Đề tài: Trình bày về ERP và thực trạng ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam. Viết mô tả và phân tích hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp nhập khẩu ô tô.

Chia sẻ: Hoang Mai Anh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:18

Thêm vào BST

Báo xấu

1.613
lượt xem 274
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Môi tr ng kinh doanh hi n đ i v i áp l c c nh tranh ngày m t gia tăng bu ườ ệ ạ ớ ự ạ ộ ộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: Trình bày về ERP và thực trạng ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam. Viết mô tả và phân tích hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp nhập khẩu ô tô.

Luận văn Đề tài: Trình bày về ERP và thực trạng ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam. Viết mô tả và phân tích hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp nhập khẩu ô tô.
PHẦN MỘT: ĐỀ CƯƠNG SƠ LƯỢC A. LỜI MỞ ĐẦU B. NỘI DUNG I. Giới thiệu ERP 1. Khái niệm 2. Thành phần của ERP II. Những vấn đề trong triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp 1. Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ERP a) Ưu điểm b) Nhược điểm 2. Lợi ích khi khiển trai ERP a) Đối với bản thân doanh nghiệp b) Đối với nhà quản lý c) Đối với các nhà phân tích – nhân viên 3. Khó khăn khi ứng dụng ERP a) Nguồn nhân lực b) Công nghệ c) Chi phí III. Ứng dụng ERP ở các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam 1.Thực trạng 2. Nguyên nhân doanh nghiệp ngần ngại với hệ thống ERP 3.Các doanh nghiệp ứng dụng ERP a) Các doanh nghiệp triển khai thành công b) Các doanh nghiệp triển khai thất bại 4. Sơ đồ mô tả hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhập khẩu ô tô C. KẾT LUẬN PHẦN HAI: BÀI THẢO LUẬN A. LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ l ực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình s ản xuất kinh doanh.
Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Một ứng dụng được rất nhiều nhà quản trị quan tâm trong việc điều hành công ty và hiện nay có không ít doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị triển khai chính là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin đ ể quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất...). Nhưng do nhiều nguyên nhân, một số doanh nghiệp vẫn chưa phát huy đ ược tác dụng vốn có của hệ thống này, thậm chí còn gặp rất nhiều khó khăn. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản trị. Cùng với đề tài của mình, nhóm 1 xin trình bày thực trạng ứng d ụng h ệ thống ERP tại các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam. B. NỘI DUNG I. Giới thiệu ERP 1. Khái niệm Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP E: Enterprise ( Doanh nghiệp ). R: Resource ( Tài nguyên ). P: Planing ( Hoạch định ). ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, đ ể giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu c ủa nhiều ho ạt đ ộng riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở r ộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
Sơ đồ hệ thống ERP 2. Thành phần của ERP
Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế toán, sản xuất và phân phối. Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệ thống lõi. a) Kế toán tài chính Cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của minh và cho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên s ố liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. b) Quản lí mua hàng Gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp. Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mau sắm tòan doanh nghiệp, công tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp. c) Cung ứng Hỗ trợ quản lí toàn bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển và trả lại hàng. d) Quản lí bán hàng Cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung c ấp số li ệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự đ ộng hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng.
e) Quản lí sản xuất Giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối cùng. Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete Manufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing), giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn. f) Quản trị nhân sự Các phân hệ Quản trị nhân sự của sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của mình, đồng thời cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương… g) Quản lý dự án Hệ thống giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp cho những người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóa việc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời. h) Lập kế hoạch Bao gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng cũng như kế hoạch sản xuất. i) Báo Cáo Phân Tích Là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý vá tác nghiệp. j) Quản lí bảo dưỡng Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác duy tu, bảo dưỡng đ ược thực hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm bảo tính an toàn và độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị. Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) và SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng) II. Những vấn đề trong triển khai hệ thống ERP Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP là điều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghi ệp cung ứng giải pháp này. Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng. 1. Ưu điểm và nhược điểm của ERP a) Ưu điểm
_ Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ th ống duy nh ất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý. _ Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng c ạnh tranh, đem l ại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài. b) Nhược điểm _ Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD. _ Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi. 2. Lợi ích khi triển khai ERP a) Đối với bản thân doanh nghiệp _ Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ công nghệ thông tin trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh. _ Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong n ền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay. _ Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay. _ Việc ứng dụng công nghệ thông tin, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, cho các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp. _ Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các thành tựu công nghệ thông tin trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi v ới thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng. b) Đối với nhà quản lý _ Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý th ực hi ện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành. _ Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh. _ Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất. c) Đối với các nhà phân tích - nhân viên _ Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp l ưu tr ữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv...
_ Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa. Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động. _ Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc. _ Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết. 3. Khó khăn khi ứng dụng ERP 10 33 Thiếu nguồn lự c dự án Thiếu nhân lự c 38 Kinh phí thấp 19 Những thách thức khi triển khai ERP a) Nguồn nhân lực Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp triển khai ERP là vấn đ ề con người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động cao tuổi thì khó khăn càng tăng lên. Thêm vào đó, quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án. b) Công nghệ Một khó khăn cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai. Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là cơ sở dữ liệu tập trung, nghĩa là cơ sở dữ liệu được tập trung tại một địa điểm. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của phần mềm ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duy ệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính vì vậy, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ.
c) Chi phí Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ t ầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành. Chi phí ERP thông thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện. Điều này s ẽ t ạo nên s ức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu. Tên Phần mềm ERP Giá trị trung bình 400.000 - 1 triệu SAP Oracle 100.000 – 500.000 Scala 7.000 – 200.000 Exact 50.000 – 100.000 AZ 70.000 Pythis 30.000 Fast 25.000 EFFECT 8.000 – 50.000 VIAMI 2.000 – 30.000 Vietsoft 6.000 – 40.000 Giá trị trung bình các dự án ERP tại Việt Nam ( đơn vị: USD ) III. Ứng dụng ERP ở các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam 1.Thực trạng Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện vay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ. Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng nhất của thế giới. Bên cạnh đó, "rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP.
Trong tổng số hơn 100 doanh nghiệp đã ứng dụng thành công ERP thì chỉ có khoảng hơn 30 doanh nghiệp có hoạt dộng liên quan đến nhập khẩu hàng hóa và dịch v ụ , nh ưng đa phần là nhập khẩu nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh, trong đó chỉ có khoảng hơn 10 doanh nghiệp chuyên nhập khẩu, có thể kể đến như: Toyota Việt Nam, Unilever Việt Nam, P&G, Euro Window, Panasonic Việt Nam, Canon Việt Nam, Công ty TNHH Ô tô Thế giới( World Auto)…Điều này chứng tỏ ERP chưa thực sự được các doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao và nhận thức hết tầm quan trọng của nó. Trong lĩnh vực nhập khẩu cũng vậy , ERP chưa được coi trọng chính vì vậy tình trạng ứng dụng rất thấp . Oracle Fast 2 10 Exact Vietsoft 3 28 5 Scala E CT FFE 5 5 AZ Pythis 6 15 VIAMI SAP 7 14 Khác Số lượng các dự án ERP triển khai ở Việt Nam từ 2004 đến nay Biểu đồ này chỉ thể hiện số lượng các dự án ERP đã và đang được triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến nay. Biểu đồ chỉ tính các dự án triển khai ERP đầy đủ hoặc gần như đầy đủ các phân hệ. Các dự án chỉ triển khai phần kế toán, nhân sự, hoặc các dự án ERP triển khai cho khối ngân hàng, bộ tài chính không nằm trong thống kê này. 2. Nguyên nhân doanh nghiệp ngần ngại với hệ thống ERP Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng c ửa “tin học hoá quản lý doanh nghiệp”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi doanh nghiệp chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như doanh nghiệp sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì doanh nghiệp chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa doanh nghiệp”, hoặc trước trào l ưu hội nhập và gia nhập WTO cũng sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua phần mềm ERP càng nhanh càng tốt”.
Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP. Một điều nữa làm cho các doanh nghiệp rất băn khoăn là hiện nay ở Việt Nam chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công ERP để các doanh nghiệp khác l ấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng ERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, doanh nghi ệp Việt Nam nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là doanh nghiệp thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều này cũng đã xảy ra với PM kế toán tr ước đây. Và các doanh nghiệp đi tiên phong trong việc áp dụng PM kế toán đều là các doanh nghiệp thành công. 3. Các doanh nghiệp nhập khẩu ứng dụng ERP a) Các doanh nghiệp ứng dụng thành công * Triển khai ERP tại Tổng Công ty Lương thực miền Nam Tổng công ty Lương Thực Miền Nam (TCT) là doanh nghiệp nhà nước hoạt động xuất nhập khẩu lương thực, gồm nhiều công ty thành viên. Vài năm trở lại đây TCT đ ịnh hướng sắp xếp lại theo mô hình công ty mẹ - con. Vấn đ ề là phải xây d ựng h ệ th ống tin học tổng thể quản lý doanh nghiệp để quản lý và chỉ đạo từ tổng công ty đến các công ty thành viên như thế nào? Ý tưởng triển khai ERP xuất phát từ đó. Sau khoảng 6 tháng lựa chọn giữa sản phẩm ngoại nhập hay sản phẩm nội địa hoặc giữa các sản phẩm nội địa với nhau, Tổng công ty Lương thực miền nam đã quy ết định lựa chọn sản phẩm EFFECT-ERP để trang bị cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc của mình do khả năng mà không một phần mềm nào khác có được của EFFECT-ERP là "Lập trình chạy ngay". Quá trình lựa chọn ERP của TCT kéo dài 6 tháng, gồm thu thập thông tin, tài liệu về ERP từ các nhà cung cấp; mời các đơn vị đến giới thiệu, demo, mời chào giá cạnh tranh... Từ 6 đơn vị đăng tuyển, TCT chọn được giải pháp ERP của công ty PM Effect. Phân hệ tài chính kế toán được ưu tiên cài đặt trước, các phân hệ bổ sung khác được cài đặt theo yêu cầu phát triển và đặc thù của từng đơn vị thành viên nhưng theo nguyên tắc không phá hủy tính thống nhất và toàn vẹn số liệu. Trên cơ sở đó ERP đã được triển khai tại phòng tài chính kế toán của TCT cùng với 6 đơn vị thành viên khác. Từ tháng 10/2004, hệ thống bắt đầu được triển khai theo trình tự: hướng dẫn cho nhân viên kế toán; khảo sát tại đơn vị rồi đầu tư bổ sung phần cứng; cài đặt, tùy biến các chức năng theo đặc thù của từng đơn vị; nhập liệu song song với hệ thống hiện dùng.
TCT đã lựa chọn ERP "nội" vì tin tưởng vào khả năng làm phần mềm của doanh nghiệp. Ngoài ra, do mức độ ổn định của doanh nghiệp về tổ chức và quy trình còn nhiều bất cập nên việc áp dụng một giải pháp công nghệ thật hiện đại với chi phí lớn sẽ không phù hợp. Trong khi đó, doanh nghiệp phần mềm Việt Nam có điều kiện am hiểu tình hình hoạt động trong nước nên sẽ có khả năng chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp ứng dụng. * Triển khai ERP tại Công ty Phúc Anh Công ty Phúc Anh là Doanh nghiệp chuyên Nhập khẩu và Phân phối Nhân Sâm Hàn quốc - Phúc Anh đã từng bước xây dựng được uy tín trên thị trường và tự hào cam kết chỉ Nhập khẩu và Cung cấp các sản phẩm Nhân Sâm hàng đầu với giá cả hợp lý. Ngày 01 tháng 08 năm 2010, Công ty Phúc Anh đã chính thức đưa phần mềm Hoạch đ ịnh Tài nguyên Doanh nghiệp AMOS (ERP) của Công ty VietSoftware vào sử dụng tại Văn phòng và các cửa hàng bán lẻ của Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. AMOS là giải pháp ứng dụng phần mềm tiêu biểu trong nghành phân phối và kinh doanh chuỗi bán lẻ dành cho các doanh nghiệp, tập đoàn kinh doanh thương mại như Công ty Phúc Anh. Theo hợp đồng ký kết, trong thời gian 3 tháng, VietSoftware đã hoàn thành triển khai và đưa phần mềm AMOS vào sử dụng tại văn phòng chính và 5 cửa hàng bán lẻ của Công ty Phúc Anh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Ông Trần Lương Sơn, Chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Tổng Giám đốc Công ty cổ phần phần mềm Việt(VietSoftware) cho biết AMOS được VietSoftware xây dựng, phát triển từ năm 2003 trên nền tàng phần mềm Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP) của Mỹ, áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại dịch vụ theo mô hình Công ty, Tập đoàn. Phần mềm AMOS bao gồm các phân hệ chức năng như: Quản lý bán hàng (bán lẻ và bán sỉ) ; Quản lý mua hàng; Quản lý kho; Quản lý thanh toán,công nợ; Kế toán tài chính ; Quản lý quan hệ khách hàng; Quản lý nhân sự, tiền lương; Quản lý sản xuất. Ông Trần Lương Sơn nhấn mạnh, AMOS là hệ thống mở, cho phép phát triển, bổ sung, chỉnh sửa thêm bất kỳ các qui trình, chức năng nghiệp vụ đặc thù nào của doanh nghiệp và người sử dụng yêu cầu. Bà Ngô Thị Thu Hương, Tổng Giám đốc Công ty Phúc Anh, cho biết, trước đây Công ty cũng đã triển khai áp dụng một số phần mềm cho công tác quản lý kinh doanh của mình nhưng chưa đáp ứng được như mong muốn. Sau thời gian tìm hiểu và chạy thử phần mềm AMOS, cũng như tham khảo một số doanh nghiệp có mô hình kinh doanh tương tự như Công ty Phúc Anh mà đã và đang triển khai và sử dụng thành công phần mềm này như Công ty Cổ phần Danco, Công ty UMA, Công ty Cổ phần Quốc tế LCC...Chúng tôi quy ết định đầu tư, triển khai phần mềm này trên toàn hệ thống phân phối và chuỗi bán lẻ của Công ty Phúc Anh. Việc ứng dụng chương trình quản lý ERP hi ện đại này sẽ góp phần nâng cao hoạt động quản lý, quy trình kinh doanh, dịch vụ hậu mãi theo tiêu chuẩn quốc
tế. Giúp hoàn thiện hơn bộ máy vận hành, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và chăm sóc khách hàng của Phúc Anh ngày một tốt hơn. * Triển khai ERP tại công ty xuất nhập khẩu Thủy hải sản Minh Phú Minh Phú là một trong những nhà chế biến - xuất nhập khẩu thủy hải sản hàng đầu tai Việt Nam có trụ sở chính đặt tại Cà Mau. Tổng số nhân viên tại Công ty hiện trên 6.000 ̣ người, với 6 công ty thành viên. Minh Phú lên sàn chứng khoán từ năm 2006. Hiện Minh Phú cũng đang xây dựng một nhà máy sản xuất với quy mô lớn đặt tại Hậu Giang, khi dự án đi vào hoạt động sẽ thu hút thêm khoảng 10.000 nhân công. Cuối tháng 2-2010, văn phòng FAST tại Tp. Hồ Chí Minh đã ký kết hợp đồng với Cty XNK Thủy Hải Sản Minh Phú nhằm triển khai hệ thống ERP Fast Business cho các công ty thuộc tổng công ty Minh Phú. Công ty Minh Phú là khach hang cua FAST từ năm 2003, sử dụng sản phẩm Fast ́ ̀ ̉ Accounting. Qua thời gian hơn 6 năm sử dụng Fast Accounting đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác kế toán của Minh Phú, đặc biệt giúp cho Minh Phú đưa ra các số liệu trong v ụ kiện DOC (Bộ Thương Mại Mỹ) cáo buộc các doanh nghiệp Việt Nam bán phá giá hàng thủy hải sản tại thị trường Mỹ. Với thời gian, sự phat triên ngay cang lớn manh buôc Minh ́ ̉ ̀ ̀ ̣ ̣ Phú phai tim đên môt hệ thông quan lý toan diên hơn. Sau khi tìm hiểu và cân nhắc các nhà ̉̀ ́ ̣ ́ ̉ ̀ ̣ cung cấp khác nhau Minh Phú đã lựa chọn FAST cùng với giải pháp quản trị toan diên ̀ ̣ doanh nghiêp Fast Business với các phân hệ thu mua nguyên liêu, quan lý ban hang, quan lý ̣ ̣ ̉ ́ ̀ ̉ kho, quan lý tai chinh kế toan, quản lý thiết bị, thống kê phân xưởng, tính toán tối ưu việc ̉ ̀ ́ ́ thực hiện đơn hàng dựa vào nguyên liệu đầu vào, quản lý nhân sự - tính lương… Fast Business được triển khai cho 3 công ty tại Cà Mau, 2 công ty ở Kiên Giang và 1 công ty ở Ninh Thuận. Do ngành hải sản đông lạnh xuất khẩu có khá nhiều đ ặc thù riêng về qui trình thu mua nguyên liệu đầu vào, quy trình bán hàng xuất khẩu, quy trình sản xuất với khá nhiều công đoạn nhỏ nên và Minh Phú còn có công ty tôm giống, công ty nuôi tôm, công ty chế phẩm sinh học (Bio) cũng với khá nhiều các đặc thù nên hai bên s ẽ phối hợp thực hiện chỉnh sửa bổ sung nhằm có một giải pháp phù hợp với đặc thù. Ông Khánh – giám đốc của FAST cho biết: “FAST đặt ra mục tiêu trở thành “Đ ối tác lâu dài, tin cậy” của khách hàng. Khi đạt được mục tiêu này thì khách hàng sẽ không mất chi phí liên quan đến lựa chọn và chuyển đổi đối tác. Việc hiểu biết rõ nghiệp vụ và quy trình làm việc, quan hệ thân thiện, tin cậy giữa 2 bên cũng sẽ giúp cho giải quy ết các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và vui vẻ. Những điều này là đặc biệt quan trọng khi các hoạt động tác nghiệp và điều hành đều dựa trên nền tảng công nghệ thông tin. Để đạt được mục tiêu nêu trên FAST đi theo chiến lược “Giải pháp phù hợp – Dịch vụ chu đáo” – phát triển các giải pháp khác nhau theo quy mô và đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng một cách “chu đáo”. Vi ệc Minh Phú trước đây lựa chọn FAST khi tìm kiếm phần mềm kế toán và nay tiếp tục lựa chọn
FAST khi có nhu cầu về giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp (ERP) là kết quả nỗ lực của FAST trong chuỗi giá trị - phát triển sản phẩm, tư vấn ứng dụng, chăm sóc hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng để thực hiện mục tiêu đặt ra”. b) Các doanh nghiệp ứng dụng thất bại * Kinh nghiệm triển khai ERP của SAVIMEX Savimex là công ty Cổ Phần Hợp Tác Kinh Tế và Xuất Nhập Khẩu gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đ ồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt trên 300 tỷ đ ồng. Từ 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả. Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003, Savimex đã lần l ượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nướctriển khai ERP, chi phí tổng cộng 1 tỷ đ ồng nhưng đ ều thất bại. Nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích… Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ. Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải là áp đ ặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc t ế. Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn của khu vực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai 5 module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho kh ối văn phòng và nhà máy Savimex. Đồng thời, Savimex cũng quyết tâm thực hiện cải tiến quản lý doanh nghiệp theo ERP. Từ tháng 2/2004, công ty tổ chức nhiều cuộc họp phân tích và ra các qui đ ịnh bắt buộc thực hiện từ các cấp lãnh đạo, trưởng phòng xuống các đơn vị cơ sở nhằm thay đổi từ phong cách quản lý đến nhận thức con người. Ba tháng đầu triển khai đã gây xáo tr ộn hoạt động bởi sự khác biệt giữa qui trình cũ và mới. Là đơn vị có niêm yết trên thị trường chứng khoán nên để đảm bảo hoạt đ ộng, Savimex phải thực hiện cùng lúc 2 hệ thống quản lý để đối chiếu, đề phòng tr ục tr ặc số liệu. Khối lượng công việc tăng, công ty phải chi tiền bồi dưỡng làm ngoài giờ cho nhân viên. Đây là giai đoạn hết sức khó khăn của Savimex. Công việc quá tải. Áp lực lên cấp lãnh đạo ngày càng nhiều. Khó khăn chỉ được giải tỏa sau khi kết xuất theo ERP giống với kết quả tính thủ công. Hai tháng sau đó, Savimex đã chấm dứt quản lý thủ công ở bộ phận mua hàng, bán hàng và quản lý tồn kho. Hiệu quả trước mắt khi ứng dụng ERP là thông tin
tình hình sản xuất kinh doanh, các khoản công nợ, tiến độ hợp đồng mua, bán hàng, nhu cầu vật tư thực tế, giá thành sản phẩm… được cập nhật nhanh chóng. 4. Mô tả hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhập khẩu ô tô a) Mô tả bài toán quản lý hoạt động của một doanh nghiệp nhập khẩu ô tô _ Công ty nhập khẩu và phân phối ô tô trên thị trường ô tô Việt Nam. Công ty có thể bán trực tiếp cho khách lẻ qua showroom của mình ho ặc bán buôn cho các đ ại lý. Có hai loại là đại lý chính thức và đại lý không chính th ức. Đ ại lý chính th ức là khách hàng thường xuyên và có sự quản lý, chăm sóc thường xuyên của công ty. Đại lý không chính thức là khách hàng mua buôn nhưng không thường xuyên, thường chỉ khi đại lý đó không có hoặc hết loại hàng mà khách yêu c ầu thì m ới có giao dịch với công ty, đối với đại lý này thì họ được chiết khấu ít hơn nhiều so với đại lý chính thức. _ Đối với ô tô nhập về công ty để bán, nếu sản phẩm của hãng nào đó đã đ ược đăng ký phân phối độc quyền tại Việt Nam bởi công ty khác, thì không th ể nh ập khẩu trực tiếp sản phẩm đó từ nhà sản xuất mà chỉ có th ể nh ập s ản ph ẩm t ừ hai nguồn: đại lý phân phối độc quyền, nhà phân phối ở một nước th ứ ba. Ng ược lại, nếu sản phẩm chưa được đăng ký phân phối độc quy ền thì có th ể nh ập kh ẩu tr ực tiếp từ nhà sản xuất hoặc nhập từ các đại lý khác có s ản ph ẩm đó (c ả chính th ức và không chính thức). _ Khi có yêu cầu mua ô tô từ khách lẻ, đại lý không chính th ức ho ặc yêu c ầu nh ập hàng từ đại lý chính thức, thì bộ phận quản lý ti ến hành ki ểm tra kho v ề l ượng và chủng loại ô tô hiện có. Nếu khách lẻ, đại lý không chính th ức không đ ủ kh ả năng thanh toán (không đặt cọc) hoặc chủng loại yêu cầu chưa được s ản xuất thì từ chối yêu cầu. Nếu hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không có (nh ưng đã xuất hiện trên thị trường) thì liên hệ tìm hàng từ ba nguồn cơ bản: nhà s ản xu ất (nhà xuất khẩu), nhà phân phối độc quyền, các công ty hoặc đại lý khác có liên kết (tức là cả chính thức và không chính thức). Ngược lại, bộ phận qu ản lý s ẽ vi ết phiếu xuất hàng cho khách hoặc đại lý đồng thời lưu l ại b ản sao và vi ết phi ếu ghi nợ cho đại lý, đồng thời ghi hóa đơn thanh toán cho khách hàng với 10% VAT. _ Khi công ty có nhu cầu nhập khẩu ô tô từ nhà xuất khẩu nước ngoài, bộ ph ận quản lý tiến hành kiểm tra chất lượng hàng. Nếu tốt sẽ làm th ủ t ục thông quan cho lô hàng tại hải quan và làm phiếu nhập hàng, chuyển cho ngân hàng đại diện mà công ty mở L/C để làm thủ tục thanh toán cho nhà xuất kh ẩu. Ngân hàng s ẽ thanh toán hộ công ty, tức là cho công ty vay n ợ, sau khi công ty bán đ ược hàng s ẽ trả nợ ngân hàng. Công ty lưu bản sao phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho.
_ Hàng tháng, đại lý gửi các danh mục ô tô đã bán cho b ộ ph ận th ống kê đ ể th ống kê lại số ô tô đã bán và thu tiền từ đại lý sau khi đại lý tự chiết khấu. b) Biểu đồ mô tả
_ Trong bộ phận quản trị quan hệ khách hàng: Doanh nghiệp quản lý những vấn đề sau: + Hồ sơ khách hàng. + Hỗ trợ khách hàng. + Quy trình bán hàng. _ Trong bộ phận quản trị nhân sự: Doanh nghiệp quản lý những vấn đề sau: + Các quy định của pháp luật về việc làm. + Quản lý nguồn nhân sự trong doanh nghiệp + Quản lý hệ thống tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp _ Trong bộ phận quản lý chuỗi cung ứng: Doanh nghiệp quản lý những vấn đề sau: + Quản lý vấn đề thương hiệu/đại lý. + Quản lý các chi nhánh. + Quản trị vấn đề hậu cần. _ Trong quy trình bán hàng, doanh nghiệp triển khai hoạt động theo các bước như sau: + Doanh nghiệp chịu trách nhiệm báo giá sản phẩm cho khách hàng. + Khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng đến doanh nghiệp, doanh nghiệp xem xét yêu cầu của khách hàng và vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
+ Doanh nghiệp gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng. Khách hàng nhận hóa đơn và thanh toán cho doanh nghiệp. _ Trong công tác kiểm kê kho, doanh nghiệp triển khai hoạt động theo các bước sau: + Kiểm tra công tác xuất hàng và nhập hàng trong kho. + Vận chuyển hàng hóa trong kho, thống kê hàng hóa. _ Trong quy trình nhập hàng, doanh nghiệp triển khai hoạt động theo các bước sau: + Yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp. + Đặt hàng từ nhà cung cấp và vận chuyển sản phẩm vào kho. + Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. _ Trong công tác thống kê/ báo cáo, doanh nghiệp triển khai các hoạt đ ộng khai thác d ữ liệu trong kho dữ liệu, qua đó tiến hành lập báo cáo/thống kê. _ Trong công tác quản lý công nghệ thông tin, doanh nghiệp triển khai các hoạt động : quản lý tài sản, theo dõi hồ sơ và quản lý tệp tin người sử dụng. C. KẾT LUẬN Qua phân tích, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiểu quả. Qua đó cần nhìn nhận những yếu kém mà các doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ đó có những biện pháp khắc phục để có thể theo kịp với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay. Một bài học được rút ra là việc vận dụng ERP vào quản lý không thể là chuyện một sớm một chiều mà nên vận dụng một cách hợp lý cho từng loại hình doanh nghiệp, tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể mà mỗi doanh nghiệp có những chiến lược và bước đi hợp lý. Cụ thể hơn là việc ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến “nguồn lực” thành “tài nguyên”. Quá trình này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn "chuẩn hóa dữ liệu". Giai đoạn này quyết đ ịnh thành bại của việc triển khai hệ thống ERP. Do đó cần phải thận trọng đ ưa ra kế hoạch thực hiện để không phải lập lại “vết xe đổ” của “ ngày hôm trước” để phát huy hệ thống này đúng với tính chất ưu việt của nó. TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu tham khảo: 1)Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Management_Abraham Shtub 2) ERP A-Z Implementer’s Guide for success_Travis Anderegg Các trang web tham khảo: http://www.itjsc.com.vn http://www.fast.com.vn http://erpvietnam.wordpress.com
http://www.doanhnhan360.com http://eac.vn http://pcworld.com.vn http://www.misa.com.vn http://www.1vs.vn http://www.erpsolution.com http://www.erpwire.com