Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp phát triển ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam

Chia sẻ: Sdgsxf Sdgsxf | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

709
lượt xem 137
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp phát triển ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp, thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam, giải pháp nhằm phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp phát triển ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG KHOA KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI  KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN ERP (HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HẠNH Lớp : Anh 6 Khoá : 41B Giáo viên hƣớng dẫn : ThS. NGUYỄN LỆ HẰNG HÀ NỘI, 11 - 2006 1
MỤC LỤC Lời mở đầu ........................................................................................................................... 1 Chƣơng 1 .............................................................................................................................10 Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp...............................................................................10 I. Những vấn đề chung về hệ thống erp .......................................................... 10 1. Khái niệm .............................................................................................. 10 2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP: ............................................. 11 2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho): .................................................................................................... 12 2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu về nguyên vật liệu) ............................................................ 12 2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất) ...................................................................... 13 2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) ................................................................... 13 2.5. Extended ERP (ERP mở rộng): ..................................................... 14 3. Phân loại phần mềm ERP: ................................................................... 15 3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết: . 15 3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:..................... 16 3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển: .................................................................................................... 16 3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp: ........................................... 16 3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình: ................................. 16 3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao: ............................................ 16 4. Các phân hệ của phần mềm ERP: ....................................................... 17 4.1. Kế toán: ........................................................................................ 18 4.2. Quản lý hàng tồn kho: ................................................................... 22 4.3. Phân hệ quản lý sản xuất: ............................................................. 23 4.4. Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối: ...................................... 25 4.5. Quản lý tính lương và nhân sự: ..................................................... 28 2
5. Những ƣu điểm của hệ thống ERP: .................................................... 30 5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:....................................... 30 5.2. Công tác kế toán chính xác hơn: ................................................... 30 5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho: ...................................................... 30 5.4. Tăng hiệu quả sản xuất: ................................................................ 30 5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: ..................................................... 31 5.6. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: .................. 31 6. Thị trƣờng phần mềm hệ thống ERP hiện nay: .................................. 31 6.1. Thị trường phần mềm ERP thế giới: ............................................. 31 6.2. Thị trường ERP tại Việt Nam: ...................................................... 34 II. Sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam: ................................................................... 35 1. Dệt may là một ngành sản xuất bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau theo kiểu dây truyền và có quy trình sản xuất phức tạp. ....................... 35 2. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn chủng loại nguyên vật liệu trong khi chất lƣợng của nguyên phụ liệu lại không ổn định. ......... 37 3. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn công nhân có trình độ chƣa cao, ý thức và tác phong công nghiệp hạn chế. .............................. 37 4. Ngành dệt may Việt nam chủ yếu là sản xuất, gia công cho các doanh nghiệp nƣớc ngoài, do đó việc xây dựng thƣơng hiệu vẫn còn là một vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. ................... 38 Chƣơng 2 .............................................................................................................................40 Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam ..........40 I. Tình hình chung ngành dệt may của Việt Nam: .......................................... 40 1. Tình hình kim ngạch xuất khẩu: ......................................................... 41 2. Quy mô doanh nghiệp dệt may: ........................................................... 41 2.1. Số lượng: ...................................................................................... 41 2.2. Khả năng về vốn: ......................................................................... 43 2.3. Năng lực sản xuất: ........................................................................ 44 3. Nguồn nhân lực:.................................................................................... 46 4. Nguyên phụ liệu đầu vào: ..................................................................... 46 5. Khoa học công nghệ: ............................................................................ 47 3
II. Tình hình áp dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam: .............................................................................................................. 47 1. Tình hình chung: ................................................................................. 47 2. Tình hình cụ thể:................................................................................... 48 2.1. Hệ quản lý Tài chính Kế toán: ...................................................... 48 2.2. Hệ quản lý nhân sự tiền lương: ..................................................... 49 2.3. Hệ quản lý sản xuất: ..................................................................... 49 2.4. Hệ quản lý phân phối và bán hàng:............................................... 50 2.5 .Hệ thống thông tin tổng hợp: ........................................................ 50 2.6. Hệ quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ: ........... 50 III. Đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt nam: ....................................................................................................... 52 1. Những lợi thế của việc áp dụng hệ thống ERP: .................................. 52 1.1. Hệ Thống ERP - Một cách quản lý hiện đại cho doanh nghiệp dệt may: ............................................................................................... 52 1.2. ERP - Một giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may:..................................................................................... 54 1.3. ERP là một giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được với những thay đổi của môi trường hiện nay. ....................................... 58 1.4. ERP mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhờ tiết kiệm các chi phí:................................................................................................. 60 2. Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc triển khai hệ thống phần mềm ERP: ........................................................................ 55 2.1. Thiếu vốn là một trong những trở ngại mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai dự án ERP: ............................................................. 55 2.2. Chất lượng phần mềm ERP là một nỗi trăn trở của doanh nghiệp: ................................................................................................. 59 2.3. Nhận thức của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất còn hạn chế: ..................................................... 59 2.4. Thiếu đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin: ............ 60 2.5. Thiếu nhà cung cấp và nhà tư vấn triển khai:................................ 62 Chƣơng 3 .............................................................................................................................64 4
Một số Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam ......64 I. Định hướng phát triển ngành dệt may Việt Nam: ........................................ 64 1. Mục tiêu: ............................................................................................... 64 2. Chiến lƣợc phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010: ........ 64 2.1. Đối với ngành dệt, bao gồm: sản xuất nguyên liệu dệt, sợi, dệt, in nhuộm hoàn tất: .................................................................................... 64 2.2. Đối với ngành may: ....................................................................... 64 2.3. Các chỉ tiêu chủ yếu: ..................................................................... 65 II. Định hướng phát triển ERP tại các doanh nghiệp dệt may: ........................ 65 1. Phát triển hệ thống ERP một cách hoàn chỉnh đồng bộ, đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch cân nhắc thấu đáo tránh tình trạng “chạy quá nhanh” trong khi “chân còn yếu”. .................................................... 65 2. ERP là một xu thế tất yếu cho các doanh nghiệp dệt may hiện nay... 68 III. Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam: .............................................................................................................. 69 1. Nhóm giải pháp vĩ mô: ......................................................................... 69 1.1. Giải pháp từ phía nhà nước: ........................................................ 69 1. 2. Từ phía Hiệp hội dệt may Việt Nam, Tổng công ty dệt may Việt Nam: .................................................................................................... 73 2. Nhóm giải pháp vi mô: ......................................................................... 74 2.1. Đổi mới nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin nói chung là hệ thống ERP nói riêng: ........................... 74 2.2. Đầu tư cho công nghệ: .................................................................. 74 2.3. Đào tạo nguồn nhân lực:............................................................... 75 2.4. Học hỏi kinh nghiệm quản lý của các doanh nghiệp khác: ............ 77 2.5. Đẩy nhanh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp, tham gia vào thị trường chứng khoán, một kênh huy động vốn hiệu quả. .................. 77 2.6. Tích cực chủ động hợp tác với các doanh nghiệp mạnh về khoa học công nghệ cả trong và ngoài nước................................................. 79 IV. Mô hình ERP cho các doanh nghiệp dệt may: .......................................... 80 1. Các phân hệ chính: ............................................................................... 80 2. Yêu cầu đối với các phân hệ: ................................................................ 81 5
2.1. Phân hệ quản lý thông tin tài chính:.............................................. 81 2.2. Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối: ........................................... 86 2.3. Quản lý sản xuất: ......................................................................... 89 2.4. Quản lý hệ thống:.......................................................................... 90 2.5. Quản lý nhân lực: ........................................................................ 92 Kết luận ...............................................................................................................................96 Danh mục tài liệu tham khảo ..............................................................................................97 6
CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Ký hiệu viết tắt Chữ đầy đủ 1 BOM Bill of Materials (Công thức sản phẩm) 2 CAD Computer - aided design (Chương trình thiết kế sản phẩm bằng máy tính) 3 CAM Computer - aided manufacturing (Chương trình sản xuất sản phẩm bằng máy tính) 4 CRM Customer relation management (Quản lý quan hệ khách hàng) 5 CSDL Cơ sở dữ liệu 6 ERP Enterprise resource planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) 7 IAS Chuẩn mực Kế toán quốc tế 8 IC Inventory control packages (Phần mềm quản lý hàng tồn kho) 9 GTGT Giá trị gia tăng 10 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo 11 LAN Local area network (Mạng cục bộ) 12 MRP Materials requirement planning (Phần mềm hoạch định các nhu cầu về vật tư) 13 MRPII Manufacturing resource planning (Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất) 14 PC Personal computer (Máy tính cá nhân) 15 SCM Supply chain management (Quản lý chuỗi cung cấp) 16 VAR Value added retailer (Các nhà bán lẻ dịch vụ gia tăng) 17 VAS Hệ thống Kế toán Việt Nam 18 WAN Wide area network (Mạng diện rộng) 19 WTO World trade organization (Tổ chức Thương mại thế giới) 7
LỜI MỞ ĐẦU Có thể nói trong khoảng chục năm trở lại đây nền kinh tế của Việt Nam tăng trưởng với tốc độ khá kinh ngạc trung bình 7-8%/năm đặc biệt là kim ngạch xuất khẩu. Hiện nay các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam là dầu thô, nông lâm sản, dệt may, da giầy, v.v...Trong các mặt hàng xuất khẩu chủ lực này, dệt may ngày càng thể hiện vai trò quan trọng đối với nền kinh tế nước nhà với kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng không ngừng. Trong những năm tới, nước ta tiếp tục định hướng ngành dệt may vẫn là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn trong chiến lược phát triển kinh tế. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn này đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của bản thân doanh nghiệp trong ngành cũng như sự hỗ trợ từ phía chính phủ. Tuy nhiên trong bối cảnh Việt Nam sắp trở thành thành viên chính thức của tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nhà nước không còn nhiều ưu ái với bất cứ ngành nào buộc các doanh nghiệp tự lực cánh sinh. Thời đại “xã hội thông tin” đang đến gần, việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh không còn là một điều xa lạ đối với các doanh nghiệp và trở thành một xu hướng tất yếu. Để có thể tồn tại và phát triển, doanh nghiệp không thể đứng ngoài xu thế này mà cần phải nỗ lực biến những lợi thế của công nghệ thông tin thành lợi thế của riêng mình. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên tế giới đã được biết đến từ lâu tuy nhiên lại còn quá xa lạ với các doanh nghiệp của Việt Nam. Hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý mới kết hợp công nghệ thông tin với kỹ thuật sản xuất. Xuất phát từ thực trạng ngành dệt may của Việt Nam hiện nay yếu về cách thức quản lý và đang rất cần một phong cách quản lý hiên đại đạt tiêu chuẩn quốc tế, luận văn tốt nghiệp này lựa chọn đề tài: “Thực trạng triển khai và giải pháp phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam”. Trong quá trình nghiên cứu, người viết đã cố gắng sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, minh hoạ và phương pháp thực chứng kinh tế để có thể đánh giá 8
một cách toàn diện về thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam từ đó nêu lên một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống này trong ngành. Nội dung chính của Luận văn này được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng triển khai hệ thống hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp phát triển hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam. Trong khuôn khổ có hạn của một khoá luận tốt nghiệp, bài viết chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo và các độc giả. Luận văn này không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ quý báu của cô giáo Nguyễn Lệ Hằng về phương hướng triển khai đề tài cũng như cách tổng hợp tài liệu nghiên cứu. Em cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô của trường Đại học Ngoại Thương trong suốt bốn năm qua đã tận tình cung cấp cho em những kiến thức quý giá để em có thể hoàn thành luận văn này. 9
CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) - HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP. I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP 1. Khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động chủ yếu của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v…Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên [Theo báo cáo “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán và ERP tại Việt Nam” của Công ty MeKong Capital, năm 2004]. Rõ ràng ERP là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là một tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Đây là sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin với kinh nghiệm quản lý. Thuật ngữ ERP chính là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Ta có thể giải thích hai chữ R và P như sau: R (Resource - Tài nguyên): trong kinh tế, resource là nguồn lực (về tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất cứ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào quản trị đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực của mình thành tài nguyên. Cụ thể là: 10
 Làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp.  Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.  Thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.  Cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác kịp thời. P (Planning - Hoạch định): là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây đó là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao. Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp các nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, v.v… Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Hơn nữa ERP còn tạo liên kết các văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo. 2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX và từ đó đến nay đã trải qua các giai đoạn được nâng cấp và cải tiến sau: 11
Sơ đồ 1: Các giai đoạn phát triển của hệ thống ERP 2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho): Phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX được thiết kế nhằm mục đích duy trì mức hàng tồn kho và chi phí ở mức hợp lý. Tuy nhiên phần mềm này cũng định ra những mức hàng tồn kho được đặt hàng và khi nào thì tiến hành đặt hàng. Ngoài ra, phần mềm này còn có các quy trình giám sát mức hàng tồn kho nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính và quản lý. IC là những bước đầu tiên và đặt nền móng cho quá trình cải tiến hệ thống ERP ngày nay. 2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu về nguyên vật liệu) Giai đoạn thứ hai trong quá trình cải tiến hệ thống ERP chính là MRP được ra đời trong những năm 70 của thế kỷ XX. Theo Orlicky (1975) ý tưởng về MRP được đưa ra dựa trên ý tưởng của một quá trình mà trong đó sử dụng các công thức sản phẩm (BOM – bill of material), các ghi chép, sổ sách về hàng tồn kho và một lộ trình chính nhằm quyết định khi nào các đơn đặt hàng được đưa ra để mua thêm nguyên vật liệu thô hay các linh kiện, bộ phận hàng hoá [Theo Vonderembse and White, 1996, trang 567]. Hệ thống MRP được định nghĩa như là một hệ thống các quá trình mang tính logic nhằm quản lý các bộ phận lắp ráp các linh kiện hay các nguyên vật liệu thô phục vụ quá trình sản xuất đồng thời như một hệ thống thông tin và một công cụ hiệu quả đưa ra các lịch trình sản xuất từ đó các nhà quản lý có thể 12
đánh giá được tính khả thi cũng như tính hiệu quả của quá trình sản xuất đó [Theo Gass and Harris, 1996 trang 380]. Các phần mềm ứng dụng của MRP mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích rất lớn đó là giảm thiểu được lượng hàng tồn kho, giảm được thời gian quản lý cũng như tiết kiệm chi phí và làm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh nhậy hơn với những thay đổi của thị trường. 2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất) Trong suốt những năm của thập kỷ 70 của thế kỷ trước, các gói MRP đã được ứng dụng mạnh mẽ và được cải tiến hiện đại hơn với những phần mềm cung cấp một cách toàn diện các kế hoạch sản xuất và các chu trình kiểm soát. Và điều này đã dẫn đến một sự phát triển mới của hệ thống ERP đánh dấu bằng sự ra đời của MRP II. Khái niệm MRP II được đưa ra đầu tiên bởi Wight (1984) và là hệ quả tất yếu của sự phát triển của các phần mềm quản lý trước đó. MRP II được người ta biết đến với những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các doanh nghiệp ứng dụng nó. Các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả nhờ tính năng liên kết của MRPII. Đó là sự liên kết giữa việc ứng dụng các công nghệ về thông tin và kỹ thuật sản xuất. Hơn nữa, MRP II còn là hệ thống hỗ trợ đắc lực trong quá trình đưa ra các quyết định thông qua việc gắn kết thông tin giữa các bộ phận kỹ thuật, nhân sự, sản xuất và marketing nhờ việc sử dụng một hệ mẫu phần mềm máy tính năng động có thể hoạt động trong giới hạn về sản xuất của doanh nghiệp và với các đơn đặt hàng có sẵn và dự đoán về cầu. MRP II bao gồm các phân hệ về quản lý phân xưởng, quản lý phân phối, quản lý dự án, tài chính, nhân lực và kỹ thuật. Mục tiêu cơ bản của MRP II là tập trung vào việc đảm bảo cân đối giữa mức nguyên vật liệu với nhu cầu sản xuất. Hệ thống MRP II có khả năng liên kết các bộ phận hoàn toàn khác nhau về chức năng hay các bộ phận có cùng chức năng nhưng chưa thực sự gắn kết với nhau tạo nên một hệ thống hoàn thiện, một vòng tuần hoàn thông tin trong doanh nghiệp. 2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực 13
doanh nghiệp) ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II với các chức năng ưu việt hơn như hoạch định nguồn nhân lực, hỗ trợ đưa ra quyết định, quản lý chuỗi cung cấp, hỗ trợ về bảo trì, bảo hành, chất lượng sản phẩm, các tiêu chuẩn về an toàn và sức khoẻ cho người lao động. Thuật ngữ ERP được đưa ra đầu tiên bởi Gartner Group trong những năm đầu của thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong giới báo chí, thuật ngữ này xuất hiện đầu tiên vào năm 1992 trên tờ Ricciuti còn đối với giới công nghệ thông tin thì ERP được đưa ra đầu tiên vào năm 1996 bởi DAVENPORT. Có rất nhiều thuật ngữ khác cùng nói đến ERP như: Hệ thống doanh nghiệp - Enterprise systems - ES (Davenport 1998), công nghệ thông tin doanh nghiệp - Enterprise information technologies - EIT (Sundarraj và Srinivas, năm 2003), hệ thống hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp – Enterprise management and resource planning systems – EAS, v.v...Tuy nhiên, thuật ngữ ERP được sử dụng rộng rãi nhất và còn tồn tại cho đến ngày hôm nay. Sơ đồ 3: Các quy trình hoạt động của hệ thống ERP Báo cáo của doanh nghiệp K N H Tài chính H A Bán hàng và A C phân phối H Hệ thống dữ liệu Sản xuất C trung tâm U H N Dịch vụ A Quản lý hàng tồn G N kho G C Quản lý nguồn nhân lực A P (Nguồn: “Enterprise Resource planning - Global opportunities & challenges” của Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid) 2.5. Extended ERP (ERP mở rộng): Hệ thống ERP mở rộng là một bước phát triển lớn của ERP, nó là sự kết 14
hợp hoàn chỉnh giữa ERP thông thường với CRM (Customer relation management - Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply chain management – Phần mềm quản lý chuỗi cung cấp) tạo nên một hệ thống liên kết chặt chẽ, giúp cho doanh nghiệp có thể có một cách tiếp cận thông tin mới mẻ và các thông tin đầy đủ từ phía khách hàng lẫn nhà cung cấp của mình. Dưới đây là mô hình của ERP mở rộng: (Nguồn: “Enterprise Resource planning – global opportunities & challenges” của Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid) Hệ thống ERP mở rộng cho phép doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống thông tin của mình ra bên ngoài, từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin với khách hàng, bạn hàng và nhà cung cấp thông qua các công cụ bổ sung cho sự thành công của mô hình Business - to - Business (B2B) như mạng nội bộ và mạng internet. 3. Phân loại phần mềm ERP: 3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết: Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm thành viên trong công ty hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh. 15
3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết: Đây là loại phần mềm được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi nhu cầu cho các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm này nên xem xét kỹ càng khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty. 3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển: Trong số các phần mềm này phải kể đến các phần mềm như: lacviet’s Accnet 2000, Gen pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, Diginet’s Lemon 3, AZ company’s soft 2000, Kha thi Software Center’s KT VAS, v.v… 3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp: Các phần mềm này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản. Ví dụ về phần mềm này như: QUICKBOOKS, PEACHTREE, MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô la Mỹ. Các phần mềm này không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam. 3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình: Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty vừa và nhỏ. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh và được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, trong đó phần mềm chạy chính trên một máy chủ (SERVER) và cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Các phần mềm điển hình như: SUNSYSTEMS, EXACT GLOBE 2000, MS SOLOMON, NAVISION, SCALA, ACCPAC, INTUITIVE ERP và MARCAM. Các phần mềm này thường có giá trị từ 20000 đô la Mỹ đến 150000 đô la Mỹ kể cả chi phí triển khai và tuỳ vào số phân hệ được sử dụng. 3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao: Các phần mềm này gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được 16
thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử dụng cùng một lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt khe. Các phần mềm nổi tiếng như: ORACLE FINANCIALS, SAP, PEOPLESOFT. Chi phí cho các phần mềm này thường có giá từ ít nhất là vài trăm ngàn đô la Mỹ bao gồm cả chi phí triển khai. Sơ đồ 5: Các phân hệ của sản phẩm SAP R/3 Như đã nói ở trên về các phân hệ của hệ thống ERP, sản phẩm SAP R/3 của hãng SAP cũng có các phân hệ chính: sản xuất, phân phối, nhân sự, bán hàng, quản lý tài chính, vận tải, mua hàng và kế hoạch sản xuất. 4. Các phân hệ của phần mềm ERP: Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (Module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Hiện nay các nhà cung cấp hệ phần 17
mềm ERP đưa ra rất nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau Một hệ thống ERP có các phân hệ cơ bản sau: 4.1. Kế toán: Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp. Bộ phận kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là nơi xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện các báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác. Trong hệ thống ERP phân hệ kế toán được tự động hoá một cách tối đa. Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nhỏ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP. Sơ đồ 6: kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp 4.1.1. Sổ cái: Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người sử dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra thì thường không có nhiều sự khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ 18
cái. 4.1.2. Quản lý tiền: Các đặc điểm của quản lý thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi. 4.1.3. Công nợ phải trả và công nợ phải thu: Sơ đồ 7: Quy trình công nợ phải thu khách hàng trong doanh nghiệp 19
Sơ đồ 8: Quy trình công nợ phải trả trong doanh nghiệp. Chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các khoản bán chịu cho các hàng hoá khác nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cáo tuổi nợ của nhà cung cấp hay khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng. 4.1.4. Tài sản cố định: Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản 20