tới việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất nên nguyên vật liệu sẽ bao gồm các loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị NVL được chuyển vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Vật liệu phụ: Là loại NVL được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất . . . Các loại NVL này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Nhiên liệu: Là những loại có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng như xăng, dầu; ở thể rắn như than, củi, ở thể khí như gas. Tóm lại, cung ứng nguyên vật liệu là các hoạt động nghiệp vụ mà các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận các điều kiện cung ứng, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển,...., để cho lượng hàng hoá cung ứng vào của doanh nghiệp đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng với chi phí thấp nhất. Cung ứng nguyên vật liệu là một phần trong chuỗi cung ứng của một công ty, là mắt xích đáp ứng những yếu tố đầu vào làm tiền đề cho hoạt động sản xuất. 1.1.1.3. Quản trị cung ứng nguyên vật liệu Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là tổng hợp các hoạt động quản trị, xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ nguyên vật liệu, tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ
13 hợp lý nhất nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất. Quản trị nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòng vật liệu vào, ra của doanh nghiệp. Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bên trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thành phẩm (PGS.PTS Nguyễn Kim Truy (Chủ biên), 1999, trang 120). 1.1.2. Nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu của Doanh nghiệp sản xuất Quản lý NVL là công việc cần thiết và khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý NVL cũng khác nhau. Việc quản lý NVL phụ thuộc rất nhiều yếu tố và cần có sự kết hợp chặt chẽ của nhiều phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Để quản lý NVL một cách có hiệu quả phải xem xét trên tất cả các khâu từ kế hoạch, cung ứng, sử dụng đến bảo quản dự trữ NVL. Để công tác quản lý NVL hiệu quả cần thực hiện tốt quá trình quản lý thông qua các nội dung công tác quản lý. 1.1.2.1. Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Khái niệm: Định mức tiêu dùng NVL là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định. Định mức tiêu dùng NVL sẽ là căn cứ quan trọng để đảm bảo việc lập và thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp ( PGS.TS. Nguyễn Thị Xuân Hương-Đại học Kinh Tế Quốc Dân biên soạn). Vai trò: Việc xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng NVL góp phần quan trọng để sử dụng NVL hợp lý, hiệu quả, đồng thời kiểm tra được việc thực hiện tiết kiệm trong sử dụng NVL của doanh nghiệp. Mặt khác, nguồn lực tài nguyên thiên nhiên nước ta có hạn, có rất nhiều NVL phải nhập ngoại nên vấn đề xây dựng định mức tiêu dùng là một yêu cầu cần thiết giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn cung ứng cũng như khả năng đáp ứng viêc lập kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL. Phân loại: Tùy theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng ở mức thích hợp của tiêu dùng NVL.
14 - Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Là phương pháp dựa vào 2 căn cứ đó là các số liệu thống kê về mức tiêu dùng NVL của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức. - Phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp dựa trên kết quả của Phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính toán, để tiến hành sản xuất thử nhằm xác định định mức cho sản phẩm. - Phương pháp phân tích: Là kết hợp việc tính toán về kinh tế kĩ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao nguyên vật liệu. Phương pháp xác định tiêu hao nguyên vật liệu: - Phương pháp thử nghiệm sản xuất: Là việc xác định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm trong điều kiện thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất và các điều kiện tổn thất cho sử dụng vật tư. Hay chính là việc sản xuất thử nghiệm 1 số lượng sản phẩm nhất định, dựa trên lượng NVL thực tế xuất dùng để sản xuất và số sản phẩm có thể hoàn thành trong điều kiện thực tế của doanh nghiệp mà ta xác định được lượng NVL tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. 1.1.2.2. Lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu - Bất kì một doanh nghiệp, một đơn vị nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều quan tâm đến lợi nhuận. Nhưng để đạt được lợi nhuận mong muốn thì các nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề đầu tiên là các yếu tố đầu vào và công việc đầu tiên quyết định đến hiệu quả là xây dựng kế hoạch mua hàng, nó là nội dung quan trọng của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, là điểm khởi đầu, căn cứ để thực hiện các hoạt động tiếp theo của quá trình. - Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất-kĩ thuật-tài chính của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hoạt động dự trữ, tiêu thụ, kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (Giáo trình Quản trị kinh doanh 2-tổ hợp giáo dục Topica). * Trước hết phải xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng - Lượng vật liệu cần dùng là lượng vật liệu được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thường là 1 năm). Lượng vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, lượng vật
15 liệu cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại theo quy cách, chủng loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. - Lượng nguyên vật liệu chính cần dùng được tính theo công thức: Trong đó: – Cầu loại nguyên vật liệu thứ i để sản xuất theo kế hoạch. Định mức tiêu dùng loại nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm thứ j. – Sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ được sản xuất trong kì kế hoạch. * Xác định nguyên vật liệu dự trữ: - Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, hiệu quả đòi hỏi phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường. Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật liệu dự trữ được chia thành ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ theo mùa và dự trữ bảo hiểm. + Lượng dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường. Được xác định bằng công thức: Trong đó: – Lượng dự trữ thường xuyên - Số ngày cung ứng trong điều kiện bình thường. – Mức sử dụng trong một ngày đêm tính theo định mức và sản lượng sản xuất kế hoạch. + Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường. Về lý thuyết, lượng dự trữ bảo hiểm phải được xác lập trên cơ sở thời gian cấp hàng sai lệch bình quân so với dự kiến và mức sử dụng bình quân một ngày đêm. Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau: Trong đó: – Lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm. – Định mức tiêu dùng trong một ngày đêm.
16 - Số ngày cung ứng sai lệch bình quân 1 lần cung ứng (Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo các nhân tố ảnh hưởng trong kì kế hoạch. Với thời kì quá khứ, theo thống kê có thể xác định được tổng số ngày sai lệch trong kì và số lần cung ứng trong thời kì). + Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết: Để hoạt động sản xuất tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán lượng nguyên vật liệu dự trữ tối cần thiết. Thông thường lượng dự trữ tối thiểu cần thiết là tổng của lượng dự trữ thường xuyên và lượng dự trữ bảo hiểm. Công thức xác định: Như thế, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết đảm bảo sản xuất tiến hành liên tục cả trong điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường, gặp phải các trắc trở nhất định về thời gian, số lượng hoặc chất lượng. * Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: - Để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tinh toán chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm. Lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm được xác định bằng công thức: Trong đó: – Lượng NVL cần mua trong kì – Lượng NVL cần dùng trong kì. – Lượng NVL dự trữ đầu kì Lượng NVL dự trữ cuối kì 1.1.2.3. Xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu - Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, bước tiếp theo là phải xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lần (Voer.edu.vn). Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải căn cứ trên các nguyên tắc sau: + Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ. + Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách. + Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn. + Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ. - Xuất phát từ những nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm phải dựa vào các nội dung sau:
17 + Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ. + Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. + Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng. + Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư. + Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm. + Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán. + Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị. - Phương pháp xây dựng tiến độ mua sắm: Với nội dung kế hoạch tiến độ đó trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo 2 phương pháp: + Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: Lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đó. + Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức thì dùng phương pháp tính gián tiếp: Lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ cần mua sắm. 1.1.2.4. Tổ chức mua sắm nguyên vật liệu - Yêu cầu của hoạt động mua sắm NVL là đảm bảo cung ứng một lượng NVL đúng chất lượng và kịp thời về tiến độ cho các kế hoạch kinh doanh. Để đạt được các yêu cầu này, trong quá trình tổ chức mua sắm NVL, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi: Cần mua cái gì? Chất lượng ra sao? Số lượng bao nhiêu? Mua lúc nào? Mua ở đâu? (Voer.edu.vn). * Lựa chọn nhà cung cấp: - Doanh nghiệp cần tìm cho mình được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu đã đặt ra, nhà cung cấp với giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm và do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. - Để lựa chọn nhà cung ứng còn tồn tại rất nhiều quan điểm xung quanh vấn đề này: + Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên lựa chọn nhà cung cấp vì như thế mới chọn được nhà cung cấp với giá cả mang lại chi phí thấp nhất. + Quan điểm hiện đại lại cho rằng không nên thường xuyên lựa chọn người cấp hàng mà phải đánh giá thật thận trọng theo các tiêu chuẩn nhất định để quyết định lựa chọn nhà cung cấp rồi mới thành lập mối quan hệ làm ăn bền chặt với nhà cung cấp đó, phải thường xuyên tiến hành các hoạt động trao đổi thông tin nhằm tạo niềm tin đối với họ với mức độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo, giá cả
18 - Nhà quản trị cần thu thập các thông tin về các nhà cung cấp trên thị trường về giá cả, chất lượng, chủng loại của họ thông qua các trang mạng, báo chí... Ngoài ra, còn có phương thức thu thập thông tin trực tiếp tại quốc gia xuất khẩu công ty có thể cử cán bộ đi công tác, tìm hiểu. Bên cạnh đó thị trường thường xuyên biến động nên nhà quản trị phải định kỳ bổ sung thông tin, cập nhật tình hình để các số liệu thu thập mới nhất, chính xác nhất. - Kết quả thu thập thông tin cần được phân tích, đánh giá để đưa ra tổng kết. Để phân tích cần đưa ra phương pháp tính toán sao cho thuận tiện cho việc đánh gía, khi đánh giá nhà cung cấp cần đưa ra các chỉ tiêu đánh giá và tính toán bằng số liệu cụ thể. Mức độ quan trọng của mỗi chỉ tiêu tuỳ thuộc vào công ty coi trọng yếu tố nào. Các chỉ tiêu đánh giá gồm (Chất lượng NVL. Giá cả. Thời hạn giao hàng. Uy tín trên thị trường. Năng lực sản xuất. Phương thức thanh toán. Chi phí đặt hàng. Chi phí giao dịch, vận chuyển. Điều kiện kèm theo. Hệ thống quản lý chất lượng. Dịch vụ bán hàng.) - Sau khi đánh giá, mỗi nhà cung cấp có một số điểm cụ thể, công ty lập danh sách những nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn đề ra của công ty sau đó tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của từng chỉ tiêu mà lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. - Để chọn nhà cung cấp, về hình thức thì có hai loại nhà cung cấp hàng chủ yếu là người cấp hàng có sẵn trên thị trường và người cấp hàng mới xuất hiện. Khi phân tích, đánh giá thì Công ty cần phải tiến hành cả với nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp tiềm năng trên thị trường. Đối với nhà cung cấp truyền thống thì công việc này giúp công ty có thể đánh giá mức độ thay đổi về các chỉ tiêu so với trước kia để kịp thời có các giải pháp thích hợp. Với những nhà cung cấp tiềm năng thì công việc này giúp công ty đánh giá những lợi thế so sánh của mỗi nhà cung cấp để quyết định có thiết lập mối quan hệ không * Tổ chức thương lượng, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp: - Thượng lượng (đàm phán) là một cuộc đối thoại giữa hai bên về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đối với một vấn đề hoặc một số vấn đề mà các bên cùng quan tâm. Đàm phán thường được tổ chức trước khi ký kết để đi đến thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng. Các phương thức đàm phán: Phương thức trực tiếp và phương thức gián tiếp. + Phương thức trực tiếp là phương thức hai bên gặp nhau trực tiếp để thoả thuận về các điều khoản trong hợp đồng.
19 + Phương thức gián tiếp là phương thức mà hai bên thoả thuận về các điều kiện thông qua các phương tiện khác như: điện thoại, e-mail, fax… - Nội dung của các cuộc đàm phán xoay quanh nội dung của hợp đồng giữa các bên, bao gồm (Hàng hoá: số lượng, chất lượng. Giá cả. Phương thức thanh toán. Phương thức đóng gói. Phương thức vận chuyển. Điều kiện bất khả kháng. Điều khoản chung.). - Đối với những hợp đồng quan trọng, giữa những đối tác lần đầu đặt mối quan hệ thì thường được tổ chức theo hình thức đàm phán trực tiếp. Đàm phán gián tiếp cũng thường xuyên được tổ chức đối với những đối tác đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, với những hợp đồng giá trị nhỏ. * Tổ chức nhập khẩu nguyên vật liệu: - Sau khi ký kết hợp đồng, bên cung cấp chuẩn bị NVL, mỗi bên đều phải tuân thủ đúng quy trình thực hiện của mình. Đối với hàng hóa mua nội địa thì việc nhập hàng đơn giản theo thỏa thuận từ hai bên, tuy nhiên quy trình nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài thì được nhà nước quy định chặt chẽ. Nếu không thực hiện đúng quy trình sẽ phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quảnlý Nhà nước. - Nghiệp vụ nhập khẩu do các nhân viên Phòng XNK của Công ty đảm nhận, các nhân viên này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với công việc của mình. Nhập khẩu là một nhiệm vụ khó khăn của mỗi Công ty và luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó cần thực hiện các nghiệp vụ này một cách cẩn thận và chặt chẽ. Đối với những Công ty nhập khẩu NVL thì yêu cầu đối với nhập khẩu là rất lớn. Hoạt động nhập khẩu được diễn ra thường xuyên, đảm bảo NVL phải đáp ứng đầy đủ cho quá trình sản xuất cả về số lượng lẫn chất lượng. Ngoài ra, NVL cũng phải được nhập về đúng thời gian quy định để kịp thời sản xuất. - Khi tổ chức nhập khẩu thì Công ty phải xin giấy phép của nhà nước. Đối với những mặt hàng đặc biệt có hạn ngạch thì công việc này phải tiến hành thường xuyên còn đa số, công việc nhập khẩu theo đúng thủ tục hải quan hiện nay. * Tổ chức thanh toán nguyên vật liệu: - Đối với thanh toán nội địa thì áp dụng cơ bản là hình thanh toán chuyển khoản hoặc tiền mặt. - Đối với thanh toán quốc tế thì áp dụng các loại hình thanh toán như: Phương thức đổi chứng từ trả tiền. Phương thức chuyển tiền. Phương thức nhờ thu. Phương thức tín dụng chứng từ.
20 + Để tiến hành thanh toán cho người xuất khẩu, công ty phải thông qua ngân hàng có hoạt động thanh toán quốc tế. Thông thường thì đây là ngân hàng đại diện công ty tiến hành các giao dịch tài chính khi cần thiết. Thời điểm thanh toán mỗi lô hàng nhập khẩu là khác nhau, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán hai bên sử dụng. + Đối với phương thức đổi chứng từ trả tiền thì Công ty phải đặt tiền thanh toán cho bên xuất khẩu trước. Do đó, rủi ro xảy ra khi Công ty đã đặt hàng mà bên xuất khẩu giao hàng không đúng theo trong hợp đồng. + Đối với trường hợp chuyển tiền thì thời điểm thanh toán có thể là trước hoặc sau khi giao hàng tuỳ thuộc vào đó là phương thức chuyển tiền trước hay sau khi giao hàng. Rủi ro xảy ra đối với Công ty khi Công ty đã chuyển tiền trước mà bên đối tác không giao hàng hoặc có giao nhưng không đúng như hợp đồng quy định. + Phương thức nhờ thu bao gồm nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. Các Công ty hiện nay sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ nhiều hơn do rủi ro ít hơn. Công ty nhập khẩu chỉ gặp rủi ro khi sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ nếu bên đối tác lập bộ chứng từ giả. + Phương thức tín dụng chứng từ vẫn là phương thức được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay do hạn chế được rủi ro cho cả hai bên xuất và nhập. Khi nhập khẩu rủi ro xảy ra khi hàng hoá nhập về không đúng theo quy định của hợp đồng. Mỗi phương thức thanh toán có ưu nhược điểm riêng, do đó tuỳ vào mỗi lô hàng mà nhà quản trị quyết định phương thức thanh toán sao cho phù hợp nhất. * Tổ chức vận chuyển nguyên vật liệu về nhà máy: - Cũng như các hoạt động khác, mục tiêu của hoạt động vận chuyển là đưa đối tượng vận chuyển từ nơi cần vận chuyển đến mục tiêu cần đúng thời gian, đảm bảo chất lượng với chi phí thấp nhất. - Để thực hiện mục tiêu này doanh nghiệp phải quản trị vận chuyển. Quản trị vận chuyển ở đây bao gồm những công việc lựa chọn phương thức vận chuyển, thuê phương tiện vận chuyển, sắp xếp NVL lên phương tiện vận chuyển và vận chuyển về nhà máy sản xuất. - NVL sau khi nhập khẩu từ cửa khẩu cần đưa về nơi sản xuất và lưu kho chờ sản xuất. Quá trình vận chuyển từ cửa khẩu về nhà máy sản xuất phụ thuộc vào phương thức vận chuyển quy định giữa hai bên. Khi công ty chịu trách nhiệm vận chuyển từ cửa khẩu về có thể thuê phương tiện vận tải hoặc sử dụng phương tiện của Công ty. Việc sử dụng phương thức vận tải nào còn phụ thuộc vào tính chất của hàng hoá, tính chất của việc vận chuyển.