Đề cương bài giảng Điều hành yến tiệc

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:85

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề cương bài giảng Điều hành yến tiệc gồm có những nội dung chính sau: Chương I: khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc, chương II: kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc, chương III: quản lý chi phí và doanh thu yến tiệc, chương IV: tổ chức phục vụ các loại yến tiệc. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề cương bài giảng Điều hành yến tiệc

MỤC LỤC Chương I: KHÁT QUÁT CHUNG VỀ YẾN TIỆC VÀ QUẢN TRỊ YẾN TIỆC ......... 1 I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ YẾN TIỆC....................................................................... 1 II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ YẾN TIỆC ................................................. 1 III. LỢI ÍCH CỦA KINH DOANH YẾN TIỆC ............................................................. 2 1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận ............................................................................ 2 2. Chi phí đầu tƣ ban đầu thấp .............................................................................. 2 3. Dễ kiểm soát giá thành ...................................................................................... 2 4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng ................................................................ 3 5. Quảng bá thƣơng hiệu ....................................................................................... 4 IV. CÁC SỰ KIỆN TỔ CHỨC YẾN TIỆC.................................................................... 5 1. Tiệc ngồi ............................................................................................................ 5 2. Tiệc Buffet......................................................................................................... 6 3. Tiệc Cocktail ..................................................................................................... 6 4. Tiệc trà, tiệc hội nghị ........................................................................................ 7 5. Quốc yến ........................................................................................................... 8 V. MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ YẾN TIỆC ......... 8 1. Nhân viên quản lý ............................................................................................. 8 2. Tổ trƣởng phục vụ tiệc ...................................................................................... 9 3. Nhân viên bán hàng ........................................................................................... 9 4. Nhân viên đón tiếp khách ................................................................................ 10 5. Nhân viên phục vụ tiệc .................................................................................... 10 6. Nhân viên kỹ thuật .......................................................................................... 10 7. Nhân viên thu ngân ......................................................................................... 10 Chương II: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH YẾN TIỆC............................ 12 I. XÁC ĐỊNH KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU CỦA THỊ TRƢỜNG KINH DOANH ĂN UỐNG ........................................................................................................................... 12 II. XÁC ĐỊNH GIÁ CẢ CHO CÁC LOẠI YẾN TIỆC................................................ 14 III. ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG................................................................ 14 IV. LẬP KẾ HOẠCH PHỤC VỤ YẾN TIỆC .............................................................. 15 V. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH PHỤC VỤ YẾN TIỆC ............................................. 16 1. Tổ chức thực hiện, giám sát công việc............................................................ 16 2. Giải quyết những vấn đề phát sinh.................................................................. 17 VI. ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH PHỤC VỤ YẾN TIỆC ................................................ 17 Chương III: QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ DOANH THU YẾN TIỆC ............................... 18
I. QUẢN LÝ CHI PHÍ ...................................................................................................18 1. Dự toán chi phí nguyên vật liệu thức ăn.......................................................... 18 2. Dự toán chi phí đồ uống .................................................................................. 19 3. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa .................................................. 20 4. Lập bảng kê chi tiết hàng hóa .......................................................................... 21 5. Dự toán chi phí cố định ................................................................................... 22 6. Kiểm soát chi phí nhân công ........................................................................... 23 II. QUẢN LÝ DOANH THU YẾN TIỆC .....................................................................24 1. Khái niệm doanh thu ....................................................................................... 24 2. Ý nghĩa của chỉ tiêu doanh thu ........................................................................ 24 3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến doanh thu tiệc ....................................................... 24 4. Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc .......................................................... 25 5. Dự toán doanh thu ........................................................................................... 25 III. DỰ TOÁN LỢI NHUẬN ........................................................................................26 1. Khái niệm ........................................................................................................ 26 2. Ý nghĩa của chỉ tiêu lợi nhuận ......................................................................... 26 3. Phƣơng pháp xác định lợi nhuận ..................................................................... 26 IV. HỆ THỐNG BÁO CÁO THU NGÂN ....................................................................27 Chương IV: TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC LOẠI YẾN TIỆC ........................................29 I. TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC BUFFET .............................................................29 1. Giới thiệu về tiệc buffet ................................................................................... 29 2. Lợi ích của tiệc buffet...................................................................................... 30 3. Hạn chế của tiệc buffet .................................................................................... 31 4. Phân loại tiệc buffet ......................................................................................... 32 5. Thiết kế quầy buffet......................................................................................... 32 6. Trang trí quầy buffet ........................................................................................ 33 7. Trình bày và sắp xếp thức ăn, đồ uống trên quầy buffet ................................. 35 8. Sắp xếp dụng cụ trên quầy buffet .................................................................... 36 9. Tiêu chuẩn phục vụ quầy buffet ...................................................................... 36 10. Qui trình phục vụ tiệc buffet ......................................................................... 37 II. TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC NGỒI ................................................................44 1. Chuẩn bị kế hoạch và trang trí phòng tiệc ....................................................... 44 2. Quy trình phục vụ tiệc ngồi ............................................................................. 50 3. Qui tắc phục vụ thức uống............................................................................... 53 4. Nguyên tắc phục vụ thức ăn trong bữa tiệc ..................................................... 58
III. TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, YẾN TIỆC TRÀ .... 59 1. Khái niệm ........................................................................................................ 59 2. Đặc điểm của tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà.................................................. 60 3. Chức năng, nhiệm vụ của hoạt động phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo ............. 62 4. Quy trình phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo ....................................................... 63 IV. TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC CƢỚI .............................................................. 66 1. Chuẩn bị và trang trí phòng tiệc cƣới .............................................................. 66 2. Bày bàn tiệc cƣới ............................................................................................. 67 3. Quy trình phục vụ tiệc cƣới ............................................................................. 69 V. TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC COCKTAIL ..................................................... 73 1. Bày bàn cocktail .............................................................................................. 73 2. Sắp xếp quầy bar cocktail................................................................................ 73 3. Quy chuẩn và nguyên tắc phục vụ tiệc cocktail .............................................. 73 VI. TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC NGOÀI TRỜI ................................................. 75 1. Khảo sát và lựa chọn địa điểm ........................................................................ 76 2. Chuẩn bị mặt bằng và thiết bị, dụng cụ........................................................... 76 3. Quy trình phục vụ............................................................................................ 76
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 1 Chương I: KHÁT QUÁT CHUNG VỀ YẾN TIỆC VÀ QUẢN TRỊ YẾN TIỆC Chương này giúp sinh viên trình bày và phân tích cơ cấu tổ chức của bộ phận tiệc. Nhận biết các chức năng cơ bản của bộ máy tổ chức tiệc và những lợi ích do kinh doanh tiệc mang lại, phân biệt các loại hình tiệc và hiểu được các đặc điểm của từng loại hình tiệc. Biết khai thác các cơ hội sự kiện để tổ chức kinh doanh tiệc. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ YẾN TIỆC Song song với việc phát triển của nền kinh tế xã hội là sự nâng cao chất lƣợng cuộc sống của con ngƣời trong đó nhu cầu về thƣởng thức ẩm thực ở mức cao là một trong những nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển. Các mối quan hệ xã hội trong sản xuất, kinh doanh, giao tiếp…đã tạo ra các sự kiện mà trong quá trình diễn ra sự kiện hoặc kết thúc một sự kiện bằng việc tổ chức các bữa ăn chiêu đãi long trọng, cao sang. Về bản chất, tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thƣờng về mọi mặt và thƣờng gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Tiệc đƣợc xem là bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lƣợng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên và có chƣơng trình nghi lễ đƣợc ấn định. Ngày nay dịch vụ kinh doanh tiệc đã chiếm đƣợc chỗ đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực. Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về việc phát triển loại hình kinh doanh tiệc. Có những doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ tiệc mà hầu nhƣ không phục vụ bữa ăn thƣờng ngày. Điều đó chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực. Các khách sạn, nhà hàng ngày nay không chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống mà còn khéo léo khoác lên vai thực khách cái mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống ở những bữa tiệc sang trọng. Nhiều ngƣời trong xã hội kinh tế phát triển ngày nay có mức sống cao đòi hỏi hƣởng thụ những dịch vụ đắt tiền sang trọng đã kích thích các chủ khách sạn, nhà hàng lao vào cuộc đua tìm kiếm sự khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, đó là loại hình kinh doanh tiệc. II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ YẾN TIỆC Trƣớc tiên, ta cần phân biệt hai khái niệm phục vụ và dịch vụ. Trong lĩnh vực ăn uống, hai khái niệm này rất dễ bị hiểu nhầm. Phục vụ là các hoạt động của nhà cung cấp nhằm đáp ứng một số nhu cầu nào đó của nguời tiêu dùng, còn dịch vụ là kết quả mang lại nhờ các hoạt động tƣơng tác giữa ngƣời cung cấp và khách hàng, cũng nhờ các hoạt động của nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của ngƣời tiêu dùng. Vì vậy, tiệc chính là một sản phẩm dịch vụ mà khách sạn, nhà hàng cung cấp cho khách hàng. Sản phẩm dịch vụ này đƣợc tạo bởi các hoạt động cụ thể của nhân viên phục vụ nhằm đáp ứng những nhu cầu về ăn uống và một số nhu cầu khác cho khách.
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 2 Các hoạt động “phục vụ tiệc” chỉ đƣợc thực hiện khi có đồng thời hai yếu tố khách hàng và ngƣời cung cấp. Trong buổi tiệc, hoạt động phục vụ tiệc không chỉ thể hiện ở việc cung cấp thức ăn, đồ uống cho khách mà nó gồm cả các hoạt động nhƣ: Bố trí, sắp xếp phòng tiệc, bàn tiệc,… Mỗi buổi tiệc cũng có những yêu cầu riêng phù hợp với mục đích, ý nghĩa của buổi tiệc đó. Vì vậy, phục vụ tiệc chính là công việc phức tạp và là yếu tố chủ yếu tạo nên sự thoả mãn của khách hàng khi tiêu dùng dịch vụ này. III. LỢI ÍCH CỦA KINH DOANH YẾN TIỆC 1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận Khi hoạt động kinh doanh buồng (phòng) cạnh tranh ngày càng gay gắt, một số khách sạn đạt công suất sử dụng buồng không cao, thì kinh doanh ẩm thực chiếm một vị trí quan trọng và là chiến lƣợc nhằm tạo ra nguồn thu và lợi nhuận. Trong đó đóng góp của dịch vụ tiệc là rất lớn, có khách sạn doanh thu này đạt đến 35% tổng doanh thu. Kinh doanh dịch vụ tiệc là loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn hoặc nhà hàng chủ động định giá dựa trên đẳng cấp của doanh nghiệp, chi phí và chất lƣợng dịch vụ. Thƣờng thì giá cả những bữa tiệc do nhà cung cấp đƣa ra, ít có sự mặc cả. Do quy mô tổ chức và phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao hơn nhiều so với bữa ăn bình thƣờng, cộng thêm lƣợng khách tham gia bữa tiệc đông nên doanh thu có đƣợc từ phục vụ tiệc cao hơn. Xuất phát từ đặc điểm của tiệc là thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt là những món ăn và đồ uống đắt giá, cao sang, nên doanh thu và lợi nhuận có đƣợc từ dịch vụ này là rất lớn. 2. Chi phí đầu tƣ ban đầu thấp Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc là một hoạt động trong hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn. Đối với các khách sạn có quy mô từ 50 buồng trở lên thƣờng có bộ phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống. Tùy theo điều kiện về diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ các bữa tiệc dƣới nhiều hình thức và lƣợng khách khác nhau. Do có sự tính toán ban đầu khi thiết kế, nên chi phí đầu tƣ cho dịch vụ tiệc nằm trong chi phí đầu tƣ cho nhà hàng và chủ yếu đầu tƣ một lần sử dụng trong thời gian dài mới cần thiết đầu tƣ trở lại. Những thiết bị đầu tƣ cho nhà hàng hay dịch vụ tiệc thƣờng là thiết bị có chi phí không cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian khấu hao vẫn có thể sử dụng nhiều năm. 3. Dễ kiểm soát giá thành Giá của một thực đơn tiệc thƣờng do nhà cung cấp lập ra. Các khách sạn, nhà hàng lập ra nhiều thực đơn với những mức giá khác nhau. Giá một bữa tiệc do sự lựa chọn của khách hàng nằm trong khung giá do nhà cung cấp quy định. Giá của một thực đơn tiệc là giá trọn gói cho tất cả các món ăn có trong thực đơn, nhƣ vậy khi
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 3 khách đặt một thực đơn tiệc là khách sạn, nhà hàng bán đƣợc các món ăn đồng bộ trọn gói. Trong trƣờng hợp khách hàng không đồng ý với tất cả các món trong thực đơn trọn gói thì họ có thể đề xuất sự lựa chọn của mình và khách sạn, nhà hàng sẽ tính lại giá của thực đơn tiệc phù hợp với các món ăn. Khi tính giá thực đơn khách sạn, nhà hàng chủ động căn cứ vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Do vậy khách sạn, nhà hàng đã dự toán và kiểm soát đƣợc chi phí. Một số thí dụ về thực đơn tiệc trọn gói: Thực đơn 1 Đơn giá: 2.690.000VND/bàn 10 ngƣời 1/ Súp bắp, gà 2/ Gỏi rau tiến Vua 3/ Tôm sú bóc vỏ chiên ngự thiện 4/ Gà hấp lá chanh, xôi 5/ Đà điểu lúc lắc, khoai tây chiên 6/ Cá tai tƣợng chiên xù 7/ Rau xào thập cẩm 8/ Bò Lagou, bánh mì 9/ Bƣởi năm roi Thực đơn 2 Đơn giá: 2.900.000VND/bàn 10 ngƣời 1/ Súp hải sản 2/ Salat trộn 2/ Tôm hấp bia 3/ Gà xối mỡ, xôi chiên 3/ Cá mú chƣng tƣơng 4/ Nho Mỹ Thực đơn 3 Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 ngƣời 1/ Gỏi hoa chuối 2/ Tôm sú nƣớng muối ớt 3/ Gà hấp lá chanh, xôi gấc 4/ Bò sốt tiêu, bánh bao 5/ Cá lóc nƣớng trui 6/ Rau hấp thập cẩm 4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng Một bữa tiệc đƣợc tổ chức thƣờng có số đông khách tham dự với giá cả cao hơn bữa ăn bình thƣờng, công việc trang trí tốn kém nên không thể giữa nhà tổ chức và
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 4 khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng văn bản. Hợp đồng tiệc đƣợc lập sau khi hai bên đã thống nhất về các điều kiện và yêu cầu liên quan. Thƣờng thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và đƣợc điền các chi tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó. Sau khi ký hợp đồng khách hàng đƣợc yêu cầu đặt cọc một số tiền theo quy định. Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách hàng đặt cọc lần1khi hợp đồng đƣợc ký. Sau đó từ 5 đến 7 ngày trƣớc khi tiệc diễn ra ngƣời đặt tiệc đến báo lại chính thức số lƣợng khách hoặc điều chỉnh những điều cần thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc. Lúc này nhà tổ chức có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồng. 5. Quảng bá thƣơng hiệu Xây dựng và quảng bá thƣơng hiệu là vấn đề quan trọng hàng đầu cho tất cả các doanh nghiệp. Có một thƣơng hiệu độc đáo và biết cách quảng bá sẽ khiến doanh nghiệp nổi bật trên thị trƣờng và thu hút đƣợc sự chú ý của khách hàng. Các chƣơng trình quảng cáo, trong đó thông qua việc tổ chức phục vụ các bữa tiệc là hình thức làm tăng giá trị thƣơng hiệu và chia sẻ thị phần. Để một thƣơng hiệu thành công và nổi tiếng trên thƣơng trƣờng, các doanh nghiệp cần phải triển khai rất nhiều kế hoạch cụ thể trong hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai. Việc đầu tƣ thích đáng cho công tác thiết kế thƣơng hiệu và quảng bá sẽ mang lại sự tự tin, tạo ra đƣợc ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng. Quảng bá thƣơng hiệu có nhiều hình thức nhƣng hình thức rẻ tiền và hiệu quả nhất là thông qua các bữa tiệc. Bởi vì thông qua những bữa tiệc thƣơng hiệu của doanh nghiệp tức khách sạn, nhà hàng sẽ đƣợc nhiều ngƣời biết đến. Tuy nhiên để quảng bá hiệu quả phải cần nhiều yếu tố để tạo nên một ấn tƣợng đẹp, hấp dẫn. Tất cả các yếu tố cấu thành thƣơng hiệu phải đƣợc kết hợp sinh động và hài hòa với nhau. Nó phải truyền tải cùng một thông điệp, thể hiện cùng một phong cách, và cùng gây một ấn tƣợng đối với khách hàng. Làm sao khi khách hàng nhìn thấy thƣơng hiệu của bạn ở bất cứ đâu, trên đƣờng phố, trong các cửa hiệu, đồ dùng văn phòng hay sách và tạp chí… nó đều tạo cho họ một cảm giác quen thuộc. Những ngƣời đến dự tiệc là nguồn khách tiềm năng của khách sạn, nhà hàng. Họ sẽ đặt tiệc với những doanh nghiệp nào họ yêu mến và có cảm giác tin cậy về năng lực kinh doanh. Các doanh nghiệp đều mong muốn rằng khách hàng sẽ nghĩ đến doanh nghiệp khi họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh và sẽ chọn doanh nghiệp làm đối tác. Một bữa tiệc đƣợc tổ chức hiệu quả sẽ là thông điệp bán hàng hƣớng tới khả năng thích ứng với khách hàng. Sự tin tƣởng của khách hàng luôn luôn có ý nghĩa quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dịch vụ. Những nhu cầu của họ cần đƣợc đặt lên hàng đầu. Trong khi diễn ra và sau khi bữa tiệc kết thúc chúng ta cần phải lắng nghe những
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 5 ý kiến phản hồi từ khách hàng và những ngƣời tham dự, biết rõ những lợi ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này. Hãy luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với doanh nghiệp. Và chúng ta cũng cần nhớ rằng nếu doanh nghiệp du lịch của chúng ta không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, thì một ai đó trong thị trƣờng du lịch sẽ thay chúng ta làm tốt điều này. Và nhƣ vậy thƣơng hiệu của doanh nghiệp sẽ trở thành một điều dễ quên đối với khách hàng. IV. CÁC SỰ KIỆN TỔ CHỨC YẾN TIỆC 1. Tiệc ngồi Tiệc ngồi là loại tiệc phổ biến ở Việt Nam và cả trên thế giới. Tiệc ngồi thƣờng nguyên tắc và phức tạp hơn tiệc đứng, khách sẽ đƣợc phục vụ những món theo thực đơn đã đƣợc thống nhất trƣớc giữa chủ tiệc và khách sạn, nhà hàng. Tiệc ngồi có những đặc điểm nhƣ sau: - Thực đơn ăn, uống phong phú. Đƣợc xem là một thực đơn tiệc, nếu tiệc đó có ít nhất 5 món ăn. Tuy nhiên ngày nay ở Việt Nam một bữa tiệc ngồi thƣờng có từ 6 đến 7 món. Các món ăn đƣợc chế biến cầu kỳ từ những thực phẩm và cách chế biến khác nhau và trang trí đẹp mắt, hấp dẫn. - Khách sạn, nhà hàng thƣờng xây dựng thực đơn chọn sẵn với giá cả cố định theo từng thực đơn với cấu trúc món ăn và dinh dƣỡng cân đối. - Thực đơn, thời gian phục vụ, chƣơng trình nghi lễ đƣợc ấn định trƣớc. - Khách đƣợc mời ngồi hoặc bố trí chỗ ngồi trong bữa ăn - Khách VIP có thẻ tên. Để thuận tiện cho việc nhận biết chỗ ngồi, giao tiếp thuận lợi, những vị khách quan trọng đƣợc bố trí ngồi ở những vị trí trang trọng và có thẻ tên, ghi chức vụ hay học vị. Trang trí, phục vụ sang trọng, chu đáo. Tùy theo quy mô, tính chất mà mỗi bữa tiệc đƣợc trang trí với những hình thức khác nhau. - Các món ăn đƣợc phục vụ theo thực đơn do chủ tiệc lựa chọn. Thực đơn bữa tiệc đƣợc lựa chọn cố định và phục vụ theo trình tự từ các món khai vị đến các món chính và cuối cùng là các món tráng miệng, có nhân viên phục vụ tại bàn ăn. Do khách đƣợc bố trí chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc diễn ra, nên các món ăn và đồ uống đƣợc đội ngũ nhân viên phục vụ tại bàn ăn của khách. Để bữa tiệc trở nên hấp dẫn hơn, nên phục vụ mỗi món ăn khách nhau bằng những loại hình phục vụ khác nhau. - Thƣờng tổ chức vào giờ ăn chính trong ngày (trƣa từ 12h, tối từ 18h, đêm từ 21h) - Sang trọng hơn tiệc đứng, do trong tiệc ngồi khách đƣợc bố trí chỗ ngồi ổn định, việc trang trí, chƣơng trình nghị sự, nghi lễ đón tiếp và cách thức phục vụ tỉ mỉ, hấp dẫn hơn.
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 6 - Khách dự tiệc khó tiếp xúc với ngƣời quen do chỗ ngồi khác nhau. 2. Tiệc buffet Loại hình buffet là loại tiệc của phƣơng Tây, bắt nguồn từ Thụy Điển ít ra phổ biến từ đầu thế kỷ XIX. Song mãi đến năm 1939, từ buffet, từ tiếng Anh bắt đầu xuất hiện khi Thụy Điển tổ chức triển lãm về thực phẩm Thụy Điển ở New York, ngƣời Pháp đọc là buýp - phê. Hiện nay, việc ăn buffet đã không còn xa lạ đối với mọi ngƣời. Thế nhƣng, hiểu buffet là gì để ăn cho đúng cách là điều không ít ngƣời băn khoăn, kể cả những ngƣời đã thấy, đã ăn. Tiệc buffet là loại tiệc tự chọn có thể đƣợc tổ chức đứng hay ngồi. Cái lợi của tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều ngƣời cùng một thời gian, một diện tích so với tiệc ngồi. Buffet có cái hay vì nó tạo rất nhiều cơ hội để thực khách giao tiếp với nhau, vì nhất là những buổi tiệc có tính chất xã giao. Thời gian ăn buffet có thể kéo dài là vì vậy. Tiệc buffet đƣợc sử dụng cho cả tối (Buffet dinner) và bữa trƣa (Buffet-lunch). Tiệc buffet đứng, có nhiều món ăn, các món ăn nóng đƣợc để trong lồng hấp nóng, khách tự lấy thức ăn. Có khi tiệc buffet đứng nhƣng có thể kê bàn ghế để khách lấy thức ăn đến ngồi tại bàn, không cần xếp chỗ. Một kiểu biến tấu thú vị là buffet kinh doanh. Thay vì phải phục vụ khách hàng bằng nhiều món ăn khác nhau vừa tốn thời gian, vừa tốn nhân lực, một số nhà hàng kinh doanh theo nhiều dạng buffet trƣa, buffet chiều, buffet sáng, buffet dạ tiệc. Do là một tiệc theo kiểu phƣơng Tây nên thức ăn cũng có các món đặc trƣng, đa số là các món Tây, món Âu. Tuy nhiên dần dần buffet cũng đƣợc biến thể thành tiệc của ngƣời việc nhƣ có những tiệc buffet chay, buffet ngọt, buffet các món Việt…. 3. Tiệc cocktail Là loại tiệc sang trọng, nhẹ nhàng, tiệc cocktail thích hợp cho những buổi chiêu đãi họp mặt. Tiệc cocktail đã ngày càng đƣợc phổ biến và trở thành một nét sống mới trong các nhà hàng, khách sạn lớn, sang trọng và nhẹ nhàng, một buổi tiệc cocktail thông thƣờng là loại hình tiệc đứng, số lƣợng khách đông. Trong các khách sạn, trong nhà hay trong sân vƣờn rộng là những không gian lý tƣởng cho một buổi tiệc cocktail. Tiệc cocktail là loại tiệc đơn giản, thân mật, thƣởng thức đồ uống nhiều hơn ăn, không đặt dao, muỗng, nĩa. Thức ăn chủ yếu là đồ nguội và tất cả đều đƣợc cắt thành từng miếng vừa vặn. Thông thƣờng các bữa tiệc đƣợc tổ chức vào buổi trƣa hay tối, với số khách tối thiểu 12 ngƣời, và từ 6 món trở nên.
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 7 Tiệc cocktail không cần thiết phải có diện tích rộng, vì lƣợng khách dự tiệc thƣờng không đông nhƣ những loại tiệc khác. Nên xếp đặt khu vực thức ăn và thức uống riêng để khách dễ dàng chọn lựa. Tuy đây là buổi tiệc đứng nhƣng nên xếp vài chiếc ghế sát vách tƣờng cho khách ngồi khi cần thiết. Sử dụng loại bàn tròn, cao để khách có thể đặt thức ăn và đứng trò chuyện. Đặc điểm của tiệc cocktail là tiệc nhẹ với thức uống là các loại cocktail và thức ăn là các loại finger food (thức ăn dùng tay). Có ba loại cocktail cơ bản dùng trong tiệc: uống khai vị, uống giải khát (khi ăn) và uống sau khi ăn. Cocktail khai vị thƣờng là các loại có vị chua để kích thích vị giác. Cocktail giải khát là loại đƣợc pha chế từ nƣớc trái cây. Uống sau khi ăn là loại cocktail có vị ngọt ngào, béo và giúp tiêu vị. 4. Tiệc trà, tiệc hội nghị Tiệc trà (tea party): đƣợc coi là tiệc ngọt, có thể tổ chức vào buổi chiều hoặc buổi sáng (buổi chiều là phổ biến). Thực đơn tiệc trà nhẹ nhàng, đơn giản, gồm bánh kẹo, hoa quả, trà, cà phê, nƣớc giải khát. Tiệc này thƣờng đƣợc xếp theo hình thức ngồi sa- lông. Nội dung trong tiệc trà là để gặp gỡ, giao lƣu, nói chuyện về những vấn đề văn hóa, xã hội, mỹ thuật. Tiệc trà thƣờng đƣợc tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, hay phu nhân các vị quan chức cấp cao chiêu đãi ngoại giao các vị khách nữ. Là một loại nhẹ đƣợc diễn ra trƣớc khi hội nghị bắt đầu thức đơn chủ yếu là trà, café, sữa, bánh ngọt, trái cây… phục vụ tiệc buffet dạng này công việc rất nhẹ nhàng chỉ có đi thu dọn đồ dơ của khách rồi đem vào bên trong. Một số nhân viên đứng tại chỗ rót cà phê, sữa cho khách,… Các phòng họp với đầy đủ các trang thiết bị đáp ứng đƣợc các yêu cầu tổ chức hội nghị từ 12 đến hàng nghìn ngƣời. Giá phục vụ hội nghị có thể tính trọn gói hoặc từng phần tùy theo yêu cầu của quý khách. Giá trọn gói hội nghị bao gồm: 1/ Phòng họp 2/ Giấy, bút viết 3/ Nƣớc lạnh và kẹo bạc hà 4/ Bảng kẹp giấy, bảng viết, mic không dây 5/ Giải khát giữa giờ (trà, cà phê, bánh ngọt, và trái cây theo mùa) 6/ Ăn trƣa/tối tự chọn Cách bày bàn cho tiệc hội nghị không giống nhƣ tiệc buffet hay tiệc cƣới, tiệc hội nghị mang tính chất thảo luận, gặp gỡ đàm phán nên phải chuẩn bị, bố trí bàn theo cách phù hợp nhất với tính chất buổi tiệc. Cách set up cho phòng hội nghị nhƣ sau:
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 8 Lấy hai tờ giấy A4 có in logo khách sạn tròng lên nhau đặt ngay ngắn canh ngay giữa ghế ngồi đặt trên bàn, lấy cây viết đặt chéo lên tờ giấy bên phải đuôi viết đặt ngay dƣới logo khách sạn để tạo ấn tƣợng, mũi viết sát mép giấy, giấy cách mép bàn khoảng nữa đốt tay. Phía trên tờ giấy đặt hai miếng lót ly ngang nhau cách đều tờ giấy khoảng một đốt tay logo của lót ly ngay trƣớc mặt khách. Lót ly bên trái đặt nƣớc suối, bên phải đặt ly nƣớc úp xuống (nếu hội nghị bắt đầu ngày sau). Trong những cuộc hội nghị lớn nhiều ngƣời sắp xếp ghế ngồi cho phù hợp với số lƣợng khách là đều quan trọng mà phải hợp tính thẫm mĩ có thể chia ra hai dãy hoặc ba dãy. 5. Quốc yến Ngoài các loại hình trên, còn có Quốc yến là loại tiệc chiêu đãi. Loại tiệc này là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến. Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hóa. Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cƣờng mối quan hệ và giới thiệu văn hóa ẩm thực. Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất. Tiệc này thƣờng do nguyên thủ quốc gia chiêu đãi trong các dịp nguyên thủ quốc gia nƣớc ngoài đến thăm nhà nƣớc, thăm chính thức hoặc những ngày quốc lễ quan trọng. Quốc yến thƣờng là tiệc ngồi, đƣợc tổ chức chu đáo, trọng thị; nhiều nƣớc cử quốc thiều trƣớc khi tiệc bắt đầu; thực đơn đƣợc lựa chọn kỹ lƣỡng gồm những món ăn đặc sắc bao gồm món khai vị, súp, món chính, tráng miệng; đồ uống gồm rƣợu sâm- panh, rƣợu dân tộc truyền thống, rƣợu vang, rƣợu thơm (lúc kết thúc); phòng tiệc, bàn tiệc đƣợc sắp xếp trang trọng; thời gian tổ chức Quốc tiệc thƣờng vào buổi tối, cũng có thể tổ chức vào buổi trƣa, nhƣng vào buổi tối trọng thị hơn; khách dự tiệc mặc trang phục sang trọng, lịch sự. V. MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ YẾN TIỆC 1. Nhân viên quản lý Nhân viên quản lý là ngƣời giúp việc, ngƣời tham mƣu, là cánh tay phải của giám đốc. Nhân viên quản lý là ngƣời thƣờng xuyên gặp gỡ các bộ phận và nhân viên để thảo luận về các chi tiết liên quan đến phục vụ tiệc. Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên quản lý là: - Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc. - Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng đặt tiệc. - Đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ các món ăn, đồ uống cho nhân viên. - Bố trí nhân viên phục vụ phù hợp với yêu cầu và tính chất của bữa tiệc. - Chỉ đạo các trƣởng nhóm chuẩn bị phòng tiệc, bàn tiệc chu đáo. - Bố trí bàn tiệc., cách thức xếp bàn, lựa chọn loại bàn, dạng bàn tiệc phù hợp với tính chất bữa tiệc, phù hợp với thiết kế của phòng tiệc.
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 9 - Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc. - Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng. 2. Tổ trƣởng phục vụ tiệc Tổ trƣởng phục vụ tiệc phụ trách trực tiếp nhân viên phục vụ và chịu sự chỉ đạo của nhân viên quản lý. Tổ trƣởng phục vụ là ngƣời đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động quản lý và hoạt động tác nghiệp. Tổ trƣởng phục vụ có những chức năng sau: - Chịu trách nhiệm về nhân viên phục vụ. - Chịu trách nhiệm về việc đặt bàn, bố trí bàn. - Quan sát, chỉ dẫn nhân viên chuẩn bị phòng tiệc. - Hỗ trợ nhân viên đặt bàn. - Có kiến thức về thức ăn, đồ uống. - Điều hành nhân viên phục vụ trong quá trình bữa tiệc diễn ra 3. Nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng là ngƣời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của nhân viên quản lý, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến bán hàng, cụ thể: - Tiếp đón khách đến đặt tiệc - Cung cấp thông tin về năng lực kinh doanh, các thông tin về điều kiện tổ chức tiệc, về các yếu tố liên quan đến các dịch vụ, sản phẩm của khách sạn, nhà hàng. - Tiếp nhận các thông tin từ khách đặt tiệc và xử lý các thông tin đó trong chức năng đƣợc giao. Trƣờng hợp vƣợt quá khả năng báo cáo cấp trên xin ý kiến chỉ đạo hoặc xử lý. - Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng đến đặt tiệc nhƣ thực đơn, giá cả, dịch vụ kèm theo, cách thức trang trí phòng tiệc, v.v…. - Soạn thảo hợp đồng tiệc. Thƣờng thì hợp đồng tiệc đã đƣợc khách sạn nhà hàng in sẵn theo mẫu thống nhất. - Nhân viên bán hàng tiếp nhận và thỏa thuận các điều khoản với khách hàng và điền vào hợp đồng. - Khi có yêu cầu từ khách hàng, nhân viên bán hàng điều chỉnh thông tin liên quan đến hợp đồng phù hợp với nhu cầu khách hàng và quy định của khách sạn, nhà hàng. Có thể trƣớc khi bữa tiệc diễn ra từ 5 đến 7 ngày khách sẽ điều chỉnh một số yêu cầu liên quan nhƣ số lƣợng khách, thực đơn thay đổi, v.v… thì nhân viên bán hàng điều chỉnh hợp đồng và báo cáo cấp trên. - Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, nhân viên bán hàng báo cáo cấp trên về hợp đồng tiệc.
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 10 - Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có những yêu cầu liên quan đến những bộ phận đó. 4. Nhân viên đón tiếp khách Nhân viên đón tiếp khách dự tiệc thƣờng là nhân viên phục vụ của bộ phận nhà hàng. Trong kế hoạch phục vụ bữa tiệc họ đƣợc bố trí làm công tác tiếp đón khách đến dự tiệc, thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đón tiếp của nhân viên quản lý, Tổ trƣởng phục vụ tiệc. Chức năng cơ bàn của nhân viên đón tiếp bao gồm: - Chào đón khách đến dự tiệc theo kế hoạch. Có mặt tại vị trí đón tiếp 10 phút trƣớc giờ khách đến. - Thực hiện nghi lễ đón tiếp theo kế hoạch đã định. - Hƣớng dẫn khách vào phòng ăn và về bàn ăn đối với những nhân viên đón tiếp trong phạm vi phòng tiệc. - Thông tin cho quản đốc về tình hình khách đến dự tiệc nhƣ tỷ lệ khách đến dự tiệc theo giờ quy định là bao nhiêu? 5. Nhân viên phục vụ tiệc Nhân viên phục vụ tiệc thƣờng là nhân viên phục vụ ăn uống của khách sạn, nhà hàng. Nhân viên phục vụ tiệc có những nhiệm vụ nhƣ sau: - Chịu sự chỉ đạo của tổ trƣởng phục vụ và nhân viên quản lý. - Thực hiện công tác chuẩn bị phòng tiệc nhƣ làm vệ sinh phòng tiệc, vệ sinh dụng cụ, đặt bàn tiệc… - Đón tiếp và hƣớng dẫn khách vào phòng tiệc, bàn tiệc. - Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phục vụ món ăn, đồ uống có trong bữa tiệc. 6. Nhân viên kỹ thuật Nhân viên kỹ thuật thƣờng là nhân viên phụ trách về thiết bị âm thanh, ánh sáng, điện, điện tử của khách sạn, nhà hàng. Nhiệm vụ chính của nhân viên kỹ thuật là: - Dự trù thiết bị kỹ thuật cần cho bữa tiệc. - Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật điện, âm thanh, ánh sáng. - Chịu trách nhiệm về hoạt động của thiết bị kỹ thuật trong suốt thời gian bữa tiệc diễn ra. 7. Nhân viên thu ngân Nhân viên thu ngân là nhân viên kế toán của nhà hàng hay bộ phận tiệc. Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân liên quan đến những công việc sau: - Tổng hợp hàng hóa khách đã sử dụng trong bữa tiệc - Lập hóa đơn thanh toán - Thu tiền khách thanh toán cho bữa tiệc - Lập báo cáo doanh thu
Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 11 Câu hỏi ôn tập 1. Tại sao các khách sạn, nhà hàng hiện nay rất chú trọng việc khai thác loại hình kinh doanh phục vụ tiệc? 2. Những loại hình tiệc nào phổ biến nhất hiện nay? 3. Nêu đặc điểm của các loại tiệc đó? 4. Trình bày trách nhiệm của những ngƣời làm công tác quản lý đối với hoạt động kinh doanh tiệc? 5. Cho biết những sự kiện nào thƣờng gắn liền với nhu cầu tổ chức tiệc?
Chương II: Kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc 12 Chương II: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH YẾN TIỆC Chương này trình bày nội dung kế hoạch tổ chức tiệc, mục đích của việc lập kế hoạch. Thông hiểu các yêu cầu và nguyên tắc về nhận tiệc, đàm phán ký hợp đồng phục vụ tiệc với khách hàng, về vai trò của việc lập dự toán ngân sách tiệc, những vấn đề liên quan đến lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc. Phân biệt các loại hình phục vụ và lựa chọn dạng bàn thích hợp, các nguyên tắc lựa chọn thức ăn, đồ uống cho thực đơn tiệc. Lập kế hoạch phục vụ tiệc, biết cách bố trí chỗ ngồi cho khách dự tiệc. I. XÁC ĐỊNH KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU CỦA THỊ TRƢỜNG KINH DOANH ĂN UỐNG Để xác định khách hàng mục tiêu của thị trƣờng kinh doanh ăn uống chúng ta cần phải xác định đƣợc các đặc điểm của khách hàng nhƣ về nhân khẩu học thì cần phải xác định các thông tin về độ tuổi, giới tính nơi sinh sống. Về phong cách sống thì cần xác định các thông tin về nghề nghiệp, lối sống, xu hƣớng chi tiêu, sở thích, thói quen mua sắm (họ thƣờng mua khi nào? Mua nhƣ thế nào? Qua kênh nào?..) hay cách sử dụng sản phẩm/ dịch vụ về ăn uống (họ sử dụng các dịch vụ ăn uống tại nhà hàng hay mang về, có hay sử dụng dịch vụ thức ăn nhanh không, xu hƣớng dinh dƣỡng trong ăn uống nhƣ thế nào. Có thƣờng xuyên đi ăn nhà hàng hay không, nếu đi thì đi một mình hay đi với ai. Họ mong đợi gì về các dịch vụ tại nhà hàng. Để xác định đƣợc khách hàng mục tiêu của thị trƣờng kinh doanh ăn uống thì cần phải thu thập thông tin khách hàng càng nhiều càng tốt để có thể xây dựng đƣợc hồ sơ về khách hàng, thông qua đó có thể hiểu hơn về khách hàng và hiểu làm thế nào để có thể tiếp cận với khách hàng hơn. Và để xác định khách hàng mục tiêu và chinh phục khách hàng thì chúng ta cần tìm hiểu cảm xúc và những yếu tố tâm lý của khách hàng để từ đó xây dựng các sản phẩm nhà hàng sao cho phù hợp với khách hàng. Để làm đƣợc điều đó cần xây dựng các persona. Persona đƣợc hiểu là các nguyên mẫu về một loại khách hàng mang các đặc tính tâm lý chung để từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng các chiến lƣợc sản phẩm sao cho phù hợp với các đặc tính tâm lý của khách hàng. Ví dụ: khách hàng mục tiêu của nhà hàng đó là nhân viên văn phòng thì một bảng persona cần phải nghiên cứu các thông tin sau:
Chương II: Kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc 13 PERSONA- CHÂN DUNG CỦA KHÁCH HÀNG THÔNG TIN MONG MUỐN Nguyễn Lan Anh - Tuổi: 30 - Trở thành một nhà thiết “ Nhu cầu về nhà hàng có không - Độc thân kế du lịch và điều hành du gian rộng rãi, sạch sẽ, đội ngũ - Sinh sống: Hồ Chí Minh lịch nổi tiếng trên thế giới nhân viên chuyên nghiệp, có thể - Nhân viên kinh doanh du - Đi du lịch khắp các tỉnh tổ chức đƣợc các loại tiệc có lịch thành tại Việt Nam và quy mô lớn nhƣ tiệc Banquet, khám phá tất cả mọi nơi tiệc cƣới, tiệc hội nghị. trên thế giới - Không cần lo lắng thu nhập tài chính sao khi ra trƣờng HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH LO LẮNG - Thƣờng phải làm báo cáo, thiết - Thu nhập hàng tháng: - Không thể chi trả các kế các chƣơng trình du lịch, hội khoảng 40 triệu khoản chi tiêu. nghị khách hàng vào buổi tối - Rất quan tâm đến các vấn đề - Lo sợ bị béo phì khi ăn - Thƣờng xuyên đến công ty làm chi tiêu nhiều các chất tinh bột, việc - Thích chi tiêu bằng thẻ. dầu mỡ - Ăn uống thất thƣờng. Thích mua các sản phẩm giảm - Không thể hoàn thành - Có xe máy và thích khám phá giá của nhà hàng các báo cáo các chƣơng các quán ăn, nhà hàng có dịch trình tour, các sự kiên mới vụ tiệc mới hoạt động lạ cho khách hàng CÁC HOẠT ĐỘNG CÁC NHÀ HÀNG TÌM CÁC YẾU TỐ BỊ TRÊN INTERNET KIẾM ẢNH HƢỞNG - Facebook là một phần của - Một nơi sạch sẽ, thoải mái - Bạn bè và đồng nghiệp, cuộc sống để cùng bạn bè ăn uống, họp ngƣời yêu và gia đình. - Ngoài ra còn sử dụng các tài mặt học tập. - Tin tức trên mạng xã hội khoản khác trên các ứng dụng - Thích đến nhà hàng vừa ăn v.v... xã hội nhƣ: Zalo, Instagram, vừa xem Facebook vừa làm Viber... việc, thích nhà hàng trang bị ổ - Thƣờng xuyên tìm kiếm các cắm nhiều chấu để sạc pin Coupon và khuyến mãi, thích điện thoại và laptop. các trải nghiệm mới lạ -Giá cả phải chăng. Có nhiều Các thƣơng hiệu nhà hàng, khuyến mãi và ƣu đãi trung tâm hội nghị ƣa thích - Nhà hàng phải luôn tạo ra - Nhà hàng FKC, nhà hàng các trải nghiệm mới lạ. Sanfulou, nhà hàng Sumo BBQ, - Tìm kiếm các nhà hàng có Nhà hàng Haidilao, cửa hàng quy mô cho các sự kiện lớn thức ăn nhanh McDonald’s nhƣ Chƣơng trình tri ân khách - Nhà hàng chuyên tổ chức hội hàng, Chƣơng trình tiệc tất nghị: White Palace, Đông niên cho các công ty của Phƣơng, Asiana Plaza khách hàng,
Chương II: Kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc 14 Từ persona, các doanh nghiệp nhà hàng sẽ có rất nhiều thông tin về khách hàng. Qua đó nắm đƣợc các đặc điểm đặc trƣng nhân khẩu học, sự nghiệp, thu nhập và cách chi tiêu, quan điểm sống, thƣơng hiệu nhà hàng yêu thíchv.v... Tất cả các thông tin này đều có ích cho việc xác định khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng, giúp cho nhà hàng thấu hiểu hơn về khách hàng của mình. Giúp cho các nhà hàng đƣa ra các sản phẩm dịch vụ và ăn uống và hội nghị tới khách hàng một cách phù hợp và hiệu quả nhất. II. XÁC ĐỊNH GIÁ CẢ CHO CÁC LOẠI YẾN TIỆC Một trong khâu quan trọng tiếp theo là xác định ngân sách của chủ tiệc. Cần làm việc với chủ tiệc để xác định rõ họ chỉ đặt phần đồ ăn, đồ uống hay bao gồm trọn gói các dịch vụ khác trong suốt bữa tiệc. Khi dự toán ngân sách để tránh việc thiếu hụt đồ ăn, thức uống gây ấn tƣợng không tốt cho khách mời, cũng không nên để đồ dƣ thừa lãng phí, thâm hụt ngân sách. Việc xác định trƣớc số lƣợng khách mời để chuẩn bị một lƣợng vừa đủ không có gì là quá khó khăn, chúng ta cần dự trù trƣớc khoản dự phòng cho những khoản có thể phát sinh. Chi phí hoạch toán phải bao gồm khoản cố định và khoản phát sinh ngoại trừ tiền thực phẩm và chi phí phục vụ. Dự trù ngân sách trong tổ chức tiệc hay bất kỳ một sự kiện nào là nhân tố mang tính quyết định. Khách hàng thƣờng không bao giờ cung cấp cho nhà tổ chức một ngân sách chính xác, họ thƣờng dựa vào giá cả do khách sạn, nhà hàng đƣa ra để dự tính số tiền họ có thể chi trả. Vì vậy, cần xác định những gì họ đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đƣa ra một kế hoạch ngân sách phù hợp với họ. Khoản chi phí lớn nhất thông thƣờng trong một kế hoạch về ngân sách là ăn uống, khấu hao cơ sở vật chất và chi phí cho giải trí (ca múa nhạc, biểu diễn nghệ thuật,...) cũng là một khoản chi phí đáng kể. III. ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG Công việc đàm phán thực chất là công tác tƣ vấn và thỏa thuận, thống nhất với khách hàng về những thông tin liên quan đến tổ chức tiệc. Công việc này do thƣ ký bộ phận tiệc thực hiện với những nội dung sau: - Thƣơng thảo với khách hàng về yêu cầu và cách thức tổ chức. - Tƣ vấn cho khách hàng vế thực đơn, số bàn ăn cần đặt, giá cả… - Soạn thảo hợp đồng, sau khi đã thống nhất với khách hàng, nhân viên bán hàng ghi các thông tin vào hợp đầng mẫu in sẵn. - Trình nhân viên quản lý xem xét tính hợp lý, hợp pháp, đầy đủ của hợp đồng. - Nhân viên quản lý ký nháy và trình Giám đốc ký. - Hợp đồng đƣợc lập thành 03 bản, 01 bản gửi cho khách hàng, thƣ ký giữ 01 bản để theo dõi và 01 bản chuyển cho phòng kế toán. - Hƣớng dẫn khách hàng đặt cọc tiền lần thứ nhất.
Chương II: Kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc 15 - Hẹn khách từ 5 đến 7 ngày trƣớc khi tiệc diễn ra đến điều chỉnh số bàn cần đặt và đặt cọc lần hai (nếu cần thiết theo quy định nội bộ của khách sạn hoặc nhà hàng). Trƣờng hợp khách hàng không chịu đặt cọc theo quy định của khách sạn, nhà hàng, nhân viên bán hàng báo cáo với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến của Giám đốc mà khách vẫn không chịu đặt cọc thì hợp đồng đƣợc hủy bỏ. IV. LẬP KẾ HOẠCH PHỤC VỤ YẾN TIỆC Để bữa tiệc đƣợc tổ chức thành công mỹ mãn, cần có bản kế hoạch tổng thể. Một bản kế hoạch tổng thể sẽ cho chúng ta biết đƣợc: - Kết quả đạt đƣợc trong tƣơng lai thông qua mục tiêu đặt ra trong kế hoạch đó. - Tƣ duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị. - Phối hợp mọi nguồn lực của doanh nghiệp hữu hiệu hơn. - Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp. - Nắm vững những nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các vị trí quản lý khác. - Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi môi trƣờng kinh doanh. - Biết rõ làm việc gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm nhƣ thế nào? - Là yếu tố quan trọng để đảm bảo bữa tiệc thành công - Giúp nhà tổ chức khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của bữa tiệc - Thấy trƣớc đƣợc những công việc phát sinh mâu thuẫn - Nhà tổ chức tiệc có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. - Giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phƣơng án thực hiện - Xác định đƣợc nhu cầu về tài chính đối với các phƣơng án. - Giúp nhà tổ chức quán triệt đƣợc mục đích, nhiệm vụ, nội dung và những hoạt động, biện pháp cụ thể, và tổ chức thực hiện chúng. Nhƣ vậy, việc lập kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các nhà quản trị, cho dù họ ở vị trí nào trong tổ chức doanh nghiệp. Ngƣời ở vị trí cao thì lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lƣợc, ngƣời ở vị trí thấp thì lập kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch cụ thể, kế hoạch tác nghiệp. Ngoài ra việc lập kế hoạch tổ chức phụ vụ yến tiệc cũng cần bảo đảm đầy đủ chi tiết những nội dung sau đây: - Kế hoạch ngân sách - Kế hoạch cơ sở vật chất, thiết bị - Kế hoạch nhân sự - Kế hoạch thời gian - Kế hoạch nguyên vật liệu - Kế hoạch mua sắm