Đề cương môn Giao tiếp và Đám phán kinh doanh

Chia sẻ: Phamthu Hoai | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

909
lượt xem 224
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giao tiếp là hành vi và quá trình trong đó con người tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá về nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau. Đặc trưng: Tính bản chất xã hội: Bản chất xã hội thể hiện ở chỗ bất cứ một giao tiếp nào cũng là một quan hệ xã hội, thông qua sự trao đổi, tiếp xúc giữa con người với con người.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề cương môn Giao tiếp và Đám phán kinh doanh

đề cương môn: giao tiếp và đphkd Câu 1:trình bày đặc trưng của giao tiếp xã hội: -“Giao tiếp là hành vi và quá trình trong đó con người ti ến hành trao đ ổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá về nhau, tác động qua l ại, ảnh h ưởng lẫn nhau”. đặc trưng: - Tính bản chất xã hội: Bản chất xã hội thể hiện ở chỗ bất cứ một giao tiếp nào cũng là một quan hệ xã hội, thông qua sự trao đổi, tiếp xúc giữa con người với con người. Quá trình tiếp xúc này hình thành nên các chuẩn mực, các giá trị, các nhu cầu, lợi ích,… của xã hội; của một nhóm người trong xã hội hay của cá nhân tham gia. Mặt khác mục đích, đ ộng c ơ, ph ương ti ện giao tiếp của mỗi cá nhân cũng đều do xã hội quy định, chế ước. - Tính chủ thể trong giao tiếp: Quá trình giao tiếp được thực hiện bởi các cá nhân cụ thể. Họ là chủ thể của sự trao đổi hay tác động. Họ là các cặp chủ thể-đối tượng luôn luôn đổi chỗ cho nhau, cùng chịu sự chi phối và tác động lẫn nhau, chính vì thế người ta nói giao tiếp là một dạng đặc biệt của hoạt động, nó chỉ là hoạt động mang cấu trúc kép. - Tính nhận thức người khác: Trong giao tiếp, các bên tham gia giao tiếp không chỉ trao đổi thông tin với nhau mà còn tìm hiểu, nhận th ức l ẫn nhau. Trên cơ sở nhận thức người khác để đánh giá bản thân mình, h ọ có xu h ướng tìm kiếm ở người khác để xem ý kiến của mình có đúng không, có đ ược th ừa nhận không. Trên cơ sở đó họ có sự điều chỉnh hành vi của mình theo h ướng tăng cường hoặc giảm bớt sự thích ứng nhau. Tóm lại, chỉ khi giao tiếp với người khác con người mới có thể khám phá đầy đủ chính xác bản thân mình. - Tính tác động qua lại lẫn nhau: Trong suốt quá trình giao tiếp các chủ thể giao tiếp luôn tri giác lẫn nhau. Tri giác là quá trình nh ận th ức đ ối t ượng giao tiếp bằng con đường cảm tính nhờ các giác quan: thính giác, thị giác, xúc giác. Cơ chế của ảnh hưởng xã hội như bắt chước, ám thị, thoả hiệp, đồng nhất hoá đặc biệt là sự lây lan, lan truyền cảm xúc tâm trạng ti ếp di ễn su ốt quá trình giao tiếp. Thông qua các cơ chế đó các chủ thể giao tiếp tác động qua lại lẫn nhau, chi phối ảnh hưởng lẫn nhau. - Tính nhận thức xã hội: Thông qua giao tiếp xã hội, người ta trao đổi các kiến thức, sự hiểu biết cho nhau, truyền đạt kinh nghiệm riêng của cá nhân cũng như kinh nghiệm của loài người. Thông qua giao tiếp con người nhận thức về nhau đồng thời nhận thức về xã hội, nâng cao hiểu biết, phát triển nhân cách của mình. Câu 2:trình bày hiểu biết về chức năng giao tiếp?
-“Giao tiếp là hành vi và quá trình trong đó con người ti ến hành trao đ ổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá về nhau, tác động qua l ại, ảnh h ưởng lẫn nhau”. Chức năng giao tiếp thông thường Các Mác khẳng định sự thống nhất của tiếng nói, ý thức và giao tiếp: Ý thức cũng như tiếng nói xuất hiện từ sự cần thiết của giao ti ếp. Giao ti ếp có một ý nghĩa hết sức lớn lao đối với đời sống con người. Nhu cầu liên quan tới một số lượng lớn những nhu cầu cơ bản của con người bởi vì giao tiếp là điều kiện cần thiết cho sự phát triển bình thường của con người với tư cách là một thành viên xã hội. Được giao tiếp với người khác là nhu c ầu c ần thi ết của con người. • Nhóm chức năng theo phương diện xã hội : Nhóm các chức năng thuần tuý xã hội bao gồm các chức năng giao tiếp phục vụ các nhu c ầu chung của xã hội hay của một nhóm các tập thể, các tổ chức tạo thành xã hội. - Chức năng thông tin liên lạc: Chức năng này bao quát tất cả các quá trình truyền và nhận thông tin. Với tư cách là một quá trình truyền tín hiệu, được phát huy tối đa tác dụng của nó và kết quả là con người có khả năng truyền đi bất cứ thông tin, tín hiệu gì mình muốn. Chức năng này thể hiện cả ở chủ thể giao tiếp và đối tượng giao tiếp, nhằm thoả mãn nhu cầu nào đó nh ư nhu c ầu truyền tin, nhu cầu tình cảm, nhu cầu tiếp xúc,… - Chức năng điều chỉnh (điều khiển) hành vi: Thông qua giao tiếp, cá nhân không chỉ có khả năng điều chỉnh hành vi của mình mà còn có th ể đi ều khi ển hành vi của người khác bằng cách dùng các phương pháp tác động lẫn nhau trong giao tiếp như ám thị, thuyết phục, áp lực nhóm,… đ ể đi ều khi ển ng ười khác. Nhằm đạt được mục đích mong muốn, các chủ thể thường linh hoạt tuỳ theo tình huống thời cơ mà lựa chọn thay đổi phương thức hoặc ph ương hướng, phương tiện giao tiếp sao cho phù hợp. Chức năng này thể hiện khả năng thích nghi lẫn nhau của các chủ th ể giao tiếp, ngoài ra nó còn thể hiện tính mềm dẻo, linh hoạt của các ph ẩm chất tâm lý cá nhân trong giao tiếp. Hơn nữa, chức năng này còn thể hiện vai trò tích cực của các chủ thể giao tiếp trong quá trình giao tiếp. Chức năng này cực kỳ quan tr ọng trong ho ạt đ ộng qu ản tr ị và kinh doanh. Bằng các hình thức giao ti ếp khác nhau nh ư ra l ệnh, thuy ết ph ục, t ạo d ư luận mà nhà quản trị hướng hoạt động của nhân viên vào th ực hi ện m ục đích chung của doanh nghiệp. Cũng thông qua các hình th ức tác đ ộng l ẫn
nhau trong giao tiếp mà nhà kinh doanh có th ể tho ả thu ận đ ược v ới các đ ối tác về hợp đồng thương mại có lợi. - Chức năng phối hợp hành động: Thông qua giao tiếp để phối hợp hoạt động. Trong một tổ chức có nhiều bộ phận, chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên để cho một tổ chức hoạt động một cách thống nh ất, đồng bộ thì các bộ phận thành viên trong tổ chức cần giao tiếp với nhau để hành động cho hiệu quả. - Chức năng động viên, kích thích: Thông qua giao tiếp để làm phấn khích tinh thần, tâm lý của đối tượng tham gia giao tiếp. Chức năng này liên quan đến lĩnh vực cảm xúc của con người. Trong quá trình giao tiếp, không chỉ xảy ra các quá trình truyền tin hay tác động điều ch ỉnh l ẫn nhau mà còn xu ất hi ện các trạng thái cảm xúc của những người tham gia. Qua quan sát th ực t ế cu ộc sống, ta thấy giao tiếp thường nảy sinh trong chính th ời đi ểm ng ười ta mu ốn thay đổi cảm xúc của mình. Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ng ữ có tác dụng rất lớn đối với chức năng này. Vì vậy, các nhà quản trị bên cạnh việc sử dụng những biện pháp hành chính, mệnh lệnh để tác động đến nhân viên của mình, còn sử dụng các biện pháp động viên khuyến khích v ề v ật ch ất và tinh thần để tạo ra những cảm xúc tốt đẹp, tạo bầu không khí làm việc tốt, để tạo được hiệu quả công việc cao. • Nhóm chức năng theo phương diện tâm lý : Nhóm các chức năng tâm lý xã hội là các chức năng giao tiếp phục vụ nhu cầu từng thành viên xã hội với nhau. Giao tiếp tránh cho con người rơi vào tâm trạng bị cô lập. - Chức năng tạo mối quan hệ: Thông qua giao tiếp để có mối liên hệ các cá nhân trong cộng đồng. Đối với con người, trạng thái cô đơn, cô lập đối với những người xung quanh là trạng thái đáng sợ nhất. Giao ti ếp giúp con ng ười tạo ra những mối quan hệ với mọi người. Chấp nhận chia xẻ thông tin với mọi người xung quanh, xích lại gần nhau hơn. Tạo lập ra các mối quan hệ để cùng phối hợp hành động, làm cho cuộc sống tốt đẹp hơn. - Chức năng cân bằng cảm xúc: Thông qua giao tiếp để bộc lộ cảm xúc ra bên ngoài. Mỗi con người có những cảm xúc cần được biểu lộ sung sướng hay đau khổ; hy vọng hay thất vọng đều muốn được người khác chia s ẻ. Ch ỉ có trong giao tiếp chúng ta mới tìm được sự đồng cảm, đồng đi ệu, c ảm thông và giải toả được cảm xúc của mình. - Chức năng phát triển nhân cách: Thông qua giao tiếp mà tiếp cận với những quan điểm mới, cách hành xử mới, con người lĩnh hội được kinh nghiệm xã hội. Tâm hồn trở nên phong phú, nhận thức sâu sắc, tình cảm và
thế giới quan hình thành, củng cố và phát triển. Thông qua giao ti ếp nh ững tiêu chuẩn đạo đức, cũng như tinh thần, trách nhiệm, nghĩa vụ, tính nguyên tắc, tính vị tha, tính trung thực,… không ch ỉ được th ể hi ện mà còn đ ược hình thành ở chúng ta. Cũng như thông qua giao tiếp con ng ười h ọc h ỏi đ ược cách đánh giá hành vi và thái độ, nhận biết được chính mình đ ể r ồi hoàn thi ện các phẩm chất nhân cách của bản thân phấn đấu hướng tới chân – thiện – mỹ. Câu 3:truyền thông là gi?những yếu tố tác động đến truyền thông?đ ể quá trình truyền thông diễn ra thuận lợi thì người gửi và ng nh ận c ần lưu ý những vđề gi? Quá trình truyền thông trong giao tiếp là việc truyền ý nghĩ của người này cho một người khác được bắt đầu từ việc mã hoá ý nghĩ đó. Mã hoá là quá trình chuyển những thông tin (ý nghĩ, cảm xúc,…) thành một lo ại ph ương tiện giao tiếp (lời nói, chữ viết hay các dấu hiệu, ký hiệu,…) có thể chuy ển đi được; kết quả của quá trình này là thông điệp được tạo thành (các thông tin đã được mã hoá), tiếp đó các thông điệp được phát đi nhờ các kênh truy ền thông (tiếng nói, ánh mắt, cử chỉ, điện thoại, văn bản, thư t ừ, fax, Internet,…) đến với người nhận; người nhận bằng tất cả các giác quan và phương tiện có được tiến hành nhận thông điệp và giải mã. Giải mã là quá trình diễn dịch bản thông điệp nhận được sao cho hiểu được ý nghĩa đích thực của nó. Sau khi giải mã, người nhận sẽ phản hồi. Phản hồi là sự đáp lại, sự phản ứng lại của người nhận về bản thông điệp mà h ọ nhận được. Trong quá trình phản hồi người nhận thông tin ban đầu chuyển sang vai trò c ủa ng ười g ửi thông tin và quá trình trên được tiếp diễn. Quá trình truyền thông trong giao ti ếp có hi ệu qu ả hay không tr ước h ết phụ thuộc vào người gửi, người nhận và các yếu tố: Người gửi: Khi đưa ra bản thông điệp, chẳng hạn bằng ph ương tiện là lời nói, người nói cần chú ý: - Cái gì, tức là nói cái gì, nói vấn đề gì? (nhiều khi chúng ta l ỡ l ời, nói ra điều không nên nói, trước khi nói phải cân nhắc điều gì nên nói và ngược lại). - Tại sao, tại sao phải nói ra điều đó, nói điều đó nhằm mục đích gì? - Với ai, cần chú ý tìm hiểu người nghe là ai? (tên, tuổi, giới tính, ngh ề nghiệp, địa vị xã hội, trình độ học vấn, tâm trạng, tình cảm, s ở thích, l ập trường, tín ngưỡng, niềm tin, thói quen,...). Ta phải tìm hiểu đối tượng giao tiếp để từ đó có cách giao tiếp, ứng xử phù hợp. - Khi nào, tức là đưa ra bản thông điệp vào thời điểm nào cho phù hợp.
- Ở đâu, nên cân nhắc đưa ra bản thông điệp cho người nhận ở đâu, trong hoàn cảnh nào để đạt hiệu quả cao nhất. Việc chọn sai địa điểm có thể làm giảm hiệu qủa truyền thông, thậm chí hoàn toàn không đạt mục đích mong muốn. - Bằng cách nào, một thông điệp có thể truyền đến người nhận bằng nhiều cách khác nhau, nhưng hiệu quả thường không giống nhau. Vì vậy, chúng ta cần biết lựa chọn cách truyền thông tin tối ưu nhất. Để quá trình trao đổi thông tin thành công thì bên cạnh việc người gửi, người nhận thông tin thực hiện tốt các yêu cầu nêu trên, cũng cần chú ý t ới chất lượng của các kênh truyền thông và các biện pháp khắc phục, hạn chế các yếu tố gây nhiễu trong quá trình giao tiếp. Người nhận: Để tiếp nhận và giải mã thông điệp từ người gửi một cách đầy đủ, chính xác, người nhận phải chú ý: - Cái gì, tức là người nói đang nói cái gì, vấn đề gì? - Tại sao, tại sao người nói đề cập đến vấn đề đó? - Ai, người nói là ai? (tuổi, giới tính, địa vị xã hội, tín ngưỡng, h ọc vấn, tâm trạng, tình cảm, sở thích, lập trường, thói quen của người nói?) - Khi nào, người nói nói điều đó khi nào, ngay sau khi nhận được thông tin hay đã có sự cân nhắc, suy tính? - Ở đâu, người nói đưa ra điều đó ở nơi nào, trong tình huống nào? - Bằng cách nào, người gửi truyền bản thông điệp đi bằng cách nào, phương tiện gì, dưới hình thức nào? Trong quá trình nhận tin cũng phải biết được người tiếp nhận thông tin của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truy ền đ ạt thông tin của mình tới), đồng thời cần phải tìm hiểu kỹ thái độ, tình cảm của đối tác. Cũng như người gửi thường phải đặt mình vào vị trí người nhận để hiểu người nhận và từ đó định hướng, điều chỉnh quá trình truy ền tin. Ng ười nh ận phải biết đặt mình vào vị trí của người gửi để hiểu tâm tư, tình c ảm, nguy ện vọng của người gửi, tại sao người gửi lại đưa ra vấn đề đó! Việc không hiểu về người mà mình sẽ truyền đạt thông tin sẽ dẫn tới vi ệc gi ải mã thông đi ệp bị sai lệch. Câu 4:nêu và phân tích các nhân tố có ảnh hưởng tác đ ộng t ới quá trình giao tiếp? Giao tiếp không chỉ trao đổi thông tin, nh ận th ức, đánh giá v ề nhau, mà còn là sự tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau. Trong quá trình đó chúng ta tác động đến những người khác và ngược lại, người khác lại tác động, ảnh
hưởng tới chúng ta. Bằng cách đó tâm lý cá nhân biến thành tâm lý xã h ội và ngược lại. Sự ảnh hưởng, tác động đó có thể tốt hoặc xấu, có th ể tích c ực hoặc tiêu cực. Đây là quá trình ph ức t ạp, k ết qu ả c ủa nó ph ụ thu ộc vào nhiều yếu tố trong đó có cả đặc điểm của ng ười ti ếp nh ận tác đ ộng. M ỗi chúng ta lĩnh hội sự tác động từ xã h ội không ph ải m ột cách th ụ đ ộng mà có sự phân tích, chọn lọc nhất định. Quá trình tác đ ộng, ảnh h ưởng l ẫn nhau trong giao tiếp được diễn ra dưới nhi ều hình th ức đa d ạng,nh ư: 1. Lây lan cảm xúc Lây lan cảm xúc là sự chuyển hoá và lan toả trạng thái cảm xúc từ người này sang người khác. Chính nhờ có sự lây tâm lý mà người ta có được sự đồng cảm với nhau trong giao tiếp. Trong một tập thể, một tổ chức tâm lý cảm xúc của thành viên này có thể lan truyền sang thành viên khác. Lực lây lan tâm lý được truy ền đi theo nguyên tắc cộng hưởng, tỷ lệ thuận với số lượng của tập thể và cường độ cảm xúc được truyền. Cho nên trong giao tiếp, chúng ta cần biết giữ tâm trạng vui vẻ, thoải mái để tránh lan truyền, ảnh hưởng xấu đến tâm tr ạng của người khác. Sự lây lan tâm lý có thể diễn ra theo hai cơ chế: - Cơ chế dao động từ từ: Tâm lý của người này lan sang ng ười khác m ột cách từ từ. Ch ẳng hạn, sự thay đ ổi xu h ướng th ời trang là hi ện t ượng lan truyền tâm lý từ từ. - Cơ chế bùng nổ: Là sự lan truyền rất nhanh, đột ngột, thường sẩy ra khi con người lâm vào trạng thái căng thẳng cao độ. Ví dụ, sự hoảng loạn c ủa t ập thể người tắm biển trên bãi biển khi được thông báo có “ Sóng thần” hoặc sự bốc đồng khi con người có sử dụng chất kích thích (bia, rượu,…). Nhà quản trị cần nhận thức được hiện tượng lây lan tâm lý và bi ết cách đi ều khiển nó có lợi cho tập thể. 2. Ám thị Ám thị là dùng lời nói, việc làm, cử chỉ, đ ồ v ật tác đ ộng vào m ột người hay một nhóm người, làm cho họ tiếp nhận thông tin mà không có sự kiểm tra, phê phán. Có thể tiến hành ám thị lúc con người tỉnh táo hoặc trong trạng thái thôi miên. Ám thị thường đi kèm với quá trình giao tiếp. Nó có th ể mang tính tr ực tiếp hoặc gián tiếp, tích cực hay tiêu cực, trọn vẹn hay không trọn vẹn. Thông thường khi nhận được thông tin từ người đối thoại, chúng ta th ường phân tích, kiểm tra. Tuy nhiên, cũng có trường hợp do tác động của người đối thoại
chúng ta tiếp nhận và đặt niềm tin vào thông tin đó mà không ki ểm tra, đó có thể coi là chúng ta bị ám thị. Ám thị là một hiện tượng phổ biến trong đời sống. Tính bị ám th ị là một đặc điểm chung của con người, ai cũng dễ bị ám thị. Nh ưng mức đ ộ d ễ, khó thì không giống nhau. Ngoài ra khả năng ám thị của một người còn ph ụ thuộc vào đặc điểm của người tiến hành ám thị trong đó có cả uy tín của họ. Trong hoạt động kinh doanh, ám thị thường được sử dụng qua tác động của quảng cáo như lặp đi lặp lại một câu nói hay một hình ảnh dựa vào uy tín, thương hiệu của nhà sản xuất,… 3. Áp lực nhóm Trong giao tiếp nhóm hay tập thể, phản ứng của một thành viên thường bị chi phối bởi phản ứng của số đông. Khi đại đa số các thành viên c ủa nhóm đã thống nhất với nhau về một phản ứng tâm lý nào đó thì thành viên còn l ại cũng có xu hướng chấp nhận theo phản ứng đó. Tức là phản ứng của đa số tạo nên áp lực đối với phản ứng của một số ít người. Biểu hiện đặc biệt của áp lực nhóm tới cá nhân là tính a dua (hay “theo đuôi”). Chính bản thân từ “a dua” đã biểu hiện nghĩa thích ứng. Đối lập với tính a dua là sự độc lập, vững vàng của cá nhân so với áp lực nhóm. Tính áp lực nhóm phụ thuộc vào những yếu tố sau: - Đặc điểm tâm lý của cá nhân chịu áp lực nhóm, ý chí, b ản lĩnh, l ập tr ường, nhận thức của cá nhân cũng như giới tính, lứa tuổi, trình độ học vấn,… - Đặc điểm cơ bản của nhóm là chủ thể tạo ra áp lực về quy mô, m ức độ thống nhất của các thành viên trong nhóm. - Mối quan hệ giữa các cá nhân với nhóm: vị trí của cá nhân trong nhóm, sự trung thành của cá nhân đối với nhóm, mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa các cá nhân trong nhóm. - Hoàn cảnh, tính chất, nội dung nhiệm vụ, mức độ quan tâm của cá nhân đến nhiệm vụ đó, sự am hiểu của cá nhân đó. 4. Bắt chước Bắt chước là mô phỏng, tái t ạo, l ặp l ại các hành đ ộng, hành vi, cách suy nghĩ, cách ứng xử c ủa m ột hay nhóm ng ười nào đó. Bắt chước là một hiện tượng ph ổ bi ến trong giao ti ếp. Trong nhi ều tình hu ống giao tiếp, tâm lý của nhóm cũng nh ư tâm lý c ủa m ỗi cá nhân đ ều th ường xuyên tác động, ảnh hưởng chi ph ối l ẫn nhau. Trong thực tiễn đời s ống chúng ta th ường g ặp nh ững bi ểu hi ện đa dạng của bắt chước. B ắt ch ước là c ơ ch ế quan tr ọng đ ể hình thành nên
chuẩn mực và giá trị của nhóm ng ười trong xã h ội hay c ủa xã h ội. Thông qua bắt chước mà mỗi cá nhân xây d ựng nên cách x ử s ự c ủa mình phù h ợp với chuẩn mực xã h ội. Có nhi ều hình th ức b ắt ch ước : - Bắt chước vô thức và bắt chước có thức. - Bắt chước hình thức và bắt chước bản chất. - Bắt chước nhất thời (thời trang, thần tượng, tâm trạng xã hội,...) và bắt chước lâu dài (tập quán, phong tục, tín ngưỡng,...). - Bắt chước lẫn nhau trong phạm vi một giai cấp, một thế hệ và sự mô phỏng, lặp lại giữa các giai cấp, giữa các thế hệ. Bắt chước thường được diễn ra theo quy luật nhất định: bắt chước được thực hiện từ bản chất đến hình thức, nghĩa là các hình mẫu b ản ch ất hấp dẫn sự bắt chước sớm hơn các hình mẫu bề ngoài. Người ta bắt chước các tinh thần tôn giáo trước rồi mới bắt chước các nghi lễ, nghi th ức sau. B ắt chước được thực hiện từ dưới lên trên theo theo bậc thang xã h ội, nghĩa là tầng lớp hạ lưu có xu hướng bắt chước giới thượng lưu; trẻ em bắt chước người lớn; các vùng phụ cận bắt chước vùng trung tâm. 5. Thuyết phục Thuyết phục là một phương pháp tác động ảnh hưởng có mục đích nhằm thay đổi các quan điểm, thái độ của người khác hoặc xây dựng quan điểm mới. Sự thuyết phục và ám thị có những điểm khác nhau nhất định. Ám thị là tạo ra trạng thái tâm lý chấp nhận một cách trực tiếp mà không cần phải có sự lập luận, chứng minh và tính logic. Ngược lại, sự thuyết ph ục được xây dựng trên cơ sở logic, tính chặt chẽ, xác đáng của các lập luận để làm cho đối tượng hiểu được các lý lẽ đồng thời đồng tình với các lý lẽ đó. Hiệu quả của sự thuyết phục phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: uy tín của người thuyết phục; tính chặt chẽ, tính logic của các lý lẽ đưa ra; một s ố đặc điểm tâm lý cá nhân (tính cách, tính tình, ý chí,...) và hoàn c ảnh trong đó diễn ra sự thuyết phục. Để thuyết phục có hiệu quả thì phải t ạo ra m ột b ầu không khí bình đẳng. Khi thuyết phục hoặc tranh luận bạn c ần ph ải chú ý thêm các điểm : - Phải tôn trọng ý kiến của người khác (dù ý kiến đó có khác, th ậm trí trái ngược với ý kiến của bạn) bằng cách bình tĩnh lắng nghe, không cắt ngang, không phát biểu ý kiến phản bác, chê bai.
- Phải bình tĩnh, điềm đạm, ôn tồn chứng minh lẽ phải của mình, không nên nổi nóng, lên giọng... - Cần đánh giá một cách khách quan những điểm có lý trong ý kiến của đối tượng và thừa nhận một cách công khai và dám thừa nhận cái sai trong ý ki ến của mình mà đối tượng đã vạch ra. Câu 5 : tại sao bạn cần phải lắng nghe trong giao tiếp ?cho ví dụ ? Lợi ích của việc lắng nghe : Nghe, theo nghĩa đen là nhận được tiếng bằng tai, là s ự c ảm nh ận đ ược b ằng tai ý người nói (theo Từ điển Từ và và ngữ Việt Nam, GS. Nguyễn Lân, Tr.1249). Nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp. Theo Paul Tory Rankin (1930), trong giao tiếp bằng ngôn ngữ con người dùng 42,1% tổng số thời gian cho việc nghe; 31,9% cho việc nói, 15% cho việc đọc và 11% cho việc viết. Như vậy, trong giao tiếp bằng ngôn ngữ, lắng nghe chiếm gần một nửa trong tổng số thời gian của cả quá trình giao tiếp. Như đã trình bày, giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin/ truy ền thông tin giữa các chủ thể giao tiếp (người gửi và người nhận thông tin). Quá trình truyền thông tin luôn luôn là quá trình tương hỗ hai chiều và tuần hoàn. Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói chỉ có thể thực hiện khi có người nói và cũng ph ải có người nghe. Việc lắng nghe trong giao tiếp đem lại nhiều lợi ích: - Thoả mãn nhu cầu của người nói. Ai cũng muốn được tôn trọng, khi chúng ta chú ý lắng nghe người đối thoại là chúng ta thoả mãn nhu cầu đó của họ. Việc lắng nghe cũng giúp chúng ta tạo được ấn tượng tốt ở người đối thoại. - Thu thập được nhiều thông tin. Người ta chỉ thích nói với những ai biết lắng nghe. Do đó, việc chú ý lắng nghe người đối tho ại không nh ững giúp chúng ta hiểu và nắm bắt được những điều h ọ nói, mà còn kích thích h ọ nói nhiều hơn, cung cấp cho chúng ta nhiều thông tin hơn. - Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp . Khi bạn chú ý lắng nghe người đối thoại, bạn sẽ hiểu được điều họ nói, cái h ọ mu ốn, đồng th ời bạn cũng có thời gian để cân nhắc xem nên đối đáp th ế nào cho h ợp lý, tránh được những sai sót do tâm lý nóng vội, hấp tấp. - Tạo không khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp . Khi người đối thoại nói bạn chú ý lắng nghe thì đến khi bạn lên ti ếng h ọ cũng s ẽ l ắng nghe
bạn, điều này sẽ tạo nên bầu không khí ôn hoà, tôn trọng lẫn nhau, s ẽ giúp các bên giải quyết vấn đề đã trình bày một cách tiết kiệm thời gian. - Giúp giải quyết được nhiều vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn không giải quyết được chỉ vì các bên không ch ịu lắng nghe đ ể hi ểu nhau. Bằng thái độ tôn trọng, biết lắng nghe nhau, mỗi bên sẽ hiểu hơn v ề quan điểm, lập trường bên kia, xác định được nguyên nhân gây mâu thu ẫn và từ đó cùng đưa ra giải pháp để thoát khỏi xung đột. Như vậy, lắng nghe đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta. Không ph ải ngẫu nhiên mà những người từng trải và khéo léo thường là nh ững người nói ít, nghe nhiều, họ chỉ lên tiếng khi thật sự cần thiết. Câu 6 : hãy cho biết bối cảnh của đàm phán là gi ?thực hiện nguyên tắc che giấu bối cảnh of mình tìm hiểu bối cảnh of đối tác ntn ? Bối cảnh đàm phán : Bối cảnh of cuộc đàm phán là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà ở đó các chủ thể tiến hành đph. Bối cảnh là một nhân tố hạt nhân of cuộcđph.nó ảnh hưởng tới sự đánh giá hiện thực cũng như quyết định củamình sau này. bối cảnh bao gồm tình hình ktế of đối tác, vấn đề ưu tiên, giá cả, nhu cầu thực sự và sức ép từ bên ngoài. Trong qúa trình đph, nguyên tắc chỉ đạo là che giấu bối cảnh of mình, thăm dò bối cảnh của đối tác.ta biết ai càng nhiều về lợi ích,sự hạn ch ế và đi ểm ch ết của đối tác bao nhiêu thì có lợi bấy nhiêu.vậy thăm dò bối cảnh ntn? - triển khai sớm:triển khai càng sớm thì càng dễ thăm dò bối cảnh đ ối tác. - bí mật điều tra.trước khi đàm phán thăm dò bối cảnh cần ph ải bình tĩnh và làm có bài bản.nếu ta làm ra vẻ ngù ngờ và không bi ết cách đ ối phó thì có ng sẽ giúp ta bằng cách cung cấp tình hình bối cảnh và những lời khuyên chân thành.ta hãy hỏi nhiều hơn là trả lơi. - tìm đúng đối tượng: một là tìm ng thân cận of đối tác như thư ký,cán bộ,vợ(or chồng), kỹ sư hoặc khách hàng cũ.hai là tìm ng thứ 3, tức là những ng đã từng đph với đối tác để rút ra kinh nghiệm of ng đi trước. - Quan sát hànhđộng nhượng bộ of đối tác;tức là tìm hiểu khả năng ch ịu đựng thực sự of đối tác. hoặckhéo léo nêu ra mức giá tối thiểu(trên th ực t ế vần chưa là thấp nhất) để gợi ý đối tác mức có thể dao động Câu 7: tìm hiểu cac phương thức đph? ưu nhược điểm of từng ph ương thức? Trong hoạt đông kd có 3ph thức đph chủ yếu sau:
1.đph qua điện tín: hình thức lâu đời là thư tín.đph qua thư tín là hình thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư.qua ndung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng nh ư lợi ích mà các bên s ẽ đ ạt đc. ưu điểm: - tạo ra đc 1nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng nó là bứơc khởi đầu trong đph nhằm duy trì mqh lân dài - cho phép đph đc nhiều bạn hàng nhưng lại giảm đc chi phí đph - các quyết định đưa ra đc cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước of cả một tập thể. Tuy vậy khi tiến hành đph bằng thư tín cần phải chú ý các vđề sau:bức th ư phải ngắn gọn.lịch sự,hành văn đơn giản dễ hiểu,ngôn ngữ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác.nên kiên nh ẫn trả l ời khách hàng v ề m ọi vđề,theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nh ằm thíêt lập đc mqh lâu dài. Hạn chế: - khó kiểm soát đc ý đồ of đối tác.hơn nữa việc trao đ ổi b ằng th ư t ừ đòi hỏi thời gian dài do đó mất cơ hội kdoanh áp dụng: cho các hợp đồng đơn giản có quy mô vừa và nhỏ.sự phát triển of khoa hoc kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp g ỡ trực ti ếp khó khăn,các nhà kd còn đph qua telex, fax…các hình thức đph này tiện lợi nhanhchóng nó cho phép kèm theo các thuyết minh chú dẫn ko lo thất lạc. 2.đph qua điện thoại,điện tử tin học: Ngày nay cùng với sự phát triển không ngừng of khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì ph thức đph qua điện thoại càng trở nên phổ biến. ưu điểm:tiết kiệm thời gian,nó cho phép nắm bắt đc các cơ hội kd nhanh chóng Nhược điểm:ko có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên Do đó ng ta thưòng sử dụng kết hợp đph qua điện thoạivới dùng telex ,fax ứng dụng: để thoả thuân các chi tiết nhỏ trong hợp đồng or h ợp đông kd đ ơn giản quy mô nhỏ. điển hình cho pp này là đph qua internet.đây là phương tiện truyền tin,nhận tin và giao dịch rất lý tưởng nó cho phép đph đa phuơng song phương v ới đ ặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu.qua mạng internet giúp các bên hiểu rõ
về nhau nắm đc nhu cầu of nhau.điểm hạn chế là chi phí lớn nhi ều nhà kd và những cuộc đph nhỏ ko thể thực hiện đc 3.đàm phán trực tiếp đph trực tiếp truyền thông là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên đ ể tho ả thuận các điều khoản trong hợp đồng. ưu điểm: trong quá trình đph thì các bên nắm bắt đc tâm lý và ph ản ứng of nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ vẻ mặt điệu bộ…qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mongmuốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích các bên. Ph th ức đph trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đph qua thư tín, điện thoại đã kéo dài lâu mà vẫn ch ưa đ ạt đc kết quả Nhược điểm:đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đph phải có m ột k ế hoach đph khoa học linh hoạt trong giải quyết các tình huống.ph th ức này chi phù hợp cho đph ký kết những hợp đồng lớn phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết. Ngày nay các đối tác có thể nhìn thấy nhau nh ưng mà ko th ể bắt tay trong tay đó chính là hình thức đph qua cầu truyền hình trực tiếp.ph thức này là b ứơc nhảy vụt trong giao dịch đph nhưng giá thành chi phí cho cuộc đph quá cao. Câu 8: trình bày những chíên lược để đi đến một thoả thuận hợp tác? Ko một chiến lược nào là hoàn hảo cho tất cả mọi hoàn cảnh.mà mỗi ng phải tự chọn lấy chiến lược thích hợp cho hoàn cảnh của mình.ng đàm phán có thể đổi qua chiến lược khác nênu như chiến lược đầu tiên khi sử dụng ko đem lại kết quả mong muốn. Chiến lược 1: xây dựng lòng tin và chia sẻ thông tin. Long tin là cơ sở quan trong of giao dich đph.tạo dựng niềm tin giữa các đối tác sẽ đảm bảo tiến tới những thoả thuận phù hợp cho c ả 2 bên.nh ững thông tin chia sẻ cũng phụ thuộc và mức độ tin cậy lẫn nhau. Một số thông tin về thị trường, các đối thủ, khả năng đáp ứng nhu cầu…các bên đph chia sẻ cho nhau sẽ gíup quá trình đph diễn ra thuận lợi. Lòng tin và chia sẻ thông tin s ẽ đem lại những hiệu ứng tốt cho các bên đph, sự tin tưởng lẫn nhau ko ch ỉ đưa lại sự tốt lành trong quá trình đph mà còn dẫn tới sự triển khai thực hiện các cam kết tốt hơn, hợp tác thực thi có hiệu quả hơn. Chiến lc 2:hỏi thật nhiều câu hỏi.
Trong một số hoàn cảnh chia sẻ hoàn toàn thông tin ko ph ải là l ợi th ế cho chúng ta.1bên ko phải lúc nào cũng vui lòng chia sẻ thông tin bí mật với những lý do chính đáng. đó có thể là những thông tin sẽ có hại cho họ nếu phía bên kia biết đc.1 chiến lc đơn giản là hỏi thật nhi ều câu h ỏi đi ều đó giúp cho chúng ta có đc rất nhiều thông tin- kể cả khi mà phía bên kia không phải lúc nào cũng trả lời mọi câu hỏi của ta. Hầu hết mọi ng đều coi đph là cơ hội để chúng ta gây ảnh hưởng tới phía bên kia. Kết quả là mọi ng nói nhiều hơn cần thiết và thay vì nghe phía đối tác nói lại tập trung vào sẽ nói gì tiếp theo. để đp có hiệu quả nhà quản lý cần tìm hiểu ý kiến of phía đối tác.đưa ra những câu hỏi đại loại như”các anh sẽ có lời bao nhiêu nếu tiếp tục tiếp thị trong 2năm nữa?”câu trả lời sẽ cung cấp những hiểu biết căn bản về mối quan tâm của đối tác. thà chúng ta ko nhận đc câu trả lời còn hơn là ta ko đặt câu hỏi.hơn nữa chúng ta sẽ học đc nhiều qua những điều đc nói ra lẫn ko nói ra. Chiến lc 3: đưa ra một vài thông tin Nếu sự tin tưởng giữa 2bên đối tác ko cao,nếu nh ư đối tác of chúng tako ch ịu trả lời những câu hỏi một cách tích cực thì hãy đưa ra một vài thông tin, nó s ẽ giải quyết đc tình trạng bế tắc này.khi mà nhà lãnh đạo ko muốn nói cụ th ể về kỹ thuật, công nghệ or giá cả thì họ có thể cung cấp những thông tin qtrọng liên quan về phía họ.ví dụ nhà đph đoán rằng giá để phía đối tác chi cho trương chình tiếp thị sp chính là 2 triệu USD/năm.nhà đph ko h ề ti ết l ộ thông tin cho đối tác có thể đúng. Thông tin này có ích cho đ ối tác và giúp cho cả hai bên cùng tiếp tục tìm “phương án tối ưu” Các cuộc đph thường diễn ra như vậy. Khi chúng ta tức giận với mọi ng thì mọi ng cũng tức giận với ta.khi chúng ta xin lỗi h ọ thì h ọ cũng s ẽ xin l ỗi ta.cũng như vậy khi chúng ta đưa ra một vài thông tin thì họ cũng s ẽ đưa l ại cho ta những thông tin cần thiết. Chiến lc 4: cùng lúc đưa ra rất nhiều những lời đề nghị. Rất nhiều nhà lãnh đạo qlý nóng lòng muốn xác lập vị trí of họ ở n ơi đp nên ngay lập tức đưa ra những ý kiến nhằm áp đặt tiến trình of cuộc thảoluận.thật đáng tiếc là việc này lại xảy ra trước khi h ọ biết nh ững mối quan tâm of bên đối tác,sẽ tốt hơn nếu những thông tin này đc thu th ập tr ứoc khi những lời đề nghị đc đưa ra.rấtnhiều nhà qlý cảm thấy ko thoả mài khi phải trả lời trước khi hon có đủ thông tin cần thiết.thông thường thì họ đưa ra một đề nghị. Nhà đph sẽ đc gì nếu đưa ra đề nghị mà đ ưa cho đ ối tác 14 tri ệu
USD để họ dừng tiếp thị và đối tác từ chối.nhà đph sẽ học đc rất ít.nh ững ng đph sẽ ko biết tại sao lời đề nghị bị từ chối và họ sẽ cũng ko hoc đc gì cả. Chiến lc 5: tìm kiếm cách giải quyết hậu quả. Thườngthì những cuộc bàn cãi đc giải quyết bằng những nhà lãnh đạo cứng rắn. đc gquýêt nhưng có hiệu qủa ko?thường là ko. Bằng cách đưa ra khái niệm “gỉai quyết hậu quả-PSS”Howard Raifa đưa ra 1hướng giải quyết để giảm những điểm ko hợp lý.là các nhà qlý muốn đ ạt đến 1thoả thuận mà cả 2 bên cùng chấp nhận có thể nhờ bên thứ 3 giúp h ọ tìm ra 1 thoả thuận chung.trong quá trình giải quyết hậu quả các bên đều có quyền bác bỏ lời đề nghị of bên t3 và giữ nguyên ý kiến ban đầu of mình. Nhà qlý tiến hành giải quyết hậu quả mà ko nhờ đến ng thứ 3 ở bước cuối cùng để chắc chắn rằng họ đạt đc một thoả thuận chung. Sau khi tho ả thu ận ban đầu đã đạt đc, chũng ta nên tiếp tục tìm ki ếm gi ải pháp mà có l ợi cho c ả hai bên hoặc đồng ý chấp nhận quay lại thoả thuận ban đ ầu n ếu ko tìm th ấy giải pháp tốt hơn.tuy nhiên nếu có giải pháp tốt hơn thì cả 2 bên đều có lợi.